PEKERJAAN KHUSUS KERJA PRAKTEK (KP)
4.1 Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan
Spesifikasi tugas adalah ringkasan pekerjaan tugas selama kerja praktik.Kerja praktik (KP) dilaksanakan selama 96 (sembilan puluh enam ) hari kerja mulai tanggal 01 Maret s/d 30 Juni 2022 pada bidang cashier bagian Cash Receipt Voucher (Pembayaran Tunai) dan Cash Disbursement Voucher.Menginput data adalah memasukkan data dari fisik menjadi digital yang mana data tersebut akan diketik dan dimasukkan kedalam komputer.Adapun dokumen yang diinput adalah menginput Cash Receipt Voucher (Pembayaran Tunai) dan Cash Disbursement Voucher mengunakan system application and product in data processing (SAP)
Praktikan di tempatkan pada Bagian Finance, Bagian Finance mempunyai tugas yang berkaitan dengan fungsi pendanaan dari hulu hingga ke hilir. Seperti menginput invoice melalui aplikasi SAP (System Application and Product), menyelesaikan tagihan pembayaran karyawan, mengurus tagihan bank, mengecek daftar checklist pembayaran dan MIRO, mengarsip laporan keuangan, menggandakan dokumen, dan mengangkat telepon. Di bagian ini praktikan sangat membutuhkan ketelitian yang tinggi untuk melakukan prosedur administrasi pengelolaan pembayaran di bagian Finance. Sehingga selama melakukan pekerjaan yang dipercayakan, praktikan banyak mendapatkan pengarahan maupun bantuan dari setiap karyawan yang bekerja, agar memudahkan praktikan dalam menjalankan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan dan meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan.Adapun bidang kerja yang dilakukan praktikan pada bagian Finance selama Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah membuat Cash Receipt Voucher (Pembayaran Tunai) dan Cash Disbursement Voucher (Pengeluarah Kas) :
44
4.1.1 Pengertian System Application and Product in Data Processing (SAP) System Application and Product in data processing (SAP) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan perasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari- hari. SAP mendukung Multi-tugas tingkat tinggi untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Kemampuan tersebut dikarenakan SAP sendiri tersusun dari banyak modul untuk menjalankan semua fungsinya secara otomatis dan terintegrasi.
Dalam System Application and Product in Data Processing (SAP) terdapat beberapa modul, yaitu sebagai berikut:
1. Sales and Distribution (SD) – menyimpan sales order dan jadwal pengiriman.
Informasi mengenai pelanggan (harga, bagaimana dan dimana pengiriman produk, bagaimana pelanggan membayar dan informasi lainnya) dikelola dan diakses dari modul ini.
2. Material Management (MM) – mengatur akuisisi bahan baku dari supplier dan kemudian penanganan penyimpanan bahan baku, dari gudang untuk diproses sampai penyimpanan barang jadi.Production Planning (PP) – memelihara informasi produksi. Disini produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktifitas produksi disimpan.
3. Quality Management (QM) – membantu untuk merencanakan dan menyimpan aktifitas control kualitas, seperti pemeriksaan produk dan keterangan material.
4. Plant Maintenance (PM) – memungkinkan perencanaan untuk pencegahan perawatan mesin-mesin pabrik dan mengatur perawatan sumber daya, jadi kerusakan perlengkapan dapat diminimalisasi.
5. Human Capital Management (HCM) - membantu dalam meningkatkan pekerjaan dan mengelola data terkhususnya di departemen HR. Modul HCM ini tidak hanya membantu dalam proses perekrutan karyawan tetapi juga
45
membantu dalam pemantauan kinerja karyawan, mengelola kompensasi, penggajian (Payroll), serta promosi.
6. Financial Accounting (FI) – menyimpan transaksi dalam catatan buku besar.
Juga menghasilkan pernyataan untuk kegunaan laporan eksternal
7. Controlling (CO) – untuk manajemen internal. Disini, biaya pabrik perusahaan ditempatkan pada produk dan cost center, memfasilitasi analisis biaya.
8. Project System (PS) – memungkinkan perencanaan dan mengontrol kelebihan R&D, konstruksi, dan proyek pemasaran. Modul ini memungkinkan agar biaya dikumpulkan pada proyek, dan ini sering digunakan untuk mengatur implementasi dari sistem SAP R/3.
Semua sistem itu terintegrasi kedalam satu kesatuan yang saling mendukung.
Memang untuk mengaplikasikan System Application and Product in Data Processing (SAP), sebuah perusahaan harus menyediakan dana yang sangat besar, tergantung dari berapa lengkap modul yang akan di gunakan. Sistem ini adalah long term sistem yang harus dikembangkan secara terus menerus sesuai dengan bisnis rule dari setiap perusahaan. Khusus untuk Bagian Cashier Menggunakan Financial Accounting membuat Cash Receipt Voucher dan Cash Disbursement Voucher memiliki beberapa langkah,sebagai berikut :
A. Membuat Jurnal Petty Cash Pabrik
Setiap biaya-biaya yang tergolong kecil akan menjadi beban dan mengurangi jumlah petty cash. Adapun contoh biaya biaya tersebut adalah seperti biaya konsumsi rapat,biaya perjalanan dinas,biaya perbaikan mobil,biaya pengiriman dokumen, dan sebagainya.Terkait dengan jurnal Petty Cash pabrik terdapat dua jenis entry,yakni sebagai berikut :
1. Cash Receipt Voucher (Pembayaran Tunai)
Cash Receipt Voucher adalah transaksi penerimaan dana yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaaa uang dari sumber mana pun.Bisa dikatakan,inilah jurnal yang dipakai mencatat semua uang yang masuk kedalam bisnis Adapun prosedur yang dilakukan dalam penginputannya ke dalam SAP adalah sebagai berikut:
46 a. Penginput CDV :
1. Buka Aplikasi SAP Login
2. Kemudian klik : SAP ECC PRODUCTION
Gambar 4.26Tampilan Awal SAP LOGON
3. Masukan User dan Password
Gambar 4.27 SAP LOGON USER dan PASWORD Gambar 4.25 Tampilan Logo SAP LOGON
47
4. Masukan T>Cod “xxxxx”,T-Code adalah kode transaksi yang digunakan setiap kali menjalankan tugas tertentu. Setiap fungsi dalam SAP ERP memiliki kode transaksi SAP terkait denggannya.
Gambar 4.28 Tampilan Awal Menu SAP LOGON
5. Masukan tanggal sesuai snap statement dokumen posting date
Gambar 4.29 Park Dokument Atau Dokumen Header
48 6. Klik Reference (BLF/01-06-2022) 7. Klik Doc.Header Text,Pilih “CNC”
8. Klik Partner Area Pilih “3552” merupakan kode area perusahaan 9. Klik Doc : Type “YA”
10. Klik Periode “06” lalu klik company code “3500”
11. Klik Currency > mata uang (IDR),lalu klik PstKy “40” dan klik account
“111122355” klik enter.
12. Klik Amount (Jumlah Uang Yang Dimasukkan)
Gambar 4.30 Menu G/L Account
13. Setelah itu klik business area “3552 kemudian klik value date (tanggal dibuat cdv)
14. Klik Assignment “Trm.Dna Rms 1 Juni”,Klik Text “Trm.Dana remise 1 Juni 2022”
15. Klik Additional Data
49
Gambar 4.31 Menu Additional Data
16. Setelah itu isi Reference Key 1 “2210” kemudian isi Reference Key 2
“CPR801”
17. Isi PstKY “31” Lalu masukan “BV3511” klik enter
Gambar 4.32 Menu Vendor Item
18. Lalu klik amount “150.000”
19. Lalu klik business area “3552”
50
20. Klik Assignment isikan “Trm.dna rms 1 Juni” dan kemudian klik text isikan
“ Trm.Dana Remise 1 Juni 2022”
21. Lalu Klik Back,dan lihat nominal dan simpan kemudian catatan nomor dokumen
Gambar 4.33 Overview
b. Print Cash Receipt Voucher (Pembayaran Tunai)
Print Cash Receipt merupakan suatu kegiatan bahwa transaksi sudah dilakukan dan perlu bukti fisik yang nantinya ditanda tangani oleh KTU dan Manager.
1. Buka SAP,Masukan User dan Sandi Kemudia Masukan T> COD
“zf0020_AGRI”
51
Gambar 4.34 T>Code Print Cdv
2. Masukan Company Code “3500”
3. Masukan Document Number “9300159622”
Gambar 4.35 Driver For Crv
4. Masukan Fiscal Year 2022
5. Lalu Klik Excute,Kemudian Print
52
Gambar 4.36 Print CRV
Gambar 4.37 Print CRV
53 6. Gambar Hasil CRV
Gambar 4. 38 Dokumen CRV
7. Cash Disbursement Voucher
Cash Disbursement Voucher adalah transaksi pembayaran tunai yang dilakukan untuk membayar atau melunasi sesuatu.contohnya di perusahaan membayar tagihan listrik,maka divisi finance akan mengeluarkan CDV.Tujuannya adalah agar proses transaksi cepat seslai.Umumnya,nominal yang kecil akan mengambil dari uang kas.Apabila jumlah uang yang ingin reimburse lebih dari satu juga,perusahan akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk memperosesnya.
Adapun prosedur yang dilakukan dalam penginputannya ke dalam SAP adalah sebagai berikut:
54 a. Penginputan CDV
1. Buka Aplikasi SAP Logon
2. Masukaan User dan Sandi
Gambar 4.40 Menu User Dan Sandi Gambar 4.39 Logo SAP Logon
55 3. Isikan data pada G/L Account
Gambar 4.41 Menu G/L Account
4. Lalu isikan dokumen date “29 Juni 2022”
5. Lalu isikan reference BLF/01/06/2022 6. Lalu isikan Doc.Header Text”CL4”
7. Isikan G/L Account ,D/C,Amount
G/L Account Debit/Kredit Amount in doc
7085001 Debt 100.500
11111842 Kredit 100.500
Tabel 4.23 G/L Account
8. Lalu Pilih Extras,Pilih Dokumen Text
Gambar 4.42 Menu Extras
56
9. Pilih Explanation isi “Byr.Token Listrik Gor Periode April 2022
Gambar 4.43 Menu Document Text
10. Lalu isi Pay to “Wisra Efendi/KTU dan isi Due Date “29.04.2022” lalu klik ceklis
Gambar 4.44 G/L Account Pay
57 11. Laulu Isi Tax Code “i0”
Gambar 4.45 Menu G/L Account Pada Simulate
12. Kemudian Klik More Data 13. Lalu klik G/L Account dua kali
14. Lalu isikan Tax Code “i0” dan isikan Business Area “3552” dan isikan profit center “3552 ”
15. Lalu isikan Assigment “Byr. Token Gor Juni” dan isikan text “Byr. Token Gor Listrik Periode Jun 2022”
16. Lalu klik back”<<” kemudian klik 2 kali G/L Account
Gambar 4.46 Menu More Date
58 17. Kemudin Klik “More Date”
Gambar 4.47 More Date G/L Account
18. Kemudian isi Reference Key 1 “2490” dan Reference Key 2 “CPR501”
Gambar 4.48 G/L Account Document Company
59
19. Lalu Klik Simulate Kemudia Klik Complete
Gambar 4.49 Menu Document Overview
20. Kemudian Catat Nomor Dokumen a. Cetak CDV
Cetak CDV merupakan kegiatan untuk memberikan bentuk fisik bahwa telah terjadi pencatatan kas keluar sehingga dibutuhkan document fisik dan kemudian ditandatangani KTU dan Manager .Adapun Prosedur yang dilakukan sebagi berikut :
60 1. Klik T>Code Yf08
Gambar 4.50 Menu T>CODE PRINT CDV
2. Kemudian isikan Company Code “3500” dokumen number “9300159622”
dan Fiscal Year 2020,Kemudian Klik excute
Gambar 4.51 Menu Excute SAP
61 3. Klik Print untuk cetak CDV
Gambar 4.52 Menu Print CDV
4. Kemudian kertas cetakan CDV di tandatangani kasir dan diserahkan kepada KTU dan Manager
Gambar 4.53 Document CDV