4.1 Gamabaran Umum Perusahaan
4.1.4 Struktur Organisasi
Di dalam suatu perusahaan adanya suatu organisasi yang tersusun rapi dan masing-masing bagian berjalan sesuai fungsinya, merupakan salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan untuk meraih sukses dalam usahanya.
Dengandemikian, diperlukan adanya struktur organisasi yang baik untuk mengatur tugas dan tanggungjawab dari setiap bagian yang ada dalam perusahaan.
Demikian pula pada PT Hadji Kalla yang memiliki struktur organisasi garisdan staf, pimpinan perusahaan dalam menjalankan tugasnya menggerakkan rodaperusahaan dibantu oleh sejumlah pejabat inti yang terdiri dari :
1. Direktur keuangan.
2. Direktur pemasaran.
3. Manajer divisi keuangan.
4. Manajer divisi toyota.
5. Manajer divisi perdagangan umum dan alat kontruksi.
6. Dan pejabat staf yang terdiri dari perencanaan perusahan dan pengawasan intern (corporate planning) dan sekretaris perusahaan.
Di samping itu tiap-tiap staf divisi dilengkapi dengan masing-masing bagianyaitu :
1. Divisi Toyota terdiri atas 3 (tiga) bagian, masing-masing adalah : 1) Toyota sales: menjual merek Toyota.
2) Toyota service: memperbaiki kendaraan merek Toyota 3) Toyota part: menjual suku cadang mobil Toyota 2. Divisi keuangan terdiri atas beberapa bagian yaitu :
1) Bagian keuangan
2) Pembukuan dan akuntansi 3) Verifikasi pembukuan 4) Kredit (utang-piutang) 5) Pengawasan dan analisis
6) Bagian khusus pengelolaan piutang
3. Divisi perdagangan umum dan alat-alat pertanian dan kontruksi yang terdiri atas:
1) Perdagangan umum
2) Alat-alat pertanian dan konstruksi 3) Administrasi
4. Divisi administrasi dan personalia yang terdiri atas : 1) Administrasi
2) Personalia 3) Rumah tangga
Mengenai tugas dan tanggungjawab divisi, dalam hal ini dibatasi hanya padadivisi Toyota, khususnya Toyota sales. Adapun secara umum tugas dantanggungjawab divisi Toyota sebagai berikut :
1. Perencanaan, antara lain pemasaran, penjualan, forescast dan order, promosi,distribusi/alokasi jatah.
2. Koordinasi, meliputi tata hubungan horizontal (intern), dan vertical cabang/perwakilan. Keluar dengan semua instansi pemerintah, bank dan lain-lain, market buyer, calon prospek, antar dealer.
3. Administrasi antara lain report, surat menyurat, telex, business news, registrasi umum arsip, agenda, administrasi hubungan antara cabang perwakilan PT Toyota Astra Motor dan cabang/perwakilan/tam/dealer dan lain-lain. Pengaturan orderatau jatah semua cabang atau perwakilan.
4. Quality, gedung, delivery dan control: pengawasan umum kendaraan ex tam, expengapalan, ex karoseri Jakarta/Surabaya/Makassar.
5. Market analisis terdiri dari:
1) Competitor 2) Market buyer
3) Penawaran dan permintaan 4) Perkembangan secara umum
Divisi Toyota ini membawahi departemen Toyota sales, departemen service,spare-part dan koordinator cabang wilayah. Untuk lebih jelasnya akan diuraikanmengenai tugas-tugas pokok manajer divisi Toyota, di mana bertanggungjawab kepada direksi, penyelidikan dan menjalankan misi penjualan secara umum yang meliputi tugas-tugas sebagai berikut :
1.Mengkoordinir semua kegiatan penjualan antara departemen cabang atauperwakilan yang berada di bawah divisi Toyota, sehingga terjalin suatu kerjasamayang saling menunjang untuk terciptanya kesatuan angka dalam mencapai sasaranpenjualan.
2. Mengatur promosi dan pendistribusian material promosi kepada semuacabang/perwakilan dalam rangka meningkatkan daya saing dan merebut pangsapasar yang lebih besar.
3. Mengelola penjualan dan mengatur sistem penjualan yang serasi dengan semua cabang dan perwakilan, sehingga dapat tercapai suatu kesatuan sistem peningkatanatau efisiensi administrasi penjualan.
4. Membantu direksi dalam menerapkan harga jual, serta mengatur semua kegiatanyang mengarah kepada peningkatan kualitas produk dan kualitas penjualan baikspare-part maupun penjualan kendaraan, termasuk di sini upaya peningkatanservice.
5. Menyusun rencana penjualan dan rencana peningkatan semua upaya dan sarana penjualan.
6. Melakukan pengamatan dan tetap mempelajari keadaan pasar termasuk computerdan hal lain yang dianggap erat kaitannya dengan penentuan order pemasaran.
7. Bertanggungjawab atas semua kebijaksanaan divisi Toyota termasuk langkah- langkahkebijaksanaan yang akan ditempuh sehubungan dengan upayapeningkatan penjualan.
8. Menetapkan diskon atau pengurangan dari transaksi penjualan sesuai denganpenggarisan direksi.
9. Mengadakan kualitas dan kuantitas control terhadap semua barang, maupunperlengkapan kendaraan.
10. Mengadakan penjatahan kepada semua cabang/perwakilan, termasuk melayanipermintaan sesuai keadaan atau kemampuan masing-masing daya jualcabang/perwakilan.
11. Membantu calon prospek dan memproses pembelian kendaraan, baik secaralangsung maupun melalui bank.
12. Sewaktu-waktu mengadakan kunjungan dan teguran kepada cabang/perwakilanyang lemah dan kurang gesit dalam meningkatkan usaha pemasaran didaerahnyaserta membantu memecahkan semua persoalan yang dihadapi cabang/perwakilansampai tuntas.
Adapun tugas-tugas pada bagian Toyota sales terbagi dalam tugas seksi, yaitu:seksisalesman, seksi administrasi, seksi counter adalah sebagai berikut :
1. Bertanggungjawab sepenuhnya atas bagian Toyota sales 2. Bertanggungjawab atas divisi Toyota.
3. Mengelola penjualan secara menyeluruh 4. Menyusun rencana penjualan/rencana stock
5. Mengatur tugas salesman/counter dan menandatangani kontrak, salesconformation dan daftar order.
Dari tugas Toyota sales tersebut dibagi lagi tugas dari masing-masing seksi,yaitu :
1. Seksi salesman dipimpin atau dikoordinir oleh seorang supervise yangmempunyai tugas:
1) Mengkoordinasi semua kegiatan salesman
2) Memberikan saran-saran kepada salesman untuk meningkatkan penjualan.
3) Mengatur kunjungan-kunjungan salesman.
4) Menerima laporan hasil kunjungan salesman.
2. Seksi counter
1) Menerima dan melayani calon pembeli.
2) Melaksanakan penjualan.
3) Membantu pembeli dalam melaksanakan dan menyiapkan penyelesaianadministrasi penjualan.
4) Menyiapkan dan menyerahkan buku service pada pembeli 5) Mencari informasi tentang harga-harga saingannya.
6) Mencari dan menghubungkan pembeli.
3. Seksi administrasi
1) Mengatur administrasi penjualan.
2) Menyimpan semua keperluan salesman dan counterdalam menjalankan tugasnya, misalnya menginformasikan tentang stock dan sebagainya.
3) Mengatur salesman confirmation, kontrak daftar order (DO).
Bagian koordinasi cabang/perwakilan (khusus penjualan mobil) dipimpin olehkoordinator cabang/perwakilan yang dibantu oleh beberapa orang sebagai supervise untuk perwakilan yang ditunjuk. Adapun tugas dari koordinator cabang/perwakilansebagai berikut:
1) Memonitor penjualan cabang/perwakilan.
2) Mengatur stock/permintaan cabang/perwakilan.
3) Mengunjungi cabang/perwakilan.
4) Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan cabang/perwakilan.
5) Membeli petunjuk-petunjuk untuk meningkatkan angka penjualan.
Untuk lebih jelasnya, akan diberikan bagan struktur organisasi perusahaan dari PT Hadji Kalla di Makassar yang dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini:
GAMBAR 3.1
STRUKTUR ORGANISASI PT HADJI KALLA CABANG MAROS