PENGELOLAAN
B. Tahap Pengusulan
Tahap pengusulan proposal pengabdian kepada masyarakat dapat dilihat seperti
diagram alir pada Gambar 6.2 berikut.
DRTPM
2024
Gambar 6.2 Tahap Pengusulan Proposal dan Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat
LPPM (atau sebutan lain lembaga sejenis) perguruan tinggi memastikan setiap dosen telah memiliki username dan password pada akun BIMA. Dosen yang memiliki NIDN/NIDK dan telah mendapatkan username dan password dapat mengajukan proposal program pengabdian kepada masyarakat dengan mendaftarkan dan melengkapi identitas pelaksana pada laman BIMA. Setelah pelaksana mengunggah proposal di laman BIMA, Ketua LPPM (atau sebutan lain lembaga sejenis) perguruan tinggi masing-masing melakukan approval proposal yang sudah di-submit sesuai dengan format. Tutorial usulan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat melalui BIMA dapat dilihat di laman YouTube:
https://www.YouTube.com/@DRTPMDiktiristek.
Persetujuan
Proposal(LPPM) Disetujui?
Pemantauan/
Monev Internal
Sesuai?
Unggah Proposal di
BIMA
Proposal Mono- tahun Jenis
Pelaksanaan Kemajuan/Laporan Laporan
Antara
Pelaksanaan Laporan Akhir
Pelaksanaan
Pengumuman
Lolos?
Kontrak
Lolos?
Lolos?
Seleksi Adm.
Seleksi Substansi
Lolos?
Kontrak
Lanjut?
Penilaian Hasil/
Validasi Luaran/
Seminar Hasil Penilaian
Kelayakan/
Seminar Kelayakan dan Validasi Luaran
Terminasi/ tidak didanai 30%
Selesai
Perguruan Tinggi Pengusul
DRTPM
Ya
Ya
Ya
Ya Tidak
Tidak
Tidak
Site Visit
Penetapan Pemenang
Tidak Ya
Tidak Ya Persetujuan
Proposal(LPPM) Ya
Ya
Tidak
Tidak
Ya Tidak Disetujui?
Laporan Kemajuan/
Laporan Antara
Pemantauan/
Monev
Internal Sesuai?
Ya Tidak
Sesuai?
Sesuai?
Lolos?
Seleksi Adm.
Ya Tidak
Ya Tidak Seleksi Substansi
Penetapan Pemenang
Pemantauan/
Monev Eksternal
Tidak Ya
Terminasi/ tidak didanai
30%
Pemantauan/
Monev Eksternal
Tidak Ya
Proposal Multi- tahun
Laporan Akhir Tahun/
Laporan Akhir
Penilaian Akhir Internal
Tahun terakhir?
Penilaian Kelayakan
Internal Seminar Hasil
dan Penilaian Validasi Luaran
Penilaian Akhir Internal
Keterangan: Panah Monotahun Panah Multitahun
DRTPM
2024
C. Tahap Penyeleksian
Seluruh proposal yang telah didaftarkan pada laman BIMA dan mendapatkan approval disetujui dari LPPM selanjutnya akan diseleksi oleh DRTPM. Seluruh kewenangan seleksi usulan dilakukan oleh DRTPM dengan membentuk komite penilaian/reviewer yang ditunjuk oleh DRTPM. Seleksi usulan dilakukan melalui laman BIMA. Pada skema Pemberdayaan Berbasis Masyarakat (PBM), seleksi dilaksanakan dalam 2 tahap (seleksi administrasi dan substansi). Untuk skema Pemberdayaan Berbasis Kewirausahaan (PBK) dan skema Pemberdayaan Berbasis Wilayah (PBW) dilaksanakan dalam 3 tahapan seleksi (seleksi administrasi, substansi dan site visit). Tahapan seleksi proposal program pengabdian kepada masyarakat dapat dijabarkan sebagai berikut:
1) Seleksi Administrasi
Seleksi administrasi dilakukan untuk memverifikasi kesesuaian penulisan proposal serta kelengkapan dokumen dengan kaidah dan ketentuan yang ditetapkan dalam panduan. Hasil seleksi administrasi akan menjadi dasar penetapan ke tahap seleksi substansi.
2) Seleksi Substansi
Seleksi substansi proposal terdiri dari penilaian kelayakan isi proposal sesuai dengan kaidah pelaksanaan program pengabdian kepada masyarakat dan penilaian kesesuaian/kelayakan RAB (Rencana Anggaran Biaya). Kriteria penilaian mengacu pada kriteria seleksi yang ditetapkan dalam Panduan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
3) Seleksi Site Visit
Seleksi Site Visit dikhususkan pada skema pemberdayaan berbasis kewirausahaan (PBK) dan skema pemberdayaan berbasis wilayah (PBW) dengan melakukan survei/kunjungan ke lokasi pemberdayaan masyarakat pada proposal yang lolos substansi untuk dilihat kelayakan dan kesesuaian kondisi di lapangan.
Acuan indikator penilaian proposal program pengabdian kepada masyarakat pada seleksi administrasi dan seleksi substansi dijelaskan pada Lampiran 6.2 Indikator Penilaian Administrasi Pengabdian kepada Masyarakat dan Lampiran 6.4 Indikator Penilaian Substansi Proposal Pengabdian kepada Masyarakat serta acuan indikator penilaian site visit pada setiap skema dijelaskan pada Lampiran 6.5 Indikator Penilaian Site Visit.
DRTPM
2024
D. Tahap Penetapan
Setelah terlaksananya tahapan seleksi proposal, tahapan berikutnya adalah penetapan usulan proposal yang akan didanai. Tahap penetapan penerima pendanaan mengikuti ketentuan sebagai berikut:
1) Penetapan usulan yang layak untuk didanai ditentukan oleh DRTPM dengan mempertimbangkan hasil seleksi dari masing-masing tahapan.
2) Besaran pendanaan yang ditetapkan merupakan kebijakan DRTPM dengan mempertimbangkan rekomendasi reviewer dan ketersediaan anggaran.
3) Hasil penetapan usulan pengabdian yang didanai diinformasikan melalui laman BIMA.
E. Tahap Pelaksanaan
Tahapan pelaksanaan program pengabdian kepada masyarakat secara umum dapat dijabarkan sebagai berikut:
1) Setelah DRTPM menetapkan dan mengumumkan penerima pendanaan program pengabdian kepada masyarakat, selanjutnya DRTPM akan menginformasikan pelaksanaan penandatanganan kontrak pendanaan program pengabdian kepada masyarakat melalui laman BIMA.
2) LPPM/LLDIKTI mengirimkan data isian kontrak kepada DRTPM sebelum pelaksanaan penandatanganan kontrak dilakukan sesuai dengan Lampiran 3.1 Template Daftar Isian Borang Kontrak melalui laman yang akan ditentukan kemudian.
3) Proses penandatanganan kontrak dan pencairan dana program pengabdian kepada masyarakat dilakukan sesuai dengan status kelembagaan perguruan tinggi berdasarkan pola pengelolaan keuangan, yaitu PTN atau LLDIKTI.
4) Penandatanganan kontrak dilaksanakan antara DRTPM dengan Perguruan Tinggi (untuk PTN)/Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (untuk PTS).
5) Pimpinan LPPM (atau sebutan lain lembaga sejenis) membuat kontrak turunan kepada ketua pelaksana dan/atau LLDIKTI membuat kontrak turunan kepada PTS di bawah naungannya
6) Kontrak pengabdian kepada masyarakat sekurang-kurangnya berisi:
a) Pejabat penandatangan kontrak.
b) Dasar pembuatan/ruang lingkup kontrak.
c) Jumlah dana dan mekanisme pencairan dana penelitian.
d) Masa berlaku kontrak.
e) Target luaran.
f) Hak dan kewajiban.
g) Pelaporan penelitian.
h) Monitoring dan evaluasi.
i) Perubahan tim pelaksana dan substansi penelitian.
j) Pajak.
k) Kekayaan intelektual.
DRTPM
2024
l) Keadaan kahar (force majeure).
m) Sanksi; dan n) Sengketa.
Setelah proses penandatanganan kontrak dilaksanakan, pelaksana program pengabdian kepada masyarakat wajib melakukan revisi RAB yang disesuaikan dengan dana yang disetujui dalam kontrak.
7) Pencairan dana dilakukan melalui dua tahap, yaitu tahap 1 sebesar 70% dan tahap II sebesar 30%.
8) Pencairan dana 70% dapat dilakukan dengan syarat sebagai berikut:
a) Telah diterbitkan SK Kuasa Pengguna Anggaran DRTPM tentang penerima pendanaan program pengabdian kepada masyarakat.
b) Telah ditandatangani kontrak antara PPK DRTPM dengan PTN/LLDIKTI.
c) Telah dilakukan revisi RAB sesuai dengan dana yang disetujui dalam kontrak.