TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat (MC) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.
Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang.
Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.
TEKNIK MEMBUKA DAN MENUTUP RAPAT
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut : 1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti : a) Penggunaan data.
b) Anekdot.
c) Membuat pertanyaan.
d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
e) Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut : 1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.
Rapat akan menjadi efektif bila:
Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGEFEKTIFKAN RAPAT PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT
Penyelenggaraan rapat yang efektif sangat dibutuhkan untuk mendukung kelancaran kegiatan perusahaan atau organisasi. Rapat adalah kesempatan untuk melakukan koordinasi kerja, berbagi informasi, meningkatkan kerja sama dalam tim, dan mencapai tujuan secara efisien. Rapat yang efektif membutuhkan persiapan yang baik, kepemimpinan, dan pendelegasian tugas.
1. Mengapa rapat perlu diselenggarakan? (Why)
Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang menyelenggarakan rapat yang diperlukan:
a. Temukan apa yang terjadi
b. Anda memerlukan keputusan yang cepat c. Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan d. Anda ingin melibatkan setiap orang
e. Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi
2. Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? (What)
Hal ini bertujuan untuk menentukan pentingnya rapat. Ketika ada hal yang memerlukan musyawarah untuk menentukan keputusan, membahas keuntungan perusahaan per bulan, membahas proyek yang akan dilakukan, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemecahan masalah dalam situasi dan kondisi sewaktu- waktu diperlukannya rapat.
3. Siapa yang harus diundang? (Who)
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang : a. Perlu memberikan persetujuan
b. Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
c. Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
d. Akan melaksanakan keputusan
e. Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu f. Akan memberikan kontribusi olh hasilnya g. Secara langsung akan terpengaruh.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut : a. Orang-orang yang bermasalah
b. Topik-topik panas
4. Kapan dan dimana sebaiknya rapat diselenggarakan? (When)
Salah satu penyebab rapat tidak efektif adalah karena adanya kekeliruan dalam penentuan kapan sebaiknya rapat diadakan. Tidak mengherankan jika rapat sering tidak diikuti oleh orang yang sudah diundang atau ada orang yang datang terlambat untuk mengikuti rapat. Sebaiknya rapat diadakan pada penghujung hari dan di pagi hari atau tergantung masing-masing perusahaan memiliki waktu terbaiknya untuk menyelenggarakan rapat.
Tempat untuk diselenggarakan rapat tergantung pada masalah yang akan dibicarkan, apabila rapat tersebut bersifat tertutup maka bisa dilakukan di kantor.
Namun apabila rapat tersebut hanya rapat biasa dan tidak memerlukan data confidential, bisa di luar kantor seperti restaurant.
5. Bagaimana rapat akan diselenggarakan? (How)
Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
AGENDA RAPAT
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum rapat dimulai.
1. Menilai butir-butir agenda a. Menilai Permasalahan
b. Menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
c. Menilai Kepentingan rapat
2. Butir-butir standar a. Notulen rapat terakhir
b. Meminta maf karena tidak hadir c. Permasalahan-permasalahan d. Lain-lain
e. Tangal dan waktu berikutnya f. Urutan
g. Hal paling penting pertama h. Hal kurang penting pertama i. masalah-masalah rutin.
3. Penentuan waktu
a. Menjaga agar rapat tetap pada jalur
b. memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas c. Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
d. Memotivasi orang
e. Ada tujuan yang dapat diselesaikan.
4. Menulis Agenda Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmsi/keputusan Semua/perorangan 5 menit 5. Memimpin Rapat
a. Merencanakan dan Persiapan b. Membuka Rapat
c. Penyampaian agenda d. Penyampaian butir rapat e. Penyampaian tujuan 6. Diskusi dan Partisipasi
a. Memotivasi b. Mendengarkan c. Mengendalikan
7. Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan 8. Menilai Keberhasilan (menutup rapat) 9. Menilai Ulang Rapat
a. Biaya Rapat b. Biaya akomodasi
c. Mengambil Tanggungjawab d. Memikirkan ulang rapat e. Penyebab kegagalan rapat f. dan lain sebagainya
TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai megajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya. Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna. Berikut adalah dasar-dasar teknik bertanya:
1. Pertanyaan langsung ( direct question ) yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question ) yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.
3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question ) yaitu pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
4. Pertanyaan dilemparkan ( relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya. Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :
a. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
b. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
c. Menuju ke arah kesepakatan bersama.
Hasil rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat
a) Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
b) Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat c) Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
d) Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan.
e) Perundingan: suatu rapat yang membicarakan secara mendalam.
2. Bersifat tidak mengikat:
a) Debat adalah diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
Contoh: perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
b) Polemik adalah diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis.
Contoh: Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
c) Diskusi Panel adalah suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek.
Contoh: Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
d) Simposium, sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
e) Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan, f) Bersifat lebih formal
Contoh: Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
g) Temu Karya adalah forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis.
Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
h) Seminar adalah suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli.
Contoh: Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
i) Loka Karya adalah suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
j) Sarasehan adalah suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek.
Contoh: Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
k) Temu Wicara adalah orum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
l) Penataran adalah kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/
meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
m) Penlok (Penataran Lokakarya) adalah kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
PERENCANAAN RAPAT
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat
Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan:
a. Jumlah partisipan
b. Hubungan masing-masing partisipan c. Level keintiman
d. Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
e. Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
Adapun perencanaan rapat secara terperinci adalah sebagai berikut:
a. Perencanaan waktu
Perencanaan waktu menyangkut kapan waktu terbaik untuk menyelenggarakan rapat. Hal ini penting karena sangat berpengaruh terhadap efektivitas rapat. Rapat yang dilaksanakan pada pagi hari akan berbeda dengan rapat yang diselenggarakan pada malam hari. Pada waktu pagi hari peserta masih segar, sedangkan malam hari peserta merasa lelah baik fisik maupun pikirannya karena sudah seharian bekerja.
Rapat yang diadakan pada malam hari dirasa kurang efektif daripada rapat yang diadakan pada pagi hari. Di samping itu, rapat mungkin dilakukan pada akhir pekan, tetapi rapat yang diadakan pada akhir pekan dengan menghabiskan waktu sampai minggu di suatu tempat peristirahatan kurang efektif, karena pada saat tersebut biasanya digunakan peserta rapat untuk beristirahat dan merupakan waktu untuk keluarga.
Peserta memang menghadiri rapat, tetapi pikirannya mungkin kurang tertuju pada materi rapat. Kemungkinan lain, rapat diselenggarakan pada waktu menjelang waktu makan siang, karena bila dilaksanakan pada pagi hari dianggap mengganggu aktivitas pokok para pimpinan ataupun karyawan.
Penting sekali untuk diperhatikan bahwa peserta rapat akan bersikap positif jika rapat diadakan dengan memperhatikan kebutuhan peserta, seperti kebutuhan istirahat setelah seharian bekerja atau tidak mengganggu hari libur mereka.
b. Perencanaan tempat
Sekretaris harus memperhatikan apakah rapat akan dilaksanakan di kantor atau di luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor harus menghubungi pengelola tempat rapat yang akan dijadikan tempat rapat. Sekretaris harus menghubungi pengelola tempat yang akan digunakan untuk rapat dan berpesan agar tempat, waktu, hari, tanggal pelaksanaan rapat agar ruang rapat diberi petunjuk.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur ruang rapat yaitu:
a) Cahaya penerangan
Cahaya dalam ruang rapat sangat diperlukan, karena apabila kurangnya cahaya dapat mengakibatkan mata cepat lelah. Apabila ruangan rapat mendapat cahaya dari sinar matahari yang cukup, maka tidak perlu menggunakan penerangan atau lampu.
b) Ventilasi udara
Ruangan yang tidak menggunakan AC, sebaiknya perlu diperhatikan ventilasi udaranya. Apabila ruangan tersebut kurang ventilasinya, akan membuat peserta rapat cepat merasa gerah dan kemungkinan akan memperburuk mood peserta.
c) Pengaturan tempat duduk
Sekretaris perlu memperhatikan pengaturan tempat duduk bentuk apa yang akan digunakan dalam penyelenggaraan rapat. Selain itu tentukan juga tempat untuk pemimpin rapat dan notulis. Pada umumnya notulis duduk bersebelahan dengan pemimpin rapat, karena apabila ada yang perlu ditanyakan bisa langsung ditanyakan kepada pemimpin.
d) Penempatan peralatan
Peralatan yang digunakan untuk menunjang kelancaran rapat diletakkan di tempat yang tidak mengganggu jalannya rapat ataupun mengganggu pandangan peserta.
e) Persiapan akomodasi
Kadang suatu rapat berlangsung selama beberapa hari, sekretaris harus mempersiapkan akomodasi atau penginapan yang nyaman dan aman serta
sesuai dengan kedudukan atau jabatan peserta rapat. Untuk akomodasi dapat ditempatkan di hotel, asrama, dan lain-lain lengkap dengan pelayanan makan dan cuci. Selain itu perlu dipikirkan juga apakah perlu disiapkan transportasi atau tidak.
Macam-macam pengaturan tata ruang rapat ada beberapa macam, yaitu:
a. Bentuk konferensi
Bentuk konferensi ini ada tiga macam yaitu bentuk lingkaran, bentuk persegi dan bentuk setengah lingkaran. Bentuk konferensi biasanya digunakan untuk rapat direksi, rapat komite maupun diskusi. Ruang pertemuan dengan pengaturan ini mempermudah peserta untuk melihat satu sama lain, selain itu peserta merasa dihargai. Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.
Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.
Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil
Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.
Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta
(Gambar tata ruang rapat bentuk konfrensi) b. Bentuk huruf T
Bentuk ini jarang digunakan, tapi merupakan salah satu alternatif yang dapat digunakan apabila diperlukan. Cara penyusunanya bentuk huruf T yaitu dengan menggabungkan beberapa meja hingga membentuk huruf T.
Pemimpin rapat biasanya ditempatkan di atas huruf T.
c. Bentuk huruf V
Sama halnya dengan bentuk huruf T, susunan meja rapat dengan huruf V jarang digunakan karena ada ruang yang kosong. Namun bentuk ini memberikan suasana berbeda dalam rapat, sehingga peserta rapat merasa tidak bosan.
d. Bentuk perahu
Bentuk perahu merupakan kombinasi dari bentuk huruf V, yaitu dua huruf V digabungkan secara berhadap-hadapan. Bentuk seperti ini biasanya
digunakan untuk rapat yang memerlukan diskusi. Pemimpin rapat berhak memilih dimana saja hendak duduk.
e. Bentuk tulang iklan
Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran
Sangat bagus untuk presentasi
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
(Gambar tata ruang rapat bentuk tulang ikan) f. Bentuk kelas
Pengaturan bentuk kelas ini menurut garis lurus seperti halnya kelas bagi anak sekolah. Akan tetapi setiap meja untuk lebih dari satu peserta rapat, misalnya dua orang. Pemimpin berada di depan kelas. Bentuk kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Namun bentuk ini mempunyai kelemahan yaitu peserta yang duduk di belakang akan merasa kesulitan untuk melihat ataupun mendengar orang yang berbicara di baris bagian depan.
Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar
Cocok untuk rapat penyampaian informasi
Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah
Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang
(Gambar tata ruang rapat bentuk kelas) g. Bentuk huruf U
Bentuk huruf U ada dua macam yaitu bentuk huruf U tertutup dan bentuk huruf U terbuka. Bentuk huruf U tertutup adalah meja pimpinan ditempatkan diarah bagian huruf U yang terbuka tetapi tidak sampai menutup bagian tersebut. Pada bentuk huruf U terbuka, pimpinan rapat biasa ditempatkan dibagian huruf U yang tidak terbuka. Bentuk ruang rapat seperti ini cocok untuk:
Rapat Direksi dan tukar pikiran
Sangat bagus untuk presentasi
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang
(Gambar tata ruang rapat bentuk huruf U) h. Bentuk aula atau bioskop
Apabila peserta rapat mencapai ratusan orang, meja rapat dapat dibuat dalam bentuk aula yaitu berbentuk kelas tetapi digunakan meja yang banyak.
Karena banyaknya jumlah peserta akan kurang kurang mendapatkan partisipasi baik dari peserta. Bentuk ini cocok untuk rapat ekstern.
i. Bentuk workshop
Bentuk ini sama dengan bentuk konferensi namun dalam bentuk workshop menggunakan meja yang lebih banyak. Bentuk workshop efektif digunakan untuk rapat yang memerlukan diskusi kelompok.
j. Bentuk meja bundar (Round Table)
Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok kecil
Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja
(Gambar tata ruang rapat bentuk meja bundar)
2. Persiapan Administrasi
a) Membuat Surat Undangan Rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b) Menyusun acara/agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c) Menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d) Akomodasi
Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama dan diadakan di luar kantor, sekretaris perlu mempersiapkan akomodasi, antara lain hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para peserta rapat.
e) Ruang Kesehatan
Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan kesehatan untuk mencegah terhambatnya rapat akibat ada peserta rapat yang sakit dan kemungkinan terjadinya sesuatu pada kesehatannya. Oleh karena itu, faktor kesehatan peserta rapat sangatlah perlu untuk diperhatikan agar rapat berjalan dengan lancar.
f) Penyiapan konsumsi
Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan snack, makan dan minum.
g) Hiasan ruangan
Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan berupa bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta rapat.
h) Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa:
Hasil rapat yang lalu
Membawa hasil rapat yang sebelumnya untuk dijadikan review atau perbandingan dengan rapat yang akan dijalankan, maka perlu menyiapkan data rapat sebelumnya agar mengetahui apakah rapat sebelumnya sudah memberikan hasil pada kinerja yang sekarang dan akan dibahas pada rapat selanjutnya.
Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas.
Laporan hasil dari kinerja karyawan yang telah dilakukan selama periode tertentu perlu dipersiapkan untuk dijadikan masalah atau bahasan pada rapat.
Peraturan-peraturan yang diperlukan.
Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat.
Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya.
i) Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti:
Papan dan alat tulis
Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.
Sound system, tape recorder
Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
Block note, ballpoint
Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
Membuat catatan hasil rapat (notulis)