Rapat (konferensi atau rapat) merupakan suatu alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi baik swasta maupun pemerintah untuk mencapai mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu rapat merupakan suatu bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk berdiskusi dan menyelesaikan permasalahan tertentu, dimana berbagai permasalahan dapat diselesaikan melalui rapat dan dapat dirumuskan berbagai kebijakan organisasi. Menurut Nunung dan Ratu Evi, rapat merupakan sarana komunikasi antara pimpinan kantor dengan jajarannya.
Rapat merupakan salah satu bentuk media komunikasi kelompok tatap muka yang sering diadakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
PENGERTIAN DAN UNSUR-UNSUR RAPAT
Rapat adalah pertemuan antar anggota di lingkungan kantor/organisasi masing-masing untuk membahas, merundingkan suatu permasalahan yang menjadi kepentingan bersama. f. Memperoleh masukan dari anggota rapat apabila terdapat permasalahan yang serius dan memerlukan masukan dari seluruh anggota. Permasalahan yang menjadi pokok permasalahan tidak dapat diselesaikan melalui jalur administratif karena permasalahan tersebut harus segera diselesaikan.
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan peserta rapat untuk berperan aktif dalam menyelesaikan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Seorang pemimpin rapat diharapkan dapat lebih memahami topik yang dibahas dalam rapat tersebut. Oleh karena itu, pemimpin rapat harus mempunyai pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas. Peserta membantu pemimpin rapat menentukan langkah-langkah yang harus diambil untuk menyelesaikan permasalahan yang dibahas.
JENIS-JENIS RAPAT
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya dibicarakan, menyangkut hal-hal yang masih bersifat rahasia. Rapat diadakan seminggu sekali untuk membahas permasalahan rutin masing-masing manajer. Sebulan sekali, pada akhir bulan diadakan pertemuan untuk membahas hal-hal atau kejadian pada bulan sebelumnya.
Pertemuan dilaksanakan setiap 6 bulan sekali dalam rangka evaluasi hasil kerjasama selama 6 bulan, mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan. Rapat yang membahas urusan kedinasan atau pekerjaan (biasanya diadakan oleh orang-orang yang bekerja di instansi pemerintah). Rapat informal adalah pertemuan yang diadakan oleh manajemen dan stafnya dan diadakan di kantor atau ruang rapat manajemen untuk membahas permasalahan yang mendesak atau tidak terduga.
SYARAT-SYARAT RAPAT
Membiasakan diri mengadakan rapat setelah waktu yang ditentukan akan membuat peserta rapat lebih disiplin dan tertibnya rapat. Untuk mencapai tujuan rapat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh panitia penyelenggara rapat. Pembahasan suatu permasalahan yang berkaitan dengan tujuan organisasi, dunia usaha, instansi, pemerintah, dan lain-lain, untuk dirundingkan/dibahas secara musyawarah.
Untuk mencapai tujuan rapat, agar rapat berhasil, maka setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat diadakannya rapat yang baik.
TUJUAN RAPAT
TATA TERTIB RAPAT
Agenda rapat dibacakan sebelum rapat dimulai dan dibagikan kepada seluruh peserta rapat, agar peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan agenda rapat sehingga rapat dapat berlangsung dengan tertib. Oleh karena itu peraturan rapat merupakan peraturan rapat yang biasa dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang waktu, sehingga tidak lagi mendengar keluhan pegawai. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan pertemuan adalah pertemuan (kelompok) untuk membicarakan sesuatu, sidang, perkumpulan.
Dalam buku Etika Komunikasi karya Samsir Rambe, yang dimaksud dengan pertemuan adalah berkumpulnya beberapa orang atau organisasi yang akan membahas suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, menyelesaikan suatu masalah dan sekaligus mengadakan perundingan untuk suatu kesepakatan yang disepakati bersama. /menyetujui hasil. Berdasarkan beberapa pengertian rapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan atau perkumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, baik dalam situasi informal maupun informal. Sedangkan pertemuan non-formal, misalnya pertemuan, diadakan di tempat yang santai (sambil dihibur) seperti tempat rekreasi, restoran, dan lain-lain.
PROSEDUR RAPAT
Namun, rapat tersebut bergantung pada sejauh mana komunikasi tersebut memberikan dampak positif bagi peserta, rekan kerja, struktur organisasi, atau penyelenggara. Persiapan awal rapat ini sebaiknya dilakukan seminggu sebelum rapat, seperti informasi mengenai rapat melalui surat resmi atau dapat juga dikirimkan melalui email atau melalui undangan resmi dari organisasi atau perusahaan. Duplikasi dan distribusi, yaitu kegiatan pendistribusian hasil rapat kepada seluruh peserta rapat, hadir dan tidak hadir, atau pihak luar/eksternal dalam bentuk duplikat dokumen atau melalui media massa atau elektronik.
Cara pendistribusiannya adalah dengan mendistribusikan langsung kepada pihak-pihak yang membutuhkan, dengan menggunakan buku pengiriman internal sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima hasil pertemuan tersebut. Agar seluruh peserta rapat (yang hadir/tidak hadir) mengetahui dengan jelas hasil rapat. Sementara itu, presentasi formal dengan peserta rapat dalam jumlah besar, seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi analis keamanan, dan acara seremonial, biasanya diadakan di auditorium.
ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI
Dengan kata lain, gaya bahasa ini akan membandingkan atau menyamakan informasi atau pesan yang diterimanya, kemudian menyampaikannya dalam bentuk bahasa kiasan. Biasanya orang yang menggunakan gaya bahasa ini tidak akan mengubah apapun, mulai dari informasi atau pesan hingga makna dari informasi yang disampaikan. Gaya bahasa percakapan ini biasanya akan menggunakan kata atau ungkapan yang populer dan sering didengar.
Dengan kata lain, gaya bahasa ini hanya menggunakan beberapa kata saja untuk membentuk sebuah kalimat. Meski sederhana, namun gaya bahasa ini tidak menghilangkan maksud dan makna informasi atau pesan yang disampaikan. Gaya bahasa ini mempunyai kelebihan yaitu terletak pada penekanan nada atau intonasi suara pada saat berkomunikasi dan menyampaikan informasi atau pesan.
Selain itu, sebagian besar pidato atau arahan juga menggunakan gaya bahasa ini. Selain itu sifat gaya bahasanya sangat penyayang dan lemah lembut. Gaya bahasa ini dapat kita temukan dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah atau kampus dan lingkungan pendidikan lainnya.
Bahasa yang bertentangan adalah bahasa yang bertentangan dengan informasi atau pesan. Gaya bahasa ini akan sering kita jumpai ketika terjadi perdebatan atau adu mulut antar pihak. Secara garis besar gaya bahasa pertunangan ini dapat diartikan sebagai gaya bahasa yang menggunakan orang lain dalam informasi atau pesan yang disampaikannya.
Dengan kata lain gaya bahasa ini mengacu pada orang atau peristiwa atau peristiwa lain sebagai pembuka informasi atau pesan yang ingin disampaikan.
TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Hal ini untuk menentukan apakah rapat sebaiknya diadakan secara berkala atau hanya satu kali saja, tertutup atau terbuka, dengan materi rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau menggunakan proyektor LCD, tape, video dan alat lainnya. Seorang pemimpin rapat harus mampu mengelola rapat dan pandai mengajukan pertanyaan kepada peserta rapat. Teknik bertanya akan berhasil apabila pertanyaan-pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan mengandung ide-ide yang bermanfaat.
Rapat kerja diadakan dan langkah selanjutnya ditentukan. e) Negosiasi: pertemuan yang didalamnya terjadi pembahasan yang mendalam a) Debat adalah pembahasan yang mendetail mengenai suatu permasalahan. Oleh karena itu, sekretaris hendaknya memperhatikan langkah-langkah berikut ketika merencanakan rapat resmi: Rapat rutin biasanya diadakan di ruang operasi atau ruang konferensi di lingkungan kantor.
Rapat yang diadakan pada pagi hari akan berbeda dengan rapat yang diadakan pada malam hari. Rapat yang dilaksanakan pada malam hari dinilai kurang efektif dibandingkan rapat yang dilaksanakan pada pagi hari. Selain itu, rapat juga dapat dilakukan pada akhir pekan, namun rapat yang dilakukan pada akhir pekan dan menghabiskan waktu hingga seminggu di lokasi liburan kurang efektif karena waktu tersebut biasanya digunakan peserta rapat untuk beristirahat dan merupakan waktu keluarga.
Apabila diadakan di luar kantor, wajib menghubungi pimpinan rapat yang akan dijadikan tempat rapat. Bentuk perahu merupakan gabungan dari bentuk V, yaitu dua buah huruf V yang disatukan satu sama lain. digunakan untuk pertemuan yang memerlukan diskusi. Jika peserta rapat berjumlah ratusan, maka meja rapat dapat dibuat berbentuk aula yaitu berbentuk ruang kelas, namun banyak meja yang digunakan.
Untuk menyelenggarakan rapat yang cukup lama dan dilaksanakan di luar kantor, sekretaris harus menyiapkan akomodasi termasuk hotel atau penginapan, serta transportasi bagi peserta rapat. e) Ruang kesehatan. Apabila suatu rapat diadakan dalam jangka waktu yang lama, maka diperlukan adanya ruang kesehatan agar rapat tidak terhambat karena peserta rapat sedang sakit dan kemungkinan terjadi sesuatu yang mengganggu kesehatan. Untuk menjadikan hasil rapat sebelumnya dapat dijadikan bahan review atau perbandingan dengan rapat yang akan dilaksanakan, maka perlu disiapkan data dari rapat sebelumnya untuk mengetahui apakah rapat sebelumnya telah memberikan hasil tentang kinerja saat ini dan akan dibahas. pada pertemuan berikutnya.
NOTULA
Perlu dicantumkan keterangan pada judul risalah rapat; apakah pertemuan tersebut merupakan pertemuan pengumpulan informasi, pertemuan pemecahan masalah, atau pertemuan pengambilan keputusan. Susunan risalah secara lengkap: dari judul sampai dengan penutup, diakhiri dengan tanda tangan ketua dan notulen rapat. Meskipun notulennya singkat, namun setiap peserta yang berbicara harus disebutkan namanya, misalnya Bu Meynar memberikan saran mengenai hal ini.
Dapatkan alat tulis dan kertas, tetapi sekarang sudah umum menggunakan PC, notepad, atau laptop hanya membutuhkan waktu beberapa menit. Tanda tangan berisi tanda tangan pihak-pihak yang dianggap penting dan bertanggung jawab terhadap rapat.Risalah biasanya ditandatangani oleh presiden, wakil presiden, sekretaris, panitera.
RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN
Pemimpin meminta pendapat para peserta yang terlibat, baik yang pro maupun kontra, dan menganalisisnya untuk mengambil keputusan. e) Catat semua hal yang penting. Sekretaris manajer akan membuat notulensi rapat untuk mencatat segala hal penting terkait dengan apa yang dibicarakan dalam rapat. f) Menarik kesimpulan. Buatlah kesimpulan besar atau kesimpulan akhir mengenai langkah selanjutnya yang akan diambil dan jangan lupa menutup rapat dengan mengucapkan terima kasih kepada seluruh peserta rapat atas waktu dan kontribusinya.
Demikian surat undangan ini telah kami tulis dengan baik, atas perhatian, partisipasi dan kehadirannya kami ucapkan banyak terima kasih. Dana penggalian tersebut diperoleh dari sumbangan rutin warga RT 03 dan sebagian warga RT 03 yang ikut serta dalam paguyuban. Untuk menjamin kelancaran administrasi dan akuntabilitas, dibentuklah karang taruna Satuan Karang Taruna RT 03 RW 05 Kuwon Karas Magetan.
