Departemen kesekretariatan merupakan departemen yang menjadi bagian dari badan pengurus Himasda-ITB yang mengurusi segala sesuatu yang berkaitan dengan sekretariat, pengarsipan data administrasi, surat Menyurat di Himasda-ITB. Pengarsipan berguna agar semua arsip Himasda-ITB dapat tersusun secara sistematis sesuai dengan kategori agar memudahkan keperluan massa di waktu yang akan datang. Departemen Kesekretaiatan bersifat aktif dan dinamis dalam menjalankan tugasnya mengatur hal-hal terkait administrasi di Himasda-ITB. Departemen Kesekretariatan juga memiliki fungsi sebagai penunjang pemeliharaan fisik sekretariat Himasda-ITB, serta sebagai penanggung jawab atas terciptanya lingkungan sekretariat Himasda-ITB yang nyaman dan ama
52 6.2 Objective and Key Result
No Objective Himpunan
Arahan Kerja
Rincian
Objective Key Result Metode
Pengukuran Strategi Program Kerja
Fungsi Kerja
1.2
Memfasilitasi massa Himasda-ITB terkait definisi rumah yang
nyaman
1. Bertanggung jawab terhadap kesekretariatan Himasda-ITB 2. Melakukan notulensi dan arsip data administrasi Himasda-ITB 3.
Melasksanakan fungsi
administratif BP
Menyediakan fasilitas sarana
dan prasarana bagi massa Himasda-ITB
dalam menunjang kegiatan di Sekretariat Himasda-ITB.
80% massa Himasda-ITB
yang mengunjungi
skeretariat Himasda-ITB
merasa terfasilitasi
untuk berkegiatan di
Lingkungan Sekretariat Himasda-ITB
Kuesioner
Melakukan pengadaan barang yang
menunjang kenyamanan
massa Himasda-ITB
di sekretariat Himasda-ITB
Perang Inves (Pengadaan Barang dan Inventarisasi)
Menyediakan wadah bagi
Massa Himasda-ITB
dalam menjaga kebersihan Sekretariat Himasda-ITB
Terlaksananya minimal 2 kali Kerja Bakti di Sekretariat Himasda-ITB
Perhitungan Matematis
Mengajak massa Himasda-ITB
untuk melakukan kerja bakti membersihkan
skretariat Himasda-ITB
Hati (Himasda Kerja Bakti)
53 1.5
Melakukan pendataan dan
menyediakan informasi guna
meningkatkan kepekaan
terhadap lingkungan sekitar maupun
internal Himasda-ITB
Menyediakan wadah Informasi bagi
massa Himasda-ITB di Sekretariat Himasda-ITB
80% Massa Himasda-ITB
yang mengunjungi
sekretariat HImasda-ITB
merasa teredukasi
dengan infografis
mading.
Kuesioner
Kolaborasi antara divisi dan departemen
terkait yang ingin menyebarkan nformasi pada
mading
Hi-Mading
Mengelola dan mengatur keperuluan administratif di Himasda-
ITB
100% Surat Menyurat
Untuk Keperluan Administratif Badan Pengurus
Himasda-ITB Terpenuhi.
Dokumen
Melayani pembuatan surat menyurat
untuk keperluan administratif
Badan Pengurus Himasda-ITB
Hi-Letter
Menyediakan keperluan administratif
massa Himasda-ITB 100% Arsip
Untuk Keperluan Administratif Himasda-ITB Terpenuhi
Dokumen
Melakukan pengarsipan surat menyurat
yang menunjang
keperluan administratif Himasda-ITB
Archive
54 Menyediakan
notulensi kegiatan Himasda-ITB
100% Notulensi Untuk Keperluan Badan Pengurus
Himasda-ITB Terpenuhi.
Dokumen
Melakukan notulensi setiap kegiatan forum
Badan Pengurus Himasda-ITB
Notul You !!
55 6.3 Program Kerja
Nama Program Kerja Perang Inves
(Pengadaan Barang dan Inventarisasi) Latar Belakang Pengadaan barang dan inventarisasi
perlu dilakukan agar kebutuhan massa terkait dengan sekretariat Himasda- ITB dapat terpenuhi serta dapat melakukan pengecekan apakah barang tersebut masih layak atau tidak.
Deskripsi Pengadaan Barang dan Inventarisasi
dilakukan dengan tujuan untuk menarik minat massa Himasda-ITB terhadap sekretariat Himasda-ITB
Menjawab Key Result 80% massa Himasda-ITB yang mengunjungi skeretariat Himasda-ITB merasa terfasilitasi untuk berkegiatan di Lingkungan Sekretariat Himasda- ITB
Menjawab GBHP Terciptanya sekretariat Himasda-ITB yang nyaman dan aman.
Kebutuhan SDM 2 orang
Timeline Selama periode Badan Pengurus
Himasda-ITB 2023/2024
Anggaran Pesimis : 5601000
Aktual : 1481000 Optimis : 390000
Catatan -
Nama Program Kerja Hati (Himasda Kerja Bakti)
Latar Belakang Sekretariat Himasda-ITB merupakan wadah bagi seluruh massa Himasda-
56
ITB untuk melakukan kegiatan berhimpun. Untuk menunjang hal tersebut diperlukan upaya untuk menjaga kebershian dan pemeliharaan sekretariat Himasda-ITB
Deskripsi Mengadakan kegiatan minimal 2 kali
kerja bakti yang diagendakan oleh Badan Pengurus Himasda-ITB, yang menunjang pemeliharaan sekretariat Himasda-ITB
Menjawab Key Result Terlaksananya minimal 2 kali Kerja Bakti di Sekretariat Himasda-ITB
Menjawab GBHP Terwujudnya sistem penjadwalan
kegiatan Himasda-ITB.
Kebutuhan SDM 1 orang
Timeline Selama periode Badan Pengurus
Himasda-ITB 2023/2024 yang dilakukan seminimal nya 2 kali.
Anggaran -
Catatan -
Nama Program Kerja Hi-Mading
Latar Belakang Dalam upaya meningkatkan minat
massa Himasda-ITB untuk mengunjungi sekretariat Himasda-ITB, diperlukan adanya mading yang menjadi sarana penyampaian informasi.
Deskripsi Membuat mading yang berisikan
informasi mengenai apa yang menjadi minat massa Himasda-ITB.
57
Menjawab Key Result 80% Massa Himasda-ITB yang mengunjungi sekretariat HImasda-ITB merasa teredukasi dengan infografis mading.
Menjawab GBHP Terciptanya sekretariat Himasda-ITB yang nyaman dan aman.
Kebutuhan SDM 1 orang
Timeline Selama periode Badan Pengurus
Himasda-ITB 2023/2024
Anggaran Pesimis : 210000
Aktual : 210000 Optimis : 210000
Catatan -
Nama Program Kerja Hi-Letter
Latar Belakang Pembuatan surat diperlukan untuk dapat menunjang keperluan administratif Badan Pengurus Himasda-ITB.
Deskripsi Surat dikategorikan menjadi dua
kategori yaitu surat masuk dan surat keluar. Pembuatan surat peru sesuai dengan SOP yang telah ditentukan.
Surat dapat diberikan dalam bentuk hardcopy ataupun softcopy sesuai dengan kebutuhan.
Menjawab Key Result 100% Surat Menyurat Untuk
Keperluan Administratif Badan Pengurus Himasda-ITB Terpenuhi.
Menjawab GBHP -
Kebutuhan SDM 1 orang
58
Timeline Selama periode Badan Pengurus
Himasda-ITB 2023/2024
Anggaran Pesimis : 160000
Aktual : 160000 Optimis : 160000
Catatan SOP permintaan pembuatan surat
terlampir
Nama Program Kerja Archive
Latar Belakang Pengarsipan dibutuhkan agar massa Himasda-ITB dapat mengetahui surat masuk dan surat keluar yang menunjang keperluan administratif Himasda-ITB
Deskripsi Surat masuk dan surat keluar baik
dalam bentuk hardcopy ataupun softcopy yang diarsipkan dalam bentuk dokumen softcopy.
Menjawab Key Result 100% Arsip Untuk Keperluan Administratif Himasda-ITB Terpenuhi Menjawab GBHP Terciptanya sekretariat Himasda-ITB
yang nyaman dan aman.
Kebutuhan SDM 1 orang
Timeline Selama periode kepengurusan Badan
Pengurus Himasda-ITB 2023/2024, yang dilaksanakan maksimal 1 x 24 jam setelah dokumen diterima oleh Departemen Kesekretariatan.
Anggaran -
Catatan -
Nama Program Kerja Notul You !!
59
Latar Belakang Pembuatan notulensi perlu dilakukan mengingat banyaknya kegiatan yang dilaksanakan oleh Badan Pengurus Himasda-ITB. Notulensi berisikan hal- hal penting yang tercatat dalam kegiatan tersebut.
Deskripsi Notulensi merupakan hal yang penting
dalam kebutuhan kegiatan Badan Pengurus Himasda-ITB. Hasil dari notulensi akan disebarkan kepada massa Himasda-ITB serta di arsipkan kedalam bentuk softcopy agar dapat diakses dikemudian hari.
Menjawab Key Result 100% Notulensi Untuk Keperluan Badan Pengurus Himasda-ITB Terpenuhi.
Menjawab GBHP -
Kebutuhan SDM 2 orang
Timeline Mengkuti timeline forum Badan
Pengurus Himasda-ITB 2023/2024
Anggaran -
Catatan -