1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, Akses dan Pengukuran Kinerja
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmelakukan perencanaan yang baik, mempermudah akses masyarakat dan melakukan pengukuran terhadap kinerja pegawainya terhadap kegiatan upaya kesehatan masyarakat.
Kegiatan perencanaan yang baik, mempermudah akses masyarakat dan melakukan pengukuran terhadap kinerja dilakukan secara konsisten sebagai sebuah persyaratan dari Sistem Manajemen Mutu, melalui upaya meliputi:
1) Kegiatan perencanaan yang baik, meliputi:
a. Penetapan sasaran mutu dan persyaratan kegiatan pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM).
b. Perencanaan dengan berbasis kebutuhan masyarakat melalui survey kebutuhan masyarakat.
2) Kegiatan mempermudah akses masyarakat, meliputi:
a. Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen dan menyediakan sumber daya yang spesifik untuk pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM).
b. Memberikan kesempatan yang mudah bagi masyarakat memberikan umpan balik terhadap kegiatan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM).
3) Pengukuran terhadap kinerja, meliputi:
a. Aktivitas verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, dan pengujian yang spesifik pada tiap pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM).
b. Catatan Mutu yang dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa proses realisasi dan hasil pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) memenuhi persyaratan.
2. Proses yang Berhubungan dengan Sasaran a. Penetapan persyaratan sasaran.
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmenetapkan persyaratan yang terkait dengan ruang lingkup penerapan Sistem Manajemen Mutu dalam pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM). Penetapan persyaratan tersebut termuat dalam Kebijakan dan Prosedur Penetapan Persyaratan Sasaran Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) (Dokumen Nomor:….), meliputi;
1) Program wajib;
d. Sasaran promkes;
e. Sasaran kesling;
39
MANUAL MUTU BLUD PUSKESMAS PAUH KAMBAR2020
f. Sasaran KIA/KB;
g. Sasaran P2M;
h. Sasaran Gizi
i. Sasaran perkemas;
2) Program pengembangan;
a. Sasaran kesehatan remaja;
b. Sasaran kesehatan usila;
c. Sasaran kesehatan jiwa;
d. Sasaran kesehatan olah raga;
e. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamansecara berkala meninjau terhadap persyaratan yang berhubungan dengan pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM). Tinjauan ini dilaksanakan sebagai bentuk komitmen BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmemberikan pelayanan kepada masyarakat dan memastikan bahwa:
1) Persyaratan pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dalam bentuk program dan kegiatan telah diuraikan;
2) BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanselalu berusaha terus menerus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;
3) BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanakan melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk mengupayakan memenuhi kekurangan yang dimiliki.
f. Komunikasi dengan sasaran
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmenetapkan dan menerapkan informasi yang efektif untuk komunikasi dengan masyarakat atau sasaran pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) melalui mekanisme meliputi:
1. Informasi yang diberikan melalui poster, leaflet atau lembar pemberitahuan yang ditempelkan tempat-tempat umum;
2. Kegiatan di Posyandu yang dilakukan secara terjadwal;
3. Umpan balik dari masyarakat atau sasaran pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) melalui survei harapan program yang dilakukan secara berkala setiap 3 (tiga) bulan sekali.
3. Pembelian dan Pengadaan
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmemastikan pembelian maupun pengadaan material/peralatan untuk keperluan pelayanan kepada masyarakat diperoleh dari institusi yaitu:
Kegiatan Pembelian:
1) Kegiatan pembelian secara langsung sesuai kebutuhan dan perencanaan puskesmas;
2) Pembelian menggunakan ekatalog.
Kegiatan Pengadaan:
1) Dinas Kesehatan Kabupaten Jombang:
Untuk pengadaan bahan obat-obatan, cairan dan reagensia serta perbekalan kesehatan lainnya.
2) Pengadaan dari P2KB.
Pengadaan untuk alat kontrasepsi.
3) Dari BLUD Puskesmas Pauh Kambar:
Untuk pengadaan bahan obat-obatan, cairan dan reagensia serta perbekalan kesehatan lainnya.
4. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmerencanakan dan melaksanakan pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) pada keadaan kondisi yang dikendalikan untuk mendapatkan hasil yang optimal, meliputi:
1) Tersedianya kerangka acuan masing masing UKM.
2) Tersedianya jadwal kegiatan masing-masing UKM.
3) Tersedianya peralatan/sarana yang sesuai, berupa:
- Sarana gedung posyandu yang baik dan peralatan yang cukup;
- Sarana media promosi kesehatan berupa leaflet, brosur, poster dan lain- lain yang mencukupi;
4) Tersedianya tenaga yang sesuai kompetensi.
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmelakukan validasi pelayanan penyelenggaraan upaya yang hasilnya menjadi rencana tindak lanjut dan bahan perbaikan yang akan dilakukan oleh Tim Audit Internal, Tim Manajemen resiko atau Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) serta Tim Survei atau Kepuasan Pelanggan.
Mekanisme dan tata cara validasi terhadap pelayanan penyelenggaraan upaya secara rinci sebagaimana diatur dalam dokumen Kebijakan dan Prosedur Tugas dan Wewenang serta Tata Kerja Tim Audit Internal, Tim Manajemen resiko atau Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien serta Tim Survei (PMKP) atau Kepuasan Pelanggan.
41
MANUAL MUTU BLUD PUSKESMAS PAUH KAMBAR2020
Validasi ini termasuk untuk proses dimana ketidaksesuaian terjadi baik sebelum pelayanan penyelenggaraan upaya dilakukan maupun setelah program atau kegiatan dilakukan.
c. Identifikasi dan mampu telusur
Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) yang dilakukan di BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamandimulai dari proses identifikasi atau survei kebutuhan masyarakat terhadap upaya yang menjadi program dan kegiatan di masyarakat yang dilakukan secara terintegrasi pada unit atau program terkait. Survei kebutuhan masyarakat dan kegiatan integratif di masyarakat secara lebih rinci yang dilakukan di BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmengacu kepada dokumen Kebijakan dan Prosedur Tata Cara Survei Kebutuhan Masyarakat
d. Hak dan kewajiban sasaran Hak sasaran :
1. Mendapatkan pembinaan dari petugas puskesmas.
2. Memperoleh fasilitasi pemberdayaan masyarakat.
3. Menyampaikan usulan saran kegiatan UKM.
4. Menyampaikan keluhan kegiatan Upaya Kesehatan Masyarakat.
5. Mendapatkan umpan balik hasil kegiatan.
6. Memperoleh uang transpor sesuai dengan peraturan yang berlaku.
7. Memperoleh perlakukan yang ramah dari petugas. Kewajiban sasaran :
1. Menghadiri undangan kegiatan UKM.
2. Memberdayakan kegiatan Upaya Kesehatan Masyarakat.
3. Memperhatikan setiap kegiatan UKM.
4. Menindak lanjuti kegiatann UKM.
5. Melakukan sosialisasi hasil kegiatan UKM.
6. Melaksanakan kegiatan hasil kesepakatan atau pelatihan.
7. Meningkatkan kerjasama dengan puskesmas dan masyarakat.
8. Membantu kegiatan puskesmas terutama target kegiatan UKM.
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmelaksanakan pemeliharan terhadap barang milik pelanggan pada pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM), misalnya umpan balik pelanggan dilakukan pencatatatan, rekaman catatan pelanggan.
f. Manajemen risiko dan keselamatan masyarakat
BLUD Puskesmas Pauh Kambarmemastikan menerapkan manajemen risiko dan keselamatan terhadap masyarakat yang menjadi sasaran kegiatan Upaya Kegiatan Masyarakat (UKM). Pelaksanaan lebih rinci kegiatan manajemen risiko dan keselamatan terhadap masyarakat terdapat pada Kebijakan dan Prosedur Manajemen Risiko dan Keselamatan Masyarakat.
5. Pengukuran, Analisis dan Penyempurnaan Sasaran Kinerja UKM 5.1 Umum:
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmerencanakan dan menerapkan pemantauan, pengukuran, analisa dan proses peningkatan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) yang diperlukan yang bertujuan.
5.1.1 Untuk menunjukkan kesesuaian produk/layanan upaya kepada masyarakat.
5.1.2 Untuk memastikan kesesuaian dari manajemen mutu, dan.
5.1.3 Untuk meningkatkan terus menerus efektivitas Sistem Manajemen Mutu.
Kegiatan ini termasuk penentuan metode yang dapat digunakan, termasuk teknik analisis dan jangkauan pelayanannya.
5.2 Kepuasan Pelanggan:
Sebagai salah satu pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu, BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmemantau informasi tentang persepsi masyarakat mengenai apakah BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamantelah memenuhi harapan dan memberikan kepuasan dalam memberikan pelayanan upaya kepada masyarakat.
Metode untuk memperoleh informasi dari masyarakat dilakukan dengan dilakukan survei Indeks Kepuasan Masayarakat (IKM) serta Survei Kepuasan Masyarakat.
Persiapan, penjadwalan, pelaksanaan serta pelaporan Survei Kepuasan dan Harapan Masyarakat dan uraian-uraian lainnya secara rinci dijelaskan pada Kebijakan dan Prosedur Umpan Balik Pelanggan terhadap Layanan Upaya di Masyarakat.
5.3 Audit Internal:
Untuk memastikan efektifitas Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan, di BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamandilakukan audit internal secara periodik, yang dilakukan terjadwal dan dilakukan pembahasan dalam pertemuan internal tim audit internal dan unit terkait yang diperlukan. Audit dilakukan oleh petugas /tim yang telah dibentuk dengan keputusan kepala puskesmas. Audit internal dilakukan berdasarkan prosedur dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) audit internal BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Jombang.
43
MANUAL MUTU BLUD PUSKESMAS PAUH KAMBAR2020
Metode audit dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada audite dan pengamatan secara langsung (observasi). Setiap temuan audit dicatat dan didokumentasikan dalam Laporan Ketidaksesuaian dan digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi tindakan koreksi yang dilakukan. Ketua tim audit internal melaporkan hasil kegiatan dan temuan audit yang tidak dapat terselesaikan kepada Wakil Manajemen Mutu dengan tembusan kepada Kepala BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamansebagai bahan masukan untuk Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Persiapan dan penjadwalan, pelaksanaan serta pelaporan audit, tindak lanjut atas ketidaksesuaian yang ditemukan dan uraian- uraian lainnya secara rinci dijelaskan pada Kebijakan dan Prosedur Tanggung Jawab, Wewenang dan Tata Kerja Tim Audit Internal.
5.4 Pemantauan dan Pengukuran Proses Layanan Upaya:
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmenerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan pengukuran proses-proses Sistem Manajemen Mutu pada layanan upaya. Metode -metode ini menunjukan kemampuan proses- proses dalam mencapai hasil yang direncanakan. Jika hasil yang direncanakan tidak tercapai, perbaikan dan tindakan perbaikan dilaksanakan sesuai kebutuhan untuk memastikan kesesuaian produk atau layanan upaya.
5.5 Pemantauan dan Pengukuran Hasil Layanan Upaya:
5.5.1 BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmelakukan pemantauan terhadap semua tahap proses untuk memastikan bahwa produk atau layanan upaya yang diberikan kepada masyarakat memiliki aspek legalitas sesuai peraturan dan standar akreditasi.
5.5.2 Kegiatan pemantauan dimaksudkan sebagai kegiatan pemeriksaan, pengawasan dan verifikasi dilakukan oleh tim atau individu petugas yang ditunjuk oleh Wakil Manajemen Mutu.
5.5.3 Tim atau individu petugas yang ditunjuk oleh Wakil Manajemen Mutu diberikan surat penugasan oleh Wakil Manajemen Mutu dengan diketahui oleh Kepala BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Jombang.
5.5.4 Setiap berkas yang masuk harus melewati inspeksi agar apabila terjadi kekurangan/ketidaksesuaian dapat dilengkapi dan dilakukan inspeksi ulang.
5.5.5 Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pemantauan.
5.6 Pengendalian Terhadap Produk/Hasil Layanan Klinis Tidak Sesuai:
5.6.1 BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmenetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk memastikan bahwa produk atau layanan upaya di masyarakat yang salah tidak akan terulang.
5.6.2 BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmenetapkan Wakil Manajemen bertanggung jawab meninjau ketidaksesuaian produk atau layanan upaya yang tidak sesuai dan diberi wewenang untuk melakukan tindak lanjutnya, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
5.6.3 Produk atau layanan upaya kepada masyarakat yang tidak sesuai diketahui melalui inspeksi, teridentifikasi, didokumentasi dan diklasifikasikan sesuai dengan kasusnya.
5.6.4 Terhadap produk atau layanan upaya yang telah dilaksanakan tindakan koreksi dilakukan inspeksi dan verifikasi ulang untuk memastikan bahwa perbaikan/tindakan koreksi telah memenuhi spesifikasi atau standar yang telah ditetapkan.
5.6.5 Penjelasan yang lebih rinci mengenai pengendalian produk atau hasil layanan upaya yang tidak sesuai dibahas dalam Kebijakan dan Prosedur Pengendalian Hasil Layanan Upaya Tidak Sesuai.
5.7 Analisis Data:
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanmenentukan, mengumpulkan dan menganalisis data layanan upaya kepada masyarakat yang sesuai untuk menunjukkan kesesuaian dan efektifitas dari Sistem Manajemen Mutu serta untuk mengevaluasi peningkatan secara terus menerus yang dapat dilakukan.
Analisis ini mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran serta sumber terkait lainnya.
Analisis data menyediakan informasi yang berkaitan dengan:
1) Kepuasan masyarakat terhadap pelayanan upaya puskesmas.
2) Kesesuaian terhadap persyaratan atau standar pelayanan upaya.
3) Karakteristik dan kecenderungan dari proses-proses pelayanan termasuk peluang untuk tindakan pencegahan.
Hasil dari data Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), yang meliputi:
1) Hasil Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) sebelumnya yang belum terselesaikan.
2) Hasil audit internal, hasil audit mutu kinerja dan hasil audit mutu layanan upaya.
3) Temuan antisipatif manajemen resiko terhadap layanan upaya.
4) Hasil kegiatan umpan balik dan survei pelanggan layanan upaya.
5) Tindakan-tindakan koreksi dan pencegahan layanan upaya yang dilakukan.
6) Kebijakan mutu dan layanan upaya puskesmas.
7) Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu dan layanan/penyelenggaraan kegiatan layanan upaya.
8) Informasi yang berkaitan dengan pelayanan upaya kepada masyarakat dan produk-produk layanan klinis yang tidak sesuai.
5.8 Peningkatan Berkelanjutan:
45
MANUAL MUTU BLUD PUSKESMAS PAUH KAMBAR2020
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamansecara terus menerus meningkatkan Sistem Manajemen Mutu layanan upaya kepada masyarakat dengan menggunakan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan serta tinjauan manajemen.
BLUD Puskesmas Pauh KambarKabupaten Padang Pariamanakan terus menerus melakukan peningkatan- peningkatan pelayanan upaya sesuai dengan tuntutan dari masyarakat.
6.9 Tindakan Koreksi:
Tindakan koreksi yang di lakukan oleh BLUD Puskesmas Pauh Kambarpada Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) bertujuan untuk untuk mengurangi, mengidentifikasi penyebab dari ketidaksesuaian mutu layanan upaya antara lain:
1) Penentuan sasaran dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan agar ketidaksesuaian mutu layanan upaya tidak akan terulang.
2) Mengevaluasi dan memastikan pencatatan hasil layanan upaya dilakukan secara benar.
3) Peninjauan terhadap tindakan perbaikan layanan upaya yang telah dilakukan.
4) Peninjauan terhadap pelayanan/produk dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang tidak sesuai.
5) Peninjauan terhadap sasaran yang tidak dapat dipenuhi.
6) Peninjauan terhadap penyimpangan dari rencana dan sasaran mutu BLUD Puskesmas Pauh Kambar.
7) Hasil akhir yang tidak dapat di terima yang berasal dari proses kajian, verifikasi, validasi dan modifikasi, desain dan pengembangan layanan upaya.
8) Proses kerja layanan upaya yang buruk/tidak memenuhi persyaratan dari personil dan sistem (SOP).
9) Komplain dari pelanggan BLUD Puskesmas Pauh Kambaratau pihak-pihak yang dapat diidentifikasi secara jelas.
10) Temuan hasil audit yang tidak memuaskan dari unit terkait.
11) Ketidaksesuaian yang teridentifikasi ke dalam proses monitoring dan pengukuran dari pelayanan upaya.
12) Ketidaksesuaian yang ditemukan setiap personil dituangkan dalam formulir permintaan tindakan koreksi dan diajukan kepada Wakil Manajemen Mutu untuk segera dilakukan tindakan perbaikan. Mekanisme tindakan koreksi diuraikan dalam Kebijakan dan Prosedur Tindakan Koreksi.
13) Keluhan dari pelanggan BLUD Puskesmas Pauh Kambar(baik lisan maupun tertulis) diterima oleh bagian layanan keluhan, keluhan tersebut didapat dari kotak saran, media informasi atau secara langsung dan dituangkan dalam buku keluhan masyarakat pada tim survei dan keluhan pelanggan selanjutnya
dilaporkan ke Wakil Manajemen Mutu untuk mencari penyebab keluhan dan melaksanakan tindak lanjut keluhan pelanggan.
47
MANUAL MUTU BLUD PUSKESMAS PAUH KAMBAR2020
5.9 Tindakan Pencegahan:
Wakil manajemen mutu dengan bagian terkait melakukan tindakan pencegahan dengan cara menganalisa terhadap penyebab-penyebab atau resiko-resiko yang berpotensi menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian pada mutu layanan upaya dengan cara melakukan:
1) Cross cek dokumen/syarat.
2) Self assesment/penelitian oleh Tim Audit Internal atas permintaan Wakil Manajemen Mutu.
3) Koreksi oleh Auditor.
4) Verifikasi akhir melalui mekanisme Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
B. UPAYA KESEHATAN PERORANGAN (UKP)