BAB 3 DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK (KP)
3.1 Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek (KP)
3.1.2 Uraian kegiatan selama melaksanakan Kerja Praktek
Uraian kegiatan yang dikerjakan selama pelaksanaan Kerja Praktek (KP) di Kantor Desa Tanjung Punak pada Bidang Tata Pemerintahan Kecamatan Rupat Utara, Kabupaten Bengkalis adalah sebagai berikut:
1. Mengarsip surat nikah
Mengarsip surat nikah merupakan salah satu bentuk kegiatan pengarsipan dokumen, untuk meningkatkan pelayanan serta pengamanan arsip nikah, perlu dilakukan upaya-upaya penanganan arsip sebagai berikut ini:
a. Untuk model (NB) atau buku pemeriksaan dan formulir daftar pemeriksaan nikah, dijilid dengan cara di kelompokkan menurut bulan pelaksanaan nikah, sehingga memudahkan pencarian data.
b. Untuk model (N) atau penulisan akta nikah , dimasukkan ke dalam box file sesuai dengan urut tahun pelaksanaan nikah.
c. Tanda terima kutipan Akta Nikah (Cibir), dijilid dengan cara berurutan menurut bulan pelaksanaan atau dimasukkan dalam Daftar pemeriksaan nikah (Model NB).
d. Semua berkas di atas tersebut disimpan pada tempat yang memadai dalam arti aman, rapi dan mudah diambil ketika dibutuhkan, dengan mengacu pada kaidah-kaidah penyimpanan arsip Tabel 3.1 berikut :
Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
21 2. Mengarsip surat keluar
Proses mengarsipkan surat masuk dan surat keluar tentu saja akan berbeda.
Adapun tata cara mengarsipkan surat keluar akan jauh lebih mudah daripada surat masuk. Pada saat akan mengirimkan surat kepada orang atau pihak lain, maka pegawai biasanya akan menyisakan photocopy surat khusus untuk arsip. Selanjutnya, petugas tinggal menentukan dimana posisi arsip surat keluar tersebut disimpan. Hal ini didasarkan pada sistem pengarsipan yang digunakan, misalnya sistem abjad, sistem perihal, sistem nomor, sistem geografis/wilayah, ataupun sistem tanggal Tabel 3.2 berikut:
Gambar 3.2 Mengarsip surat keluar Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
3. Membuat data penerima KPM BPNT/Sembako
Bantuan Pangan Non Tunai (BPNT) atau Program Sembako adalah bantuan sosial pangan dalam bentuk non tunai dari pemerintah yang diberikan kepada Keluarga Penerima Manfaat (KPM) setiap bulannya melalui mekanismen perbankan. KPM akan menerika kit bantuan non tunai berupa kupon elektronik (e-voucher) dari Bank penyalur. Dalam penerapannya praktikan diminta untuk membuat daftar nama penerima bantuan, berikut ini adalah gambar kegiatan membuat data penerima KPM BPNT Desa Tanjung Punak Tabel 3.3 berikut:
22
Gambar 3.3 Membuat data penerima KPM BPNT/Sembako Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
4. Membuat daftar penerima daging qurban
Membuat daftar penerima daging qurban merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan untuk memudahkan pada saat proses pelaksanaan pembagian daging qurban yang dilaksanakan di Desa Tanjung Punak, berikut adalah gambar kegiatan membuat daftar penerima daging qurban Tabel 3.4 berikut:
Gambar 3.4 Membuat daftar penerima daging qurban Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
23 5. Membuat data vaksin
Kegiatan membuat data vaksin merupakan kegiatan yang dilakukan pada masa pandemi, dimana tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengetahui data siswa yang belum diberikan vaksinasi. Berikut ini adalah gambar kegiatan membuat data vaksin siswa SDN 5 Rupat Utara Tabel 3.5 berikut:
Gambar 3.5 Membuat data vaksin Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
6. Menulis kwitansi
Kwitansi merupakan surat yang diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembayaran yang sah. Adapun cara menulis kwitansi yang baik dan benar dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut ini:
a. Ketahui data dan informasi penting transaksi, mengeluarkan secarik kwitansi tidak boleh asal sembarangan, oleh karena itu sebelum menulisnya terlebih dahulu anda mengetahui detail informasi transaksi. Jangan sampai anda kebingungan apa yang hendak anda tulis pada kwitansi tersebut bahkan tidak tahu transaksi apa yang sedang anda jalankan.
b. Gunakan bolpoin hitam untuk menulisnya, jangan anggap sepele penggunaan bolpoin pada kwitansi. Gunakan bolpoin hitam supaya tulisan lebih jelas dan resmi. Hindari penggunaan bolpoin berwarna.
24 c. Lengkapi tanda tangan dengan stempel dan materai, membubuhkan stempel perusahaan dan materai sangat berguna untuk menjamin keabsahan kwitansi. Biasanya, materai digunakan untuk transaksi besar, sedangkan untuk transaksi kecil tidak wajib untuk menggunakan materai.
d. Cantumkan semua informasi yang dibutuhkan, setelah anda mengetahui seluruh informasi dan data penting transaksi, maka anda dapat langsung mencantumkannya pada kwitansi sesuai dengan bagiannya. Pastikan menulisnya dengan benar dan sesuai.
e. Jangan membubuhkan tanda tangan pada kwitansi kosong, jangan sepelekan tanda tangan pada kwitansi karena dapat merugikan kita sendiri apabila ada yang menyalahgunakannya. Oleh karena itu, tulislah terlebih dahulu data transaksi yang telah anda lakukan, kemudian bubuhkan tanda tangan dan lengkapi dengan materai apabila diperlukan Tabel 3.6 berikut :
Gambar 3.6 Menulis kwitansi Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
7. Melakukan pendataan KK
25 Melakukan pendataan KK yang nantinya akan digunakan untuk melakukan validasi batuan sosial kepada keluarga yang memenuhi kriteria untuk mendapatkan bantuan sosial tersebut Tabel 3.7 berikut :
Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
8. Menulis setoran Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)
Kegiatan ini bertujuan untuk mengisi form bukti setoran pajak yang telah dibayar oleh masyarakat Desa Tanjung Punak Tabel 3.8 berikut:
Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
9. Memasukkan data Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
Gambar 3.7 Melakukan pendataan KK
Gambar 3.8 Menulis setorang pajak PBB
26
Gambar 3.10 Memasukkan data SPJ Gambar 3.9 Menginput data SPJ
Gambar 3.10 Membubuhi stempel pada dokumen
Mesasukkan data Surat Pertanggungjawaban (SPJ) merupakan salah satu kegiatan yang praktikan lakukan selama Kerja Praktek di Desa Tanjung Punak, Kecamatan Rupat Utara, Bengkalis. Dimana dalam penerapannya, salah satu fungsi dari kegiatan ini adalah untuk mengecek dan memasukkan data karyawan. Berikut ini adalah kegiatan Memasukkan data SPJ Tabel 3.9 berikut:
Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
10. Membubuhi stempel pada dokumen
Membubuhi stempel dokumen berfungsi sebagai pengesahanan pertanggungjawaban dan penguat dalam dokumen tersebut Tabel 3.10 berikut :
Sumber: Kantor Desa Tanjung Punak
27