Oleh :
Angelia Merdiyanti, M.M.
MANAJEMEN PERSEDIAAN
Definisi Persediaan
Persediaan adalah semua barang atau bahan yang diperlukan dalam proses produksi dan distribusi untuk diproses lebih lanjut atau dijual di mana merupakan investasi yang penting pada suatu perusahaan.
(Sundjaja, 2003)
Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang- barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam proses pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi
Fungsi Persediaan
1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang timbul dari konsumen.
2. Untuk menyesuaikan produksi dengan distribusi.
3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya produk.
4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga.
5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat.
6. Untuk menjaga keberlangsungan operasi dengan cara
"barang-dalam-proses“.
Tipe Persediaan
Ditinjau Dari Fungsinya
Fluktuation Stock: untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan dan untuk mengatasi jika terjadi kesalahan/
penyimpangan dalam perkiraan penjualan, waktu produksi atau pengirman barang.
Anticipation Stock: untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan, misalnya musim permintaan tinggi atau sukar memperoleh bahan baku.
Lot size Inventory: persediaan dalam jumlah besar yang melebihi kebutuhan saat itu. Hal ini untuk mendapatkan quantity discount dan penghematan biaya pengangkutan.
Pipeline Inventory: persediaan yang sedang dalam proses pengiriman dari tempat asal ke tempat di mana barang tersebut akan digunakan, yang dapat memakan waktu beberapa hari/minggu.
Tipe Persediaan
Ditinjau Dari Jenis dan Posisi Barang
Persediaan Bahan Mentah (Raw Materials)
yang telah dibeli, tetapi belum diproses.
Persediaan Bahan Pembantu atau Penolong (Supplies)
yaitu persediaan barang yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
Persediaan Barang Dalam Proses (Work in Process
Goods)
yang telah mengalami beberapa perubahan tetapi belum selesai.Tipe Persediaan
Ditinjau Dari Jenis dan Posisi Barang
Persediaan Komponen-komponen Rakitan (Purchase Parts/Components)
MRO (Maintenance/repair/operating) supplies merupa- kan persediaan yang dikhususkan untuk perlengkapan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi.
Persediaan Barang Jadi (Finished Goods),
termasuk dalam persediaan karena permintaan konsumen untuk jangka waktu tertentu mungkin tidak diketahui.Mengelola Persediaan
1.
Analisis ABC
Merupakan penerapan persediaan dengan menggunakan Prinsip Pareto, yaitu the critical few and the trivial many yang memfokuskan kepada persediaan yang critical (bernilai tinggi) daripada yang trivial (bernilai rendah)
Untuk menentukan nilai volume uang tahunan
dalam analisis ABC dengan cara mengukur
permintaan tahunan dari setiap butir persediaan
dikalikan dengan biaya per unit.
Analisis ABC membagi persediaan ke dalam 3 kelompok berdasarkan nilai volume tahunan dalam jumlah uang (annual money volume).
Kelas A: nilai volume uang yang tinggi, mewakili 70- 80% dari nilai total volume uang, meskipun jumlahnya sedikit (sekitar 15% dari jumlah persediaan)
Kelas B: Nilai volume uang yang menengah, mewakili sekitar 15-25% dari nilai total volume uang, dan sekitar 30% dari jumlah persediaan
Kelas C: Nilai volume uangnya rendah, hanya mewakili sekitar 5% dari nilai total volume uang, tetapi terdiri dari sekitar 55% dari jumlah persediaan.
Representasi Grafik dalam Analisis ABC
Contoh Analisis ABC:
Silicon Chips Inc., produsen chip DRAM superfast akan mengelompokkan 10 item inventori utamanya menggunakan analisis ABC
Mengelola Persediaan
2.
Pencatatan yang akurat
Record accuracy requires good incoming and outgoing record keeping as well as good security.
Accuracy can be maintained by either periodic or perpetual systems.
Periodic systems require regular (periodic) checks of inventory to determine quantity on hand.
Perpetual inventory tracks both receipts and subtractions from inventory on a continuing basis.
Stockrooms will have limited access, good housekeeping, and storage areas that hold fixed amounts of inventory.
Mengelola Persediaan
3.
Perhitungan Siklus (Cycle Counting)
Usaha membuat catatan persediaan yang akurat harus dilakukan dengan cara catatan atau arsip harus diverifikasi melalui pemeriksaan atau audit yang berkelanjutan. Audit seperti ini disebut perhitungan siklus.
• Perhitungan siklus menggunakan pengelompokkan persediaan yang dikembangkan melalui analisis ABC.
• Prosedur perhitungan siklus: item-item dihitung, rekaman catatan diverifikasi dan ketidakakuratan didokumentasikan secara periodik. Penyebab ketidak- akuratan dilacak dan tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan integritas sistem inventori
Contoh Perhitungan Siklus:
Cole’s Truck, Inc. adalah perusahaan pembuat truk sampah yang memiliki 5000 item di inventorinya.
Perusahaan ingin menetapkan seberapa banyak item yang dihitung siklusnya per hari?
Setelah mempekerjakan Matt Clark, perusahaan memiliki 500 item A, 1750 item B, dan 2750 item C. Kebijakan perusahaan adalah menghitung semua item A setiap bulan (setiap 20 hari kerja), semua item B setiap triwulan (60 hari kerja) dan semua item C setiap semester (120 hari kerja). Kemudian perusahaan mengalokasikan beberapa item untuk dihitung setiap hari.
Jawaban Perhitungan Siklus:
This daily audit of 77 items is much more efficient and accurate than conducting a massive inventory count once a year.
Keunggulan perhitungan siklus:
▪
Mengurangi kerusakan dan gangguan produksi yang dibutuhkan untuk inventori fisik tahunan
▪
Mengurangi penyesuaian inventori tahunan
▪
Melatih personel audit tentang keakuratan inventori
▪
Memungkinkan penyebab error/kerusakan dapat diidentifikasi dan tindakan koreksi dapat dilakukan
▪
Memelihara keakuratan rekaman catatan inventori
Mengelola Persediaan
4.
Pengendalian Persediaan Jasa
• Perusahaan yang bergerak di sektor jasa pada kenyataannya tetap memiliki persediaan.
• Persediaan yang tidak terpakai (dalam transit atau idle), nilainya menjadi hilang.
• Persediaan yang rusak, dicuri atau hilang sebelum dijual merupakan kerugian.
• Dalam ritel, persediaan yang belum ditemukan mulai dari saat penerimaan sampai waktu penjualan tiba disebut sebagai penyusutan.
• Penyusutan bisa terjadi karena kerusakan, pencurian, ataupun kecerobohan dalam pendokumentasian inventori.
Teknik yang diterapkan:
▪ Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik.
▪ Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang. Penerapannya misalkan dengan pemakaian barcode system yang dapat dirancang secara komputerisasi atau RFID.
▪ Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari fasilitas. Bisa dilakukan dengan barcode, garis magnetic maupun pengamatan langsung melalui kaca satu arah, video atau pengawasan oleh manusia.
Model Persediaan
Berdasarkan permintaannya:
Permintaan Independen dan Dependen
Model pengendalian persediaan mengasumsikan bahwa permintaan suatu produk bersifat dependen atau independen terhadap permintaan produk lainnya.
Misalnya: permintaan kulkas independent terhadap permintaan oven. Namun, permintaan komponen oven dependent terhadap persyaratan oven tersebut.
Model Persediaan
Berdasarkan biaya yang terkait dengan persediaan (biaya persediaan):
Biaya Penyimpanan (Holding cost, Carrying Cost), yaitu biaya-biaya yang berkaitan dengan penyimpanan atau penahanan (carrying) persediaan sepanjang waktu tertentu.
▪ Biaya ini mencakup biaya-biaya yang berkaitan dengan gudang, seperti sewa, administrasi, gaji pelaksana gudang, listrik, asuransi, penambahan staf, pembayaran bunga/biaya modal, kerusakan, dsb.
▪ Biaya tersebut adalah variable bila bervariasi dengan tingkat persediaan.
▪ Apabila biaya fasilitas penyimpanan (gudang) tetap, maka tidak dimasukkan dalam biaya penyimpanan per unit.
Model Persediaan
Biaya Pemesanan (Ordering Cost, Procurement Cost), yaitu biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan/barang sejak dari penetapan pemesanan sampai tersedianya barang di gudang.
▪ Biaya ini mencakup biaya-biaya: administrasi dan penempatan pesanan, pemilihan vendor/pemasok, formulir pemrosesan pesanan, tenaga para pekerja, pengepakan dan penimbangan, inspeksi dan penerimaan barang, pengiriman ke gudang dan bongkar muat, hutang lancar dsb.
▪ Biaya pemesanan tidak tergantung dari jumlah yang dipesan tetapi tergantung dari berapa kali pesanan dilakukan.
Model Persediaan
Biaya pemasangan (Setup Cost) adalah biaya-biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses untuk memproduksi pesanan.
▪ Biaya ini dapat diefisienkan apabila pemesanan dilakukan secara elektronik.
▪ Dalam banyak operasi, biaya pemasangan berhubungan erat dengan waktu pemasangan (setup time), yaitu waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan mesin atau proses untuk produksi.
Model Persediaan
Biaya kekurangan persediaan (Shortage Cost, Stockout Cost), yaitu biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu diperlukan.
Biaya ini pada dasarnya bukan biaya nyata, melainkan berupa biaya kehilangan kesempatan, antara lain semua biaya kesempatan yang timbul karena terhentinya proses produksi sebagai akibat tidak adanya bahan yang diproses, biaya administrasi tambahan, biaya tertundanya penerimaan keuntungan, dan biaya kehilangan pelanggan.
Tiga alternatif yang dapat terjadi karena kekurangan persediaan dalam perusahaan dagang terdapat, yaitu:
tertundanya penjualan,
kehilangan penjualan, dan
kehilangan pelanggan.
Model Persediaan
Untuk Permintaan Independen
Three inventory models that address two important questions ‘when to order’ and ‘how much to order’ are:
1.
Basic Economic Order Quantity (EOQ) model
2.
Production Order Quantity (POQ) model
3.
Quantity Discount model
The objective of most inventory models is to minimize total costs.
Model Persediaan
(Untuk Permintaan Independen)
1.
Model dasar Economic Order Quantity (EOQ)
An inventory-control technique that minimizes the total of ordering and holding costs.
Model Persediaan
(Untuk Permintaan Independen)
1.
Model dasar Economic Order Quantity (EOQ)
Berdasarkan pada beberapa asumsi, yaitu:
a) Pemintaan diketahui dan bersifat konstan
b) Lead time (waktu antara pemesanan dan penerimaan) diketahui dan konstan.
c) Permintaan diterima dengan segera.
d) Tidak ada diskon.
e) Biaya yang terjadi hanya biaya setup atau pemesanan diketahui dan bersifat konstan.
f) Tidak terjadi kehabisan stok.
Notasi yang digunakan:
Biaya pemesanan tahunan:
Biaya penyimpanan tahunan:
Jumlah pemesanan optimal :
Q = Jumlah barang setiap pemesanan
EOQ = Jumlah optimal barang per pemesanan (EOQ)
D = Permintaan tahunan barang persediaan (dalam unit) S = Biaya pemasangan atau pemesanan untuk setiap pesanan H = Biaya penahanan atau penyimpanan per unit per tahun
Jumlah pemesanan yang diharapkan:
Waktu antar pemesanan yang diharapkan:
Biaya total tahunan:
Costs as a Function of Order Quantity
Contoh Perhitungan EOQ:
Sharp Inc., a company that markets painless hypodermic needles to hospitals would like to reduce its inventory cost by determining the optimal number of hypodermic needles to obtain per order. If the annual demand is 1.000 units, the setup or ordering cost is $10 per order, and the holding cost per unit per year is
$0,50. What is its optimal order quantity (EOQ)?
If Sharp Inc. has 250-day working year, what are the number of orders (N) and the expected time between orders?
How much is the total cost?
2.
Model Production Order Quantity (POQ)
This model is applicable under two situations:
▪ When inventory continuously flows or builds up over a period of time after an order has been placed; or
▪ When units are produced and sold simultaneously.
Under these circumstances, we take into account daily production (or inventory-flow) rate and daily demand rate.
Model Persediaan
(Untuk Permintaan Independen)
Notasi yang digunakan:
Jumlah produksi/pemesanan optimal ketika persediaan diproduksi dan dikonsumsi bersamaan:
atau
Contoh Perhitungan POQ:
Nathan Manufacturing Inc., makes and sells specialty hubcaps for the retail automobile aftermarket. Nathan’s forecast for its wire-wheel hubcap is 1.000 units next year, with an average daily demand of 4 units. However, the production process is most efficient at 8 units per day. So the company produces 8 per day but uses only 4 per day. The company wants to solve for the optimum number units per order. (note: this plant schedule production of this hubcap only as needed, during the 250 days per year the shop operates).
The data of annual demand (D) is 1.000 units, setup cost (S) is
$10, holding cost (H) is $0,50 per unit per year, daily production rate (p) is 8 units daily, and daily demand rate (d) is 4 units daily.
Jawaban Perhitungan POQ:
Jumlah produksi/pemesanan optimal:
3. Model Quantity Discount merupakan pengurangan harga (P) untuk produk-produk ketika dibeli dalam jumlah besar.
Terdapat trade-off ketika mempertimbangkan diskon kuantitas, yaitu antara penurunan biaya produksi atau peningkatan biaya penahanan/
penyimpanan (holding cost)
Biaya total persediaan tahunan (dengan memasuk- kan biaya produk):
Model Persediaan
(Untuk Permintaan Independen)
Langkah-langkah perhitungan:
Menghitung jumlah pemesanan optimal.
di mana H = I x P
Jika jumlah pemesanan terlalu rendah, maka harus disesuaikan jumlah pesanan ke atas, yaitu ke jumlah terendah yang memungkinkan diperoleh potongan harga.
Dengan menggunakan rumus biaya total persediaan, hitung biaya total persediaan untuk tiap-tiap jumlah pemesanan (Q*)
Pilih jumlah pemesanan (Q*) dengan biaya total
persediaan terendah (jumlah pemesanan inilah yang akan
meminimalkan biaya total persediaan)
Contoh Perhitungan Quantity Discount:
Wohl’s discount store stocks toy race cars. Recently, the store has been given a quantity discount schedule for these cars. This quantity schedule was shown in Table below. Thus, the normal cost for the toy race cars is $5,00.
for orders between 1.000 and 1.999 units, the unit cost drops to
$4,80. for orders of 2000 or more units, the unit costs is only $4,75.
furthermore, ordering cost is $49,00 per order, annual demand is 5.000 race cars, and inventory carrying charge, as a percent of cost, I, is 20% or 0,2. what order quantity will minimize the total inventory cost?
Jawaban:
= DS/Q
= 5000.49/700
= 350
= QH/2
= 700(0.2x5)/2
= 350
= PD
= 5000.5
= 25000
Reorder Points
Simple inventory models assume that:
1. A firm will place an order when the inventory level for that particular item reaches zero;
and
2. It will receive the ordered items immediately.
Lead time
In purchasing systems, the time between placing an order and receiving it (delivery time);
In production systems, the wait, move, queue, setup, and run times for each component produced.
Reorder point (ROP)
The inventory level (point) at which action is taken to replenish the stocked item.
Safety stock (ss)
Stok ekstra untuk memungkin- kan permintaan tidak merata;
penyangga (a buffer).
The Reorder Point (ROP)
Q * is the optimum order quantity, and lead time represents the time between placing and receiving an order.
Titik pemesanan ulang (ROP):
The reorder point with safety stock
This equation for ROP assumes that demand during lead time and lead time itself are constant.
The demand per day, d , is found by dividing the annual demand, D, by the number of working days in a year:
Contoh:
An Apple store has a demand (D) for 8,000 iPhones per year. The firm operates a 250-day working year.
On average, delivery of an order takes 3 working days, but has been known to take as long as 4 days.
The store wants to calculate the reorder point without a safety stock and then with a one-day safety stock.
Jawaban:
Safety Stock
The amount of safety stock maintained depends on the cost of incurring a stockout and the cost of holding the extra inventory.
Biaya stockout tahunan:
Contoh:
DETERMINING SAFETY STOCK WITH PROBABILISTIC DEMAND AND CONSTANT LEAD TIME
David Rivera Optical has determined that its reorder point for eyeglass frames is 50 (d x L) units.
Its carrying cost per frame per year is
$5, and stockout (or lost sale) cost is
$40 per frame.
The store has experienced the following probability distribution for inventory demand during the lead time (reorder period).
The optimum number of order per year is 6.
How much safety stock should David Rivera keep on hand?
Jawaban:
The objective is to find the amount of safety stock that minimizes the sum of the additional inventory holding costs and stockout costs.
The annual holding cost is simply the holding cost per unit multiplied by the units added to the ROP.
For example: a safety stock of 20 frames, which implies that the new ROP with safety stock is 70 (=50+20), raises the annual carrying cost by $5*(20) = $100.
For any level of safety stock, stockout cost is the expected cost of stocking out.
We can compute it by multiplying the number of frames short (Demand – ROP) by the probability of demand at that level, by the stockout cost, by the number of times per year the stockout can occur (which in our case is the number of orders per year).
Then we add stockout costs for each possible stockout level for a given ROP.
Jawaban:
We begin by looking at zero safety stock. For this safety stock, a shortage of 10 frames will occur if demand is 60, and a shortage of 20 frames will occur if the demand is 70.
Thus the stockout costs for zero safety stock are:
The optical company now knows that a safety stock of 20 frames will be the most economical decision.
