M E M P E R C E P A T D A N M E N I N G K A T K A N A K U R A S I P E N G U J I A N D I M E N S I B O T O L S A A T I N C O M I N G D E N G A N C A R A K O N V E R S I M E T O D E I N P U T M A N U A L M E N J A D I D I G I T A L D I Q U A L I T Y
I N S P E C T O R P R O D U C T I O N U N I T J A K A R T A J E N I S G U G U S : F T - P R O V E
N A M A G U G U S : S O B AT C I D R O
P T P E R T A M I N A L U B R I C A N T S
3 P r i o r i t a s 2 Q C D S M 3 1
A P R I L , 2 0 2 1
FASILITATOR : AGUS SULISTIONO - 727497 - 51 KETUA TIM : MUHAMMAD RIFA’I - 39010094 - 29 ANGGOTA :
1. HABIB PERMANA PUTRA - M878-190880 - 25
2. IDA BAGUS PUTU SUBAGIA ARTHA - M878-179417 - 31 3. AGUS SAWALI- M878-179392 - 45
4. RIKI FIRMANSYAH - M878-188731 - 34
TEMA :
MEMPERCEPAT DAN MENINGKATKAN AKURASI PENGUJIAN DIMENSI BOTOL SAAT INCOMING DENGAN CARA KONVERSI METODE INPUT MANUAL MENJADI DIGITAL DI QUALITY INSPECTOR PRODUCTION UNIT JAKARTA
Masalah / Isu / Kejadian / Fakta :
Solusi / Perubahan Yang Dilakukan:
Faktor Penyebab Dominan
Kondisi Setelah Solusi / Perubahan Dilakukan:
1. Jumlah sampel material botol yang diuji saat kedatangan selama 2019 adalah yang terbanyak, yaitu 47.133 pcs, dengan jumlah populasi kedatangan 4.256 populasi.
2. Waktu uji sampel per populasi material botol adalah yang terlama, yaitu 52 menit.
3. Jumlah diversifikasi jenis uji botol yang terbanyak adalah uji dimensi.
4. Waktu uji untuk uji dimensi botol per populasi adalah yang terlama, yaitu 13 menit.
5. Pengujian dimensi botol masih dilakukan dengan ditulis manual, lumayan menyita waktu
Penyebab dominan dari masalah ini adalah karena belum ada mesin / metode transfer otomatis dari alat ke formulir uji.
Keadaan saat ini, data hasil pengujian dimensi botol harus diinput manual / ditulis manual oleh petugas QC ke formulir uji sehingga menyita banyak waktu pengujian botol secara total.
Mengganti cara input hasil pengujian dimensi botol dari ditulis manual menjadi transfer digital dari alat uji ke spreadsheet di laptop.
Q : Tidak ada lagi human error karena hasil uji ditransfer langsung dari alat ke formulir uji secara digital.
C : Biaya manhour pengujian turun dari Rp2.178.977 ke Rp670.455 (turun 69,2%).
D : Lama waktu uji turun hingga 42 menit per populasi botol (waktu uji dimensi menjadi 4 menit per populasi botol) / turun 69,2%.
S : -
M: Penggunaan alat transfer digital memberikan kesan profesional dan kerja cepat dengan skala likert 4,07 dari 5 (puas).
STANDARISASI
TKI No. C-134/PL2300/2019-S9 Rev.1 Q1 - Pengujian Material Botol Plastik Triple Layer.
TKPA No. D-029/PL2300/2020-S9 Rev.0 Digital Transmitter dan Receiver.
R I N G K A S A N R I S A L A H C I P
Solusi / Perubahan Yang Dilakukan Merupakan:
1 Invention Development Modifikasi
Solusi / Perubahan Yang Dihasilkan Dalam Bentuk:
1 Alat Metode Digital New Produk
x
POTENSI BAGI PERUSAHAAN
Komersial x Replikasi Paten
x
x x
PLAN
ST E P
1. Latar Belakang & Masalah Utama
Latar belakang Masalah / Isu / Kejadian / Fakta :
47,133
11,7778,733
4,1712,529 630 82 71 33 10 10 8 5 0
10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000
p cs
Material
Jumlah Sampel Material 2019
52 49 43 42 41 36 35 35
26 25 21 20 16
10 0 20 30 40 50 60
(m e n it)
Material
Waktu Uji per Populasi Kedatangan Feb-Des 2019
Jumlah populasi kedatangan botol = 4.256
Form Pengujian Incoming Botol per Populasi Kedatangan
Menulis manual, lumayan menyita waktu
1. Jumlah sampel material botol yang diuji saat kedatangan selama 2019 adalah yang terbanyak, yaitu 47.133 pcs, dengan jumlah populasi kedatangan 4.256 populasi.
2. Waktu uji sampel per populasi material botol adalah yang terlama, yaitu 52 menit.
3. Jumlah diversifikasi jenis uji botol yang terbanyak adalah uji dimensi.
4. Waktu uji untuk uji dimensi botol per populasi adalah yang terlama, yaitu 13 menit.
5. Pengujian dimensi botol masih dilakukan dengan ditulis manual, lumayan menyita waktu
PLAN
ST E P
1. Latar Belakang & Masalah Utama
Align dengan top tema holding yang mana : (ref halaman 2)
Grand strategy PT Pertamina Lubricants 2020 (Operation Excellence dan Digitalization).
KPI/RJPP/RKAP/SK dll terkait Isuue yang dibahas Hasil SWOT/RISK MATRIX
Identifikasi dan Keterlibatan Stakeholder Tema Yang Akan diselesaikan
Mempercepat dan meningkatkan akurasi pengujian dimensi botol saat incoming dengan cara konversi metode input manual menjadi transfer digital dari alat uji ke spreadsheet di laptop.
Sesuai dengan KPI Manager Quality Assurances tahun 2020 (KSI
/ Knowledge, Standardization, Innovation)
Sesuai grand strategy PT Pertamina Lubricants 2020 (Operation Excellence
dan Digitalization)
Panca Mutu Dampak Probability Severity Risk Level
Quality
Akurasi pengukuran berpotensi rendah karena human error (terdapat potensi kesalahan input hasil uji)
2 4 Serious
Cost
Biaya manhour yang lebih tinggi akan muncul akibat pengujian dimensi botol yang lama
3 2 Medium
Delivery Downtime produksi karena waktu pengujian
botol lama 3 4 High
Safety - - - -
Morale Bagian logistik dan produksi menganggap
proses pengujian botol lambat 1 1 Low
Stakeholder Klasifikasi Tingkat Keterlibatan
Skala Keterangan
BOD Internal Sedang Memberikan arahan dan grand starategy perusahaan
Fungsi General Affair Internal Sedang Mengetahui dan memberikan arahan Fungsi Production Internal Sedang Mengetahui dan memberikan masukan Manager QA Internal Tinggi Mengetahui, memberikan arahan, dan
persetujuan
Supplier Botol Eksternal Rendah Mengetahui dan memberikan masukan
ST E P
PLAN
2. Faktor Penyebab Dominan
List Lampiran
Tools : Fishbone/FMEA
Fishbone Issue Stratifikasi Akar Penyebab Issue Dominan
Faktor Akar Penyebab
Masalah Fakta & Evaluasi Analisa
Mesin
Belum ada mesin / metode transfer otomatis dari alat ke formulir uji
Pengukuran dimensi dilakukan secara manual, lalu input hasil pengukuran ditulis manual ke formulir uji sehingga terkesan dua kali kerja
Manusia
Petugas pengujian kurang
berpengalaman
Petugas QC incoming cukup berpengalaman, di mana masa kerjanya antara 1,5-10,5 tahun
Metode
Belum ada mesin / metode transfer otomatis dari alat ke formulir uji
Pengukuran dimensi dilakukan secara manual, lalu input hasil pengukuran ditulis manual ke formulir uji sehingga terkesan dua kali kerja
Spesifikasi mengatur hal tersebut
Spesifikasi mengatur bahwa item uji dimensi, visual, dan berat botol diukur per sampel dalam satu populasi kedatangan
Material - - -
Lingkungan
Ruang uji panas, kurang pencahayaan, alat tulis kurang memadai
Ruang uji dilengkapi dengan 2 buah AC, pencahayaan cukup, alat tulis selalu tersedia dan sangat memadai
Tidak Relevan
Jumlah Tahun
Gabungan Lama Uji
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 15,0 14,5 14,0 13,5 13,0 12,5 12,0
Scatter Jumlah Tahun Kerja Op vs Lama Uji Dimensi
Relevan
Tidak Relevan
Relevan
Relevan
R-Sq = 30,7%
R-Sq(adj) = 23,8%
R-Sq = 98,6%
R-Sq(adj) = 98,4%
PLAN
3. Solusi Terpilih
Design / Gambar Teknik/ Flow Proses/ Formula
Standard Design / Pengujian
Bill Of Quantity/ Material
Mekanisme transfer hasil pengujian dari alat uji ke laptop menggunakan transmitter dan receiver. Hasil pembacaan di alat uji dikirim melalui transmitter, lalu receiver yang tersambung dengan laptop menerima sinyal tersebut dan menerjemahkannya ke dalam spreadsheet yang sudah tersedia. Validasi menggunakan metode kalibrasi dan pengukuran akurasi-presisi menggunakan kurva distribusi normal.
No
. Jenis Barang Satuan Jumlah Harga Satuan Total Harga 1 Receiver pcs 1 Rp5.000.000 Rp5.000.000 2 Connecting
Cable pcs 1 Rp1.000.000 Rp1.000.000
3 Transmitter pcs 2 Rp2.000.000 Rp4.000.000 TOTAL Rp10.000.000
Akar Penyebab
Masalah
No. Alternatif Solusi Durasi Implement
asi
Kebutuha
n Biaya Kelebihan Kekurangan Cost-Benefit
Matrix Kesimpulan Belum ada
mesin / metode transfer otomatis dari alat ke formulir uji
1 Membuat alat yang dapat mentrasfer data hasil pengujian ke formulir uji
> 9 bulan > 10 juta 1. Lebih orisinil 2. Dapat disesuaikan dengan kondisi hardware / alat uji yang ada
Butuh effort yang lebih karena harus menyocokkan program yang ada di alat uji, serta transmitter dan receiver yang digunakan
High Cost - High Impact
Tidak Dipilih
2 Memakai alat yang dapat mentransfer data hasil pengujian ke formulir uji yang direkomendasika n oleh principal alat uji
< 3 bulan <= 10 juta 1.
Kompatibilitas baik 2. Lebih minim setting dan konfigurasi
1. Operating system butuh yang ter-update 2. Spesifikasi hardware yang dibutuhkan middle to high
Low Cost - High Impact
Dipilih
Spesifikasi mengatur hal tersebut
3 Mengubah spesifikasi agar pengujian dimensi botol tidak untuk semua sampel
< 3 bulan 0 Pengujian menjadi lebih cepat
1. Performance dimensi tidak dapat dikontrol secara sempurna
2. Dimensi adalah critical bagi mesin-mesin yang sudah presisi, jika ada penyimpangan dimensi yang tak tertangkap maka dapat mengakibatkan defect produk
Low Cost - Low Impact
Tidak Dipilih
Electrical diagram ada di lampiran 12.
Pihak Ketiga/ Workshop Fabrikasi/
Manufaktur
Fabrikasi alat bekerja sama dengan PT Kawan Lama Sejahtera selaku perwakilan principal alat uji (Mitutoyo) di Indonesia. Desain teknis tetap dari FTP Sobat Cidro, seperti:
1. Pemilihan opsi ekstensi file report (xls, pdf, txt, apps report).
2. Konfigurasi input ke spreadsheet (baris atau kolom).
3. Model input ke spreadsheet (satu per satu atau sekaligus).
4. Buzzer untuk pokayoke jika data tidak ter-transfer ke spreadsheet.
5. Hubungan transmitter dan receiver (manual atau wireless).
Analisa Risiko Desain
Analisa Ekonomi
Inovasi ini adalah temuan baru di level Pertamina
Lebih detil ada di lampiran 11.
Keyword: “metode input” dan
“transmitter” tidak muncul di kolom pencarian website
KOMET Supplier botol PTPL (PT Dinito) masih menguji secara manual
Kompetitor (PT Suryamas Gemilang Lubricants) masih menguji secara
manual
Kejadian Risiko Penyebab Gejala Dampak Faktor Positif Treatment
Sistem transmitter yang tidak
compatible dengan alat uji PLC tidak sinkron
Transmitter tidak dapat tune in dengan alat
Data hasil pengujian tidak dapat ditransfer ke spreadseheet di laptop
Engineer dari principal yang sama dengan alat uji yang digunakan
Usul ke engineer agar menggunakan transmitter yang paling compatibel dengan alat uji
Sistem receiver yang tidak dapat tersambung ke laptop
Connecting cable tidak compatible
Receiver tidak terbaca oleh laptop
Data hasil pengujian tidak dapat ditransfer ke spreadseheet di laptop
Engineer dari principal yang sama dengan alat uji yang digunakan
Usul ke engineer agar menggunakan connecting cable dan receiver yang paling compatibel dengan alat uji Sistem membutuhkan
operating system di komputer yang ter-update
Updating windows / operating system sudah sangat mudah
Update windows / operating system ke versi terbaru
Hardware laptop spesifikasinya rendah
Tersedia laptop idle dengan
spesifikasi High End (Core i5) Menggunakan laptop idle tersebut Ekstensi file untuk report
tidak compatible
Sistem membutuhkan update aplikasi untuk report
Data hasil uji tidak muncul di aplikasi untuk report
Data pengujian tidak otomatis ditransfer
Updating aplikasi untuk file report (misal MS Excel, Word, dll) sudah sangat mudah
Update aplikasi untuk report ke versi terbaru
ST E P
PLAN
4. Rencanakan Perbaikan
Tools : S-Curve
5W 2H + S-Curve Prediction Value Creation
Panca Mutu Dampak Sasaran Awal (SMART-C)
Quality
Akurasi pengukuran berpotensi rendah karena human error (terdapat potensi kesalahan input hasil uji)
Mengeliminasi human error untuk meningkatkan akurasi pengujian hingga 100%
Cost
Biaya manhour yang lebih tinggi akan muncul akibat pengujian dimensi botol yang lama
Menurunkan biaya manhour akibat pengujian dimensi botol yang lama sebanyak 50%
Delivery Downtime produksi karena waktu pengujian botol lama
Mengurangi lama waktu uji hingga menjadi 45 menit per populasi botol (waktu uji dimensi menjadi 6 menit per populasi botol)
Safety - -
Morale
Bagian logistik dan produksi menganggap proses pengujian botol lambat
Memberikan kesan profesional dan kerja cepat terhadap petugas uji dengan skala likert minimal 4 (dari 5)
DO
5. Pelaksanaan Perbaikan
List Lampiran
MoC dan analisa risiko teknis, operasional, HSSE di lampiran
3 & 4.
DO
5. Pelaksanaan Perbaikan
Validasi:
Kalibrasi alat oleh pihak eksternal (PT
Global Quality Indonesia)
223,2 222,8 222,4 222,0 221,6 221,2 220,8
LSL Target USL
Process Data
Sample N 20
StDev (Within) 0,196435 StDev (O v erall) 0,206226
LSL 220,5
Target 221,99
USL 223,5
Sample Mean 221,994
Potential (Within) C apability
C C pk 2,53 O v erall C apability
Pp 2,42
PPL 2,41 PPU 2,43 Ppk C p
2,41 C pm 2,44 2,55 C PL 2,54 C PU 2,56 C pk 2,54
O bserv ed Performance PPM < LSL 0,00 PPM > USL 0,00 PPM Total 0,00
Exp. Within Performance PPM < LSL 0,00 PPM > USL 0,00 PPM Total 0,00
Exp. O v erall Performance PPM < LSL 0,00 PPM > USL 0,00 PPM Total 0,00
Within Overall
Process Capability of Hasil Uji Tinggi Botol 1L IV
1. Akurasi: Cpk (Capability Indices) = 2,54
& 2,12 (>1,33) proses sangat bagus karena hampir keseluruhan data mendekati target.
2. Presisi: Cp (Capability Potensial) = 2,55 & 2,33 (>1,33) proses sangat bagus karena keseluruhan data masuk dalam batas spek.
Transmitter yang dipasang di alat uji
Connecting cable dan receiver yang dipasang di laptop
Trial & Error:
Height Gauge
Calliper
57,3 57,0 56,7 56,4 56,1 55,8 55,5
LSL Target USL
Process Data
Sample N 20
StDev(Within) 0,143244 StDev(O verall) 0,227554
LSL 55,5
Target 56,41
USL 57,5
Sample Mean 56,4095
Potential (Within) C apability
C C pk 2,12 O verall C apability
Pp 1,46
PPL 1,33 PPU 1,60 Ppk C p
1,33 C pm 1,35 2,33 C PL 2,12 C PU 2,54 C pk 2,12
O bserved Performance PPM < LSL 0,00 PPM > USL 0,00 PPM Total 0,00
Exp. Within Performance PPM < LSL 0,00 PPM > USL 0,00 PPM Total 0,00
Exp. O verall Performance PPM < LSL 32,10 PPM > USL 0,82 PPM Total 32,92
Within Overall
Process Capability of Hasil Uji Lebar Botol 1L IV
Before:
After:
Mounting Clip
Saat awal pemakaian, transmitter tidak rapih sehingga mengganggu proses
pengujian, kemudian di- improve dengan cara memasang mounting clip agar
lebih rapih
PUTAR VIDEO
ST E P
CHECK
6. Evaluasi Hasil
List Lampiran
Tools : Pareto
Panca
Mutu Dampak Sasaran Awal (SMART-C) Hasil Perbaikan Keterangan
Quality
Akurasi pengukuran berpotensi rendah karena human error (terdapat potensi kesalahan input hasil uji)
Mengeliminasi human error untuk meningkatkan akurasi pengujian hingga 100%
Tidak ada lagi human error karena hasil uji ditransfer langsung dari alat ke formulir uji secara digital
Tercapai 100%
Cost
Biaya manhour yang lebih tinggi akan muncul akibat pengujian dimensi botol yang lama
Menurunkan biaya manhour akibat pengujian dimensi botol yang lama sebanyak 50%
Biaya manhour pengujian turun dari Rp2.178.977 ke Rp670.455 (turun 69,2%)
Tercapai 138,4%
Delivery
Downtime produksi karena waktu pengujian botol lama
Mengurangi lama waktu uji hingga menjadi 45 menit per populasi botol (waktu uji dim`ensi menjadi 6 menit per populasi botol)
Lama waktu uji turun hingga 42 menit per populasi botol (waktu uji dimensi menjadi 4 menit per populasi botol) / turun 69,2%
Tercapai 150%
Safety - - - -
Morale
Bagian logistik dan produksi menganggap proses pengujian botol lambat
Memberikan kesan profesional dan kerja cepat terhadap petugas uji dengan skala likert minimal 4 (dari 5)
Penggunaan alat transfer digital memberikan kesan profesional dan kerja cepat dengan skala likert 4,07 dari 5 (puas)
Tercapai 101,7%
KONDISI SEBELUM PERBAIKAN KONDISI SETELAH PERBAIKAN
52 49
43 42 41
36 35 35
26 25
21 20 16
0 10 20 30 40 50 60
(m e n it)
Material
Waktu Uji per Populasi Kedatangan Feb-Des 2019
50 44 42 41 40 37 36 36
27 25 22 21 13 0
10 20 30 40 50 60
(m e n it)
Material
Waktu Uji per Populasi Kedatangan Mar-Des 2020
13 11
8 7
5 4 4
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0 2 4 6 8 10 12 14 16
% Ku m u latif
(m e n it)
Waktu Uji per Item Uji Botol per Populasi Jul-Des 2019
11
7 7
5 4 4 4
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
0 2 4 6 8 10 12 14 16
% K u m u latif
(m e n it )
Waktu Uji per Item Uji Botol per Populasi Mar-Okt 2020
Kondisi sebelum & Kondisi sesudah perbaikan sesuai panca mutu Hasil Pareto Penyebab Dominan – Setelah Perbaikan
No. Dampak yang Ditimbulkan
Mitigasi Dampak Negatif
Positif Negatif
1 Pengujian dimensi material botol lebih cepat dan akurat
Ada tendensi petugas uji hanya ingin menguji material botol saja karena sekarang ujinya menjadi lebih cepat dibanding menguji material lain
Memberikan pengarahan kepada operator dan training tambahan untuk pengujian material selain botol
2 Downtime mesin produksi akibat tunggu uji botol dapat diturunkan
Perawatan alat height gauge dan caliper menjadi lebih banyak dibandingkan dengan alat lainnya
Menerapkan 3 layer protokol perawatan alat: pemeliharaan bulanan, verifikasi bulanan, dan kalibrasi sekaligus perawatan tahunan 3
Tingkat akurasi data yang ditransfer ke dalam spreadsheet form uji material botol per sampel sama persis dengan nilai di alat uji
4 Tidak adanya human error pada input data dimensi material botol 5
Pencatatan data pada form uji dimensi botol menjadi otomatis (tidak lagi dicatat manual ke hardcopy form uji)
6
Manhour cost turun dan potential loss karena downtime mesin produksi dapat diminimalisasi
7 Pengujian terlihat sangat profesional 8 Pengetahuan petugas uji tentang
digitalisasi bertambah
Dampak Setelah Perbaikan & Mitigasinya
ST E P
CHECK
6. Evaluasi Hasil
List Lampiran
Tools : Pareto
52
42
Sebelum Sesudah
Delivery (menit/populasi)
10 (19,23%)
Target:
45
13
4
Sebelum Sesudah
Delivery (menit/uji dimensi)
9 (69,2%)
Target:
6
2,178,977
670,455
Sebelum Sesudah
Cost (Rp/bulan)
1.508.523 (69,2%) Target:
Turun 50%
2.79
4.07
Sebelum Sesudah
Morale (likert)
1,28 (45,8%)
Target:
4
Potential saving hingga 2,5 M, detil ada di lampiran 2, 16, 17.
Pengambilan data dan detil perhitungan ada di
lampiran 14 & 15
ACTION
7. Standarisasi
Penjelasan ada di lampiran 8.
• TKI No. C-134/PL2300/2019-S9 Rev.1 Q1 - Pengujian Material Botol Plastik Triple Layer
• TKPA No. D-029/PL2300/2020-S9 Rev.0 Digital Transmitter dan Receiver.
NOMER DAN NAMA STK HASIL PERBAIKAN
SHARING KNOWLEDGE
• Telah dilakukan sharing knowledge antar quality inspector production unit di lampiran 21 & 22.
• KOMET Webinar Pertamina di lampiran 23.
POTENSI REPLIKASI
POTENSI PATEN
Improvement ini dapat
direplikasi di Quality Inspector Production Unit Gresik dan Cilacap karena proses bisnisnya yang sama.
Rencana Replikasi
Durasi Implementa
si
Kebutuh
an Biaya Faktor Positif Kekuranga n
Cost-Benefit Matrix
