Nama : Achmad Burhana Alghifari NPM : 07.2021.1.03655
Mata Kuliah : Manajemen Proyek
Carilah contoh dari masing – masing alat perencanaan proyek, carilah:
a. Definisi
b. Langkah – langkah membuat alat perencanaan (buat dalam bentuk ber point) c. Carilah kelebihan dan kelemahan dari masing – masing alat perencanaan
proyek
d. Buat contoh gambarnya
e. Tuliskan juga sitasi dari artikel tersebut
Tugas dikerjakan dalam bentuk word dan dikumpulkan di classroom.
Jawaban a. Definisi
Alat perencanaan proyek adalah segala jenis instrumen, metode, atau software yang digunakan untuk merencanakan, mengelola, dan melacak proyek dari awal hingga akhir. Ini mencakup berbagai macam teknik dan alat yang membantu dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian proyek. Beberapa contoh alat perencanaan proyek meliputi:
1. Gantt Chart:
Diagram yang menunjukkan jadwal proyek berdasarkan waktu. Ini membantu dalam visualisasi tugas, jangka waktu, dan ketergantungan antar-tugas.
2. Pert Chart (Program Evaluation and Review Technique):
Diagram jaringan yang menunjukkan hubungan antara tugas dalam proyek. Ini membantu mengidentifikasi tugas kritis dan memperkirakan waktu paling cepat dan paling lambat untuk menyelesaikan proyek.
3. Work Breakdown Structure (WBS):
Struktur hierarkis yang memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
4. Critical Path Method (CPM):
Metode yang digunakan untuk menemukan jalur kritis dalam jaringan proyek. Jalur kritis adalah serangkaian tugas yang tidak boleh tertunda jika proyek harus diselesaikan tepat waktu.
5. Software Manajemen Proyek:
Seperti Microsoft Project, Trello, atau Asana, yang memungkinkan pengguna untuk membuat jadwal, mengelola tugas, menetapkan sumber daya, dan melacak kemajuan proyek.
6. Estimasi Biaya dan Sumber Daya:
Alat yang digunakan untuk menghitung biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
7. Risk Management Tools:
Seperti analisis SWOT, analisis probabilitas-dampak, dan matriks risiko, yang membantu mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mengelola risiko yang terkait dengan proyek.
Alat perencanaan proyek sangat penting dalam memastikan proyek berjalan sesuai rencana, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi.
b. Langkah – langkah membuat alat perencanaan proyek:
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam membuat alat perencanaan proyek:
1. Tentukan Tujuan Proyek:
Pahami dengan jelas apa yang ingin dicapai dengan proyek. Tentukan tujuan proyek, batasan, dan lingkupnya.
2. Identifikasi Pemangku Kepentingan (Stakeholders):
Kenali siapa yang terlibat dalam proyek dan apa kebutuhan serta harapan mereka terhadap proyek.
3. Rencanakan Lingkup Proyek (Scope Planning):
Tentukan ruang lingkup proyek dengan membuat Work Breakdown Structure (WBS). Pecahkan proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih terukur.
4. Identifikasi Ketergantungan antar-tugas:
Gunakan diagram PERT atau Gantt Chart untuk mengidentifikasi ketergantungan antar-tugas. Ini membantu dalam menentukan urutan tugas dan jadwal proyek.
5. Estimasi Waktu dan Sumber Daya:
Hitung berapa lama setiap tugas akan memakan waktu dan sumber daya apa yang dibutuhkan. Gunakan data historis jika tersedia, atau minta estimasi dari tim proyek.
6. Jadwal Proyek (Schedule Development):
Gunakan estimasi waktu dan ketergantungan antar-tugas untuk membuat jadwal proyek. Anda bisa menggunakan Gantt Chart atau perangkat lunak manajemen proyek.
7. Alokasi Sumber Daya:
Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas dan alokasikan sumber daya yang diperlukan (manusia, peralatan, anggaran).
8. Identifikasi Risiko:
Identifikasi risiko yang mungkin timbul selama proyek dan buatlah strategi untuk mengelolanya. Ini bisa melibatkan analisis SWOT, analisis probabilitas-dampak, dan lainnya.
9. Pembuatan Rencana Manajemen Risiko:
Buat rencana manajemen risiko yang mencakup langkah-langkah mitigasi dan respons terhadap risiko yang teridentifikasi.
10. Komunikasi dan Pelaporan:
Tetap komunikatif dengan tim proyek dan pemangku kepentingan lainnya. Tentukan frekuensi dan cara pelaporan kemajuan proyek.
11. Implementasi Alat Perencanaan:
Terapkan alat-alat perencanaan yang dipilih, seperti perangkat lunak manajemen proyek, formulir, dan template.
12. Monitor dan Kendalikan Proyek:
Pantau kemajuan proyek secara berkala. Bandingkan kemajuan aktual dengan rencana dan lakukan tindakan korektif jika diperlukan.
13. Evaluasi dan Pelajaran yang Didapat:
Setelah proyek selesai, evaluasi prosesnya. Identifikasi apa yang berhasil dan apa yang bisa ditingkatkan di masa depan.
Langkah-langkah ini membantu memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana, sumber daya teralokasi dengan baik, risiko terkelola, dan tujuan proyek tercapai.
c. Kelebihan dan kelemahan dari masing – masing alat perencanaan proyek.
Berikut adalah beberapa kelebihan dan kelemahan dari beberapa alat perencanaan proyek yang umum digunakan:
1. Gantt Chart:
Kelebihan:
Visualisasi yang Jelas:
Mudah dipahami dan memberikan gambaran visual tentang jadwal proyek.
Menunjukkan Ketergantungan Tugas:
Memperlihatkan hubungan antara tugas-tugas yang diperlukan.
Fleksibilitas:
Memungkinkan penyesuaian mudah jika ada perubahan dalam proyek.
Kelemahan:
Kesulitan dalam Menangani Proyek yang Kompleks:
Gantt chart dapat menjadi sulit dikelola untuk proyek-proyek yang sangat besar atau rumit.
Tidak Mampu Menunjukkan Jalur Kritis Secara Langsung:
Perlu analisis tambahan untuk menemukan jalur kritis.
Risiko Penjadwalan Siluman:
Tugas-tugas yang penting tetapi tidak terlihat bisa diabaikan.
2. PERT Chart:
Kelebihan:
Menyoroti Jalur Kritis:
Dapat dengan jelas menunjukkan jalur kritis dalam proyek.
Memperlihatkan Ketergantungan antar-tugas:
Memungkinkan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana tugas-tugas saling berhubungan.
Mendukung Pengambilan Keputusan:
Memungkinkan manajer proyek mengidentifikasi area-area yang paling penting dan perlu mendapat perhatian.
Kelemahan:
Kompleksitas:
Lebih rumit dibandingkan Gantt Chart dan memerlukan waktu lebih lama untuk dipahami.
Ketidakpastian Estimasi:
Bergantung pada estimasi waktu tugas, yang mungkin tidak selalu akurat.
Kesulitan Penyusunan:
Dibutuhkan keterampilan khusus untuk menyusun diagram PERT yang akurat.
3. Work Breakdown Structure (WBS):
Kelebihan:
Membantu Pengorganisasian:
Memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan terukur, memudahkan pengelolaan proyek.
Memungkinkan Pemahaman Mendalam tentang Lingkup Proyek:
Memperjelas apa yang perlu dilakukan.
Fleksibilitas:
Dapat disesuaikan dengan berbagai jenis proyek.
Kelemahan:
Memerlukan Waktu:
Membutuhkan waktu dan tenaga untuk menyusun WBS dengan baik.
Butuh Keterampilan Penyusunan yang Kuat:
Memerlukan kemampuan untuk mengidentifikasi dan menyusun tugas dengan benar.
Memerlukan Pemeliharaan:
Harus diperbarui secara berkala sesuai dengan perubahan dalam proyek.
Setiap alat perencanaan memiliki kelebihan dan kelemahannya sendiri.
Pemilihan alat tergantung pada kebutuhan, kompleksitas, dan karakteristik dari proyek yang sedang dikerjakan.
d. Buat Contoh Gambarnya
1. Di bawah ini adalah contoh gambar Gantt Chart untuk sebuah proyek fiktif pembangunan situs web sederhana:
Dalam contoh ini, setiap baris mewakili satu tugas atau fase dalam proyek.
Berikut adalah penjelasan untuk setiap kolom:
1. Task: Nama tugas atau fase.
2. Start Date: Tanggal mulai tugas.
3. Duration (Days): Durasi tugas dalam hari.
4. End Date: Tanggal selesai tugas (dihitung dari tanggal mulai dan durasi).
5. Assigned To: Orang yang bertanggung jawab atas tugas tersebut.
6. Progress: Kemajuan yang telah dicapai dalam persentase.
Dalam Gantt Chart, setiap bar menunjukkan jadwal dan durasi tugas. Lebar bar menunjukkan durasi tugas, sedangkan posisi horizontal menunjukkan kapan tugas dimulai dan berakhir. Warna atau pola bar sering digunakan untuk menunjukkan kemajuan tugas. Dengan cara ini, Gantt Chart memberikan pandangan yang jelas tentang jadwal dan kemajuan proyek secara keseluruhan.
2. Berikut adalah contoh gambar PERT Chart untuk proyek pembangunan situs web sederhana:
Dalam PERT Chart ini, setiap kotak mewakili satu tugas atau fase dalam proyek. Garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak menunjukkan hubungan antara tugas-tugas tersebut. Berikut adalah penjelasan singkat:
1. Requirements: Menentukan kebutuhan dan spesifikasi proyek.
2. Design: Mendesain tampilan dan layout situs web.
3. Front-end Coding: Membuat bagian depan situs web.
4. Back-end Coding: Membuat bagian belakang situs web, termasuk basis data dan logika server.
5. Testing: Menguji situs web untuk memastikan fungsionalitasnya.
6. Deployment: Menerapkan situs web ke server.
Dalam PERT Chart, panah menunjukkan arah aliran tugas, dan tidak ada panah mundur karena tidak ada tugas yang dapat dikerjakan sebelum tugas sebelumnya selesai. Dengan melihat PERT Chart, tim proyek dapat dengan mudah melihat hubungan antara tugas-tugas dan jalur kritis proyek, yang dalam contoh ini adalah dari Requirements ke Testing.
3. Berikut adalah contoh gambar Work Breakdown Structure (WBS) untuk proyek pembangunan situs web:
Dalam WBS ini, setiap item adalah tugas atau fase dari proyek pembangunan situs web. Struktur hierarkisnya memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih terukur. Berikut adalah penjelasan singkat untuk setiap level:
1. Situs Web: Proyek secara keseluruhan.
2. Analisis dan Perencanaan: Tahap analisis kebutuhan, penentuan spesifikasi, dan perencanaan proyek.
3. Desain: Pembuatan desain tampilan, logo, serta halaman-halaman utama dan detail.
4. Pengembangan: Pengembangan front-end dan back-end.
5. Pengembangan Front-end: Pembuatan struktur HTML & CSS serta implementasi responsif.
6. Pengembangan Back-end: Pembuatan database dan fungsionalitas server.
Pengujian: Tahap pengujian fungsionalitas dan responsif.
Peluncuran: Persiapan hosting, peluncuran situs web, dan pemeliharaan awal.
Dengan struktur seperti ini, tim proyek dapat dengan jelas melihat bagaimana proyek dibagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, memudahkan perencanaan, pengelolaan, dan pelacakan proyek.
