Analisis Penyebab Terjadinya Selisih Jumlah Persediaan Suku Cadang di Gudang Perusahaan Jasa Alat Berat

Analisis Penyebab Terjadinya Selisih Jumlah Persediaan Suku Cadang di Gudang Perusahaan Jasa Alat Berat

Muhaimin Albar^1*, Winarno²

1,2Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Singaperbangsa Karawang, Indonesia

*Koresponden email: muhaiminalbar9@gmail.com

Diterima: 8 Juni 2023 Disetujui: 12 Juli 2023

Abstract

This research is conducted in a heavy equipment service company that focuses on repairing and maintaining forklifts in Bekasi City. In the company's warehouse, there is a discrepancies issue of the real spare part inventory position compared to that of the information system. This condition enables to delay for repair and maintenance process. This study aims to analyze the factors that influence the occurrence of the inventory position discrepancies by using Root Cause Analysis method. The analysis results show that there are three factors that cause the problem. The first factor is method, which involves the lack of using a request form for spare parts and irregular inventory calculations. The second factor is human, which includes a lack of understanding of inventory control, suboptimal implementation of standard operating procedures, and a lack of understanding of warehouse layout. The final factor is material, which refers to an excessive number of spare parts in the warehouse, making it difficult for workers to find the required parts.

Keywords: warehouse, root cause analysis, fishbone diagram, stock difference

Abstrak

Penelitian ini dilakukan di perusahaan jasa alat berat yang berfokus pada jasa perbaikan dan perawatan forklift di Kota Bekasi. Pada gudang perusahaan tersebut memiliki suatu permasalahan selisih pada jumlah persediaan suku cadang dengan yang terdapat pada sistem informasi. Kondisi tersebut mengakibatkan keterlambatan dalam proses perbaikan dan perawatan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis apa saja yang mempengaruhi terjadinya selisih jumlah persediaan suku cadang dengan menggunakan metode Root Cause Analysis. Hasil analisis menunjukkan bahwa ada tiga faktor yang menyebabkan masalah tersebut.

Faktor pertama adalah metode yaitu pengeluaran suku cadang tidak menggunakan form permintaan barang dan tidak rutin dalam melakukan perhitungan persediaan. Faktor kedua adalah manusia yaitu kurangnya pemahaman mengenai inventory control, penerapan standar operasional prosedur yang kurang maksimal, dan kurangnya pemahaman mengenai tata letak gudang. Faktor terakhir adalah material yaitu suku cadang yang terlalu banyak di gudang sehingga pekerja kesulitan mencari suku cadang.

Kata Kunci: gudang, root cause analysis, diagram fishbone, selisih persediaan

1. Pendahuluan

Pada era ini, perkembangan industri seluruh dunia semakin dinamis dan juga modern yang dapat dilihat dari banyaknya industri yang bermunculan dimulai dari industri kecil hingga industri besar [1].

Tingginya persaingan di semua bidang industri di Indonesia menuntut perusahaan untuk melakukan tindakan perbaikan untuk mengoptimalkan seluruh bagian operasional perusahaan. Dimana perusahaan harus menerapkan perkembangan dari ilmu pengetahuan dan teknologi dan melaksanakan pengendalian ataupun pengembangan sehingga perusahaan mampu mencapai hasil yang optimal secara efektif dan efisien [2].

Salah satu bagian penting dalam upaya mengoptimalkan kinerja perusahaan adalah gudang. Gudang merupakan tempat persediaan disimpan untuk kebutuhan perusahaan. Gudang yang tersedia harus diatur dengan sebaik mungkin sehingga dapat menyimpan barang-barang yang akan disimpan dan mudah dikeluarkan [3]. Gudang mempunyai tiga proses utama yaitu proses penerimaan barang, proses penyimpanan barang, dan proses distribusi barang [4]. Pada kegiatan perindustrian kebutuhan gudang tentunya mempunyai peran yang relatif krusial dalam mendukung perusahaan berhasil dalam mencapai tujuannya, sebab pada gudang ini terjadi proses pengolahan input menjadi output [5]. Berhasil tidaknya suatu perusahaan dalam mempertahankan keberadaan perusahaan dapat dimulai dari sistem gudang itu sendiri dengan menaikkan efektivitas dan efisiensi secara maksimal pada gudang [6].

Perusahaan membutuhkan sistem manajemen yang optimal, salah satunya adalah sistem pergudangan. Sebab, sistem pergudangan yang kurang baik dapat mengakibatkan barang hilang, barang kadaluwarsa dan permasalahan lainnya yang pada akhirnya menurunkan pendapatan usaha [7]. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sistem penyimpanan yang baik untuk mendukung kelancaran siklus produksi dan aktivitas gudang.

Dalam proses pergudangan harus mempunyai sistem pergudangan yang optimal supaya mampu menunjang proses produksi maupun aktivitas-aktivitas pergudangan [8]. Fungsi penyimpanan adalah untuk mengoptimalkan penggunaan sumber-sumber yang terdapat di gudang untuk memenuhi kebutuhan pengguna pada hal ini mekanik, divisi perawatan, produksi juga pihak yg membutuhkan barang atau suku cadang [9].

Penelitian ini dilakukan di perusahaan jasa alat berat yang berfokus pada jasa perbaikan dan perawatan forklift di Kota Bekasi. Perusahaan tersebut mempunyai gudang yang berisikan suku cadang untuk digunakan dalam proses perbaikan dan perawatan forklift. Pada gudang perusahaan tersebut memiliki suatu permasalahan pada penyimpanan barang. Penyimpanan barang pada perusahaan ini mengalami selisih pada jumlah persediaan suku cadang pada gudang dengan yang terdapat pada sistem informasi sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam proses perbaikan dan perawatan. Sehingga perlu adanya proses identifikasi akar penyebab dan pemberian solusi mengenai permasalahan tersebut. Salah satu cara untuk menghindari terjadinya kejadian yang sama adalah dengan mengidentifikasi akar penyebab permasalahan tersebut. Dilihat dari persoalan di atas, tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis apa saja yang mempengaruhi terjadinya selisih jumlah persediaan suku cadang dengan menganalisis faktor-faktor penyebab permasalahan tersebut pada perusahaan ini menggunakan metode Root Cause Analysis.

2. Metode Penelitian

Dalam proses pengumpulan data, terdapat teknik yang dilakukan oleh penyusun yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi secara langsung kepada manajer dan admin gudang pada perusahaan tersebut.

Selain itu, pengumpulan data juga diambil dari persediaan suku cadang per bulan Mei 2022. Dalam penelitian ini digunakan metode Root Cause Analysis (RCA) dengan menggunakan teknik diagram fishbone. RCA merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan persoalan atau diskrepansi untuk memperoleh akar penyebab dari suatu permasalahan [10]. Menurut Rahmawati dkk. [11], tujuan dari RCA adalah menganalisis dan memahami “apa, bagaimana, dan mengapa” dari suatu kejadian untuk menyelesaikan dengan cara yang tepat dalam penanganan permasalahan mengenai “error” yang didapat pada proses analisa.

Salah satu teknik yang dapat dilakukan pada metode RCA adalah diagram fishbone. Teknik ini diperlukan untuk mengetahui semua kemungkinan penyebab dan menemukan penyebab aktual dari persoalan tersebut [12]. Diagram fishbone menjelaskan sumber penyebab utama yaitu manusia, metode, material, pengukuran, mesin, lingkungan, dan penyebab lainnya [13]. Penyebab permasalahan akan langsung dijabarkan hingga ke penyebab minor dengan menggunakan brainstorming [14].

Dalam penerapan metode RCA, terdapat beberapa tahapan yang perlu dilakukan yaitu [15]:

a. Mendefinisikan Masalah

Tahapan ini merupakan langkah pertama sebelum mencari akar dari penyebab permasalahan untuk memudahkan dalam tahapan selanjutnya.

b. Mengumpulkan Data

Setelah mengetahui masalah yang perlu diselesaikan, kemudian dilakukan proses pengumpulan data.

Pengumpulan data dapat dilakukan secara langsung (data primer) dan meninjau data yang telah tersedia (data sekunder). Data yang perlu diketahui di antaranya yaitu: Sudah berapa lama permasalahan tersebut muncul dan bagaimana dampak yang dirasakan setelah masalah itu terjadi.

c. Identifikasi Penyebab yang mungkin terjadi

Pada langkah ini, dilakukan identifikasi untuk menjelaskan peristiwa yang mengarah ke masalah, keadaan di mana itu terjadi, dan apakah terdapat masalah yang timbul secara bersamaan dengan masalah utama.

d. Identifikasi Akar Masalah

Selanjutnya adalah langkah yang perlu dikerjakan secara teliti. Untuk mengetahui akar masalah pada permasalahan dapat digunakan teknik seperti diagram fishbone dan 5 Why Analysis.

e. Ajukan dan Implementasikan Solusi

Setelah keempat tahap tersebut membuahkan hasil, langkah terakhir adalah memberikan solusi yang dapat dilakukan secara efektif untuk proses perbaikan pada suatu permasalahan.

3. Hasil dan Pembahasan Identifikasi Masalah

Saat proses pencarian suku cadang, ditemukan masalah yaitu jumlah suku cadang aktual tidak sesuai dengan yang terdapat pada sistem informasi. Akibat seringnya terjadi permasalahan mengakibatkan proses perbaikan forklift menjadi terlambat. Dengan permasalahan tersebut berdampak pada hasil dari perbaikan tersebut dan secara langsung menghambat keuntungan bagi perusahaan tersebut.

Pengumpulan Data

Berdasarkan hasil dari observasi, wawancara dan dokumentasi secara langsung pada gudang di perusahaan jasa alat berat. Gudang tersebut terdiri dari delapan rak yang memiliki lima tingkatan pada masing-masing rak seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. Gudang perusahaan Sumber: Peneliti (2023)

Gudang ini belum memiliki jadwal kegiatan perhitungan persediaan secara berkala. Selain itu, selama kegiatan observasi terdapat permasalahan yang terjadi pada gudang tersebut. Permasalahan yang terjadi seperti penempatan barang yang diletakkan di lantai seperti pada Gambar 2.

Gambar 2. Peletakan Suku cadang di lantai gudang Sumber: Peneliti (2023)

Dapat dilihat bahwa barang tersebut diletakkan di lantai yang membuat tidak rapi dan terkesan tidak bersih pada gudang khususnya bagian depan. Sama seperti bagian depan, pada bagian belakang gudang ini juga terdapat barang yang diletakkan di lantai dan juga barang tersebut tidak diberi tempat penyimpanan sehingga membuat bagian belakang gudang tersebut terlihat sempit dan kurang bersih.

Berikutnya peletakan di rak, banyak suku cadang yang diletakkan sembarangan dan tidak sesuai

persediaan menjadi lama. Selain itu, pada rak terdapat banyak bin box kosong dengan penyusunannya yang tidak sesuai ukurannya sehingga membuat bin box tersebut menjadi tidak rapi seperti pada Gambar 3.

Gambar 3. Bin Box Kosong Sumber: Peneliti (2023) Identifikasi Faktor Penyebab yang mungkin terjadi

Untuk mengetahui penyebab pasti dari suatu masalah, perlu adanya identifikasi penyebab awal untuk mempermudah dalam proses selanjutnya. Berdasarkan hasil dari pengumpulan data di atas, masalah selisih jumlah persediaan suku cadang muncul akibat faktor manusia yang lalai ketika bekerja membuat munculnya beberapa permasalahan seperti peletakan suku cadang yang salah. Selain itu, faktor material juga seperti suku cadang yang terlalu banyak juga menjadi penyebab permasalahan terjadi. Terakhir, faktor metode dalam gudang yang juga menjadi penyebab selisih jumlah persediaan suku cadang tersebut.

Identifikasi Akar Masalah

Setelah data yang dikumpulkan sudah lengkap, akan melakukan analisis untuk mengetahui faktor- faktor penyebab terjadinya perbedaan persediaan suku cadang dengan menggunakan diagram fishbone seperti pada Gambar 4.

Gambar 4. Diagram Fishbone Sumber: Peneliti (2023)

Pada Gambar 4 dijelaskan bahwa terdapat banyak faktor yang menjadi sumber terjadinya perbedaan persediaan suku cadang di gudang dengan sistem informasi. Didapatkan empat faktor penyebab yaitu Metode, Manusia, dan Material. Faktor tersebut harus segera dihilangkan untuk menciptakan sistem gudang yang optimal.

Metode Material

Manusia

Kurangnya pemahaman tentang

inventory control Peletakkan tidak sesuai ketentuan

Pengeluaran suku cadang tidak menggunakan form permintaan barang

Suku cadang menghilang dan rusak

Selisih Jumlah Persediaan Suku Cadang Suku cadang yang terlalu

banyak

Tidak rutin pemeriksaan spare part

Penerapan standar operasional prosedur kurang maksimal

Tidak rutin stock opname Tidak ada denah gudang

Kurangnya pemahaman terkait tata letak

Rekomendasi Solusi

Dalam menyelesaikan permasalahan di atas, perlu adanya perbaikan dan solusi untuk mengurangi faktor penyebab selisih persediaan suku cadang tersebut. Berikut ini merupakan rekomendasi solusi untuk menghilangkan permasalahan di atas yang dijelaskan pada Tabel 1.

Tabel 1. Rekomendasi Solusi

Faktor Sebab Akibat Rekomendasi

Metode Pengeluaran suku cadang tidak menggunakan form

permintaan barang

Pembuatan formulir permintaan barang

Tidak rutin melakukan kegiatan perhitungan

persediaan

Melakukan penjadwalan rutin untuk kegiatan perhitungan

persediaan Manusia Kurangnya pemahaman

mengenai inventory control

Tidak rutin dalam pemeriksaan suku cadang

Pemberian pelatihan mengenai inventory control Penerapan standar

operasional prosedur yang kurang maksimal

Peletakan tidak sesuai ketentuan rak

Pemberian edukasi dan solusi terkait standar operasional

prosedur Kurangnya pemahaman

mengenai tata letak gudang

Tidak ada denah gudang Pemberian edukasi mengenai tata letak gudang Material Suku cadang yang

terlalu banyak

Suku cadang menghilang dan rusak

Pemberian label untuk membedakan suku cadang

yang masih dipakai 4. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis serta pembahasan yang dilakukan dengan menggunakan metode Root Cause Analysis didapatkan bahwa terdapat empat faktor yang menjadi penyebab terjadinya selisih persediaan suku cadang pada gudang. Faktor pertama adalah metode yaitu pengeluaran suku cadang tidak menggunakan form permintaan barang dan tidak rutin dalam melakukan perhitungan persediaan. Faktor kedua adalah manusia yaitu kurangnya pemahaman mengenai inventory control, penerapan standar operasional prosedur yang kurang maksimal, dan kurangnya pemahaman mengenai tata letak gudang.

Faktor terakhir adalah material yaitu suku cadang yang terlalu banyak di gudang sehingga pekerja kesulitan mencari suku cadang.

5. Referensi

[1] H. Aulawi, D. Rahmawati, and R. A. I. Putri, “Strategi Pencapaian Keunggulan Bersaing Minuman Kemasan Lemon Menggunakan Metode Business Model Canvas & SWOT,” J. Kalibr., vol. 19, no.

2, pp. 146–151, 2022, doi: 10.33364/kalibrasi/v.19-2.1095.

[2] S. Wardani, I. B. Kharisma, and Y. R. Nurazis, “Upaya Reduksi Searching Time Dengan Metode 5S Pada Area Gudang Penyimpanan Barang Di PT URF,” J. Ilm. Teknol. Infomasi Terap., vol. 7, no. 2, pp. 108–113, 2021, doi: 10.33197/jitter.vol7.iss2.2021.534.

[3] A. Nokas, “Perbaikan Sistem Manajemen Pergudangan Rak Barang Jadi Pada PT. Hapete,” Jurnal Titra, vol. 7, no. 2, pp. 269–274, 2019.

[4] N. Yusuf and Y. Nursyanti, “Analisis Pergudangan di Bagian Gudang Barang Jadi (Finished goods) PT. Nipress Tbk Cileungsi Bogor,” J. Manaj. Ind. Dan Logistik, vol. 1, no. 1, pp. 7–13, 2017, doi:

10.30988/jmil.v1i1.3.

[5] M. Hudori, “Penerapan Kaizen untuk Mempermudah Pengambilan Barang pada Gudang Finished Goods,” Ind. Eng. J., vol. 6, no. 2, pp. 4–9, 2017.

[6] R. Lama, Suyamto, and Suharyoko, “Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada PT. Delta Merlin di Kabupaten Karanganyar,” J. Widya Ganecwara, vol. 11, no. 1, pp. 1–14, 2021.

[7] C. Makatengkeng, A. B. H. Jan, and J. S. B. Sumarauw, “Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada PT. Timur Laut Jaya Manado,” J. EMBA, vol. 7, no. 4, pp. 5912–5933, 2019.

[8] H. W. W. Pitoy, A. B. H. Jan, and J. S. B. Sumarauw, “Analisis Manajemen Pergudangan pada Gudang Paris Superstore Kotamobagu,” J. Ris. Ekon. Manajemen, Bisnis dan Akunt., vol. 8, no. 3, pp. 252–260, 2020.

[9] Syahruddin, “Analisis Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Selisih Jumlah Stok Suku Deskripsi Item Suku cadang Persentase Item Suku cadang yang tidak bermasalah Item Suku cadang yang terjadi selisih Stok Jumlah Item suku cadang,” J. Teknol. Terpadu, vol. 4, no. 1, pp. 42–47, 2016.

[10] Kuswardana, N. E. Mayangsari, and H. N. Amrullah “Analisis Penyebab Kecelakaan Kerja Menggunakan Metode RCA (Fishbone Diagram Method And 5 – Why Analysis) di PT . PAL Indonesia,” Conf. Saf. Eng. Its Appl., vol. 1. no. 1, pp. 141–146, 2017.

[11] D. Rahmawati, R. Suprihardjo, E. B. Santoso, R. P. Setiawan, K. Pradinie, and M. Yusuf,

“Penerapan Metode Rootcause Analysis (RCA) dalam Pengembangan Kawasan Wisata Cagar Budaya Kampung Kemasan, Gresik,” J. Penataan Ruang, vol. 11, no. 1, pp. 1–9, 2016, doi:

10.12962/j2716179x.v11i1.5211.

[12] Z. Nursyahbani, T. E. Sari, and Winarno, “Usulan Penurunan Kecacatan Piston Cup Forging Menggunakan Fishbone Diagram , FMEA dan 5W + 1H di Perusahaan Spare-part Kendaraan,” Go- Integratif: Jurnal Teknik Sistem dan Industri, vol. 04, no. 01, pp. 22–32, 2023.

[13] H. S. D. Hana, and S. A. Pamungkas “Perbaikan Selisih stock Gudang SMT Pada Sistem ERP Microsoft Dynamics AX Menggunakan Metode Fishbone,” Jurnal Jaring SainTek, vol. 2, no. 2, pp.

25–33, 2020. doi:10.31599/jaring-saintek.v2i2.328.

[14] Y. P. Dewi, and N. Sepadyati, “Perancangan Manajemen Persediaan serta Peningkatan Akurasi Stock pada Gudang,” Jurnal Titra, vol. 7, no. 2, pp. 407–412, 2019.

[15] I. S. Haq and M. A. Purba, “Kajian Penyebab Kerusakan Door Packing pada Tabung Sterilizer Menggunakan Metode Root Cause Analysis (RCA) di Sungai Kupang Mill,” J. Vokasi Teknol. Ind., vol. 2, no. 2, pp. 16–23, 2020, doi: 10.36870/jvti.v2i2.177.