164
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Distribusi Barang Dagang
Analysis and Design of Merchandise Distribution Management Information Systems
Akhsani Taqwiym1, Hafiz Irsyad2, Novan Wijaya3
1Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Sekayu
2Program Studi Informatika, Universitas Multi Data Palembang
3Program Studi Manajemen Informatika, Universitas Multi Data Palembang
E-mail: 1[email protected], 2[email protected], 3[email protected]
Abstrak
ANH merupakan usaha yang bergerak dibidang pendistribusian barang dengan model penjualan dan pembelian barang. Proses distribusi barang yang dijual merupakan barang yang dibeli dari beberapa supplier yang kemudian barang tersebut dikumpulkan dan dijual kembali. Dalam proses distribusi barang dilakukan secara manual dimulai dengan pencatatan permintaan kepada supplier dan pelanggan dengan media nota sebagai bukti transaksi. Proses dokumentasi pencatatan bukti transaksi sering terjadi kesalahan dokumentasi dikarenakan beberapa faktor antara lain, (1) kemungkinan penambahan ataupun pengurangan produk yang dipesan dikarenakan adanya perubahan pemesanan dan tidak terdokumentasi dengan baik pada nota. (2) pelanggan menghubungi kembali pihak ANH atau sebaliknya untuk mengkonfrimasi ketersediaan stok digudang secara realtime. Penyelesaian masalah yang terjadi di ANH dapat diselesaikan dengan sistem informasi manajemen yang baik dengan memanfaatkan teknologi.
Adapun perancangan yang di tujukan untuk menyelesaikan permasalahan ialah untuk mengurangi kesalahan didalam proses dokumentasi dengan menggunakan nota yang terkadang terjadi perubahan dilapangan, memproses pencatatan lebih cepat dan terintegrasi sehingga mengurangu resiko kesalahan dalam memberikan informasi barang digudang dan keslahan proses input permohonan pembelian. Metode pengembangan yang digunakan ialah metode iterasi (Iteration). Analisis permasalahan yang terjadi di ANH menggunakan analisis permasalahan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).
Kata kunci: SIM, Iterasi, Perancangan
Abstract
ANH is a business engaged in the distribution of goods with a model of selling and buying goods. The distribution process of goods sold is goods purchased from several suppliers which are then collected and resold. In the process of distributing goods, it is done manually, starting with recording requests to suppliers and customers with note media as proof of transactions. The documentation process for recording proof of transactions often results in documentation errors due to several factors, including, (1) the possibility of adding or reducing ordered products due to changes in orders and not properly documented on notes. (2) the customer contacts ANH again or vice versa to confirm stock availability in the warehouse in real time. Solving problems that occur at ANH can be solved with a good management information system by utilizing technology. The design aimed at solving the problem is to reduce errors in the documentation process by using notes that sometimes change in the field, processing records more quickly and integrated so as to reduce the risk of errors in providing information on goods in the warehouse and errors in the process of inputting purchase requests. The development method used is the iteration method. Analysis of the problems that occur in ANH uses the PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) framework problem analysis.
Keywords: SIM, Iteration, Design
165
1. PENDAHULUAN
Perkembangan kebutuhan informasi yang berimbang dengan masyarakat yang terbiasa menggunakan teknologi saat ini memberikan peluang yang baik, cepat, dan tepat sasaran dalam bidang penyebaran informasi. Didalam proses penyampaian informasi kepada masyarakat dibutuhkan bantuan pengetahuan dan teknologi yang dirancang, dianalisis dan direncanakan agar informasi yang ingin disampaikan tertata rapi dan sesuai dengan kebutuhan serta tujuan pemberi informasi [1]. Sistem informasi memiliki peranan yang penting didalam menyediakan informasi untuk penerima informasi dan yang membutuhkan informasi untuk mendukung dan mengambil keputusan yang bersifat internal dan external [2]. Kegiatan proses jual beli tentunya tidak terlepas dari kegiatan pendistribusian terlebih dahulu. Kebutuhan informasi yang dibutuhkan ialah dokumentasi pemasukan dan pengeluaran barang sehingga mudah di monitoring oleh pengampuh kepentingan.
ANH merupakan usaha yang bergerak dibidang pendistribusian barang dengan model penjualan dan pembelian barang yang umumnya dibutuhkan oleh masyarakat. Proses distribusi barang yang dijual merupakan barang yang dibeli dari beberapa supplier yang kemudian barang tersebut dikumpulkan pada usaha ANH. Kemudian barang tersebut di distribusikan kembali ke beberapa tempat yang menerima dan bekerjasama dengan ANH untuk melakukan proses jual beli. Dalam proses distribusi barang dilakukan secara manual dimulai dengan pencatatan permintaan kepada supplier dan pelanggan dengan media nota sebagai bukti transaksi [3].
Proses dokumentasi pencatatan bukti transaksi sering terjadi kesalahan dokumentasi dikarenakan beberapa faktor [4] antara lain, (1) kemungkinan penambahan ataupun pengurangan produk yang dipesan dikarenakan adanya perubahan pemesanan dan tidak terdokumentasi dengan baik pada nota. (2) pelanggan menghubungi kembali pihak ANH atau sebaliknya untuk mengkonfrimasi ketersediaan stok digudang secara realtime.
Prosedur sistem informasi manajemen yang berjalan di ANH dimulai dari pencatatan transaksi menggunakan buku besar dengan tujuan untuk mendapatkan informasi transaksi penjualan. Kegiatan proses pencatatan belum terintegrasi dengan teknologi sehingga nota yang terkumpul merupakan bukti yang dapat dijadikan landasan sebagai transaksi yang terjadi.
Seorang yang mencatat kegiatan tersebut merupakan admin yang mengelola data produsen atau pemasok barang yang dijual, data pelanggan yang bertransaksi, laporan keuangan, laporan transaksi, laporan untuk pemangku kepentingan. ANH juga memiliki pegawai yang membantu dalam proses jual beli, disebut sebagai sales. Sales mengelola barang yang dipesan oleh pelanggan kedalam buku pesanan yang kemudian diproses ke Admin yang kemudian dilanjutkan oleh admin dicatat sebagai arsip pada bagian sales. Pada bagian staff Gudang mengelola retur barang untuk mengembalikan barang yang rusak, kemudian barang keluar ini mencatat barang yang dijual, kemudian barang yang masuk Gudang, dan melakukan pengiriman barang ke konsumen yang telah melakukan pemesanan. Pemilik ANH menerima laporan yang diberikan dan melakukan keputusan dari laporan kegiatan yang terjadi di ANH untuk mengambil keputusan internal maupun external. Pada bagian keuangan memiliki pencatatan pendapatan dan pembelian yang berasal dari proses penjualan barang dicatat sebagai pendapatan sedangkan pengeluaran diperoleh dari transaksi pembeli barang dari produsen untuk ketersediaan barang digudnag.
Penyelesaian masalah yang terjadi di ANH dapat diselesaikan dengan sistem informasi manajemen yang baik dengan memanfaatkan teknologi. Adapun perancangan yang di tujukan untuk menyelesaikan permasalahan ialah untuk mengurangi kesalahan didalam proses dokumentasi dengan menggunakan nota yang terkadang terjadi perubahan dilapangan, memproses pencatatan lebih cepat dan terintegrasi sehingga mengurangu resiko kesalahan dalam memberikan informasi barang digudang dan kesalahan proses input permohonan pembelian.
ISSN: 1978-1520
166
2. METODE PENELITIAN
a. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan yang digunakan ialah metode iterasi (Iteration). Metode Iteratif merupakan metode yang mengkombinasikan proses-proses pada model air terjun dan iterative pada model protipe [5]. Adapun tahapan sebagai berikut: (1) Tahap perencanaan sistem, pada tahap ini merupakan mendefinisikan permasalahan yang ada untuk menentukan ruang lingkup, menentukan metodologi pengembangan aplikasi, dan melakukan pengumpulan data. (2) Tahap analisis sistem, pada tahap analisis digunakan analisis PIECES dan usecase diagram untuk mengidentifikasi permasalahan, dan menentukan solusi yang bersesuai dengan permasalahan. Dengan begitu, diperoleh permasalahan sistem beserta dengan solusinya untuk diimplementasikan kendala aplikasi yang akan dirancang sesuai kebutuhan perusahaan. (3) pada tahap perencanaan sistem ini dugunakan data flow diagram (DFD), Diagram konteks, dan Entity Relantioship Diagram (ERD) untuk merancang sebuah model sistem untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. (4) Tahap implementasi sistem, tahap ini melakukan perancangan sistem dari perancangan sistem [6].
b. Sistem Informasi Manajemen Bisnis
Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan sistem terpadu yang berfungsi untuk menyampaikan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional, manajerial dan pengambilan keputusan organisasi yang menggunakan software dan hardware, model manajemen, prosedur pedoman dan keputusan serta database [7].
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
a. Analisis Pembahasan
Dalam membuat analisis permasalahan yang terjadi di ANH menggunakan analisis permasalahan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) [8].
Tabel 1. Analisis Permasalahan Kerangka PIECES
PIECES Permasalahan
Performance - Membutuhkan waktu lama untuk mengetahui stok barang Information - Kesalahan pencatatan, membuat informasi tidak akurat
Economics - Masih menggunakan banyak kertas sehingga membuat perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih.
Control - Masih sering terjadi human error karena kesalahan pencatatan Efficiency - Masih secara manual seperti proses pemesanan dan stok barang
Service - Mengetahui stok barang kurang cepat
b. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan dari sistem yang akan dibuat dari kebutuhan yang telah didapatkan [9]. Adapun aktor yang terlibat dalam use case dibawah ini ada 4 aktor yaitu manajer, admin, sales, dan bagian Gudang. Analisis use case diagram dapat dilihat pada gambar Use Case Diagram.
167
Gambar 1. Use Case Diagram
c. Rancangan Proses
Pada rancangan proses ini digunakan Data Flow Diagram (DFD). DFD adalah representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (Input) dan keluaran (Output) [10].
i. Diagram Konteks
Diagram kontek merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. DFD dapat terlihat pada gambar 2. Diagram Konteks.
ISSN: 1978-1520
168
Gambar 2. Diagram Konteks
ii. Diagram Aliran Data
Diagram aliran data merupakan diagram yang membantu menyesuaikan hubungan antara subproses-subproses didalam suatu sistem [11]. Data Flow Diagram dapat dilihat pada gambar 3. Diagram Aliran Data.
169
Gambar 3. Diagram Aliran Data
d. Rancangan Data
Rancangan data digrambarkan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) [12]. ERD dapat dilihat pada gambar 4. Entity Relationship Diagram.
Gambar 4. Entity Relationship Diagram
ISSN: 1978-1520
170 e. Rancangan Program
i. Tampilan Utama
Rancangan halaman utama merupakan tampilan awal aplikasi yang menampilkan logo aplikasi dan identitas rancangan tampilan aplikasi [9]. Dapat terlihat pada gambar 5.
Rancangan tampilan utama.
Gambar 5. Rancangan Tampilan Utama
ii. Tampilan Login
Tampilan login merupakan rancangan yang digunakan sebagai verifikasi user sebelum login ke aplikasi. Adapun user diminta input data username dan password yang kemudian dilanjutkan dengan memilih tombol login, seperti yang tergambar pada gambar 6.
Rancangan tampilan login.
Gambar 6. Rancangan Tampilan Login
171 iii. Tampilan Admin
Rancangan tampilan admin merupakan tampilan yang dapat terlihat oleh admin setelah melakukan login sebagai admin. Adapun yang dapat dikelola oleh admin antara lain, Kelola supplier, Kelola barang masuk, Kelola barang keluar, Kelola pengguna, Kelola pesanan, Kelola stok barang, Kelola pelanggan, dan laporan. Rancangan tampilan admin dapat terlihat pada gambar.7 Rancangan tampilan admin.
Gambar 7. Rancangan Tampilan Admin
iv. Tampilan Kelola Supplier
Tampilan Kelola supplier merupakan tampilan yang dapat dilihat dan Kelola oleh admin, tampilan ini bertujuan sebagai data dokumentasi dari supplier yang bekerja sama dengan ANH. Seperti yang tergambar pada gambar 8. Rancangan tampilan kelola supplier
Gambar 8. Rancangan Tampilan Kelola Supplier
ISSN: 1978-1520
172 v. Tampilan Kelola Barang Masuk
Rancangan tampilan Kelola barang masuk merupakan dokumentasi yang dikelola oleh admin yang didokumentasikan dari nota yang masuk dan akan menjadi monitoring barang Gudang. Dapat terlihat pada gambar 9. Tampilan Kelola barang masuk. Rancangan tampilan Kelola barang keluar yang diolah oleh admin dan juga Gudang untuk memonitoring barang yang keluar dari Gudang dan transaksi yang terjadi akibat barang yang keluar dari Gudang. Seperti yang terlihat pada gambar 10. Rancangan Kelola barang keluar.
Gambar 9. Rancangan Tampilan Kelola Barang Masuk dan Kelola Barang Keluar
vi. Tampilan Kelola Pelanggan
Rancangan tampilan Kelola pelanggan merupakan tampilan yang dapat dilihat dan Kelola oleh admin, tampilan ini bertujuan sebagai data dokumentasi transaksi yang terjadi pada pelanggan.
vii. Tampilan Kelola Stok Barang
Rancangan tampilan Kelola stok barang merupakan tampilan yang memperlihatkan jumlah stok barang digudang.
viii. Tampilan Kelola Pesanan
Rancangan tampilan Kelola pesanan merupakan tampilan yang dikelola oleh admin untuk memonitoring kegiatan pesanan yang terjadi dan akan dicatat sebagai dokumentasi Kelola pesanan.
ix. Tampilan Kelola Laporan
Rancangan tampilan kelola laporan merupakan tampilan yang dikelola oleh admin yang kemudian dilaporkan kepada pengguna informasi. Adapun laporan yang dibutuhkan oleh pengguna informasi ialah laporan pelanggan, laporan barang masuk, laporan barang keluar, laporan stok barang.
173
KESIMPULAN DAN SARAN
Sistem informasi manajemen distribusi di ANH berdasarkan hasil analisis dan pembahasan diatas dapat disimpulkan sistem yang dibutuhkan untuk membantu kegiatan proses sistem informasi manajemen distribusi di ANH antara lain rancangan tampilan login, Kelola pelanggan, Kelola stok barang, Kelola penggguna dan membuat laporan. Adapun aktor yang dimiliki ialah admin, bagian Gudang, sales, pelanggan, dan manajer. Sehingga dengan fitur-fitur yang dirancang dapat mempermudah ANH dalam mengelola sistem informasi manajemen distribusi di ANH.
DAFTAR PUSTAKA
[1] R. M. Dewi and D. U. Mailasari, “Pengembangan Keterampilan Kolaborasi pada Anak Usia Dini melalui Permainan Tradisional,” ThufuLA J. Inov. Pendidik. Guru Raudhatul Athfal, Vol. 8, No. 2, pp. 220–235, 2020.
[2] J. Simarmata et al., Pengantar Manajemen Sistem Informasi, I. Medan: Yayasan Kita Menulis, 2020.
[3] Y. D. Kurniawan, H. R. P. Hartono, and Y. D. Christanti, “Implementasi Sistem Informasi Aplikasi Pencatatan Informasi Keuangan (Si Apik) Berdasarkan Sak Emkm pada Umkm Tapak Lawu Juuoos Kabupaten Magetan,” J. Inform. Dan Tekonologi Komput., Vol. 1, No. 3, pp. 29–46, 2021, doi: 10.55606/jitek.v1i3.182.
[4] D. Rejeki, “Analisis Sistem Pengendalian Intern Dalam Rangka Menjaga Aset Perusahaan dan Meningkatkan Efektivitas pada PT Dharmatama Megah Finance,” J.
Akunt. dan Bisnis Krisnadwipayana, Vol. 4, No. 2, pp. 1–10, 2017, doi:
10.35137/jabk.v4i2.118.
[5] A. Asfinoza, S. Puspasari, and H. Sunardi, “Sistem Informasi Penjualan Pupuk Berbasis Web pada PT. Sri Aneka Karyatama,” J. Media Infotama, Vol. 4, No. 1, pp. 1–6, 2018, doi: 10.37676/jmi.v14i1.472.
[6] M. Fernandy, K. R. Darmawan, and D. Y. Kristiyanto, “Comparison Analysis of Native Database Design with Object Oriented Design,” J. Dinda Data Sci. Inf. Technol. Data Anal., Vol. 3, No. 1, pp. 6–10, 2023, doi: 10.20895/dinda.v3i1.707.
[7] E. S. Negara et al., Negara, Edi Surya, Romindo Romindo, Rahman Tanjung, Nofitri Heriyani, Janner Simarmata, Jamaludin Jamaludin, Tri Andi Eka Putra, Eko Sudarmanto, Andriasan Sudarso, and Bonaraja Purba. Medan: Sistem Informasi Manajemen Bisnis, 2021.
[8] L. Nulhakim, N. Azizah, and M. T. Ajija, “Sistem Informasi Monitoring Inventory Dengan Analisa PIECES pada PT Care Spundbond,” in Seminar Nasional Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, 2018, pp. 480–485, doi: 10.30700/pss.v1i1.239.
[9] A. Taqwiym and N. WIjaya, “Perancangan Lowongan Kerja Online Berbasis Web pada PT ANH,” J. Ilm. Inform., Vol. 2, No. 1, pp. 112–116, 2017, doi:
doi.org/10.5281/jimi.v2i1.38.
ISSN: 1978-1520
174
[10] A. Sundari, W. Murti, and D. Meilantika, “Membangun Website PT. Pegadaian Cabang Baturaja Menggunakan PHP dan MYSQL,” J. Sist. Inf. Mahakarya, Vol. 3, No. 2, pp.
1–6, 2020.
[11] A. Budiman, L. S. Wahyuni, and S. Bantun, “Perancangan Sistem Informasi Pencarian dan Pemesanan Rumah Kos Berbasis Web (Studi Kasus: Kota Bandar Lampung),” J.
Tekno Kompak, Vol. 13, No. 2, pp. 24–30, 2019, doi: 10.33365/jtk.v13i2.356.
[12] N. K. Sumiari and P. Setyarini, “Perancangan Media Publikasi Kesenian Tari Bali Berbasis Web,” 2015.
