ANALISIS STRATEGI MANAJEMEN MENGGUNAKAN METODE SWOT PADA USAHA UMKM
(STUDI KASUS WARUNG KOPI SIMPANG)
MINI PROPOSAL
Oleh:
Mkhe Riski Cahyaningrum NIM. 23401009
PROGRAM SARJANA TERAPAN TEKNOLOGI REKAYASA LOGISTIK POLITEKNIK SINAR MAS BERAU COAL
2024
LEMBAR PERSETUJUAN MINI PROPOSAL
Mini Proposal dengan judul “ANALISIS STRATEGI MANAJEMEN MENGGUNAKAN METODE SWOT PADA USAHA UMKM (STUDI
KASUS WARUNG KOPI SIMPANG)” ini diajukan oleh:
Nama : Mkhe Riski Cahyaningrum
NIM : 23401009
Telah disetujui Dosen Pembimbing untuk menyelesaikan Tugas Tengah Semester Mata Kuliah Metode Penelitian Program Studi Teknologi Rekayasa Logistik.
Dosen Pembimbing I
Ir. Dewi Safitriani, S.T., M.Si. CSCA NIDN. 1122068502
Dosen Pembimbing II
Muhammad Noor Arridho, S.Kom., M.Kom.
NPK. 240074
Mengetahui, Ketua Program Studi Teknologi Rekayasa Logistik
Ir. Dewi Safitriani, S.T., M.Si. CSCA NIDN. 1122068502
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN MINI PROPOSAL...ii
DAFTAR ISI...iii
DAFTAR GAMBAR... iv
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR LAMPIRAN...vi
BAB I PENDAHULUAN...1
1.1 Latar Belakang...1
1.2 Rumusan Masalah... 2
1.3 Batasan Masalah...2
1.4 Tujuan Penelitian...3
1.5 Manfaat Penelitian...3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA...5
2.1 Persediaan... 5
2.2 Stock Opname...6
2.3 Audit Persediaan...7
2.4 Metode DMAIC...8
2.5 Penelitian Terdahulu...11
2.6 Kerangka Pemikiran...15
BAB III METODE PENELITIAN...17
3.1 Lokasi Penelitian...17
3.2 Waktu Penelitian...17
3.3 Jenis Penelitian...17
3.4 Teknik Pengambilan Data...17
3.5 Teknik Analisa Data...18
3.6 Diagram Alur Penelitian...19
DAFTAR PUSTAKA...20
LAMPIRAN...22
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Metode DMAIC...8
Gambar 2. 2 Alur SIPOC...9
Gambar 2. 3 Diagram Sebab Akibat (Fishbone)...10
Gambar 2. 4 Kerangka Pemikiran...16
Gambar 3. 1 Diagram Alur Penelitian...19
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Penelitian Terdahulu...11
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Dokumentasi dengan Narasumber (Dept. Marketing)...22
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Persediaan adalah salah satu aset paling berharga, terutama bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan penjualan. Menurut PSAK No.14, persediaan didefinisikan sebagai aset yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa, dalam proses produksi untuk penjualan tersebut, atau sebagai bahan atau perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Penelitian terdahulu (Rambitan et al., 2018) menyoroti pentingnya manajemen persediaan yang tepat untuk menentukan tingkat persediaan optimal.
Keakuratan pencatatan persediaan sangat penting untuk pelaporan keuangan, perencanaan perusahaan, dan evaluasi kinerja. Stock opname memastikan keakuratan catatan persediaan dengan menghitung dan mendokumentasikan persediaan fisik secara berkala untuk menyesuaikan saldo yang tercatat. Stock opname yang efektif mengurangi risiko ketidaksesuaian data (Zahra & Supriadi, 2021).
Audit persediaan, termasuk proses stock opname sebagai komponennya, memastikan keakuratan data dengan membandingkan persediaan fisik dengan catatan sistem. Proses ini harus dilakukan dengan teliti untuk menghindari kesalahan akibat barang yang terlewat. Jika ditemukan ketidaksesuaian stok, penyesuaian dilakukan pada catatan persediaan. Proses ini juga memeriksa kondisi barang untuk menentukan kelayakannya dikirim atau diproduksi. Menurut (Irnawati, 2018), stock opname membantu mencegah kerugian perusahaan akibat kesalahan perhitungan, mengatur mutasi keluar masuk stok, dan sebagai kontrol internal untuk menghindari ketidaksesuaian. Stock opname dilakukan secara berkala, baik bulanan maupun tahunan, untuk memantau persediaan secara akurat ( Sastrawangsa et al., 2021).
Tantangan dalam manajemen persediaan meliputi kompleksitas sistem, permintaan pasar yang dinamis, dan kesalahan manusia, yang menyebabkan ketidakefisienan dan kesalahan pencatatan. Stock opname yang tidak efektif dapat menyebabkan ketidakakuratan data, inefisiensi waktu, dan biaya operasional yang tinggi. Proses manual membutuhkan waktu lama dan berpotensi terjadi kesalahan signifikan yang mempengaruhi laporan keuangan dan pengambilan keputusan.
Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi stock opname, metode DMAIC ( Define, Measure, Analyze, Improve, Control) diusulkan. Pendekatan ini mengidentifikasi akar masalah dan meningkatkan kualitas proses (Annisa et al.,
2021). Studi ini bertujuan untuk menganalisis dan meminimalkan ketidakcocokan persediaan alat tulis di PT. Maria Nusa Media menggunakan pendekatan DMAIC.
Nusa Media Kompas, yang didirikan pada Desember 1994, awalnya beroperasi sebagai UD. Toko Nusa Media, sebuah perusahaan perdagangan umum yang menjual alat tulis dan perlengkapan sekolah. Pada tahun 2019, perusahaan ini terdaftar sebagai PT. Maria Nusa Media. PT. Maria Nusa Media menghadapi kendala dalam proses stock opname akibat jumlah item persediaan yang besar (sekitar 18.000 item dengan lebih dari 300 kategori) dan human error. Kesalahan dalam input data, seperti penggunaan barcode yang salah, mengakibatkan ketidaksesuaian antara data fisik dan sistem, sehingga hasil stock opname kurang akurat.
Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses stock opname di gudang utama PT. Maria Nusa Media dengan menggunakan metode DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).
Metode DMAIC dipilih karena kerangka kerjanya yang terstruktur dan berbasis data, yang memungkinkan identifikasi akar masalah dan penentuan solusi perbaikan untuk meminimalisir ketidaksesuaian antara data fisik dan sistem dalam stock opname bulanan. Penelitian ini akan difokuskan pada gudang utama PT.
Maria Nusa Media dan bertujuan untuk meminimalisir jumlah ketidaksesuaian yang dialami perusahaan setiap bulannya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, peneliti mencoba merumuskan masalah agar penelitian yang dilakukan lebih terarah dan mencapai hasil yang diharapkan. Adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana penerapan metode DMAIC dalam proses stock opname di PT.
Maria Nusa Media?
2. Apa saja faktor penyebab ketidaksesuaian antara sistem inventory dengan barang aktual di PT. Maria Nusa Media, berdasarkan metode DMAIC?
3. Bagaimana upaya yang dapat dilakukan untuk meminimalisasi ketidaksesu aian antara sistem inventory dengan barang aktual di PT. Maria Nusa Medi a, menggunakan metode DMAIC?
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan topik penelitian dapat terfokus dan terarah pada tujuan yang ingin dicapai, maka dilakukan pembatasan masalah meliputi:
1. Lingkup permasalahan dalam penelitian ini hanya terfokus pada proses stock opname, tanpa meliputi aspek persediaan lain seperti pencatatan, pengeluaran, pengisian stok, dan lain-lain.
2. Penelitian ini dilakukan di PT. Maria Nusa Media, yang beralamat di Jl. Al Bina Atas, Tj. Redeb, Kec. Tj. Redeb, Kabupaten Berau, Kalimantan Timur 77315.
3. Penelitian dilaksanakan pada tanggal 30 Oktober 2024.
4. Penelitian ini menggunakan metode DMAIC sebagai kerangka analisis dan peningkatan proses stock opname. Analisis akar penyebab masalah akan difokuskan pada pendekatan Diagram Ishikawa (Fishbone).
5. Penelitian ini berfokus pada akar permasalahan yang berkaitan dengan human error dan masalah sistem yang terjadi dalam proses stock opname.
6. Penelitian ini hanya akan melibatkan karyawan yang terlibat langsung dalam proses stock opname, tanpa melibatkan manajemen atau pihak eksternal lainnya. Partisipan yang akan diwawancarai adalah salah satu staff departemen marketing PT. Maria Nusa Media, yaitu Suryanti.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari pemecahan masalah terhadap penelitian yang dilakukan antara lain:
1. Untuk mengetahui proses stock opname yang berjalan di PT. Maria Nusa Media
2. Untuk mengetahui faktor penyebab ketidaksesuaian Stock opname antara sistem inventory dengan aktual barang di PT. Maria Nusa Media
3. Untuk mengetahui upaya untuk meminimalisasi ketidaksesuaian sistem inventory dengan aktual barang di PT. Maria Nusa Media
1.5 Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan
Penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi proses stock opname , mengurangi waktu dan biaya operasional, serta meningkatkan akurasi data persediaan sehingga meminimalisir kesalahan dan kerugian. Selain itu, hasil penelitian dapat digunakan untuk merumuskan strategi dan prosedur baru yang lebih efektif dalam manajemen persediaan, serta memperkuat sistem audit internal untuk memenuhi standar akuntansi dan kepatuhan yang diperlukan.
2. Bagi Pembaca
Penelitian ini memberikan pengetahuan teoritis dan wawasan praktis tentang tantangan dan solusi dalam proses stock opname, serta dapat dijadikan referensi untuk studi lebih lanjut di bidang manajemen persediaan dan audit.
3. Bagi Penulis
Penelitian ini menjadi sarana untuk mengembangkan keahlian dan keterampilan dalam analisis, pengumpulan data, dan penulisan laporan, serta membuka peluang untuk menjalin jaringan dan kolaborasi dengan pihak-pihak di industri. Dengan demikian, penelitian ini diharapkan memberikan kontribusi yang signifikan bagi semua pihak yang terlibat.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Persediaan
Gudang berfungsi sebagai tempat menyimpan barang dan sangat penting dalam kegiatan operasional perusahaan untuk menjaga persediaan (Simon B.
Saitama Purba & Endang Pudji Widjajati, 2024). Berdasarkan pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 14, persediaan adalah aset yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa, dalam proses produksi penjualan tersebut atau dalam bentuk bahan atau dalam bentuk perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pembelian jasa. Persediaan perlu disimpan sementara di gudang karena proses penawaran dan permintaan tidak seimbang. Fungsi persediaan antara lain:
a. Fungsi Decoupling
Keinginan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan klien secara independen dari pemasok.
b. Fungsi Ukuran Lot Secara Ekonomi
Karena perusahaan membeli membeli lebih banyak barang daripada harga yang dibebankan oleh gudang (investasi, biaya sewa, risiko, dll), ukuran yang ditetapkan ini perlu memperhitungkan biaya transportasi yang lebih rendah, serta penghematan atau diskon pembelian.
c. Fungsi Prediction
Dimungkinkan untuk memprediksi apakah suatu perusahaan akan mengalami naik turunnya permintaan klien berdasarkan pengalaman atau keahlian sebelumnya.
Terdapat dua metode dalam mencatat transaksi-transaksi yang mempengaruhi nilai persediaan sebagai berikut:
a. Metode Fisik/ Periodik
Pembelian persediaan didokumentasikan dalam akun pembelian, bukan di akun persediaan. Harga pokok penjualan dan nilai sisa persediaan dihitung menggunakan hasil perhitungan fisik persediaan yang dilakukan pada akhir kuartal (Dwisabela et al. 2022).
b. Metode Perpetual
Digunakan untuk melacak jumlah saldo persediaan di gudang secara terus menerus tanpa perlu menghitung secara fisik, mencatat transaksi penjualan dan pembelian barang secara terus menerus, dan menghitung nilai persediaan pada waktu tertentu untuk menghitung harga pokok penjualan untuk setiap transaksi penjualan. Sistem ini sering digunakan oleh
perusahaan dagang yang ingin mengetahui nilai persediaan setiap saat sekaligus untuk menentukan beban pokok penjualan dari suatu transaksi penjualan barang dagang tertentu.
2.2 Stock Opname
Stock Opname merupakan kebiasaan di gudang dan fasilitas penyimpanan untuk melakukan pemeriksaan fisik terhadap barang persediaan, sebelum memasukkan data ke dalam sistem persediaan yang terkomputerisasi (Marisya et al., 2024). Biasanya setiap perusahaan melakukan stock opname memiliki periode - periode tertentu sesuai dengan kebijakan perusahaan. Persediaan penting untuk melakukan pengendalian, sehingga perusahaan dapat melacak dan mengetahui aset yang dimilikinya (Telaumbanua et al., 2023).
Selisih stock opname umumnya disebabkan faktor kurang hati-hati dalam pembukuan atau adanya pencurian persediaan barang. Setiap barang yang diterima harus dibuatkan bukti penerimaanya dan dicatat dalam kartu stok. Demikian pula untuk setiap pengeluaran, harus dibuat bukti pengeluaran dan dimasukkan ke dalam kartu stok untuk mencegah kesalahan pencatatan pembukuan dan pencurian persediaan barang.
Untuk tahap pelaksanaan perhitungan stock opname ini, artinya perusahaan menjalankan stock opname secara rutin. Adapun tahap pelaksanaannya yaitu sebagai berikut (Annisa et al., 2021):
a. Tahap Persiapan
Accounting bertugas dan tanggung jawab dalam mempersiapkan peralatan untuk pemeriksaan stock opname, persiapan dokumen administrasinya baik manual maupun yang terkomputerisasi.
b. Tahap Pelaksanaan
Ketika barang datang, kepala gudang secara manual menghitung jumlah persediaan yang ada berdasarkan nama barang, kode, dan merek. Kepala bagian gudang wajib melakukan peninjauan ulang apabila ditemukan ketidaksesuaian antara barang dengan data pada saat pelaksanaan stock opname. Dengan begitu hasilnya bisa langsung diserahkan ke bagian admin untuk dimasukkan atau di input.
c. Tahap Penyelesaian
Tugas-tugas berikut diselesaikan oleh accounting selama langkah terakhir pelaksanaan stock opname:
Laporan hasil stock opname harus dibuat.
Setiap perbedaan antara hasil fisik dan catatan administrasi gudang harus dicatat.
Entri data, baik secara komputerisasi maupun manual harus dilakukan ke dalam sistem administrasi gudang dan dilaporkan kepada manajemen perusahaan.
Menghasilkan hasil pemeriksaan persediaan.
Menghitung persediaan fisik disebut juga dengan stock opname.
Penyelenggaraan stock opname berfungsi untuk memverifikasi kebenaran pencatatan pembukuan. Keakuratan pencatatan dalam pembukuan persediaan dapat diketahui dengan melakukan stock opname. Besar kemungkinannya terdapat transaksi atau bahkan kejadian yang berkaitan dengan persediaan yang belum terdokumentasikan apabila terdapat ketidaksesuaian antara pencatatan dalam pembukuan dengan pencatatan stok barang. Jika yang ditemukan selisih kurang biasanya ada dua kemungkinan yaitu, mencatat kekurangan tersebut dalam jurnal penyesuaian dan membebankan biaya kepada perusahaan atas kekurangan tersebut (Jeremi & Herwanto, 2021).
2.3 Audit Persediaan
Audit persediaan diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan membuat dan mengikuti prosedur persediaan dengan benar, serta untuk mengurangi risiko seperti risiko kecurangan dan kerugian (Syakira & Aisyaturrahmi, 2022).
Audit persediaan melibatkan berbagai prosedur untuk memastikan bahwa persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangan adalah akurat, lengkap, dan dapat diandalkan. Auditor melakukan prosedur audit, seperti pemeriksaan fisik, pengujian harga, dan penilaian risiko. Pemeriksaan fisik (stock opname) mencakup penghitungan langsung barang di gudang dan membandingkannya dengan catatan perusahaan. Pengujian harga melibatkan verifikasi bahwa harga yang digunakan untuk menilai persediaan sesuai dengan metode penilaian yang dipilih dan konsisten dengan kebijakan perusahaan.
Audit persediaan juga mencakup evaluasi atas penurunan nilai persediaan.
Jika nilai pasar - pasar persediaan lebih rendah dari biaya perolehannya, perusahaan harus mencatat penurunan nilai tersebut sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Auditor akan menilai apakah penurunan nilai telah diidentifikasi dan dicatat dengan benar. Dengan melakukan audit persediaan secara menyeluruh, auditor membantu memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan memberikan gambaran yang benar dan wajar tentang kondisi keuangan dan kinerja perusahaan, khususnya terkait dengan persediaan. Hal ini penting untuk menjaga kepercayaan investor, kreditor, dan pemangku kepentingan lainnya terhadap laporan keuangan perusahaan.
(A. Arens et al., 2012) menguraikan tahapan proses audit persediaan yang komprehensif, yang terdiri dari enam langkah penting, yaitu penerimaan klien,
perencanaan audit, auditor harus menilai risiko salah saji material, mengembangkan tanggapan risiko, melakukan tanggapan risiko, dan kesimpulan dan pelaporan
2.4 Metode DMAIC
Metode DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) merupakan suatu proses yang bertujuan untuk melakukan peningkatan terus menerus sampai target Six Sigma (Nasution, 2015). Lima langkah yang harus dilakukan saat melakukan metode DMAIC adalah define, measure, analyze, improve, control masing-masing langkah pada metode DMAIC memiliki pengertian sendiri dan alat bantunya sendiri. Langkah – langkah metode DMAIC dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2. 1 Metode DMAIC 2.4.1 Define
Langkah awal dalam pelaksanaan metode Six Sigma adalah proses define, dimana manajemen perusahaan harus mengidentifikasi secara jelas problem yang dihadapi. Manajemen harus memetakan proses kegiatan guna memahami dan melokalisir masalah. Kedua, memilih alternatif tindakan untuk memecahkan masalah. Ketiga, perusahaan merumuskan tolak ukur atau parameter keberhasilan proyek yang dipilih mengingat luasnya ruang lingkup, tingkat penyelesaian masalah sebagai sasaran yang ditargetkan, tersedianya perlengkapan, tenaga pelaksana, waktu dan biaya.
Menurut M. Nur Nasution (2015:153), tujuan define adalah untuk mengidentifikasi produk atau proses yang akan diperbaiki dam menentukan sumber-sumber apa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek. Sebelum menentukan dan melangkah ke proses define, terlebih dahulu menentukan potential project yang layak dilakukan. Kemudian menelaah lebih lanjut tentang permasalahan yang terjadi diperusahaan dalam tahap define menggunakan SIPOC diagram dapat dilihat pada gambar 2.2.
Gambar 2. 2 Alur SIPOC Tahapan SIPOC adalah :
a. Supplier adalah sekelompok atau orang yang memberikan berupa informasi maupun material kepada proses. Jika beberapa proses terdiri dari sub proses sebelumnya dianggap pemasok internal perusahaan.
b. Input adalah segala sesuatu yang diberikan supplier kepada process.
c. Process adalah sekumpulan langkah-langkah yang mentransformasikan dan menambah nilai input.
d. Output adalah produk barang atau jasa dari suatu proses. Supplier Input Process Output
e. Customer adalah sekelompok orang maupun sub pross yang menerima output. Jika suatu proses terdiri dari beberapa sub proses, maka sub proses s esudahnya dapat dianggap sebagai pelanggan internal.
2.4.2 Measure
Measure merupakan tindak lanjut logis terhadap langkah define dan merupakan sebuah jembatan untuk langkah berikutnya. Menurut (Pete dan Holpp : 2002) langkah measure mempunyai dua sasaran utama yaitu :
1. Mendapatkan data untuk memvalidasi dan mengkualifikasikan masalah dan peluang. Biasanya ini merupakan informasi kritis untuk memperbaiki dan melengkapi anggaran dasar proyek yang pertama.
2. Mulai menyentuh fakta dan angka-angka yang memberikan petunjuk - petunjuk tentang akar masalah.
2.4.3 Analyze
Analyze merupakan langkah operasional yang ketiga dalam program peningkatan kualitas six sigma. Pada tahap ini dilakukan beberapa hal, diantaranya adalah menentukan prioritas perbaikan, mengidentifikasi sumber -sumber dan akar penyebab kegagalan dari suatu proses. Terdapat sejumlah alat bantu yang digunakan dalam tahap ini, yaitu fishbone diagram.
Diagram sebab akibat ini dapat menunjukkan sumber-sumber dan akar penyebab permasalahan. Fishbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau masalah dan menganalisis masalah tersebut. Diagram ini digunakan untuk desain produk dan mencegah terjadinya defect, dengan menganalisis dan menetapkan faktor penyebab yang paling berpengaruh dalam terjadinya defect. Permasalahan yang akan diperbaiki diletakkan pada “kepala ikan”
terbesar dalam diagram mewakili kategori penyebab utama. Diagram Fishbone dapat dilihat pada gambar 2. 3.
Gambar 2. 3 Diagram Sebab Akibat (Fishbone)
Menurut Arini T. Soemohadiwidjojo (2017: 45) secara umum kategori - kategori pada diagram fishbone terdiri sebagai berikut:
a) People, adalah sumber daya manusia yang terlibat dalam proses.
b) Method, bagaimana proses dilaksanakan dan persyaratan spesifik apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses tersebut seperti kebijakan, prosedur, peraturan perundangan.
c) Machine, yaitu bahan mentah, bahan baku, suku cadang, alat tulis, dan bahanbahan lainnya yang digunakan sebagai input proses untuk membuat produk akhir.
d) Measurement, adalah data kuantitas atau kualitas kerja yang diperoleh dari proses yang digunakan untuk mengevaluasi mutu serta teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data.
e) Environment, yaitu kondisi seperti lokasi, waktu, suhu, dan budaya dimana proses beroperasi.
2.4.4 Improve
Langkah keempat yang dilakukan dalam meningkatkan kualitas dengan metode six sigma adalah improve. Pada tahap ini dilakukan pemberian usulan perbaikan atau rencana tindakan yang akan dilakukan setelah mengetahui sumber dan akar penyebab masalah-masalah yang ada. Pengembangan rencana tindakan merupakan salah satu aktivitas yang penting dalam melaksanakan peningkatan mutu melalui metode six sigma, oleh sebab itu setiap rencana tindakan harus memberikan alasan kegunaan mengapa rencana tindakan tersebut penting untuk dilakukan, bagaimana mengimplemetasikan rencana tindakan tersbut, dimana rencana tindakan tersebut akan diimplementasikan, siapa yang akan menjadi penanggung jawab dari rencana tindakan tersebut apabila diterapkan, dan berapa besar biaya yang akan dibutuhkan untuk melaksanaan rencana tindakan tersebut, serta manfaat positif apakah yang dapat diterima oleh perusahaan dengan mengimplementasikan rencana tindakan tersebut.
2.4.5 Control
Menurut (Susetyo : 2011), Control merupakan tahap operasional terakhir dalam upaya peningkatan kualitas berdasarkan Six Sigma. Pada tahap ini hasil-hasil peningkatan kualitas didokumentasikan dan dijadikan pedoman kerja standar, serta kepemilikan atau tanggung jawab ditransfer dari tim Sigma kepada pemilik atau penanggung jawab proses untuk memastikan kualiatas produk atau jasa sudah mencapai standar proses yang sesuai pedoman kerja yang sudah ditingkatkan.
2.5 Penelitian Terdahulu
Penelitian yang digunakan peneliti sebelumnya menjadi dasar dalam penyusunan penelitian ini. Tujuannya untuk mengetahui hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya, sekaligus sebagai perbandingan yang dapat mendukung kegiatan penelitian berikutnya yang sejenis. Dalam penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh para peneliti, terdapat beberapa perbedaan fokus dan metodologi.
Berdasarkan hasil kajian mengenai penelitian sebelumnya, penelitian terdahulu lebih banyak membahas mengenai tingkat ketidaksesuaian produksi pada suku cadang, atau aspek-aspek lain dari manajemen persediaan yang tidak secara spesifik membahas proses stock opname menggunakan metode DMAIC. Penelitian yang akan diteliti saat ini berfokus pada ketidaksesuaian atau selisih barang yang terjadi pada saat perhitungan stok di gudang (warehouse) PT. Maria Nusa Media.
Tools yang digunakan dalam tahap penelitian ini meliputi metode DMAIC yang akan memberikan analisis yang lebih komprehensif dan terstruktur dibandingkan dengan penggunaan diagram sebab akibat, analisis 5W+1H, dan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) yang digunakan dalam beberapa penelitian terdahulu.
Perbedaan ini terletak pada pendekatan sistematis dan terukur yang ditawarkan oleh DMAIC untuk mengidentifikasi akar permasalahan dan solusi yang efektif. Berikut ini beberapa contoh penelitian terdahulu yang relevan dapat dilihat pada tabel 2.1.
Tabel 2. 1 Penelitian Terdahulu
No Peneliti Judul Metode Kesimpulan
1. Nadila Sari Perencanaan dan Pengendalian Persediaan
Barang dalam Upaya
Meningkatkan Efektivitas Gudang
Deskriptif kualitatif dengan wawancara Store Manager, Assistant Store
Perencanaan dan pengendalian
persediaan barang
sudah efektif.
Perencanaan meliputi perencanaan
pembelian,
penyimpanan, dan
Manager, dan Supervisor Gudang
keuntungan.
Pengendalian
dilakukan melalui stock opname, pengendalian
overstock, dan sistem pencatatan.
Minimisasi kerusakan barang dilakukan dengan merapikan barang mingguan, dan minimisasi barang expired dengan pengecekan berkala dan metode FIFO.
Dengan perencanaan dan pengendalian yang baik, gudang dapat dikelola lebih efektif.
2. Soba Evana Implementasi Stock Opname dalam
Pengendalian Persediaan
Barang Jadi pada Gudang PT KBN Prima Logistik
Studi Kasus Kualitatif (wawancara)
PT KBN Prima
Logistik masih
menggunakan metode pengendalian
persediaan barang secara manual dengan sistem komputerisasi, termasuk pemeriksaan
dokumen dan
pengecekan fisik.
Stock opname
dilakukan bersama customer untuk menghindari
kesalahan komunikasi.
Sistem manual ini rentan terhadap human error dan hambatan visual, terutama saat gudang penuh.
3. Wahyu Analisis Penyebab DMAIC Penyebab
Widhiarso, Rieska Ernawati
Ketidakcocokan Stock Opname Komponen
Sparepart di Gudang
Sparepart
(SIPOC, Diagram Pareto, Diagram Fishbone, Konsep 5S)
ketidakcocokan stock opname antara stock real dan sistem inventory disebabkan oleh parts yang keluar dan masuk gudang yang belum di input, serta stock real yang belum dihitung.
Menggunakan
DMAIC dan 5S untuk perbaikan.
4. Yuliani Nur Annisa, Imas Widowati, Sutardjo, Daisy Ade Ryani Diem
Penerapan
Metode DMAIC untuk
Meminimalisasi Ketidaksesuaian Stock Opname antara Sistem Inventory dengan Aktual Barang di Dept. Warehouse Finish Good
DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
Proses stock opname di PT. IMC Tekno Indonesia masih menggunakan sistem
manual dengan
pencatatan melalui tag inventory.
Ketidaksesuaian yang terjadi disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kesalahan menghitung total quantity, penulisan part code yang salah, double tagging, dan label yang tidak sesuai. Faktor paling sering terjadi adalah kesalahan mencatat total quantity. Untuk meminimalisir
ketidaksesuaian, digunakan metode
DMAIC yang
mengidentifikasi masalah melalui alur SIPOC. Analisis menunjukkan bahwa
akar permasalahan utama adalah faktor manusia. Perbaikan berkelanjutan dan pengendalian terhadap proses yang telah diimprovisasi juga dilakukan.
5. Tinih Maryana, Bakti Setyadi, Dewi Sartika
Penerapan
Metode DMAIC untuk
Meminimalisasi Ketidaksesuaian Stock Opname antara Sistem Inventory dengan Aktual Barang di Perusahaan Retail
pada PT.
Primafood International (Kios Unggas Cempaka)
Deskriptif kualitatif dengan pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan
dokumentasi;
Metode DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) digunakan untuk
menganalisis dan
memperbaiki proses stock opname.
Penelitian menunjukkan
beberapa faktor penyebab
ketidaksesuaian stock opname di PT.
Primafood
International (Kios Unggas Cempaka), yaitu: faktor manusia (kesalahan
penginputan, barang keluar belum di input), faktor sistem (sistem penginputan sering eror, sistem belum ter- update), dan faktor lingkungan (barang dari distributor terdapat selisih, barang exp date dan barang rusak belum terdata).
Metode DMAIC
membantu
mengidentifikasi dan menganalisis akar permasalahan,
sehingga dapat
dirumuskan rencana perbaikan untuk meminimalisir
ketidaksesuaian stock
opname.
2.6 Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran atau kerangka berpikir atau kerangka teoritis (research pramework), adalah seperti cetak biru atau panduan yang esensial untuk sebuah penelitian yang berperan sebagai panduan komprehensif yang mencerminkan teori yang relevan untuk hipotesis penelitian, serta memberikan kerangka kerja yang merinci pertimbangan filosofis, epistemologis, metodologis, dan analitis bagi peneliti. Dengan mengacu pada kerangka berpikir, peneliti dapat memanfaatkan pendekatan yang terstruktur dan komprehensif untuk penelitian mereka, yang membantu memaksimalkan hasil penelitian mereka (Wardhana et al, 2015).
Kerangka pemikiran penelitian ini menganalisis peningkatan proses stock opname dalam audit persediaan di PT. Maria Nusa Media menggunakan metode DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Penelitian ini dilatarbelakangi oleh permasalahan ketidakakuratan data stock opname yang disebabkan oleh jumlah item persediaan yang besar (sekitar 18.000 item dengan lebih dari 300 kategori) dan human error, seperti kesalahan input data dan penggunaan barcode yang salah. Ketidakakuratan ini mengakibatkan ketidaksesuaian antara data fisik dan sistem.
Penelitian ini akan diawali dengan tahap Define, yaitu mendefinisikan masalah secara jelas dan terukur, menetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai, serta menentukan ruang lingkup penelitian. Selanjutnya, pada tahap Measure, akan dilakukan pengukuran terhadap kinerja proses stock opname saat ini, termasuk tingkat akurasi data, waktu yang dibutuhkan, biaya yang dikeluarkan, dan frekuensi kesalahan. Data ini akan menjadi baseline untuk evaluasi perbaikan.
Tahap Analyze akan fokus pada analisis data yang telah dikumpulkan untuk mengidentifikasi akar penyebab ketidakakuratan data stock opname. Teknik analisis yang akan digunakan meliputi analisis deskriptif, diagram Pareto, dan diagram Ishikawa (fishbone diagram) untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab utama masalah.
Setelah akar penyebab teridentifikasi, tahap Improve akan difokuskan pada pengembangan dan implementasi solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Solusi yang diusulkan akan diuji coba dan dievaluasi efektivitasnya. Solusi ini dapat berupa perbaikan sistem input data, pelatihan karyawan, implementasi teknologi baru (misalnya, sistem barcode yang lebih canggih atau sistem ERP terintegrasi), atau optimasi alur proses stock opname.
Terakhir, tahap Control akan memastikan keberlanjutan perbaikan yang telah dilakukan. Tahap ini meliputi pengembangan standar operasional prosedur (SOP) baru, pemantauan kinerja, dan pengembangan mekanisme pengendalian untuk mencegah terjadinya kesalahan di masa mendatang. Hasil penelitian
diharapkan dapat meningkatkan akurasi data stock opname, efisiensi proses, dan mengurangi biaya yang dikeluarkan dalam audit persediaan di PT. Maria Nusa Media.
Berdasarkan tinjauan kepustakaan dan penelitian terdahulu yang telah diuraikan oleh peneliti, kerangka pemikiran melalui paradigma penelitian digambarkan sebagai berikut. Sebagaimana dirumuskan dalam kerangka pemikiran dapat dilihat pada gambar 2.4.
Gambar 2. 4 Kerangka Pemikiran
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT. Maria Nusa Media berada di Jl. Al Bina Atas, Tj. Redeb, Kec. Tj. Redeb, Kabupaten Berau, Kalimantan Timur 77315.
3.2 Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada 30 Oktober 2024 dan difokuskan pada akar permasalahan ketidakcocokan dalam stock opname serta cara pengendaliannya menggunakan metode DMAIC.
3.3 Jenis Penelitian
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif ini menggambarkan dan menjelaskan kondisi atau fenomena yang dapat diamati serta dapat diungkap melalui bahan- bahan dokumenter. Jenis penelitian ini adalah action research, di mana langkah pertama dilakukan pengamatan awal pada Warehouse PT. Maria Nusa Media, kemudian mengidentifikasi permasalahan yang terjadi. Setelah itu, dilakukan pengumpulan data, diikuti dengan analisis, dan akhirnya dilakukan perbaikan.
Pemilihan jenis penelitian deskriptif kualitatif ini didasarkan pada tujuan untuk memahami secara mendalam fenomena yang terjadi dalam proses stock opname. Dengan pendekatan ini, peneliti dapat menggali informasi dan perspektif dari karyawan yang terlibat langsung, sehingga dapat mengidentifikasi akar permasalahan dan mencari solusi yang relevan.
3.4 Teknik Pengambilan Data
Teknik pengumpulan data ini digunakan untuk mengumpulkan data sesuai tata cara penelitian sehingga dapat diperoleh data yang dibutuhkan. Teknik pengumpulan data sebagai berikut. Pengumpulan data terkait perbedaan jumlah stok antara sistem dan kondisi aktual dilakukan melalui wawancara dan observasi dengan pihak-pihak terkait.
1. Observasi dilakukan dengan mengamati langsung objek, peristiwa, dan karyawan untuk mengumpulkan informasi atau data mengenai fenomena atau masalah yang diamati. Pemeriksaan fisik stok dilakukan dengan menghitung secara langsung stok yang ada di gudang atau tempat penyimpanan dan membandingkannya dengan data yang tercatat dalam
sistem. Perbedaan antara jumlah stok aktual dan jumlah yang tercatat dalam sistem akan menjadi data yang relevan.
2. Wawancara dilakukan melalui komunikasi yang melibatkan pertanyaan dan jawaban antara dua atau lebih individu untuk mengumpulkan informasi atau mendapatkan pemahaman lebih dalam mengenai suatu topik atau subjek tertentu.
3.5 Teknik Analisa Data
Dalam penelitian ini, digunakan metode pendekatan terstruktur DMAIC yang terdiri dari tahap Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control.
1. Define
Tahap ini bertujuan untuk mendefinisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup proyek dengan jelas. Proses ini melibatkan identifikasi masalah utama, penentuan sasaran dan ruang lingkup yang spesifik, serta pembentukan tim proyek yang kompeten.
2. Measure
Pada tahap ini, data yang relevan dikumpulkan untuk memahami kondisi saat ini. Langkah-langkahnya meliputi pengumpulan dan validasi data dari berbagai sumber, pemetaan proses terperinci, serta analisis awal data untuk mendapatkan gambaran awal dari masalah yang dihadapi.
3. Analyze
Data yang telah dikumpulkan dianalisis untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah. Alat analisis seperti diagram sebab-akibat (fishbone diagram) dan analisis Pareto digunakan untuk menemukan penyebab utama masalah. Validasi penyebab masalah dilakukan melalui analisis data dan uji hipotesis. Improve
4. Tahap ini fokus pada pengembangan dan implementasi solusi untuk mengatasi penyebab masalah yang telah diidentifikasi. Prosesnya mencakup pengembangan solusi efektif, uji coba solusi dalam skala kecil, implementasi penuh, serta pelatihan dan edukasi kepada karyawan terkait solusi baru.
5. Control
Tahap akhir ini bertujuan untuk memastikan perbaikan yang telah dilakukan dapat dipertahankan dalam jangka panjang. Monitoring dan pengendalian dilakukan untuk memantau proses dan mengontrol hasil perbaikan.
Standarisasi proses dan evaluasi berkala juga dilakukan untuk menjaga keberlanjutan perbaikan.
3.6 Diagram Alur Penelitian
Alur penelitian dilakukan sebagai langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian dengan tujuan untuk mendapatkan suatu tahapan yang sistematis, sehingga penelitian dapat dilakukan dengan efisien dan efektif. Berikut adalah diagram alur penelitian dapat dilihat pada gambar 3.1.
Gambar 3. 1 Diagram Alur Penelitian
DAFTAR PUSTAKA
A. Arens, Randal, E., & Beasley, M. S. (2012). Auditing and Assurance Services : An integrated Approach. Fourteenth Edition, 24.
Annisa, Y. N., Widowati, I., Sutardjo, &, & Wastukancana, S. (2021). Penerapan Metode Dmaic Untuk Meminimalisasi Ketidaksesuaian Stock Opname Antara Sistem Inventory Dengan Aktual Barang Di Dept. Warehouse Finish Good.
Jurnal Teknologika (Jurnal Teknik-Logika-Matematika), 11(2), 1–12.
https://jurnal.wastukancana.ac.id/index.php/teknologika/article/view/136 Irnawati, O. (2018). Implementasi Metode Waterfall Pada Sistem Informasi Stock
Opname. Indonesian Journal on Software Engineering (IJSE), 4(1), 79–84.
https://doi.org/10.31294/ijse.v4i1.6301
Jeremi, M. V., & Herwanto, D. (2021). Analisis Implementasi Stock Opname Internal pada Manajemen Pergudangan Perusahaan (Studi Kasus: PT.
Granitoguna Building Ceramics). Jurnal Serambi Engineering, 6(1), 1616–
1623. https://doi.org/10.32672/jse.v6i1.2651
Marisya, F., Aryanti, R., Desliana, T., & Putri, V. W. (2024). Prosedur Penerapan S tock Opname Persediaan Spareparts Di PT United Tractors Tbk Cab.
Palembang. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Perbankan Syariah (JIMPA), 4(1), 325–334. https://doi.org/10.36908/jimpa.v4i1.327
Rambitan, B. F., Sumarauw, J. S. B., & Jan, A. H. (2018). Analisis Penerapan Manajemen Persediaan Pada CV Indospice Manado. Jurnal EMBA, 6(3), 1448–1457.
Sastrawangsa, G., Sumiari, N. K., & Karuna, I. G. B. V. M. (2021). Otomatisasi Stock Opname Pada Senayan Library Management System. CSRID (Computer Science Research and Its Development Journal), 12(1), 42.
https://doi.org/10.22303/csrid.12.1.2020.42-50
Simon B. Saitama Purba, & Endang Pudji Widjajati. (2024). Analisisifaktor Penyebab Ketidaksesuaian Data Stock Opname Barang Consumable Menggunakan Metode Dmaic Di PT Xyz. Jupiter: Publikasi Ilmu Keteknikan
Industri, Teknik Elektro Dan Informatika, 2(1), 57–66.
https://doi.org/10.61132/jupiter.v2i1.53
Syakira, N. I., & Aisyaturrahmi. (2022). Dampak Pandemi Covid-19 Dalam Menentukan Prosedur Audit Persediaan. Jurnal Ilmiah MEA (Manajemen, Ekonomi, Dan Akuntansi), 6 No. 2(2), 1336–1347.
Telaumbanua, N., Yusuf, M., & Saifudin, A. (2023). Implementasi Aplikasi Stock Opname Dengan Metode Waterfall. Jubitek: JURNAL BIG DATA DAN TEKNOLOGI INFORMASI, 1, 61–83.
Zahra, G., & Supriadi, I. (2021). Evaluasi Pengendalian Persediaan Terhadap Hasil Stock Opname Melalui Sistem Informasi Akuntansi Pada Gota Minimarket.
Jurnal Akuntansi, Manajemen, Bisnis Dan Teknologi (AMBITEK), 1(2), 220–
231. https://doi.org/10.56870/ambitek.v1i2.25
LAMPIRAN
Lampiran 1. Dokumentasi dengan Narasumber (Dept. Marketing)
