aplikasi manajemen administrasi dan surat peringatan

(1)

APLIKASI MANAJEMEN ADMINISTRASI DAN SURAT PERINGATAN PELANGGARAN KARYAWAN PADA PT. KARTIKA KARYA NUSANTARA JOB

SITE

PT. MERGE MINING INDUSTRI BERBASIS WEB

Maisyarah

Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari

ABSTRAK

PT. Kartika Karya Nusantara merupakan perusahaan konraktor yang berada di dataran tinggi Kecamatan Sungai Pinang dan saat ini sedang terikat kontrak dengan perusahaan tambang batubara PT. Merge Mining Industri.

Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak kantor, koorlap maupun staff yang bekerja di office PT. Kartika Karya Nusantara terdapat beberapa kendala dalam halnya pengolahan data seperti data karyawan khususnya dalam hal surat menyurat yang masih bersifat pembukuan atau tidak adanya sistem secara terkomputerisasi.

Pengolahan data yang ada di kantor masih menggunakan cara microsoft word dalam pengolahan surat menyuratanya dan untuk pengolahan datanya memakai microsoft excel, dan juga untuk tempat penyimpanan file-file kantor juga masih disimpan dalam beberapa laptop dan komputer yang berbeda-beda. Hasil penelitian tentang Aplikasi Manajemen Administrasi dan Surat Peringatan Pelanggaran Karyawan Pada PT. Kartika Karya Nusantara Job Site PT. Merge Mining Industri Berbasis Web diperoleh kesimpulan bahwa Aplikasi ini dibuat untuk memudahkan karyawan dalam mengelola data administrasi seperti penginputan data karyawan, Roster Karyawan, kehadiran karyawan, pengeluaran APD dan data pelanggaran. Pengolahan data yang lebih efisien dan efektif dapat menunjang kinerja perusahaan dalam pengolahan data dan surat pada PT. Kartika Karya Nusantara.

Kata Kunci: Aplikasi, Manajemen Administrasi, Surat Peringatan , Web

ABSTRACT

PT. Kartika Karya Nusantara is a contractor company located in the highlands of Sungai Pinang District and is currently under contract with the coal mining company PT. Merge Mining Industry. Based on the results of interviews with the office, coordinators and staff who work at the PT. Kartika Karya Nusantara, there are several obstacles in data processing such as employee data, especially in the case of correspondence which is still bookkeeping or there is no computerized system. Data processing in the office still uses the Microsoft Word method in processing correspondence and for data processing using Microsoft Excel, and also for storing office files, it is also still stored on several different laptops and computers. The results of research on Administrative Management Applications and Employee Violation Warning Letters at PT. Kartika Karya Nusantara Job Site PT.

Merge Mining Industry Based on Web, it is concluded that this application is made to make it easier for employees to manage administrative data such as inputting employee data, employee roster, employee attendance, PPE expenses and data violations. More efficient and effective data processing can support the company's performance in processing data and letters at PT. Kartika Karya Nusantara.

Keywords: Application, Administration Management, Warning Letter, Web

(2)

PENDAHULUAN

Sistem Informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang primer, bagi kebutuhan pemenuhan informasi, banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai saran untuk mempermudah pekerjaan, mulai dari kalangan pembisnis, kalangan akademis sampai kalangan perusahaan memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Peran teknologi informasi dalam suatu perusahaan telah mengalami perubahan secara signifikan. Teknologi informasi tidak hanya diharapkan sebagai perangkat pembantu dan mempermudah kegiatan operasional perusahaan, tapi telah menjadi bagian strategi dalam mempertahankan kinerja pegawai.

Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak kantor, koorlap maupun staff yang bekerja di office PT.

Kartika Karya Nusantara terdapat beberapa kendala dalam halnya pengolahan data seperti data karyawan khususnya dalam hal surat menyurat yang masih bersifat pembukuan atau tidak adanya sistem secara terkomputerisasi. Pengolahan data yang ada di kantor masih menggunakan cara microsoft word dalam pengolahan surat menyuratanya dan untuk pengolahan datanya memakai microsoft excel, dan juga untuk tempat penyimpanan file-file kantor juga masih disimpan dalam beberapa laptop dan komputer yang berbeda-beda. Oleh karena itu, pengolahan surat-menyurat dan data-data pada kantor tersebut sedang diupayakan dapat dioperasikan dengan menggunakan perangkat komputer melalui sistem informasi pelayanan karyawan, penggunaan komputer ini berfungsi untuk menginput data-data karyawan dan lebih khususnya dalam hal surat-menyurat maupun sistem penggajian karyawan. Sistem informasi administrasi invoice karyawan ini merupakan suatu penyajian informasi yang mempunyai kemampuan dalam hal penyajian informasi secara tepat, cepat dan akurat, serta daya tampung yang besar dengan menangani semua data karyawan yang ada di perusahaan pertambangan tersebut.

METODE

1. Metode Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini ada beberapa metode dalam memperoleh data.

a.

Metode Pengamatan (Observasi)

dengan metode ini bisa langsung mengamati kegiatan yang sedang berlangsung di PT. Kartika Karya Nusantara.

b.

Metode Wawancara (Interview)

dengan metode ini bisa berdialog secara tanya langsung kepada karyawan PT. Kartika Karya Nusantara untuk lebih detail bagaimana proses penginputan data APD, data APD transaksi, data karyawan, data karyawan posisi, data karyawan divisi, data karyawan tunjangan, data kontrak, data pelanggaran, data pelanggaran kategori, data pelanggaran point, data pelanggaran surat, data pengguna, data roster, data roster invoice, dan data absen.

c.

Studi Pustaka

ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah berbagai literatur-literatur dari perpustakaan yang bersumber dari buku-buku, teks, jurnal ilmiah, situs-situs di internet, dan bacaan- bacaan yang ada kaitannya dengan topik penelitian.

d.

Studi Dokumentasi

Cara pengumpulan data berupa bukti-bukti fisik (tulisan maupun gambar).

2. Analisis Kebutuhan Sistem

Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan.

Analisis kebutuhan sistem yang diperlukan oleh Aplikasi ini berupa data-data karyawan, data APD, keuangan, jadwal dan surat..

(3)

HASIL DAN PEMBAHASAN

1.

Login Admin

Gambar 1 Tampilan Menu Login

Tampilan Login ini untuk masuk ke menu utama pada aplikasi yang membedakan aplikasi buat admin dan pengguna. Login saat diperlukan karena ini adalah salah satu sistem keamanan.

2.

Tampilan Beranda

Gambar 2 Tampilan Beranda

Menu Beranda ini ialah tampil menu utama/Home yang terdapat sub-sub menu program untuk kehalaman yang sesuai yang admin inginkan.

3.

Tampilan Data APD

Gambar 3 Tampilan Menu Data APD

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data anak asuh.

(4)

4.

Tampilan Menu Form APD

Gambar 4 Tampilan Menu Form APD Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data APD.

5.

Tampilan Menu Data Violation Category

Gambar 5 Tampilan Menu Data Violation Category

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data violation category.

6.

Tampilan Menu Form Violation Category

Gambar 6 Tampilan Menu Form Violation Category

Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data violation category.

(5)

7.

Tampilan Menu Data Violation Point

Gambar 7 Tampilan Menu Data Violation Point

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data violation point.

8.

Tampilan Menu Form Violation Point

Gambar 8 Tampilan Menu Form Violation Point

Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data violation point.

9.

Tampilan Menu Data division

Gambar 9 Tampilan Menu Data division

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data division.

(6)

10.

Tampilan Form Division

Gambar 10 Tampilan Form Division

Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data division.

11.

Tampilan Menu Data Job Position

Gambar 11 Tampilan Menu Data Job Position

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data job position.

12.

Tampilan Menu Form Job Position

Gambar 12 Tampilan Menu Form Job Position

Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data job position.

(7)

13.

Tampilan Menu Form Employee Benefits

Gambar 13 Tampilan Menu Form Employee Benefits

Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data employee benefits.

14.

Tampilan Menu Data Karyawan

Gambar 14 Tampilan Menu Data Karyawan

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data karyawan.

15.

Tampilan Menu Form Karyawan

Gambar 15 Tampilan Menu Form Karyawan Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data karyawan.

(8)

16.

Tampilan Menu Data User

Gambar 16 Tampilan Menu Data User

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data user.

17.

Tampilan Menu Form User

Gambar 17 Tampilan Menu Form User Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data user.

18.

Tampilan Menu Data APD Transaction Re Stock

Gambar 18 Tampilan Menu Data APD Transaction Re Stock

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data apd transaction re stock.

(9)

19.

Tampilan Menu Form APD Transaction Re Stock

Gambar 19 Tampilan Menu Data APD Transaction Re tock

Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data apd transaction re stock.

20.

Tampilan Data APD Transaction Item Out

Gambar 20 Tampilan Data APD Transaction Item Out

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data apd transaction item out.

21.

Tampilan Form APD Transaction Item Out

Gambar 21 Tampilan Form APD Transaction Item Out

Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data apd transaction item out.

(10)

22.

Tampilan Data Stok APD

Gambar 22 Tampilan Data Stok APD

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data stok apd.

23.

Tampilan Data Roster

Gambar 23 Tampilan Data Roster

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data roster.

24.

Tampilan Form Roster

Gambar 24 Tampilan Form Roster

Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data roster.

(11)

25.

Tampilan Data Attandance

Gambar 25 Tampilan Data Attandance

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data attandance.

26.

Tampilan Data Invoice

Gambar 26 Tampilan Data Invoice

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data invoice.

27.

Tampilan Data Violation

Gambar 27 Tampilan Data Violation

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data violation.

(12)

28.

Tampilan Data Violation Letter

Gambar 28 Tampilan Data Violation Letter

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data violation letter.

29.

Tampilan Data Contract Extension

Gambar 29 Tampilan Data Contract Extension

Pada Halaman ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data contract extension.

30.

Tampilan Form Contract Extension

Gambar 30 Tampilan Form Contract Extension

Pada form ini admin dapat mengelola data yang digunakan untuk data contract extension.

(13)

31.

Tampilan Laporan Rekap APD

Gambar 31 Tampilan Laporan Rekap APD

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekap apd yang akan dicetak.

32.

Tampilan Laporan Rekap Data Karyawan

Gambar 32 Tampilan Laporan Rekap Data Karyawan

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekap data karyawan yang akan dicetak.

33.

Tampilan Id Card Karyawan

Gambar 33 Tampilan Id Card Karyawan

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu id card karyawan yang akan dicetak.

(14)

34.

Tampilan Laporan Rekap Restock APD

Gambar 34 Tampilan Laporan Rekap Restock APD

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekap restock apd yang akan dicetak.

35.

Tampilan Laporan Rekap Item Out APD

Gambar 35 Tampilan Laporan Rekap Item Out APD

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekap item out apd yang akan dicetak.

36.

Tampilan Laporan Rekap Stok APD

Gambar 36 Tampilan Laporan Rekap Stok APD

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekap stok apd yang akan dicetak.

(15)

37.

Tampilan Laporan Jadwal Off Karyawan

Gambar 37 Tampilan Laporan Jadwal Off Karyawan

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan jadwal off karyawan yang akan dicetak.

38.

Tampilan Laporan Rekap Absen Karyawan

Gambar 38 Tampilan Laporan Rekap Absen Karyawan

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekap absen karyawan yang akan dicetak.

39.

Tampilan Laporan Rekapitulasi Absen Divisi

Gambar 39 Tampilan Laporan Rekapitulasi Absen Divisi

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekapitulasi absen divisi yang akan dicetak.

(16)

40.

Tampilan Laporan Rekap Absen Karyawan Divisi

Gambar 40 Tampilan Laporan Rekap Absen Karyawan Divisi

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekap absen karyawan divisi yang akan dicetak.

41.

Tampilan Laporan Rekap Invoice

Gambar 41 Tampilan Laporan Rekap Invoice

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekap invoice yang akan dicetak.

42.

Tampilan Laporan Rekapitulasi Invoice

Gambar 42 Tampilan Laporan Rekapitulasi Invoice

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekapitulasi invoice yang akan dicetak.

(17)

43.

Tampilan Laporan Rekapitulasi Gaji Karyawan

Gambar 43 Tampilan Laporan Rekapitulasi Gaji Karyawan

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan rekapitulasi gaji karyawan yang akan dicetak.

44.

Tampilan Laporan Slip Gaji

Gambar 44 Tampilan Laporan Slip Gaji

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan slip gaji yang akan dicetak.

45.

Tampilan Laporan Surat Peringatan Ke-1 (SP1)

Gambar 45 Tampilan Laporan Surat Peringatan Ke-1 (SP1)

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan surat peringatan ke-1 (sp1) yang akan dicetak.

(18)

46.

Tampilan Laporan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Gambar 46 Tampilan Laporan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan pemutusan hubungan kerja (phk) yang akan dicetak.

47.

Tampilan Laporan Perpanjangan Kontrak Kerja

Gambar 47 Tampilan Laporan Perpanjangan Kontrak Kerja

Menampilkan informasi laporan yang dihasilkan yaitu laporan perpanjangan kontrak kerja yang akan dicetak.

(19)

PENUTUP

A. Kesimpulan

Kesimpulan dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa Aplikasi Manajemen Administrasi dan Surat Peringatan Pelanggaran Karyawan Pada PT. Kartika Karya Nusantara Job Site PT. Merge Mining Industri Berbasis Web yaitu

1. Aplikasi ini dibuat untuk memudahkan karyawan dalam pelayanan pembuatan laporan data karyawan, id card karyawan, data roster karyawan, data pengeluaran APD, kehadiran karyawan, gaji karyawan, surat perpanjangan kontrak, surat pelanggaran, surat pengalaman kerja dan surat PHK.

2. Pengolahan data yang lebih efisien dan efektif dapat menunjang kinerja perusahaan dalam pengolahan data di PT. Kartika Karya Nusantara.

B. Saran

Dalam penelitian ini tentunya tidak terlepas dari kekurangan baik secara penulisan maupun dari segi pembuatan sehingga diharapkan dengan adanya saran ini dapat dikembangkan lagi dalam Aplikasi Manajemen Administrasi dan Surat Peringatan Pelanggaran Karyawan Pada PT. Kartika Karya Nusantara Job Site PT. Merge Mining Industri Berbasis Web untuk kedepannya. Adapun saran yang diberikan agar sistem yang dibangun dapat lebih baik lagi:

1. Aplikasi dapat diberikan tambahan fitur Backup maupun Restore Basis data, hal ini bertujuan untuk menyediakan cadangan data jika nanti terjadi kesalahan pada Aplikasi atau pada Server yang menjalankan aplikasi.

2. Diperlukan penambahan fitur aplikasi berupa System Log, untuk mencatat aktivitas dari pengguna yang mengakses aplikasi, agar keamanan informasi atau kelayakan informasi di dalam sistem dapat dipertanggungjawabkan.

REFERENSI

A.S Rosa, d. M. (2014). Rekayasa Perangkat Lunak Struktur dan Berorientasi Objek. Bandung : Informatika.

Alfauzan. (2018). Pengertian Pelayanan. Retrieved from Repository uin: http://repository.uin suska.ac.id/13155/7/7.%20BAB%20II_2018385ADN.pdf

Andre. (2015, Desember 15). Tutorial Belajar jQuery Part 1: Pengertian jQuery. Retrieved from duniailkom:

http://www.duniailkom.com/tutorial-belajar-jquery-pengertian-jquery/

Binus. (2014). Pengertian Sistem Informasi. Retrieved from Library Binus:

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2014-2-00129-AKSI%20Bab2001.pdf

Bivisyani. (2019, 08 01). Pengertian Surat Peringatan. Retrieved from Jojonomic: https://www.jojonomic.com/

blog/surat-peringatan/

Chairany, M. (2010). Pengertian Kependudukan. Retrieved from Repository Usu: http://repository.usu.ac.id/

bitstream/handle/123456789/19103/Chapter?sequence=3 Fathansyah. (2015). Basis Data. Bandung: Informatika.

Gumay, S. (2017). Pengertian Cascading Style Sheet (CSS). Retrieved from Eprints Polsri: http://eprints.polsri.

ac.id/4201/3/BAB%20II.pdf

Gusnamawati. (2018). Pengerian Managemen. Retrieved from Repository Unpas: http://repository.unpas.ac.

id/33499/3/BAB%20II.pdf

Nurlaela. (2016). Pengertian Administrasi. Retrieved from Repository Unpas: http://repository.unpas.ac.id /10146/4/BAB%20II.pdf

Pertiwi. (2016). Pengertian XAMPP. Retrieved from Eprints Polsri: http://eprints.polsri.ac.id/3136/3/3.BAB%

20II.pdf

Raharjo, B. (2015). Mudah Belajar PHP Teknik Penggunaan FItur-FItur Baru dalam PHP 5. Bandung:

Informatika.

Subagio, A. (2016). Membuat Web dengan PHP 7 dan Database PDO MySQLi. Jakarta: PT. Elexmedia

(20)

Komputindo.

Sugiarti, Y. (2013). Analisis dan Perancangan UML. Jakarta: Andi Publisher. 176

Sundawa. (2018). Pengertian Aplikasi. Retrieved from Repository Umy: http://repository.umy.ac.id/bitstream/

handle/123456789/16766/f.%20BAB%202.pdf?sequence=6&isAllowed=y

Teddy. (2018). Pengertian Arsip. Retrieved from Dspace: https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/

13476/04.2%20bab%202.pdf?sequence=5&isAllowed=y

Utama. (2014). Pengertian Database. Retrieved from Eprints Polsri: http://eprints.polsri.ac.id/1082/3/BAB%20 II%20.pdf

Yasri. (2018). Pengertian CSS. Retrieved from Repository Uin: http://repository.uin-suska.ac.id/16958/7/7.%20 BAB%20II_2018315SIF.pdf