Analisis dokumen merupakan suatu metode analisis data untuk mencari fakta terdokumentasi terkait dengan proses bisnis yang sedang dilakukan. Discovery berbasis workshop merupakan metode yang lebih cepat untuk memahami proses bisnis yang sedang berjalan dibandingkan dengan metode wawancara, karena workshop melibatkan banyak peserta sekaligus. Output yang dihasilkan dari penemuan proses adalah model proses bisnis saat ini (apa adanya) yang sedang dijalankan.
Analisis proses merupakan tahapan untuk menganalisis proses bisnis saat ini (apa adanya) yang telah dirancang guna meningkatkan kualitas proses bisnis. Pada fase ini dilakukan proses perancangan atau perombakan proses bisnis sesuai dengan hasil proses sebelumnya. Implementasi proses merupakan tahap mempersiapkan dan melakukan perubahan yang diperlukan untuk berpindah dari proses bisnis sebagaimana adanya ke proses masa depan (Dumas et al., 2018).
Pemantauan proses melibatkan penggunaan data yang diciptakan dari proses bisnis yang dilakukan untuk mempelajari keberhasilan proses dan memeriksa apakah proses tersebut sesuai dengan norma, kebijakan atau peraturan yang berlaku (Dumas et al., 2018 ). ). Bahasa pemodelan yang digunakan untuk membuat model proses bisnis adalah Model dan Notasi Proses Bisnis (BPMN). Notasi dasar pemodelan proses bisnis di BPMN terdiri dari event, aktivitas, transisi, koneksi dan jalur renang (Permenristekdikti, 2017) (White, 2004).
Notasi peristiwa digambarkan sebagai titik/lingkaran dan merupakan penanda suatu peristiwa yang terjadi selama suatu proses bisnis.
Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2017
Penyusunan Proses Bisnis
Penyiapan proses bisnis melalui serangkaian proses analisis dan penyempurnaan untuk melaksanakan dokumentasi standar baku pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses, tata kerja dan sistem agar terukur, jelas. dan efektif di setiap unit kerja. Manajemen proses bisnis merupakan suatu pendekatan yang menjadi dasar serangkaian pengaturan proses bisnis dan merupakan pendekatan yang paling populer dan banyak digunakan dalam lingkungan organisasi. 5 Siklus Persiapan Proses Bisnis (Permenristekdikti, 2017) Kegiatan persiapan proses bisnis dimulai dari siklus analisis kebutuhan, kemudian dilanjutkan dengan siklus perancangan proses bisnis dengan menggunakan.
Jika tahap desain telah selesai dan memenuhi prinsip penyusunan proses bisnis, maka proses bisnis tersebut harus diimplementasikan dengan baik untuk menentukan manfaat dan keberhasilannya. Setelah proses bisnis diuji dan hasilnya mencapai kriteria yang diinginkan pada saat implementasi, proses bisnis ditetapkan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan pelaksanaannya di unit kerja harus didukung oleh infrastruktur teknologi yang memadai. Teknik pengumpulan data adalah cara mengekstraksi data atau informasi sedemikian rupa sehingga informasi atau data yang diperoleh akurat dan mewakili seluruh aspek penelitian.
Teknik analisis dalam kajian proses bisnis berfokus pada pemahaman, pemetaan dan perbaikan seluruh proses bisnis dalam organisasi, yang kemudian dapat dirumuskan menjadi rekomendasi yang dapat diterapkan dan efektif dalam proses implementasinya. 25 mengklasifikasikan data dan/atau informasi atau fakta yang dikumpulkan menurut definisi proses bisnis inti dan proses bisnis pendukung;
Standar Operasional Prosedur (SOP)
25 mengklasifikasikan data dan/atau informasi atau fakta yang dikumpulkan menurut definisi proses bisnis utama dan proses bisnis pendukungnya; 3) pemodelan proses bisnis, yaitu penyusunan proses bisnis dengan menggunakan teknik penyajian diagram alir, baik penjabarannya dilakukan secara manual maupun menggunakan bantuan program aplikasi. Dasar penggunaan 5 simbol dalam penyusunan SOP berdasarkan Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017 adalah (Permenristekdikti POS menjelaskan prosedur administrasi sebagai kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari 1 pelaksana, bersifat makro atau mikro, dan prosedur teknis yang dirinci baik dalam segi administrasi dan teknis 2) Sifat alternatif kegiatan administrasi pemerintahan hanya ada dua, yaitu kegiatan pengambilan keputusan dan pelaksanaan (proses); 3) Tidak menggunakan simbol-simbol lain karena prosedur yang dijelaskan bukan bersifat teknis, tidak rinci melainkan bersifat umum. Selanjutnya kegiatan atau kegiatan yang dilakukan bukan bersifat teknis yang berlaku pada mesin/peralatan, melainkan bersifat operasional dan dilakukan oleh pelaksana; 4) Kegiatan yang tertulis dalam prosedur menggunakan kalimat aktif (kata kerja tanpa subjek); 5) Penyusunan SOP ini hanya menggunakan diagram alur yang ditulis secara vertikal, sehingga hanya menggunakan notasi penghubung di luar halaman yang menghubungkan antar halaman dan tidak menggunakan simbol lingkaran kecil sebagai penghubung atau catatan penghubung pada suatu halaman. Penulisan pelaksanaan dalam SOP diurutkan berdasarkan urutan kegiatan sehingga kegiatan dalam SOP selalu dimulai dari kiri dan tidak ada yang dimulai dari tengah atau kanan matriks flowchart.
Format Dokumen SOP
Dokumen SOP harus mempunyai kekuatan hukum karena dokumen ini merupakan pedoman yang digunakan oleh setiap pegawai. Daftar isi diperlukan untuk memudahkan mencari informasi dan/atau mencatat perubahan atau revisi yang akan dilakukan. Oleh karena itu, dokumen SOP biasanya dibagi menjadi beberapa bagian yang masing-masing bagian mempunyai daftar isi. D.
Dokumen SOP hendaknya mempunyai penjelasan atau penjelasan singkat mengenai penggunaan SOP, cara pengguna menggunakan dan membaca dokumen tersebut. Isi bagian ini dapat mencakup: 1) ruang lingkup yang menjelaskan tujuan prosedur dan kebutuhan organisasi; Contoh identitas SOP dapat dilihat pada Gambar 2. 7. Bagian identitas memuat: 1) logo kementerian dan nama unit organisasi;
31 unsur prosedural, namun isi unsur tersebut akan berubah sesuai dengan kebutuhan masing-masing satuan kerja organisasi.
Proses Bisnis Laboratorium
Dokumen SOP ini memuat 5 (lima) SOP yaitu SOP pemeliharaan peralatan dan perlengkapan; SOP penggunaan laboratorium; SOP kegiatan pelatihan dan workshop; SOP peminjaman peralatan dan perbekalan; SOP Magang/Magang. 35 Dalam SOP penggunaan laboratorium terdapat 4 (empat) orang pelaksana yaitu Asisten Laboratorium, Calon Pengguna Laboratorium, Ketua Laboratorium, dan Sekretaris Laboratorium. Alur kegiatan terdiri dari asisten laboratorium menyiapkan formulir penggunaan laboratorium, kemudian calon pengguna laboratorium mengisi dan melengkapi formulir penggunaan laboratorium, kemudian formulir tersebut dikembalikan kepada asisten laboratorium, kemudian asisten laboratorium menyerahkan formulir penggunaan laboratorium tersebut kepada kepala laboratorium. , kemudian kepala laboratorium menentukan izin penggunaan laboratorium tersebut atau tidak.
Apabila tidak disetujui, asisten laboratorium akan meneruskan hasil persetujuan kepala laboratorium kepada calon pengguna laboratorium. Sekretaris laboratorium kemudian menyampaikan jadwal penggunaan laboratorium kepada laboratorium dan persyaratan penggunaan laboratorium disetujui. 9 Apabila peralatan sudah lengkap sesuai keadaan pada saat dipinjamkan, peralatan tersebut dikembalikan kepada petugas laboratorium dan bila ada kerusakan dicatat dalam buku kejadian khusus.
Peneliti juga menemukan dokumen SOP Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta yang disahkan pada tahun 2017. Pertama, mahasiswa mengajukan permohonan peminjaman barang dalam formulir pinjaman, setelah itu mahasiswa meminta tanda tangan kepada dosen/dosen pembimbing praktik. Kemudian petugas laboratorium menyiapkan peralatan yang akan dipinjam, dilanjutkan dengan mahasiswa dan petugas laboratorium memeriksa kelengkapan peralatan.
Jika belum lengkap maka petugas laboratorium akan menyiapkan kembali peralatannya, dan jika sudah lengkap mahasiswa dapat melakukan praktik langsung di laboratorium.
Laboratorium Terpadu ITK
Petugas selanjutnya akan memeriksa kembali kelengkapan peralatan, apabila peralatan mengalami kerusakan akan dicatat pada buku kejadian tersendiri dan apabila peralatan sudah lengkap maka peralatan tersebut akan dikembalikan kepada petugas. Dengan pedoman tersebut dapat memudahkan pengguna dan Pusat Laboratorium Terpadu dalam melakukan proses pengelolaan laboratorium. Pengorganisasian dan pengendalian pelaksanaan serta pemantauan dan evaluasi seluruh program kerja sesuai dengan rencana bisnis dan anggaran.
Mengkoordinasikan kerja sama antara Laboratorium Terpadu dengan pihak lain dalam upaya peningkatan mutu dan pengembangan laboratorium. Menyiapkan dan menyusun laporan penyelesaian tugas, mempertanggungjawabkan dan melaporkan keuangan laboratorium sesuai ketentuan yang berlaku. Penyusunan rencana kebutuhan dan penyediaan peralatan dan bahan laboratorium Penanganan peralatan dan bahan laboratorium Penyediaan pelayanan dan pemanfaatan peralatan dan bahan laboratorium.
Pemeliharaan peralatan laboratorium Pengembangan sumber daya dan penguatan seluruh unsur peralatan laboratorium secara efisien dan efektif untuk menunjang kebutuhan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Penelitian Terdahulu
Penelitian ini menghasilkan pemodelan proses bisnis sebanyak 38 model proses bisnis dan 3 dokumen SOP yang meliputi proses akademik dan kemahasiswaan, penelusuran studi dan survei alumni, serta penelitian dan. Pemodelan proses bisnis dan penyusunan SOP pengelolaan kerjasama dan beasiswa (Studi kasus: Institut Teknologi Kalimantan). Masih belum adanya standar operasional prosedur dan dokumentasi proses bisnis dalam pengelolaan program kerjasama dan beasiswa.
Penelitian ini menghasilkan 8 proses bisnis dan 12 proses bisnis masa depan serta menghasilkan 11 dokumen SOP yang terdiri dari 4 SOP kerjasama dan 7 SOP beasiswa. 9 menunjukkan penelitian tentang pemodelan proses bisnis dan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) yang dapat meningkatkan kinerja suatu organisasi. Oleh karena itu, peneliti melakukan pemodelan proses bisnis dan standar operasional prosedur proses kasus akademik dan kemahasiswaan, tracer study dan studi alumni, serta penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Poltekba.
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh fakta bahwa ITK belum memiliki standar dokumen proses bisnis dan standar operasional. Penelitian ini menggunakan pendekatan BPM yang dimulai dengan identifikasi proses, kemudian memodelkan proses bisnis yang ada dan mengidentifikasi kebutuhan keberlanjutan, kemudian memodelkan proses bisnis masa depan yang nantinya akan berkembang menjadi proses manajemen ketertelusuran pangan. Penelitian kesepuluh dilakukan oleh (Erasmus et al., 2020) yang memberikan model proses bisnis yang terbukti dapat menentukan proses produksi yang dapat dijalankan.
Permasalahan yang mendasari penelitian ini adalah belum terbuktinya pemodelan proses bisnis pada perusahaan dapat mencakup seluruh proses bisnis yang ada, termasuk proses operasional fisik, dan perusahaan kesulitan dalam mengelola proses yang berbeda dan terpisah dalam sistem informasi yang berbeda. Kajian kesebelas dilakukan oleh (Ismanto et al., 2020), dimana pada unit P2KM AKN Blitar menghasilkan enam model proses bisnis penelitian swadana/DIPA yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi sistem sebagai landasan. Kajian kedua belas dilakukan oleh (Kurniawati, 2020) dan menghasilkan 8 model proses bisnis as-is dan 12 model proses bisnis masa depan pengelolaan kolaborasi dan pameran, serta menghasilkan 11 SOP yang terdiri dari 4 SOP kolaborasi dan 7 SOP pameran.
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh fakta bahwa pengelolaan kolaborasi dan program pameran dagang belum memiliki proses bisnis dan SOP yang terdokumentasi. Penelitian ini menggunakan pendekatan BPM sesuai Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017 dan BPMN untuk memodelkan proses bisnis. Diketahui bahwa untuk meningkatkan kinerja organisasi diperlukan suatu pedoman sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan, termasuk pemodelan proses bisnis dan dokumen SOP.
Beberapa kajian pemodelan proses bisnis telah dilakukan dengan menggunakan pendekatan BPM yang dapat membantu memperbaiki proses yang terjadi dalam organisasi dan memenuhi ketentuan yang berlaku, seperti Permenristekdikti nomor 71 tahun 2017. Namun Laboratorium Terpadu ITK belum melakukan hal tersebut. memiliki model proses bisnis dan dokumen SOP, sehingga tujuan penelitian ini adalah merancang model proses bisnis dan menyusun dokumen SOP sesuai dengan BPM dan Permenristekdicti nomor 71 tahun 2017.
