1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia memasuki era baru yang lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Setidak-tidaknya ada empat era penting sejak ditemukannya komputer sebagai alat pengolah data sampai dengan era internet saat komputer menjadi senjata utama dalam berkompetensi (Indrajit, 2013).
Dalam perusahaan, Helpdesk merupakan sebuah bagian atau departement yang melakukan proses untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber yang ada dan dituntut untuk aktif melayani dan menanggapi kebutuhan pengguna. Adapun Helpdesk bertujuan untuk menindaklanjuti permasalahan atau keluhan teknis yang dihadapi pengguna (Verawati, 2018).
Perkembangan Helpdesk diharapkan dapat mengatasi permasalahan dan memberikan layanan terhadap seluruh permasalahan baik yang bersifat internal maupun seluruh permasalahan operasional aplikasi ataupun hal-hal yang berhubungan dengan sistem dan teknologi informasi. Helpdesk merupakan bantuan informasi yang menangani permasalahan atau troubleshooting. Fasilitas Helpdesk banyak digunakan oleh perusahaan atau instansi untuk memberikan solusi secara cepat dan memberikan kemudahan bagi pengguna atau internal perusahaan (Cassandra, 2015).
Sistem Helpdesk Informasi Teknologi pada PT. Panca Abadi Nan Jaya saat ini yang digunakan hanya menggunakan email, telepon dan aplikasi android yaitu what’sapp. User bila ada suatu masalah yang berkaitan dengan perangkat IT, pihak user langsung menghubungi IT melalui telepon atau what’sapp. Tetapi ada keluhan dari user apa permasalahan nya sudah di kerjakan atau belum dikerjakan, karena pihak IT terkadang lupa memberi informasi ke pihak user apakah keluhan nya sudah di kerjakan atau belum oleh pihak IT. Dengan adanya keluhan dari user, IT mencoba menerima semua keluhan itu. Dengan adanya sistem informasi IT Helpdesk pada PT. Panca Abadi Nan Jaya, penulis mencoba merancang sistem IT Helpdesk Informasi Teknologi berbasis web. Untuk kelebihan web ini, dapat membantu user membuat formulir suatu permasalahan langsung terkirim ke IT Helpdesk PT. Panca Abadi Nan Jaya, dapat mengontrol semua pekerjaan IT dalam suatu permasalahan yang berkaitan dengan perangkat Informasi Teknologi, dapat membantu menyusun laporan pekerjaan IT, dapat membantu pihak manajemen mengambil keputusan dengan melihat suatu masalah yang berkaitan dengan Informasi Teknologi.
Helpdesk dapat berfungsi sebagai Single Point Of Contact (SPOC) ketika pelanggan membutuhkan bantuan teknis serta dapat menjadi fasilitas komunikasi antara pelanggan dengan tim pendukung dalam sebuah perusahaan (Fred, 2013).
Oleh karena itu, berdasarkan masalah tersebut penulis mengambil judul skripsi yang berjudul PERANCANGAN APLIKASI IT HELPDESK BERBASIS WEB DI PT. PANCA ABADI NAN JAYA.
1.2. Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan diatas, maka permasalahan dapat diidentifikasi sebagai berikut:
1. Hasil Laporan tidak Sistematis, sehingga kepala IT Departement mengalami kesulitan dalam mengevaluasi hasil laporan.
2. Tidak adanya pengukuran tingkat masalah dalam menangani permasalahan yang ada baik terkait koneksi jaringan, software maupun kerusakan hardware pada PT. Panca Abadi Nan Jaya.
3. Sulit mengontrol keluhan-keluhan yang masuk kepada IT Departement.
1.3. Perumusan Masalah
Dari identifikasi masalah yang disebutkan di atas, maka perumusan masalah adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana membangun sebuah website IT Helpdesk yang dapat menyediakan informasi dalam menangani troubleshooting yang berkaitan dengan perangkat informasi teknologi?
2. Bagaimana membuat sebuah sistem yang dapat mengukur tingkat masalah yang dilihat dari kriteria masalah, masalah jaringan internet dan kerusakan software maupun hardware?
3. Bagaimana membuat sebuah sistem yang dapat memudahkan Pekerjaan IT Departement dalam mengontrol keluhan-keluhan yang terjadi?
1.4. Maksud dan Tujuan
Maksud penulisan penelitian ini adalah membangun aplikasi helpdesk pada perusahaaan PT. Panca Abadi Nan Jaya untuk digunakan sebagai media informasi penyampaian masalah yang berkaitan dengan perangkat computer oleh user yang bersangkutan. Untuk mengontrol semua pekerjaan IT dalam suatu permasalahan yang berkaitan dengan perangkat informasi teknologi dan untuk membantu menyusun laporan pekerjaan IT.
1.4.1. Maksud Penelitian
Berdasarkan dari latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maksud dari penelitian ini adalah untuk membuat sebuah Aplikasi IT Helpdesk Berbasis Web di PT. Panca Abadi Nan Jaya untuk memudahkan Perusahaan dalam pengolahan masalah maupun laporan sehingga memudahkan IT Departement dalam pengerjaan masalah maupun laporan di perusahaan PT. Panca Abadi Nan Jaya.
1.4.2. Tujuan Penelitian
1. Memberikan kemudahan dalam pengolahan laporan masalah yang terjadi di PT. Panca Abadi Nan Jaya, dengan membangun aplikasi IT Helpdesk yang dapat menyediakan informasi dalam menangani troubleshooting yang berkaitan dengan perangkat computer baik hardware maupun software.
2. Memberikan kemudahan dalam mengukur tingkat masalah yang terjadi pada jaringan internet dan pada software ataupun hardware.
3. Memudahkan Pekerjaan IT Departement dalam mengontrol keluhan- keluhan yang terajadi pada user dalam menginformasikan masalah yang terjadi.
4. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan adanya report setiap bulan dan dapat diakses kapanpun.
5. Menerapkan ilmu yang sudah didapat selama mengikuti perkuliahan di Universitas BSI Bandung.
Sedangkan maksud dan tujuan penelitian bagi penulis adalah sebagai salah satu syarat kelulusan program Starta Satu (S1) untuk program studi Teknik Informatika di Universitas BSI.
1.5. Metode Penelitian
Dalam metode penelitian, penulisan skripsi ini menggunakan penelitian sebagai berikut :
1.5.1. Teknik Pengumpulan Data
Penelitian ini dilakukan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan, maka metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data adalah:
1. Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap obyek-obyek yang ada pada perusahaan untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan penulis untuk keperluan penelitian di perusahaan PT. Panca Abadi Nan Jaya.
2. Wawancara
Teknik wawancara yaitu, suatu metode pengumpulan data dengan melakukan Tanya jawab sepihak yang dilakukan secara sistematis dan berlandaskan kepada tujuan penelitian, yaitu dengan melakukan wawancara kepada perusahaan PT. Panca Abadi Nan Jaya.
3. Studi Pustaka
Metode penelitian yang digunakan pengumpulan data dengan membandingkan research pada jurnal yang sejenis dengan judul penelitian yang berhubungan dengan masalah yang dimuat dalam penyusunan skripsi ini, diantaranya yaitu adalah “Sistem Informasi Helpdesk Berbasis Web”
1.5.2. Metode Pengembangan Sistem
Dalam penelitian yang dilakukan, peneliti menggunakan waterfall dalam tahap perancangan website. Sukamto dan Shalahudin (2016:28) menyimpulkan bahwa Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle), metode ini digunakan karena tahap-tahap yang dilakukan secara berturut sehingga memudahkan untuk menentukan waktu dari setiap tahapnya. Berikut ini adalah tahapan dari waterfall.
a. Analisa Kebutuhan Sistem
Berdasarkan kebutuhan penelitian pada perancangan aplikasi IT helpdesk berbasis web di PT. Panca Abadi Nan Jaya, peneliti mengidentifikasi masalah, yakni meliputi analisis terhadap sistem dan prosedur yang bisa dilakukan dan fungsi-fungsi pelayanan, pelaku yang terlibat dalam perancangan aplikasi IT helpdesk berbasis web di PT. Panca Abadi Nan Jaya ini diantaranya adalah IT dan
karyawan. oleh karena itu aplikasi helpdesk ini dibutuhkan IT untuk membantu membuat laporan pekerjaan IT agar lebih mudah dan mengontrol pekerjaan IT, dan untuk memudahkan karyawan atau user yang bersangkutan untuk menginformasikan permasalahan yang berkaitan dengan perangkat informasi teknologi, dari identifikasi yang diperoleh, peneliti melakukan pengembangan dengan membuat rancangan aplikasi IT helpdesk berbasis web di PT. Panca Abadi Nan Jaya.
b. Desain
Pada tahapan ini, peneliti membuat rancangan halaman antarmuka website yang akan dibangun, membuat Entity Relationship Diagram (ERD) sebagai gambar alur database, Unified Modeling Language (UML) sebagai gambaran fungsional utamanya, dan menggunakan bahasa pemrograman berbasis Hypertext Preprocessor (PHP).
c. Code Generation
Pada tahapan ini, peneliti menerapakan desain ke dalam tools pendukung, yakni perangkat lunak yang digunakan untuk merancang hasil dari tahapan desain, dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor), text editor menggunakan Sublime Text, server local menggunakan Xampp v3.2.2, dan perancangan database dengan MySQL.
d. Testing
Pada tahap testing, peneliti menguji website yang telah dibangun mnggunakan metode black box testing, dengan tujuan untuk meminimalisir
kesalahan (error) dan memastika keluaran yang dihasilkan sistem sesuai yang diinginkan.
e. Support
Tahapan akhirnya adalah dukungan, dimana pada tahapan ini peneliti melakukan perawatan dan pengembangan berupa update terhadap konten untuk menyesuaikan dengan informasi yang berubah atau bertambah fitur-fitur yang akan dikembangkan.
1.6. Ruang Lingkup
Untuk menghindari keluarnya pembahasan dari masalah yang diidentifikasi dalam penelitian ini, maka peneliti hanya berfokus pada Perancangan Aplikasi IT Helpdesk Berbasis Web Di PT. Panca Abadi Nan Jaya.
Dalam penulisan skripsi ini adapun batasan masalahnya sebagai berikut : Fasilitas yang ada dalam sistem ini dibagi menjadi 2 pengguna yakni : 1. User :
a. Menganalisis kebutuhan sistem informasi untuk user agar bisa terhubung kepada IT.
b. Masalah yang dilaporkan user adalah masalah yang berkaitan dengan Teknologi Informasi.
c. Aplikasi Helpdesk ini hanya untuk karyawan PT. Panca Abadi Nan Jaya.
2. Admin:
a. Menganalisis kebutuhan sistem informasi untuk IT agar bisa terhubung ke user.
b. Menganalisis semua laporan masalah user dan menangani masalah laporan yang masuk ke pihak IT.
c. Membuat laporan bulanan pekerjaan IT.
d. Pengolahan website ini akan dikelola oleh admin atau IT di PT. Panca Abadi Nan Jaya.
3. Teknisi:
a. Menganalisis semua laporan masalah user dan menangani masalah yang masuk ke pihak IT.
b. Memberikan laporan hasil pekerjaan kepada admin dan user.
