1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kecamatan adalah bagian wilayah dari daerah Kabupaten atau kota yang di pimpin oleh Camat, yang dimana didalamnya terdapat suatu organisasi yang terkoordinir dengan baik. Suatu organisasi dan lembaga apapun jenisnya baik besar maupun kecil pasti mempunyai tujuan yang akan dicapai (Darlianto & Permana, 2016). Untuk mencapai tujuan tersebut suatu organisasi atau lembaga wajib memberikan pelayanan yang baik, baik secara lisan maupun tertulis pada saat bertemunya dua belah pihak atau lebih secara langsung. Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah yang berimbas pada terjadinya perpindahan informasi (Gunawan, 2015). Perpindahan informasi yang baik, terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman antara informan dan pihak yang menerima informasi (Reksa. Guntari & Ridwan, 2016). Oleh karena itu dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat dan berguna untuk mencapai tujuan organisasi.
Salah satu pendukung keberhasilan tersebut adalah kelancaran dan ketertiban dalam bidang administrasi terutama dalam pengarasipan surat maupun dokumen baik yang masuk maupun yang keluar di kecamatan.
Kegiatan surat menyurat pasti selalu ada dalam setiap perusahaan baik dalam perusahan kecil maupun besar. Kegiatan surat menyurat tersebut bisa disebut juga dengan korespondensi. Tugas korespondensi antara lain menangani surat surat masuk yang mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, mendistribusikannya dan mengarsipkan. Sedangkan untuk penanganan surat keluar mencakup aktivitas
2
antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman surat. Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang kegiatan administasi (Simangunsong, 2018). Maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian khusus.
Mengingat pentingnya peranan surat, maka diperlukan adanya prosedur pengelolaan surat dan dokumen yang baik, dikarenakan surat berfungsi sebagai alat komunikasi dan surat juga berfungsi sebagai bahan bukti secara tertulis yang mempunyai kekuatan hukum, jaminan keamanan, dan pengingat dalam kegiatan dimasa lalu. Surat juga sering digunakan sebagai alat promosi oleh kantor atau perusahan untuk menghemat baik waktu, tenaga dan juga biaya. Tidak hanya itu saja, para petugas surat masih kurang mengerti terhadap pentingnya peranan korespondensi bagi suatu kantor. Petugas tidak segera mengelola surat yang ada, tetapi menunggu pekerjaan itu terkumpul banyak terlebih dahulu. Sehinggga menghambat dalam kelancaran proses pengelolaan surat dan dokumen baik yan masuk atau pun yang keluar. Dalam proses pengurusan atau penanganan surat, petugas hanya menyortir surat yang dirasa penting dan menunda surat lainya (Reksa. Guntari & Ridwan, 2016). Ini menyebabkan lambatnya dalam pengurusan surat dan dokumen di kantor kecamatan Cimaung.
Kecamatan Cimaung membutuhkan sebuah sistem yang dapat mempermudah pengarsipan surat dan dokumen agar dapat mempercepat pelayanan.
Penulis akan membangun sistem yang akan membantu para staff kecamatan Cimaung dalam pengarsipan surat dan dokumen. Sistem yang dibangun oleh penulis akan menggunakan komputerisasi berbasis website.
3
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat dan dokumen mempengaruhi kelancaran kegiatan organisasi dan kinerja pegawai. Oleh karena itu peneliti tertarik untuk mengadakan penelitian tentang “SISTEM PENGELOLAAN SURAT DAN DOKUMEN DI KECAMATAN CIMAUNG KAB. BANDUNG BERBASIS WEB “.
1.2. Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan latar belakang yang di paparkan di atas dapat di identifikasi beberapa masalah yang ada di kecamatan tersebut, diantaranya :
1. Sistem pengelolaan surat dan dokumen di Kecamatan Cimaung Kabupaten Bandung belum terkomputerisasi.
2. Lambatnya pengolahan data surat menyurat dan dokumentasi di Kecamatan Cimaung Kabupaten Bandung.
3. Belum tersedianya tempat penyimpanan khusus surat dan dokumentasi yang sudah terkomputerisasi.
1.3. Perumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah dan pembatasan masalah untuk memperjelas masalah yang dihadapi maka masalah tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana perancangan sistem pengelolaan surat dan dokumen pada Kantor Kecamatan Cimaung Kab. Bandung?
2. Bagaimana pengolahan data surat dan dokumentasi di Kecamatan Cimaung Kab. Bandung?
4
3. Bagaimana membuat database untuk penyimpanan data surat menyurat dan dokumentasi di Kecamatan Cimaung Kab. Bandung?
1.4. Maksud dan Tujuan
Maksud dari peneliti ini adalah mempermudah bagi pegawai untuk mengarsipkan suatu dokumen maupun surat dan untuk menemukan kejelasan yang diteliti dalam upaya untuk pencapaian tujuan. Sedangkan Tujuan Penelitian itu menekankan pada hasil yang akan dicapai (diharapkan) dari penelitian yang terkait dengan identifikasi dan rumusan masalah.
1. Untuk memudahkan sistem pengelolaan surat dan dokumen di kecamatan Cimaung berbasis WEB berdasarkan hasil analisis.
2. Untuk mengkoordinir surat menyurat di Kecamatan Cimaung.
3. Untuk memudahkan proses pencarian dan penyimpanaan data di Kec. Cimaung Kab. Bandung.
Berdasarkan dari latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maksud dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem pengelolaan surat dan dokumen pada kec Cimaung Kab. Bandung. Dalam upaya untuk mencari solusi masalah yang terjadi saat ini agar dapat membantu dan mempermudah para staff di Kecamatan Cimaung yang di sesuaikan dengan kebutuhan yang ada.
Adapun tujuan dari penelitian ini bagi penulis adalah sebagai salah satu syarat kelulusan program Starta Satu (S1) untuk program studi Teknik Informatika di Universitas Bina Sarana Informatika Bandung.
5 1.5. Metode Penelitian
Dalam penyusunan penelitian ini, yang penulis lakukan menggunakan beberapa penelitian diantaranya :
1.5.1. Teknik Pengumpulan Data
Penelitian ini dilakukan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan, maka metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data adalah 1. Observasi
Pengamatan yang dilakukan di desa Cimaung seperti pemilihan, pengubahan, pencatatan dan pengkodean terhadap serangkaian perilaku dan suasana yang berkenaan dengan organisme sesuai dengan tujuan-tujuan. Dengan menggunakan teknik pengumpulan data ini diharapkan nantinya akan memperoleh data yang lengkap dan tajam tentang desa Cimaung dan mengetahui pada tingkat manakah dari setiap perilaku yang nampak. Dalam penelitian ini nantinya peneliti akan melihat kegiatan yang ada didalamnya untuk mendapatkan data selengkap- lengkapnya dan terjaga kevalidasiannya.
2. Wawancara
Wawancara di lakukan guna untuk mengetahui apa saja yang di perlukan dalam pembuatan “Sistem Aplikasi Pengarsipan Surat Dan Dokumen di Kecamatan Cimaung Kab. Bandung Berbasis Web”. Dan kami melakukan wawancara terhadap Bapak Yayan Suhartono selaku kepala pengarsipan di Desa Cimaung Kec Cimaung Kabupaten Bandung.
3. Studi Literatur
Teknik pengumpulan data melalui teks-teks maupun soft-copy dengan cara menelusuri sumber tulisan yang pernah dibuat sebelumnya seperti buku, jurnal, e-
6
book, majalah artikel, dan juga internet yang dapat diakses dengan mudah secara online. Dimana mencari informasi mengenai desa, khususnya Kecamatan Cimaung Kab. Bandung.
1.5.2. Metode Pengembangan Sistem.
Pada penelitian ini, metode pengembangan sistem di dasarkan pada beberapa poin yaitu :
1. Analisa Kebutuhan
Peneliti melakukan analisa kebutuhan apa saja yang di perlukan untuk mendukung aplikasi berbasis web di Desa Cimaung Kec Cimaung Kab.upaten Bandung, peneliti mengidentifikasi masalah yakni pengelolaan surat dan dokumen belum terkomputerisasi dan pengarsipan dokumen dan surat yang masih berantakan. Dari identifikasi yang peneliti peroleh maka peneliti melakukan pengembangan dengan membuat rancangan mengenai sistem pengelolaan surat dan dokumen di kecamatan Cimaung guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan organisasi kecamatan Ciamung.
2. Desain
Pada tahap ini peneliti membuat rancangan halaman antarmuka website yang akan dibangun, yaitu dengan membuat Entity Relationship Diagram (ERD) sebagai gambar alur database, sedangkan gambaran fungsional utamanya mengunakan Unified Modeling Language (UML), untuk Bahasa pemrogramannya berbasis Hypertext Preprocessor (PHP) dan Hypertext Markup Language (HTML), dan untuk menjaga keamanan website nya menggunakan Framework CodeIgniter (CI).
7 3. Code Generation
Pada tahapan ini, peneliti menerpakan desain ke dalam tools pendukung, yakni perangkat lunak yang digunakan untuk merancang hasil dari tahapan desain, dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor), text editor menggunakan Sublime Text 3, server local menggunakan OS Ubuntu server, dengan modul pendukung apache2, dan perancangan database dengan MySQL.
4. Testing
Pada tahapan testing, peneliti menguji website yang telah dibangun mnggunakan metode Black Box Testing, dengan tujuan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sistem sesuai yang diinginkan.
5. Support
Tahapan akhirnya adalah dukungan, dimana pada tahapan ini peneliti melakukan perawatan dan pengembangan berupa update terhadap konten untuk menyesuaikan dengan informasi yang berubah atau bertambah.
1.6 Ruang Lingkup
Agar dalam penelitian ini pembahasan yang dibahas tidak keluar dari masalah yang telah diidentifikasi, maka peneliti hanya berfokus pada sistem pengelolaan surat dan dokumen di kecamatan Cimaung Kab. Bandung berbasis web. Adapun ruang lingkupnya sebagai berikut :
1. Penelitian hanya dilakukan di kecamatan Cimaung.
2. Sistem berbasis website Yang di arsipkan surat dan dokumen yang ada di Kecamatan Cimaung
3. Sistem dapat menyimpan file word, excel, pdf, jpg.
8
4. Untuk aplikasi ini dibagi menjadi 2 pengguna yakni :
a. Staff : pihak yang diberikan fasilitas untuk mengakses serta mendapatkan informasi.
b. Admin : pihak yang diberikan fasilitas untuk mengakses dan mengupdate informasi.
5. Bahasa pemrograman yang dipakai PHP, HTML, CODEINEGTER, CSS, JAVA SCRIPT, JQUER
