7 2.1. Tinjauan Pustaka
Dalam proses perancangan Sistem Informasi Arsip SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) Berbasis web diperlukan penjelasan atau teori yang dapat mendukung dan menunjang keberhasilan dalam pembuatan sistem informasi tersebut serta untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi dan manfaat dari Sistem Informasi Arsip Berbasis web Pada BAPPELITBANGDA.
A. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok komponen elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem berasal dari bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energy untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu Istilah set entitas yang berinteraksi ,dimana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu (Simangunsong, 2018).
B. Pengertian Informasi
Informasi diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain (Farell, Saputra, & Novid, 2018).
Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Hakim & Fitriani, 2016)
C. Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan (Haryanto & Nasihin, 2017).
D. Pengertian Surat
Surat adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan (Masykur, Makruf, & Atmaja, 2015).
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Sitohang, 2018) . A. Bahasa Pemrograman
Pembuatan media informasi real time citizen journalism ini dibangun dengan beberapa bahasa pemrograman yang memiliki fungsi dan kegunaan masing- masing diantaranya:
1. Hyper Text Markup Language (HTML)
Menurut (Winarno & Zaki, 2013) Hyper Text Markup Language atau HTML adalah bahasa markup untuk memformat konten halaman web atau dengan
kata lain bahasa untuk mengatur bagaimana penampilan dan pemformatan konten di web. Secara garis besar, terdapat 4 jenis elemen dari HTML (Winarno & Zaki, 2013):
a. Struktural: Tanda yang menentukan level atau tingkatan dari tulisan.
b. Presentasi: Tanda yang menentukan tampilan dari sebuah tulisan tidak peduli dengan level dari tulisan tersebut.
c. Hiperteks: Tanda yang berfungsi membuat link didokumen, baik link didokumen itu sendiri atau kedokumen lain.
d. Elemen widget yang membuat objek-objek lain
HTML menekankan penggambaran komponen-komponen struktur dan format didalam halaman web. Adapun untuk menentukan penampilannya adalah tugas CSS. Halaman HTML mempunyai elemen head dan elemen body yang masing-masing memiliki berbagai macam konten. Dengan adanya HTML maka komputer menjadi memiliki bahasa komunikasi yang standar. Sehingga dokumen HTML dapat dilihat dengan tampilan yang sama, baik dikomputer windows, linuk, unix dan lain sebagainya.
2. PHP (PHP: Hypertext Preprocessor)
PHP yang mulanya dikenal dengan singkatan Personal Home Page pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama FI (Form Interpreted), yang wujudnya berupa sekumpulan script yang digunakan untuk mengelolah data form dari web. Menurut (Putratama &
Supono, 2016) adalah suatu bahasa pemrograman yang digunakan untuk menerjemahkan baris kode program menjadi kode mesin yang dapat dimengerti oleh komputer yang bersifat server-side yang dapat ditambahkan kedalam HTML.
Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman yang dikategorikan kepada Server Side Programming, yang artinya bahasa pemrograman ini memerlukan penerjamahan dalam hal ini web server untuk menjalankannya.
Berikut ini diberikan gambaran tentang cara kerja bahasa pemrograman PHP:
(Romansa, 2015)
Gambar II.1. Kerangka Kerja Pemrograman PHP 3. Structured Query Language (SQL)
Menurut (Binarto, 2012) Structured Query Language atau SQL adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. Melalui SQL inilah, data dalam MySQL dapat diakses melalui PHP.
MySQL mempunyai empat instruksi dasar yang sangat mendukung dalam pembentukan database. Yaitu select, insert, update dan delete, masing-masing digunakan untuk menginput atau menambah data, mengubah data menghapus data dalam database.
4. Cascading Style Sheet (CSS)
Cascading Style Sheet atau CSS diperkenalkan untuk pengembangan website pada tahun 1996, Dengan menggunakan CSS akan membuat lebih hemat dalam penulisan kode karena tidak perlu menulis ulang apabila ada style yang sama hingga diperoleh kekonsistensi style pada elemen tertentu(Rubianto, Saleh,
& Sulistyawan, 2008). Menurut Kurniawan (2008) CSS memiliki aturan sendiri dalam penulisan sintaknya. Penulisan sintak tersebut terbagi kedalam tiga bagian, yaitu : Selector, Property, dan Value yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Selector: elemen yang akan didefinisikan dalam style CSS dapat berupa tag HTML maupun Class.
b. Property: atribut yang berfungsi untuk mendefinisikan selector.
c. Value: nilai atau harga dari sebuah property dalam selector, penentuan nilai dapat disamakan pada saat menggunakan nilai pada atribut HTML.
5. Javascript
Javascript merupakan bahasa yang berbentuk kumpulan skrip yang berfungsi untuk memberikan tampilan yang tampak lebih iteraktif pada dokumen web. Pada prakteknya, penggunaan javascript dalam membuat web yaitu dengan memasukan program kedalam HTML (Hernita & Sulistiyani, 2010). Adapun kelebihan dari penggunaan javascript adalah sebagai berikut:
a. Lebih praktis dan mudah sebab bahasa pemrograman javascript memiliki sedikit sintaks.
b. Koneksi cepat sebab peletakan program terdapat disisi client, berukuran file sangat kecil dan dapat langsung digunakan dibrowser.
B. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram atau ERD merupakan tools yang digunakan untuk memodelkan struktur data dengan menggambarkan entitas dan hubungan antara entitas (relationship) secara abstrak (konseptual) (Mulyani, 2016). Adapun 3 fungsi utama ERD yaitu:
1. Sebagai alat untuk memodelkan hasil dari analisis data.
2. Sebagai alat untuk memodelkan data konseptual (lojikal).
3. Sebagai alat untuk memodelkan objek-objek dalam suatu sistem (dasar dari objek diagram atau class diagram).
Diagram ER dibentuk oleh beberapa notasi, yaitu:
1. Entity: sebuah objek yang utuh dan idependen terhadap suatu objek lain dalam lingkup masalah yang ditinjau (memiliki fungsi yang relevan terhadap sistem).
2. Relationship: hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas dengan digambarkan belah ketupat.
3. Attribute: karakteristik umum yang dimiliki oleh semua istance dalam suatu entity tertentu.
Dalam skema diagram ER, diperlukan pemetaan kardinalitas untuk menyatakan suatu entitas dapat dihubungkan kedalam entitas lain melalui sebuah himpunan realasi. Dalam pemetaan kardinalitas, untuk menentukan deskripsi
himpunan relasi, memerlukan lebih dari dua himpunan entitas. Jenis hubungan antara dua tipe entitas yang diasumsikan dalam entitas A dan B dapat berupa:
1. One-to-One (1:1) meyatakan setiap entitas A berpasangan paling banyak dengan satu entitas pada B, dan entitas B berpasangan paling banyak dengan satu entitas A.
( Mulyani ,2016)
Gambar II.2. Kardinalitas 1:1
2. One-to-Many (1:M) meyatakan setiap entitas A berpasangan dengan banyak entitas pada B, dan setiap entitas B dapat berpasangan paling banyak dengan satu entitas A.
(Mulyani ,2016)
Gambar II.3. Kardinalitas 1:M
3. Many-to-One (M:1) meyatakan setiap entitas A berpasangan paling banyak dengan satu entitas pada B, dan setiap entitas B dapat berpasangan dengan banyak entitas A.
(Mulyani ,2016)
Gambar II.4. Kardinalitas M:1
KARYAWAN bekerja
dalam PROYEK
4. Many-to-Many (M:M) meyatakan setiap entitas A dapat berpasangan dengan banyak entitas pada B, dan entitas B berpasangan dengan banyak entitas A.
(Mulyani ,2016)
Gambar II.5. Kardinalitas M:M C. Unified Modeling Language (UML)
Unifed Modeling Language (UML) adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi objek (Isa & Hartawan, 2017).
Menurut (Nugroho, 2010) untuk mendapatkan banyak pandangan terhadap sistem informasi yang akan dibangun, UML dideskripsikan oleh beberapa
diagram visual yang menunjukan berbagai aspek dalam sistem diantaranya:
1. Use Case Diagram
Use Case diagram digunakan untuk menggambarkan sistem dari sudut pandang pengguna sistem tersebut (user). sehingga pembuatan use case diagram lebih dititik beratkan pada fungsionalitas yang ada pada sistem, bukan berdasarkan alur atau urutan kejadian. Sebuah usecase diagram mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem.
PROYEK pakai BARANG
(Nugroho ,2010)
Gambar II.6. Contoh Use Case Diagram 2. Activity Diagram
Menggambarkan rangkaian aliran dari aktivitas, digunakan untuk mendeskripsikan aktifitas yang dibentuk dalam suatu operasi sehingga dapat juga digunakan untuk aktifitas lainnya. Diagram ini sangat mirip dengan flowchart karena memodelkan workflow dari suatu aktifitas ke aktifitas yang lainnya, atau dari aktifitas ke status. Pembuatan activity diagram pada awal pemodelan proses dapat membantu memahami keseluruhan proses. Activity diagram juga digunakan untuk menggambarkan interaksi antara beberapa use case.
(Nugroho ,2010)
Gambar II.7. Contoh Activity Diagram
3. Sequence Diagram
Menggambarkan interaksi antara sejumlah objek dalam urutan waktu.
Kegunananya untuk menunjukan rangkaian pesan yang dikirim antara objek juga interaksi antar objek yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem.
(Nugroho ,2010)
Gambar II.8. Contoh Sequence Diagram 4. Class Diagram
Class adalah spesifikasi yang akan menghasilkan objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut atau properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untu memanipulasi keadaan tersebut (metode atau fungsi). Kelas memiliki tiga area pokok yaitu nama (class name), atribut dan metode (operation)
(Nugroho ,2010)
Gambar II.9. Contoh Class Diagram 5. Component Diagram
Menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (devedency).
(Nugroho ,2010)
Gambar II.10. Contoh Component Diagram
6. Deployment Diagram
Menggambarkan detail bagaimana komponen dibentuk dan didistribusikan (deploy) dalam infrastruktur sistem.
(
Nugroho, 2010)
Gambar II.11. Contoh Deployment Diagram D. Pengujian Software
Sebuah perangkat lunak perlu dijaga kualitas yang bergantung pada kepada kepuasan pelanggan. Sering perangkat lunak mengandung kesalahan (eror) pada proses-proses tertentu pada saat perangkat lunak sudah berada ditangan user. Kesalahan-kesalahan (eror) pada perangkat lunak ini sering disebut dengan “bug”. Untuk menghindari banyak bug maka diperlukan adanya pengujian perangkat lunak sebelum perangkat lunak dioprasikan atau selama perangkat lunak masih terus berkembang.
Menurut (Simarmata, 2010) pengujian perangkat lunak adalah proses mengevaluasi fitur-fitur perangkat lunak dan pencarian perbedaan antara persyaratan yang ada dan yang diharapkan.
Metode pengujian yang digunakan dalam pembuatan media informasi ini adalah black box testing. Black box testing dijelaskan sebagai cara pengujian yang dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasilnya sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Pengujian
ini memungkinkan analis sistem mem7peroleh kumpulan kondisi input yang akan mengerjakan seluruh keperluan fungsional program (Maturidi, 2014). Tujuan metode ini mencari kesalahan pada:
1. Fungsi yang salah atau hilang 2. Kesalahan pada interface
3. Kesalahan pada struktur data atau akses database 4. Kesalahan performansi
5. Kesalahan inisialisasi dan tujuan akhir.
Klasifikasi dari black-box testing mencakup beberapa pengujian, antara lain:
1. Pengujian fungsional
Pengujian dilakukan dalam bentuk tertulis untuk memeriksa apakah aplikasi berjalan seperti yang diharapkan meliputi seberapa baik sistem melaksanakan fungsinya termasuk perintah dari pengguna.
2. Pengujian beban
Pengujian beban beroprasi pada tingkat baban standar, baban tinggi diberikan untuk menguji apakah sistem tetapberfungsi dengan baik.
3. Pengujian usabilitas
Pengujian keakraban pengguna untuk menilai bagaimana pengguna berinteraksi dengan perangkat lunak. Pengujian usabilitas bertujuan untuk menghilangkan kesulitan bagi pengguna.
2.2. Penelitian Terkait
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis mereferensi dari penelitian- penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan penulisan. Berikut penelitian yang berhubungan dengan laporan skripsi ini antara lain :
Penelitian terkait dari (Farell et al., 2018) Mengatakan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat membantu dan mempermudah staf bagian arsip dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan efisien, tepat dan aman.
Penelitian terkait dari (Tarigan, Warongan, Sam, Manado, & Manado, 2016) mengatakan Efektivitas Penerapan Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kota Manado dalam hubungannya dengan dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) telah sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 dan Sistem Pengendalian Pemerintah.
Penelitian terkait dari (Hays, Sugiyarta, & Winungkas, 2019) mengatakan pengecekan jumlah bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan perusahaanmengatakan Aplikasi inventory dirancang dan dibangun menggunakan metode pemodelan UML (Unified Modelling Language) sebagai gambar fisik aplikasi, dan konsep waterfall sebagai tahapan dalam perancangan aplikasi. Serta menggunakan pemrograman Vb.Net dan SQL Server sebagai databasenya, dengan adanya aplikasi inventory berbasis dekstop ini memudahkan dalam pengecekan jumlah bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Penelitian terkait dari (Janah & Roro, 2018) bahwa Implementasi pelayanan administrasi terpadu kecamatan di Kecamatan Pakis sudah sejak bulan Januari 2017. Pelayanan PATEN terdiri dari pelayanan perizinan dan pelayanan
non perizinan. Penyelanggaraan PATEN di Kecamatan Pakis sudah memenuhi beberapa persyaratan yang ditentukan dalam Permendagri Nomor 4 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan.
Penelitian terkait dari (Mustofa & Mustofa, 2018) Dengan penggunaan Sistem Kearsipan Administrasi Desa Berbasis Web ini pemerintah desa dan masyarakat dapat saling memanfaatkan data untuk kepentingan bersama, sehingga lebih tertata dan mudah dicari. Untuk situs system informasi desa berbasis web (studi kasus desa weding).
Penelitian terkait dari (Jarkawi & Muttaqin, 2019) Mengatakan bahwa Masyarakat merasakan manfaat darikegiatan pelatihan dan workshop manajemen sistem kearsipan e-dokumen dengan penambahan dan peningkatan kompetensi pengetahuan dan ketrampilan dalam pengelolaaan kearsipan melalaui elektronik (e-dokumen), ini dibuktikan dari hasilevaluasi selama proses (melalui diskusi dan tanya jawab) dan akhir pelaksanaan melaluihasil angket kepuasaan peserta.
Penelitian terkait dari (Simangunsong, 2018) Mengatakan bahawa Dengan adanya sistem ini, maka dapat memudahkan proses pekerjaan di dalam mencari dokumen yang dibutuhkan suatu waktu dengan cepat dan terperinci.
Penelitian terkait dari (Haryanto & Nasihin, 2017) Mengatakan bahwa Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil analisa dan perancangan Sistem Informasi Kearsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini diharapkan mempermudah pelaporan dan pencatatan surat masuk dan keluar di kampus STIKes Mitra Kencana.
Penelitan terkait dari (Dewi, 2018) Mengatakan Implementasi kebijakan tentang pengelolaan perpustakaan oleh pegawai perpustakaan dalam
meningkatkan minat baca masyarakat (studi analisis di Kecamatan Cijulang Kabupaten Pangandaran) masih belum optimal. Dari 12 indikator, 8 indikator sudah berjalan denganbaik dan 4 indikator lainnyakurang berjalan dengan baik.
Penelitian terkait dari (Sasmito, 2017) mengatakan Rancangan dan Desain Sistem informasi geografis akan memberikan informasi kelurahan-kelurahan atau kecamatan-kecamatan yang memiliki industri pada Kabupaten Tegal yang meliputi meliputi : profil industri, data produksi, lokasi industri, peta, titik
Tabel II.1. Penelitian Terkait
No Nama Peneliti & Judul Persamaan Perbedaan 1. Geovanne Farell1), Hadi Kurnia Saputra2),
Igor Novid3). Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat (Studi Kasus Fakultas Teknik UNP)
Perancangan Web Kearsipan
Ruang lingkup yang berbeda 2. Desriana Natalia Tarigan & Jessy D.L
Warongan. Evaluasi Efektivitas Penerapan Sistem Dan Prosedur Pengeluaran Kas pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan
Ketahanan Pangan Kota
Penerapan Sistem
Objek penelitian berbeda
3. Riyan Naufal Hay’s, Ahmad Sugiyarta, Dessy Eka Winungkas. Aplikasi Inventory Terintegrasi order System Konsumen pada Oto Bento Perumnas Cilegon menggunakan Metode Waterfall
Metode Waterfall
Objek Penelitian berbeda
4. Miftahul Janah, Roro Merry Chornelia Wulandari. Akuntabilitas Implementasi Pelayanan Administrasi Terpadu (PATEN)
Perancangan Web
Objeng penelitian berbeda 5. Mokhamad Iklil Mustofa1, Zaenal
Mustofa2. Sistem Kearsipan Administrasi Desa Berbasis Web
Sistem Kearsipan Berbasis Web
Ruang lingkup berbeda 6. Jarkawi¹, Riadhul Muttaqin². Akuntabilitas
Sistem Informasi Manajemen Kearsipan dan E-Dokumen
Sistem Informasi Dokumen
Ruang lingkup berbeda 7. Agustina Simangunsong. Sistem Informasi
Pengarsipan Dokumen Berbasis Web
Kerasipan Berbasis Web
Ruang lingkup berbeda 8. Dadang Haryanto, Anwar Nasihin . Sistem
Informasi Kearsipan Surat Masuk Surat Keluar di STIKES Mitra Kencana Kota Tasikmalaya
Sistem
Informasi Surat Menyurat
Ruang lingkup berbeda 9. Enden Santika Dewi. Implementasi
Kebijakan Tentang Pengelolaan
Perpustakaan Oleh Pegawai Perpustakaan dalam Upaya Meningkatkan minat maca masyarakat
Menggunakan metode
penelitian yang sama yaitu deskriptif
Objek penelitian berbeda
10. Ginanjar Wiro Sasmito. Penerapan Metode Waterfall Pada Desain
Sistem Informasi Geografis Industri
Metode Waterfall
Objek yang berbeda
