10 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Teori
2.1.1 Pengertian Standar Operating Procedure
Menurut (permadi, 2019) Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan acuan atau pedoman untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan penilaian kinerja agar perusahaan dapat berjalan dengan baik.
2.1.2 Penerapan SOP
Menurut (Hamidi & Raflah, 2019) sebelum membuat suatu SOP atau Standar Operasional Prosedur ada beberapa hal yang harus diperhatikan terutama dalam tahap-tahap penerapan SOP yang akan dibuat. Proses awal penerapan sop ini adalah melakukan pengamatan terhadap prosedur pada PT. Pos Indonesia cara menyusun dan membuat SOP terutama pelayanan terhadap karyawan serta menetapkan tipe dan format yang dibuat. Selanjutnya diindentifikasikan setiap setiap kebutuhan yang dibutuhkan dalam proses setelah seluruh kebutuhan didapatkan langkah selanjutnya adalah mengumpulkan data dengan beberapa petugas serta atasan langsung bagian yang membawahi satuan pengiriman. Setelah data lengkap tahap berikut yang yang dilakukan adalah merancang dan menerapkan SOP untuk selanjutnya diberikan kepada PT. Pos Indonesia dalam hal ini bagian umum, jika sudah disetujui untuk digunakan maka akan dibuat SOP secara formal dan jika
11 belum disetujui maka proses perancangan dan penerapan SOP belum dapat digunakan dalam perusahaan.
2.1.3 Tujuan SOP
Menurut (Hamidi & Raflah, 2019) secara umum tujuan standar operasional prosedur adalah untuk menjelaskan secara detail tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang didalam suatu perusahaan. Menjelaskan tentang tujuan dari SOP adalah sebagai berikut:
1. Konsistensi, SOP dibuat agar setiap pelaksana, petugas atau karyawan mengetahui standar yang telah ditetapkan, sehingga mereka mampu menjaga konsisten dan tingkat kinerja sebuah tim.
2. Kejelasan alur, SOP dapat memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab apa saja dari masing-masing pelaksana petugas atau karyawan
3. Kejelasan tugas SOP dibuat agar setiap pelaksana petugas dan karyawan mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
4. Melindungi organisasi, SOP dibuat dengan tujuan untuk untuk melindungi organisasi atau unit kerja serta petugas atau karyawan dari tindakan-tindakan praktik atau kesalahan yang bersumber dari teknisi atau faktor lainnya.
12 5. Meminimalkan kesalahan, dengan kejelasan tugas, alur, tanggung jawab dan wewenang maka setiap pelaksana, petugas atau karyawan dapat meminimalkan atau menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan atau duplikasi dalam bekerja.
Konsep yang dianalisis dari penelitian ini adalah standar operasional prosedur (SOP). Fokus dalam penelitian ini adalah tentang 5 hal pokok dalam SOP yaitu: Konsistensi, Kejelasan tugas, Kejelsan alur, Melindungi Organisasi, Meminimalkan kesalahan.
2.1.4 Manfaat SOP
Menurut (Hamidi & Raflah, 2019) sebagai pedoman kerja, tentu saja SOP memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan, terutama untuk dijadikan dasar bagaimana anggota perusahaan harus melakukan pekerjaan dengan efisien.
Berikut ini adalah beberapa manfaat SOP diantaranya:
1. Mengurangi dan meminimalisir kesalahan atau kelalaian karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan karena SOP berperan sebagai standarisasi perusahaan.
2. Dokumen SOP mengandung pedoman kerja karyawan sehingga dapat membantu karyawan agar lebih mandiri dan tidak tergantung dari intervensi manajemen.
3. Membantu meningkatkan akuntabilitas.
13 4. Menciptakan ukuran standar kerja dan menjadi acuan untuk evaluasi
kinerja karyawan
5. Membantu karyawan baru lebih cepat beradaptasi dengan perusahaan.
2.1.5 Prinsip-prinsip SOP
Konsep standar operasional prosedur merupakan istilah organisasi dan manajemen yang merujuk pada sistem pengawasan manajemen ( Management Control System). Dalam pengertian ini maka SOP diartikan sebagai peraturan dan regulasi yang merupakan kebijakan untuk menjamin kebenaran (validitas) perilaku anggota organisasi secara terus menurus. Mengacu pada pengertian SOP, maka dalam penerapan Standar Operasional Prosedur dalam perusahaan perlu memenuhi prinsip-prinsip SOP berikut ini:
1. Konsistensi.
Tujuan sebagai pedoman kerja, maka SOP harus dibuat dan dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu dan oleh siapapun dengan kondisi apapun.
2. Komitmen.
SOP harus dipenuhi dan dilakukan dengan penuh komitmen, baik untuk karyawan maupun jajaran petinggi perusahaan.
3. Perbaikan berkelanjutan.
14 SOP tidak bersifat kaku dimana dalam pelaksanaan SOP harus terbuka dengan penyempurnaan untuk membentuk prosedur yang lebih efektif dan efisien.
4. Mengikut .
Meskipun SOP bersifat dinamis terhadap penyempurnaan, namun dalam praktiknya, SOP bersifat mengikat bagi siapapun. Pekerjaan atau harus dilakukan diselesaikan sesuai dengan prosedur yang sudah tertulis dalam SOP.
5. Setiap memilik peran penting.
SOP mengandung peran-peran penting setiap karyawan sehingga jika terdapat satu karyawan yang tidak melaksanakan perannya dengan baik maka dapat mengganggu proses lainnya.
6. Terdokumentasi .
Setiap prosedur yang tercantum didalam SOP hendaknya dilakukan dokumentasi dengan baik sehigga dapat dijadikan referensi bagi anggota lain yang membutuhkan.
Berdasarkan hal ini dapat kemungkinan karena SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan.
Tidak hanya itu, SOP juga berisi mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan prasyaratan teknisi, kebijakan organisasi dan perencanaan strategis bagi karyawan. Atau dengan suatu istilah dengan adanya SOP maka semua orang membaca peraturan yang telah ditetapkan dan dijalankan bersama.
15 2.1.6 Pentingnya SOP
Kondisi sop di dalam perusahaan berperan sangat penting terutama untuk hal operasional perusahaan. SOP bisa dijadikan pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang bisa terjadi dalam menjalankan perusahaan untuk melihat seberapa efisien terhadap kinerja karyawan. Meskipun bisnis yang dijalankan sedang sangat berkembang, namun dengan mempertahankan konsistensi untuk memenuhi SOP dapat membantu perusahaan agar berjalan pada sesuai dengan target dan tujuan utama. Tanpa SOP anggota perusahaan tidak dapat bekerja secara efektif dan efisien serta tidak memahami penting sebagai pedoman SOP sangat penting sebagai acuan perusahaan demi mendapatkan keuntungan maksimal mungkin melalui prosedur yang efektif.
2.1.7 Pengertian Perencanaan SDM
Menurut (Nawawi, 2001) Perencanaan sumber daya manusia adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan/prasyaratan untuk mengatur arus gerekan kerja ke dalam pekerja baru, didalam promosi, pindah dan pension berhenti dan diberikan di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan.
2.1.8 Tugas pokok Perencanaan SDM
Menurut (Nawawi, 2001) dari keterangan diatas tentang beberapa pengertian perencanaan jelas bahwa dalam Perencanaan SDM merupakan kegiatan pembuatan keputusan tentang masa yang akan datang cara membuktikannya di suatu lingkungan tertentu, khususnya sebuah organisasi dibidang bisnis. Sehubungan
16 dengan itu pembahasan mengenai pokok perencanaan sebagai kegiatan pengambilan keputusan dalam uraian pada dasarnya menempatkan Perencanaan SDM sebagai suatu displin kerja, bukan sebagai salah satu fungsi manajemen dengan demikian pembahasannya tidak dihubungkan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Terdapat tiga tugas pokok Perencanaan SDM yang di maksud dengan sebagai berikut:
1. Tugas Persiapan/Eksplenatif 2. Tugas prediktif
3. Tugas Kontrol
2.1.9 Tujuan Perencanaan SDM
Menurut (Nawawi, 2001) perencanaan SDM tujuan yang sederhana itu merupakan tujuan perumusannya. Pelaksanaannya tidak sederhana perumusannya.
Pelaksanaannya yang tidak semudah perumusannya itu karenakan bisnis merupakan aspek kehidupan fenomena, social, dan ekonomi yang dipengaruhi oleh banyak faktor dari luar (Faktor Lingkungan) yang mudah berubah. Kondisi itu mengakibatkan respon dari setiap organisasi/perusahaan tidak sama, yang sangat tergantung pada kualitas SDM yang dimilikinya, sebagai hasil Perencanaan SDM dengan tujuan umum dan tujuan khusus Perencanaan SDM, yang mampu mendukung pencapaian Perencanaan SDM.
17 2.1.10 Manfaat Perencanaan SDM
Menurut (Nawawi, 2001) berjalan dengan tujuan Perencanaan SDM dilingkungan si organisasi/perusahaan tersebut di atas, berarti terdapat beberapa manfaatnya jika pelaksanaanya berlangsung secara obyektif.
Beberapa manfaat Perencanaan SDM dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada penggunaan SDM 2. Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensinya masing-
masing dengan tugas-tugasnya yang sasaranya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi/perusahaan
3. Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost) dan tenaga kerja dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi
4. Perencanaan SDM yang professional mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan sistem informasi SDM agar selalu akurat siap dipakai untuk berbagai kegiatan manajemen SDM lainnya.
Berdasarkan hasil di atas menunjukkan bahwa pelaksanaan Perencanaan SDM Profesional harus dilakukan sebagai implementasi dengan adanya tiga tugas pokok Perencanaan SDM yang telah diuraikan pada dijelaskan, terdiri tugas eksplenatif, tugas prediksi dan tugas kontrol
18 2.1.11 Pengertian Kinerja
Kinerja adalah tentang melakukan pekerjaan dan hasil yang dicapai dari pekerjaan. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan adalah:
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja:
1. Lingkungan kerja,
2. Kelengkapan kerja, budaya kerja, motivasi, 3. Kemampuan Karyawan, struktur organisasi, 4. Kepemimpinan dan sebagainya,
Indikator Kinerja
Menurut (Sukmawati, 2017) indikator kinerja adalah:
1. Kuantitas 2. Kualitas
3. Ketepatan waktu 4. Efektivitas 5. Kemandirian
6. Komitmen organisasi/kerja.
19 2.1.12 Tujuan kinerja
Untuk mengoptimalkan kemampuan penilaian kinerja karyawan.
2.1.13 Sasaran Kinerja
Menurut (Wibowo, 2007) sasaran kinerja merupakan suatu pelayanan secara detail yang menjelaskan hasil yang baru dicapai, kapan, dan oleh siapa sasaran yang ingin di capai tersebut diselesaikan. Sifatnya dapat dihitung, prestasi yang dapat diamati dan dapat diukur. Sasaran merupakan harapan perusahaan.
2.1.14 Penelitian terdahalu
Berikut ini penjelasan mengenai penelitian terdahulu yang bahan rujukan dalam penelitian ini:
Tabel 1. Penelitian Terdahulu
No Nama Peneliti dan Tahun Judul Penelitian Variabel dan Metode Analisis
Hasil Penelitian 1. (Suryaningrum
Kusumastuti,S.Psi , 2014)
Pengaruh
pembuatan standar operasional
prosedur terhadap kinerja karyawan bagian produksi di pt wangsa jatra lestari
Variabel Independen
Pengaruh pembuatan standar operasional prosedur
Hasil penelitian Hasil
penelitian ini berupa Standar Operasional Prosedur yang dapat
meningkatkan
20 Variabel Dependen Kinerja karyawan bagian
Metode Analisis wawancara,
observasi dan data perusahaan.
kinerja karyawan.
yang berarti tidak valid.
2. ( Sigit permadi
Laode muhamad nafsahu, s.pd., m.m., 2019)
Pengaruh budaya organisasi dan penerapan standar operasional
prosedur (sop) terhadap kinerja karyawan pt. Spirit avia sentosa jakarta
Variabel Independen
Pengaruh budaya organisasi dan penerapan standar operasional prosedur (sop)
Variabel Dependen
Kinerja karyawan Metode Analisis
Metode deskriptif asosiatif
Hasil penelitian Hasil analisis data
menunjukkan pengaruh variabel Budaya Organisasi (X1) terhadap variabel
Kinerja
karyawan (Y) PT.Spirit Avia Sentosa
Jakarta adalah sebesar 32,3%
yang berarti
21
hipotesis 1 diterima dan signifikan pengaruh variabel Standar Operasional Prosedur (X2) terhadap variabel Kinerja
Karyawan (Y) PT.Spirit 3. (Khairul Umam1, Adam
Idris2, Gunthar Riady3 , 2019)
Analisis penerapan standar
operasional
prosedur dalam meningkatkan pelayanan publik di kelurahan baqa kecamatan
samarinda
seberang kota samarinda
Variabel Independen
Analisis penerapan standar operasional prosedur dalam meningkatkan pelyanan publik analisis penerapan standar operasional prosedur dalam meningkatkan pelyanan publik variabel dependen -
Hasil penelitian menunjukkan
yang di
signifikan terhadap Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) mendapatkan hasil
yangSignifikan positif untuk
22 metode analisis
Deskriptif kualitatif.
masyarakat kelurahan 4. (Rizky Trisna Firman
Haqiqi, 2017)
Pengaruh
perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia terhadap kinerja karyawan pt permata bahari Malindonesia
Variabel Independen Pengaruh
perencanaan dan pengembangan
sumber daya
manusia
Variabel Dependen Terhadap kinerja karyawan
Metode Analisis a qualitative approach with survey design
Hasil penelitian menunjukkan hubungan signifikan dan simultan karakteristik
dan SOP
tentang kinerja manajerial
5 (Manajemen et al., 2018) Pengaruh perencanaan sumber daya manusia dan pengalaman kerja terhadap kinerja karyawan di pt. Air manado
Variabel Independen Pengaruh
perencanaan sumber daya manusia dan pengalaman kerja
Hasil penelitian menunjukkan dengan
menggunakan analisis regresi berganda menunjukkan
23 Variabel Dependen Terhadap kinerja karyawan
Metode Analisis kuantitatif- asosiatif yang diperoleh melalui kuesioner
bahwa variabel perencanaan sumber daya manusia berpengaruh signifikan terhadap kinerja karyawan sedangkan variabel pengalaman kerja tidak berpengaruh signifikan terhadap kinerja karyawan.
Pihak manajemen
PT. Air
Manado 6. (Manzoor et al., 2019) An Examination of
Sustainable HRM Practices on Job Performance: An Application of Training as a Moderator
Variabel Independen
An Examination of Sustainable HRM Practices on Job Performance
The main results of regression analysis validate that HRM
practices, such
24 Variabel Dependen An Application of Training as a Moderator
Metode Analisis The descriptive survey
as selection, participation, and employee empowerment,
have a
significant and positive effect on employee job
performance.
7. (Shahzadi et al., 2014). Impact of Employee
Motivation on Employee
Performance
Variabel Independen
Impact of Employee Motivation
Variabel Dependen Employee
Performance
Metode Analisis
using self-
administered questionnaire.
Regression analysis
The results of this study show that significant and positive relationship exists between employee motivation and employee performance
8 (Dally Sukmawati,2017) Pengaruh
Motivasi, Displin dan Kompetensi
Variabel Independen
Hasil penelitian dapat
25 9 (Abusweilem Mohammed
A., 2017)
Terhadap Kinerja pegawai
The impact of strategic human resources planning
on the
organizational performance of public
Pengaruh Motivasi,
displin dan
kompetensi
Variabel Dependen Terhadap Kinerja pegawai
Metode Analisis Survei deskriptif analisis
Variabel Independen
The impact of strategic human resources planning
on the
organizational
Variabel Dependen -
Metode Analisis Several statistical methods wereused, most notably the multiple regression analysis.
menunjukan bahwa
motivasi kerja, disiplin dan kompetensi secara simultan memberikan pengaruh nyata dan positif terhadap kinerja pegawai.
The
researchers found out a statistically significant impact of the strategic human resources planning (integration of
HRP and
strategic planning;
strategic
26
10 (Andrianto A, 2018) Impact of
Enterprise
Resource Planning (ERP)
implementation on user performance
Variabel Independen
Impact of Enterprise Resource Planning (ERP)
implementation
Variabel Dependen user performance
Metode Analisis The method used in this research is qualitative method is descriptive
analytical and evaluative, by analyzing the impact of ERP system implementation on employee
performance components
participation) on
organizational performance.
The data obtained from informants in this case lecturers and the results obtained is the application of ERP has a positive impact
on user
performance components.
27 2.3 Pengembangan Hipotesis
2.3.1 Hubungan antara SOP dan Kinerja
SOP secara umum tujuan standar operasional prosedur untuk menjelaskan secara detail tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang didalam suatu perusahaan Menurut (Hamidi & Raflah, 2019).
Perusahaan dalam sop berperan sangat penting terutama untuk hal operasional perusahaan. SOP bisa dijadikan pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang bisa terjadi dalam menjalankan perusahaan untuk melihat seberapa efisien terhadap kinerja karyawan. Adanya SOP pada suatu perusahaan jika peraturan ditaati dengan baik sehingga menimbulkan dampak positif, maka karyawan akan lebih bertanggung jawab dan displin atas pekerjaan yang dijalaninya. Penelitian dalam tabel presentase dari penyebaran kuesioner dengan melalui procedure data yaitu, Observasi. Kuesioner dan wawancara. Berdasarkan hasil penelitian menurut (sigit permadi,2019) menunjukan penerapaan SOP berpengaruh positif dan signifikan. Oleh karena ini penulis mengajukan hipotesis sebagai berikut:
H1 : Ada hubungan positif dan signifikan antara SOP dan Kinerja Karyawan
28 2.3.2 Hubungan antara perencanaan sdm dan kinerja
Menurut (Nawawi, 2001) Perencanaan sumber daya manusia adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan/prasyaratan untuk mengatur arus gerekan kerja ke dalam pekerja baru, didalam promosi, pindah dan pension berhenti dan diberikan di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan.
Perencanaan SDM tujuan yang sederhana itu merupakan tujuan perumusannya. Pelaksanaannya tidak sederhana perumusannya. Pelaksanaannya yang tidak semudah perumusannya itu karenakan bisnis merupakan aspek kehidupan fenomena, social, dan ekonomi yang dipengaruhi oleh banyak faktor dari luar (Faktor Lingkungan) yang mudah berubah. Penelitian dalam tabel presentase dari penyebaran kuesioner dengan melalui procedure data yaitu, Observasi.
Kuesioner dan wawancara. Berdasarkan hasil penelitian menurut (Haqiqi Rizky, 2017) menunjukkan perencanaan SDM berpengaruh positif dan tidak signifikan terhadap kinerja karyawan. Oleh karena ini penulis mengajukan hipotesis sebagai berikut:
H2 : adanya hubungan positif dan tidak signifikan antara perencanaan SDM dan Kinerja karyawan.
2.3.3 Hubungan antara penerapan sop, perencanaan sdm dan kinerja
SOP secara umum tujuan standar operasional prosedur untuk menjelaskan secara detail tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang didalam suatu perusahaan Menurut (Hamidi & Raflah, 2019). Perusahaan dalam sop berperan sangat penting terutama untuk hal operasional perusahaan. sop bisa
29 dijadikan pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang bisa terjadi dalam menjalankan perusahaan untuk melihat seberapa efisien terhadap kinerja karyawan.
Adanya SOP pada suatu perusahaan jika peraturan ditaati dengan Menurut (Nawawi, 2001) Perencanaan sumber daya manusia adalah proses
mengantisipasi dan membuat ketentuan/prasyaratan untuk mengatur arus gerekan kerja ke dalam pekerja baru, didalam promosi, pindah dan pension berhenti dan diberikan di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Perencanaan sdm tujuan yang sederhana itu merupakan tujuan perumusannya agar lebih meningkatkan kinerja karyawan. Berdasarkan hasil penelitian menurut (Haqiqi Rizky, 2017) menunjukkan penerapan SOP antara perencanaan SDM berpengaruh positif dan tidak signifikan terhadap kinerja karyawan. Oleh karena ini penulis mengajukan hipotesis sebagai berikut:
H3 : Adanya hubungan positif dan tidak signifikan penerapan SOP antara perencanaan SDM dan Kinerja karyawan
30 2.4 Kerangka Pemikiran
H1
H3
H2
Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran Penerapan SOP (X1)
Dimensi 1. Teknis
2. Administratif 3. Prosedural sesuai
tata kerja
4. Sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Sumber : (M.Hamidi, 2018)
Perencanaan SDM (X2) Dimensi
1. Seleksi 2. Pelatihan 3. Partisipasi 4. Pemberdayaan
Karyawan
5. Kinerja pekerjaan Sumber : (Faiza Manzoor , 2019)
Kinerja (Y) Dimensi
1. Kualitas 2. Kuantitas
3. Ketepatan Waktu 4. Efektivitas 5. Kemandirian 6. Komitmen
organisasi Sumber:(Dally Sukmawati, 2017)
31 2.5 Hipotesis
Berdasarkan latar belakang dan kerangka penelitian maka hipotesis yang diajukan, yaitu:
1. Penerapan SOP berpengaruh positif dan signifikan terhadap kinerja karyawan PT. Pos Indonesia pusat pahoman Bandar Lampung.
2. Perencanaan SDM berpengaruh negative dan tidak signifikan terhadap kinerja karyawan PT. Pos Indonesia pusat pahoman Bandar Lampung.
3. Penerapan SOP dan perencanaan SDM berpengaruh positif dan tidak signifikan bersamaan terhadap kinerja karyawan PT. Pos Indonesia pusat pahoman Bandar Lampung.
