1
PROYEK PERUBAHAN
STRATEGI PENINGKATAN KINERJA PENGELOLAAN UKT DI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SULTAN MAULANA HASANUDDIN BANTEN
Oleh : H. Yayat Supriyadi, M.Si.
Kepala Biro AUPK UIN Sultan Maulana Hasanuddin Banten Coach : Drs. Setiabudi, M.A.
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA PKN II ANGKATAN XVI
2023/2024
Nama Peserta
FORMULIR MENTOR
H. yayat Supriyadi, M.Si. Nama Mentor Prof. Dr. H. Wawan Wahyuddin, M.Pd.
NIP 197206282000031002 NIP: 196201011985031008
Jabatan Kepala Biro AUPK Jabatan Rektor
Instansi UIN Sultan Maulana Hasanuddin Banten _Instansi UIN Sultan Maulana Hasanuddin Banten Program PKN 2Angkatan XVI Tahun 2023
Komponen Sub Komponen SKOR
1-10.
1 |Melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap pelaksanaan implementasi kebijakan, aturan
dan atau arahan yang diberikan di lingkup tugasnya dengan pendampingan atas resiko atau 9,5 dampak yang timbul.
2 |Memastikan jajaran tim atau pegawai di lingkungan tugasnya untuk mampu_konsisten
menjalankan tugas serta fungsi dalam rangka mendukungproses bisnis organisasi. 95’
3 |Mendorongterciptanya lingkungan kerja yang mampu secara konsisten menjaga perilaku kerja 9,5 INTEGRITAS atau tindakan sesuai dengan kode etik atau peraturan yang berlaku. : ,
4 |Membentukiklim kerja di lingkup tugasnya yang memiliki kesadaran memberikan informasi secara
so ah ; ; res
-
9,5objektif, konstruktif serta berasaskan kebenaran bagi kredibilitas organisasi.
5 |Memiliki prinsip yang kuat dan tidak mudah terpengaruh oleh faktor internal maupun eksternal
dalam rangka penerapan
nilai,
norma atau kodeetik
dalam bekerja.ae
6 |Membuat keputusan, mengantisipasi dampak keputusan serta meyiapkan tindakan
penanganannya sebagai bentuk mitigasi resiko. 9.7,
JUMLAH 9,550
9 |Menyampaikaninformasi dengan cukup jelas baik secara tertulis maupun lisan dalam menunjang
kelancaran kerja pada unit/tim yang dipimpinnya. 9.4:
10 |Melakukan koordinasi yang efektif dengan pihak-pihak relevan di lingkup satuan kerja/organlsas|
dalam rangka menjamin kineja di lingkup unitnya. 95,
11 |Aktlf menjalin komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal organisasi dalam rangka
KERJASAMA menunjangkualitas layanan yang disclenggaorakan organiszas3i 96,
12 |Merespon dengan positif adanya perbedaan atau kemajemukan dalam unit/tim kerja sehingga
tetap fokus pada tujuan kerja yang disepakati. 95:
13 |Bertanggungjawab terhadap peran atau tugasnya dalam rangka mencapai sasaran atau tujuan tim yang telah disepakati. 94
JUMLAH 9,48
MENGELOLA PERUBAHAN
14 |Aktif mencari informasi kebutuhan pemangku kepentingan dan memberikan penjelasan mengenai
prosedur standar pelayanan yang berlaku sebagai upaya pemenuhan pelayanan
publik
yang efektif 9,6dan
efisien.
15 |Aktif mengembangkan kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan dalam
pemberian pelayanan publik. 9.4.
16 |Menggunakan cara yang beragam untuk memastikan bawahan memahami
arahan
penyelesaiantugas yang sesuai dengan target kerja yang diberikan dan SOP yang berlaku 95,
17 |Mencari metode kerja alternatif yang lebih efektif untuk menyesaikan pekerjaan terutama ketika
menghadapi hambatan
ae
18 |Proaktif mencari peluang perbaikan yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kualitas pemberian
pelayan publik. 97z
JUMLAH 9,54
REKAP NILAI MENTOR
Nama
Peserta
: H. yayat Supriyadi, M.Si. Nama Mentor : Prof. Dr. H. Wawan Wahyuddin, M.Pd.NIP : 197206282000031002 NIP : 196201011985031008
Jabatan : Kepala Biro AUPK Jabatan : Rektor
Instansi : UIN Sultan Maulana Hasanuddin BanterInstansi : UIN Sultan Maulana Hasanuddin Banten Program : PKN 2 Angkatan XVI Tahun 2023
Komponen Sub Komponen Nilai Kualifikasi
Tanggungjawab 9,5 Istimewa
Komitmen 9,5 Istimewa
Kedisplinan 9,5 Istimewa
Integritas Kejujuran 9,5 Istimewa
Konsistensi 9,6 Istimewa
Pengambilan Keputusan Dilematis 9:7 Istimewa
Rata-Rata 9,55 Istimewa
KerjasamaInternal 9,4 Istimewa
Kerjasama Eksternal 9,5 Istimewa
Kerjasama Komunikasi 9,6 Istimewa
Fleksibilitas 9,5 Istimewa
Komitmen dalam Tim 9,4 Istimewa
Rata-Rata 9,48 Istimewa
Orientasi Pelayanan 9,6 Istimewa
Adaptabilitas 9,4 Istimewa
Mengelola Perubahar: Pengembangan diri dan orang
lain
9,5 IstimewaOrientasi padahasil 9:5 Istimewa
Inisiatif 9,7 Istimewa
Rata-Rata 9,54 Istimewa -
Rata-Rata Nilai Sikap Perilaku : 9,52 Istimewa
AKererangan Kualifikas!
9.99-10 Istimewa
7-8.99 Baik
5-6.99 Cukup
3-4.99 Kurang
1-2.99 Sangat Kurang
REKAP NILAI GABUNGAN
PESERTA
DAN MENTORNama : H. yayat Supriyadi, M.Si. Nama
Mentor:
Prof. Dr. H. Wawan Wahyuddin, M.Pd.NIP : 197206282000031002 NIP : 196201011985031008
Jabatan : Kepala Biro AUPK Jabatan : Rektor
Instansi : UIN Sultan Maulana Hasanuddin E Instansi : UIN Sultan Maulana Hasanuddin Banten Program : PKN 2 Angkatan XVI Tahun 2023
Komponen Sub Komponen _ Nilai Peserta
|
Nilai Mentor Nilai Rata-Rata KualifikasiTanggung jawab 9,5 9,5 9,50 Istimewa
Komitmen 9,6 9,5 9,53 Istimewa
Kedisplinan 9,4 9,5 9,47 Istimewa
Integritas Kejujuran 9,7 9,5 9,56 Istimewa
Konsistensi 9,8 9,6 9,66 Istimewa
Pengambilan Keputusan 9,4 9,7 9,61 Istimewa
Rata-Rata 9,57 9,55 9,56 Istimewa
Kerjasama Internal 9,4 9,4 9,40 Istimewa
Kerjasama Eksternal 9,6
30
9,53 IstimewaKerjasama Komunikasi 9,5 9,6 9,57 Istimewa
Fleksibilitas 9,5 9,5 9,50 Istimewa
Komitmen dalam Tim 9,5 9,4 9,43 Istimewa
Rata-Rata 9,50 9,48 9,49 Istimewa
Pelayanan Publik 9,7 9,6 9,63 Istimewa
Adaptabilitas 9,2 9,4 9,34 Istimewa
Pengembanganorang
lain
9,3 9,5 9,44 IstimewaRace
Orientasi pada hasil 9,6 9,5 9,53 IstimewaInisiatif 9,7 9,7 9,70 Istimewa
Rata Rata 9,50 9,54 9,53 Istimewa
Rata-Rata Nilai Sikap Perilaku
:
9,52 9,52 9,52 IstimewaKeterangan Kualifikasi
9.99-10 Istimewa
7-8.99 Baik
5-6.99 Cukup
3-4.99 Kurang
1-2.99 Sangat Kurang
i
i
DAFTAR ISI
Halaman
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Tujuan Proyek Perubahan ... 3
C. Manfaat: ... 4
1. Nilai Ekonomis ... 4
2. Penerima Manfaat ... 5
D. Ruang Lingkup ... 7
BAB II RENCANA PROYEK PERUBAHAN ... 8
A. Analisa Masalah ... 8
B. Strategi Penyelesaian Masalah ... 12
1. Terobosaan Inovatif ... 12
2. Tahapan Proyek Perubahan ... 12
3. Rencana Strategi Marketing ... 16
C. Rencana Mata Pelatihan Pilihan Mendukung Proyek Perubahan ... 23
D. Rencana Strategi Pengembangan Kompetensi SDM dalam Proyek Perubahan ... 24
E. Pemetaan Sikap Perilaku Kepemimpinan dan Rencana Strategi Pengembangan Potensi Diri ... 27
1. Hasil Self Asesment ... 29
2. Rencana Pengembangan Potensi Diri ... 30
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ... 32
A. Capaiaan Pelaksanaan Tahapan Jangka Pendek ... 32
B. Manfaat Capaian Tahapan Jangka Pendek: Nilai Ekonomis ... 40
C. Kepemimpinan Strategis ... 40
D. Implementasi Strategi Marketing dan Deseminasi ... 43
1. Peta Stakeholders ... 43
2. 4 P 1 C (Product, Price, Promotion, Place dan customer) ... 44
E. Keberlanjutan Proyek Perubahan ... 45
F. Keterkaitan Mata Pelatihan Pilihan dengan Proyek Perubahan ... 46
G. Pemberdayaan Organisasi Pembelajar: Pelaksanaan Strategi Pengembangan Kompetensi SDM Dalam Proyek Perubahan ... 47
H. Hasil Pelaksanaan Pengembangan Potensi Diri (team leader) ... 49
BAB IV PENUTUP ... 51
A. Pembelajaran Kepemimpinan (Lesson Learnt) ... 51
B. Kesimpulan ... 52
C. Rekomendasi ... 53
ii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Proses Analisis ASTRID ... 8
Tabel 2 Rencana Tahapan Jangka Pendek ... 13
Tabel 3 Rencana Tahapan Jangka Menengah ... 15
Tabel 4 Rencana Tahapan Jangka Panjang ... 15
Tabel 5 Identifikasi Stakeholder dan Strategi Komunilkasi ... 18
Tabel 6 Peta Strategi Komunikasi ... 21
Tabel 7 Strategi Komunikasi Stakeholders ... 22
Tabel 8 Strategi Pengembangan Kompetensi ... 26
Tabel 9 Realisasi Tahapan Jangka Pendek ... 32
Tabel 10 Strategi Pengembangan Kompetensi ... 49
iii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Kerangka Pikir/Alur Pikir Proyek Perubahan ... 9
Gambar 2 Pemetaan Stakeholder Proyek Perubahan ... 18
Gambar 3 Struktur Tim Efektif Proyek Perubahan ... 26
Gambar 4 Pergeseran Peta Stakeholder ... 43
PKN II Angkatan XVI | 1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu tujuan bernegara dalam Alinea Keempat Pembukaan Undang-Undang Dasar 1945 ialah mencerdaskan kehidupan bangsa, dimana dalam implementasinya berkaitan dengan pendidikan pada semua jenjang, mulai dari tingkat dasar, menengah sampai perguruan tinggi. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional dalam konsiderannya menyatakan bahwa sistem pendidikan nasional harus mampu menjamin pemerataan kesempatan pendidikan, peningkatan mutu serta relevansi dan efisiensi manajemen pendidikan untuk menghadapi tantangan sesuai dengan tuntutan perubahan kehidupan lokal, nasional, dan global sehingga perlu dilakukan pembaharuan pendidikan secara terencana, terarah, dan berkesinambungan.
Penyelenggaraan pendidikan tinggi di negara kita terus mengalami perkembangan dan bertransformasi untuk menyesuaikan diri dengan kebutuhan dan tuntutan masyarakat, ekonomi, dan teknologi yang berkembang. Beberapa pembelajaran berbasis teknologi khususnya penggunaan teknologi dalam pembelajaran dan pengajaran di perguruan tinggi semakin meluas pada saat ini. Di antaranya perguruan tinggi menggunakan platform pembelajaran online, kuliah daring, dan sumber daya digital lainnya untuk meningkatkan pengalaman belajar mahasiswa. Selain itu, pendidikan tinggi semakin terhubung secara global. Kerjasama antar perguruan tinggi dari berbagai negara semakin meningkat melalui program pertukaran mahasiswa, riset bersama, dan pengalaman belajar lintas batas.
Jenjang pendidikan formal terdiri atas pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan pendidikan tinggi. Sedangkan jenis pendidikan mencakup pendidikan umum, kejuruan, akademik, profesi, vokasi, keagamaan, dan khusus. Dalam mendukung terlaksananya sistem pendidikan berkelanjutan memerlukan anggaran atau biaya yang dapat digunakan untuk menjamin terlaksananya seluruh kegiatan dalam dunia pendidikan yang berkeadilan dan terjangkau. Salah satu sumber pembiayaan yang signifikan di kalangan perguruan tinggi dikenal dengan istilah Uang Kuliah Tunggal (UKT). UKT adalah sistem pembiayaan pendidikan tinggi yang kini diterapkan di lingkungan perguruan tinggi negeri. Sistem UKT diperkenalkan oleh pemerintah
PKN II Angkatan XVI | 2 sebagai upaya untuk memberikan kesempatan pendidikan yang lebih adil dan aksesibilitas yang lebih baik bagi mahasiswa dari berbagai lapisan masyarakat.
Sebelum diterapkannya UKT, sistem pembiayaan pendidikan di perguruan tinggi di Indonesia biasanya menggunakan sistem uang kuliah berdasarkan biaya perkuliahan yang bervariasi berdasarkan program studi, universitas, dan status mahasiswa (misalnya, mahasiswa reguler atau mahasiswa asing).
Dengan sistem UKT, biaya kuliah yang harus dibayarkan oleh mahasiswa ditetapkan berdasarkan kemampuan ekonomi keluarga. Mahasiswa yang mampu ekonominya dikenai UKT lebih tinggi, sementara mahasiswa dari keluarga berpenghasilan rendah akan dikenai UKT lebih rendah. Tujuannya adalah agar pendidikan tinggi tetap dapat diakses oleh mahasiswa dari keluarga berpenghasilan rendah tanpa harus terbebani oleh biaya kuliah yang tinggi. Namun kenyataan yang ada pengelolaan UKT ini masih terdapat berbagai penyimpangan dan ketidaktepatan dalam menentukan besaran nilai UKT bagi para mahasiswa. Hal ini diperlukan adanya evaluasi terhadap sistem pengelolaan UKT di perguruan tinggi, termasuk di Universitas Islam Negeri Sultan Maulana Hasanuddin Banten (UIN SMH Banten).
Implementasi penetapan nilai UKT dapat berbeda-beda di setiap perguruan tinggi. Masing-masing perguruan tinggi memiliki kebebasan untuk menentukan skema UKT dan kriteria penentuan UKT sesuai dengan kondisi dan kebijakan masing-masing.
Namun, tujuan utamanya adalah untuk menciptakan sistem pembiayaan pendidikan yang lebih adil dan merata.
Pengelolaan UKT pada Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri (UIN/IAIN/STAIN) ditetapkan oleh pemerintah berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 426 Tahun 2023 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 82 Tahun 2023 tentang Uang Kuliah Tunggal pada Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri Tahun Akademik 2023-2024. KMA ini diberlakukan untuk mengatur pembayaran biaya kuliah bagi mahasiswa di perguruan tinggi negeri yang mendapat subsidi dari pemerintah.
Pemerintah menetapkan batas-batas tertentu untuk masing-masing kelompok kemampuan ekonomi, dan perguruan tinggi harus mengikuti ketentuan tersebut dalam menetapkan UKT bagi mahasiswanya. Mahasiswa dari keluarga dengan kemampuan ekonomi rendah biasanya dikenai UKT yang lebih rendah atau bahkan mendapat kebijakan pembebasan biaya kuliah.
PKN II Angkatan XVI | 3 Saat ini dalam penentuan dan tata kelola UKT di lingkungan PTKIN dianggap masih terdapat kelemahan dan belum maksimal yang mengakibatkan terjadinya berbagai permasalahan, di antara masalah tersebut antara lain masih adanya keterlambatan pelayanan kepada mahasiswa, mahasiswa sering melakukan protes melalui kegiatan demonstrasi, banyaknya mahasiswa yang mengajukan banding UKT, banyak mahasiswa yang mengajukan cuti, bahkan adanya mahasiswa yang tidak mampu melanjutkan perkuliahan karena tidak mampu membayar UKT.
Berdasarkan data tersebut di atas, dalam menciptakan kondisi yang efektif dan efisien diperlukan adanya sistem dan peningkatan kinerja yang baik dalam pengelolaan UKT di lingkungan PTKIN, khususnya UIN SMH Banten.
B. Tujuan Proyek Perubahan
Adapun tujuan umum dari proyek perubahan ini adalah dalam rangka meningkatkan kinerja pengelolaan UKT di lingkungan PTKIN, khususnya UIN SMH Banten. Dengan adanya peningkatan kinerja pengelolaan UKT ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pendidikan di UIN SMH Banten, mengurangi beban orang tua, dan mahasiswa dalam menempuh perkuliahan, serta menciptakan suasana yang kondusif bagi para pegawai dan dosen dalam menempuh sistem kerja yang ada di lingkungan UIN SMH Banten.
Dalam mewujudkan pencapaian tujuan tersebut di atas, tahapan pelaksanaan program dibagi menjadi tiga tahapan sebagai berikut:
1. Tujuan Jangka Pendek (Agustus-Oktober 2023), yaitu:
Membangun Tim Efektif yang solid yang dapat mewujudkan tersusunnya program kerja untuk mewujudkan draft pengelolaan UKT, termasuk banding UKT yang lebih baik dengan cara meninjau ulang dan menyusun kuesioner UKT dan meninjau ulang kuesioner UKT sesuai tingkatan.
2. Tujuan Jangka Menengah (November 2023-April 2024), yaitu:
Melakukan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan pada masa jangka pendek yang dilanjutkan dengan melakukan pembahasan Pedoman Pengelolaan UKT UIN SMH Banten, termasuk di dalamnya meliputi banding UKT serta mewujudkannya dengan menerapkan Pilot Project penerapan draft pedoman selama bulan Oktober 2023 di Fakultas Sains dan Fakultas Dakwah.
PKN II Angkatan XVI | 4 3. Tujuan Jangka Panjang (Mei 2024 dan seterusnya), yaitu:
Melakukan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan pada masa jangka menengah kemudian menerapkan Pedoman Pengelolaan UKT di lingkungan UIN SMH Banten, termasuk di dalamnya banding UKT.
C. Manfaat
1. Nilai Ekonomis
Pengelolaan UKT tentunya mempunyai berbagai manfaat jika dikelola dengan baik, adapun beberapa manfaat secara ekonomis yang didapat antara lain:
a. Efisien
1) Dengan meningkatnya pengelolaan UKT di lingkungan UIN SMH Banten yang mencapai Rp. 64 Milyar setiap tahun, diharapkan mahasiswa dari keluarga berpenghasilan rendah dapat dikenakan UKT yang sesuai dengan kondisi ekonomi keluarganya. Hal ini akan membantu meningkatkan aksesibilitas pendidikan tinggi bagi mahasiswa dari latar belakang ekonomi rendah, sehingga lebih banyak mengakses kesempatan pendidikan tinggi.
2) UKT dapat membantu perguruan tinggi negeri untuk mendapatkan sumber daya keuangan BLU yang lebih stabil dan dapat diprediksi. Dengan menyesuaikan biaya kuliah sesuai dengan kemampuan ekonomi mahasiswa, perguruan tinggi dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien dan tepat sasaran.
3) Jika UKT dikelola dengan tepat dan transparan, perguruan tinggi BLU dapat meningkatkan pendapatannya melalui pendapatan dari biaya kuliah mahasiswa. Pendapatan ini dapat digunakan untuk meningkatkan fasilitas, meningkatkan kualitas pengajaran, dan mendukung kegiatan riset dan inovasi di perguruan tinggi.
4) UKT dapat membantu perguruan tinggi mengurangi risiko keuangan dan menghindari krisis keuangan. Dengan mendiversifikasi sumber pendapatan, perguruan tinggi dapat lebih siap menghadapi fluktuasi anggaran pemerintah atau perubahan kondisi ekonomi.
b. Efektif
1) Melalui peningkatan pengelolaan UKT diharapkan adanya peningkatan kualitas pendidikan di perguruan tinggi, dengan mengalokasikan sumber
PKN II Angkatan XVI | 5 daya secara lebih efisien dan tepat sasaran, perguruan tinggi dapat meningkatkan kualitas pendidikan yang disediakan. Dengan demikian, diharapkan mahasiswa mendapatkan pendidikan yang lebih baik serta lulusan yang dihasilkan akan lebih berkualitas dan siap menghadapi tantangan dunia kerja.
2) Dengan peningkatan pengelolaan UKT, bantuan keuangan dapat disalurkan dengan lebih adil kepada mahasiswa yang benar-benar membutuhkan. Hal ini akan menciptakan kenyamanan bagi mahasiswa dalam menjalani perkuliahan lebih nyaman dan tenang.
2. Penerima Manfaat
Penerima manfaat dari proyek perubahan ini terdiri dari pihak eksternal maupun internal.
a. Pihak Eksternal
Pihak ekternal yang menerima manfaat dari proyek perubahan adalah:
1) Orang tua/wali dan Mahasiswa Manfaat yang diterima;
a) Mahasiswa dari keluarga dengan kemampuan ekonomi rendah akan menjadi penerima manfaat utama dari pengelolaan UKT yang baik.
Mereka akan mendapatkan akses ke pendidikan tinggi dengan biaya kuliah yang lebih terjangkau atau bahkan dapat memperoleh pembebasan biaya kuliah.
b) Dapat membuka kesempatan pendidikan yang setara bagi siswa dari latar belakang ekonomi rendah.
c) Mahasiswa lebih fokus pada studi dan pencapaian akademis.
2) Pemerintah
Manfaat yang diterima;
a) Sistem UKT dapat membantu pemerintah dalam upaya meningkatkan aksesibilitas pendidikan tinggi bagi masyarakat, khususnya bagi kelompok ekonomi rendah.
b) Pendapatan tambahan dari UKT dapat membantu mengurangi beban anggaran pendidikan nasional.
PKN II Angkatan XVI | 6 3) Masyarakat
Manfaat yang diterima;
a) Manfaat jangka panjang dari pengelolaan UKT yang baik adalah kualitas lulusan yang lebih tinggi dan relevan dengan kebutuhan pasar kerja.
b) Lulusan yang berkualitas akan memberikan kontribusi positif bagi masyarakat dan ekonomi.
c) Membantu dalam pembangunan sumber daya manusia yang berkualitas dan berdaya saing.
b. Pihak Internal
Pihak internal yang menerima manfaat dari proyek perubahan adalah:
1) Karyawan dan Dosen Manfaat yang diterima;
a) Membantu meningkatkan stabilitas keuangan perguruan tinggi, yang pada gilirannya dapat membawa dampak positif bagi karyawan dan dosen.
b) Pengelolaan keuangan yang efisien dapat membantu memastikan ketersediaan sumber daya untuk pembayaran gaji, tunjangan, dan fasilitas lainnya yang berhubungan dengan karyawan dan dosen.
2) Administrasi dan Manajemen Kampus Manfaat yang diterima;
a) Meningkatkan tata kelola dan manajemen perguruan tinggi secara keseluruhan.
b) Membantu meningkatkan reputasi perguruan tinggi di mata masyarakat dan dunia akademik.
c) Proses administrasi, pelaporan keuangan, dan pengelolaan sumber daya dapat menjadi lebih terorganisir dan terkendali.
d) Kualitas pendidikan yang lebih baik, sumber daya yang memadai, dan stabilitas keuangan yang stabil dapat memberikan dampak positif pada keberlanjutan dan daya tarik perguruan tinggi sebagai lembaga pendidikan yang unggul.
PKN II Angkatan XVI | 7 e) Perguruan tinggi dapat memperoleh pendapatan tambahan yang dapat
digunakan untuk meningkatkan kualitas pendidikan, fasilitas, dan kegiatan riset.
3) Perguruan Tinggi Manfaat yang diterima;
a) Perguruan tinggi dapat meningkatkan kualitas pendidikan dan fasilitas yang disediakan untuk mahasiswa.
b) Sumber daya yang cukup dapat dialokasikan untuk memperbarui fasilitas belajar dan mengajar, membeli sumber daya akademik dan teknologi, dan meningkatkan kualitas pengajaran.
c) Memberikan dukungan tambahan untuk kegiatan riset dan inovasi di perguruan tinggi.
d) Fasilitas penelitian dan dana penelitian dapat ditingkatkan, yang pada gilirannya akan meningkatkan potensi perguruan tinggi dalam menghasilkan penemuan dan kontribusi ilmiah.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pelaksanaan dalam proyek perubahan ini adalah peningkatan kinerja pengelolaan UKT di lingkungan PTKIN, khususnya di UIN SMH Banten.
Adapun yang akan menjadi ruang lingkup pembahasan meliputi:
1. Meninjau ulang dan menyusun standar kuesioner yang berfungsi untuk menentukan kelompok UKT bagi mahasiswa.
2. Meninjau ulang standar UKT sesuai tingkatan kelompok UKT.
3. Menyusun draft pedoman pengelolaan UKT UIN SMH Banten, termasuk di dalamnya banding UKT.
4. Penerapan pedoman pengelolaan UKT di lingkungan UIN SMH Banten.
PKN II Angkatan XVI | 8
BAB II
RENCANA PROYEK PERUBAHAN
A. Analisa Masalah
Untuk menentukan isu yang akan dibahas dalam proyek perubahan ini, terlebih dahulu dilakukan inventarisasi isu-isu strategis yang berkembang di lingkungan UIN SMH Banten. Setelah melakukan diskusi dengan Tim Efektif serta melakukan inventarisir terhadap berbagai permasalahan yang berkembang, didapatkan tiga isu strategis yang berkembang, yaitu:
1. Kinerja Pelayanan kepada Mahasiswa Rendah
2. Kinerja Pengelolaan UKT di UIN SMH Banten Masih Rendah 3. Sistem Pengelolaan UKT Belum Akuntabel
Proses pemilihan isu/masalah dilakukan dengan menggunakan alat analisis ASTRID, yaitu suatu analisis yang digunakan untuk memilih satu program prioritas.
Analisis ini dilakukan dengan melihat berapa besar bobot dari berbagai indikator, antara lain Aktual, Spesifik, Transpormasi, Relevan, Inovatif dan Dapat dilaksanakan.
Adapun proses analisis ASTRID dapat digambarkan sebagaimana tabel berikut:
Tabel 1
Proses Analisis ASTRID
Kriteria BOBOT 1 2 3
Aktual 15 15 15 10
Spesifik 10 10 10 5
Transformasi 15 15 15 15
Relevan 10 10 10 7
Inovatif 20 20 20 18
Dapat dilaksanakan 30 25 27 25
100 95 97 80
Ranking 2 1 3
Berdasarkan hasil analisis ASTRID terhadap beberapa isu strategis yang ada, maka terpilihlah masalah nomor 2, yaitu Kinerja Pengelolaan UKT PTKIN yang masih rendah menjadi isu yang akan dijadikan sebagai gagasan Proyek Perubahan pada PKN II Angkatan XVI ini.
PKN II Angkatan XVI | 9 Selanjutnya setelah melakukan analisis ASTRID terhadap isu strategis di atas, didapatkan gagasan perubahan dalam proyek perubahan ini yaitu Strategi Peningkatan Kinerja Pengelolaan UKT PTKIN UIN SMH Banten, yang dianalis dengan menggunakan kerangka pikir sebagai berikut:
Gambar 1
Kerangka Pikir/Alur Pikir Proyek Perubahan
Alur pikir proyek perubahan merupakan proses merencanakan dan mengimplementasikan perubahan dalam suatu organisasi atau lembaga. Proyek perubahan ini dimulai dari adanya permasalahan bahwa Kinerja Pengelolaan UKT PTKIN di UIN SMH Banten tidak maksimal dan memberatkan mahasiswa, sementara itu dilakukan analisis untuk mencapai tujuan yang diharapkan yaitu Kinerja Pengelolaan UKT PTKIN UIN SMH Banten meningkat, yang dapat diwujudkan dengan meningkatkan kinerja, mengatasi masalah, atau beradaptasi dengan perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal.
PKN II Angkatan XVI | 10 Kinerja Pengelolaan UKT di UIN SMH Banten dianggap belum maksimal, hal ini ditandai dengan adanya kondisi pelayanan kepada mahasiswa menjadi terlambat, banyaknyan protes dan unjuk rasa yang selalu dilakukan oleh mahasiswa tentang masalah UKT, Adanya lebih dari 300 orang mahasiswa yang mengajukan banding UKT, adanya mahasiswa yang mengundurkan diri dari perkuliahan, dan banyak mahasiswa yang mengajukan cuti pada setiap semester.
Jika kondisi pengelolaan UKT di UIN SMH Banten dianggap belum maksimal dan tidak ada peningkatan, akan berakibat terhadap akses pendidikan masuk ke UIN SMH Banten akan terbatas, beban finansial orang tua dan mahasiswa akan semakin berat, beban hutang pendidikan meningkat, juga akan berdampak terhadap tidak adanya perubahan terhadap akreditasi kampus yang diharapkan meningkat, kualitas pendidikan menurun, serta protes dan unjuk rasa mahasiswa semakin meningkat.
Penyebab terjadinya kinerja pengelolaan UKT UIN SMH Banten yang memberatkan mahasiswa ini antara lain:
1. Biaya Operasional Perguruan Tinggi
UKT sering kali mencakup biaya operasional perguruan tinggi, termasuk gaji dosen dan tenaga kependidikan, pemeliharaan fasilitas, peralatan pendidikan, dan biaya administrasi lainnya. Jika biaya operasional meningkat, tentunya perguruan tinggi akan mendorong untuk menaikkan UKT untuk menutupi biaya tersebut.
2. Fasilitas dan Infrastruktur
Jika perguruan tinggi memiliki fasilitas dan infrastruktur yang modern dan lengkap, seperti laboratorium canggih, perpustakaan besar, atau sarana olah raga yang memadai, biaya perawatan dan pemeliharaan seluruh fasilitas tersebut dapat menyebabkan UKT menjadi mahal.
3. Kualitas Pendidikan dan Akreditasi
Perguruan tinggi yang memiliki akreditasi tinggi atau dikenal karena kualitas pendidikan yang baik, mungkin menarik biaya lebih tinggi untuk mempertahankan standar akademik mereka.
4. Penelitian dan Pengembangan
Perguruan tinggi yang aktif dalam penelitian dan pengembangan juga dapat memperoleh dana dari UKT untuk mendukung program-program riset mereka.
PKN II Angkatan XVI | 11 5. Biaya Peningkatan Kualitas
Perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan kualitas pendidikan dengan merekrut dosen berkualitas tinggi, menyediakan pelatihan tambahan bagi staf dan mahasiswa, atau menyediakan program ekstrakurikuler yang berkualitas dari segi keilmuan, hal ini dapat menyebabkan peningkatan biaya dan akhirnya meningkatkan UKT.
6. Kebijakan Pemerintah terkait Otonomi Kampus
Kebijakan pemerintah terkait pendanaan pendidikan tinggi juga dapat mempengaruhi tingkat UKT. Jika subsidi dari pemerintah berkurang atau terbatas, perguruan tinggi mungkin terpaksa menyesuaikan dengan menaikkan UKT.
7. Kondisi Ekonomi
Tingkat UKT juga dapat dipengaruhi oleh kondisi ekonomi masyarakat dan negara secara keseluruhan. Ketika inflasi dan biaya hidup meningkat, perguruan tinggi mungkin merespons dengan menaikkan biaya pendidikan.
Berdasarkan alur pikir permasalahan pada proyek perubahan ini, didapatkan permasalahan bahwa kondisi yang terjadi saat ini di lingkungan PTKIN menunjukan bahwa kinerja pengelolaan UKT PTKIN dalam tiga tahun terakhir belum maksimal dan memberatkan mahasiswa. Saat ini pengelolaan UKT di lingkungan PTKIN dianggap masih terdapat berbagai kelemahan dan belum maksimal yang mengakibatkan terjadinya berbagai permasalahan, di antara masalah tersebut antara lain masih adanya keterlambatan pelayanan kepada mahasiswa, mahasiswa sering melakukan protes melalui kegiatan demonstrasi, banyaknya mahasiswa yang mengajukan banding UKT, pada tahun 2023 tercatat lebih dari 300 orang mahasiswa, banyak mahasiswa yang mengajukan cuti, bahkan adanya mahasiswa yang tidak mampu melanjutkan perkuliahan karena tidak mampu membayar UKT.
Kondisi yang diharapkan setelah dilakukan analisis terhadap kondisi yang ada saat ini yaitu diharapkan kinerja pengelolaan UKT di lingkungan PTKIN dapat meningkat lebih baik. Untuk mewujudkan hal tersebut tentu memerlukan waktu yang cukup dalam merealisasikannya. Oleh karena itu, proyek perubahan ini dibagi dalam tiga tahapan waktu yaitu jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.
Dengan meningkatnya kinerja pengelolaan UKT PTKIN di lingkungan UIN SMH Banten, maka aka didapatkan beberapa nilai ekonomis antara lain meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan UKT di lingkungan UIN SMH Banten. Perubahan yang
PKN II Angkatan XVI | 12 diimplementasikan diharapkan dapat mengurangi beban orang tua dan mahasiswa dalam menempuh perkuliahan, menciptakan suasana yang kondusif bagi para pegawai dan dosen serta tercipta ketenangan bagi pegawai dalam menempuh sistem kerja yang ada di lingkungan UIN SMH Banten. Melalui proyek perubahan ini diharapkan dapat membantu meningkatkan kualitas pendidikan yang ada di UIN SMH Banten dan dapat meningkatkan akreditasi kampus.
B. Strategi Penyelesaian Masalah 1. Terobosaan Inovatif
Untuk mewujudkan adanya peningkatan kinerja dalam pengelolaan UKT di lingkungan PTKIN, khususnya di UIN SMH Banten, perlu dilakukan beberapa terobosan inovatif, di antaranya yaitu:
a. Meninjau ulang dan menyusun standar kuesioner UKT yang jelas dan transparan karena berfungsi untuk menentukan penetapan grade (tingkatan) pembayaran UKT bagi mahasiswa baru yang diterima di UIN SMH Banten.
b. Meninjau standar biaya UKT yang logis dan sesuai dengan kemampuan orang tua mahasiswa dalam membayar UKT.
c. Menyusun, menetapkan dan menerapkan pedoman pengelolaan UKT yang jelas dan transparan, meliputi kriteria mahasiswa, kuesioner UKT, fungsi UKT, standar (grade), termasuk di dalamnya memuat banding UKT.
2. Tahapan Proyek Perubahan
Dalam merealisasikan proyek perubahan ini dilakukan beberapa tahapan kegiatan, tahapan kegiatan tersebut meliputi jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.
PKN II Angkatan XVI | 13 Tabel 2
RENCANA TAHAPAN JANGKA PENDEK (Agustus s.d. Oktober 2023)
NO TAHAPAN DAN
KEGIATAN WAKTU
KEGIATAN OUTPUT KEGIATAN
STAKE HOLDER
YANG TERLIBAT
PERAN TEAM LEADER 1 Membentuk Tim Efektif Proyek Perubahan
Kegiatannya sbb:
a. Mengumpulkan anggota Tim Efektif proyek perubahan
b. Penetapan bidang-bidang c. Membagi tugas kepada
Tim
d. Penetapan personel Tim Efektif proyek perubahan melalui keputusan rektor
Minggu ke-1 Agustus
2023 - SK Tim
Proyek Perubahan - Job
description anggota Tim Efektif - Deskripsi
tugas anggota tim - SK tim kerja
- Internal - Biro AUPK - Project
Leader
- Menentukan personil Tim - Menetapkan koordinator bidang - Mendistribu
sikan tugas kepada Tim
2 Menyusun Program Kerja a. Koordinasi Tim Efektif b. Menyampaikan isu strategis
yang akan dibahas
c. Membahas isu strategis yang akan menjadi proyek
perubahan
d. Menetapkan proyek perubahan
e. Menetapkan jadwal kerja
Minggu ke-2 Agustus 2023
- Tersusunnya langkah- langkah yang akan
ditempuh dalam penyelesaian RPP
- Project Leader - Mentor
- Menyampaikan strategi yang akan ditempuh dalam
mewujudkan RPP
- Menyampaikan isu-isu yang akan menjadi bahasan proyek
perubahan kepada Rektor sebagai mentor - Mendiskusikan program kerja 3 Melakukan Sosialisasi terhadap Stakeholder Internal
a. Koordinasi dengan Stakeholder
b. Menyampaikan isu RPP yang menjadi bahasan kepada stakeholder c. Menyampaikan ide
perubahan
Minggu ke-3 Agustus 2023
- Adanya pemahaman yang sama tentangb pentingnya RPP - Values/nilai-
nilai Tim yang disepakati dan diterapkan
- Project Leader - Mentor - Tim Efektif
- Menyampaikan rencana adanya RPP terkait Pengelolaan UKT di UIN SMH Banten.
- Menyampaikan tentang ide perubahan kepada Stakeholder
4 Melakukan Benchmarking ke Kampus Lain a. Koordinasi dengan pejabat
terkait di kampus lain Minggu ke-
1,2 - Adanya
wawasan/ilmu - Project
Leader - Melakukan koordinasi
PKN II Angkatan XVI | 14 NO TAHAPAN DAN
KEGIATAN WAKTU
KEGIATAN OUTPUT KEGIATAN
STAKE HOLDER
YANG TERLIBAT
PERAN TEAM LEADER b. Mempelajari pengelolaan
UKT di kampus lain c. Mengambil kesimpulan dan
langkah positif yang bisa di adopsi
September
2023 baru terkait pentingnya pengelolaan UKT
- Tim Efektif dengan pimpinan PTKIN lain terkait pengelolaan UKT
- Mempelajari dan membandingkan pengelolaan UKT di kampus lain
5 Membangun Kesepahaman dengan Stakeholder (Bagian Akademik, Fakultas, Pascasarjana) a. Melaksanakan rapat
koordinasi dengan stakeholder
b. Membangun persepsi yang sama akan perlunya perubahan
Minggu ke-3 September 2023
- Notulen rapat;
- Values/nilai- nilai Tim yang disepakati dan diterapkan
- Project Leader - Tim Efektif
- Menyamakan persepsi tentang pentingnya pengelolaan UKT yang lebih baik di UIN SMH Banten
6 Meninjau Ulang dan Menyusun Standar Kuesioner UKT a. Diskusi dengan Tim
Efektif
b. Menyusun standar kuesioner UKT c. Membahas standar
Questioner UKT
Minggu ke-4 September 2023
- Tersusunnya standar kuesioner UKT
- Project Leader - Tim Efektif
- Memimpin pembahasan kuesioner dan penyusunan standar UKT 7 Meninjau Ulang Standar UKT sesuai Tingkatan
a. Diskusi dengan Tim Efektif
b. Meninjau ulang standar UKT sesuai masing- masing tingkatan
Minggu ke-1 Oktober 2023
- Tersusunnya standar UKT sesuai tingkatan
- Project Leader - Tim Efektif
- Memimpin pembahasan standar UKT sesuai tingkatan
8 Menyusun Draft Pedoman Pengelolaan UKT UIN SMH Banten, termasuk Banding UKT a. Menyusun draft pedoman
b. Melakukan pembahasan dan review hasil
penyusunan draft pedoman
Minggu ke-2 Oktober 2023
- Tersusunnya draft pedoman pengelolaan UKT
- Project Leader - Tim Efektif - Stakeholder
- Memimpin FGD pembahasan dan review draft pedoman
9 Sosialisasi Draft Pedoman Pengelolaan UKT UIN SMH Banten kepada Mahasiswa a. Penggandaan dan
pencetakan draft pedoman b. Persiapan sosialisasi c. Pelaksanaan sosialisasi
Minggu ke-3 Oktober 2023
- Tersosialisasin ya pedoman pengelolaan UKT
- Stakeholder - Project
Leader - Tim Efektif
- Menyampaikan dan melakukan pembahasan draft pedoman kepada stakeholder mahasiswa
PKN II Angkatan XVI | 15 Tabel 3
RENCANA TAHAPAN JANGKA MENENGAH (November 2023 s.d. April 2024)
NO TAHAPAN DAN KEGIATAN
WAKTU KEGIATAN
OUTPUT KEGIATAN
STAKE HOLDER
YANG TERLIBAT
PERAN TEAM LEADER 1 Evaluasi Hasil Pelaksanaan pada Tahap Jangka Pendek
a. Mengidentifikasi permasalahan
b. Menganalisa penyebab c. Melakukan perbaikan
Minggu ke-2 November 2023
Teridentifikasinya permasalahan untuk proses perbaikan
- Stakeholder - Project Leader - Tim Efektif
Identifikasi permasalahan dan
menyampaikan solusi terbaik untuk proses perbaikan 2 Pembahasan dan Penetapan Pedoman Pengelolaan UKT UIN SMH Banten
a. Pembahasan dan Perbaikan pedoman UKT dan banding (hasil pembahasan Jangka Pendek)
b. Diskusi dengan Tim Efektif
Minggu ke-4 Desember 2023
Tersusunnya pedoman
pengelolaan UKT
- Stakeholder - Project Leader - Tim Efektif
Menyampaikan pedoman
pengelolaan UKT hasil perbaikan
3 Finalisasi Pembahasan dan Penetapan Pedoman Pengelolaan UKT UIN SMH Banten a. Finalisasi Perbaikan
pedoman UKT dan banding b. Diskusi dengan Tim Efektif
Minggu ke-4 Januari 2023
Tersusunnya pedoman final pengelolaan UKT
- Stakeholder - Project Leader - Tim Efektif
Mengajukan penetapan pedoman pengelolaan UKT
4 Pilot Project Penerapan Draft Pedoman selama bulan Oktober 2023 di 2 Fakultas Dakwah dan Sains a.Pelaksanaan Pedoman
Pengelolaan UKT pada Fakultas Dakwah dan Sains b. Melakukan Evaluasi
Pelaksanaan Pedoman Pengelolaan UKT pada Fakultas Dakwah dan Sains
Minggu ke- 2,3
Maret 2024
Terlaksananya pedoman
pengelolaan UKT kepada
Mahasiswa di dua Fakultas
- Stakeholder - Project Leader - Tim Efektif
Melakukan monitoring dan evaluasi Pelaksanaan Pedoman Pengelolaan UKT
Tabel 4
RENCANA TAHAPAN JANGKA PANJANG (April 2024 s.d. seterusnya)
NO TAHAPAN DAN KEGIATAN
WAKTU KEGIATAN
HASIL KEGIATAN/
OUTPUT
STAKEHOLDE R YANG TERLIBAT
PERAN TEAM LEADER
1 Evaluasi Hasil Pelaksanaan Tahap Jangka Menengah a. Mengidentifikasi
permasalahan yang muncul
Minggu ke-3 April 2024
- Teridentifikasin ya
permasalahan
- Stakeholder - Project Leader - Tim Efektif
Identifikasi permasalahan dan
PKN II Angkatan XVI | 16 NO TAHAPAN DAN
KEGIATAN
WAKTU KEGIATAN
HASIL KEGIATAN/
OUTPUT
STAKEHOLDE R YANG TERLIBAT
PERAN TEAM LEADER b. Menganalisa penyebab
masalah
c. Melakukan perbaikan
untuk proses perbaikan jangka panjang
menyampaikan solusi terbaik untuk proses perbaikan jangka panjang 2 Melanjutkan Penerapan Pedoman Pengelolaan UKT di Semua Fakultas
a. Diskusi dengan Tim Efektif b. Penerapan Pedoman
Pengelolaan UKT di semua Fakultas
Minggu ke-4 April 2024
Terimplementasi nya pedoman pengelolaan UKT kepada Mahasiswa di semua Fakultas
- Stakeholder - Project Leader - Tim Efektif
Menyampaikan dan melakukan sosialisasi Pedoman
Pengelolaan UKT di semua
Fakultas
3. Rencana Strategi Marketing
Dalam mewujudkan proyek perubahan ini perlu mendapatkan dukungan dari berbagai stakeholder, di antara strategi marketing yang perlu dilakukan adalah dengan mempengaruhi berbagai stakeholder agar dapat memberikan dukungan terlaksananya proyek perubahan yang dilakukan. Dukungan terhadap perubahan ini harus didapatkan di antaranya dari Rektor, Wakil Rektor, Kepala Biro, Para Dekan, Direktur Pascasarjana, Bagian Akademik, Bagian Keuangan, Dewas, maupun mahasiswa, orang tua dan masyarakat.
Dalam mendapatkan dukungan dari stakeholder dalam melakukan perubahan tersebut dapat dilakukan berbagai langkah sebagai berikut:
1. Melakukan identifikasi stakeholder yang akan terlibat, identifikasi semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan UKT, termasuk mahasiswa, orang tua mahasiswa, staf administrasi kampus, fakultas, dan manajemen universitas. Pahami kepentingan dan perspektif masing-masing stakeholder terkait UKT.
2. Melakukan analisis kebutuhan dan masalah, melakukan analisis secara mendalam tentang sistem pengelolaan UKT yang ada. Identifikasi masalah dan kekurangan yang perlu diperbaiki. Meminta masukan dari berbagai stakeholder mengenai permasalahan yang mereka hadapi terkait UKT.
3. Mensosialisasikan niat perubahan atau perbaikan, mensosialisasikan proyek perubahan dalam peningkatan kinerja pengelolaan UKT kepada semua pihak
PKN II Angkatan XVI | 17 terkait. Menjelaskan tujuan perbaikan dan manfaat yang diharapkan untuk seluruh stakeholder.
4. Mengundang dan melibatkan stakeholder dalam perencanaan, mengundang stakeholder untuk berpartisipasi dalam perencanaan perbaikan pengelolaan UKT.
melibatkan dalam diskusi dan pertemuan untuk merumuskan solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan mereka.
5. Memberikan informasi yang transparan, Memastikan bahwa semua informasi terkait perbaikan pengelolaan UKT disampaikan secara transparan kepada semua stakeholder. Sediakan data dan analisis yang mendukung untuk menjelaskan alasan di balik perubahan tersebut.
6. Mengupayakan mendapatkan dukungan penuh dari manajemen universitas atau pihak yang memiliki kekuasaan pengambilan keputusan. Artikan manfaat perbaikan bagi citra dan reputasi universitas serta dampaknya terhadap kesinambungan finansial universitas.
7. Menyampaikan rencana implementasi perbaikan secara terperinci dan jelas.
Pastikan ada koordinasi yang baik dan dukungan teknis dalam mengimplementasikan perbaikan. Jika diperlukan, mengadakan pelatihan bagi staf administrasi kampus yang terlibat dalam pengelolaan UKT yang baru.
8. Setelah perubahan diimplementasikan, melakukan evaluasi secara berkala dan meminta umpan balik dari stakeholder tentang bagaimana proyek perubahan tersebut dapat berjalan. Tinjau kembali sistem dan proses yang ada untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan UKT.
Strategi marketing proses penyusunan dan pelaksanaan proyek perubahan diarahkan kepada stakeholder agar para stakeholder mendukung proyek perubahan.
Strategi marketing ini dimulai dari identifikasi stakeholder kemudian dilakukan pemetaan. Dari hasil pemetaan stakeholder tersebut kemudian ditentukan strategi untuk mempengaruhi dengan harapan seluruh stakeholder mendukung proyek perubahan.
1. Identifikasi Stakeholder
Stakeholder merupakan pihak yang ditengarai memiliki peran dan pengaruh terhadap kelancaran pelaksanaan Proyek Perubahan. Untuk mendukung
PKN II Angkatan XVI | 18 terlaksananya proyek perubahan perlu dilakukan identifikasi Stakeholder sebagai berikut:
Tabel 5
Identifikasi Stakeholder dan Strategi Komunilkasi
No Stakeholder Strategi
Komunikasi
Dukungan / Pengaruh
Analisa Stakeholder
Jenis Stakeholder A. STAKEHOLDER INTERNAL
1 Rektor Laporan dan
penugasan
++/10 Promotor Sekunder
2 Ditjen Pendis Laporan ++/10 Promotor Sekunder
3 Wakil Rektor Instruksi ++/10 Promotor Sekunder
4 Dekan Instruksi dan
penugasan
++/10 Promotor Sekunder
5 Direktur Pascasarjana
Instruksi dan penugasan
++/9 Promotor Sekunder
6 Pegawai dan Dosen
Instruksi dan penugasan
++/8 Defender Sekunder
B. STAKEHOLDER EKSTERNAL 1 Orang Tua
Mahasiswa
Koordinasi dan sosialisasi
+++/10 Promotor Utama
2 Mahasiswa Koordinasi dan sosialisasi
+++/10 Promotor Utama
3 Masyarakat Sosialisasi ++/8 Defender Sekunder
4 Dewan Pengawas Laporan ++/8 Defender Sekunder
2. Pemetaan Stakeholder
Agar proyek perubahan ini bisa berjalan dengan baik dan lancar, perlu adanya dukungan dari berbagai stakeholder yang berkaitan langsung dengan proyek perubahan. Kami telah melakukan inventarisir berbagai stakeholder baik dari internal maupun eksternal. Adapun hasil pemetaan terhadap Stakeholder dalam proyek perubahan ini adalah sebagai berikut:
Gambar 2
Pemetaan Stakeholder Proyek Perubahan
PKN II Angkatan XVI | 19 a. Promotor
Promotor adalah stakeholder yang memiliki kepentingan tinggi dan pengaruh tinggi/besar terhadap proyek perubahan. Stakeholder yang masuk dalam kuadran ini adalah Rektor, Ditjen Pendis, Dekan, Direktur Pascasarjana, dan Mahasiswa
1. Rektor dan Pimpinan Perguruan Tinggi: Rektor dan pimpinan perguruan tinggi bertanggung jawab atas kebijakan dan pengelolaan institusi. Sebagai promotor, mereka berperan dalam menetapkan kebijakan UKT yang sesuai dengan visi dan misi perguruan tinggi serta memastikan sistem pengelolaan UKT berjalan efektif dan berkontribusi pada kualitas pendidikan.
2. Dewan Pimpinan Perguruan Tinggi: Dewan pimpinan perguruan tinggi memiliki peran strategis dalam mengambil keputusan penting termasuk kebijakan UKT. Sebagai promotor, mereka berpartisipasi dalam diskusi dan memberikan dukungan untuk kebijakan UKT yang relevan dan berkelanjutan.
3. Dewan Mahasiswa: Organisasi mahasiswa di perguruan tinggi dapat menjadi promotor dalam pengelolaan UKT dengan menyuarakan kepentingan mahasiswa, menyediakan masukan, dan berpartisipasi dalam proses perumusan kebijakan UKT.
4. Fakultas dan Tenaga Pengajar: Dosen dan tenaga pengajar berperan dalam memberikan layanan pendidikan. Sebagai promotor, mereka dapat mendukung UKT dengan menyuarakan pentingnya kebijakan ini dalam meningkatkan kualitas pendidikan dan layanan akademik.
5. Mahasiswa: Mahasiswa juga dapat menjadi promotor dalam pengelolaan UKT jika mereka merasa bahwa kebijakan ini membantu meningkatkan kualitas pendidikan dan memberikan manfaat bagi seluruh komunitas akademik. Dukungan dan partisipasi aktif dari mahasiswa dapat memperkuat kebijakan UKT.
6. Alumni dan Donatur: Alumni dan donatur yang mendukung perguruan tinggi juga dapat menjadi promotor dalam pengelolaan UKT dengan memberikan dukungan finansial atau beasiswa bagi mahasiswa yang membutuhkan.
PKN II Angkatan XVI | 20 7. Stakeholder promotor berperan penting dalam mendukung dan
memperkuat sistem pengelolaan UKT di perguruan tinggi. Dengan kolaborasi dan komitmen dari semua pihak yang terlibat, pengelolaan UKT dapat menjadi alat yang efektif untuk meningkatkan aksesibilitas pendidikan tinggi, kualitas pendidikan, dan kesejahteraan seluruh komunitas akademik.
b. Defender
Stakeholder pada kuadran ini tergolong memiliki kepentingan tinggi, tetapi pengaruh rendah. Stakeholder yang masuk dalam kuadran ini adalah Masyarakat dan Dewas.
Dewan Pengawas (Dewas) dan masyarakat juga merupakan dua stakeholder penting yang berperan sebagai defender (pengawal) dalam pengelolaan UKT di perguruan tinggi. Mereka memiliki peran kritis dalam memastikan bahwa proses pengelolaan UKT berjalan dengan baik dan sesuai dengan prinsip keadilan dan keterbukaan.
c. Latent
Pada kuadran ini diidentifikasi Stakeholder yang kurang memiliki kepentingan terhadap proyek perubahan, tetapi memiliki pengaruh yang besar terhadap proyek perubahan maupun stakeholder sendiri. Stakeholder yang masuk dalam kuadran ini adalah Dosen, Alumni, LSM dan Senat.
d. Aphetetis
Pada kuadran ini adalah stakeholder yang kurang memiliki pengaruh dan kurang juga memiliki kepentingan. Stakeholder pada kuadran ini adalah dosen dan pegawai yang bekerja di lingkungan kampus.
3. Strategi Mempengaruhi Stakeholder
Setelah melakukan identifikasi dan pemetaan Stakeholder, selanjutnya adalah menyusun strategi agar stakeholder yang masih memiliki pengaruh rendah atau kepentingan rendah bisa ditarik pada kuadran yang tinggi pengaruh dan kepentingannya.
PKN II Angkatan XVI | 21 Untuk itu, peta strategi komunikasi yang disusun adalah sebaga berikut:
Tabel 6
Peta Strategi Komunikasi
KEEP SATISFIED MANAGE CLOSELY
• Penyampaian informasi secara langsung
• Komunikasi secara Efektif
• Komunikatif
• Konsultansi penyampaian informasi secara langsung
• Diskusi intensif
• Diskusi Berkala
MINIMAL EFFORT KEEP INFORMED
• Informatif
• Edukatif
• Persuasif
• Konsultasi
• Penyampaian Informasi Secara Langsung
• Edukatif
Strategi komunikasi yang dilakukan sesuai dengan kuadran Stakeholder masing-masing. Untuk Stakeholder pada kuadran Promotors, strategi yang digunakan adalah manage closely, yaitu pendekatan dalam manajemen proyek perubahan dengan melakukan penyampaian informasi secara langsung, diskusi intensif dan diskusi secara berkala.
Kemudian, untuk Stakeholder pada kuadran Defender strategi yang digunakan adalah keep informed, yaitu pendekatan dengan menggunakan sistem konsultasi, penyampaian informasi secara langsung dan edukatif.
Untuk kuadran Latent strategi komunikasi yang digunakan adalah keep satisfied, yaitu dengan menyampaikan informasi secara langsung, komunikasi secara efektif dan komunikatif.
Sedangkan pada kuadran Aphatetis akan digunakan strategi minimal effort, yaitu menyampaikan pesan atau informasi dengan jelas dan tepat kepada penerima secara informatif, edukatif dan persuasif.
PKN II Angkatan XVI | 22 Tabel 7
Strategi Komunikasi Stakeholder
NO PEMANGKU
KEPENTINGAN EKSPEKTASI STRATEGI
KOMUNIKASI
1 Rektor Menyetujui dan mengesahkan proyek perubahan
Menyampaikan laporan secara berkala
2 Ditjen Pendis Mengarahkan, menyetujui dan memberikan dukungan terkait proyek perubahan
• Laporan
•
3 Wakil Rektor Mengarahkan, menyetujui dan memberikan dukungan terkait proyek perubahan
• Konsultasi secara berkala
3 Kepala Biro AAKK Memberikan dukungan Memberikan laporan dan konsultasi
4 Dekan Memberikan dukungan dan
masukan terkait proyek perubahan
Diskusi berkala
5 Direktur Pascasarjana
Memberikan dukungan Diskusi secara berkala
6 Mahasiswa Memberikan dukungan dan
masukan terkait proyek perubahan
Diskusi dan sosialisasi
7 Masyarakat Memberikan dukungan dan
masukan terkait proyek perubahan
Diskusi dan sosialisasi
PKN II Angkatan XVI | 23 4. Strategi Marketing Hasil Proyek Perubahan
Strategi marketing terhadap hasil proyek perubahan dilakukan dengan memperhatikan elemen dalam pemasaran sektor publik, yaitu (Product, Price, Promotion, Place dan customer).
1. Customer
Sasaran utama sebagai customer dalam proyek perubahan ini adalah adalah Perguruan Tinggi dan para Mahasiswa
2. Product
Product yang dihasilkan dari proyek perubahan ini adalah adanya Uang Kuliah Tunggal yang berkeadilan sosial sehinggga menimbulkan kenyamanan dalam proses perkuliahan di lingkungan UIN SMH Banten 3. Price
Jika pengelolaan UKT di lingkungan UIN SMH Banten dapat dikelola dengan baik akan menghasilkan akan meningkatkan pendapatan kampus lebih dari 64 Milyar setiap tahun.
4. Place
Universitas Islam Negeri Sultan Maulana Hasanuddin Banten bekerjasama dengan seluruh stakeholder yang terlibat.
5. Promotion
Berbagai media dapat digunakan dalam mempromosikan proyek perubahan ini, baik media mainstream maupun media sosial seperti Website UIN SMH Banten, Facebook, Instagram, Twitter, dll.
C. Rencana Mata Pelatihan Pilihan Mendukung Proyek Perubahan
Proyek perubahan yang membahas peningkatan kinerja pengelolaan UKT di lingkungan UIN SMH Banten ini menggambarkan adanya sosok kepemimpinan digital, kepemimpinan kewirausahaan, dan energi kepemimpinan.
1. Kepemimpinan Digital
Kepemimpinan digital tergambar pada sosok Kepala Biro AUPK sebagai project leader dalam proyek perubahan ini, Hal ini digambarkan dengan adanya berbagai perubahan yang dilakukan dalam mendukung proyek perubahan ini, di antaranya adalah penyempurnaan kuesioner UKT yang merupakan salah satu aplikasi dalam menentukan nilai grade bagi mahasiswa untuk mendapatkan nilai UKT yang sesuai.
PKN II Angkatan XVI | 24 Dengan adanya perbaikan dan penyem
