One Night Team
Business Requirements Document (BRD) Template
Data Visualization Project Superstore December 2022 Version 1.01
Company Information
One Night Team BRD
1 Document Revisions
Date Version
Number Document Changes
12/12/2022 0.1 Initial Draft
2 Approvals / Acknowledge
Role Name Title Signature Date
User Pandi Yudha Mr.
Business Intelligence
Adhika Putra Wicaksono
Mr. 12/12/2
2
3 Introduction
3.1 Project Summary Statement
Superstore merupakan sebuah badan usaha yang menjual berbagai jenis furniture, perlengkapan kantor, dan barang-barang teknologi yang melayani baik penjualan B2B (melayani consumer/end user) mau pun B2C (melayani corporate, home office, dsb). Saat ini Superstore memiliki 4 cabang di 4 region (central, west, south, dan east). Setiap tahun penjualan Superstore mengalami peningkatan, Hal ini tercermin dari laporan bulanan yang disajikan.
Masalah yang dihadapi oleh sales manager dari Superstore adalah belum adanya sistem yang bisa membantu mempermudah sales manager untuk bisa membuat keputusan terkait dengan masing-masing region. Selama ini pengolahan data masih dilakukan sales manager secara manual melalui excel dengan menggabungkan data-data yang bersumber dari beberapa business unit.
Oleh karena itu melalui project ini diharapkan dapat membantu sales manager untuk memvisualisasikan data melalui dashboard yang
memungkinkan sales manager untuk bisa melihat kinerja masing-masing region. Hal ini nantinya akan membantu sales manager untuk bisa membuat keputusan terkait dengan masing-masing region.
3.2 Project Objectives
Tujuan dari project ini adalah agar Sales manager Superstore bisa
mengetahui performances baik penjualan maupun kemampuan pengiriman dari masing-masing region. Hal ini akan membantu Sales manager untuk membuat keputusan seperti apakah memperluas/mempersempit region store, mengurangi/menambah sumberdaya region store, menambah cabang superstore, dll. Tujuan dari dibuatnya proyek ini adalah meningkatkan
profitabilitas superstore dengan memudahkan Sales manager untuk bisa membuat keputusan yang tepat.
3.3 Needs / Problem Statement
Apakah project dapat membantu mempermudah dalam membuat keputusan untuk setiap region Superstore?
Apakah project dapat membantu melihat performances dari masing-masing region?
Selama ini Sales manager memiliki beberapa sumberdata (tidak satu sumber data yang terpusat) untuk bisa menganalisis performances setiap region. Hal ini dirasa kurang efektif membantu Chief Markeing untuk membuat
keputusan. Dikhawatirkan dengan tidak mudahnya Sales manager dalam menganalisa performances setiap region maka akan terjadi kesalahan pembuatan keputusan.
3.4 Project Scope
Project fokus terhadap visualisas feasibility dashboard setiap region yang memungkinkan Sales manager untuk melihat performances dari setiap region.
3.4.1 In Scope Functionality
Hal-hal yang masuk dalam lingkup project adalah:
Dashboard tim sales setiap region
Proses bisnis yang berkaitan dengan proses penjualan
Pembuatan project berdasarkan data yang diberikan oleh tim sales setiap region (customer, category, dan order)
3.4.2 Out of Scope Functionality
Hal-hal yang tidak termasuk dalam lingkup project adalah:
Project tidak membahas analisa prediksi dan resiko penjualan (hanya fokus pada analisa deskripsi)
Semua data tidak akan dianalisa, hanya data yang diberikan oleh tim sales saja (customer, category, dan order)
Tidak mencakup alerting system jika suatu metrics tidak mencapai target
3.5 Functional Requirements
Membuat dashboard yang yang memungkinkan visualisasi data penjualan dan performances setiap region. Cara kerja sistem nantinya data yang sudah diintegrasi ke big query akan secara otomatis dihubungkan ke dashboard yang dibuat di google data studio.
3.5.1 Dashboard Description
Fungsi dari dashboard bisa mempermudah sales manager dalam melakukan analisa performances setiap region. Jadi nanti dashboard akan diberikan filter untuk setiap region, tanggal order (transaksi), nama customer, dll. Kemudian pada dashboard juga akan diberikan tampilan time series penjualan setiap rergion.
3.5.2 Current Business Process (As-Is)
No Busine
ss Unit Process Name Process Description 1 Sales
Manage r
Compile data dan mengolah data secara manual
Diawali dengan kebutuhan sales manager untuk melihat kinerja setiap region, sales manager mengumpulkan data dari beberapa business unit dan kemudian melakukan
pengolahan data secara manual menggunakan excel.
2 Operati
on Download data order dan
mengirimkan data ke sales manager
Tim operation mendownload data dari order management system kemudian data tersebut disetor ke sales manager
3 Wareho
use Download data category dan mengirimkan data ke sales manager
Tim warehouse mendownload data dari warehouse management system kemudian data tersebut disetor ke sales manager
4 Account manage r
Download data customer dan mengirimkan data ke sales manager
Tim account manager mendownload data dari customer relationship management kemudian data tersebut disetor ke sales manager
3.5.3 User Roles
User yang melakukan aktivitas:
Sales manager
Tim Operation
Tim Account Manager
Tim Warehouse
Local Manager 3.5.4 Metrics
No. Metrics Description Formula
1 Total Profit per
Region Jumlah profit yang diperoleh
dari masing-masing region SUM(profit) 2 Total order per
region
Jumlah order yang diperoleh masing-masing region
SUM(order) 3 Rata-rata profit per
customer
Jumlah profit rata- rata yang
didapatkan dari setiap customer
AVERAGE(profit)
3.5.5 Pre Condition
Tim BI akan melakukan analisis dari sumber data yang ada dan dari kebutuhan user. Untuk melakukan penyusunan dashboard, user harus
menyediakan data-data yang dibutuhkan. Selama ini sistem yang digunakan masih secara manual yaitu sales manager melakukan compile data yang didapatkan dari tim warehouse, operation, dan CRM masing-masing region yang dimasukkan dalam file excel yang memiliki 3 sheet (category, order, dan customer). Kemudian sales manager melakukan pivot dan analisa manual terhadap data-data yang diperoleh.
3.5.6 Post Condition
Setelah dibuat sistem, tim warehouse, operation dan CRM akan menginput data pada google spreadsheet yang telah disiapkan. Data yang dimasukkan berupa data category, order, dan customer. Google spreadsheet telah diintegrasikan ke Big Query dan dihubungkan ke google data studio untuk divisualisasikan. Pada dashboard yang telah dibuat juga dilengkapi beberapa fitur yang memungkinkan sales manager untuk melakukan analisa data lebih mudah dan efisien. Setelah project ini selesai, maka akan ada follow up dari tim BI jika terjadi masalah atau error dan sales manager boleh memberikan feedback terkait dengan project yang telah dibuat.
3.5.7 Activity Diagram (To-Be)
No Process
Name Process Description
1 Unduh
dan input data
Data diunduh oleh business unit terkait dan diinputkan pada gsheet yang telah disiapkan. Gsheet ini telah dihubungkan pada big query sehingga yang awalnya gsheet memiliki 3 sheet, disederhanakan menjadi 1 sheet pada big query
2 Visualisas i data
Big query terhubung dengan google data studio, sehingga jika terjadi perubahan atau penambahan data, maka akan langsung terlihat juga pada dashboard yang telah dibuat
3.5.8 Validation
Ketika user menggunakan dua atau lebih filter yang digunakan bersamaan, maka akan ada kemungkinan bahwa tidak akan ada datang yang muncul (no result).
Apabila hubungan antara google sheet, big query, dan google data studio terputus, maka akan muncul pesan “no connection.”
3.5.9 Dashboard Design
3.6 Technical Requirements
3.6.1 Hardware and Storage
Project ini paling tidak membutuhkan 1 personal computer dengan spesifikasi minimal prosesor Core i5, RAM 8 GB, SSD, penyimpanan 1 TB, dan didukung OS Windows (11).
3.6.2 Access Requirement
User yang diberikan akses pada dashboard ini adalah sales manager dan local manager (region). Untuk sales manager bisa mengakses semua data dari seluruh region. Sedangkan untuk local manager hanya bisa mengakses data dari regionnya saja.
.
3.6.3 Database
No Process Name Data Formula
1
Data di download dari warehouse management system di bawah tim warehouse setiap region
Category
2
Data di download dari customer relationship management di bawah tim account manager setiap region
Customer
3
Data didownload dari order management system di bawah tim operation masing-masing region
Order
3.6.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
3.6.5 Concerns and Issues
Data yang digunakan dalam project ini merupakan data yang masih belum terintegrasi secara penuh (masih integrasi manual menggunakan big query).
Ada kemungkinan bahwa data salah di luar kontrol Business Intelegent diakibatkan oleh belum terintegrasinya data-data yang dibutuhkan. Oleh karena itu, karena masih dalam tahap development, secara berkala sistem BI yang dibangun akan terus dipantau dan dievaluasi.
3.7 Human Resources
Pre-project:
Sales manager sebagai main user project ini. Memberikan informasi mengenai business process, kebutuhan, tujuan, dlll.
Team BI menerjemahkan kebutuhan user ke dashboard yang dibuat Post-project:
Sales manager memberikan feedback project.
Team BI bertanggung jawab atas maintenance dan follow up dari project yang dibuat.
3.8 Timeline & deadlines
Waktu November Desember Januari
Aktivitas I II III IV I II III IV I II III IV
Planning Analysis Design
Implementation Follow Up
3.9 Assumptions
Asumsi dari data yang digunakan atau informasi yang diberikan oleh tim sales sudah benar. Jadi dianggap bahwa data-data yang digunakan sudah benar.
Data yang digunakan oleh tim sales adalah data yang digunakan sehari-hari Timeline project ini diasumsikan bahwa tidak ada tim yang libur/cuti.
3.10 Cost & Benefit
Kurang lebih project ini membutuhkan waktu pengerjaan selama dua bulan.
Biaya yang dikeluarkan oleh Superstore dalam penyusunan dashboard ini adalah sebesar Rp 15.000.000 (lima belas juta Rupiah). Pengeluaran tersebut digunakan untuk honor BI analyst.Keuntungan yang didapatkan Superstore dengan adanya project ini adalah sales manager dapat dengan mudah melakukan analisa dan membuat keputusan bisnis terkait dengan revenue dan performances setiap region superstore. Secara tidak langsung
keuntungan ini akan berdampak pada profitabilitas, revenue, perkembangan bisnis, proses bisnis, dll.
4 Appendices
4.1 List of Acronyms
-
4.2 Glossary of Terms
-
4.3 Related Documents
Berikut kami lampirkan link dashboard google data studio:
https://datastudio.google.com/s/iAmdGzzVoqk
