62
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENJUALAN, PENAGIHAN PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS PT
RACKINDO SETARA PERKASA
4.1 Struktur Organisasi Baru
Usulan Struktur organisasi baru dengan sedikit perubahan dikarenakan adanya kekurangan pada struktur organisasi perusahaan saat ini. Adanya penambahan dan pengurangan bagian ditujukan agar hasil dari perusahaan dapat lebih maksimal, juga untuk memperbaiki pengendalian internal dari perusahaan. Pada struktur organisasi yang baru, bagian akuntansi diganti menjadi bagian akuntansi dan keuangan untuk memaksimalkan fungsi dan wewenang serta tanggung jawab. Bagian sales yang bertugas untuk menagih dihilangkan dan semua pembayaran langsung kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. Bagian Pemasaran tetap sebagai tempat pelanggan memesan barang. Bagian Gudang dibagi menjadi dua yaitu Bagian Gudang dan Bagian Pengiriman agar tidak terjadi kesalahan pada tanggung jawab dan wewenang dari masing – masing bagian juga untuk meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi juga untuk memperbaiki pengendalian internal perusahaan.
Untuk dokumen – dokumen yang dipakai perusahaan juga mengalami perubahan dikarenakan untuk memaksimalkan fungsi dan karena dokumen – dokumen yang lama belum mencukupi informasi yang dibutuhkan agar sistem berjalan maksimal. Masing – masing bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang dalam membuat dokumen – dokumen. Seperti pada bagian pemasaran bertanggung jawab membuat sales order untuk pemesanan barang dari pelanggan. Bagian Gudang
bertanggung jawab membuat Bukti Pengeluaran Barang yang diambil dari Sales Order untuk bukti pengeluaran barang dari Gudang, dan juga bertanggung jawab dalam membuat nota retur jika ada barang yang diretur oleh pelanggan. Bagian Pengiriman bertanggung jawab dalam membuat surat jalan untuk bukti pengiriman barang kepada pelanggan. Bagian Akuntansi dan Keuangan mempunyai tanggung jawab untuk membuat invoice yang akan digunakan untuk penagihan dan juga membuat bukti penerimaan kas sebagai bukti pembayaran dari pelanggan kepada perusahaan.
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Baru PT Rackindo Setara Perkasa Direktur
Manajer Pemasaran
Manajer Produksi
Gudang Pengiriman
Akuntansi dan Keuangan Laminasi
Mekanik Manajer Personalia
Cutting
Bording
Edging
Finishing
Accessorie
Packaging
Manajer Akuntansi dan Keuangan Manajer
Gudang
Bagian Pemasaran
4.1.1 Tugas dan Wewenang Organisasi
Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang berada di dalam struktur organisasi PT Rackindo Setara Perkasa yaitu sebagai berikut :
1. Direktur Utama Tugas :
a. Memantau kinerja karyawan dan proses bisnis yang berlangsung agar tidak keluar jalur dari prosedur yang telah ditetapkan sehingga dapat mencapai visi dan misi perusahaan.
b. Bertanggung jawab mengawasi kinerja perusahaan.
Wewenang :
a. Menyetujui program penjualan yang diajukan direktur pemasaran.
b. Mengotorisasi surat penawaran harga.
c. Mengambil keputusan atas informasi yang telah didapatkan untuk dapat mencapai visi dan misi perusahaan.
d. Menentukan gaji untuk setiap karyawan yang bekerja di PT Rackindo Setara Perkasa.
e. Memecat karyawan yang telah melanggar peraturan yang sebelumnya telah ditetapkan oleh lembaga perlindungan buruh.
2. Manajer Pemasaran Tugas :
a. Merencanakan dan melaksanakan strategi penjualan dan pemasaran.
b. Memverifikasi pemesanan dari sales order yang dibuat bagian pemasaran.
c. Bertanggung jawab dan memberikan laporan penjualan unit setiap bulan kepada direktur utama.
Wewenang:
a. Membuat keputusan yang menyangkut pekerjaan proyek dan penjualan.
b. Meninjau serta menilai kinerja dari masing-masing karyawannya.
3. Manajer Produksi Tugas :
a. Bertanggung jawab dan memberikan laporan produksi setiap bulan kepada direktur.
b. Menyetujui anggaran dan harga pokok penjualan.
Wewenang :
a. Mengotorisasi perencanaan produksi.
b. Mengotorisasi pelaksanaan produksi.
4. Manajer Personalia Tugas :
a. Bertanggung jawab dan mengawasi kinerja karyawan
b. Bertanggung jawab mengurus jadwal kerja, penggajian, dan perijinan.
Wewenang :
a. Mengotorisasi surat pengajuan perijinan.
5. Manajer Akuntansi dan Keuangan Tugas :
a. Bertanggung jawab dan memberikan laporan keuangan bulanan kepada direktur.
b. Memantau kegiatan arus kas perusahaan baik arus kas masuk maupun arus kas keluar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
c. Memantau pekerjaan dari Bagian Akuntansi dan Keuangan.
d. Melihat laporan jatuh tempo dari pelanggan.
Wewenang :
a. Mengambil keputusan atas hal-hal yang terkait dengan fungsi keuangan dan akuntansi perusahaan.
b. Mengotorisasi invoice yang akan diberikan kepada pelanggan untuk tagihan.
6. Manajer Gudang Tugas :
a. Memantau segala kegiatan yang terjadi di Gudang mulai dari pengecekan barang, pengeluaran barang, dan retur.
b. Mengotorisasi Bukti Pengeluaran Barang, Nota Retur dan Surat Jalan.
c. Melakukan stok opname berkala untuk menghindari selisih stok barang.
Wewenang:
a. Mengotorisasi kegiatan yang terjadi di gudang.
7. Bagian gudang Tugas :
a. Membuat Bukti Pengeluaran Barang.
b. Memeriksa persediaan barang.
c. Membuat Laporan Pengeluaran Barang.
d. Membuat Nota Retur.
e. Membuat Laporan Retur.
Wewenang :
a. Menilai barang yang diretur pelanggan.
8. Bagian Pengiriman Tugas :
a. Membuat Surat Jalan.
b. Membuat Laporan Pengiriman.
Wewenang :
a. Mengotorisasi Pengiriman Barang.
9. Bagian Akuntansi dan Keuangan Tugas :
a. Membuat invoice untuk penagihan piutang
b. Mengumpulkan, mengelola, dan menyajikan data serta informasi yang menyangkut transaksi perusahaan.
c. Menerima dan menyimpan bukti penerimaan dan pengeluaran kas.
d. Menghitung pembayaran gaji karyawan.
e. Membuat jurnal atas transaksi-transaksi yang terjadi setiap hari.
f. Memeriksa piutang pelanggan yang akan jatuh tempo.
g. Menyusun anggaran perusahaan setiap tahunnya.
h. Membuat bukti penerimaan kas.
i. Membuat Laporan piutang.
j. Membuat Laporan Penerimaan Kas Wewenang :
a. Mengawasi persiapan pembayaran gaji dan hutang.
b. Mengotorisasi purchase order untuk supplier.
c. Mengotorisasi pembayaran yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
d. Memberikan gaji kepada karyawan sesuai dengan perjanjian dan persetujuan direktur.
10. Bagian Pemasaran Tugas:
a. Membuat Sales Order berdasarkan pemesanan dari pelanggan.
b. Mendata Pelanggan Baru.
c. Membuat Laporan Penjualan.
Wewenang :
a. Mengotorisasi Pelanggan Baru.
b. Mengotorisasi sales order.
11. Mekanik Tugas :
a. Mengawasi proses produksi.
b. Bertanggung jawab dalam penggunaan mesin produksi.
4.2 Analysis Document 4.2.1 The Task
Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa dimulai dengan mendeskripsikan sistem dan prosedur yang diusulkan dengan menggunakan - FACTOR dan rich picture.
4.2.1.1 Purpose
Perancangan sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa dapat membantu, mempermudah, serta mendukung proses pengitegrasian data-data serta informasi secara tepat dan akurat. Dengan data dan informasi yang terdapat pada perusahaan dirancang sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar proses bisnis dari perusahaan berjalan lebih baik, serta memperbaiki masalah-masalah yang pada umumnya terjadi pada proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan, dimulai dari proses penjualan, pengeluaran barang, pengiriman, penagihan piutang sampai penerimaan kas.
4.2.1.2 FACTOR
Sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas dirancang untuk membantu dan mendukung transaksi bisnis perusahaan sehari-hari dalam menangani masalah yang terkait dengan pencatatan dan pelaporan. Sistem ini menggunakan Personnal Computer yang berbasis Windows dan client akan terhubung dengan server yang didukung oleh jaringan Local Area Network (LAN).
Pengembangan sistem ini dilakukan berdasarkan usulan dari permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai system definition dari sistem informasi akuntansi
siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa.
Tabel 4.1 Criteria FACTOR
Functionality Mendukung fungsi perusahaan dalam proses bisnis perusahaan terkait dengan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas. Dengan dukungan fungsi perusahaan dapat menghasilkan informasi dari siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas secara tepat dan akurat yang dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan.
Application Domain
Manajer pemasaran, sales, bagian gudang, bagian akuntansi, dan bagian pengiriman.
Condition Sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas ini dikembangkan agar dapat membantu kinerja perusahaan dan para karyawannya. Agar proses berjalan dengan lancar dibutuhkan penyesuaian piranti lunak dan keras yang dimiliki perusahaan terkait dengan sistem yang akan diimplementasikan. Juga diperlukan pelatihan pada karyawan yang menggunakan sistem agar dapat memaksimalkan fungsi dari sistem tersebut.
Technology Personnal Computer (PC) yang terhubung dengan jaringan LAN yang dilengkapi peralatan tambahan seperti printer untuk mencetak surat dan laporan. Software yang digunakan adalah Microsoft Visual Studio 2005 dengan sistem operasi Microsoft
Windows XP SP 2, dan database yang digunakan adalah SQL Server 2005.
Objects Pelanggan, Barang, Surat Jalan, Sales Order, Bukti Pengeluaran Barang, Invoice, Retur, Bukti Penerimaan Kas
Responsibility Mendukung kegiatan proses bisnis perusahaan yang berkaitan dengan siklus penjualan dimulai dari pemesanan barang dengan menggunakan Sales Order untuk barang yang dipesan dari pelanggan kemudian barang yang dipesan akan diperiksa oleh Bagian Gudang dan kemudian dikeluarkan beserta Bukti Pengeluaran Barang. Barang yang telah dikeluarkan dikirim ke pelanggan bersama dengan Surat Jalan dan Invoice yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan yang bertujuan untuk menjadi surat piutang dagang perusahaan. Siklus penagihan piutang dimulai dari Invoice yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan berdasarkan Sales Order dan juga jika terjadi retur barang, retur akan mengurangi nilai Invoice dari pelanggan.
Piutang akan ditagih 45 hari dari barang diterima untuk wilayah Jakarta dan 60 hari dari barang diterima untuk luar kota atau wilayah di luar Jakarta. Siklus penerimaan kas yang dimulai dari penerimaan kas dari pelanggan baik melalui kas, transfer, maupun cek/giro setelah itu dibuat Bukti Penerimaan Kas oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan untuk pengendalian internal
perusahaan dan Bukti Kwitansi untuk diberikan kepada pelanggan sebagai bukti telah membayar. Siklus Penjualan, Penagihan piutang, dan Penerimaan kas ditujukan untuk memaksimalkan proses bisnis dalam hal pencatatan, pengendalian internal, serta menghasilkan informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam pengambilan keputusan secara tepat dan akurat terkait dengan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas.
4.2.1.3 Context
4.2.1.3.1 Problem Domain
Berikut ini adalah prosedur yang diusulkan untuk sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa :
1. Usulan Prosedur Penjualan
Membuat prosedur penjualan yang baru yang lebih jelas alur proses bisnisnya yang juga bermanfaat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan. Prosedur penjualan yang baru dimulai dari pemesanan barang, pengeluaran barang, pengiriman, penagihan piutang sampai kepada penerimaan kas. Pada sistem yang sedang berjalan pada perusahaan saat ini, untuk bagian pemesanan barang, pengeluaran barang, pengiriman, dan penagihan piutang
sampai pada penerimaan kas hanya memakai dua dokumen saja yaitu faktur dan surat jalan. Agar proses bisnis lebih maksimal maka diusulkan beberapa penambahan dan pengurangan dari dokumen yang digunakan. Untuk proses bisnis yang baru pelanggan dapat memesan barang dari perusahaan menggunakan sales order.
2. Usulan Prosedur Pengeluaran Barang
Pada proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan bagian gudang dan bagian pengiriman menjadi satu bagian sehingga cakupan pengendaliannya terlalu luas yang mengakibatkan kurangnya pengendalian menyeluruh, maka diusulkan untuk pemisahan pada bagian gudang dan bagian pengiriman agar tanggung jawabnya jelas. Juga prosedur pengeluaran barangnya masih belum jelas, karena hanya menggunakan 1 dokumen, yaitu surat jalan saja, sehingga menyebabkan keterlambatan dan terjadinya kesalahan pada pengeluaran barang. Untuk itu diusulkan dibuatnya bukti pengeluaran barang.
Surat jalan dibuat berdasarkan sales order dan diberikan kepada bagian pengiriman untuk diminta tanda tangan kepada pelanggan.
3. Usulan Prosedur Retur Barang
Pada proses bisnis berjalan saat ini untuk retur barang hanya melakukan pencoretan pada surat jalan dan faktur penjualan. Maka sebaiknya dibuat nota retur berdasarkan invoice. Nota Retur dibuat ketika terjadi retur barang dari pelanggan ke perusahaan karena adanya barang yang rusak atau salah pengiriman. Nota retur yang dibuat berpengaruh pada penghapusan piutang barang yang tidak ada, atau salah kirim.
4. Usulan Prosedur Penagihan Piutang
Pada proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan prosedur penerimaan kasnya langsung diambil oleh sales yang memungkinkan terjadinya kecurangan atau kerja sama dengan toko, karena sales mempunyai tugas menagih dan menjual produk. Untuk memperbaiki prosedur penerimaan kas, sebaiknya dibuat bagian baru yaitu bagian penagihan dibawah manajer pemasaran yang hanya mempunyai fungsi untuk menagih tapi tidak menjual. Kegiatan ini diawali dari pemberian sales order rangkap pertama dari bagian gudang. Kemudian bagian akuntansi akan melihat total harga atas pesanan pelanggan, kemudian membuat invoice. Penagihan dilakukan 45 hari dari waktu barang telah diterima jika pelanggan belum membayar. Sedangkan untuk diluar pulau paling lambat 60 hari dari waktu barang telah
diterima. Penagihan dilakukan oleh bagian penagihan berdasarkan invoice.
5. Usulan Prosedur Penerimaan Kas
Penerimaan kas dapat melalui uang tunai, bukti transfer, cek, maupun giro. Ketika bagian Akuntansi dan Keuangan menerima bukti transfer/cek/giro, maka bagian Akuntansi dan Keuangan menghubungi bank untuk melakukan pemeriksaan dan memastikan bahwa uang sudah masuk atau sudah dapat dicairkan. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan menghubungi pelanggan untuk memberikan konfirmasi ketika uang belum diterima dan tidak dapat dicairkan. Jika uang tersebut sudah diterima dan dapat dicairkan maka bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat bukti penerimaan kas dan kwitansi.
4.2.1.3.2 Rich Picture
Pelanggan Bagian Pemasaran
1. Pelanggan melakukan pemesanan produk
Bagian Akuntansi & Keuangan Bagian gudang
Bagian Pengiriman
2. Bagian pemasaran Membuat Sales Order Dan Mengirimkan Sales Order ke Bagian Gudang untuk pengeluaran barang
3. Berdasarkan Sales Order Bagian gudang membuat Bukti Pengeluaran barang untuk pengiriman barang 4. Bagian Pengiriman
Mengirimkan barang yang Dipesan pelanggan beserta dengan
Surat Jalan
8. Bagian Akuntansi Membuat invoice berdasarkan Sales Order untuk Pelanggan setelah
Barang diterima Pelanggan 5. Bagian Pengiriman mengirimkan
Bukti Surat Jalan yang Sudah ditanda tangani Pelanggan untuk bagian Akuntansi dan Keuangan
6. Apabila terjadi retur barang Pelanggan bisa meretur Pada Bagian Gudang maksimal 7 hari setelah barang diterima
9. Pelanggan dapat membayar tagihan langsung Kepada bagian Akuntansi dan keuangan maupun transfer Ataupun cek dan giro
10. Setelah bagian Akuntansi Dan Keuangan Menerima pembayaran maka bagian
Akuntansi dan Keuangan akan membuat bukti penerimaan kas Untuk internal dan kwitansi untuk pelanggan
7. Bagian Gudang membuat Nota Retur untuk diberikan kepada pelanggan
Gambar 4.2 Rich Picture usulan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa
Proses Bisnis :
1. Pelanggan melakukan pemesanan produk.
2. Bagian pemasaran membuat sales
dan mengirimkan sales order ke Bagian Gudang untuk pengeluaran barang.
3. Berdasarkan sales order bagian gudang membuat bukti pengeluaran barang untuk pengiriman barang.
4. Bagian Pengiriman mengirimkan barang yang dipesan pelanggan berdasarkan Bukti Pengeluaran Barang dan membuat Surat Jalan untuk ditandatangani pelanggan sebagai tanda terima.
5. Bagian Pengiriman mengirimkan Bukti Surat Jalan yang sudah ditandatangani pelanggan unutk bagian Akuntansi dan Keuangan.
6. Apabila terjadi retur barang, pelanggan bisa meretur pada Bagian Gudang maksimal 7 hari setelah barang diterima.
7. Bagian Gudang membuat Nota Retur, dan rangkap pertama diberikan kepada pelanggan.
8. Bagian Akuntansi membuat Invoice berdasarkan Sales Order untuk Pelanggan setelah barang diterima pelanggan.
9. Pelanggan dapat membayar tagihan melalu Kas maupun transfer atau cek dan giro kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan.
10. Setelah Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima pembayaran maka Bagian Akuntansi dan Keuangan akan membuat Bukti Penerimaan Kas untuk internal dan Kwitansi untuk Pelanggan
4.2.1.3.3 Apllication Domain
Sistem yang dirancang bertujuan untuk mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab sumber tenaga kerja dari perusahaan, khususnya yang terkait dengan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yaitu manajer pemasaran, bagian akuntansi, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian penagihan. Tugas-tugas utama dalam application domain adalah melakukan pecatatan yang berhubungan dengan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang dimulai dari pemesanan dan penawaran harga, pengiriman barang ke pelanggan, penagihan piutang, sampai ke penerimaan kas-bank.
4.2.2 The Problem Domain
Analisis problem domain untuk sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara
Perkasa secara keseluruhan terdiri atas beberapa cluster yaitu karyawan, pelanggan, barang, pemesanan, pengeluaran, pengiriman, retur penagihan, dan penerimaan kas. Gambaran model sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa adalah sebagai berikut :
4.2.2.1 Cluster
Model Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu karyawan, pelanggan, barang, pemesanan, pengeluaran barang, pengiriman, retur, penagihan, dan penerimaan kas.
Pada gambar dibawah ini merupakan model dari Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaa Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa.
class Cluster
Pelanggan + Pelanggan
Karyaw an
+ Bagian Gudang + Bagian Pemasaran + Bagian Pengiriman
+ Bagian_Akuntansi_dan_Keuangan + Karyawan
Barang + Barang
Pemesanan
+ Detail_Sales_Order + Sales_Order
Pengeluaran Barang
+ Bukti_Pengeluaran_Barang
Pengiriman + Surat_Jalan
Retur
+ Detail_Retur + Retur
Penagihan + Invoice
Penerimaan Kas + Bank
+ Bukti_Penerimaan_Kas + Detail_Bukti_Penerimaan_Kas
Gambar 4.3 Model Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa
4.2.2.2 Structure
Gambar 4.4 dibawah ini menunjukan struktur pelanggan dimana hanya terdapat class Pelanggan.
class Pelanggan
Pelanggan
Gambar 4.4 Struktur dari Pelanggan
Gambar 4.5 dibawah ini menunjukan struktur Karyawan tergeneralisasi menjadi subclass Bagian Pemasaran, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman, dan Bagian Akuntansi dan Keuangan.
class Karyaw ...
Karyaw an
Bagian Pemasaran Bagian Gudang Bagian Pengiriman Bagian_Akuntansi_dan_Keuangan
Gambar 4.5 Struktur dari Karyawan
Gambar 4.6 dibawah ini menunjukkan struktur barang yang hanya terdiri dari class Barang
class Barang
Barang
Gambar 4.6 Struktur dari Barang
Gambar 4.7 dibawah ini menunjukkan struktur pemesanan yang memiliki Sales Order yang beragregasi composite dengan Detail Sales Order. Dimana satu Sales Order memiliki satu atau banyak Detail Sales Order.
class Pemesanan
Sales_Order Detail_Sales_Order
1 1..*
Gambar 4.7 Struktur dari Pemesanan
Gambar 4.8 dibawah ini menggambarkan struktur pengeluaran barang yang hanya terdiri dari Bukti Pengeluaran Barang.
class Pengeluaran Barang
Bukti_Pengeluaran_Barang
Gambar 4.8 Struktur dari Pengeluaran Barang
Gambar 4.9 dibawah ini menggambarkan struktur pengiriman yang hanya terdiri dari Surat Jalan
class Pengiriman
Surat_Jalan
Gambar 4.9 Struktur dari Pengiriman
Gambar 4.10 dibawah ini menggambarkan struktur retur yang memiliki Retur yang beragregasi composite dengan Detail Retur, dimana satu Retur memiliki satu atau banyak Detail Retur.
class Retur
Retur Detail_Retur
1..*
1
Gambar 4.10 Struktur dari Retur
Gambar 4.11 dibawah ini menggambarkan struktur Penagihan Piutang dimana terdiri dari invoice.
class Penagihan
Inv oice
Gambar 4.11 Struktur dari Penagihan
Gambar 4.12 dibawah ini menggambarkan struktur Penerimaan Kas dimana Bukti Penerimaan Kas beragregasi composite dengan Detail Bukti Penerimaan Kas, dan satu Bukti Penerimaan Kas berhubungan dengan Bank. Dimana satu Bukti Penerimaan Kas memiliki satu atau banyak Detail Bukti Penerimaan Kas, dan satu Bukti Penerimaan Kas memiliki satu atau banyak Bank.
class Penerimaan Kas
Bukti_Penerimaan_Kas Bank
Detail_Bukti_Penerimaan_Kas
1 1..*
1..*
1
Gambar 4.12 Struktur dari Penerimaan Kas
4.2.2.3 Class Diagram
Gambar 4.13 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa
4.2.2.4 Classes
• Pelanggan
Class Pelanggan merupakan kumpulan objek-objek dari pelanggan yang telah terdaftar di perusahaan. Gambar 4.14 menggambarkan behavioral pattern dan atribut dari class diagram.
Gambar 4.14 Class Pelanggan dan statechart diagram class Pelanggan
• Bagian Pemasaran
Class Bagian Pemasaran merupakan kumpulan objek dari karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Gambar 4.15 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Bagian Pemasaran.
Gambar 4.15 Class Bagian Pemasaran dan statechart diagram class Bagian Pemasaran
• Bagian Gudang
Class Bagian Gudang merupakan kumpulan objek dari karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Gambar 4.16 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Bagian Gudang.
Gambar 4.16 Class Bagian Gudang dan statechart diagram class Bagian Gudang
• Bagian Pengiriman
Class Bagian Pengiriman merupakan kumpulan objek dari karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Gambar 4.17 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Bagian Pengiriman.
Gambar 4.17 Class Bagian Pengiriman dan statechart diagram class Bagian Pengiriman
• Bagian Akuntansi dan Keuangan
Class Bagian Pemasaran merupakan kumpulan objek dari karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Gambar 4.18 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Bagian Pemasaran.
Gambar 4.18 Class Bagian Akuntansi dan Keuangan dan statechart diagram class Bagian Akuntansi dan Keuangan
• Sales Order (SO)
Class Sales Order merupakan kumpulan objek dari dokumen Sales Order yang dibuat oleh pihak perusahaan.
Gambar 4.19 menggambarkan behavioral pattern dan atribut dari Class Sales Order.
Gambar 4.19 Class dan state chart diagram class SO
• Barang
Class Barang merupakan kumpulan objek dari barang yang terdaftar di perusahaan. Gambar 4.20 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Barang.
Gambar 4.20 Class dan state chart diagram Barang
• Bukti Pengeluaran Barang
Class Bukti Pengeluaran Barang merupakan kumpulan objek dari Bukti Pengeluaran Barang yang terdaftar di perusahaan. Gambar 4.21 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Bukti Pengeluaran Barang.
Gambar 4.21 Class dan state chart diagram Bukti Pengeluaran Barang
• Surat Jalan
Class Surat Jalan merupakan kumpulan objek dari Surat Jalan yang terdaftar di perusahaan. Gambar 4.22 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Surat Jalan.
Gambar 4.22 Class dan state chart diagram Surat Jalan
• Retur
Class Retur merupakan kumpulan objek dari Retur yang terdaftar di perusahaan. Gambar 4.23 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Retur.
Gambar 4.23 Class dan state chart diagram Retur
• Invoice
Class Invoice merupakan kumpulan objek dari Invoice yang terdaftar di perusahaan. Gambar 4.24 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Invoice.
Gambar 4.24 Class dan state chart diagram Invoice
• Bukti Penerimaan Kas
Class Bukti Penerimaan Kas merupakan kumpulan dari objek Bukti Penerimaan Kas yang terdaftar di perusahaan.
Gambar 4.25 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Bukti Penerimaan Kas.
Gambar 4.25 Class dan state chart diagram Bukti Penerimaan Kas
• Bank
Class Bank merupakan kumpulan dari objek Bank yang terdaftar di perusahaan. Gambar 4.26 menggambarkan behavioral pattern dan atribut class Bank.
Gambar 4.26 Class dan state chart diagram Bank
4.2.2.5 Events
Tabel 4.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa
EVENTS
Mendaftar Memesan Mengeluarkan Mengirim Meretur Menagih Membayar Menerima
CLASS
Pelanggan + * * *
Sales Order +
Barang * *
Bukti Pengeluaran
Barang + +
Surat Jalan +
Retur +
Invoice *
Bukti Penerimaan
Kas +
*
Bank *
Bagian Pemasaran + *
Bagian Gudang + * *
Bagian Pengiriman + * Bagian Akuntansi
dan Keuangan + * *
4.2.3 Application Domain
Analisa application domain pada Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa melibatkan aktivitas pembuatan use case, function, dan interface.
4.2.3.1 Usages
4.1.3.1.1 Overview
Terdapat 4 aktor dalam Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa, yaitu Karyawan Bagian Pemasaran, Bagian Akuntansi dan Keuangan, Bagian Gudang, dan Bagian Pengiriman. Tabel 4.2 menunjukan hubungan antara aktor dengan use case pada Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa.
Tabel 4.3 Actor Table Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa
Aktor
Bagian Pemasaran Bagian Akuntansi dan Keuangan Bagian Gudang Bagian Pengirman
Use Case
Mendata Pelanggan Baru X
Membuat Sales Order X
Membuat Bukti Pengeluaran Barang X
Membuat Surat Jalan X
Membuat Nota Retur X
Membuat Invoice X
Membuat Bukti Penerimaan Kas X
Membuat Laporan Penjualan X
4.2.3.1.2 Actors
Berikut ini adalah actor specification dari Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa.
Tabel 4.4 Actor Specification dari ”Karyawan Bagian Pemasaran Karyawan Bagian Pemasaran
Tujuan
Karyawan yang bertanggung jawab dalam kegiatan menerima pesanan dan pemesanan barang dari pelanggan dengan membuat Sales Order yang bertujuan memproses pemesanan barang dari pelanggan dengan membuat Sales Order rangkap tiga yang bertujuan sebagai bukti bahwa pesanan telah dikonfirmasi , memberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan untuk dicatat, juga sebagai acuan bukti pengeluaran barang. Juga membuat Laporan Penjualan untuk melihat penjualan perusahaan dalam periode tertentu
Karakteristik
Karyawan bagian pemasaran harus memiliki pengalaman administratif dalam proses penawaran harga serta proses penjualan, dan juga harus memiliki pengetahuan mengenai barang-barang yang dijual oleh perusahaan.
Contoh
Karyawan perusahaan "X" merupakan karyawan tetap perusahaan, dan melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya seperti membuat sales order.
Membuat Laporan Pengeluaran Barang X Membuat Laporan Pengiriman Barang X
Membuat Laporan Retur X
Membuat Laporan Piutang Belum Jatuh
Tempo X
Membuat Laporan Piutang Telah Jatuh
Tempo X
Membuat Laporan Penerimaan Kas X
Tabel 4.5 Actor Specification dari “Karyawan Bagian Gudang”
Karyawan Bagian Gudang
Tujuan
Karyawan Bagian Gudang bertanggung jawab dalam membuat Bukti Pengeluaran Barang serta mengeluarkan barang berdasarkan Sales Order kepada Bagian Pengiriman untuk di kirim pada Pelanggan. Juga membuat Nota Retur Barang jika terjadi retur pada perusahaan. Bagian Gudang juga bertanggung jawab dalam membuat Laporang Pengeluaran Barang dan Laporan Retur.
Karakteristik
Karyawan bagian gudang harus memiliki pengalaman administratif dalam mengatur stok barang, dan mempunyai pengetahuan tentang jenis barang, ukuran, jumlah juga detail yang lengkap tentang barang-barang yang dijual oleh perusahaan.
Contoh
Karyawan perusahaan "X" merupakan karyawan tetap bagian gudang yang mempunyai tugas untuk membuat laporan bukti pengeluaran barang berdasarkan sales order.
Tabel 4.6 Actor Specification dari”Karyawan Bagian Pengiriman”
Karyawan Bagian Pengiriman
Tujuan
Karyawan Bagian Pengiriman bertanggung jawab dalam membuat Surat Jalan berdasarkan Bukti Pengeluaran Barang, juga membuat Laporang Pengiriman Barang yang bertujuan untuk melihat proses pengiriman yang berlangsung selama periode tertentu. Juga bertanggung jawab mengantar barang- barang yang dipesan oleh Pelanggan sampai di tempat tujuan.
Karakteristik
Karyawan bagian gudang harus memiliki pengalaman administratif dalam mengatur stok barang, dan mempunyai pengetahuan tentang jenis barang, ukuran, jumlah juga detail yang lengkap tentang barang-barang yang dijual oleh perusahaan.
Contoh
Karyawan perusahaan "X" merupakan karyawan tetap bagian gudang yang mempunyai tugas untuk membuat laporan bukti pengeluaran barang berdasarkan sales order.
Tabel 4.7 Actor Specification dari “Karyawan Bagian Akuntansi dan Keuangan”
Karyawan Bagian Akuntansi dan Keuangan
Tujuan
Karyawan yang bertanggung jawab dalam mebuat Invoice berdasarkan Sales Order, Surat Jalan, dan Nota Retur untuk Pelanggan, juga bertanggung jawab dalam menerima pembayaran dan membuat Bukti Penerimaan Kas untuk diberikan kepada Pelanggan. Bagian Akuntansi dan Keuangan juga bertanggung jawab dalam membuat laporan- laporan yang berkaitan dengan Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas.
Karakteristik
Karyawan bagian akuntansi dan keuangan harus memiliki pengalaman administratif dalam bidang akuntansi, juga secara rutin membuat laporan jurnal penerimaan kas, dan laporan keuangan perusahaan.
Contoh
Karyawan bagian akuntansi perusahaan "X" merupakan karyawan tetap perusahaan yang melakukan berbagai tugas dan memliki tanggung jawab seperti membuat laporan jurnal penjualan, dan lain sebagainya.
4.2.3.1.3 Use Case
Gambar 4.25 menunjukkan use case dari Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa.
Gambar 4.27 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo
Setara Perkasa
Berikut ini adalah Use Case Specification yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa.
Tabel 4.8 Use Case Specification “Mendata Pelanggan Baru”
Mendata Pelanggan Baru
Use Case
Proses interaksi ini dimulai apabila ada pelanggan baru yang ingin melakukan transaksi dengan perusahaan. Maka Bagian Pemasaran akan memasukkan data pelanggan yang baru tersebut dengan memilih menu Master Data - Pelanggan, dan memasukkan informasi - informasi mengenai pelanggan tersebut. Setelah semua telah sesuai, Bagian Pemasaran menyiman data pelanggan baru tersebut.
Object Pelanggan
Function get_data_Pelanggan(), find(), get_last_code(), generate_new_code(), save(), add(), Update().
Tabel 4.9 Use Case Specification “Membuat Sales Order”
Membuat Sales Order
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Pemasaran telah menerima pesanan dari pelanggan dan membuat Sales Order (SO) untuk didistribusikan ke bagian lain. Menu yang dipilih oleh Bagian Pemasaran - Transaksi : Sales Order. Kemudian Bagian Pemasaran membuat SO dan menyimpan data SO tersebut.
Object Pelanggan, Barang, Sales Order, Detail Sales Order Function
get_last_code(), generate_new_code(), get_data_pelanggan(), find(), get_data_barang(), add(), remove(), remove_all(), hitung_total(), save(), print()
Tabel 4. 10 Use Case Specification “Membuat Bukti Pengeluaran Barang”
Membuat Bukti Pengeluaran Barang
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Gudang telah menerima SO dari Bagian Pemasaran untuk mengeluarkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Menu yang dipilih oleh Bagian Gudang – Transaksi : Bukti Pengeluaran Barang.
Kemudian Bagian Gudang memilih SO yang telah dikonfirmasi dan membuat Bukti Pengeluaran Barang serta menyimpan data Bukti Pengeluaran Barang tersebut.
Object Pelanggan, Barang, Sales Order, Bukti Pengeluaran Barang Function
get_last_code(), generate_new_code(), get_data_SO(), find(), get_kd_barang,nama,jenis,ukuran,harga,total(), add(), remove(), remove_all(), hitung_total(), save(), print()
Tabel 4.11 Use Case Specification “Membuat Bukti Pengeluaran Barang”
Membuat Surat Jalan
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Gudang telah selesai membuat Bukti Pengeluaran Barang menyediakan barang yang akan dikirim. Bagian Pengiriman membuat Surat Jalan sebagai dokumen pengantar barang yang akan dikirim ke pelanggan.
Menu yang dipilih oleh Bagian Pengiriman – Transaksi : Surat Jalan. Bagian Pengirima akan memilih Bukti Pengeluaran Barang yang akan dibuatkan Surat Jalan dan mengirim barang ke pelanggan, serta menyimpan data Surat Jalan tersebut.
Object Bukti Pengeluaran Barang, Barang, Pelanggan, Surat Jalan
Function
get_last_code(), generate_new_code(),
get_data_Bukti_Pengeluaran_Barang(), find(), get_Kd_Pelanggan,namaToko,nama,alamat,noTelpon,noFax(), save(), print()
Tabel 4.12 Use Case Specification “Membuat Nota Retur”
Membuat Nota Retur
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila terjadi retur dari pelanggan.
Bagian Gudang membuat Nota Retur berdasarkan barang yang diretur pelanggan yang berdasar pada Invoice. Menu yang dipilih oleh Bagian Gudang adalah – Transaksi : Nota Retur.
Bagian Gudang memilih Invoice yang akan dibuatkan Nota Retur berdasarkan barang yang diretur pelanggan, serta menyimpan data Nota Retur tersebut.
Object Invoice, Barang, Pelanggan, Nota Retur, Detail Retur Function
get_last_code(), generate_new_code(), get_data_Invoice(), get_kd_barang,nama,jenis,ukuran(), find(), add(), remove(), remove_all(), save(), print()
Tabel 4.13 Use Case Specification “Membuat Invoice”
Membuat Invoice
Use Case
Proses interaksi ini terjadi setelah Pelanggan menerima barang dan menandatangani Surat Jalan tersebut. Bagian Akuntansi dan Keuangan membuat Invoice. Menu yang dipilih adalah Bagian Akuntansi dan Keuangan – Transaksi : Invoice, memilih Surat Jalan yang akan dijadikan Invoice, dan menyimpan data Invoice tersebut.
Object Surat Jalan, barang, Pelanggan, Invoice
Function
get_last_code(), generate_new_code(),
get_data_Surat_Jalan(), find(),
get_kd_pelanggan,namaToko,nama,alamat,noTelp,noFax(), hitung_total_tagihan(), save(), print()
Tabel 4.14 Use Case Specification “Membuat Bukti Penerimaan Kas”
Membuat Bukti Penerimaan Kas
Use Case
Proses interaksi ini terjadi setelah Bagian Akuntansi dan Keuangan menerima pembayaran atas penjualan berdasarkan Invoice baik melalui cash, transfer, maupun cek atau giro.
Selain itu proses interaksi ini juga bisa mencetak Kwitansi untuk pelanggan. Kwitansi berfungsi sebagai bukti bahwa pelanggan telah membayar tagihan kepada perusahaan. Menu yang dipilih oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan untuk membuat Bukti Penerimaan Kas adalah – Transaksi : Bukti Penerimaan Kas, memilih Invoice yang akan dibuatkan Bukti Penerimaan Kas dan menyimpan data Bukti Penerimaan Kas tersebut. Sedangkan untuk mencetak Kwitansi adalah dengan menekan tombol Print Kwitansi.
Object Invoice, Bukti Penerimaan Kas, Pelanggan, Bank, Barang, Sales Order
Function
get_last_code(), generate_new_code(), get_data_Invoice(), data_Invoice(), add(), get_data_pelanggan(), remove(), save(), print()
Tabel 4.15 Use Case Specification “Membuat Laporan Penjualan”
Membuat Laporan Penjualan
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Pemasaran akan mencetak laporan penjualan yang ditujukan kepada pihak perusahaan. Maka Bagian Pemasaran akan memilih menu Laporan - Laporan Penjualan. Kemudian memilih per tanggal, serta tanggal awal dan tanggal akhir laporan, dan klik tombol OK.
Object Invoice, Pelanggan.
Function Print(), get_invoice(),hitung_total()
Tabel 4.16 Use Case Specification “Membuat Laporan Penerimaan Kas”
Membuat Laporan Penerimaan Kas
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mencetak laporan penerimaan kas yang ditujukan kepada pihak manajemen. Bagian Akuntansi dan Keuangan memilih menu Laporan - Laporan Bukti Penerimaan Kas, memilih laporan umum, Bukti Penerimaan Kas, serta memilih tanggal awal dan akhir, dan klik tombol OK.
Object Bukti Penerimaan Kas, detail Bukti Penerimaan Kas, Pelanggan
Function Print(), get_bukti_penerimaan_kas(), hitung_total()
Tabel 4.17 Use Case Specification “Membuat Laporan Piutang Belum Jatuh Tempo”
Membuat Laporan Piutang Belum Jatuh Tempo
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mencetak laporan piutang yang belum jatuh tempo ditujukan kepada manajemen untuk melihat piutang yang belum jatuh tempo dari pelanggan. Bagian Akuntansi dan Keuangan memilih menu Laporan - Laporan Piutang kemudian pilih Piutang Belum Jatuh Tempo, memilih laporan umum, Piutang Belum Jatuh Tempo, serta memilih tanggal awal dan akhir, dan klik tombol OK
Object Invoice, Pelanggan
Function Print(), get_invoice(),hitung_total()
Tabel 4.18 Use Case Specification “Membuat Laporan Piutang Telah Jatuh Tempo”
Membuat Laporan Piutang Telah Jatuh Tempo
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Akuntansi dan Keuangan akan mencetak laporan piutang yang telah jatuh tempo dari pelanggan untuk melihat pelanggan yang belum membayar piutangnya. Bagian Akuntansi dan Keuangan memilih menu Laporan - Laporan Piutang kemudian pilih Piutang Telah Jatuh Tempo, memilih laporan umum, Piutang Telah Jatuh Tempo, serta memilih tanggal awal dan akhir, lalu klik tombol OK
Object Invoice, Pelanggan
Function Print(), get_invoice(), hitung_total
Tabel 4.19 Use Case Specification “Membuat Laporan Pengeluaran Barang”
Membuat Laporan Pengeluaran Barang
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Gudang akan mencetak laporan pengeluaran barang yang akan ditujukan kepada bagian manajemen untuk melihat pengeluaran barang yang dikeluarkan oleh Bagian Gudang. Bagian Gudang memilih menu Laporan - Laporan Pengeluaran Barang, laporan umum, Pengeluaran Barang, serta memilih tanggal awal dan akhir, dan klik tombol OK
Object Bukti Pengeluaran Barang, Pelanggan
Function Print(), get_bukti_pengeluaran_barang(), hitung_total()
Tabel 4.20 Use Case Specification “Membuat Laporan Pengiriman Barang”
Membuat Laporan Pengiriman Barang
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Pengiriman akan mencetak laporan pengiriman barang yang akan ditujukan kepada bagian manajemen untuk melihat pengiriman barang selama penjualan. Bagian Pengiriman memilih menu Laporan - Laporan Pengiriman, laporan umum, Pengiriman, serta memilih tanggal awal dan akhir, dan klik tombol OK
Object Surat Jalan, Pelanggan
Function Print(), get_surat_jalan(), hitung_total()
Tabel 4.21 Use Case Specification “Membuat Laporan Retur”
Membuat Laporan Retur
Use Case
Proses interaksi ini terjadi apabila Bagian Pengiriman akan mencetak laporan retur yang akan ditujukan kepada manajemen untuk melihat retur barang yang terjadi selama penjualan.
Bagian Pengiriman memilih menu Laporan - Laporan Retur, memilih laporan umum, Retur, serta memilih tanggal awal dan akhir, dan klik tombol OK
Object Nota Retur, Pelanggan
Function Print(), get_nota_retur(), hitung_total()
Berikut ini merupakan sequence diagram untuk masing – masing use case yang terdapat dalam Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa.
Gambar 4.28 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Mendata Pelanggan Baru”
Gambar 4.29 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Sales Order”
Gambar 4.30 Reference Sequence untuk Search Barang “Membuat Sales Order”
Gambar 4.31 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Bukti Pengeluaran Barang”
Gambar 4.32 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Surat Jalan”
Gambar 4.33 Reference Sequence untuk get detil SO “Membuat Surat Jalan”
Gambar 4.34 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Nota Retur”
LOOP
Grid SO Detil_SO Barang
get_detil_SO()
get_detil_SO() get_data_barang()
detil_SO
data_barang
detil_SO
Gambar 4.35 Reference Sequence untuk get detil SO “Membuat Nota Retur”
Gambar 4.36 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Invoice”
Gambar 4.37 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Bukti Penerimaan Kas”
Top Package::Bagian akuntansi dan keuangan
Windows_Bukti_Penerimaan_Kas
list_invoice Surat_Jalan BPB SO Pelanggan
pilih_id_invoice
get_id_Invoice()
get_id_SJ()
get_id_BPB()
get_id_SO() Invoice
get_code_Invoice()
get_id_pelanggan
nama_toko,nama_pelanggan,alamat,no_telp,fax
Gambar 4.38 Reference Sequence untuk get id pelanggan “Membuat Bukti Penerimaan Kas”
Gambar 4.39 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Laporan Penjualan”
Gambar 4.40 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Laporan Penerimaan Kas”
Gambar 4.41 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Laporan Piutang”
Gambar 4.42 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Laporan Pengeluaran Barang”
Gambar 4.43 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Laporan Pengiriman Barang”
Gambar 4.44 Sequence Diagram dari Use Case Diagram “Membuat Laporan Retur”
4.2.3.2 Function
4.2.3.2.1 Function List
Berikut ini adalah tabel Function List dari Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa.
Tabel 4.22 Function List dari Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Rackindo
Setara Perkasa
Function Type Complexity
1. Mendata Pelanggan Baru Read, Update,
Compute Medium
Get_data_Pelanggan() Read Simple
Find() Read Simple
Get_last_code() Read Simple
Generate_new_code() Compute Medium
Save() Update Medium
Add() Update Medium
Update() Update Medium
2. Membuat Sales Order Read, Update,
Compute Medium
Get_last_code() Read Simple
Generate_new_code() Compute Medium
Get_data_Pelanggan() Read Simple
find() Read Medium
Get_data_Barang() Read Simple
add() Update Medium
remove() Update Simple
remove_all() Update Simple
hitung_total() Compute Medium
save() Update Medium
print() Read Medium
3. Membuat Bukti Pengeluaran Barang Read, Update,
Compute Medium
Get_last_code() Read Simple
Generate_new_code() Compute Medium
Get_data_SO() Read Simple
Find() Read Medium
Get_kd_Barang,nama,jenis,ukuran,harga,total() Read Simple
Add() Update Medium
Remove() Update Simple
remove_all() Update Simple
hitung_total() Compute Medium
Save() Update Medium
print() Read Medium
4. Membuat Surat Jalan Read, Update,
Compute Medium
Get_last_code() Read Simple
Generate_new_code() Compute Medium
Get_data_Bukti_Pengeluaran_Barang() Read Simple
Find() Read Medium
Get_Kd_Pelanggan,namaToko,nama,alamat,no Telpon,noFax()
Read Simple
Save() Update Medium
print() Read Medium
5. Membuat Surat Retur Read, Update,
Compute Medium
Get_last_code() Read Simple
Generate_new_code() Compute Medium
Get_data_Surat_Jalan() Read Simple
Get_kd_Barang,nama,jenis,ukuran,harga,total() Read Simple
Find() Read Medium
Add() Update Medium
Remove() Update Simple
remove_all() Update Simple
Save() Update Medium
print() Read Medium
6. Membuat Invoice Read, Update,
Compute Complex
Get_last_code() Read Simple
Generate_new_code() Compute Medium
Get_data_Surat_Jalan() Read Simple
Find() Read Medium
Get_Kd_Pelanggan,namaToko,nama,alamat,no Telpon,noFax()
Read Simple
hitung_total() Compute Medium
Save() Update Medium
print() Read Medium
7. Membuat Bukti Penerimaan Kas Read, Update,
Compute Medium
Get_last_code() Read Simple
Generate_new_code() Compute Medium
Get_data_Invoice() Read Simple
Add() Update Medium
Get_data_pelanggan() Read Simple
Remove() Update Medium
Save() Update Medium
print() Read Medium
8. Membuat Laporan Penjualan Read,
Compute Complex
Get_data_Invoice() Read Simple
Get_kd_Barang,Jumlah() Read Simple
Get_satuan,harga() Read Simple
Get_kd_pelanggan() Read Simple
hitung_total() Compute Medium
print() Read Medium
9. Membuat Laporan Penerimaan Kas Read,
Compute Complex
Get_data_Bukti_Penerimaan_Kas() Read Simple
Get_data_Invoice() Read Simple
Get_Kd_pelanggan,namaToko() Read Simple
hitung_total() Compute Medium
print() Read Medium
10. Membuat Laporan Piutang Read,
Compute Complex
Get_data_Invoice() Read Simple
Get_kd_pelanggan() Read Simple
Get_tanggal_jatuh_tempo() Read Simple
hitung_total() Compute Medium
print() Read Medium
11. Membuat Laporan Pengeluaran Barang Read,
Compute Complex Get_data_Bukti_Pengeluaran_Barang() Read Simple
Get_kd_Barang,Jumlah() Read Simple
Get_kd_pelanggan() Read Simple
hitung_total() Compute Medium
print() Read Medium
12. Membuat Laporan Pengiriman Read,
Compute Complex
Get_data_Surat_Jalan() Read Simple
Get_kd_Barang,Jumlah() Read Simple
Get_kd_pelanggan() Read Simple
hitung_total() Compute Medium
print() Read Medium
13. Membuat Laporan Retur Read,
Compute Complex
Get_data_retur() Read Simple
Get_kd_Barang,Jumlah() Read Simple
Get_kd_pelanggan() Read Simple
hitung_total() Compute Medium
print() Read Medium
4.1.4 User Interface
Rancangan user interface dari Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa menggunakan bahasa Indonesia sebagai bahasa utama, tetapi masih juga menggunakan beberapa istilah – istilah bahasa Ingrris dalam rancangan user interface tersebut. Berikut gambaran rancanga dari user interface Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa.
4.2.4.1 Dialouge Style
Dialouge style yang digunakkan adalah menu selection dan form untuk entri data. Sistem juga mendukung menggunakan fasilitas pencetakan. Tabel berikut menunjukan overview dan windows user interface dan hasil pencetakannya.
Tabel 4.23 Daftar Windows User Interface dan Printouts
Windows Printouts
Form Login
Form Menu Utama
Form Change Password
Form Logout
Form Master Bank
Form Master Barang
Form Master Pelanggan
Form Sales Order Sales Order
Form Bukti Pengeluaran Barang Bukti Pengeluaran Barang
Form Surat Jalan Surat Jalan
Form Invoice Invoice
Form Retur Retur
Form Bukti Penerimaan Kas Bukti Penerimaan Kas
Form Search Barang
Form Laporan Penjualan Laporan Penjualan
Form Laporan Pengeluaran Barang Laporan Pengeluaran Barang Form Laporan Pengiriman Laporan Pengiriman
Form Laporan Piutang Laporan Piutang Form Laporan Retur Laporan Retur
Form Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas
4.2.4.2 Overview
Gambar berikut ini menunjukan navigation diagram yang menggambarkan hubungan antar window dari Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Rackindo Setara Perkasa.
Gambar 4.45 Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Rackindo Setara Perkasa.
4.2.4.3 Examples
Gambar 4.46 dibawah ini adalah tampilan user interface dari program ketika baru dijalankan. User dapat memilih File – Login untuk masuk ke dalam sistem dan File – Change Password untuk merubah password serta File – Exit untuk keluar dari program. User dari sistem ini adalah bagian pemasaran, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian akuntansi dan keuangan. Masing-masing bagian punya wewenang dan fungsi yang berbeda.
Gambar 4.46 Window “Sebelum Login”
Gambar 4.47 dibawah ini adalah tampilan dari Form Login dimana user dapat masuk ke dalam sistem. User yang bisa masuk ke dalam sistem sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Bagian
Pemasaran hanya bisa mengakses Master Pelanggan dan membuat transaksi Sales Order, serta dapat membuat Laporan Penjualan. Bagian Gudang hanya bisa mengakses Master Barang dan membuat transaksi Bukti Pengeluaran Barang dan Nota Retur, serta membuat Laporan Pengeluaran dan Laporan Retur. Bagian Pengiriman hanya bisa membuat transaksi Surat Jalan dan Laporan Pengiriman. Bagian Akuntansi dan Keuangan hanya bisa mengakses Master Bank dan membuat transaksi invoice dan Bukti Penerimaan Kas, serta membuat Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas.
Gambar 4.47 Window ”Login”
Gambar 4.48 dibawah ini adalah tampilan Menu File setelah user berhasil login ke dalam sistem. User bisa mengakses File – file sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing – masing bagian.
Gambar 4.48 Menu “File”
Gambar 4.49 dibawah ini merupakan tampilan Menu Master yang bisa diakses user. Menu yang bisa diakses sesuai dengan wewenang masing – masing bagian. Seperti pada bagian Pemasaran hanya bisa meng-input dan meng-edit Master Pelanggan, bagian Gudang hanya bisa meng-input dan meng-edit Master Barang, dan bagian Akuntansi dan Keuangan hanya bisa meng-input dan meng-edit Master Bank.
Gambar 4.49 Menu “Master”
Gambar 4.50 dibawah ini merupakan tampilan dari Menu Transaksi. Menu yang bisa diakses sesuai dengan wewenang masing – masing bagian. Bagian Pemasaran hanya bisa membuat Sales Order, Bagian Gudang hanya bisa membuat Bukti Pengeluaran Barang dan Nota Retur. Bagian Pengiriman hanya bisa membuat Surat Jalan. Dan Bagian Akuntansi hanya bisa membuat Invoice, dan Bukti Penerimaan Kas.
Gambar 4.50 Menu Transaksi
Gambar 4.51 dibawah ini merupakan tampilan dari Menu Laporan, dimana masing – masing bagian mempunyai wewenang dan hanya bisa mengakses sesuai dengan wewenang bagian tersebut. Seperti pada Bagian Pemasaran hanya bisa membuat Laporan Penjualan. Bagian Gudang hanya bisa membuat Laporan Pengeluaran Barang dan Laporan Retur. Bagian Pengiriman hanya bisa membuat Laporan Pengiriman.
Bagian Akuntansi dan Keuangan hanya bisa membuat Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas. Dan bagian manajemen hanya bisa melihat Laporan – Laporan yang telah di buat masing – masing bagian tersebut.
Gambar 4.51 Menu “Laporan”
Gambar 4.52 merupakan tampilan dari Master Bank dimana Bagian Akuntansi dan Keuangan bisa membuat data Bank yang dipakai perusahaan sebagai tempat penyimpanan uang dan tempat pembayaran jika pelanggan ingin membayar melalui transfer rekening. Pada Menu ini Bagian Akuntansi bisa menambahkan Bank yang baru didaftarkan perusahaan juga. Serta menghapus data Bank yang sudah tidak digunakan lagi. ID Bank merupakan primary key dan tidak mungkin sama antara ID Bank yang satu dengan yang lain.
Gambar 4.52 Window “Master Bank”
Gambar 4.53 dibawah ini merupakan tampilan dari Master Barang dimana hanya bisa diakses oleh Bagian Gudang. Bagian Gudang dapat membuat data barang yang sudah ada di perusahaan serta dapat menambah data barang baru yang di produksi perusahaan, selain itu Bagian Gudang juga bisa menghapus barang yang sudah tidak diproduksi dan dijual lagi oleh perusahaan.
Gambar 4.53 Window “Master Barang”
Gambar 4.54 dibawah ini merupakan tampilan dari Master Pelanggan dimana hanya bisa diakses oleh Bagian Pemasaran. Pada menu ini Bagian Pemasaran bisa mendata pelanggan baru dan juga merubah informasi pelanggan lama jika terjadi perubahan pada informasi pelanggan tersebut. Selain itu Bagian Pemasaran bisa menghapus jika terjadi kesalahan data.
Gambar 4.54 Window “Master Pelanggan”
Gambar 4.55 dibawah ini merupakan tampilan dari Transaksi Sales Order dimana hanya bisa diakses oleh Bagian Pemasaran. Bagian pemasaran tinggal memasukan data pelanggan melalui kode pelanggan dan memasukan data pesanan pelanggan melalui menu search untuk mempermudah dalam pencarian data barang. Tombol add untuk menambahkan barang yang dipesan pelanggan dan tombol remove untuk mengurangi barang yang salah. Daerah yang bisa diinput adalah untuk menentukan piutang jatuh temponya. Karena untuk wilayah Jakarta dan sekitarnya piutang jatuh temponya adalah 45 hari, sedangkan untuk wilayah di luar Jakarta piutang jatuh temponya adalah 60 hari. Setelah barang dipesan Bagian Pemasaran tinggal menekan tombol submit untuk
membuat Sales Order. Selain itu pada form Sales Order ini untuk jumlah barang yang akan dibuat jumlah barang sementara untuk menghindari kekurangan persediaan barang. Karena jika persediaan barang kurang Sales Order tidak bisa dibuat. Jika ingin mencetak Sales Order bagian pemasaran tinggal menekan tombol print untuk mencetak Sales Order. Kode Sales Order yang dibuat tidak mungkin sama antara yang satu dengan yang lain karena tercetak langsung dari sistem, jadi dapat mencegah terjadinya nomor ganda pada Sales Order.
Gambar 4.55 Window “Transaksi Sales Order”
Gambar 4.56 dibawah ini merupakan tampilan dari Transaksi Pengeluaran Barang dimana hanya bisa diakses oleh Bagian Gudang.
Bagian Gudang mengeluarkan barang berdasarkan Sales Order yang
telah dibuat oleh bagian Pemasaran sehingga dapat mencegah terjadinya kesalahan pada pengeluaran barang yang dipesan oleh pelanggan.
Setelah itu di-save untuk membuat Bukti Pengeluaran Barang. No Surat Pengeluaran barang tidak mungkin kembar karena dibuat otomatis oleh sistem.
Gambar 4.56 Window “Transaksi Bukti Pengeluaran Barang”
Gambar 4.57 dibawah ini adalah tampilan dari Transaksi Surat Jalan dimana Transaksi Surat Jalan dibuat oleh Bagian Pengiriman berdasarkan Bukti Pengeluaran Barang yang dibuat oleh Bagian Gudang. Bagian Pemasaran tinggal men-save untuk dibuat Surat Jalan dan di print untuk dibawa kepada pelanggan sebagai bukti pengiriman barang dari perusahaan. No Surat Jalan yang dibuat tidak mungkin ganda karena otomatis dibuat dari sistem.
Gambar 4.57 Window “Transaksi Surat Jalan”
Gambar 4.58 dibawah ini merupakan tampilan dari Transaksi Invoice yang hanya bisa diakses oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan. Dimana transaksi Invoice dapat diambil dari Sales Order yang dibuat oleh Bagian Pemasaran. Total Tagihan akan keluar sesuai dengan total harga barang dipesan oleh pelanggan. Tanggal jatuh tempo akan mengikuti daerah toko dari pelanggan. Jika berada di wilayah Jakarta dan sekitarnya maka pada tanggal jatuh tempo akan ditambah 45 hari dari tanggal invoice, sedangkan jika berada di wilayah luar Jakarta dan sekitarnya maka pada tanggal jatuh tempo akan ditambah 60 hari dari tanggal jatuh tempo. No Invoice tidak mungkin ganda karena dibuat
otomatis oleh sistem yang bertujuan untuk mencegah terjadinya kesalahan pada pencetakan penagihan piutang untuk pelanggan.
Gambar 4.58 Window “Transaksi Invoice”
Gambar 4.59 dibawah ini merupakan tampilan Retur dimana hanya bisa diakses oleh bagian Gudang. Retur adalah kondisi opsional dimana tidak selalu terjadi, dan hanya terjadi apabila ada barang yang diretur pelanggan karena kesalahan pada jumlah pengiriman atau ada kerusakan pada barang. Retur yang dibuat Bagian Gudang untuk menghapus tagihan Invoice dari pelanggan.
Gambar 4.59 Window “Transaksi Retur”
Gambar 4.60 dibawah ini merupakan tampilan Bukti Penerimaan Kas dimana hanya bisa diakses oleh bagian Akuntansi dan Keuangan.
Bagian Akuntansi membuat Bukti Penerimaan Kas berdasarkan Invoice dari pelanggan dan memasukan data untuk jenis pembayaran apakah itu kas, transfer, ataupun cek/giro. Pada menu ini juga Bagian Akuntansi dapat mencetak kwitansi untuk diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan telah membayar tagihan. Dan Bukti Penerimaan Kas bisa di-save untuk disimpan kedalam sistem. No Penerimaan Kas tidak mungkin ganda karena otomatis dibuat oleh sistem yang bertujuan untuk mencegah kesalahan pada bukti penerimaan kas yang diterima perusahaan.
Gambar 4.60 Window “Transaksi Bukti Penerimaan Kas”
Gambar 4.61 merupakan tampilan Laporan Penjualan dimana Bagian Pemasaran dapat memilih periode yang akan dipilih untuk mencetak Laporan Penjualan periode yang dipilih dan diberikan kepada pihak manajemen untuk pengambilan keputusan.
Gambar 4.61 Laporan “Penjualan”
Gambar 4.62 dibawah ini merupakan tampilan Laporan Pengeluaran Barang yang dibuat oleh Bagian Gudang dalam periode yang diinginkan untuk dapat melihat Pengeluaran Barang yang terjadi dalam periode tertentu.
Gambar 4.62 Laporan “Pengeluaran Barang”
Gambar 4.63 dibawah ini merupakan tampilan Laporan Pengiriman Barang yang dibuat oleh Bagian Pengiriman dalam periode yang diinginkan untuk dapat melihat Pengiriman yang terjadi dalam periode yang dipilih.
Gambar 4.63 Laporan “Pengiriman”
