4.1.4 User Interface
4.2.4.1 Dialouge Style
Dialouge style yang digunakkan adalah menu selection dan form untuk entri data. Sistem juga mendukung menggunakan fasilitas pencetakan. Tabel berikut menunjukan overview dan windows user interface dan hasil pencetakannya.
Tabel 4.23 Daftar Windows User Interface dan Printouts
Form Sales Order Sales Order
Form Bukti Pengeluaran Barang Bukti Pengeluaran Barang
Form Surat Jalan Surat Jalan
Form Invoice Invoice
Form Retur Retur
Form Bukti Penerimaan Kas Bukti Penerimaan Kas
Form Search Barang
Form Laporan Penjualan Laporan Penjualan
Form Laporan Pengeluaran Barang Laporan Pengeluaran Barang Form Laporan Pengiriman Laporan Pengiriman
Form Laporan Piutang Laporan Piutang Form Laporan Retur Laporan Retur
Form Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas
4.2.4.2 Overview
Gambar berikut ini menunjukan navigation diagram yang menggambarkan hubungan antar window dari Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Rackindo Setara Perkasa.
Gambar 4.45 Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Rackindo Setara Perkasa.
4.2.4.3 Examples
Gambar 4.46 dibawah ini adalah tampilan user interface dari program ketika baru dijalankan. User dapat memilih File – Login untuk masuk ke dalam sistem dan File – Change Password untuk merubah password serta File – Exit untuk keluar dari program. User dari sistem ini adalah bagian pemasaran, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian akuntansi dan keuangan. Masing-masing bagian punya wewenang dan fungsi yang berbeda.
Gambar 4.46 Window “Sebelum Login”
Gambar 4.47 dibawah ini adalah tampilan dari Form Login dimana user dapat masuk ke dalam sistem. User yang bisa masuk ke dalam sistem sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Bagian
Pemasaran hanya bisa mengakses Master Pelanggan dan membuat transaksi Sales Order, serta dapat membuat Laporan Penjualan. Bagian Gudang hanya bisa mengakses Master Barang dan membuat transaksi Bukti Pengeluaran Barang dan Nota Retur, serta membuat Laporan Pengeluaran dan Laporan Retur. Bagian Pengiriman hanya bisa membuat transaksi Surat Jalan dan Laporan Pengiriman. Bagian Akuntansi dan Keuangan hanya bisa mengakses Master Bank dan membuat transaksi invoice dan Bukti Penerimaan Kas, serta membuat Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas.
Gambar 4.47 Window ”Login”
Gambar 4.48 dibawah ini adalah tampilan Menu File setelah user berhasil login ke dalam sistem. User bisa mengakses File – file sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing – masing bagian.
Gambar 4.48 Menu “File”
Gambar 4.49 dibawah ini merupakan tampilan Menu Master yang bisa diakses user. Menu yang bisa diakses sesuai dengan wewenang masing – masing bagian. Seperti pada bagian Pemasaran hanya bisa meng-input dan meng-edit Master Pelanggan, bagian Gudang hanya bisa meng-input dan meng-edit Master Barang, dan bagian Akuntansi dan Keuangan hanya bisa meng-input dan meng-edit Master Bank.
Gambar 4.49 Menu “Master”
Gambar 4.50 dibawah ini merupakan tampilan dari Menu Transaksi. Menu yang bisa diakses sesuai dengan wewenang masing – masing bagian. Bagian Pemasaran hanya bisa membuat Sales Order, Bagian Gudang hanya bisa membuat Bukti Pengeluaran Barang dan Nota Retur. Bagian Pengiriman hanya bisa membuat Surat Jalan. Dan Bagian Akuntansi hanya bisa membuat Invoice, dan Bukti Penerimaan Kas.
Gambar 4.50 Menu Transaksi
Gambar 4.51 dibawah ini merupakan tampilan dari Menu Laporan, dimana masing – masing bagian mempunyai wewenang dan hanya bisa mengakses sesuai dengan wewenang bagian tersebut. Seperti pada Bagian Pemasaran hanya bisa membuat Laporan Penjualan. Bagian Gudang hanya bisa membuat Laporan Pengeluaran Barang dan Laporan Retur. Bagian Pengiriman hanya bisa membuat Laporan Pengiriman.
Bagian Akuntansi dan Keuangan hanya bisa membuat Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas. Dan bagian manajemen hanya bisa melihat Laporan – Laporan yang telah di buat masing – masing bagian tersebut.
Gambar 4.51 Menu “Laporan”
Gambar 4.52 merupakan tampilan dari Master Bank dimana Bagian Akuntansi dan Keuangan bisa membuat data Bank yang dipakai perusahaan sebagai tempat penyimpanan uang dan tempat pembayaran jika pelanggan ingin membayar melalui transfer rekening. Pada Menu ini Bagian Akuntansi bisa menambahkan Bank yang baru didaftarkan perusahaan juga. Serta menghapus data Bank yang sudah tidak digunakan lagi. ID Bank merupakan primary key dan tidak mungkin sama antara ID Bank yang satu dengan yang lain.
Gambar 4.52 Window “Master Bank”
Gambar 4.53 dibawah ini merupakan tampilan dari Master Barang dimana hanya bisa diakses oleh Bagian Gudang. Bagian Gudang dapat membuat data barang yang sudah ada di perusahaan serta dapat menambah data barang baru yang di produksi perusahaan, selain itu Bagian Gudang juga bisa menghapus barang yang sudah tidak diproduksi dan dijual lagi oleh perusahaan.
Gambar 4.53 Window “Master Barang”
Gambar 4.54 dibawah ini merupakan tampilan dari Master Pelanggan dimana hanya bisa diakses oleh Bagian Pemasaran. Pada menu ini Bagian Pemasaran bisa mendata pelanggan baru dan juga merubah informasi pelanggan lama jika terjadi perubahan pada informasi pelanggan tersebut. Selain itu Bagian Pemasaran bisa menghapus jika terjadi kesalahan data.
Gambar 4.54 Window “Master Pelanggan”
Gambar 4.55 dibawah ini merupakan tampilan dari Transaksi Sales Order dimana hanya bisa diakses oleh Bagian Pemasaran. Bagian pemasaran tinggal memasukan data pelanggan melalui kode pelanggan dan memasukan data pesanan pelanggan melalui menu search untuk mempermudah dalam pencarian data barang. Tombol add untuk menambahkan barang yang dipesan pelanggan dan tombol remove untuk mengurangi barang yang salah. Daerah yang bisa diinput adalah untuk menentukan piutang jatuh temponya. Karena untuk wilayah Jakarta dan sekitarnya piutang jatuh temponya adalah 45 hari, sedangkan untuk wilayah di luar Jakarta piutang jatuh temponya adalah 60 hari. Setelah barang dipesan Bagian Pemasaran tinggal menekan tombol submit untuk
membuat Sales Order. Selain itu pada form Sales Order ini untuk jumlah barang yang akan dibuat jumlah barang sementara untuk menghindari kekurangan persediaan barang. Karena jika persediaan barang kurang Sales Order tidak bisa dibuat. Jika ingin mencetak Sales Order bagian pemasaran tinggal menekan tombol print untuk mencetak Sales Order. Kode Sales Order yang dibuat tidak mungkin sama antara yang satu dengan yang lain karena tercetak langsung dari sistem, jadi dapat mencegah terjadinya nomor ganda pada Sales Order.
Gambar 4.55 Window “Transaksi Sales Order”
Gambar 4.56 dibawah ini merupakan tampilan dari Transaksi Pengeluaran Barang dimana hanya bisa diakses oleh Bagian Gudang.
Bagian Gudang mengeluarkan barang berdasarkan Sales Order yang
telah dibuat oleh bagian Pemasaran sehingga dapat mencegah terjadinya kesalahan pada pengeluaran barang yang dipesan oleh pelanggan.
Setelah itu di-save untuk membuat Bukti Pengeluaran Barang. No Surat Pengeluaran barang tidak mungkin kembar karena dibuat otomatis oleh sistem.
Gambar 4.56 Window “Transaksi Bukti Pengeluaran Barang”
Gambar 4.57 dibawah ini adalah tampilan dari Transaksi Surat Jalan dimana Transaksi Surat Jalan dibuat oleh Bagian Pengiriman berdasarkan Bukti Pengeluaran Barang yang dibuat oleh Bagian Gudang. Bagian Pemasaran tinggal men-save untuk dibuat Surat Jalan dan di print untuk dibawa kepada pelanggan sebagai bukti pengiriman barang dari perusahaan. No Surat Jalan yang dibuat tidak mungkin ganda karena otomatis dibuat dari sistem.
Gambar 4.57 Window “Transaksi Surat Jalan”
Gambar 4.58 dibawah ini merupakan tampilan dari Transaksi Invoice yang hanya bisa diakses oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan. Dimana transaksi Invoice dapat diambil dari Sales Order yang dibuat oleh Bagian Pemasaran. Total Tagihan akan keluar sesuai dengan total harga barang dipesan oleh pelanggan. Tanggal jatuh tempo akan mengikuti daerah toko dari pelanggan. Jika berada di wilayah Jakarta dan sekitarnya maka pada tanggal jatuh tempo akan ditambah 45 hari dari tanggal invoice, sedangkan jika berada di wilayah luar Jakarta dan sekitarnya maka pada tanggal jatuh tempo akan ditambah 60 hari dari tanggal jatuh tempo. No Invoice tidak mungkin ganda karena dibuat
otomatis oleh sistem yang bertujuan untuk mencegah terjadinya kesalahan pada pencetakan penagihan piutang untuk pelanggan.
Gambar 4.58 Window “Transaksi Invoice”
Gambar 4.59 dibawah ini merupakan tampilan Retur dimana hanya bisa diakses oleh bagian Gudang. Retur adalah kondisi opsional dimana tidak selalu terjadi, dan hanya terjadi apabila ada barang yang diretur pelanggan karena kesalahan pada jumlah pengiriman atau ada kerusakan pada barang. Retur yang dibuat Bagian Gudang untuk menghapus tagihan Invoice dari pelanggan.
Gambar 4.59 Window “Transaksi Retur”
Gambar 4.60 dibawah ini merupakan tampilan Bukti Penerimaan Kas dimana hanya bisa diakses oleh bagian Akuntansi dan Keuangan.
Bagian Akuntansi membuat Bukti Penerimaan Kas berdasarkan Invoice dari pelanggan dan memasukan data untuk jenis pembayaran apakah itu kas, transfer, ataupun cek/giro. Pada menu ini juga Bagian Akuntansi dapat mencetak kwitansi untuk diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan telah membayar tagihan. Dan Bukti Penerimaan Kas bisa di-save untuk disimpan kedalam sistem. No Penerimaan Kas tidak mungkin ganda karena otomatis dibuat oleh sistem yang bertujuan untuk mencegah kesalahan pada bukti penerimaan kas yang diterima perusahaan.
Gambar 4.60 Window “Transaksi Bukti Penerimaan Kas”
Gambar 4.61 merupakan tampilan Laporan Penjualan dimana Bagian Pemasaran dapat memilih periode yang akan dipilih untuk mencetak Laporan Penjualan periode yang dipilih dan diberikan kepada pihak manajemen untuk pengambilan keputusan.
Gambar 4.61 Laporan “Penjualan”
Gambar 4.62 dibawah ini merupakan tampilan Laporan Pengeluaran Barang yang dibuat oleh Bagian Gudang dalam periode yang diinginkan untuk dapat melihat Pengeluaran Barang yang terjadi dalam periode tertentu.
Gambar 4.62 Laporan “Pengeluaran Barang”
Gambar 4.63 dibawah ini merupakan tampilan Laporan Pengiriman Barang yang dibuat oleh Bagian Pengiriman dalam periode yang diinginkan untuk dapat melihat Pengiriman yang terjadi dalam periode yang dipilih.
Gambar 4.63 Laporan “Pengiriman”
Gambar 4.64 dibawah ini adalah tampilan dari Laporan Piutang yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan. Pada menu ini Bagian Akuntansi dan Keuangan dapat memilih laporan piutang yang akan dibuat, apakah piutang belum jatuh tempo maupun piutang telah jatuh tempo. Setelah itu memilih periode yang diinginkan untuk dapat melihat laporan piutang dalam periode tersebut.
Gambar 4.64 Laporan “Piutang”
Gambar 4.65 dibawah ini adalah tampilan Laporan Retur yang dibuat oleh Bagian Gudang. Bagian Gudang akan memilih periode yang diinginkan lalu dapat melihat laporan retur dari periode yang dipilih tersebut.
Gambar 4.65 Laporan “Retur”
Gambar 4.66 merupakan tampilan dari Laporan Penerimaan Kas yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan. Untuk melihat laporan penerimaan kas dalam periode tertentu Bagian Akuntansi dan Keuangan dapat memilih periode yang diinginkan lalu di print.
Gambar 4.66 Laporan “Penerimaan Kas”
Gambar 4.67 dibawah ini adalah tampilan pencarian barang dari tombol search pada transaksi Sales Order untuk memudahkan Bagian Pemasaran mencari barang yang dipesan oleh pelanggan. Bagian Pemasaran bisa mencari berdasarkan jenis barang juga.
Gambar 4.67 Window “Search Barang”
Gambar 4.68 dibawah ini merupakan tampilan untuk merubah password dari user yang terkait dalam sistem. Untuk merubah password cukup dengan memasukan password lama lalu diisi password baru kemudian diisi password baru sekali lagi untuk konfirmasi.
Gambar 4.68 Window “Change Password”
4.2.5 Recommendations