Jenis dan isi laporan yang harus dibuat oleh Konsultan untuk pekerjaan Pengawasan, dijelaskan pada Dokumen Penunjukan Umum Pengadaan Jasa Konsultansi.
Uraian laporan yang harus diserahkan oleh Konsultan kepada Pemberi Tugas adalah sebagai berikut :
L.1. LAPORAN PERTAMA
Tidak lebih dari 30 (tiga puluh) hari setelah dimulainya jasa, Konsultan harus menyerahkan 5 (lima) rangkap/buku laporan pertama untuk setiap paket pekerjaan yang isinya melaporkan mengenai jadwal rencana kerja dan tahapan pelaksanaan pekerjaan secara lengkap dan terperinci termasuk kuantitas masing-masing pekerjaan serta personil-personil pendukung Konsultan yang telah disetujui dan aktif dilapangan, dan lain-lain yang dianggap perlu.
Setiap laporan harus dilengkapi foto-foto kondisi awal, minimal 4 (empat) buah foto pada kondisi/lokasi yang berbeda. Foto pada setiap laporan semuanya harus asli.
L.2. LAPORAN BULANAN
Pada setiap akhir bulan kalender kecuali pada saat harus membuat laporan kemajuan triwulan, konsultan harus membuat kemajuan laporan bulanan sebanyak 5 (lima) rangkap/buku, untuk setiap pekerjaan. Laporan ini merupakan laporan singkat mengenai kemajuan kegiatan Kontraktor, keadaan cuaca, juga permasalahan yang dialami oleh kontraktor/konsultan bila ada (menyangkut administrasi, teknik atau keuangan) dan memberikan rekomendasi atau saran-saran bagaimana menanggulangi/menyelesaikan permasalahan tersebut.
Jadwal pengiriman laporan diatur sebagai berikut :
a. Ringkasan kemajuan bulanan (progress summary) paling lambat setiap tanggal 1 (satu) pada bulan berikutnya. Pengiriman dapat dilakukan melalui Facsimile/Telepon ditujukan kepada Pemimpin Pelaksana Kegiatan Pengawasan Pembangunan Balai Pelayanan Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia Jawa Barat yang selanjutnya
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 2
b. Buku laporan kemajuan bulanan paling lambat setiap tanggal 5 (lima) pada bulan berikutnya.
Laporan ini harus dilengkapi foto-foto pelaksanaan pekerjaan di lapangan pada bulan yang bersangkutan, minimal 4 (empat) buah foto pada kondisi/lokasibyang berbeda. Foto pada setiap buku laporan semuanya harus asli.
L.3. LAPORAN TRIWULAN
Laporan ini dibuat secara berkala setiap akhir triwulan sebanyak 5 (lima) rangkap/buku, untuk setiap paket pekerjaan.
Isi laporan ini lebih lengkap dari laporan kemajuan bulanan karena termasuk ringkasan atau risalah mengenai variasi dan perintah perubahan (change order) kontrak bila ada, risalah hasil pengendalian mutu, status tuntutan-tuntutan kontraktor dan hal-hal lain yang menyangkut isi kontrak pada periode laporan yang bersangkutan.
Jadwal penerimaan dan cara pengiriman laporan triwulan ini, sama dengan laporan kemajuan bulanan seperti tersebut pada Bagian 11.2 di atas.
Laporan ini juga harus dilengkapi foto-foto pelaksanaan pekerjaan di lapangan pada bulan yang bersangkutan, minimal 4 (empat) buah foto pada kondisi/lokasi yang berbeda. Foto pada setiap buku laporan semuanya harus asli.
L.4. LAPORAN PENGUJIAN MUTU
Laporan ini dibuat sebanyak 5 (lima) rangkap/buku, bilamana terdapat kegiatan pengujian bahan dan/atau mutu hasil pekerjaan, baik di laboratorium maupun di lapangan yang dilaksanakan pada bulan sebelumnya.
Isi laporan ini berupa kesimpulan yang disertai dengan rekapitulasi dari semua hasil pengujian tersebut di atas, sedangkan data otentik/bukti pengujian pada formulir laboratorium/lapangan cukup disertakan beberapa lembar yang mewakili.
Laporan ini akan diserahkan sebelum tanggal 14 pada bulan berikutnya.
L.5. LAPORAN AKHIR
Pada akhir masa layanan jasa, konsultan harus menyerahkan laporan akhir sebanyak 5 (lima) set untuk setiap paket fisik bersama-sama dengan Gambar Sebenarnya Terbangun/Terpasang (as built drawing) dan dilengkapi dengan foto dokumentasi proyek.
Kalkir gambar tersebut dan negatife film serta cetakannya akan dikirim ke instansi yang diberi tugas untuk menyimpan dan memelihara dan bila diperlukan sewaktu-waktu dapat dipinjam.
Isi laporan akhir secara garis besarnya harus menceritakan secara ringkas dan jelas mengenai metoda pelaksanaan konstruksi, realisasi biaya pekerjaan dan perubahan- perubahan kontrak yang terjadi, lokasi-lokasi sumber material dan hasil pengujian mutu pekerjaan, personil konsultan dan kontraktor yang terlibat, pelaksanaan pengawasan konstruksi yang telah dilaksanakan, rekomendasi tentang cara pemeliharaan dikemudian hari dan segala permasalahan yang kemungkinan besar akan timbul pada pekerjaan yang baru saja dilaksanakan, serta saran-saran tentang perbaikan yang perlu dilakukan pada proyek- proyek berikutnya untuk pekerjaan yang serupa/sejenis.
Untuk memudahkan penjilidan dan penggunaannya, laporan akhir ini dapat dibuat menjadi beberapa buku yang terpisah.
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 4
CONTOH FORMAT LAPORAN
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 6
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 8
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 10
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 12
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 14
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 16
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 18
Usulan Teknis Pengawasan Hal K - 20
