Hasil Pemantauan Tindak Lanjut Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan yang selanjutnya disingkat LHM adalah laporan yang disusun oleh Tim Pemantau Kearsipan atas hasil kegiatan pemantauan tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan. 7 - . B. pengawasan terhadap penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan; ..C. pembentukan tim pemantau arsip; dan D. tata cara pengawasan pencatatan. Pengawasan internal kearsipan terdiri atas: pengawasan terhadap pengelolaan arsip aktif; Dan. mengawasi penyelamatan internal Arsip Statis.
Susunan kelompok pengawas kearsipan yang mandiri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 54 ayat dua terdiri atas: Pejabat fungsional kearsipan sekurang-kurangnya setingkat rekan profesional kementerian/lembaga yang memperoleh hasil pengawasan kearsipan paling sedikit sangat baik. ; Dan. Pejabat pimpinan senior primer yang melaksanakan fungsi pengawasan kearsipan di ANRI LAKE yang disiapkan oleh Tim Pengawasan Kearsipan Pusat; LHM disusun oleh tim pengendalian kearsipan internal dan tim pengendalian kearsipan eksternal berdasarkan Catatan hasil pemantauan dan pemantauan hasil pengendalian kearsipan.
Nilai dan kategori hasil pengawasan kearsipan sebelum berlakunya Peraturan Kearsipan Nasional Republik Indonesia ini disesuaikan dengan ketentuan dalam Peraturan ini; dan C.
CONTOH PENYUSUNAN PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN NASIONAL
Selain Tujuan Pengawasan yang dilakukan oleh ANRI dan Pemerintah Provinsi, diharapkan setiap pemerintah provinsi dapat melaksanakan audit internal kearsipan yang dilakukan oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap Perangkat Daerah/penyelenggara pemerintah provinsi. Selanjutnya audit internal dilakukan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap perangkat daerah/penyelenggara pemerintahan kabupaten/kota. Fokus prioritas yang menjadi sasaran Pengawasan Kearsipan terhadap pencipta arsip adalah pada pemenuhan 4 (empat) instrumen dasar yaitu Klasifikasi Arsip, Penataan Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, dan Klasifikasi Pengamanan dan Akses Arsip, baik dari segi pemenuhan ketentuan. peraturan dan dalam pelaksanaannya tersedia daftar arsip sebagai berikut: hasil kegiatan pengelolaan arsip.
Sementara bagi lembaga kearsipan, selain mengaudit pemenuhan 4 (empat) instrumen dasar, juga menyangkut pengelolaan arsip statis. Alokasi dana pengawasan intern kearsipan ditanggung oleh anggaran masing-masing kementerian/lembaga/BUMN/provinsi/pemerintah daerah/kota. Pengawasan yang dilakukan adalah Pengawasan Kearsipan Eksternal, dimana metode pengawasannya adalah Audit Kearsipan.
Instrumen pemantauan berupa formulir A dan formulir B, wawancara dan verifikasi lapangan digunakan untuk melaksanakan audit ini. Pengendalian yang dilakukan adalah Pengendalian Kearsipan Internal, dan metode pengendaliannya adalah Audit Kearsipan Internal. Instrumen pemantauan berupa Form C/Form D/Form E, wawancara dan verifikasi lapangan digunakan untuk melaksanakan audit ini.
Pada tahap ini dibentuk kelompok pemeriksaan yang akan melaksanakan kegiatan pemeriksaan kearsipan, menyusun dan mengirimkan surat kepada Lembaga Pengawasan Kearsipan, serta berkoordinasi dengan Lembaga Pengawasan Kearsipan mengenai waktu pelaksanaan kegiatan pemeriksaan. Pemeriksaan kearsipan eksternal Kementerian/BUMN/PTN dilakukan dengan kunjungan ke objek pengendalian dengan tujuan mengunjungi unit kearsipan dan mengambil sampel paling sedikit 2 (dua) unit kearsipan II (jika ada) atau unit pengolahan. . Pemeriksaan kearsipan eksternal pemerintah daerah provinsi/kabupaten/kota dilakukan melalui kunjungan ke fasilitas pengendalian kearsipan untuk keperluan kearsipan daerah dan pengambilan contoh pada minimal 2 (dua) SKPD.
Pemeriksaan internal arsip dilaksanakan pada Unit Kearsipan II atau unit pengolahan/SKPD di lingkungan Kementerian/BUMN/Pemerintah Provinsi/. Berdasarkan LAKE yang telah disusun, dan berdasarkan LAKI yang diterima ANRI dari pusat dan daerah, telah disusun Laporan Hasil Pengawasan Arsip Nasional yang menggambarkan keadaan pengelolaan arsip nasional berdasarkan kelompok, yaitu untuk tahun 2019 yaitu. Misalnya, Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan Nasional Tahun 2019 disusun untuk dijadikan pedoman dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Pengawasan Kearsipan pada tahun 2019.
CONTOH PENYUSUNAN PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN INSTANSI/LEMBAGA
Prioritas yang menjadi tujuan audit intern kearsipan adalah kepatuhan SKPD dalam pelaksanaan/pelaksanaan 4 (empat) instrumen dasar yaitu Klasifikasi Arsip, Peraturan Naskah Dinas, Waktu Penyimpanan Arsip dan Klasifikasi Arsip. Keamanan dan Akses Arsip yang ditetapkan berdasarkan Kementerian. Peraturan XX. Anggaran yang dialokasikan pada kegiatan Pengawasan Kearsipan sebesar Rp untuk membiayai pembelian bahan, perjalanan dinas, dan pencetakan laporan. Pengawasan yang dilakukan adalah Pengawasan Internal Kearsipan dengan metode pengawasan Audit Kearsipan.
Pada tahap ini dibentuk tim audit yang akan melaksanakan kegiatan pemeriksaan arsip, menyiapkan dan mengirimkan surat kepada Objek Pengawasan serta berkoordinasi dengan Objek Pengawasan mengenai waktu pelaksanaan kegiatan pemeriksaan. RKA disusun oleh masing-masing Ketua Tim guna memberikan pedoman pada saat melaksanakan audit nantinya. RKA yang disusun dibahas dengan Penanggung Jawab dan ditandatangani oleh Ketua Tim setelah disetujui.
Audit arsip eksternal dilakukan dengan melakukan kunjungan ke Objek Pemeriksaan selama 3 (tiga) hari kerja dengan tujuan menuju Unit Kearsipan II, yang pengambilan sampelnya dilakukan pada minimal 2 unit pengolahan di wilayah kewenangannya. Berdasarkan RHAS dan hasil penilaian yang disetujui oleh penanggung jawab, tim pengkaji menyusun konsep LAKI yang kemudian dibahas dalam rapat Tim Pengawas Kearsipan untuk finalisasi LAKI. Oleh karena itu, program kerja pengawasan kearsipan tahunan Kementerian XX tahun 2019 disusun untuk menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan pengawasan pada tahun 2019.
CONTOH PENYUSUNAN RENCANA KERJA AUDIT KEARSIPAN
Pengambilan sampel dilakukan di 4 Lembaga Kearsipan Daerah SKPD dan Kabupaten/Kota guna mengevaluasi hasil arahan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan SKPD dan LKD di lingkungannya. Peraturan Presiden ANRI Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara. Peraturan Bersama Kepala ANRI dan Kepala BKN Nomor 08 Tahun 2012 dan Nomor 15 Tahun 2012 tentang Petunjuk Penyelenggaraan Arsip Kepegawaian Bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Negeri.
Proporsional sampling atau sampling seimbang, yaitu dalam menentukan sampel, peneliti mengambil perwakilan dari setiap kelompok dalam populasi, yang jumlahnya sesuai dengan jumlah anggota subjek pada setiap kelompok.
