LOGO
Peran SIM untuk Pelayanan dan
Pengambilan Keputusan Peran SIM untuk
Pelayanan dan
Pengambilan Keputusan
Kesepakatan
Bersama
Biodata Narasumber
Nama : Dr.Fernandes Simangunsong, S.STP, S.AP, M.Si
Lahir : Jambi, 4 Maret 1977
NIP : 19770304 1995 11 1 001
Jabatan : Dosen Fungsional (Lektor Kepala)
Pangkat : Pembina Tingkat I (IV/b)
Instansi : Kampus IPDN Jatinangor
Alamat : Komp. Singgasana PradanaJl. Karangkamulyan No.2 A Cibaduyut-Bandung
Email/HP : [email protected] – 08122445916
Website : www.fernandessimangunsong.comPeranan Sistem Informasi
Peranan Sistem Informasi (Alter, 1992)
Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas otomasi
Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem
Mengkoordinasikan subsistem - sub sistem
Mengintegrasikan subsitem-subsistem
Pemanfaatan teknologi informasi sebagai jawaban terhadap semakin tingginya tuntutan masyarakat akan peningkatan kualitas layanan publik semakin meluas di berbagai sektor termasuk juga layanan internal organisasi. Hal ini ditandai dengan maraknya pengimplementasian solusi teknologi informasi.
Teknologi informasi diharapkan bisa memberikan solusi-solusi terhadap masalah kerumitan birokrasi dan transparansi serta meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan dalam hal efektivitas, efisiensi, fleksibilitas dan kecepatan. Hal ini tentunya diharapkan bermuara pada perbaikan kinerja pelayanan organisasi serta terciptanya manajemen operasional yang bersih dan mampu memenuhi harapan dan kebutuhan masyarakat dan stakeholder-nya.
Sistem informasi tidak harus melibatkan komputer tetapi penerapan teknologi computer dalam sistem informasi tidak dapat dihindari dengan alasan efisiensi waktu dan mengurangi duplikasi pelayanan. Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS)
Pemerintah pusat dalam melakukan reformasi birokrasi juga mengarah kepada pemanfaatan teknologi informasi.
Misal :
Pelayanan kepegawaian di BKN melalui SAPK (Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian)
Tujuan lebih lanjut dari sistem tersebut adalah mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir disetiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan kepegawaian sehingga akan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif.
1. Aplikasi pengadaan PNS adalah modul program yang berisi pengolahan data mengenai pengadaan PNS meliputi modul pembuatan daftar usul permintaan NIP sampai dengan modul pencetakan surat keputusan pengangkatan menjadi CPNS
2. Aplikasi Kenaikan pangkat adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan data mengenai proses kenaikan pangkat PNS mulai dari modul pembuatan usul, permintaan persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat ke BKN sampai dengan pencetakan surat keputusan kenaikan pangkat
3. Aplikasi pensiun adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperluan mutasi pemberhentian dengan hak pensiun
4. Aplikasi Mutasi lain-lain adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperluan pemutakhiran data melalui perubahan data pegawai yang mengalami mutasi
Aplikasi – Modul Layanan
SAPK adalah sistem informasi berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian. SAPK mempunyai karakteristik sebagai berikut:
Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data.
Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama.
Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai standar baku yang disusun oleh BKN pusat.
Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi pengguna
Jaringan yang dibutuhkan, Implementasi SAPK memerlukan jaringan komunikasi data antara BKN dengan Kantor Regional, BKN dengan Instansi Pusat, Kantor Regional BKN dengan Instansi Daerah.
Instansi pengguna SAPK perlu menyiapkan jaringan dengan bandwith minimal 2X64 kbps, network switch dengan spesifikasi standar.
1. Perubahan data pegawai (KGB, Perubahan Daftar Keluarga, DP3, Diklat) jarang dilaporkan ke BKD
2. SKPD tidak memiliki data Pegawai yang akurat, hal ini dapat menjadi fatal ketika dimintai data pegawai secara rahasia, SKPD tsb. justru bertanya kepada pegawai langsung
3. Data pegawai antara instansi yang terkait dengan kepegawaian tidak sama
4. Ada pegawai yang kurang memperhatikan data kepegawaiannya
Contoh : lupa kapan KGB, lupa belum punya DP3, lupa batas usia anak yang menjadi tanggungan
Permasalahan
MELAKUKAN VERIFIKASI DATA PNS
MEMBANGUN SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN YANG STANDARD UNTUK SELURUH PENGELOLA KEPEGAWAIAN
MELAKSANAKAN DIKLAT DI BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI
Membangun :
Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web
Aplikasi ini dirancang khusus untuk kebutuhan administrasi kepegawaian dan dioperasikan oleh petugas khusus kepegawaian dari setiap SKPD yang telah diberikan wewenang
STRATEGI PENYELESAIAN
Meningkatkan kualitas dan sistem administrasi kepegawaian
Mengembangkan database PNS yang memiliki tingkat otentikasi dan identifikasi tinggi sehingga menghasilkan data dan informasi yang akurat
Meningkatkan pembinaan dan ketertiban administrasi PNS
Mempersingkat Birokrasi kepegawaian
Meningkatkan pelayanan publik di Bidang Kepegawaian
Tujuan pengembangan sistem informasi
SIM Untuk Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah tindakan pilihan di antara beberapa alternatif untuk mencapai suatu tujuan.
Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna menjawab masalah atau menyelesaikan konflik (pertentangan)Keputusa
Proses penurunan suatu keputusan mengandung empat unsur :
n
1.Model : Model menunjukkan gambaran suatu rnasalah secara kuantitatif atau kualitatif .
2.Kriteria: Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan yang diamtril. Jika terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan, maka pengambilan keputusan harus melalui kompromi (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi).
3.Pembatas; Faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam memecahkan masalah pengambilan keputusan. Misalnya dana yang kurang tersedia.
4.Optimalisasi: Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model), maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini pengambil keputusan siap untuk memilih pemecahan yang terbaik atau yang optimum.
Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak berstruktur.
Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :
1.
Pengambilan keputusan terprogram.Jenis pengambilan keputusan ini.mengandung suatu respons otomatik terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini
2. Pengambilan keputusan tidak terprogram.
Menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah'masalah yang tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses- proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah- masalah yang kurang dapat didefinisikan
TINGKAT-TINGKAT Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan berkisar dari sangat rutin dan baku (terprogram) sampai kompleks (tidak dapat diprogram), maka pada dasarnya ada tiga tingkat pengambilan keputusan.
(1) Pengambilan keputusan tingkat strategis
Pengambilan keputusan strategis dicirikan oleh sejumlah besar ketidak pastian dan berorientasi ke masa depan.
Keputusan-keputusan ini menetapkan rencana jangka panjang yang akan mempengaruhi keseluruhan organisasi
(2) Pengambilan keputusan tingkat taktis.
Pengambilan keputusan taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan
(3) Pengambilan keputusan tingkat teknis.
Pada tingkat teknis, standar-standar ditentukan dan output bersifat deterministik (sifatnya menentukan). Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses yang dapat menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilaksanakan dalam cara efektif dan efisien
Suatu tingkat pengambilan keputusan yang berlainan memerlukan jenis informasi yang berbeda pula.
Para analis harus menyadari jenis-jenis pengambilan keputusan ini di dalam sistem informasi guna memenuhi keperluan yang berbeda-beda, karena informasi yang akan dihasilkan tergantung kepada keperluan- keperluan ini.
Midle Management
Lower Management
top Management
Informasi Pemecahan
Masalah
Informasi Pengarahan
Perhatian
Informasi Pengumpulan
data Perencanaan
strategis
Pengendalian manajemen
Pengendalian operasional
Tipe informasi yang dibutuhkan
Sistem Informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi masing-masing mempunyai arti yang berbeda untu tingkatan yang berbeda yaitu :
1.Informasi pengumpulan data, merupakan informasi yang berupa pengumpulan akumulasi atau pengumpulan data
2.Informasi pengarahan memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang
3.Informasi pemecahan masalah, merupakan informasi untuk membantu manajer untuk pengampilan keputusan pemecahan masalah yang dihadapi
Aktivitas manajemen
Kegiatan ditingkat manajemen terbawah
Kegiatan ditingkat operasional Kegiatan ditingkat manajemen
menengah
Kegiatan ditingkat manajemen puncak
Keputusan terstruktur
Keputusan tidak terstruktur
Perlu diperhatikan dan dipahami secara jelas bahwa dalam prakteknya di antara berbagai golongan pangambilan keputusan ini sering batas-batasnya kabur dan malahan sering tumpang tindih.
Walaupun garis-garis pemisahnya tidak jelas atau kabur, namun sebagai seorang analis harus menyadari akan adanya jenis- jenis pengambilan keputusan ini dan bagaimana sistem informasi dapat dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang berlainan, sebab informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan tergantung kepada kebutuhan- kebutuhan ini.
Prosedur keputusan akan terdapat tiga tahapan utama, yaitu
1) Tahap deterministik
Dalam tahap ini perubah-perubah (Variable-variable) yang mempengaruhi keputusan perlu didefinisikan dan disalinghubungkan, perlu dilakukan penetapan nilai, dan selanjutnya tingkat kepentingan perubah diukur tanpa terlebih dahulu memperhatikan unsur ketidakpastiannya;
2) Tahap probabilistik
Ini merupakan tahap penetapan besarnya ketidakpastian yang melingkupi perubah-perubah (variable-variable) yang penting dan menyatakannya dalam bentuk suatu nilai.
Dalam tahapan ini juga dilakukan penetapan preferensi atas risiko.
3) Tahap informasional
Intinya adalah meninjau hasil dari dua tahap yang terdahulu guna menentukan nilai ekonomisnya bila kita ingin mengurangi ketidakpastian pada suatu perubah yang dirasakan penting.
Dengan demikian dari tahapan ini kita dapat menentukan apakah masih diperlukan pengumpulan informasi tambahan untuk dapat mengurangi kadar ketidakpastian.
Bila ternyata kita mendapatkan bahwa nilai informasi lebih kecil dibandingkan dengan ongkos yang dikeluarkan, maka tak perlu kita mencari informasi tambahan, sehingga hasil dari proses pertamalah yang kita jalankan
Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan proses pembuatan keputusan, yaitu :
1.Pemahaman (pengenalan masalah) 2.Perancangan (design), dan
3.Pemilihan.
Dukungan SIM biasanya melibatkan pengolahan, file komputer maupun non komputer.
Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem informasi mereka dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer. Tiga alasan yang dapat menimbulkan hal ini adalah:
(a) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi.
(b) Tidak tepatnya analisis sistem
(c) Sindroma komputer yaitu anggapan bahwa komputer mampu menanggulangi segala kelemahan manajemen.
Sistem Informasi Manajemen merupakan prosedur pemrosesan data berdasarkan teknologi informasi dan diintegrasikan dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.
Inti dari sistem informasi manajemen adalah penyusunan informasi secara teratur dan sistematik mengikuti struktur organisasi dan digunakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.
Dalam lingkup keputusan yang bersifat rutin maka sistem informasi manajemen merupakan alat Bantu yang sangat diperlukan karena informasi yang terolah dengan baik dapat memberi arah pada keputusan yang baik tinggal menambahkan faktor pertimbangan yang perlu dihasilkan oleh pengambil keputusan
