2 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RS Cakra Husada39 Gambar 4.3 Proses Pengadaan Barang RS Cakra Husada. Untuk uraian tersebut peneliti akan menggunakan judul penelitian: “Efektivitas Manajemen Pengendalian Perbekalan Obat di RSUD Cakra Husada Klaten”. Apakah pengelolaan perbekalan obat sudah dilakukan dengan standar operasional sesuai RS Cakra Husada?
Apakah internal care control rumah sakit mencakup semua kebutuhan RS Cakra Husada Klaten? Penilaian kesesuaian pelaksanaan stock management dengan standar yang berlaku di RS Cakra Husada Klaten.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Rumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Manfaat Penelitian
Sistematika Pembahasan
KAJIAN PUSTAKA
Kajian Teoritis
- Komponen Internal Control System
- Persediaan
- Fungsi Persediaan
- Pengendalian Internal Persediaan Dan Pergudangan
- Metode Pencatatan Persediaan
- Efektivitas
Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO), pengendalian internal adalah bagian dari suatu sistem yang digunakan sebagai prosedur dan pedoman operasional bagi suatu perusahaan atau organisasi tertentu. Perusahaan biasanya menggunakan Sistem Pengendalian Intern untuk mengawasi operasional perusahaan dan mencegah terjadinya kecurangan oleh seseorang terhadap sistem tersebut. Menurut COSO (2013) setiap entitas membutuhkan informasi dalam rangka melaksanakan tanggung jawab pengendalian internal untuk mencapai tujuan.
COSO (2013) menyatakan bahwa pengendalian internal bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi seluruh kegiatan operasional perusahaan sehingga dapat mengendalikan biaya yang ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi. Arens (2014) menyatakan bahwa pengendalian internal atas persediaan merupakan siklus persediaan dan gudang khusus karena berkaitan dengan siklus transaksi lainnya.
Penelitian Terdahulu
Teknik analisis data yang digunakan adalah dengan mendeskripsikan sistem pengendalian internal dengan teori Committee of the Sponsoring Organization (COSO) yang terdiri dari lima komponen pengendalian internal yang saling terkait yaitu: lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi. dan pemantauan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengendalian internal di RS PKU Nanggulan belum sepenuhnya diterapkan. Penelitian İlknur (2020) menjelaskan cara meninjau proses rumah sakit swasta sesuai dengan komponen model pengendalian internal COSO dan mengevaluasi keefektifannya.
Hasil data yang diperoleh dari penelitian ini menyatakan Rumah Sakit belum memiliki sistem pengendalian intern yang efektif karena masih belum adanya audit internal pada perusahaan, untuk penilaian risiko belum ada departemen yang menangani pendeteksian risiko (audit internal), hanya ada satu bagian departemen untuk kegiatan pengendalian. Melakukan penelitian apakah sistem pengendalian intern dapat berjalan dengan baik pada bagian inventory di PT X Bandung.
Kerangka Pemikiran
Bagian tanya jawab dilakukan langsung dengan otoritas manajemen gudang, untuk mengetahui lebih jauh tentang pengendalian internal perusahaan terhadap persediaan khususnya di bagian gudang. Untuk hasil penelitian yang diperoleh dari penelitian ini dapat dikatakan bahwa perusahaan belum menerapkan sistem pengendalian intern yang efisien dan efektif dikarenakan tingkat kesalahan yang sering terjadi pada dokumentasi persediaan dan seringnya keterlambatan pengiriman barang dari pemasok yang menyebabkan gangguan operasional. lead sistem. kegiatan dan membuat saldo akhir pada bulan sebelumnya dapat berubah karena perbedaan kedatangan barang. Kemudian jika ada ketidaksesuaian antara barang dan pencatatan tanggung jawab, maka akan sepenuhnya diserahkan oleh bagian gudang, yang dapat mempengaruhi motivasi karyawan dalam bekerja.
Dengan pengendalian internal, antisipasi bencana maupun kerugian dapat dicegah dan diprediksi sejak awal. Suatu sistem pengendalian intern dapat berjalan dengan baik jika menerapkan unsur-unsur pengendalian intern, seperti COSO Internal Control Structure, yang meliputi lima komponen dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manajer untuk memberikan keyakinan bahwa pengendalian dapat dipenuhi, yaitu pengendalian. lingkungan, aktivitas pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, dan pengawasan.
METODOLOGI PENELITIAN
- Jenis Penelitian
- Objek Penelitian
- Sumber Data
- Teknik Pengumpulan Data
- Lingkungan Pengendalian
- Penilaian Risiko
- Aktivitas Pengendalian
- Informasi dan Komunikasi
- Pengawasan
- Desain Penelitian
- Metode Penelitian Kualitatif
- Uji Validitas dan Reliabilitas Data
- Model Analisis Data
Data primer dalam penelitian ini diperoleh melalui wawancara dan observasi stok obat di RSUD Cakra Husada Klaten. Apakah rumah sakit mempertimbangkan teknologi baru untuk mendukung sistem pengendalian internal, khususnya di departemen persediaan. Penelitian ini dilakukan di RSUD Cakra Husada Klaten yang beralamat di Jalan Merbabu no.
Pengakuan RS Cakra Husada selain dari masyarakat juga dari Pemerintah Daerah Jawa Tengah. Kepala Keuangan RS Cakra Husada membantu direktur keuangan dalam pengambilan keputusan terkait pengelolaan uang. Tugas kepala instalasi farmasi adalah mengelola kegiatan pelayanan kefarmasian di RS Cakra Husada.
Bagian Administrasi Farmasi RS Cakra Husada membantu kepala instalasi farmasi dalam mengelola kegiatan pelayanan kefarmasian di RS Cakra Husada. Bagian Gudang Farmasi RS Cakra Husada mendukung Pengelola Instalasi Farmasi dalam mengelola kegiatan Pelayanan Farmasi RS Cakra Husada. Bagian Distribusi Farmasi RS Cakra Husada membantu Pengelola Farmasi dalam mengelola kegiatan pelayanan farmasi RS Cakra Husada.
Masalah informasi kefarmasian di RS Cakra Husada membantu pengelola instalasi farmasi dalam pengadaan pengelolaan kegiatan pelayanan kefarmasian. Eliasari Widowati, S.Ak (Manajer Keuangan) Menjelaskan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan kegiatan keuangan untuk kebutuhan medis di RS Cakra Husada. EHR digunakan untuk mengontrol persediaan obat dan memantau semua kegiatan atau transaksi di RS Cakra Husada.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Deskripsi Rumah Sakit Cakra Husada
- Struktur Organisasi Bagian Keuangan Rumah Sakit Cakra Husada
- Struktur Organisasi Instalasi Farmasi
- Pelayanan dan Fasilitas
- Proses Pengadaan Persediaan
- Proses Pengadaan Obat-Obatan
- Proses Penyimpanan Barang (Obat-Obatan)
- Proses Pengeluaran Barang (Obat-Obatan)
- Bagian Keuangan
Berdasarkan profil perusahaan, RS Cakra Husada Klaten bermula sebagai klinik dokter swasta, dr. saat itu terjadi perubahan model pelayanan dari klinik spesialis menjadi rumah sakit dengan izin operasi yang dikeluarkan pada tahun 1989. Dengan diberikannya izin oleh pemerintah tersebut, diharapkan RS Cakra Husada dapat terus berkembang pesat. mengembangkan pelayanan dan fasilitas yang semakin baik.
Tugas Direktur Keuangan sendiri adalah bertanggung jawab penuh atas perputaran kas di Rumah Sakit Cakra Husada, selain Direktur Keuangan bertanggung jawab atas perputaran kas, Direktur Keuangan juga berfungsi sebagai pengambil. keputusan dalam manajemen keuangan. Kepala Sub Bagian Kasir Rumah Sakit Cakra Husada bertanggung jawab atas penerimaan kas yang masuk ke bank dan bertanggung jawab atas bukti penerimaan yang diserahkan ke bagian akuntansi. Kepala Sub Bagian Asuransi RS Cakra Husada bertanggung jawab atas asuransi yang digunakan pasien, misalnya pasien pengguna BPJS.
Sebagai bendahara RS Cakra Husada, beliau bertanggung jawab menerima, menyimpan, membayar dan mempertanggungjawabkan uang kebutuhan RS Cakra Husada. Bagian pajak merupakan bagian yang bertanggung jawab atas semua pendaftaran, pembayaran, pelaporan dan pengendalian yang berkaitan dengan pajak di Rumah Sakit Cakra Husada. Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk membuat laporan keuangan RS Cakra Husada, mengelola administrasi dan anggaran RSCH, menghitung gaji karyawan dan mengelola korespondensi dengan bagian lain yang terkait dengan keuangan.
Bagian gudang bertanggung jawab atas perencanaan kebutuhan, pemulihan stok obat, pemantauan dan pengendalian permintaan perbekalan farmasi, bertanggung jawab atas tertib administrasi dan membuat laporan berkala kepada Kepala Instalasi Farmasi. Pengadaannya sendiri, rumah sakit memesan melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau distributor resmi yang ditunjuk oleh direktur perusahaan farmasi, yang telah melakukan negosiasi dan terikat perjanjian jual beli dengan rumah sakit. Faktur yang terkumpul dapat dijadikan sebagai acuan evaluasi pada saat perencanaan kebutuhan obat bulanan dan pengendalian seluruh aktivitas baik cashflow maupun inventory di bagian inventory fasilitas farmasi dengan menggunakan EHR yang terintegrasi dengan sistem informasi RS Cakra Husada Klaten.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
- Hasil Penelitian
- Pembahasan Hasil Penelitian
- Komponen COSO Untuk Menilai Efektivitas Pengelolaan Persediaan
- Penilaian Prosedur Dengan Kesesuaian Pelaksanaan
Dari SOP yang diterapkan di rumah sakit dan wawancara mendalam, dapat dipahami bahwa semua SOP diterapkan dengan baik. Berdasarkan prosedur yang diterapkan di rumah sakit, persediaan dibagi menjadi beberapa bagian yaitu : fast moving, slow moving. Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis mencoba memberikan saran kepada Rumah Sakit Cakra Husada untuk mengatasi kelemahan sistem pengendalian intern persediaan obat.
Penelitian ini hanya terbatas pada RSUD Cakra Husada Klaten yang saat ini sedang dalam situasi pandemi sehingga ketika ingin mengumpulkan sumber tidak bisa maksimal. Keterbatasan penelitian dari segi waktu dan tenaga membuat penelitian ini hanya dilakukan di RS Cakra Husada Klaten, tanpa dibandingkan dengan rumah sakit lain. 1 Apakah pihak manajemen rumah sakit menilai potensi risiko yang akan timbul terkait persediaan, sehingga dapat mempengaruhi tujuan rumah sakit itu sendiri.
7 Apakah rumah sakit sudah memiliki struktur organisasi yang jelas sehingga dapat mendukung terwujudnya tujuan rumah sakit. Apotek terbagi menjadi 4 bagian yaitu administrasi farmasi, gudang farmasi (logistik), distribusi farmasi dan informasi kefarmasian 8 Apakah rumah sakit. Apakah rumah sakit sudah memiliki prosedur kerja yang jelas untuk mengurangi risiko kecurangan dan kesalahan?
Apakah rumah sakit sudah memiliki sistem pencatatan obat masuk dan keluar yang baik untuk menghindari potensi penipuan? Apakah manajemen rumah sakit melakukan identifikasi dan analisis ketika catatan persediaan obat tidak sesuai dengan bukti yang ada. Rumah sakit sendiri sudah memiliki asesmen internal atau bekerja sama dengan entitas eksternal dalam asesmen tersebut.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Seluruh bagian pengendalian internal berdasarkan teori COSO telah dilaksanakan dengan baik, sehingga dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal terhadap persediaan sudah cukup baik, hal ini dibuktikan dengan adanya pembagian tugas yang jelas dan struktur organisasi di dalam rumah sakit, di khususnya bagian suplai, adanya pengamanan fisik obat, dan melakukan pengarahan atau pemeriksaan rutin yang dilakukan oleh masing-masing bagian untuk menjaga stabilitas pengendalian internal. Namun ada beberapa hal yang perlu ditinjau kembali seperti kelengkapan dokumen pendaftaran untuk meminimalisir kesalahan dalam pendaftaran obat di Cakra Husada Klatenhuis, selebihnya seperti pengamanan dan pemisahan tugas sudah hilang Baik. Prosedur yang diterapkan RS Cakra Husada dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan standar pengelolaan persediaan obat, walaupun ada beberapa hal yang terkadang tidak sesuai dengan SOP yang berlaku, namun tidak berdampak sangat fatal terhadap pengelolaan stok Tidak ada masalah dengan semua prosedur yang berlaku dan telah dilaksanakan.
Pengendalian internal persediaan obat di RSUD Cakra Husada Klaten sudah memenuhi semua kebutuhan RSUD Klaten. Hal ini dapat dijelaskan dengan adanya komunikasi dengan Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan Rumah Sakit juga membuat Rencana Kebutuhan Obat (RKO) yang dapat membantu Rumah Sakit Cakra Husada memenuhi kebutuhan kelengkapan perbekalan farmasi. Walaupun sempat terjadi masalah kehabisan obat pada masa pasca pandemi, hal ini dapat diatasi dengan adanya PBF yang dapat membantu rumah sakit dalam pengadaan perbekalan farmasi.
Saran
Tidak, untuk bagian inventarisasi, rekomendasi peningkatan efektivitas pengendalian intern biasanya hanya berasal dari evaluasi bersama. Ya sudah ada untuk bagian inventory, biasanya saat ada pergantian jam atau shift dan penanggung jawabnya masih menjadi tanggung jawab kepala gudang.
Keterbatas Penelitian
