Form Surat Biasa Pembinaan - kecamatan

(1)

PEMERINTAH KABUPATEN KAPUAS HULU

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

Jalan Pendidikan No. 05 Putussibau 78711 Telp. (0567) 21485 Fax. (0567) 21485

Nomor Sifat Lampiran

: : :

000.5.2.6/ /DPK/SIP Penting

-

Putussibau, Juli 2023 Kepada

Yth. Camat Puring Kencana di -

Tempat Hal : Bimbingan dan Pembinaan

Kearsipan Kecamatan dan Desa

Dalam rangka melaksanakan Pasal 11 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan untuk melaksanakan fungsi pembinaan Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu, maka disampaikan hal-hal sebagai berikut:

1. Bahwa Pemerintah Kabupaten Kapuas Hulu melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (selaku Lembaga Kearsipan Daerah) akan melaksanakan kegiatan Pembinaan Kearsipan Tahun 2023.

2. Tujuan kegiatan pembinaan kearsipan, yaitu:

a. Untuk memperoleh informasi mengenai kondisi pengelolaan kearsipan di Instansi Pemerintah selaku Pencipta Arsip;

b. Untuk memberikan penjelasan tentang urgensi pengelolaan kearsipan;

c. Untuk memberikan pemahaman mengenai pengelolaan arsip dinamis sesuai kaidah yang berlaku dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip dinamis.

3. Ruang lingkup pembinaan kearsipan meliputi:

a. Tata Naskah Dinas;

b. Pemberkasan Arsip Dinamis.

4. Sasaran kegiatan pembinaan adalah kasubbag umum dan aparatur, kepala seksi dan petugas pengelola arsip dan dimohon kepada Camat untuk sekaligus menginformasikan kepada Kepala Desa terdekat Agar dapat menghadiri kegiatan tersebut.

Diharapkan juga kesediannya untuk dapat menyediakan infocus.

Demikian disampaikan dan atas kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu,

(2)

Drs. ABDULLAH SANI Pembina Utama Muda NIP. 19670315 199403 1 008

PEMERINTAH KABUPATEN KAPUAS HULU

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

Jalan Pendidikan No. 05 Putussibau 78711 Telp. (0567) 21485 Fax. (0567) 21485

Nomor Sifat Lampiran

: : :

000.5.2.6/ /DPK/SIP Penting

-

Putussibau, Mei 2023 Kepada

Yth. Camat Lanjak di -

Tempat Hal : Pembinaan Kearsipan

Dalam rangka melaksanakan Pasal 11 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan untuk melaksanakan fungsi pembinaan Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kapuas Hulu, maka disampaikan hal-hal sebagai berikut:

1. Bahwa Pemerintah Kabupaten Kapuas Hulu melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (selaku Lembaga Kearsipan Daerah) akan melaksanakan kegiatan Pembinaan Kearsipan Tahun 2023.

2. Tujuan kegiatan pembinaan kearsipan, yaitu:

d. Untuk memperoleh informasi mengenai kondisi pengelolaan kearsipan di Instansi Pemerintah selaku Pencipta Arsip;

e. Untuk memberikan penjelasan tentang urgensi pengelolaan kearsipan;

f. Untuk memberikan pemahaman mengenai pengelolaan arsip dinamis sesuai kaidah yang berlaku dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip dinamis.

3. Ruang lingkup pembinaan kearsipan meliputi:

c. Tata Naskah Dinas;

d. Pemberkasan Arsip Dinamis.

4. Sasaran kegiatan pembinaan adalah kasubbag umum dan aparatur, kepala seksi dan petugas pengelola arsip.

5. Kegiatan pembinaan dilaksanakan pada tanggal 25 Mei 2023 pukul 11.00 s.d. selesai, mohon dapat kiranya difasilitasi tempat kegiatan dan infocus.

(3)

Demikian disampaikan dan atas kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Drs. ABDULLAH SANI Pembina Utama Muda NIP. 19670315 199403 1 008

(4)

Lampiran Surat

Nomor : 045.4/ /DPK/SET Tanggal : Maret 2023 Hal : Pembinaan Kearsipan

DAFTAR TUJUAN SURAT

1. Camat Semitau 2. Camat Seberuang 3. Camat Suhaid

(5)

Lampiran Surat

Nomor : 704/ /DPK/SIP Tanggal : 15 Februari 2022

Hal : Pengawasan Kearsipan Internal

BUKTI DUKUNG SAMPEL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

No. Dokumen Arsip Tahun 2021 Keterangan

Untuk Unit Pengolah (UP), yaitu Arsip Bidang/Bagian yang menjadi obyek

pengawasan merupakan arsip yang berada di eselon IV (Seksi/Subbag).

Misal: jika kebutuhan bukti dukung ada 5 Nota Dinas, maka boleh dibagi menjadi 3 ND dan 2 ND dari

masing-masing Eseleon IV di Bidang/Bagian.

1. Naskah dinas yang ditunjukkan kepada petugas audit harus yang asli/otentik, utuh, ada paraf, ada cap basah dan tanda tangan.

 Sediakan bukti naskah dinas yang asli untuk audit.

 Bukti dukung yang dibawa pulang oleh petugas cukup yang foto copy saja.

2. Naskah dinas berupa:

a. Surat Penugasan: Surat Perintah atau Surat Perintah Tugas.

2 berkas b. Naskah Dinas Korespondesi Internal: Nota

Dinas.

2 berkas c. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal

(Surat Dinas): Surat Dinas Biasa, Dinas khusus: Surat Pengantar

Surat dinas biasa: 2 berkas Surat Pengantar: 2 berkas

d. SK Kepala OPD  2 berkas.

Untuk FC bukti yang dibawa oleh petugas audit sbb:

 Keputusan (cukup lembar depan dan lembar terakhir yang ada tanda tangan pejabat).

 Lampiran (lembar depan dan lembar terakhir yang ada tanda tangan pejabat).

3. Bukti dokumentasi sarana kearsipan pada UP:

a. Filing Cabinet;

b. Maf gantung;

c. Folder;

d. Sekat.

 Dok Foto luar dan foto Laci terbuka filing cabinet.

4. Daftar arsip aktif per Bidang/Bagian, terdiri dari: Setiap 1 kode klasifikasi

(6)

a. Daftar berkas; dan b. Daftar isi berkas.

pokok masalah (primer) dibuatkan Daftar arsip aktif.

(7)

No Dokumen Arsip Tahun 2021 Keterangan Untuk Unit Kearsipan (UK), arsip yang

disediakan sbb:

1. FC Buku Agenda Surat Masuk, Bagian depan (cover) dan 1 lembar halaman pertama).

1 lembar 2. FC Lembar Disposisi (yg sudah diisi). 1 lembar 3. FC Buku Agenda Surat Keluar, Bagian depan

(cover) dan 1 lembar halaman pertama).

4. FC Buku/Daftar kendali pengiriman surat keluar (ekspedisi), Bagian depan (cover) dan 1 lembar halaman pertama).

1 lembar

5. Daftar arsip inaktif per Bidang/Bagian. Setiap 1 kode klasifikasi pokok masalah (primer) dibuatkan 1 Daftar arsip inaktif.

6. Bukti pemindahan arsip inaktif dari

Bidang/Bagian (UP) ke Sekretariat (UK) berupa Berita Acara Pemindahan arsip inaktif yang ditandatangani oleh Pejabat Unit Pengolah (Kabid/Kabag) dan Pejabat Unit Kearsipan (Sekretaris).

1 berkas (BA berikut Lampiran Daftar arsip inaktif yang dipindahkan).

7. Data SDM kearsipan: Nama Arsiparis, Petugas Pengelola Arsip (PPA), Pembantu PPA

1...

2...

Dst.

 SK CPNS (arsiparis)

 SK Penunjukan selaku PPA

 SK atau Surat Perintah Kepala OPD yang menunjuk pembantu PPA mengelola arsip aktif di Bidang/Bagian.

8. Boks arsip dan kertas sampul/folder, amplop penyimpan foto

 Dok Foto RECORD CENTER:

9. a. Pembagian ruang record center (UK):

 Ruang Transit,

 Ruang Pengolahan,

 Ruang Pelayanan (petugas),

 Ruang Penyimpanan (Rak dokumen arsip inaktif .

 Ruang penyimpanan arsip media baru

 Ruang penyimpanan arsip vital b. Arsip terkena dampak banjir yang telah,

sedang atau belum selesai di tangani/diselamatkan

 Dok Foto

10. Rak besi anti karat ( rak arsip kertas, rak arsip peta dengan laci besi, rak arsip foto )

 Dok Foto 11. Alat perlindungan bahaya kebakaran (tabung

pemadam kebakaran, fire alarm system, heat smoke)

 Dok Foto

12. Alat pengatur suhu dan kelembaban (pengukur suhu, AC, dehumidifier)

 Dok foto

(8)

13. Alat pengamanan dan kontrol (CCTV, akses masuk menggunakan ID card atau sidik jari)

 Dok foto

MUHTARUDIN, S.Sos, M.AP Pembina Utama Muda NIP. 19710219 199101 1 003