nnti Contents lists available at www.journal.unipdu.ac.id
Journal Page is available to www.journal.unipdu.ac.id/index.php/register
Research article
Implementing a Pre-Configured Odoo ERP System to Arhieve Excellence in business Operations
Ananda Rahmatul Hannan
a,*, Dicky Andriansyah
b, Faaiq Abdillah
c, Yanuardi
da Department of Informatics, Faculty of Engineering, University of Muhammadiyah Tangerang, Tangerang, Banten Indonesian
email: a,* [email protected], b [email protected], c [email protected], d [email protected]
* Correspondence
A R T I C L E I N F
O A B S T R A C T
Article history:
Received 7 September 2021 Revised 21 October 2021 Accepted 31 December 2021 Available online 07 April 2022
In an ever-evolving business landscape, operational excellence and integrated data management are critical for sustainable growth.
This study examines the implementation of a pre-configured Odoo ERP system to enhance organizational processes. By leveraging Odoo’s modular architecture, this approach accelerates deployment while ensuring flexibility to meet specific business needs, offering a more practical solution compared to traditional ERP systems that require extensive customization. The system streamlines workflows, integrates core functionalities, and provides real-time analytics, enabling organizations to reduce redundancies, enhance collaboration, and optimize efficiency. The methodology, focused on rapid deployment, user-centric training, and continuous refinement, facilitates adoption. The results demonstrate improvements in data accuracy, operational cost reduction, and process transparency.
Unlike conventional ERP systems, this approach accelerates benefit realization and reduces costs, offering a competitive advantage in increasingly tight markets. This research underscores the transformative potential of pre-configured ERP systems, emphasizing their ability to balance efficiency with organizational flexibility.
Keywords:
Operational Excellence Integrated Data Management Pre-Configured ERP Workflow Optimization Competitive Advantage Please cite this article in IEEE style as:
A. Rahmatul Hannan, D.
Andriansyah, F. Abdillah, and Y. Yanuardi,
"Implementing a Pre- Configured Odoo ERP System to Archieve Excellence in Business Operations," Register:
Jurnal Ilmiah Teknologi Sistem Informasi, vol. X, no.
X, pp. XX-XXX, 202X.
Register with CC BY NC SA license. Copyright © 2022, the author(s)
1. Pendahuluan
Dalam dunia bisnis yang semakin berkembang pesat, kebutuhan untuk mengelola operasi secara efisien dan efektif menjadi sangat penting. Salah satu cara yang banyak diterapkan adalah dengan menggunakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP), yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform untuk meningkatkan koordinasi dan pengambilan keputusan berbasis data [1]. Namun, penerapan ERP tradisional sering kali menghadapi tantangan terkait waktu implementasi yang panjang, biaya yang tinggi, dan penyesuaian sistem yang memadai untuk memenuhi kebutuhan organisasi [2]. Sistem ERP yang telah dikonfigurasi sebelumnya, seperti Odoo, muncul sebagai alternatif untuk mengatasi tantangan ini dengan memberikan solusi yang lebih cepat dan efisien [3]. Penelitian ini bertujuan untuk mengeksplorasi penerapan sistem Odoo yang telah dikonfigurasi sebelumnya sebagai solusi untuk mencapai keunggulan operasional dalam organisasi.
1.1Keunggulan Sistem Odoo yang Telah Dikonfigurasi Sebelumnya
Sistem Odoo yang telah dikonfigurasi sebelumnya menawarkan berbagai keuntungan substansial, seperti efisiensi waktu dan pengurangan biaya yang signifikan, karena tidak memerlukan kustomisasi yang rumit dan memakan waktu. Pendekatan modular yang diusung memungkinkan organisasi untuk memilih modul-modul yang sesuai dengan
kebutuhan spesifik mereka, mulai dari manajemen keuangan hingga pengelolaan sumber daya manusia, yang secara signifikan meningkatkan fleksibilitas dan efisiensi operasional [4]. Keunggulan ini memberikan nilai tambah yang nyata dalam penghematan sumber daya, serta mempercepat proses implementasi sistem [5]. Dengan demikian, penerapan sistem ini memberikan kemudahan bagi organisasi dalam menghadapi tantangan operasional sehari-hari.
1.2Tantangan dalam Implementasi Sistem ERP Pre-Configured
Meskipun menawarkan solusi yang lebih efisien dan terstruktur, implementasi sistem Odoo yang telah dikonfigurasi sebelumnya tetap menghadapi berbagai tantangan signifikan. Beberapa tantangan utama meliputi kesesuaian sistem dengan proses bisnis yang telah ada sebelumnya, kebutuhan mendalam akan pelatihan pengguna untuk memastikan adopsi yang optimal dan kelancaran penggunaan, serta potensi keterbatasan dalam menyesuaikan sistem dengan perubahan dan kompleksitas dinamis dalam lingkungan bisnis yang terus berkembang [6]. Selain itu, perubahan yang cepat dalam dinamika organisasi, baik dalam hal strategi maupun struktur, dapat mempengaruhi efektivitas dan performa sistem yang diimplementasikan [7]. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi bagaimana tantangan tersebut dapat diatasi dalam konteks implementasi Odoo.
1.3Relevansi Sistem Odoo dalam Konteks Transformasi Digital
Dalam era transformasi digital yang terus berkembang, Odoo memegang peran krusial dalam membantu organisasi beradaptasi dengan perubahan yang sangat cepat. Sistem ini memungkinkan integrasi yang lebih efisien dalam berbagai proses bisnis, menyediakan data real-time yang sangat diperlukan untuk pengambilan keputusan strategis yang lebih tepat, serta meningkatkan produktivitas dan kolaborasi yang lebih baik antar departemen [8]. Dengan pendekatan yang lebih terstruktur dan terorganisir, Odoo mendukung perusahaan dalam mempertahankan daya saing yang semakin ketat di pasar global yang penuh tantangan [9]. karena itu, Odoo menjadi salah satu alat yang sangat relevan dalam mendukung organisasi dalam menghadapi tantangan transformasi digital.
1.4Tujuan dan Signifikansi Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi secara mendalam penerapan sistem ERP Odoo yang telah dikonfigurasi sebelumnya, dengan fokus utama pada dampaknya terhadap peningkatan efisiensi operasional organisasi. Selain itu, penelitian ini juga akan menganalisis berbagai tantangan yang dihadapi dalam implementasi sistem tersebut, serta memberikan rekomendasi yang komprehensif untuk meningkatkan efektivitas penggunaan ERP dalam konteks dinamika bisnis yang semakin berkembang dan berbasis digital [10].
2. Penelitian Terkait
Penelitian sebelumnya menunjukkan bahwa sistem ERP pre-configured, seperti Odoo, menawarkan berbagai keuntungan signifikan dalam hal efisiensi waktu dan biaya.
Menurut [11], Odoo dapat mempercepat implementasi hingga 40% dibandingkan ERP konvensional, berkat penggunaan template dan modularitas yang mengurangi kebutuhan kustomisasi. Pendekatan modular ini memungkinkan organisasi untuk memilih modul yang sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka, sebagaimana dibahas oleh [12], yang menyoroti fleksibilitas dan efisiensi yang ditawarkan oleh sistem ini.
1.5Keunggulan Sistem ERP Odoo yang telah dikonfigurasi sebelumnya
Sistem ERP Odoo yang telah dikonfigurasi sebelumnya memberikan solusi efisien dan relevan dengan kebutuhan bisnis modern. Keunggulan utama sistem ini terletak pada modularitasnya, yang memungkinkan organisasi memilih modul sesuai kebutuhan mereka. Pendekatan ini dapat mempercepat implementasi hingga 40% dibandingkan sistem ERP tradisional, didukung penggunaan template standar yang menyederhanakan instalasi, pelatihan, dan mengurangi biaya [13]. Dengan demikian, Odoo menjadi pilihan strategis bagi organisasi yang ingin meningkatkan efisiensi operasional tanpa memerlukan kustomisasi kompleks.
1.6Tantangan dalam Implementasi
XX-XX
Meskipun menawarkan berbagai keuntungan, implementasi Odoo tidak terlepas dari sejumlah tantangan. Salah satu kendala utama adalah ketidaksesuaian antara konfigurasi sistem dengan proses bisnis internal organisasi [14]. Selain itu, keterbatasan dalam kemampuan kustomisasi serta kebutuhan akan pelatihan intensif bagi pengguna sering kali menjadi hambatan dalam memastikan adopsi sistem yang optimal [15]. Untuk mengatasi kendala tersebut, diperlukan perencanaan yang komprehensif, analisis kebutuhan yang mendalam, dan strategi pelatihan yang terarah guna mencapai hasil implementasi yang maksimal [16].
1.7Dukungan Odoo dalam Transformasi Digital
Odoo memiliki peran yang signifikan dalam mendukung transformasi digital dengan menyediakan integrasi proses bisnis yang efisien serta data real-time yang diperlukan untuk pengambilan keputusan strategis [17]. Penelitian menunjukkan bahwa sistem ini mampu meningkatkan efisiensi operasional di berbagai sektor, seperti manufaktur, perdagangan, dan layanan publik [18]. Selain itu, Odoo terbukti relevan bagi usaha kecil dan menengah (UKM) yang memiliki keterbatasan anggaran, menjadikannya solusi yang inklusif dan dapat diakses oleh organisasi dengan berbagai skala [19].
1.8Mencapai Keunggulan Operasional dengan Odoo
Implementasi Odoo yang efektif memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan proses bisnis, menghemat sumber daya, dan beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan kebutuhan [20]. Keberhasilan implementasi sangat bergantung pada analisis kebutuhan yang cermat, kolaborasi antar tim lintas fungsi, serta pemahaman yang mendalam mengenai potensi sistem [21]. Dengan pendekatan strategis ini, Odoo dapat membantu organisasi mencapai keunggulan operasional dan meningkatkan daya saing di tengah lanskap bisnis digital yang terus berkembang [22].
3. Metode Penelitian
Bab ini menguraikan metodologi yang digunakan dalam penelitian ini untuk implementasi sistem ERP Odoo yang telah dikonfigurasi sebelumnya dalam rangka mencapai keunggulan operasional yang berkelanjutan di dalam organisasi. Pendekatan yang dipilih adalah Rapid Application Development (RAD), yang dipertimbangkan karena kemampuannya untuk mempercepat siklus pengembangan sistem, sambil memastikan bahwa sistem yang dikembangkan dapat beradaptasi dengan kebutuhan dan perubahan dinamis dalam bisnis [23].
Fig. Rapid Application Devepment 1.9Tahapan Implementasi RAD dalam Sistem ERP Odoo
Pendekatan Rapid Application Development (RAD) dipilih sebagai metodologi utama dalam penelitian ini untuk merancang dan mengimplementasikan sistem ERP Odoo yang telah dikonfigurasi sebelumnya. RAD dikenal dengan penekanannya pada kecepatan, efisiensi, serta kolaborasi yang intens antara pengembang dan pengguna. Pendekatan ini memungkinkan sistem yang dikembangkan menjadi lebih responsif terhadap perubahan kebutuhan dan tantangan organisasi. Beberapa tahap utama dalam implementasi RAD meliputi:
1. Perencanaan Awal: Identifikasi kebutuhan organisasi dan perencanaan implementasi
2. Pengembangan Prototipe: Pembuata model awal dari sistem untuk diuji dan divalidasi
3. Evaluasi Prototipe: Mengumpulkan umpan balik dari pengguna untuk perbaikan sistem.
4. Implementasi Sistem: Integrasi sistem ke dalam operasional organisasi.
5. Pemeliharaan Sistem: Menjamin keberlanjutan sistem serta melakukan pembaruan sesuai dengan perubahan kebutuhan operasional [24].
1.10 Visualisasi Metodologi RAD dalam Pengembangan Sistem ERP Odoo Proses implementasi RAD dapat digambarkan dalam bentuk diagram alur yang mencakup lima tahapan utama: Perencanaan, Pengembangan Prototipe, Evaluasi, Implementasi, dan Pemeliharaan. Diagram ini menyoroti sifat iteratif dari setiap tahap, di mana umpan balik dari pengguna berperan penting dalam penyempurnaan berkelanjutan sistem ERP Odoo yang dikembangkan. Pendekatan ini memastikan bahwa sistem yang dihasilkan tidak hanya sesuai dengan kebutuhan organisasi saat ini, tetapi juga dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dalam jangka panjang [25].
1.11 Justifikasi Pemilihan Metodologi RAD untuk ERP Odoo
Pemilihan metodologi Rapid Application Development (RAD) untuk implementasi sistem ERP Odoo yang telah dikonfigurasi sebelumnya didasarkan pada sejumlah keuntungan yang relevan dengan konteks pengembangan perangkat lunak. Pertama, RAD memungkinkan pengembangan sistem ERP dalam waktu yang relatif singkat tanpa mengorbankan kualitas, yang sangat penting mengingat keterbatasan waktu dalam proyek implementasi ERP [26]. Selain itu, pendekatan ini juga menawarkan fleksibilitas tinggi untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan organisasi yang dapat muncul selama proses pengembangan sistem [27].
1.12 Implikasi Metodologi terhadap Keberhasilan Implementasi
Metodologi RAD tidak hanya mempercepat proses implementasi sistem, tetapi juga memastikan bahwa sistem yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang terus berkembang. Dengan keterlibatan pengguna yang intensif di setiap tahap, RAD mengurangi risiko kegagalan implementasi dan meningkatkan peluang adopsi sistem yang lebih tinggi oleh pengguna akhir [28]. Dengan demikian, pemanfaatan metodologi RAD dalam pengembangan dan implementasi ERP Odoo memberikan kontribusi signifikan terhadap pencapaian efisiensi, fleksibilitas, inovasi, dan keberlanjutan operasional organisasi.
4. Hasil dan Pembahasan
Implementasi sistem ERP Odoo memberikan kontribusi signifikan terhadap peningkatan efisiensi operasional dalam organisasi, dengan memfasilitasi pengambilan keputusan lebih tepat waktu dan berbasis data melalui integrasi real-time serta analisis lebih komprehensif. Fitur analitik canggih memungkinkan identifikasi tren bisnis lebih mendalam, serta menyajikan wawasan strategis penting dalam menghadapi dinamika pasar yang terus berkembang. Dampak positif penerapan sistem ini memberikan nilai tambah substansial, khususnya dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat dalam era digitalisasi yang berlanjut. Oleh karena itu, ERP Odoo tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memperkuat daya saing jangka panjang dan keberlanjutan organisasi di pasar global yang semakin kompetitif dan penuh tantangan.
1.13 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
Penerapan sistem ERP Odoo telah secara substansial mengubah dan menyederhanakan berbagai proses bisnis yang sedang berjalan dalam organisasi. Melalui integrasi data secara real-time, sistem ini memungkinkan proses pengambilan keputusan yang lebih cepat, lebih akurat, dan berbasis bukti, mendukung analisis yang lebih mendalam, serta memfasilitasi identifikasi tren bisnis yang lebih efisien. Perubahan tersebut tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam alur kerja internal, tetapi juga memberikan wawasan strategis yang sangat bernilai bagi organisasi untuk tetap relevan dan kompetitif di pasar yang semakin berkembang pesat. Dengan demikian, ERP Odoo
XX-XX
memainkan peran penting dalam mengoptimalkan pengelolaan sumber daya dan meningkatkan kinerja operasional organisasi, sekaligus memperkuat posisi kompetitif organisasi di pasar global yang penuh tantangan.
1.14 SOP Proses Bisnis Keseluruhan
Standar Operasional Prosedur (SOP) menggambarkan alur kegiatan dari pemesanan produk hingga pengirimannya kepada pelanggan. Saat ini, proses bisnis masih bergantung pada sistem manual yang dapat menyebabkan keterlambatan, ketidakakuratan, dan kurangnya transparansi. Sistem manual ini juga membatasi efisiensi dan kemampuan menangani volume pesanan yang besar. Oleh karena itu, penerapan sistem terintegrasi seperti webERP diperlukan untuk meningkatkan akurasi, mempercepat alur kerja, dan memungkinkan pemantauan real-time. Implementasi SOP berbasis teknologi akan meningkatkan efisiensi, pengelolaan sumber daya, dan kepuasan pelanggan.
.
Fig. Use Case Diagram Sistem yang Berjalan
A. Proses Bisnis yang Diajukan dan Proses Bisnis Keseluruhan yang Baru
Proses bisnis yang diajukan menggambarkan penerapan webERP untuk menggantikan sistem manual yang sebelumnya dianggap tidak efisien. Penerapan sistem baru ini bertujuan mengatasi permasalahan yang teridentifikasi melalui analisis terhadap kinerja sistem lama, seperti keterlambatan, kesalahan pencatatan, dan keterbatasan dalam mengelola volume pesanan besar. Proses bisnis baru, didukung oleh webERP, dirancang untuk meningkatkan kecepatan, akurasi, dan transparansi dalam setiap langkah operasional, dari pemesanan hingga pengiriman produk. Alur kerja baru dituangkan dalam SOP yang menggambarkan transisi signifikan dari sistem konvensional menuju sistem yang lebih efisien, terotomatisasi, dan terintegrasi. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat respons terhadap kebutuhan pelanggan, mengurangi risiko kesalahan, serta memungkinkan pemantauan dan pengelolaan proses secara real- time. Dengan demikian, penerapan webERP diharapkan mampu memperkuat daya saing organisasi dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
B. Tampilan Aplikasi ERP Odoo untuk Bisnis
Fig. Use Case Diagram Sistem yang Berjalan C. Tampilan Utama Aplikasi
Point of Sale
Gambar ini menunjukkan langkah awal untuk memulai proses di sistem POS. Anda diminta memilih jenis bisnis atau kategori, misalnya "Clothes," yang sesuai dengan kebutuhan transaksi. Ini penting untuk memastikan sistem POS sesuai dengan inventori dan transaksi yang dikelola.
XX-XX
Pilih Clothes
Gambar ini menampilkan katalog produk dengan kategori "Clothes" yang dipilih untuk menampilkan daftar pakaian yang tersedia.
Klik Open Register
Menunjukkan tombol "Open Register" yang harus diklik untuk memulai sesi kasir dan mengatur modal awal.
Masukan Uang Modal ( Opening Cash ) Yang Ada di Drawer Cashier Tsb Gambar ini menunjukkan proses memasukkan jumlah uang awal yang ada di laci kasir sebelum memulai transaksi. Lalu klik open register.
Akan Tampil Model POS Seperti Ini
Tampilan ini memperlihatkan dashboard utama POS tempat semua transaksi dilakukan, termasuk penyesuaian harga barang. Kita bisa merubah harga barang tsb dengan meng-klik icon pojok kanan atas di bagian foto katalog tsb.
XX-XX
Pilih Edit
Menunjukkan opsi "Edit" yang muncul setelah ikon di katalog diklik, memungkinkan perubahan harga barang.
Ubah Harga tsb di Sales Price Lalu Klik Save
Layar untuk mengubah harga barang di kolom "Sales Price," kemudian menekan
"Save."
Jika Customer Tsb Membeli Sepatu Klik Gambar Sepatu Lalu Pilih Size Lalu Ok.
Tampilan memperlihatkan cara memilih barang seperti sepatu, termasuk memilih ukuran sebelum menambahkannya ke daftar belanja.
Tampilan Pembayaran
Proses pembayaran ditampilkan di sini, termasuk opsi menambahkan catatan, melakukan refund, atau membatalkan pesanan.
XX-XX
Pilih Metode Pembayaran
Dua metode pembayaran utama—tunai (cash) atau kartu (card)—ditunjukkan dalam gambar ini.
Pembayaran Dengan Kartu
Langkah mengirim invoice melalui email setelah memilih metode pembayaran menggunakan kartu.
Tambah Akun Pelanggan
Gambar ini menampilkan formulir untuk membuat akun pelanggan dengan kolom nomor telepon dan email. plih customer account kemudian akan tampil seperti ini untuk menambahkan pilih create pastikan no hp dan email ditulis dengan benar.
Simpan Data Pelanggan
Setelah semua informasi pelanggan diisi, langkah berikutnya adalah menyimpan data tersebut dengan cara klik save.
XX-XX
Validasi Pembayaran
Validasi transaksi dilakukan dan ditampilkan untuk memastikan semua data telah diinput dengan benar.
Invoice Berhasil
Tampilan setelah invoice berhasil dibuat, dapat dicetak atau dikirimkan melalui email. Jika ingin kembali ke tampilan payment cukup klik order.
Melihat Riwayat Order
Riwayat transaksi yang telah dilakukan bisa dilihat melalui menu 'Orders'.
Filter Pesanan Yang Dibayar
Hasil filter menampilkan daftar semua pesanan yang sudah selesai dengan status 'Paid'.
Cash In/Out Untuk Penutupan Kasir
XX-XX
Proses menginput uang kas awal kembali ke sistem sebelum menutup sesi kasir.
Konfirmasi Penutupan Kasir
Menampilkan layar konfirmasi setelah uang modal dimasukkan kembali dan sebelum register ditutup.
Close Register
Menunjukkan langkah terakhir untuk menutup register setelah semua proses selesai.
Tampilan Berhasil Penutupan Kasir
Gambar ini menunjukkan tampilan yang muncul setelah penutupan kasir berhasil, menandakan akhir sesi.
