Society of Archivists Data Standards Group
A Guide to Archival and Related Standards
Standards applicable to archives; for the digital delivery of repository guides, finding-aids, and images of material from collections.
Title
ISO 23081 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records
Name of Standards Developing Organisation International Organization for Standardization
Current version
ISO 23081-1:2006 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records Part 1: Principles
ISO 23081-2:2009 Information and documentation – Managing metadata for records – Part 2: Conceptual and implementation issues
Replaces
ISO 23081-1:2006 Principles replaces ISO/ TS 23081:2004
ISO 23081-2:2009 Conceptual and implementation issues replaces ISO 23081-2:2007
Abstract
ISO 23081 outlines the principles that govern records management metadata and establishes a framework in which to create, manage, and use records management metadata elements in accordance with the principles outlined.
Description
ISO 23081 comprises two parts: part 1 Principles and part 2 Conceptual and implementation issues. Both are applicable to public and private
organisations. Principles covers those principles that support and govern records management metadata which apply through time to:
• records and their metadata;
• all processes that affect them;
• any system in which they reside;
• any organisation that is responsible for their management.1
1 http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832 [accessed 10 December 2009]
Conceptual and implementation issues establishes a framework for defining metadata elements consistent with the principles and implementation
considerations outlined in ISO 23081-1:2006. The purpose of this framework is to:
1. to enable standardised description of records and critical contextual entities for records,
2. to provide common understanding of fixed points of aggregation to enable interoperability of records, and information relevant to records, between organisational systems,
3. to enable re-use and standardisation of metadata for managing records over time, space and across applications.
It also identifies some of the critical decision points that need to be addressed and documented to enable implementation of metadata for managing records.
It aims
• to identify the issues that need to be addressed in implementing metadata for managing records,
• to identify and explain the various options for addressing the issues, and
• to identify various paths for making decisions and choosing options in implementing metadata for managing records.2
The standard does not provide a set of definitive metadata elements as it recognises that the metadata to be collected is dependent upon the business needs, regulatory environment and risks affecting each organisation, but Part 2 does give a list of generic high-level metadata elements which can be used by any organisation.3 Part 1 Principles highlights that some metadata is
created and captured at the point of the record is created and some is created as a result of the records management processes performed upon the record.
The metadata at the point of record capture will include: information about the context of the records creation; the business context; the agents involved and metadata about the content, appearance, structure and technical attributes of the records themselves. They allow records to be used in an application or information system and make them readable, usable and understandable.4 This metadata should automatically be created and captured at the same time the record is created and captured in to the records system. Metadata
created and captured after the initial creation of the record because of the records management processes performed upon the record of group or aggregation of records should be documented to preserve the records and guarantee their authenticity, reliability, usability and integrity. It should include any changes in the record content, context, structure and technical
requirements caused by records management processes. It is also enables
2 http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863 [accessed 10 December 2009]
3 ISO 23081-2:2007 9.2 Generic metadata elements
4 ISO 23081-1:2006 5.2.2 Metadata at the point of record capture
records management processes to be to be carried out by triggering actions on retention schedules etc.5
This standard links to ISO 15489-1 by outlining the five types of metadata required to support the records management process.
1. metadata about the record itself
2. metadata about the business rules or policies and mandates 3. metadata about agents
4. metadata about business activities or processes 5. metadata about records management processes
The standard then goes in to more detail about each of these types defining further the sort of information to be captured but without being prescriptive.
Part 2 Conceptual and implementation issues provides a conceptual model of metadata and discusses issues relating to metadata implementation including the aggregation of records in to records series, the inheritance of metadata by records being grouped and interlinked and the reuse of metadata. This last issue is of interest both throughout the records lifecycle. Metadata elements such as title and function can be used by multiple business applications and can be transferred to an archival cataloguing system or between
organisations.6
Section 10 of Part 2 Conceptual and implementation issues deals with developing a metadata schema for managing records which includes advice of metadata registries, selecting metadata elements to form a schema, structuring the elements and establishing relationships between them, encoding schemes, issues to consider when developing rules for syntax, obligation levels, default values and repeatability and reusability.
Next month
Next month we will look at (MAD) the Manual of Archival Description, which covers the theory and practice of listing archives.
Victoria West
Victoria and Albert Museum
5 ISO 23801-1:2006 5.2.3 Metadata after record capture
6 ISO 23801-2-2007 7.3 Reuse of metadata values
Title
ISO 23081 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records
Name of Standards Developing Organisation International Organization for Standardization Current version
ISO 23081-1:2006 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records Part 1: Principles
ISO 23081-2:2009 Information and documentation – Managing metadata for records – Part 2: Conceptual and implementation issues
Replaces
ISO 23081-1:2006 Principles replaces ISO/ TS 23081:2004
ISO 23081-2:2009 Conceptual and implementation issues replaces ISO 23081-2:2007
Abstrak
ISO 23081 menguraikan prinsip-prinsip yang mengatur metadata manajemen arsip dan menetapkan kerangka kerja untuk membuat, mengelola, dan menggunakan elemen metadata manajemen arsip sesuai dengan prinsip-prinsip yang diuraikan.
Deskripsi
ISO 23081 terdiri dari dua bagian: bagian 1 Prinsip dan bagian 2 Masalah konseptual dan implementasi. Keduanya berlaku untuk organisasi publik dan swasta. Prinsip mencakup prinsip-prinsip yang mendukung dan mengatur metadata manajemen arsip yang berlaku dari waktu ke waktu untuk:
• catatan dan metadatanya;
• semua proses yang memengaruhi mereka;
• sistem apa pun di mana mereka tinggal;
• organisasi apa pun yang bertanggung jawab atas manajemennya.
Masalah konseptual dan implementasi menetapkan kerangka kerja untuk mendefinisikan elemen metadata yang konsisten dengan prinsip dan pertimbangan implementasi yang diuraikan dalam ISO 23081-1:2006. Tujuan dari kerangka kerja ini adalah untuk:
1. untuk memungkinkan deskripsi standar catatan dan entitas kontekstual kritis untuk catatan, 2. untuk memberikan pemahaman bersama tentang titik-titik agregasi tetap untuk
memungkinkan interoperabilitas catatan, dan informasi yang relevan dengan catatan, antar sistem organisasi,
3. Untuk memungkinkan penggunaan kembali dan standarisasi metadata untuk mengelola catatan dari waktu ke waktu, ruang, dan lintas aplikasi.
Ini juga mengidentifikasi beberapa poin keputusan penting yang perlu ditangani dan
didokumentasikan untuk memungkinkan implementasi metadata untuk mengelola catatan. Ini bertujuan
• untuk mengidentifikasi masalah yang perlu ditangani dalam menerapkan metadata untuk mengelola catatan,
• untuk mengidentifikasi dan menjelaskan berbagai opsi untuk mengatasi masalah,
Standar ini tidak menyediakan seperangkat elemen metadata definitif karena mengakui bahwa metadata yang akan dikumpulkan bergantung pada kebutuhan bisnis, lingkungan peraturan, dan risiko yang memengaruhi setiap organisasi, tetapi Bagian 2 memberikan daftar elemen metadata tingkat tinggi generik yang dapat digunakan oleh organisasi mana pun.3 Bagian 1 Prinsip menyoroti bahwa beberapa metadata dibuat dan ditangkap pada titik catatan dibuat dan beberapa dibuat sebagai hasil dari proses manajemen catatan yang dilakukan atas catatan.
Metadata pada titik pengambilan catatan akan mencakup: informasi tentang konteks pembuatan catatan; konteks bisnis; agen yang terlibat dan metadata tentang konten,
penampilan, struktur, dan atribut teknis dari catatan itu sendiri. Mereka memungkinkan catatan untuk digunakan dalam aplikasi atau sistem informasi dan membuatnya dapat dibaca, dapat digunakan, dan dapat dimengerti.4 Metadata ini harus secara otomatis dibuat dan ditangkap pada saat yang sama catatan dibuat dan ditangkap ke dalam sistem catatan. Metadata yang dibuat dan ditangkap setelah pembuatan awal catatan karena proses manajemen catatan yang dilakukan pada catatan grup atau agregasi catatan harus didokumentasikan untuk
melestarikan catatan dan menjamin keaslian, keandalan, kegunaan, dan integritasnya. Ini harus mencakup setiap perubahan dalam konten catatan, konteks, struktur, dan persyaratan teknis yang disebabkan oleh proses manajemen arsip. Ini juga memungkinkan proses manajemen arsip harus dilakukan dengan memicu tindakan pada jadwal retensi, dll.5
Standar ini terhubung ke ISO 15489-1 dengan menguraikan lima jenis metadata yang diperlukan untuk mendukung proses manajemen arsip.
1. Metadata tentang catatan itu sendiri
2. metadata tentang aturan atau kebijakan dan mandat bisnis 3. Metadata tentang agen
4. Metadata tentang aktivitas atau proses bisnis 5. Metadata tentang proses manajemen arsip
Standar kemudian masuk ke lebih rinci tentang masing-masing jenis ini yang mendefinisikan lebih lanjut jenis informasi yang akan ditangkap tetapi tanpa preskriptif.
Bagian 2 Masalah konseptual dan implementasi memberikan model konseptual metadata dan membahas masalah yang berkaitan dengan implementasi metadata termasuk agregasi catatan ke dalam seri catatan, pewarisan metadata oleh catatan yang dikelompokkan dan saling terkait dan penggunaan kembali metadata. Masalah terakhir ini menarik baik di seluruh siklus hidup catatan. Elemen metadata seperti judul dan fungsi dapat digunakan oleh beberapa aplikasi bisnis dan dapat ditransfer ke sistem katalog arsip atau antar organisasi.6
Bagian 10 dari Bagian 2 Masalah konseptual dan implementasi berkaitan dengan pengembangan skema metadata untuk mengelola catatan yang mencakup saran registri metadata, memilih elemen metadata untuk membentuk skema, menyusun elemen dan membangun hubungan di antara mereka, skema pengkodean, masalah yang perlu
dipertimbangkan ketika mengembangkan aturan untuk sintaksis, tingkat kewajiban, nilai default dan pengulangan dan penggunaan kembali.
