Konfigurasi ERP Solution Customer and Sales Business Process terhadap Efektivitas Proses Bisnis di PT Pertamina (Persero) dan Anak Perusahaan

(1)

KONFIGURASI ERP SOLUTION CUSTOMER AND SALES BUSINESS PROCESS TERHADAP EFEKTIVITAS PROSES

BISNIS DI PT. PERTAMINA (PERSERO) DAN ANAK PERUSAHAAN

LAPORAN MBKM

Aljevan Komala

00000044016

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA

TANGERANG

2023

(2)

KONFIGURASI ERP SOLUTION CUSTOMER AND SALES BUSINESS PROCESS TERHADAP EFEKTIVITAS PROSES

BISNIS DI PT. PERTAMINA (PERSERO) DAN ANAK PERUSAHAAN

LAPORAN MBKM

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi

Aljevan Komala

00000044016

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA

TANGERANG

2023

(3)

ii

Konfigurasi ERP Solution…, Aljevan Komala, Universitas Multimedia Nusantara

HALAMAN PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT

(4)

iii

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Multimedia Nusantara, saya yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : Aljevan Komala

NIM : 00000044016

Program Studi : Sistem Informasi Fakultas : Teknik dan Informatika

JenisKarya : Laporan MBKM

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Multimedia Nusantara Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:

KONFIGURASI ERP SOLUTION CUSTOMER AND SALES BUSINESS PROCESS TERHADAP EFEKTIVITAS PROSES BISNIS DI PT.

PERTAMINA (PERSERO) DAN ANAK PERUSAHAAN

Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalty Non eksklusif ini Universitas Multimedia Nusantara berhak menyimpan, mengalih media / format-kan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai peserta magang / pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Tangerang, 21 Juni 2023 Yang menyatakan,

(Aljevan Komala)

(5)

iv

KATA PENGANTAR

Puji Syukur atas selesainya penulisan laporan magang dengan judul:

“KONFIGURASI ERP SOLUTION CUSTOMER AND SALES BUSINESS PROCESS TERHADAP EFEKTIVITAS PROSES BISNIS DI PT. PERTAMINA (PERSERO) DAN ANAK PERUSAHAAN” dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar S1 Jurusan Sistem Informasi Pada Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Multimedia Nusantara. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan tugas akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Ninok Leksono, selaku Rektor Universitas Multimedia Nusantara.

2. Bapak Dr. Eng. Niki Prastomo, S.T., M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Multimedia Nusantara.

3. Ibu Ririn Ikana Desanti, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Universitas Multimedia Nusantara.

4. Bapak Ahmad Faza sebagai Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan dan motivasi atas terselesainya tesis ini.

5. Ibu Riani Budi Astuti sebagai supervisor yang telah memberikan bimbingan, arahan, dan motivasi atas terselesainya laporan MBKM Penelitian.

6. Ibu Putri Ayu, Ibu Silvi Mega Sintya, Ibu Yunifar Ferariani sebagai Pembimbing Lapangan yang telah memberikan bimbingan, arahan, dan motivasi atas terselesainya laporan MBKM Penelitian.

7. Kepada Perusahaan PT. Pertamina

8. Keluarga yang telah memberikan bantuan dukungan material dan moral, sehingga peserta magang dapat menyelesaikan laporan MBKM ini..

9. Dst……,

(6)

v

Konfigurasi ERP Solution…, Aljevan Komala, Universitas Multimedia Nusantara Semoga melalui laporan magang ini, mahasiswa di Universitas Multimedia Nusantara dan semua pembaca, dapat menjadikan laporan magang ini sebagai pendidikan, inspirasi, dan sumber informasi untuk kedepan.

Tangerang, 21 Juni 2023

(Aljevan Komala)

(7)

vi

KONFIGURASI ERP SOLUTION CUSTOMER AND SALES BUSINESS PROCESS TERHADAP EFEKTIVITAS PROSES

BISNIS DI PT. PERTAMINA (PERSERO) DAN ANAK PERUSAHAAN

(Aljevan Komala) ABSTRAK

Universitas Multimedia Nusantara menjadikan magang sebagai salah satu kegiatan atau program yang tertera dalam kurikulum, salah satunya fakultas Teknik dan Informatika. Kegiatan magang tersebut harus dilaksanakan dan dipenuhi para mahasiswa sebagai syarat yudisium. Peserta magang melaksanakan kegiatan magang yang diselenggarakan pada 6 februari 2023 sampai 26 Juni 2023.

Penggunaan teknologi sistem informasi meningkat begitu pesat dan dijadikan alat bagi perusahaan dalam bersaing pada tingkat kompetisi yang lebih tinggi.

Salah satu cara adalah dengan menerapkan sistem ERP (Enterprise Resource Planning). PT Pertamina merupakan salah satu perusahaan minyak dan gas yang menerapkan sistem ERP dalam mengintegrasikan seluruh cabang dan proses bisnis perusahaan.

Pertamina merupakan perusahaan energi terintegrasi yang memiliki kegiatan bisnis yang cukup luas dan kompleks. Kendala yang dihadapi sebelum implementasi adalah kompleksitas sistem dan kurangnya integrasi antara departemen dan unit bisnis yang berbeda. Untuk itu peserta magang memilih Pertamina untuk berkontribusi dengan mengaplikasikan teori-teori ERP yang dipelajari di perkuliahan melalui sistem ERP yang sudah diterapkan perusahaan. Aktivitas kerja magang sebagai ERP Solution di PT Pertamina berfokus kepada kegiatan proses bisnis perusahaan yang berkaitan dengan proses penjualan dan distribusi. Untuk itu peserta magang ditempatkan dalam konfigurasi maupun penambahan pada modul SD (Sales & Distribution).

Kata kunci: ERP, Magang, Modul, Sistem Informasi

(8)

vii

CONFIGURATION OF ERP SOLUTION CUSTOMER AND SALES BUSINESS PROCESS ON THE EFFECTIVENESS OF BUSINESS PROCESS AT PT. PERTAMINA (PERSERO) AND

SUBSIDIARIES

(Aljevan Komala)

ABSTRACT (English)

Multimedia Nusantara University makes internships one of the activities or programs listed in the curriculum, one of which is the Faculty of Engineering and Informatics. The internship activities must be carried out and fulfilled by students as a graduation requirement. Apprentices carry out internship activities which will be held from 6 February 2023 to 26 June 2023.

The use of information system technology is increasing rapidly and is used as a tool for companies to compete at a higher level of competition. One way is to implement an ERP (Enterprise Resource Planning) system. PT Pertamina is one of the oil and gas companies that implement an ERP system to integrate all the company's branches and business processes.

Pertamina is an integrated energy company that has quite broad and complex business activities. The obstacles faced before implementation were the complexity of the system and the lack of integration between different departments and business units. For this reason, the apprentices chose Pertamina to contribute by applying ERP theories learned in lectures through the ERP system that the company had implemented. Internship work activities as ERP Solution at PT Pertamina focus on the company's business process activities related to sales and distribution processes. For this reason, apprentices are placed in configurations or additions to the SD (Sales &

Distribution) module.

Keywords: ERP, Information System, Internship, SD Module

(9)

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT ... ii

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT (English) ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Maksud dan Tujuan Kerja Magang ... 3

1.3. Waktu dan Prosedur Pelaksanaan Kerja Magang... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 9

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 9

2.1.1. Visi Misi... 10

2.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 11

BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG ... 13

3.1 Kedudukan dan Koordinasi ... 13

3.2 Tugas dan Uraian Kerja Magang ... 13

3.3 Kendala yang Ditemukan ... 58

3.4 Solusi atas Kendala yang Ditemukan ... 59

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 60

4.1 Simpulan ... 60

4.2 Saran ... 61

DAFTAR PUSTAKA ... 63

LAMPIRAN ... 64

(10)

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Draft Aktivitas Kerja Magang Setelah Perubahan ... 14

Tabel 3. 2 Keseluruhan Client SAP Pertamina ... 16

Tabel 3. 3 Path Define, Copy, Delete, Check Shipping Point ... 24

Tabel 3. 4 Path Maintain Transportation Planning Point ... 27

Tabel 3. 5 Path Assign Shipping Points ... 28

Tabel 3. 6 Path Assign Shipping Point to Plant ... 30

Tabel 3. 7 Path Create Financial Document... 31

Tabel 3. 8 Path Change Sales Group Description ... 36

Tabel 3. 9 Detil Path Maintain Sales Group ... 38

Tabel 3. 10 Path Assign Sales Group to Sales Office ... 41

(11)

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. 1 Draft Resmi Aktivitas Pelaksanaan Kerja Magang PT Pertamina

(Persero) ... 5

Gambar 1. 2 Tahapan Administrasi Pelaksanaan Kerja Magang ... 5

Gambar 1. 3 Tahapan Pengajuan dan Penerimaan ... 7

Gambar 2. 1 Logo Pertamina (Persero)... 9

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi EIT Solution PT Pertamina (Persero) ... 11

Gambar 2. 3 Struktur Organisasi ERP Solution ... 12

Gambar 3. 1 Logo Perusahaan SAP ... 15

Gambar 3. 2 SAP Calendar Main Menu ... 17

Gambar 3. 3 Change Factory Calendar Overview ... 18

Gambar 3. 4 Maintain Factory Calendar ID 1... 19

Gambar 3. 5 Maintain Factory Calendar ID 2... 20

Gambar 3. 6 Enter Special Rule Factory Calendar ID 2 ... 20

Gambar 3. 7 Dokumen RFC Solution Design ... 21

Gambar 3. 8 Dokumen RFC Test Plan... 22

Gambar 3. 9 Dokumen RFC Unit Test... 22

Gambar 3. 10 Dokumen RFC User Acceptance Test ... 23

Gambar 3. 11 Request Penambahan Plant Baru 1... 23

Gambar 3. 12 Request Penambahan Plant baru 2 ... 24

Gambar 3. 13 Copy Shipping Point to a New Shipping Point ... 25

Gambar 3. 14 Define Shipping Point Baru 1 ... 26

Gambar 3. 17 Detail Transportation Planning Point Baru ... 28

Gambar 3. 18 Assign Shipping Point Load Group 1 ... 29

Gambar 3. 19 Assign Shipping Point Load Group 2 ... 29

Gambar 3. 20 Assign Shipping Point to Plant... 30

Gambar 3. 21 Create Financial Document Data ... 31

Gambar 3. 22 Create Financial Document Main Menu ... 32

Gambar 3. 23 Create Financial Document General Data ... 33

Gambar 3. 24 Create Financial Document Dates/Delivery Dates Data ... 33

Gambar 3. 25 Create Financial Document: Documents... 34

Gambar 3. 26 Create Financial Document: Banks ... 34

Gambar 3. 27 Create Financial Document: Status ... 35

Gambar 3. 28 Create Financial Document: Administr... 35

Gambar 3. 29 Detail Data Confirm Sales Group Description ... 36

Gambar 3. 30 Maintain Sales Group Description Main Menu ... 37

Gambar 3. 31 Change Sales Group Description ... 38

Gambar 3. 32 Change View Sales Group ... 39

Gambar 3. 33 Copy As Sales Group SG1 ... 40

Gambar 3. 34 Copy As Sales Group SG2 ... 40

(12)

xi

Gambar 3. 35 Tampilan Assign Sales Group to Sales Office ... 41

Gambar 3. 36 Hasil Assignment Sales Group to Sales Office ... 42

Gambar 3. 37 Cover Error Catalogue ... 45

Gambar 3. 38 Halaman Chapter Error Catalogue ... 46

Gambar 3. 39 Halaman Error Catalogue ... 46

Gambar 3. 40 Create Sales Order Initial Screen ... 48

Gambar 3. 41 Tampilan Create Sales Order ... 48

Gambar 3. 42 Nomor Dokumen Sales Order ... 49

Gambar 3. 43 Create Outbound Delivery With Order Reference ... 50

Gambar 3. 44 Create Outbound Delivery ... 51

Gambar 3. 45 Nomor Dokumen Delivery Order ... 51

Gambar 3. 46 Create Billing Main Menu... 52

Gambar 3. 47 Nomor Dokumen Billing ... 52

Gambar 3. 48 Overview Billing ... 53

Gambar 3. 49 User Manual Maintain Factory Calendar ... 54

Gambar 3. 50 User Manual ALE Customer Master ... 55

Gambar 3. 51 User Manual Assign Number Range Aviasi ... 56

Gambar 3. 52 User Manual Create Financial Document ... 57

Gambar 3. 53 User Manual Maintain Plant ... 58

(13)

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A Surat Pengantar MBKM (MBKM 01) ... 64

Lampiran B Kartu MBKM - MBKM 02 ... 65

Lampiran C Daily Task MBKM - MBKM 03 ... 66

Lampiran D Lembar Verifikasi Laporan MBKM - MBKM 04 ... 80

Lampiran E Surat Penerimaan MBKM (LoA) ... 81

Lampiran F Hasil Turnitin ... 83

Lampiran G Lampiran Form Bimbingan Magang ... 87