Begitu pula dengan perampingan arsip pada hakikatnya adalah upaya untuk mengurangi jumlah arsip dengan tujuan efisiensi dan penghematan bagi pemiliknya. Upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta pada suatu organisasi dalam dunia kearsipan disebut dengan “Penyusutan Arsip”. Pena (1989) merumuskan tujuan penyusutan sebagai: (1) perampingan arsip yang telah habis masa retensinya; (2) menentukan arsip mana yang harus disimpan sementara; (3) menyimpan arsip yang mempunyai nilai guna tetap.
Dari uraian tersebut dapat dikatakan tujuan amortisasi arsip dan manfaat apa saja yang diperoleh jika setiap organisasi melakukan amortisasi arsip. Pengawasan terhadap arsip yang mempunyai nilai kegunaan tinggi dapat dilakukan secara intensif dengan cara mengamortisasi arsip tersebut, karena setiap keputusan yang diambil mengenai hasil akhir suatu arsip selalu dievaluasi terlebih dahulu. Archive Shrink akan merespon permasalahan dan memberikan solusi dengan melakukan penyusutan arsip secara terjadwal dan berkesinambungan.
Peraturan perundang-undangan mengatur mengenai penyusutan bahan arsip yaitu yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Bahan Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 87 tentang tata cara pemusnahan dan penyerahan dokumen perusahaan. Dengan mematuhi ketentuan peraturan perundang-undangan tersebut, kami telah memenuhi persyaratan hukum dalam pelaksanaan amortisasi bahan arsip. 34 Tahun 1979, penyusutan bahan kearsipan adalah pemindahan bahan kearsipan yang tidak aktif dari unit pengolah ke unit arsip; pemusnahan bahan arsip; penyerahan bahan arsip statis oleh unit kearsipan ANRI.
Penghapusan catatan merupakan upaya untuk mengurangi jumlah catatan yang dibuat dalam suatu organisasi.
PENGERTIAN DAN JENIS ORGANISASI
Mengapa demikian, pemeliharaan kearsipan merupakan kegiatan setiap organisasi, bukan merupakan monopoli pemerintah atau swasta, karena setiap organisasi yang berjalan selalu melakukan kegiatan administrasi dan kegiatan administrasi tersebut membuat arsip yang merupakan catatan informasi dari setiap kegiatan.
ORGANISASI KEARSIPAN
Unit Kearsipan
Unit Kearsipan merupakan satuan kerja yang bertugas mengelola arsip dinamis di lingkungan masing-masing lembaga. Namun apabila organisasinya besar dengan rentang kendali, volume, dan beban kerja yang besar, maka unit kearsipan di setiap unit kerja dapat dibentuk maksimal tiga tingkatan sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Dalam suatu departemen yang besar, harus dibentuk Unit Kearsipan Departemen di lingkungan Sekretariat Jenderal yang ruang lingkup tugasnya meliputi seluruh departemen dan bila diperlukan dapat dibentuk unit kearsipan di setiap Direktorat Jenderal.
Daerah atau nomenklatur apapun juga dapat memiliki unit arsip pada masing-masing perangkat daerah. Pengelolaan bahan arsip inaktif, unit kearsipan di Direktorat Jenderal dan perangkat daerah menyimpan bahan kearsipan inaktif hanya untuk sementara (sebagai terminal), karena apabila masa retensi bahan kearsipan aktif telah habis atau bahan kearsipan tersebut sudah tidak digunakan lagi oleh unit kerja. /unit yang akan diolah, harus segera dipindahkan ke kesatuan arsip atau lembaga kearsipan daerah. Pembinaan kearsipan, unit kearsipan Direktorat Jenderal atau perangkat daerah tidak mempunyai kewenangan melakukan pembinaan kearsipan secara organik atau lintas sektoral (kepada Direktorat Jenderal lain atau individu perangkat daerah).
Pemusnah Arsip tidak mempunyai kewenangan untuk melakukan pemusnahan arsip di lingkungannya, tanpa adanya pendelegasian wewenang dan pejabat yang berwenang (Menteri/Gubernur/Bupati), namun arsip yang tidak aktif di lingkungannya harus terlebih dahulu dilimpahkan ke unit kearsipan. departemen/lembaga kearsipan daerah, serta kewenangan lainnya berdasarkan peraturan yang berlaku, baik internal lembaga maupun peraturan perundang-undangan. Pada unit kearsipan yang berada pada lingkup departemen atau pemerintah daerah, baik struktur maupun fungsinya ditentukan oleh peraturan perundang-undangan, sedangkan pada unit kearsipan yang kedua lebih ditekankan pada fungsinya yaitu sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif, dan bukan sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif. pengertian organik. Pengendalian arsip aktif maksudnya adalah satuan kearsipan sebagai bagian dari organisasi secara keseluruhan juga melaksanakan kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagaimana layaknya satuan kerja dalam suatu organisasi.
Penyimpanan dan pengelolaan bahan arsip tidak berfungsi merupakan tugas substantif unit kearsipan, artinya tugas penyimpanan dan pengelolaan bahan arsip tidak berfungsi hanya dilakukan oleh ini dan setiap satuan kerja yang “diduga”. Selain unit arsip yang tugasnya cukup luas dan kompleks, juga dimungkinkan untuk membuat sistem pengarsipan terpusat atau tempat penyimpanan arsip aktif pada saat penyuntingan bahan arsip, terutama pada saat penyuntingan bahan arsip aktif. File sentral dapat ditempatkan pada masing-masing unit pengolah/unit kerja, sedangkan unit arsip berada pada ruang lingkup objek unit pengolah tersebut.
Dalam suatu departemen dapat dibuat arsip pusat per departemen, sedangkan unit arsip berada pada tata usaha Direktorat Jenderal yang menaungi departemen tersebut. Pengelolaan kearsipan di sektor swasta dapat mengadopsi prototipe organisasi kearsipan, terutama jika menyangkut unit kearsipan di organisasi pemerintah. Tugas unit kearsipan meliputi pengelolaan arsip aktif dan penyimpanan arsip inaktif dari unit pengolah/satuan kerja di lingkungan kantor masing-masing.
Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia
Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I
KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP
Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip inaktif ke perangkat arsip disertai dengan laporan pemindahan arsip dan daftar rincian arsip. Tugas unit kearsipan setelah serah terima ini adalah menata, menyimpan, memelihara, dan menangani arsip inaktif.
Pemusnahan Arsip
Penyerahan Arsip
Pemusnahan arsip juga harus disertai dengan berita acara pemusnahan dan daftar rincian arsip yang dimusnahkan. Devaluasi Kearsipan berdasarkan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor: 02/SE/1983 tentang Penanganan Arsip Tidak Aktif sebagai pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979. Tata cara devaluasi kearsipan berdasarkan kedua landasan hukum tersebut akan dibahas pada bagian lain. Kegiatan Pembelajaran. Tujuan kearsipan adalah penyelenggaraan kearsipan, bentuk organisasinya adalah pemerintah/swasta/BUMN; organisasi adalah penyelenggaraan arsip dinamis dan arsip statis, dimana dalam kegiatan administrasi setiap organisasi dibuat arsip yang merupakan catatan informasi dari setiap kegiatan sehingga harus dikelola sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Untuk memperdalam pemahamanmu terhadap materi di atas, kerjakanlah latihan berikut! . apapun nomenklaturnya) bertugas menyelenggarakan kearsipan di daerah. Kedua bentuk organisasi kearsipan daerah ini bukan merupakan lembaga vertikal, melainkan merupakan kewenangan pemerintah daerah masing-masing. Tujuan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 untuk dilaksanakan harus didukung oleh beberapa faktor, antara lain lembaga yang berwenang dalam pengelolaan kearsipan yang dalam undang-undang disebut organisasi kearsipan.
Arsip Nasional yang berada di ibu kota Negara Republik Indonesia merupakan inti organisasi Lembaga Arsip Nasional yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat. Arsip Nasional di setiap ibukota daerah tingkat I, termasuk daerah yang setingkat dengan daerah tingkat I, selanjutnya disebut arsip nasional daerah. Dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, maka tugas, fungsi dan wewenang kearsipan di daerah dilaksanakan oleh lembaga kearsipan daerah, apapun namanya.
Masing-masing organisasi kearsipan tersebut mempunyai tugas dan fungsi terkait dengan perbedaan prinsip kearsipan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dengan demikian jelas bahwa arsip dinamis merupakan tanggung jawab setiap penyelenggara arsip (pemerintah dan swasta). Kegiatan hapus arsip yang dilakukan meliputi langkah pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit arsip.
Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai manfaat berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan penyerahan arsip statis kepada ANRI. Sedangkan proses pelaksanaan penyusutan bahan arsip dikelola oleh Jadwal Pelestarian Bahan Arsip (JRA) Lembaga. yang telah mempunyai Surat Edaran Kepala JRA atau ANRI Nomor :. 02/SE/1983 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai pelaksanaan Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 bagi lembaga yang belum memiliki JRA.
Jika masih di bawah 80%, sebaiknya ulangi materi Kegiatan Pembelajaran 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
