ANALISIS PENYUSUTAN ARSIP DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA MEDAN
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)
dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi
MUHAMMAD FAHMI 150723018
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
ABSTRAK
Fahmi, Muhammad. 2017. Analisis Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih mendalam tentang penyusutan Arsip. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, penulis, dan bagi penelitian selanjutnya.
Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Informan pada penelitian ini adalah pegawai arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah wawancara, observasi dan studi kepustakaan.
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa proses penyusutan arsip harus melalui beberapa tahap yaitu, memisahkan arsip aktif dan inaktif, membuat daftar usul arsip, menyerahkan daftar usul arsip ke ANRI dan menunggu persetujuan dari ANRI untuk pemusnahan arsip. Penyusutan arsip dilakukan agar tidak terjadinya penumpukan arsip oleh arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
Kata Kunci : Penyusutan Arsip
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan”. Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari masih terdapat kesalahan dalam skripsi ini baik dari segi penulisan maupun penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini nantinya.
Penulis menyampaikan rasa hormat dan untaian rangkaian kata terindah penulis kepada ibunda tercinta dan Ayahanda, yang telah memberikan segenap jiwa dan raga untuk penulis, dan juga segala dorongan, semangat dan doa yang terus mengalir untuk penulis mampu menyelesaikan skripsi ini. Terimakasih untuk limpahan cinta, kasih sayang, segala perhatian yang tiada habis dalam menyelesaikan skripsi ini. Terimakasih untuk semua pengorbanan yang diberikan ayah dan bunda.
Penulis juga tidak lupa mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, Ms, selaku dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Ishak, S.Sos.,M.Hum selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.
3. Ibu Himma Dewiyana, ST., M.Hum selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.
4. Bapak Ishak, S.Sos.,M.Hum selaku Pembimbing I yang selalu memberikan bimbingan, dukungan, petunjuk dan nasihat kepada penulis.
5. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Pembimbing II yang selalu memberikan bimbingan, dukungan dan nasihat kepada penulis.
6. Ibu Laila Hadri Nasution S.Sos. M.Pd selaku Dosen Penguji I, dimana beliau telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis. Rasa hormat dan terima kasih yang sangat luar biasa untuk waktu dan nasihatnya kepada penulis.
7. Ibu Hotlan Siahaan, S. Sos, M. I.Kom selaku Dosen Penguji I yang juga telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada penulis.
8. Seluruh dosen dan staff Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.
9. Pegawai di Bagian kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan selaku informan, terima kasih untuk waktu yang telah banyak membantu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan penulis dalam penulisan skripsi
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini. Semoga kebaikan yang mereka berikan mendapat balasan dari Allah SWT, dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi siapapun yang membutuhkannya, terimakasih.
Medan, Juli 2017 Peneliti
Muhammad Fahmi 150723018
DAFTAR ISI
Daftar isi
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang………..………..1
1.2 Rumusan Masalah………..………3
1.3 Tujuan Penelitian………..……….3
1.4 Manfaat Penelitian………4
1.5 Ruang Lingkup Penelitian……….4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA……….7
2.1 Pengertian Arsip ………5
2.1.1 Tujuan Arsip ……….6
2.1.2 Fungsi Arsip ………7
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip ……….8
2.2 Pengertian Penyusutan Arsip ……….10
2.3 Tujuan Penyusutan Arsip ………..11
2.4 Prosedur Penyusutan Arsip ……….12
2.4.1 Pemindahan Arsip ……….12
2.4.2 Pemusnahan Arsip ……….13
2.4.3 Penyerahan Arsip ...14
2.5 Jadwal Retensi Arsip (JRA) ……….14
2.5.1Pengertian JRA……….14
2.5.2 Tujuan dan Manfaatn JRA ……….15
2.5.3 Fungsi JRA ……….17
2.5.4 Prosedur Penyusutan JRA ………..18
2.5.5 Bentuk JRA ……….19
2.6 Penentuan jangka Simpan Arsip ………..20
2.7 Dasar Hukum Arsip ……….21
2.8 Sistematika dan Proses Penetapan JRA ………23
BAB III METODE PENELITIAN………26
3.1 Metode Penelitian ………..26
3.2 Lokasi Penelitian ………26
3.3 Data dan Sumber Data ………..27
3.4 Kriteria Pemilihan Informan ……….27
3.5 Teknik Pengumpulan Data ……….28
3.6 Teknik Analisa Data ………29
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data ………31
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN ………..32
4.1 Sejarah Dinas Perpustakaan dan Kearsipa Kota Medan …………..32
4.2 Visi dan Misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ……..33
4.21 Visi ……….33
4.2.2 Misi ………33
4.3 Tujuan dan Sasaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan …34 4.4 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ……….35
4.4.1 Tugas Pokok ……….35
4.4.2 Fungsi ………35
4.5 Sruktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan …...35
4.6 Analisis Data ………..37
4.6.1 Karakteristik Informan ………37
4.6.2 Jenis dan Sumber arsip yang tersedia di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ………..38
4.6.3 Prosedur Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ………..40
4.6.4 Proses Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan ……….41
4.6.5 Penerapan Jadwal Retensi Arsip di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ……….43
4.6.6 Penyimpanan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan 45 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ………51
5.1 Kesimpulan ……….51
5.2 Saran ………..52
DaftarPustaka ……….53
Daftar Tabel
Tabel 3.1 Keterangan Informan ………28 Tabel 4.1 Profil Informan ……….37
Daftar Gambar
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan …36
Gambar 4.2 Daftar Musnah Arsip ……….43
Gambar 4.3 Peraturan Walikota Medan Tentang JRA ………...44
Gambar 4.4 Peraturan Walikota Medan Tentang JRA ………..44
Gambar 4.5 Peraturan Walikota Medan Tentang JRA ………...45
Garmbar 4.6 Ruangan Penyimpanan Arsip ………47
Gambar 4.7 Lemari Arsip Anti Api ………..47
Gambar 4.8 Pemberian Kode Arsip Oleh Pegawai Arsip ………..48
Gambar 4.9 Pemberian Kode Arsip Oleh Pegawai Arsip ………..49
Daftar Lampiran
Lampiran 1 Pedoman Wawancara ………..55 Lampiran 2 Transkip Wawancara……… 56
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin berkembang, sangat berpengaruh terhadap kemajuan suatu instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Semua kegiatan pekerjaan yang dilakukan oleh suatu instansi pasti memerlukan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja dan pelaksanaan fungsi manajemen dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu instansi adalah rekaman dari kegiatan itu sendiri dengan informasi yang sesungguhnya. Rekaman tersebut termasuk kedalam arsip.
Arsip sebagai sumber informasi berfungsi sebagai alat ingatan ̧ sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan perencanaaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pembuat laporan, penanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian yang sesungguhnya.
Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting, maka harus ada manajemen dan pengelolaan arsip yang baik, dari awal penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi, tetapi sering di abaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis, terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun instansi swasta.
Penyusutan arsip merupakan rangkaian dari tahap manajemen kearsipan.
Perannya dalam manajemen kearsipan sangat penting, mengingat volume arsip yang tercipta pada suatu instansi terus bertambah dan semakin meningkat setiap harinya. Untuk itu, arsip tersebut harus dikendalikan dengan cara penyusutan arsip agar mempermudah kegiatan dalam manajemen kearsipan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan memiliki berbagai jenis arsip yang ditangani dengan baik, dimana hal tersebut sangat penting dan tidak terlepas dari peran arsip dalam proses penyajian informasi saat pengambilan keputusan, merumuskan suatu kebijakan, karena akan memberikan informasi dengan lengkap, cepat, dan benar untuk Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
Penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan merupakan salah satu sarana penting dalam rangka mengatasi masalah dari tumpukan arsip yang tidak mempunyai nilai guna. Kegiatan penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta setiap hari yang terus meningkat jumlahnya. Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan berbagai masalah jika tidak dilakukan penyusutan arsip. Arsip yang tidak mempunyai nilai guna akan dilakukan penyusutan arsip agar tersedia tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip yang masih mempunyai nilai guna di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
Pelaksanaan penyusutan arsip memerlukan penanganan khusus mulai dari memindahkan, memusnahkan dan menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional.
Berkaitan dengan hal tersebut di atas, penulis memilih Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sebagai tempat penelitian penulis. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan merupakan salah satu kantor dinas arsip yang menyimpan arsip berupa dokumen-dokumen resmi yang bersifat penting dan rahasia. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan pasti melakukan kegiatan penyusutan arsip untuk membedakan arsip yang masih mempunyai nilai guna, meningkatkan kualitas arsip maupun sarana dan prasarana. Akan tetapi jumlah arsip yang banyak dan semakin meningkat perlu penangan arsip secara benar dan sesuai aturan.
Untuk itu, penulis tertarik menulis Analisis Penyusutan Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat di rumuskan masalah penelitian ini yaitu :
1. Bagaimana penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
1.3 Tujuan penulisan
Adapun tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui :
1. Mengetahui penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
1.4 Manfaat Penelitian
Penulisan ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai berikut:
1. Bagi peneliti menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai analisis penyusutan arsip.
2. Bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan sebagai acuan dan bahan masukan yang bermanfaat.
3. Bagi peneliti selanjutnya sebagai bahan rujukan untuk penelitian yang sama.
1.5 Ruang lingkup
Berdasarkan rumusan masalah yang telah di jelaskan, maka ruang lingkup dari penelitian ini adalah proses penyusutan arsip, penyimpanan arsip.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Arsip merupakan informasi terekam dari peristiwa-peristiwa yang telah terjadi, dimana informasi tersebut memiliki arti dan kegunaan yang penting bagi organisasi. Arsip harus di simpan secara teratur agar dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat ketika informasi dalam arsip dibutuhkan.
Menurut Sugiarto (2005, 5) Arsip adalah “kumpulan dokumen yang di simpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali’’.
Sedangkan menurut Barthos (2007, 1) Arsip adalah “Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Amsyah (2003, 3) bahwa Arsip adalah Setiap catatan (rekord/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
Selain pendapat di atas istilah arsip menurut Sedarmayanti (2003, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu:
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, arsip merupakan rekaman dari kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk tercetak, huruf, angka, atau gambar yang mempunyai nilai guna baik untuk kepentingan organisasi atau perorangan yang diterima oleh lembaga negara dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara, dan disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu yang cepat apabila dibutuhkan.
2.1.1 Tujuan Arsip
Arsip yang dihasilkan oleh organisasi atau instansi memiliki tujuan penggunaannya dalam pelaksanaan administrasi yang berpengaruh pada perkembangan organisasi atau instansi. Meskipun awalnya arsip diciptakan untuk kepentingan terbatas, namun seiring dengan perkembangan kebutuhan informasi akan menjadi kepentingan masyarakat umum dari masa yang lalu untuk masa yang akan datang.
Menurut Barthos (2007, 12) “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan peranggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003, 19) “Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah”.
Selain pendapat di atas Widjaja (1990, 92) menyatakan bahwa tujuan arsip sebagai berikut:
1. Menyimpan surat menyurat dengan aman dan mudah selama diperlukan 2. Menyiapkan surat saat diperlukan
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, tujuan dari dari arsip yaitu sebagai pertanggungjawaban dari pelaksanaan pekerjaan, menjamin keselamatan tentang kegiatan yang dilakukan di instansi pemerintah maupun instansi swasta.
2.1.2 Fungsi Arsip
Arsip adalah kumpulan dokumen yang penting yang disimpan secara teratur atau berdasarkan sistem. Fungsi Arsip menurut (Sugiarto dan Wahyono 2005, 9) adalah:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.
2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang.
Sedangkan menurut Amsyah (2003, 2) menyatakan Arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara. Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan, perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan untuk kehidupan berbangsa dan bernegara. Fungsi arsip dapat membantu meningkatkan dalam pengambilan keputusan secara tepat mengenai suatu masalah.
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip
Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan. Menurut Wursanto (1999, 21) beberapa jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk fisik, masalah, kepemilikan, sifat, dan fungsinya yaitu:
1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya 1) Arsip berbentuk lembaran
contoh: surat, kuitansi, faktur, dll 2) Arsip tidak berbentuk lembaran
contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll 2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya
1) Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contoh: kuitansi, giro, cek
2) Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian
Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya
1) Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah)
2) Instansi Pemerintah/swasta, meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
1) Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi Contoh: surat undangan.
2) Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu
Contoh: surat lamaran kerja.
3) Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang
contoh: surat perjanjian.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya
1) Arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
2) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Sedangkan menurut Sugiarto (2005,10) menyatakan bahwa jenis arsip adalah:
1. Arsip menurut subjek atau isinya
Menurut subjek atau isinya dapat di bedakan menjadi beberapa macam, sebagai berikut:
1) Arsip kepegawaian, contoh data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan sebagainya.
2) Arsip keuangan, contoh laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah membayar.
3) Arsip pemasaran, contoh surat penawaran, surat pesanan, surat 4) perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya.
5) Arsip pendidikan, contoh kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport, transkrip mahasiswa dan sebagainya.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:
1) Surat, contoh naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel dan sebagainya.
2) Pita rekaman 3) Microfilm
4) Disket
5) Compact disk.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa, arsip mempunyai jenisnya sendiri sesuai dengan kegunaannya. Setiap jenis arsip mempunyai fungsinya masing-masing sesuai dengan kegunaannya.
2.2 Pengertian Penyusutan Arsip
Penyusutan dilakukan untuk memindahkan arsip inaktif ke pusat arsip (unit kearsipan) dan pemusnahan arsip yang tidak bernilai untuk dipindahkan.
Sesuai dengan peraturan pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Penyusutan arsip berarti :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintah masing masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
Sedarmayanti (2003, 102) dalam Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979, maka penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan:
1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengelolaan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.
Sedangkan Martono (1997, 39) menyatakan bahwa: “penyusutan merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan, kegiatan ini merupakan upaya mengurangi jumlah arsip yang tercipta”.
Dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta dengan melakukan pengolahan ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional.
2.3 Tujuan Penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan merupakan suatu kegiatan yang mengurangi jumlah arsip yang tercipta, atau pemindahan arsip in-aktif, memusnahkan arsip, atau menyerahkan arsip statis ke arsip nasional.
Menurut Wursanto (1991, 209) tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi yaitu:
1. Segi Administrasi
Dari segi administrasi, tujuan penyusutan arsip ialah:
1) Pencampuran adukan arsip aktif dan arsip inaktif dapat terhindar, demikian pula arsip penting dan arsip yang bernilai tidak penting dapat terpisahkan
2) Mencari arsip yang diperlukan dapat lebih cepat dilaksanakan 3) File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip
yang baru
4) Untuk memantapkan jangka hidup arsip menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik
5) Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional 2. Segi Penelitian Ilmiah
Tujuan penyusutan arsip dilihat dari segi penelitian ilmiah, ialah membantu para peneliti apabila arsip sudah mencapai masa statis, karna arsip akan tinggi kegunaannya dibidang penelitian ilmiah
Dan menurut Martono (1997, 39) tujuan penyusutan arsip adalah:
1. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
2. Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif)
3. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi
4. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
Menurut Sedarmayanti (2008, 128) menjelaskan tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
1) mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi
2) menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan 3) mempercepat penemuan kembali arsip
4) menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Berdasarkan pendapat di atas dapat di uraikan bahwa, penyusutan bertujuan untuk memudahkan pengawasan, pemeliharaan, menghemat tempat terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi. Kegiatan penyusutan yang perlu dilakukan adalah penentuan jadwal retensi.
2.4 Prosedur Penyusutan Arsip 2.4.1 Pemindahan Arsip
Arsip-arsip yang telah tidak berguna lagi akan dipindahkan dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip. Wursanto (1991, 216) menyatakan bahwa
“Pemindahan arsip atau transfering adalah kegiatan memindahkan arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari” .
Laksmi, dkk, (2007, 234) menyatakan “kegiatan penyusutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip, yaitu pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan JRA secara teratur dan tetap,
pelaksanaanya diatur oleh masing-masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang bersangkutan”.
Menurut Martono (1994, 61) prosedur pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip dilakukan debagai berikut :
1. Arsip yang akan dipindahkan dicatat pada daftar pertelaan. Pendaftaran atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftar sekurang-kurangnya tentang:
nama unit kerja yang memindahkan, judul berkas, tanggal, bulan dan tahun berkas, bentuk fisik arsip, jumlah yang dinyatakan dengan meter kubik.
2. Arsip yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja.
3. Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara pemindahan arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa, kegiatan pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu ketempat lain sehingga rak/lemari yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.
2.4.2 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampau jangka waktu penyimpanan.
Berdasarkan Pasal 7 Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1979 tentang pemusnahan arsip yaitu
“arsip dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga negara atau badan pemerintahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi masing-masing”.
Menurut Martono (1994, 62) pemusnahan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal berikut:
1. Arsip yang akan dimusnahkan dibuatkan daftarnya.
2. Bagi arsip pemerintah, pemusnahan dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan dari ANRI. Arsip keuangan sebelum dimintakan persetujuan dari ANRI, terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Badan Pemeriksaan Keuangan. Adapun arsip kepegawaian terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Badan Administrasi Kepegawaian Negara. Pemusnahan arsip kepegawaian badan pemerintah yang berbentuk BUMN atau badan-badan usaha lainya yang tata kepegawaianya diatur berdasarkan peraturan perundangan sendiri tidak memelukan pertimbangan BAKN.
3. Usul pemusnahan dilakukan oleh pimpinan organisasi.
4. Pemusnahan dilakukan harus benar-benar hancur sehingga bentuk dan isinya tidak dikenal lagi.
2.4.3 Penyerahan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang ketiga adalah penyerahan arsip, yaitu menyerahkan arsip bernilai sekunder/bernilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari kepada Arsip Nasional Indonesia (Laksmi, dkk, 2007, 234).
Menurut Martono (1994, 62) prosedur penyerahan arsip dapat dilakukan melalui prosedur sebagai berikut :
1. Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan arsip dengan melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan.
2. Jika telah mendapatkan persetujuan Arsip Nasional, penyerahan dapat dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan arsip.
3. Arsip yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai dengan sarana pengendalianya.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa, penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip bernilaiguna pertanggung jawaban nasional (arsip statis) ke ANRI sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan demikian bahwa penyerahan ke Arsip Nasional RI merupakan tahap terakhir dalam lingkungan hiidup arsip.
2.5 Jadwal Retensi Arsip (JRA) 2.5.1 Pengertian JRA
Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Sedangkan menurut Fischer (2006, 26) menyatakan bahwa JRA adalah komponen penting dari semua program manajemen arsip, karena mengidentifikasi arsip untuk dikelola serta berapa lama arsip harus dipertahankan dan JRA juga merupakan alat utama yang membantu organisasi dalam pengelolaan arsipnya karena memberikan alasan di balik kebijakan retensi serta arahan dan bimbingan tentang persyaratan pencatatan lain dan kondisi.
Dari beberapa pendapat di atas Widjaja (1993, 120-121) menjelaskan bahwa JRA adalah “suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan”.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa, JRA mempunyai unsur-unsur sebagai berikut: suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip, serta nasib akhir apakah suatu arsip musnah atau disimpan permanen.
2.5.2 Tujuan dan Manfaat JRA
Menurut Widjaja (1993, 121) JRA mempunyai tujuan untuk:
a. penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama;
b. penyusutan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi;
c. pemilihan arsip-arsip yang bernilai permanen
Sedangkan menurut Rusadi (2014, 9-10) Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk memenuhi persyaratan hukum.
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2002, 26-26) tujuan disusunya JRA adalah mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban dan mewujudkan konsistensi dalam penyusutan.
Menurut Myler (2006, 54) JRA memberikan manfaat yaitu:
a) kontrol meningkatkan dan standarisasi
b) memastikan akses yang cepat dan dapat diperbaiki
c) meningkatkan kemampuan manajemen dalam pengambilan keputusan d) memelihara budaya pemenuhan perusahaan
e) menunjukan akuntabilitas perusahaan f) menurunkan kewajiban perwakilan
g) mempersingkat dan mengoptimalkan proses bisnis.
Peraturan yang dijadikan dasar dalam penyusunan JRA, yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 4 ayat 3: Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing wajib memiliki jadwal retensi arsip
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan. Sedangkan untuk perusahaan atau lembaga atau organisasi swasta kewajiban membuat jadwal retensi arsip terdapa dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 Pasal 1 ayat 3: Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaanya sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.
Dari penjelasan tersebut dapat dikatakan bahwa, kewajiban memiliki JRA adalah merupakan persyaratan hukum baik instansi pemerintahan maupun swasta, karena baik penyusutan maupun pemusnahan keduanya mengandung akibat hukum tertentu.
2.5.3 Fungsi JRA
Menurut Hadiwardoyo (2002, 4) dari aspek kebutuhan pengembangan budaya kerja, JRA memiliki dua fungsi, yaitu sebagai subsistem manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan pelestarian bukti pertanggung jawaban nasional serta pelestarian informasi pertumbuhan budaya bangsa. Adanya JRA, menjadikan petugas arsip atau arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip, secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran peyusutan, sehingga hanya arsip yang bemilai guna sajalah yang disimpan.
Menurut Cisco (2008, 4) menyatakan bahwa JRA terbaru dapat melindungi kepentingan organisasi dan para pemangku kepentingan dengan memastikan bahwa arsip bisnis resmi disimpan selama mereka dibutuhkan untuk
memenuhi kebutuhan hukum, peraturan, dan operasional dan menyediakan
"pelabuhan yang aman" untuk membuang informasi usang.
Dengan adanya peningkatan jumlah arsip maka permasalahan yang timbul bukan hanya menyangkut ruang penyimpanan arsip tetapi juga menimbulkan pemborosan, khususnya untuk biaya penggunaan peralatan, sumber daya manusia/tenaga kerja, pemeliharaan dan perawatanya serta kesulitan dalam hal proses temu kembali, karena akan terjadi pencampuran antara arsip yang masih diperlukan dan yang tidak, dan ini berarti penghematan dan efisiensi tidak terpenuhi (Sulistyo-Basuki, 2003, 309).
JRA pada prinsipnya tidak berlaku surut artinya hanya untuk arsip yang tercipta sejak terbit surat Keputusan berlakunya JRA. Sementara itu, sebagai lembaga yang tumbuh berkelanjutan setiap instansi akan memiliki arsip yang tercipta sejak sebelum berlakunya JRA. Baik arsip yang tercipta sebelum berlakunya JRA maupun setelah berlakunya JRA yang semuanya perlu disusutkan. Berdasarkan kenyataan tersebut, maka dapat dinyatakan:
1. Arsip yang tercipta setelah berlakunya JRA disusutkan berdasarkan JRA Arsip instansi yang bersangkutan.
2. Arsip yang tercipta sebelum berlakunya JRA disusutkan sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 01/SE/1981.
3. JRA yang ada dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusutan dan penyusunan Daftar Pertelaan Arsip yang akan disusutkan/dimusnahkan.
4. Penyusuta arsip berdasarkan JRA dapat dilakukan secara sistematis oleh instansi masing-masing, kecuali arsip tersebut dinyatakan dinilai kembali atau berjangka simpan 10 tahun/lebih.
5. Pemusnahan arsip sebelum terbit JRA dapat dilakukan hanya setelah memperoleh persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, setelah mendengar pertimbangan pimpinan instansi yang berkepentingan.
2.5.4 Prosedur Penyusunan JRA
Menurut Mustari (2009, 4.2-4.7) menjelaskan untuk menyusun JRA yang tepat sehingga dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip terdiri dari tahapan-tahapan yaitu:
Pertama pembentukan tim; kedua survey, menurut Mustari (2009, 4.3- 4.4), survei dapat dilakukan menjadi 2 bagian, yaitu: (1) survei organisasi, survei organisasi merupakan survei pendahuluan yang dilakukan untuk memahami seluk beluk organisasi yang akan membuat JRA; 2) survei arsip, survei organisasi merupakan survei yang bersifat makro sehingga perlu dilengkapi dengan survei yang lebih bersifat mikro, yaitu survei terhadap fisik arsip atau jenis arsip. Ketiga metode pendataan, keputusan tentang informasi yang harus dikumpulkan ditentukan oleh tujuan pendataan arsip. Jika tujuan pendataan arsip sudah dilakukan secara jelas, dirumuskan secara tepat, langkah berikutnya yang harus dikembangkan adalah membuat formulir pendataan yang berisi sejumlah data yang harus dikumpulkan untuk masing-masing series. Menurut Betty R. Ricks (dalam Mustari, 2009, 4.7) Pendataan arsip dapat dilakukan dengan metode: (1)
survei dengan pengiriman kuisioner; (2) survei lapangan; (3) kombinasi survei kuisioner-lapangan.
Menurut Rusidi (2014, 1) menyusun JRA bukan pekerjaan yang sederhana dan mudah karena harus melewati beberapa tahapan dan melibatkan berbagai pihak yang terkait. Tahapan penyusunan JRA dimaksud sebagai berikut: (1) pembentukan tim, yang keanggotaannya berasal dari instansi-instansi terkait yaitu lembaga kearsipan daerah, instansi pencipta arsip, biro atau bagian hukum, instansi yang mempunyai fungsi dibidang pengawasan, dan pejabat fungsional arsiparis; (2) survey, kegiatan survey dalam rangka penyusunan JRA meliputi dua macam yaitu survey organisasi dan survey arsip; (3) rekapitulasi data; (4) pembahasan tim; (5) pengesahan.
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan bahwa dalam prosedur penyusunan JRA terdiri dari 3 tahapan yaitu pembentukan tim, survey organisasi dan arsip, dan metode pendataan arsip.
2.5.5 Bentuk JRA
Menurut Barthos (2005, 121) menjelaskan bentuk JRA pada dasarnya tidak banyak berbeda dengan klasifikaksi arsip, yakni berbentuk tabel. Di dalam tabel ditentukan terlebih dahulu seri atau jenis arsipnya, jangka waktu penyimpanan (retensi), kemudian diperinci baik untuk untuk arsip aktif maupun untuk arsip inaktif. Di samping ditentukan jangka waktu penyimpananya, juga perlu ditetapkan pula apakah suatu arsip (kelompok arsip dimusnahkan atau karena bernilai sementara) atau dipindahkan ke Arsip Nasional Republik
Dengan demikian yang tercantum pada tabel meliputi: a) seri atau jenis arsip; b) jangka waktu penyimpanan (retensi) baik untuk arsip aktif maupun inaktif; c) nilai yang meliputi sementara, permanen dan musnah.
2.6 Penentuan Jangka Simpan Arsip
Penentuan jangka simpan arsip, merupakan bagian terpenting dalam penyusutan arsip, pada prinsipnya harus mempertimbangkan dua hal yaitu nilai guna arsip dan pertanggung jawaban hukum dalam penyelenggaraan kehidupan kenegaraan. Penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilah arsip-arsip ke dalam dua kategori :
1. Arsip yang bernilaiguna permanen yang harus disimpan
2. Arsip yang bernilaiguna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera dikemudian hari.
Kegunaan arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan fungsi penggunaanya. Perubahan ini mempengaruhi pada perubahan nilai arsip serta masa/jangka waktu penyimpananya. Penilaian arsip tidak dapat dilakukan secara mekanis, melainkan diperlukan kemampuan penalaran dan keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kepentingan penggunaanya baik diwaktu sekarang maupun dimasa datang (Pedoman Tata Kearsipan LIPI, 2002).
Dari aspek nilai guna, sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983, dapat dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai nilai yang melekat pada kepentingan operasional instansi/organisasi yang bersangkutan. Nilai guna sekunder berkaitan dengan bukti pertanggungjawaban nasional atau pelestarian budaya bangsa. Semua arsip yang bernilai guna sekunder tersebut dalam prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaanya. Untuk arsip bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta (creating agency) apabila sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis.
2.7 Dasar Hukum Arsip
Menurut Hadiwardoyo (2002, 4) bahwasanya setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di Negara Republik Indonesia. Dari aspek hukum terdapat tiga hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:
1. Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain: Undang-undang No. 7 tahun 1971, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 2 : Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD
pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan Negara. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No. 01/SE/1981 dan No. 02/SE/1983.
Meskipun demikian dokumen untuk pengertian arsip perusahaan, juga perlu diperhatikan Undang-undang No. 8 Tahun 1997.
2. Ketentuan yang mengatur bidang operasional instansi/perusahaan/lembaga pencipta arsip (creating agency) setiap naskah dinas sebagai unsur pokok arsip, pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti ketentuan hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja instansi/perusahaan/lembaga pencipta arsipnya. Beberapa produk hukum tertentu yang menyangkut ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus dikelola untuk menjamin akuntabilitas kegiatanya.
3. Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun mengingat cara instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya. Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan kontrak-kontrak kerja yang menyangkut hal-hal khusus. Pengertian khusus dihubungkan dengan teknologi tinggi, operasi inteligen, dan lain-lain.
Penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Artinya penyusutan arsip bukanlah hanya sesuatu masalah yang mendesak, melainkan sebuah kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Harus ada prosedur standar
operasional dalam pelaksanaanya sehingga setiap ketentuan dapat diukur dan dituntut pertanggungjawabanya.
Manajemen arsip pada prinsipnya adalah manajemen naskah dinas dan bentuk konfidential. Artinya informasi didalamnya hanya boleh diketahui atau dilihat oleh orang yang memerlukan dan berhak. Karena itu harus ada ketentuan hukum yang mengatur keterbukaan informasi, sehingga keberadaan JRA, pada dasarnya hanya merupakan pedoman kerja bagi para petugas arsip/arsiparis yang secara fungsional menjadi bagian dari struktur organisasi pencipta arsipnya.
Adanya JRA, maka petugas arsip/arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan, kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan, sehingga hanya arsip yang masih bernilai guna sajalah yang disimpan. Hal ini akan bermuara untuk penemuan arsip. Hal penting dari manajamen arsip yang baik adalah bahwa unit kearsipan menjadi bagian fungsional manajemen instansi dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional.
Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi pelestarian arsip yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan langkah penyelamatan bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti pertanggung jawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja bermanfaat bagi
kesadaran jati diri bangsa, melainkan yang terpenting justru memberikan dukungan data atau informasi dalam perumusan kebijaksanaan sosial.
2.8 Sistematika dan Proses Penetapan JRA
Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, suatu JRA setidak-tidaknya harus berisi informasi tentang tiga hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan. Berdasarkan ketentuan tersebut untuk penentuan model JRA terbuka luas, sesuai kebutuhan instansi asing-masing.
Artinya dapat dilakukan pembuatan lebih rinci, misalnya menyangkut jangsa simpan aktif, inaktif dan lain-lain. Berdasarkan pengalaman teoritis dan praktek di lapangan, sebuah JRA sangat tepat bila disusun dalam format yang jelas, yaitu untuk menentukan jangka simpan arsip harus dilihat dari aspek fungsi dan untu menentukan nasib akhir harus dilihat dari aspek substansi informasi. Jenis arsip merupakan susunan arsip dan sebuah seri kegiatan (Record Series), sementara jangka simpan dibedakan antara, arsip aktif dengan inaktif. Pada kolom ditempatkan disposisi mengenai nasib akhir bagi setiap seri arsip.
Menurut Diers (1992, 6) menyatakan kebijakan retensi biasanya berasal dari tiga sumber yaitu:
a. Undang-Undang pemerintah dan arahan badan pengawas;
b. Persyaratan hukum diamanatkan oleh penasihat perusahaan;
c. Operasi organisasi perlu. JRA pada prinsipnya adalah produk hukum Untuk menjamin bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku, dengan demikian juga merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan/perusahaan dan sekaligus perlindungan hukum bagi setiap
petugas arsip/arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di instansi/perusahaanya masing-masing (Hadiwardoyo, 2002, 6).
Keberadaan JRA sesuai dengan Ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, merupakan keharusan bagi setiap instansi Pemerintah/Perusahaan Negara. Kehadiran UU Nomor 8 Tahun 1997 tidak merubah esensi penyusutan arsip, dan bahkan menjadikan penyusutan sebagai komitmen nasional karena setiap perusahaan wajib menyerahkan arsip statis yang bernilai pertanggungjawaban nasional ke Badan Arsip. Dengan demikian, diperlukan kerjasama yang baik dengan Badan Arsip agar penyusutan arsip secara sistematis dilaksanakan dengan baik oleh setiap instansi/perusahaan.
Oleh karena itu, JRA adalah sebuah produk hukum, sebuah keputusan pucuk pimpinan instansi (Menteri, Kepala LPND, Direksi Perusahaan), untuk menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan hukum yang berlaku. Dengan demikian juga merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan instansi/perusahaan dan sekaligus perlindungan hukum bagi petugas arsip/arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing-masing instansi/perusahaan.
Sedangkan akhir dari JRA ada dua, yakni memusnahkan atau menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Berdasarkan pertimbangkan tersebut, maka diperlukan kesepakatan ANRI dengan perancang JRA, mengingat tiga hal : (ANRI, 1980)
1. Aspek Efisiensi: Dengan adanya JRA yang telah disetujui ANRI, berarti suatu instansi dapat melakukan penyusutan arsipnya sendiri sesuai ketentuan JRA.
2. Aspek Akuntabilitas: Dengan bekerjasama dengan ANRI memungkinkan setiap instansi melestarikan arsip statis yang dianggap mewakili akuntabilitas peranya secara nasional.
3. Aspek Budaya: Dengan adanya peran ANRI dalam perumusan JRA, berarti setiap instansi dapat menyelamatkan arsip bukti pertanggungjawaban nasional dan bukti keberadaan/sejarah instansinya secara otomatis sejak arsip masih aktif.
Secara hukum proses penentuan JRA diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979. Secara umum, dapat dikatakan sebagai berikut :
1. Pembuatan JRA adalah kewajiban dan hak sepenuhnya bagi pencipta arsip.
2. Perumusan rancangan JRA instansi disusun oleh suatu Tim yang dibentuk oleh pimpinan instansi/perusahaan.
3. Arsip Nasional Republik Indonesia dapat ditempatkan sebagai konsultan/narasumber perumusan JRA instansi/perusahaan.
4. Rancangan JRA harus diajukan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk memperoleh persetujuan. Dalam hal mengenai arsip Keuangan perlu dipertimbangkan pendapatnya Ketua BPK, dan Ketua BKN untuk arsip kepegawaian, serta Menteri Dalam Negeri untuk Arsip Pemerintahan Daerah.
5. Pimpinan instansi/Direksi Perusahaan menetapkan Keputusan berlakunya JRA dilingkungan instansinya setelah memperoleh persetujuan kepala ANRI.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data penelitian, seperti wawancara, observasi, tes, maupun dokumentasi (Arikunto, 2002, 136) sedangkan menurut Subagyo (2006, 2) metode penelitian merupakan suatu cara atau jalan untuk memperoleh kembali pemecahan terhadap segala permasalahan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif ialah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati (Bodgan dan Taylor yang di kutip oleh Basrowi dan Suwandi, 2008, 21) sedangkan tujuan dari penelitian kualitatif menurut Sulistyo-Basuki (2010, 78) ialah bertujuan untuk memperoleh gambaran seutuhnya mengenai suatu hal menurut pandangan manusia yang diteliti.
3.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini bertempat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan yang beralamat di Jl. Iskandar Muda No.270, Petisah Tengah, Medan Petisah, Kota Medan, Sumatera Utara 20151, Indonesia. Pemilihan tempat dan lokasi penelitian ini di dasarkan karena terdapat ingin mengetahui tentang analisis penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Meda.
3.3 Data dan Sumber Data
Sumber data utama dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata dan tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Hasil penelitian didapatkan melalui dua sumber data, yaitu:
1. Data Primer, adalah data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara yang diperoleh dari nara sumber atau informan yang dianggap berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya di lapangan. Sumber data primer pada penelitian ini penulis peroleh dari informan yang berada di Bagian Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
2. Data Sekunder, adalah merupakan data tambahan atau data pelengkap yang sifatnya untuk melengkapi data yang sudah ada, seperti: buku-buku referensi tentang arsip, jurnal, dll. Data sekunder juga bersumber pada dokumen, dan studi literatur.
3.4 Kriteria Pemilihan Informan
Dalam penelitian kualitatif, hal yang menjadi bahan pertimbangan utama dalam pengumpulan data adalah pemilihan informan. Dalam penelitian kualitatif tidak digunakan istilah populasi. Teknik sampling yang digunakan oleh peneliti adalah purposive sample. Purposive sample adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu (Sugiyono, 2009, 85).
Sedangkan Arikunto (2002, 183) menyatakan bahwa pemilihan sampel secara purposive pada penelitian ini akan berpedoman pada syarat-syarat yang
a. Pengambilan sampel harus didasarkan atas cirri-ciri, sifat-sifat atau karakteristik tertentu, yang merupakan ciri-ciri pokok populasi.
b. Subjek yang diambil sebagai sampel benar-benar merupakan subjek yang paling banyak mengandung ciri-ciri yang terdapat pada populasi (key subjects).
c. Penentuan karakteristik populasi dilakukan dengan cermat di dalam studi pendahuluan.
Informan pada penelitian ini berjumlah 3 orang di bagian arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Peneliti mengambil informasi dengan cara melakukan wawancara dan observasi langsung kepada informan yang berhubungan dengan analisis penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Untuk memudahkan analisis data, informan tersebut diberi kode yaitu Informan pertama I1 dan Informan kedua I2:
Tabel 3.1 Keterangan Informan
Sumber Kode Pendidikan Jabatan
Informan I1 Sarjana Ekonomi Kepegawaian
Informan I2 Sarjana Teknik Kepegawaian
Informan I3 D3 Ilmu Komputer Kepegawaian
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini melalui:
1. Observasi
Dalam penelitian ini, peneliti melakukan pengamatan secara detail dan mendalam terhadap analisis penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
2. Wawancara adalah “adalah proses yang interaksi yang dilakukan antara dua orang atau lebih dimana kedua pihak yang terlibat (pewawancara/
interviewer dan terwawancara/ interviewee) memiliki hak yang sama dalam bertanya dan menjawab. Keduanya boleh saling memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara”(Afrizal 2014, 27).
3. Untuk mengetahui data utama yaitu dengan mewawancarai informan agar memperoleh data yang akurat dan relevan. Cara yang dilakukan dalam teknik wawancara ini adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapatkan data mengenai permasalahn yang ingin diteliti. Wawancara dilakukan secara langsung kepada informan di Bagian Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Pedoman wawancara perlu dibuat agar peneliti tetap fokus dan tidak menyimpang dari masalah yang akan dipertanyakan sesuai dengan susunan teori yang terkait. Informan melakukan wawancara dengan merekam percakapan menggunakan handphone sebagai media alat perekam.
3. Studi kepustakaan
Studi kepustakaan yaitu mengumpulkan data memalui berbagai literatur dan dokumen yang berkaitan denngan masalah penelitian.
3.6 Teknik Analisis Data
Sama halnya dengan teknik pengumpulan data, analisis data juga merupakan bagian yang amat penting didalam sebuah kegiatan penelitian. Oleh karena itu, dengan analisis data tersebut dapat diberi arti ataupun makna yang dapat digunakan dalam memecahkan permasalahan dalam sebuah penelitian.
Analisis data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beberapa alur kegiatan antara lain adalah:
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses memfokuskan dan mengabstraksikan data menjadi informasi yang bermakna. Menurut Bungin (2007, 70)
“reduksi data dapat diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data secara kasar yang timbul dalam catatan-catatan tertulis dilapangan”.
Pada penelitian ini, analisis dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti. Peneliti menganalisis hasil wawancara yang telah diungkapkan oleh informan. Data tersebut dipahami oleh peneliti agar dapat menangkap permasalahan yang sebenarnya.
2. Penyajian Data
Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian dapat berbentuk teks naratif, tabel dan sebagainya. Untuk mempermudah pemahaman terhadap informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan penyederhanaan informasi.
3. Verifikasi Data
Tahapan selanjutnya adalah verifikasi dari kegiatan sebelumnya dan dilanjutkan ke penarikan kesimpulan. Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses menginterprestasi data-data yang telah dikumpulkan dengan metode wawancara serta observasi sambil melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data
Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan beberapa metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah:
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara, hasil observasi dan dokumen mengenai analisis penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlinan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Perpustakaan Kota Medan, berdiri tahun 1972 sesuai dengan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972 tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Komadya Medan dengan tujuan dan fungsi sebagai berikut :
1. Mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Daerah Katamadya Medan 2.Tujuan dan fungsi Pusat Perpustakaan Umum tersebut adalah
1) Menghimpun bahan-bahan dokumentasi daerah, terutama bahan-bahan yang dianggap perlu diketahui masyarakat luas, berupa karya-karya tertulis sehingga dapat dimanfaatkan bagi pembangunan daerah kotamdya medan dalam segala bidang, seperti hasil-hasil seminar, simposium, musda,keputusan-keputusan/ peraturan pemerintah daerah, pidato-pidato dalam upacara resmi, dan lain sebagainya.
2) Memberikan pelayanan berupa penyediaan bahan-bahan pendidikan dan bahan lainnya sehingga bermanfaat bagi pembinaan mental spritual dan pembinaan kewarganegaraan atas landasan dasar negara Pancasila.
3) Memberikan pelayanan kepada masyarakat umum, masyarakat pelajar, mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan akan sumber-sumber ilmiah dan untuk mengetahui kesulitan sumber pelajaran sesuai dengan kurikulum Sekolah Dasar samapi Perguruan Tinggi, dalam rangka
meningkatkan mutu pendidikan dan pengajaran di daerah Kotamadya Medan.
4) Menyediakan tempat, dimana semua lapisan masyarakat dapat mengikuti perkembangan negara dan dunia dalam segala bidang, dari koran-koran, majalah-majalah dan brosur-brosur, dan menyediakan bacaan hiburan yang bernilai paedagogis, sehingga bermanfaat bagi perkembangan jiwa anak-anak dan generasi yang akan datang.
5) Membimbing, mengawasi serta mengkoordinir perpustakaan- perpustakaan umum yang diadakan diberbagai pelosok dalam wilayah kotamadya Medan.
4.2 Visi dan Misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan 4.2.1 Visi
Penyelenggaraan penataan dan pengelolaan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Medan yang berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada pengguna arsip secara efektif dan efisien, melalui penataan sisitem manajemen kearsipan secara optimal.
4.2.2 Misi
1. Memberdayakan Arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan;
2. Meningkatkan kerjasama dan koordinasi antar SKPD dalam hal penataan kearsipan;
3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti akuntabilitas kinerja aparatur;
4. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada publik dan untuk kepentingan pemerintah;
5. Mendapat kemudahan dalam meperoleh penemuan kembali arsip yang dibutuhkan
4.3 Tujuan dan Sasaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan perorangan.
2. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,
4. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
5. Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
6. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan penataan arsip yang autentik dan terpercaya
4.4 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
4.4.1 Tugas Pokok
Kantor arsip Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah dibidang kearsipan serta melaksanakan tugas pembantuan sesuai dengan bidang tugasnya
4.4.2 Fungsi
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, kantor Arsip juga menyelenggarakan fungsi :
1. Perumusan kebijakan teknis dibidang kearsipan
2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang kearsipan
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kearsipan, dan
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4.5 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan Struktur organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan dipimpin oleh Seorang Pejabat Eselon IV (Empat) dan terbagi beberapa jabatan struktural yaitu Sekretaris, Sekretaris Menaungi 3 Sub Bagian Yaitu Bagian Umum, Bagian Keuangan dan Bagian Penyusunan Program. Empat (4) Kepala Bidang (Kabid) dan 12 (dua belas) Kepala Seksi. Struktur Organisasi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
4.6 Analisis Data
4.6.1 Karakteristik Informan
Informan pada penelitian ini adalah pegawai di bagian arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan. Penewliti melakukan wawancara dengan 3 orang informan. Adapun karakteristik informan tersebut adalah:
Tabel 4.1 Profil Informan Sumber Kode Pendidikan Jabatan
Informan I1 Sarjana Ekonomi Pegawaian di bagaian Pengelolahan arsip
Informan I2 Sarjana Teknik Pegawaian di bagaian Pengelolahan arsip
Informan I3 D3 Ilmu
Komputer
Pegawaian di bagaian Pengelolahan arsip
Dari tabel 4.1 di atas dapat dilihat bahwa pegawai arsip tidak ada yang berlatar belakang pendidikan kearsipan. Menurut Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam pasal 1 ayat 10 menjelaskan bahwa arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
4.6.2 Jenis dan Sumber arsip yang tersedia di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan
Arsip di golongkan dari beberapa jenis arsip, tergantung dari sisi peninjauannya. Arsip memiliki nilai guna yang penting, karena arsip merupakan barang bukti dari hasil penyelenggaraan administrasi kearsipan. Arsip juga merupakan sebagai sumber informasi dari setiap arsip yang diciptakan. Jenis arsip yang tersedia atau yang diciptakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan yaitu dapat dilihat dari hasil wawancara berikut ini :
I1, I2,I3: “Jenis arsip yang yang tersedia di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan yaitu arsip inaktif, arsip statis, arsip vital dan arsip aktif.
Arsip inaktif dan arsip statis yang tersedia merupakan arsip yang tidak lagi dipergunakan dalam proses administrasi sehari hari di Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Kota medan, karena tidak memiliki nilai guna karna waktu terciptanya arsip itu telah lama tercipta. Arsip vital yang tercipta merupakan arsip yang disimpan untuk seterusnya atau bisa kita sebut permanen karna mempunyai nilai penting di dalam arsip tersebut, sedangkan arsip aktif merupakan arsip yang secara aktif dipergunakan dalam proses administrasi sehari hari di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan”,
Dari hasil wawancara dari informan 1, 2 dan 3 di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan dapat dinyatakan bahwa, Jenis arsip yang terdapat di Dinas Perpustakaan dan Kearspan Kota Medan yaitu terdiri dari arsip Inaktif,
arsip statis, arsip vital dan arsip aktif. Arsip yang tersebut dipergunakan sesuai dengan fungsinya masing-masing.
Arsip memiliki nilai dan arti penting, karena arsip merupakan bahan resmi penyelenggaraan administrasi. Arsip merupakan pusat ingatan, sumber informasi, bukti sejarah dan arsip juga merupakan bagian penting dalam seluruh kegiatan administrasi di suatu instansi. Sebagai sumber informasi arsip memiliki asal dari mana arsip itu tercipta, baik dari dalam instansi maupun dari luar instansi. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara dengan informan berikut :
I1, I2, I3: “Sumber arsip yang tersedia di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan yaitu bagian umum, pemerintahan, politik, keamanan dan ketertiban, kesejahteraan, perekonomian, pekerjaan umum dan ketenagaan, pengawasan, kepegawaiaan, dan keuangan”.
Dari hasil wawancara informan 1, 2 dan 3 di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan dapat dinyatakan bahwa, sumber arsip yang tercipta di dinas tersebut adalah arsip umum, arsip pemerintahan, arsip politik, arsip keamanan dan ketertiban, arsip kesejahteraan, arsip perekonomian, arsip pekerjaan umum dan ketenagakerjaan, arsip pengawasan, arsip kepegawaian dan keuangan.
4.6.3 Prosedur Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
Penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta terhadap arsip-arsip yang memiliki jangka waktu penyimpanannya yang telah habis. Dengan adanya prosedur penyusutan arsip memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak memiliki nilai guna untuk di simpan. Prosedur penyusutan arsip berdasarkan pada suatu pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang telah tercipta tidak perlu disimpan tergantung dari segi isi informasi yang ada pada arsipnya. Tujuan penyusutan arsip adalah mendapatkan penghematan dan efisiensi, memudahkan untuk pencarian arsip yang masih penting, tidak tertumpuknya arsip yang tergolong kedalam arsip penting dan tidak penting. Berikut hasil wawancara dengan informan 1, 2 dan 3:
I1 : “Prosedur penyusutan arsip dilakukan dengan cara memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna untuk kegiatan atau kepentingan administrasi di dinas ini”.
I2 : “Dalam melakukan prosedur penyusutan arsip, yang pertama dilakukan yaitu melihat arsip tersebut apakah sudah termasuk kedalam kriteria untuk di lakukan penyusutan. Arsip tersebut di input atau dibuat daftar arsip usul musnah atau untuk di musnahkan, setelah itu arsip tersebut dinilai oleh tim penilai arsip. Setelah dilakukan penilaian, di usulkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk meminta persetujuan pemusnahan arsip”.
I3 : “Untuk melakukan penyusutan arsip harus melalui beberapa tahap yaitu, memilah arsip apakah arsip tersebut layak untuk diusulkan untuk di musnahkan, setelah itu arsip tersebut dinilai dan di usulkan ke ANRI untuk mendapatkan persetujuan untuk di musnahkan”.
Dari hasil wawancara dengan informan 1, 2 dan 3 di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan dapat dinyatakan bahwa dalam prosedur penyusutan arsip, arsip tersebut harus layak untuk di lakukan pemusnahan, setelah itu arsip akan dinilai oleh tim penilai arsip, dan melakukan usulan ke ANRI apakah arsip tersebut diberikan persetujuan untuk di lakukannya pemusnahan arsip.
4.6.4 Proses Penyusutan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI.
Sesuai dengan teori Barthos (2005, 101) yang mengatakan bahwa proses penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a) memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku; dan c) menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI.
Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti terhadap 3 orang informan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan mengenai proses
I1 : “Proses penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan yaitu dengan melakukan proses pemindahan arsip ketempat penyimpanan arsip aktif dan tempat penyimpanan arsip in aktif sesuai dengan pedoman JRA yang telah habis jangka waktu penyimpanannya maka dilakukan proses pemusnahan”.
I2 : “Dalam melakukan penyusutan arsip yang pertama di lakukan yaitu membuat daftar usul arsip yang akan di lakukan pemusnahan, setelah itu daftar usul musnah arsip di laporkan ke ANRI mengenai apa saja arsip yang akan di musnahkan”.
I3 : “Proses penyusutan arsip yaitu harus sesuai dengan JRA, maka arsip yang telah diolah menjadi 2 kategori arsip aktif dan arsip in aktif akan dilakukan proses pemusnahan dan ditempat yang berbeda dan terakhir memindahkan arsip in aktif ke Unit Kearsipan dengan dibuatkan berita acara pemindahannya”.
Dari hasil wawancara dengan informan 1, 2 dan 3 maka dapat dinyatakan bahwa, dalam proses penyusutan arsip, memisahkan mana arsip yang aktif dan inaktif, setelah itu membuat daftar usul musnah arsip, dan mel;aporkan ke ANRI untuk mendapatkan persetujuan untuk pemusnahan arsip.
Sebelum melakukan pemusnahan arsip, perlu dilakukan pengusulan daftar usul musnah arsip. Berikut contoh daftar usul musnah arsip bagian tata pemerintahan kota medan.
