LAPORAN
ANALISIS SISTEM PEMBUATAN e-KTP DI KANTOR CAMAT HELVETIA
OLEH :
Angelikha Sinulingga (220810051) Cahyani Theresia E. A (220810069) Santa Gregita Perangin Angin (220810065)
Jepta Sembiring (220810017)
Ratna Sari Ginting (220810064)
Christy Simanungkalit (220810037)
Ryones Sinulingga (220810014)
\
SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KATOLIK SANTO THOMAS 2024
KATA PENGANTAR
Hormat kami,
Dengan rasa hormat yang setinggi-tingginya, kami ingin menyampaikan laporan analisis mengenai proses pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) di Kantor Camat Medan Helvetia.
Laporan ini disusun sebagai upaya untuk memahami dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas pelaksanaan proses pembuatan KTP di wilayah tersebut.
Kami telah melakukan penelitian secara mendalam untuk menggambarkan secara detail langkah-langkah yang ditempuh oleh warga dalam mendapatkan KTP di Kantor Camat Medan Helvetia. Selain itu, laporan ini juga mencakup analisis terhadap berbagai aspek yang berkaitan dengan proses tersebut, seperti kecepatan pelayanan, ketersediaan sumber daya, dan potensi perbaikan yang dapat diimplementasikan. Melalui laporan ini, diharapkan dapat ditemukan rekomendasi yang dapat meningkatkan kualitas pelayanan pembuatan KTP di Kantor Camat Medan Helvetia. Kami percaya bahwa pemahaman mendalam terhadap proses ini akan memberikan kontribusi positif terhadap efisiensi administratif dan kepuasan masyarakat.
Terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan laporan ini, termasuk warga masyarakat, petugas kantor, dan pihak terkait lainnya. Semoga laporan ini dapat menjadi landasan untuk perbaikan yang berkelanjutan dalam pelayanan publik di Kantor Camat Medan Helvetia.
Hormat kami,
[Kelompok]
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
e-KTP merupakan kartu identitas warga Negara Indonesia. Pada proses pembuatanya tidak dapat dilihat dari proses kesederhanaan. Tetapi menempatkan posisi para petugas untuk melayani dan memberikan pelayanan kepada masyarakat. Masyarakat masih merasa kurang puas terhadap pelayanan pembuatan e-KTP yang diberikan oleh petugas Kecamatan Medan Helvetia. Program Elektronik Kartu Tanda Penduduk (selanjutnya disingkat e-KTP) dilatarbelakangi oleh sistem pembuatan KTP konvensional/nasional di Indonesia yang memungkinkan seseorang dapat memiliki lebih dari satu KTP. Hal ini disebabkan belum adanya basis data terpadu yang menghimpun data penduduk dari seluruh Indonesia. Fakta tersebut memberi peluang penduduk yang ingin berbuat curang dalam hal-hal tertentu dengan manggandakan KTP-nya.
Satu orang hanya bisa mendaftar sekali dan hanya mendapat satu KTP. Pihak- pihak yang terlibat dalam pembuatan e-KTP antara adalah petugas Kelurahan serta warga (Pembuat e-KTP). Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif, hakikat dari penelitian deskriptif ini adalah bentuk pemecahan masalah dengan jalan memberikan gambaran yang jelas tentang situasi-situasi sosial.
1.2 Identifikasi Masalah
1. Pendaftaran administrasi kependudukan.
2. Dampak tidak dilaksanakannya pendaftaran administrasi kependudukan.
3. Kesadaran masyarakat Kecamatan Medan Helvetia Kabupaten Kota Medan dalam
mendaftarkan tanda kependudukannya (kepengurusan Kartu Tanda Penduduk).
4. Manajemen pelayanan dalam proses pendaftaran KTP sebelum direalisasikannya e-KTP (Kartu Tanda Penduduk elektronik) di Kecamatan Medan Helvetia Kabupaten Kota Medan.
5. Manajemen pelayanan dalam proses pendaftaran e-KTP di Kecamatan Kecamatan Medan Helvetia Kabupaten Kota Medan.
6. Persepsi masyarakat atas pelayanan yang diberikan kepada mereka dalam pelayanan pendaftaran kependudukan.
7.Perbandingan pelaksanaan pelayanan dalam proses pendaftaran Kartu Tanda Penduduk sebelum dan sesudah direalisasikannya e-KTP (Kartu Tanda Penduduk elektronik) di Kecamatan Medan Helvetia Kabupaten Kota Medan.
8. Kendala yang dihadapi dalam menerapkan pelayanan pendaftaran e-KTP dirinjau dari Undang-Undang No.23 Tahun 2006 di Kecamatan Medan Helvetia Kabupaten Kota Medan
1.3 Maksud Dan Tujuan Menganalisis Pembuatan E-KTP
Maksud laporan analisis sistem pembuatan e-KTP di kantor camat Helvetia adalah untuk menyajikan evaluasi mendalam terhadap efisiensi, keamanan, dan kinerja sistem tersebut.
Adapun tujuan kegiatan Praktek Kerja Lapangan adalah:
1. Untuk mengidentifikasi potensi perbaikan.
2. Meningkatkan efektivitas proses pembuatan e-KTP
3. Memastikan bahwa sistem tersebut sesuai dengan standar keamanan dan regulasi yang berlaku.
4. Laporan ini memberikan dasar bagi pengambil keputusan untuk
mengimplementasikan perubahan yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan fungsi sistem tersebut.
BAB II
LANDASAN TEOR
I2.1 Waktu dan Pelaksanaan
Dalam pelaksanaan Kegiatan Analisis Sistem ini dilaksanakan dalam waktu 2 hari terhitung mulai tanggal 19 Januari 2024 sampai dengan 20 Januari 2024. Kegiatan Analisis Sistem ini dilakukan di Kantor Camat Medan Helvetia Jl. Beringin X No.2 Helvetia Kecamatan Medan Helvetia
2.2 Metode Pelaksanaan
Di dalam Pelaksanaan menganalisis sistem di kantor camat Medan Helvetia yang dibimbing langsung oleh pegawai kantor camat Medan Helvetia. Peran pegawai dalam pelaksanaan menganalisis sistem pembuatan e-KTP adalah sebagai fasilator yang memeberikan petunjuk serta informasi bagi mahasiswa sesuai dengan topik yang dibahas selama menganalisis sistem pembuatan e-KTP berlangsung. Metode pelaksanaan pada kegiatan menganalisis sistem pembuatan e-KTP di kantor camat Medan Helvetia.
2.2.1 Praktik Kerja
Metode pelaksanaan Analisis Sistem E-KTP dilakukan dengan harapan kelompok mampu menerapkan tridarma perguruan tinggi yaitu sesuai dengan bidang pendidikan, penelitian serta pengabdian. Dalam bidang pendidikan khususnya bertujuan untuk memperoleh permasalahan yang terjadi pada kantor camat medan Helvetia dan pada lingkungan tempat Analisis Sistem, sedangkan bidang penelitian dilakukan saat mencari informasi data yang dibutuhkan selama tugas kelompok. Pengabdian dalam kegiatan Analisis sistem e-ktp diperoleh dari keaktifan kelompok untuk menyelesaikan kegiatan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
2.2.2 Wawancara dan Observasi
Metode wawancara dalam kegiatan Analisis Sistem ini dilakukan untuk mendapatkan informasi terkait pembuatan e-ktp yang dimana e-ktp tersebut dibutuhkan untuk data penduduk, metode ini dilakukan dengan cara bekerja sama langsung dengan staft Kantor camat helvetia terkait dengan syarat-syarat dalam pembuatan e-ktp dan metode ini juga kami lakukan pada saat melakukan konsultasi kepada pembimbing lapangan selaku fasilitator untuk memberikan informasi sesuai dengan topik yang telah dibahas. Sasaran dari pelaksanaan metode ini adalah setiap pihak yang dinilai berperan langsung atau mengetahui mengenai informasi yang dibutuhkan. Sedangkan observasi adalah pengamatan secara langsung terhadap objek yang akan diteliti untuk mengumpulkan data primer yang dibutuhkan sesuai dengan topik yang dibahas oleh Kelompok.
2.2.3 Pengumpulan Data
Data yang dibutuhkan dalam kegiatan Menganalisis sitem e-ktp yaitu data primer dan data sekunder. Data primer dan sekunder merupakan data yang di kumpulkan oleh Kelompok langsung dari sumber pertama yang selanjutnya digunakan untuk mendukung pembuatan laporan akhir kelompok.
2.2.4 Dokumentasi
Metode pelaksanaan dokumentasi dilakukan dengan tujuan untuk melengkapi informasi-informasi secara aktual. Serta informasi terkait analisis dari setiap kegiatan yang sudah terlaksanadi Kantor Camat Helvetia.
BAB III
PELAKSANAAN DAN HASIL MENGANALISIS SISTEM
3.1 Uraian Pelaksanaan
Dalam Pelaksanaan Menganalisis, kami Menjalani 2 hari di Kantor Camat Medan Helvetia, Dimulai dari tanggal 19 Januari hingga 20 Januari. Proses ini dimulai dengan diantar oleh pegawai camat untuk melakukan observasi di tempat perekaman pembuatan e-KTP.
Selama Menganalis di Kantor Camat, Kami Melakukan Observasi, antara lain:
1. Merekam pegawai sedang mengisi data warga yang ingin membuat E-KTP seperti memfoto
2. Merekam pegawai yang sedang merekam lensa mata, sidik jari dan tanda tangan digital.
3.2 Hambatan Pelaksanaan
Selama pelaksaan menganalisis sistem pembuatan E-KTp di Kantor Camat, Sistem menghadapi beberapa hambatan termasuk:
1. Lensa mata tidak terdeteksi: Disaat perekaman mata, warga yang mengidap katarak sangat sulit untuk direkam.
2. Warga yang sakit, tidak bisa bergerak dan cacat tidak bisa datang ke kantor camat untuk melakukan pembuatan e-KTP.
3. sidik jari tidak terdeteksi: Disaat perekaman sidik jari Kondisi tangan lembab.
4. Untuk pemelihara kucing sangat sulit untuk melakukan sidik jari.
3.3 Solusi Penyelesaian
Untuk mengatasi hambatan-hambatan yang muncul selama pelaksaan menganalisi sistem pembuatan e-KTP yang dapat diusulkan adalah:
1. Untuk warga yang mengidap katarak bisa langsung datang ke Kantor Capil untuk melakukan perekaman selanjutnya.
2. untuk warga yang sedang sakit atau tidak bisa bergerak, cacat, pihak camat yang akan datang kerumah warga tersebut untuk melakukan pembuatan e-KTP.
3. Untuk tangan yang basah bisa dilap atau dikeringkan terlebih dahulu sebelum melakukan perekaman sidik jari.
4. Menyediakan area terpisah: Sediakan area terpisah yang nyaman bagi warga yang memelihara kucing.
3.4 Dokumentasi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
1. Melaksanakan kunjungan ke Kantor Camat Medan Helvetia yang berada di Jln.Beringin X No.2,Kota Medan,Sumatera Utara 20123
2. Melakukan analisis/wawancara di dalam ruangan pembuatan KTP dalam bentuk foto
Finger Print Untuk Pembuatan e-KTP Membuat Tanda Tangan
Melakukan Sensor Mata Memasukkan Identitas si Pembuat KTP
Melakukan Foto untuk pembuatan e-KTP HasilTandaTan gan
Contoh Hasil e-KT
3.Melakukan Foto Bersama setelah melakukan wawancara/analisis pembuatan e-KTP
3.5 Implementasi Sistem Pembuatan e-KTP 3.5.1 Use case
Use case adalah deskripsi atau skenario yang menjelaskan bagaimana suatu produk atau sistem akan digunakan dalam konteks nyata. Use case menggambarkan interaksi antara
pengguna (baik manusia maupun sistem) dengan produk atau sistem tersebut, serta langkahlangkah yang diambil dalam proses tersebut.
Use case digunakan dalam pengembangan perangkat lunak dan rekayasa sistem sebagai alat untuk memahami kebutuhan pengguna, menggambarkan fungsionalitas sistem, dan
merancang solusi yang tepat. Use case membantu menggambarkan secara rinci alur kerja, skenario, dan interaksi yang terjadi antara aktor (pengguna) dan system .
3.5.2 Activity Diagram
Activity diagram adalah salah satu jenis diagram dalam Unified Modeling Language (UML) yang digunakan untuk menggambarkan aliran kerja atau proses bisnis dalam sistem.
Diagram ini menggambarkan aktivitas, tindakan, keputusan, dan alur logika yang terjadi dalam suatu proses. Adapun aliran kerja dari system yang akan dibagun adalah :
1) Activity digram login
2) Activity Diagram Pendaftaran
3) Activity Diagram Input Penduduk
4) Activity Diagram Verifikasi
5) Activity Diagram Penduduk
3.5.3 Sequence Diagram
Sequence Diagram adalah Interaction Diagram yang memperlihatkan eventevent yang berurutan sepanjang berjalannya waktu. Masing-masing Sequence Diagram akan menggambarkan aliran-aliran pada suatu use case.
1. Sequence Diagram Login
2. Sequence Diagram Pendaftaran
3. Sequence Diagram Penduduk
4. Sequence Diagram Verifikasi
3.5.4 Perancangan Antarmuka
Perancangan antar muka sistem bertujuan untuk menggambarkan sistem yang akan dikembangkan nanti. Adapun antarmuka sistem untuk implementasi pengkodingan sistem ini sesuai dengan pembagian akses fitur dari struktur menu setiap pengguna.
1. Tampilan Login
2. Tampilan Input Data
3. Tampilan Validasi Save Data
4. Tampilan Perekaman Sidik Jari, Tanda Tangan dan Foto
5. Hasil Perekaman e-KTP Sebelum Dicetak
BAB IV
KESIMPULAN DAN PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan kegiatan praktek yang dilakukan di kantor Camat Helvetia, maka dapat disimpulkan bahwa tugas Analisis Sistem Pembuatan e-KTP di Kantor Camat Helvetia telah memberikan kontribusi positif terhadap efisiensi dan akurasi proses pendaftaran dan pembuatan KTP di wilayah tersebut. Secara keseluruhan, sistem ini membantu mempercepat layanan kepada masyarakat dan meningkatkan integritas data.
Namun, seiring dengan keberhasilan, ditemukan beberapa tantangan seperti lambatnya koneksi jaringan yang digunakan, serta tantangan lain seperti kodisi kesehatan penduduk yang ingin membuat KTP dan tantangan lainnya untuk menangani peningkatan jumlah permintaan e- KTP dan pemeliharaan rutin sistem untuk memastikan kinerja yang optimal. Rekomendasi untuk masa depan melibatkan peningkatan infrastruktur dan pelatihan pegawai guna menjaga keberlanjutan dan pengembangan sistem ini.
Terima kasih kepada Kantor Camat Helvetia yang telah membuka pintu untuk pengamatan lapangan ini, semoga laporan ini dapat menjadi panduan berharga dalam mengoptimalkan penerapan e-KTP di instansi sejenis.
B. Saran
Kegiatan Praktek Lapangan yang dilakukan dengan tujuan untuk menyelesaikan tugas diharapkan dapat mempelajari dan mengerti maka dapat disimpulkan saran berikut.
Dalam merespons temuan dari analisis sistem pembuatan e-KTP di Kantor Camat Helvetia, ada beberapa saran yang dapat diterapkan untuk meningkatkan keberlanjutan dan efektivitas implementasi sistem:
1. Pengembangan Fungsionalitas: Merinci strategi pengembangan sistem e-KTP dengan memperluas fungsionalitas, termasuk integrasi pendaftaran online dan layanan pengiriman KTP ke alamat masyarakat untuk memberikan kemudahan maksimal.
2. Peningkatan Keamanan Data: Menekankan pentingnya penerapan langkah-langkah keamanan data yang lebih kuat, seperti enkripsi yang diperbarui dan pemantauan keamanan yang lebih intensif, untuk melindungi informasi pribadi warga.
3. Pelibatan Masyarakat: Mendorong pelibatan aktif masyarakat melalui kampanye penyuluhan dan pendidikan agar mereka dapat memahami dan memanfaatkan sistem e-KTP dengan lebih baik.
4. Optimalisasi Proses Internal: Menyajikan rekomendasi terkait pengoptimalan proses internal di kantor, termasuk revisi kebijakan dan prosedur untuk meningkatkan efisiensi operasional.
5. Pelatihan Karyawan: Menjelaskan pentingnya pelatihan lanjutan untuk staf kantor guna memastikan pemahaman mendalam terhadap pemeliharaan sistem dan kemampuan menangani masalah teknis.
6. Evaluasi Berkelanjutan: Menggarisbawahi perlunya evaluasi berkelanjutan untuk memantau kinerja sistem, mengidentifikasi kelemahan, dan menyesuaikan strategi dengan perkembangan teknologi terkini.
Dengan mengikuti saran-saran ini, diharapkan Kantor Camat Helvetia dapat terus meningkatkan efektivitas layanan e-KTP dan menjawab tuntutan perkembangan teknologi serta kebutuhan masyarakat.
