PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek (KP)
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek (KP)
- Tujuan Kerja Praktek (KP)
- Manfaat Kerja Praktek (KP)
Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek (KP)
Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek (KP)
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN/INSTANSI
Sejarah Singkat Perusahaan
- Royal Golden Eagle (RGE) Group
- Asia Pacific Resources International Holding Limited (APRIL)
- PT. Riau Andalan Pulp and Paper (RAPP)
- Koperasi Karyawan PT. RAPP
- APRIL Learning Institute PT. RAPP
Pada tahun yang sama, Grup APRIL meraih sertifikasi ISO 14001 untuk perkebunan serat pabrik pulp dan kertas. Pada tahun yang sama, Grup APRIL mendirikan cabang di Guangzhou untuk mendukung pengembangan operasi perusahaan di Tiongkok.
Visi dan Misi PT. Riau Andalan Pulp and Paper
- Visi PT. Riau Andalan Pulp and Paper
- Misi PT. Riau Andalan Pulp and Paper
ALI juga memfasilitasi karyawan dengan program-program yang membantu karyawan dalam proses pengembangan dan kemampuannya sendiri.
Struktur Organisasi PT. Riau Andalan Pulp and Paper
Menjadi bagian yang bertanggung jawab atas produksi rayon, bagian ini bertugas memberikan materi pembelajaran dan pengembangan keterampilan yang dibutuhkan bagi karyawan yang terkait dengan bidang rayon. Merupakan bagian yang bertanggung jawab pada area fiber, dimana bagian ini bertugas memberikan materi pembelajaran dan pengembangan skill kepada karyawan yang bekerja di bagian fiber.
Ruang Lingkup Kegiatan PT. Riau Andalan Pulp and Paper
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK (KP)
Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek (KP)
- Laporan agenda Kerja Praktek
- Uraian kegiatan selama melaksanakan Kerja Praktek
Pada pelaksanaan bagian ini, praktisi bertugas menginput data pegawai yang mengikuti pelatihan, hal ini merupakan salah satu kegiatan rutin yang dilakukan oleh pegawai ALI di bagian penunjang pembelajaran sebagai bahan pelaporan target kinerja pelatihannya. 47 Saat menginput data pegawai, ada 3 tahapan yang akan kita lakukan yaitu pertama kita membuat jadwal terlebih dahulu, kedua kita melakukan pendaftaran massal karyawan peserta pelatihan, ketiga kita mengatur jadwal yang bertujuan untuk memastikan namanya tercatat sebagai peserta pelatihan. Selanjutnya kita masuk ke view untuk membuat schedule atau jadwal karyawan yang mengikuti training.
Berikut adalah tampilan untuk mengatur jadwal atau mengatur jadwal training/pelatihan bagi karyawan yang dilaksanakan di departemen APRIL Learning Institute. Setelah mengisi semua data karyawan yang mengikuti pelatihan, langkah ketiga yang kami lakukan adalah mengelola roster. Setelah memilih daftar manajemen, kami menempatkan daftar periksa di kolom data karyawan yang dimasukkan, lalu klik "OK".
Biasanya, informasi ini digunakan sebagai informasi untuk membuat modul, sehingga memudahkan pelatih untuk menjelaskan kepada karyawan baru atau karyawan yang mengikuti pelatihan di APRIL Learning Institute.
Target yang Diharapkan Selama Kerja Praktek (KP)
Target yang diharapkan dalam melakukan reservasi kamar adalah mengetahui kamar mana saja yang kosong pada jadwal pelatihan dan dapat melakukan pemesanan kamar dengan menggunakan aplikasi Get Your Room. Tujuan yang diharapkan dalam penyiapan ruangan adalah untuk mengetahui apa saja yang perlu disiapkan di dalam ruangan agar pelatihan berjalan lancar dan karyawan merasa nyaman. Tujuan yang dimaksudkan membantu pembuatan PPT untuk presentasi adalah untuk memudahkan para trainer dalam menyampaikan materi pelatihan kepada karyawan.
Tujuan yang diantisipasi dengan memasukkan data karyawan pelatihan adalah untuk memudahkan rekapitulasi kehadiran karyawan dan memfasilitasi proses sertifikasi mereka setelah mengikuti pelatihan di ALI. Tujuan yang diharapkan dari pembuatan ID card trainee adalah untuk memudahkan dalam mengenali identitas masing-masing trainee dan sebagai syarat akses masuk ke perusahaan. Target yang diharapkan dengan membubuhkan stempel pada KTP sebagai tanda persetujuan dan pertanggungjawaban perusahaan terhadap peserta magang.
Perangkat yang Digunakan Selama Kerja Praktek (KP)
- Perangkat lunak (software)
- Perangkat keras (hardware)
Microsoft Power Point digunakan untuk membuat materi presentasi bagi para trainer yang akan melakukan pelatihan karyawan. Meskipun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca email, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan buku harian. Aplikasi Hari Kerja digunakan dalam aplikasinya untuk memasukkan data tentang karyawan, mendaftarkan nama mereka untuk mengikuti pelatihan, mengisi kehadiran atau ketidakhadiran, dan mencari data pribadi karyawan perusahaan.
Riau Andalan Pulp and Paper untuk mengetahui ada tidaknya ruangan yang bisa atau tidak bisa digunakan untuk pelatihan karyawan. Get Your Room digunakan untuk memesan ruangan yang akan digunakan untuk pelatihan karyawan dan mempermudah pencarian ruangan kosong untuk jadwal pelatihan hari itu. Remote desktop digunakan untuk login ke masing-masing akun database pegawai sesuai dengan username dan password yang dimiliki dalam jaringan kantor.
Peralatan dan Perlengkapan Kantor yang Digunakan
- Peralatan
- Perlengkapan
Pena adalah alat tulis yang digunakan untuk mengaplikasikan tinta ke permukaan, seperti kertas, untuk menulis atau menggambar. Pulpen juga menjadi salah satu perangkat wajib yang digunakan untuk mengisi data dan menandai data absensi untuk office training. Gunting adalah alat pemotong yang digunakan untuk memotong bahan tipis, seperti kertas, karton, kertas logam, tekstil, tali, dan benang.
Penjepit kertas adalah perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyatukan sementara lembaran kertas, seperti dokumen kehadiran untuk pelatihan karyawan. Dalam aplikasinya, stapler digunakan untuk menyatukan catatan kehadiran karyawan dan file terkait pekerjaan lainnya. Box File merupakan salah satu perangkat yang biasa digunakan untuk mengarsipkan surat, majalah dan dokumen lainnya.
Data-data yang Diperlukan
Data yang dibutuhkan untuk membantu audit ruangan adalah tulisan stiker yang dilaminasi, label, liner untuk memberikan batasan tata letak barang di ruangan. Data yang diperlukan untuk memesan kamar adalah nama pelatih, kamar dan PIC Ext yang diperlukan saat memasukkan data untuk memesan kamar. Data yang dibutuhkan untuk membuat presentasi adalah file atau modul aktivitas yang akan kita gunakan sebagai sumber untuk membuat bahan presentasi.
Data yang dibutuhkan untuk membuat kartu pelajar adalah data pribadi masing-masing siswa beserta fotonya. Data yang dibutuhkan dalam laminasi adalah dokumen yang dianggap penting dan membutuhkan waktu lama, sehingga harus dilaminasi terlebih dahulu. Data yang diperlukan untuk mengirimkan ulasan dan tanggapan kinerja karyawan melalui email adalah dokumen yang berisi data ulasan dan tanggapan kinerja karyawan, serta panggilan audio karyawan selama diskusi.
Dokumen-dokumen yang Dihasilkan
Dalam pelaksanaan pekerjaan pembuatan USP analisis keuangan koperasi karyawan tidak ada dokumen yang dihasilkan. Dalam melaksanakan pekerjaan mengikuti proses asesmen USSI Corporate Bandung, tidak ada dokumen yang dihasilkan. Dalam pelaksanaan pekerjaan pemesanan ruangan untuk pelatihan karyawan tidak diperlihatkan dokumen.
Tidak ada dokumen yang dibuat saat melakukan pekerjaan mengirim ulasan dan tanggapan kinerja karyawan melalui email. Tidak ada dokumen yang diserahkan selama pengerjaan kunjungan ke pabrik Riau Andalan Kertas (RAK). Tidak ada dokumen yang diserahkan saat melakukan pekerjaan selama kunjungan ke pabrik Asia Pacific Yarn (APY).
Kendala dan Solusi yang Dihadapi Selama Kerja Praktek
- Kendala-kendala yang dihadapi selama Kerja Praktek
- Solusi terhadap kendala-kendala yang dihadapi
Riau Andalan Pulp and Paper di kantor Koperasi Karyawan dan kantor APRIL Learning Institute, penulis banyak mendapatkan ilmu yang nyata dalam mengaplikasikan ilmu yang didapat di perkuliahan, sehingga bisa praktek secara maksimal dan maksimal dalam melaksanakan kerja praktek. Kerja praktek merupakan sarana yang digunakan mahasiswa untuk mengenal dunia kerja yang sebenarnya dan mempelajari lingkungan dan kondisi kerja yang dihadapi mahasiswa setelah lulus kuliah. Berdasarkan uraian laporan pelatihan kerja (KP), dapat disimpulkan bahwa ada beberapa teori dan praktek yang telah diajarkan di perkuliahan dan digunakan selama pelatihan kerja.
Peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan yaitu: mesin cetak (printer), mesin mimeograf (fotokopi), mesin penghancur kertas (paper shredder) dan laminator (laminasi). Dokumen yang dihasilkan selama kegiatan Praktek Kerja Lapangan adalah hasil dokumen yang dimusnahkan, dokumen yang digandakan, dokumen absensi yang dimasukkan ke dalam database perusahaan, dokumen KTP yang dicetak, dokumen yang dicap dan dokumen yang dilaminasi. Kendala yang dihadapi saat melakukan Kerja Praktek adalah yang pertama pada saat memasukkan data karyawan ke dalam aplikasi Workday, sering terjadi nama karyawan yang sama muncul lebih dari 1 orang di database perusahaan dan kendala yang kedua adalah pada saat proses penyiapan ruangan untuk audit, biasanya ruangan sudah dipesan oleh presenter sehingga memperlambat proses penyiapan ruangan.
PENUTUP
Kesimpulan
Pulp and Paper Andalan Riau di kantor Koperasi Karyawan dan kantor APRIL Learning Institute memusnahkan dokumen, menggandakan dokumen, melakukan analisis SWOT terhadap aplikasi yang dibuat oleh USSI Corp, melakukan analisis keuangan Koperasi Karyawan USP, melakukan perhitungan kuantitas untuk pembangunan rumah, Menghitung tingkat kesehatan masyarakat koperasi karyawan, mengikuti proses assessment USSI Corporate Bandung, Membantu audit ruangan, Mengunjungi Kopkar Mart, Memesan ruangan untuk pelatihan karyawan, Menyiapkan ruangan untuk pelatihan karyawan, Membantu pembuatan PPT untuk presentasi, Memasukkan data karyawan untuk pelatihan, Membuat ID card magang , Kartu ID peserta magang yang dicap, Laminasi dokumen, Mengirim email evaluasi dan respons kinerja. Riau Andalan Pulp and Paper di kantor Koperasi Karyawan dan kantor APRIL Learning Institute mampu mengetahui pemusnahan dokumen, duplikat dokumen, melakukan analisis SWOT terhadap aplikasi yang dibuat oleh USSI Corp, melakukan analisis keuangan Koperasi Karyawan USP, melakukan perhitungan bill of quantity untuk pembangunan rumah, Perhitungan tingkat solvabilitas Koperasi Karyawan, Berpartisipasi dalam proses asesmen USSI Corporate Bandung, Membantu audit premis, Mengunjungi Kopkar Mart, Memesan gedung untuk training karyawan, Menyiapkan gedung untuk training karyawan, Membantu pembuatan PPT untuk presentasi, Masuk data karyawan untuk pelatihan, Pembuatan kartu ID magang, Stempel ID kartu magang, Laminasi dokumen, Kirim email evaluasi dan tanggapan kinerja karyawan, Kunjungan pabrik Riau Andalan Kertas (RAK), Kunjungan pabrik Benang Asia Pasifik (APY). Riau Andalan Pulp and Paper di kantor Koperasi Pegawai dan kantor APRIL Learning Institute, penulis menggunakan software antara lain : microsoft word, microsoft excel, microsoft power point, microsoft outlook, Workday, Get Your Room dan remote desktop.
Mengenai perlengkapan yang digunakan selama kegiatan Praktek Kerja Lapangan yaitu: pulpen, gunting, penjepit kertas (paper clip), stapler dan kotak file. Solusi dari keterbatasan yang dihadapi adalah dengan mengecek kembali SAP ID dan Workday ID pegawai, biasanya data nama pegawai yang sama dapat teridentifikasi jika dilihat dari nomor SAP ID dan Workday ID menjadi (karena masing-masing pegawai memiliki nomor identitas yang berbeda). berbeda untuk setiap individu), sedangkan solusi untuk kendala kedua adalah dengan melakukan pengecekan ruangan melalui aplikasi get your room untuk melihat ruangan mana yang dibooking untuk training dan ruangan mana yang kosong jadwal training, cek jadwal awal dan akhir training dan konfirmasi dengan pihak penyaji apabila jadwal pelatihan selesai lebih cepat atau ditunda.
Saran
