LAPORAN KERJA PRAKTEK

(1)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

APLIKASI MANAGEMENT SURAT BERBASIS WEBSITE(BACK-END)

BADAN PERTANAHAN NASIONAL KABUPATEN BENGKALIS

RAHMELLIA AGUSTINA 6304171034

PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN REKAYASA PERANGKAT LUNAK

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS

BENGKALIS

2021

(2)

ii

(3)

iii KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun laporan ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam laporan ini akan membahas mengenai kerja praktek yang dilaksanakan di kantor Badan Pertanahan Nasional Bengkalis.

Laporan kerja praktek ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama melaksanakan kerja praktek hingga dalam mengerjakan laporan ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Johny Custer, S.T, MT selaku Direktur Politeknik Negeri Bengkalis.

2. Bapak Armada, M.T selaku Wakil Direktur I Bagian Akademik Politeknik Negeri Bengkalis.

3. Bapak Guswandi, M.T selaku Wakil Direktur II Bidang Keuangan Bagian Umum dan Kepegawaian Politeknik Negeri Bengkalis.

4. Bapak Akmal Indra, M.T selaku Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan Politeknik Negeri Bengkalis.

5. Bapak Danuri, M.Cs selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika

6. Ibu Rezki Kurniati, M.Kom Ketua Program Studi Rekayasa Perangkat Lunak Politeknik Negeri Bengkalis.

7. Bapak Depandi Enda, M. Kom. selaku Koordinator Pelaksanaan Kerja Praktek

8. Ibu Fajar Ratnawati,M. Cs. selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktek.

9. Seluruh Dosen Program Studi Rekayasa Perangkat Lunak yang telah memberikan dukungan selama melaksanakan Kerja Praktek.

(4)

iv 10. Bapak Drs. Johansyah Syafri selaku Kepala Dinas Komunikasi Informasi dan

Statistik.

11. Kepada seluruh karyawan di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis.

12. Kepada Kak Yusmalinda Sari S.Ap selaku mentor yang membimbing selama pelaksanaan Kerja Praktek.

13. Kepada Putri Betha Sitinjak selaku rekan magang selama 4 bulan.

Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan pada laporan ini.

Oleh karena itu penulis mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang dapat membangun. Kritik dari pembaca sangat diharapkan untuk penyempurnaan laporan selanjutnya. Untuk itu kritik dan saran demi kesempurnaan penulisan laporan kerja praktek ini sangat penulis harapkan.

Bengkalis, 18 Agustus 2021

Penulis

(5)

v

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ... i

HALAMAN PENGESAHAN... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

1. Pendahuluan ... 1

1.1. Latar Belakang Pemikiran KP ... 1

1.2. Ruang Lingkup ... 1

1.3. Tujuan dan Manfaat ... 1

1.4. Luaran Proyek Kerja Praktek ... 2

2. Gambaran umum perusahaan ... 3

2.1. Profil dan Sejarah Singkat ATR/BPN ... 3

2.2. Visi Dan Misi ATR/BPN ... 5

2.3. Struktur Organisasi PT. Wilmar Nabati Indonesia Dumai ... 5

2.4. Ruang Lingkup Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis ... 5

3. Metodologi ... 11

3.1. Prosedur Pembuatan Sistem ... 11

3.1.1. Perencanaan (Planning) ... 11

3.1.2. Perancangan (Design) ... 12

3.1.3. Pengkodean (Coding) ... 12

3.1.4. Pengujian (Testing) ... 12

3.2. Metodologi Pengumpulan Data ... 12

3.3. Proses Perancangan ... 13

3.3.1. Flowchart ... 13

3.3.2. Analisis Sistem yang sedang berjalan ... 15

3.3.3. Rancangan sistem yang diusulkan ... 16

3.4. Jadwal Pelaksanaan ... 16

4. Perancangan dan implementasi ... 17

4.1. Analisa Data ... 17

4.1.1. Kebutuhan Fungsional ... 17

4.1.2. Kebutuhan Non Fungsional ... 17

4.2. Rancangan Sistem ... 18

(6)

vi

4.2.1. Usecase Diagram... 18

4.2.2. Struktur Tabel ... 18

4.2.3. Entity Relationship Diagram ... 20

4.3. Implementasi ... 20

4.3.1. Hasil Database... 20

4.3.2. Testing ... 22

4.3.3. Feedback Pengguna... 29

4.4. Dampak Implementasi Sistem ... 29

5. Penutup ... 30

5.1. Kesimpulan ... 30

5.2. Saran ... 30

DAFTAR PUSTAKA ... 31

Foto Kegiatan ... 32

(7)

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Struktur Organisasi ... 5

Tabel 3. 1 Jadwal Pelaksanaan ... 16

Tabel 4. 1 Struktur Tabel User ... 22

Tabel 4. 2 Struktur Tabel Surat Masuk ... 22

Tabel 4. 3 Struktur Tabel Surat keluar ... 23

(8)

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3. 1 Metode Extreme Programming ... 11

Gambar 3. 2 Flowchart Surat Masuk ... 14

Gambar 3. 3 Flowchart Surat Keluar ... 15

Gambar 4. 1 Usecase Diagram ... 18

Gambar 4.2 Entity Relationship Entity ... 20

Gambar 4. 3 Struktur Tabel User ... 20

Gambar 4. 4 Data Tabel User... 21

Gambar 4. 5 Struktur Tabel Surat Masuk ... 21

Gambar 4. 6 Data Tabel Surat Masuk ... 21

Gambar 4. 7 Struktur Tabel Surat Keluar ... 22

Gambar 4. 8 Data Surat Keluar ... 22

(9)

1

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang Pemikiran KP

Kerja praktek merupakan bentuk perkuliahan melalui kegiatan kerja secara langsung didunia kerja. Kerja praktek merupakan salah satu kegiatan praktek bagi mahasiswa dengan tujuan mendapatkan pengalaman dari kegiatan kerja praktek tersebut. Di Politeknik Negeri Bengkalis, kerja praktek merupkan kegiatan wajib yang harus dijalani oleh setiap mahasiswa dengan tujuan agar mahasiswa dapat mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari.

Kerja Praktek yang dilaksanakan selama 2 bulan di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis muali dari tanggal 07 Juni 2021 sampai tanggal 06 Agustus 2021. Kegiatan selama kerja praktek di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis yaitu mengikuti semua aktivitas-aktivitas dikantor.

Dari beberapa pekerjaan yang dilakukan, penulis tertarik membuat aplikasi management surat berbasis website di bidang TU Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis. Sistem management surat disini yaitu mendata surat masuk dan surat yang keluar. Pengisian data surat masih secara manual.

teknik penginputan data yang dilakukan secara manual memiliki resiko yang besar seperti buku bisa rusak atau hilang serta tulisan user tidak dapat terbaca. Dengan adanya aplikasi ini dapat mempermudah pegawai TU dalam dalam menginput data surat di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis.

1.2.Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup dalam pembuatan laporan ini yaitu melakukan pembuatan aplikasi management suratberbasis websitemenggunakan frameworkcodeigneter. Aplikasi managementberbasis website ini hanya dapat digunakan oleh pegawai TU dalam melakukan penginputan data-data surat.

Aplikasi management surat berbasis website ini dapat melakukan input data, edit data, upload surat.

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah membuat websitemanagementsurat di kantor Badan Pertanahan Nasionaldan menghasilkan website yang dapat mengelola data surat yaitu input data surat, edit data surat, upload surat.

(10)

2 Adapun manfaat dari pembuatan aplikasi ini adalah:

1. Dapat membantu admin dalam mengelola data surat masuk dan surat keluar di kantor Badan Pertanahan Nasional Bengkalis.

2. Data-data arsip surat masuk dan surat keluar tersimpan dengan aman.

1.4.Luaran Proyek Kerja Praktek

Proyek yang dihasilkan adalah sebuah aplikasi management surat di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis berbasis website menggunakan framework codeigniter. Aplikasi ini dapat membantu pegawai TU dalam melakukan pengelolaan data arsip surat masuk dan surat keluar dari website.

(11)

3 2.

Gambaran umum perusahaan

2.1.Profil dan Sejarah Singkat ATR/BPN

Sesuai Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2015 tentang Kementrian Agraria dan Tata Ruang, Kementrian Agraria dan Tata Ruang (ATR) mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agrarian/pertanahan dan tata ruang untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. Dalam melaksanakan tugasnya, Kementrian ATR menyelenggarakan fungsi:

1. Perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang tata ruang, infrastruktur keagrariaan/pertanahan, hubungan hukum keagrariaan/pertanahan, penataan agraria/pertanahan, pengadaan tanah, pengendalian pemanfaatan ruang dan penguasaan tanah, serta penanganan masalah agraria/pertanahan, pemanfaatan ruang, dan tanah;

2. Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang;

3. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Agraria dan Tata Ruang;

4. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang;

5. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan Kementerian Agraria dan Tata Ruang di daerah; dan

6. Pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang.

Kementerian Agraria dan Tata Ruang terdiri atas:

1. Sekretariat Jenderal;

2. Direktorat Jenderal Tata Ruang;

3. Direktorat Jenderal Infrastruktur Keagrariaan;

4. Direktorat Jenderal Hubungan Hukum Keagrariaan;

5. Direktorat Jenderal Penataan Agraria;

6. Direktorat Jenderal Pengadaan Tanah;

(12)

4 7. Direktorat Jenderal Pengendalian Pemanfaatan Ruang dan Penguasaan

Tanah;

8. Direktorat Jenderal Penanganan Masalah Agraria, Pemanfaatan Ruang dan Tanah;

9. Inspektorat Jenderal;

10. Staf Ahli Bidang Landreform dan Hak Masyarakat atas Tanah;

11. Staf Ahli Bidang Masyarakat Adat dan Kemasyarakatan; dan 12. Staf Ahli Bidang Ekonomi Pertanahan.

Sedangkan sesuai Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2015 tentang Badan Pertanahan Nasional, BPN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam melaksanakan tugasnya, BPN menyelenggarakan fungsi:

1. Penyusunan dan penetapan kebijakan di bidang pertanahan;

2. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang survei, pengukuran, dan pemetaan;

3. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penetapan hak tanah, pendaftaran tanah, dan pemberdayaan masyarakat;

4. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengaturan, penataan dan pengendalian kebijakan pertanahan;

5. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengadaan tanah;

6. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengendalian dan penanganan sengketa dan perkara pertanahan;

7. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan BPN;

8. Pelaksanaan koordinasi tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan BPN;

9. Pelaksanaan pengelolaan data informasi lahan pertanian pangan berkelanjutan dan informasi di bidang pertanahan;

10. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan di bidang pertanahan; dan 11. Pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia di bidang pertanahan.

(13)

5 Untuk menyelenggarakan tugas dan fungsi BPN di daerah, dibentuk Kantor Wilayah BPN di provinsi dan Kantor Pertanahan di kabupaten/kota.

2.2.Visi Dan Misi ATR/BPN

Visi dan misi Kementerian ATR/BPN adalah pengelolaan ruang dan pertanahan yang terpercaya dan berstandar dunia, dalam mewujudkan visi dan misi Presiden dan Wakil Presiden "Indonesia Maju dan Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian berlandaskan Gotong Royong".

2.3.Struktur Organisasi PT. Wilmar Nabati Indonesia Dumai

Struktur organisasi pada BPN Kabupaten Bengkalis disusun sesuai dengan ketentuan-ketentuan dengan fungsi, kewajiban dan tangung jawab dari masing- masing bagian pada setiap bidang. Struktur Organisasi pada kantor Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis yang dapat di lihat pada gambar di bawah ini:

Tabel 2. 1 Struktur Organisasi

2.4.Ruang Lingkup Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis

Struktur organisasi serta tugas pokok dan fungsi Badan Pertanahan Nasional Yogyakarta adalah sesuai dengan ketentuan Pasal 7 Peraturan Presiden Nomor 20

(14)

6 Tahun 2015 tentang Badan Pertanahan Nasional, serta memperhatikan Surat Persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor B/2976.1/M.PANRB/8/2016 perihal usulan Penataan Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan di Lingkungan Badan Pertanahan Nasional (BPN). Kantor Wilayah adalah instansi vertical Kementrian Agraria dan Tata Ruang atau Badan Pertanahan Nasional di provinsi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang atau Kepala Badan Pertanahan Nasional.

A. Kepala Badan

Kantor Wilayah dipimpin oleh seorang Kepala. Kantor Wilayah mempunyai tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional dalam wilayah provinsi yang bersangkutan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, Kantor Wilayah menyelenggarakan fungsi yaitu, pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan penyusunan rencana, program, dan anggaran Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan di wilayahnya.

B. Tata Usaha

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pemberian dukungan administrasi di lingkungan Kantor Wilayah. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi, pelaksanaan, penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan.

C. Badan Infrastruktur Pertanahan

Bidang Infrastruktur Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan pengukuran dan pemetaan dasar, pengukuran dan pemetaan kadastral, serta survei dan pemetaan tematik.

a. Seksi Pengukuran dan Pemetaan Dasar

Seksi Pengukuran dan Pemetaan Dasar mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pengukuran batas administrasi, Kawasan dan wilayah tertentu, pelaksanaan, koordinasi dan pembinaan tenaga teknis dan surveyor pada Kantor Pertanahan di wilayahnya.

(15)

7 b. Seksi Pengukuran dan Pemetaan Kadastral

Seksi Pengukuran dan Pemetaan Kadastral mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pengukuran dan pemetaan kadastral, pembukuan serta pengelolaan basis data dan informasi batas bidang tanah, ruang dan perairan, serta evaluasi dan pelaporan.

c. Seksi Survei dan Pemetaan Tematik

Seksi Survei dan Pemetaan Tematik mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan survei dan pemetaan tematik pertanahan, perbatasan dan wilayah tertentu, dan pelaksanaan koordinasi dan pembinaan tenaga teknis dan petugas survei dan pemetaan tematik pada Kantor Pertanahan di Wilayahnya, serta evaluasi dan pelaporan.

D. Bidang Hubungan Hukum Pertanahan

Bidang Hubungan Hukum Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan penetapan hak tanah dan pemberdayaan hak tanah masyarakat, pendaftaran hak tanah, dan pemeliharaan data hak tanah serta pembinaan PPAT.

E. Bidang Penataan Pertanahan

Bidang Penataan Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian, pembinaan dan pelaksanaan penatagunaan tanah, landreform , dan konsolidasi tanah, serta penataan Kawasan tertentu.

a. Seksi Penatagunaan Tanah

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan penyusunan persediaan tanah, penetapan penggunaan dan pemanfaatan tanah, neraca penatagunaan tanah, bimbingan dan penerbitan pertimbangan teknis pertanahan dan penatagunaan tanah, pemantauan dan evaluasi perubahan penggunaan tanah, pengelolaan basis data dan sistem informasi geografi, pelaksanaan

(16)

8 inventarisasi dan pengelolaan basis data potensi dan data lahan pertanian pangan berkelanjutan, serta evaluasi dan pelaporan.

b. Seksi Landreform dan Konsilidasi Tanah

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan inventarisasi dan pengelolaan basis data tanah obyek landreform, pengusulan penetapan/penegasan tanah obyek landreform, pengeluaran tanah dari obyek landreform, pendayagunaan tanah obyek landreform dan ganti kerugian tanah obyek landreform, pelaksanaan redistribusi tanah dan pemanfaatan bersama atas tanah, pelaksanaan penyusunan potensi obyek konsolidasi tanah, pelaksanaan sosialisasi, perencanaan, pengembangan desain, promosi, koordinasi dan kerja sama konsolidasi tanah serta bimbingan partisipasi masyarakat, pelaksanaan pemantauan dan pengelolaan data, evaluasi, penanganan permasalahan dan pelaporan potensi obyek konsolidasi tanah dan konsolidasi tanah, serta evaluasi dan pelaporan.

c. Seksi Penataan kawasan Tertentu

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan penataan pemanfaatan kawasan, melaksanakan inventarisasi, penyesuaian, penataan, pengendalian, zonasi, kerjasama dengan lembaga pemerintah dan lembaga non pemerintah, penyusunan pertimbangan teknis pertanahan, pemantauan dan evaluasi, serta pengelolaan basis data pemanfaatan kawasan di wilayah pesisir, pulau kecil, perbatasan dan kawasan tertentu, serta evaluasi dan pelaporan.

F. Bidang Pengadaan Tanah

Bidang Pengadaan Tanah mempunyai tigas melaksanakan pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan pemanfaatan tanah pemerintah, bina pengadaan dan penetapan tanah pemerintah, serta penilaian tanah.

a. Seksi Pemanfaatan Tanah pemerintah

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pemberian perizinan kerjasama pemanfaatan tanah pemerintah, perpanjangan perizinan kerjasama

(17)

9 pemanfaatan tanah pemerintah, pemberian rekomendasi pencatatan peralihan dan penghapusan tanah pemerintah serta pemberian rekomendasi penertiban pelanggaran perjanjian kerjasama pemanfaatan tanah pemerintah, serta evaluasi dan pelaporan.

b. Seksi Bina Pengadaan dan Penetapan Tanah Pemerintahan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pembinaan perencanaan dan persiapan pengadaan tanah, pelaksanaan pengadaan tanah pemerintah, dan penyerahan hasil pengadaan tanah, pelaksanaan penetapan hak atas tanah, izin peralihan haka tau izin pelepasan hak dan kerjasama pemanfaatan 9 asset instansi pemerintah, badan hukum pemerintah, dan badan usaha pemerintah, serta evaluasi dan pelaporan.

c. Seksi Penilaian Tanah

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan penilaian anah, bidang tanah dan property, pelaksanaan pengadaan, pemutakhiran, dan kerjasama pembuatan peta zona nilai tanah kabupaten/kota, peta zona nilai ekonomi kawasan dan potensi sumber daya agraria, pelaksanaan dan pengelolaan informasi dan Komputerisasi Kegiatan Pertanahan berbasis data zona nilai tanah dan zona nilai ekonomi kawasan, serta evaluasi dan pelaporan.

G. Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan

Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian, pembinaan, dan pelaksanaan penanganan sengketa dan konflik pertanahan, penanganan perkara pertanahan, serta pengendalian pertanahan.

a. Seksi Sengketa dan Konflik Pertanahan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pencegahan, penanganan, dan penyelesaian sengketa/konflik pertanahan, serta analisis dan penyiapan usulan pembatalan ha katas tanah, serta evaluasi dan pelaporan.

b. Seksi Penanganan Perkara Pertanahan

(18)

10 Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan penanganan dan penyelesaian perkara pertanahan, analisi dan penyiapan usulan pembatalan hak atas tanah berdasarkan putusan pengadilan atau hasil perdamaian, serta evaluasi dan pelaporan.

c. Seksi Pengendalian Pertanahan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, koordinasi, pemantauan, pelaksanaan pengendalian dan pemantauan pemanfaatan pertanahan, pelaksanaan penelitian data dan penyiapan usulan serta rekomendasi penertiban dan pendayagunaan tanah terlantar,

serta evaluasi dan pelaporan.

(19)

11

3. Metodologi

3.1. Prosedur Pembuatan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode extreme programming. Proses pengembangan extreme programming terdiri dari perencanaan (planning), perancangan (design), pengkodean (coding), pengujian (testing)(Supriyatna, 2018).Extreme Programming adalah sebuah model pengembangan perangkat lunak yang mencoba menyederhanakan berbagai tahapan dalam proses pengembangan tersebut sehingga menjadi lebih fleksibel.Metode extreme programming sangat cocok untuk diterapkan untuk aplikasi buku service ini karena dapat menyerderhanakan jika terjadinya perubahan. Metode ini memiliki beberapa tahapan seperti perencanaan (planning), perancangan (design), pengkodean (coding), pengujian (testing).

Gambar 3. 1 Metode Extreme Programming

3.1.1. Perencanaan (Planning)

Tahap ini dimulai dengan mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan oleh sistem dan mendapatkan gambaran yang jelas mengenai fungsionalitas dan keluaran yang diinginkan. Dalam pembangunan aplikasi management surat, tahap ini dimulai dari mengumpulkan data, kemudian dilakukan

(20)

12 analisa kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan dibangun. Pada tahapan pengumpulan data, penulis melakukan observasi. Setelah mengumpulan data, dilanjutkan dengan menganalisa kebutuhan-kebutuhan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan aplikasi buku management surat.

3.1.2. Perancangan (Design)

Pada tahap ini membuat struktur perancangan sistem perangkat lunak yang akan dibangun. Tujuan dari tahap ini yaitu dapat melihat gambaran dari perangkat lunak yang akan dibangun. Pada laporan ini perancangan yang dibuat merupakan perancangan database. Proses perancangan database dibuat pada bagian 4.2.2 struktur tabel pada laporan ini.

3.1.3. Pengkodean (Coding)

Tahap ini merupakan implementasi dari perancangan database yang telah dibuat kedalam databasemenggunakan database php my admin. Didalam database tersebut terdapat beberapa tabel yaitu tabel user, tabel surat masuk dan surat keluar.

3.1.4. Pengujian (Testing)

Tahap ini merupakan tahap pengujian terhadap database yang sudah dibangun.

Metode pengujian yang digunakan untuk menguji database aplikasi buku management surat berbasis website adalah Black-box Testing dengan melakukan pengujian terhadap masukan dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem.

3.2. Metodologi Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan menggunakan metode observasi.

Metode observasi merupakan salah satu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsungterhadap suatu objek yang akan diteliti.

Penulis melakukan observasi secara langsung dikantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis. Dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis, didapat beberapa data yaitu:

1. Data yang diperlukan dalam pembuatan website management surat.

(21)

13 2. Data yang diperlukan dalam pembuatan laporan kerja harian berupa informasi prosedur pelaksanaan kerja dan ruang lingkup aktivitas mahasiswa magang.

3.3. Proses Perancangan 3.3.1. Flowchart

Flowchart merupakan gambaran urutan proses dari sebuah aplikasi. Berikut merupakan flowchart surat masuk dan flowchart surat keluar:

(22)

14 3.3.1.1. Flowchart Surat Masuk

Gambar 3. 2 Flowchart Surat Masuk

(23)

15 3.3.1.2. Flowchart Surat Keluar

Gambar 3. 3 Flowchart Surat Keluar

3.3.2. Analisis Sistem yang sedang berjalan

Sistem yang sedang berjalan saat ini masih menggunakan teknik manual. semua surat masuk dan surat keluar dicatat didalam sebuah buku oleh pegawai TU yang menangani proses management surat tersebut.

(24)

16 3.3.3. Rancangan sistem yang diusulkan

Sistem yang akan dibangun berupa website yang mempermudah karyawan dalam mengelola proses management surat. Pegawai sebagai admin dapat login kedalam aplikasi dan selanjutnya melakukan aktivitas proses management surat.

3.4. Jadwal Pelaksanaan

Tabel 3. 1 Jadwal Pelaksanaan

No Kegiatan Minggu

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Perencanaan 2 Perancangan 3 Pengkodean 4 Pengujian 5 Pembuatan

Laporan

(25)

17

4. Perancangan dan implementasi

4.1. Analisa Data

Data yang digunakan untuk penunjang dalam melakukan tugas kerja praktek ini adalah sebagai berikut:

1. Data yang diperlukan dalam pembuatan website management surat.

2. Data yang diperlukan dalam pembuatan laporan kerja harian berupa informasi prosedur pelaksanaan kerja dan ruang lingkup aktivitas mahasiswa magang.

4.1.1. Kebutuhan Fungsional

1. Admin dapat melakukan input data surat masuk.

2. Admin dapat melakukan edit data surat masuk.

3. Admin dapat mengupload surat masuk.

4. Admin dapat melakukan input data surat keluar.

5. Admin dapat melakukan edit data surat keluar.

6. Admin dapat mengupload surat keluar.

4.1.2. Kebutuhan Non Fungsional

1. Ketersediaan, sistem dapat memberikan penyimpanan yang cukup untuk menampung data.

2. Performa, sistem dapat memberikan layanan secara cepat bagi penggunanya, proses tidak melebihi 1 menit.

3. Keamanan, sistem harus mempunyai kategori user login (administrator).

(26)

18 4.2. Rancangan Sistem

4.2.1. Usecase Diagram

Gambar 4. 1 Usecase Diagram

4.2.2. Struktur Tabel 4.2.2.1.Tabel users

Tabel 4. 1Struktur Tabel User

No Field Type Key

1 id_user int (11) primary

2 username varchar (32)

3 password varchar (255)

(27)

19 4.2.2.2.Tabel Surat Masuk

Tabel 4. 2Sturuktur Tabel Surat Masuk

1 id_suma bigint (11) primary

2 no_suma int (11)

3 pengirim_suma varchar (256)

4 perihal_suma varchar (256)

5 diterima_suma date

6 disposisi text

7 bidang int (11)

4.2.2.3.Struktur Tabel Surat Keluar

Tabel 4. 3Struktur Tabel Surat Keluar

1 id_sulur bigint (11) primary

2 nomor_sulur int (11)

3 kode_sulur char (32)

4 kepada_sulur varchar (256)

5 perihal_sulur varchar (256)

6 tanggal_sulur date

7 pengolah_sulur int (11)

(28)

20 4.2.3. Entity Relationship Diagram

Gambar 4.2 Entity Relationship Entity

4.3. Implementasi

Hasil Implementasi yaitu berupa database dan website yang digunakan untuk mengelola data surat masuk, surat keluar di kantor Badan Pertanahan Nasional.

4.3.1. Hasil Database 1. Tabel User

Structur

Gambar 4. 3 Struktur Tabel User

(29)

21 Data

Gambar 4. 4 Data Tabel User

2. Tabel Surat Masuk Structur

Gambar 4. 5 Struktur Tabel Surat Masuk

Data

Gambar 4. 6 Data Tabel Surat Masuk

(30)

22 3. Tabel Surat Keluar

Struktur

Gambar 4. 7 Struktur Tabel Surat Keluar

Data

Gambar 4. 8 Data Surat Keluar

4.3.2. Testing

4.3.2.1.Tambah Data Surat Masuk

Tabel 4. 4 Testing Tambah Data Surat Masuk

No Skenario Pengujian

Test Case Hasil yang diharapkan

Hasil Pengujian

Kesimpulan 1 Mengisi form

dengan benar

no_suma : 123 pengirim_suma:

imel

perihal_suma:

surat magang diterima_suma:

08-09-2021 disposisi: Tata usaha

bidang: 1

Berhasil Ditambah

Sesuai Harapan

Valid

(31)

23 2 Mengisi form

nomor dengan memasukkan kata

no_suma : dumai02

pengirim_suma:

betha

perihal_suma:

surat tanah diterima_suma:

06-09-2021 disposisi: seksi 2 bidang: 2

Berhasil Ditambah

Sesuai Harapan

Valid

(32)

24 4.3.2.2.Edit Data Surat Masuk

Tabel 4. 5 Testing Edit data Surat Masuk

dengan menggunakan karakter

no_suma : 123@

pengirim_suma:

imel

perihal_suma:

surat magang diterima_suma:

08-09-2021 disposisi: Tata usaha

bidang: 1

Berhasil Diubah

Sesuai Harapan

Valid

(33)

25 2 Mengisi form

pengirim surat dengan

menggunakan karakter

no_suma : dumai02

pengirim_suma:

betha@i perihal_suma:

surat tanah diterima_suma:

06-09-2021 disposisi: seksi 2 bidang: 2

Berhasil Diubah

Sesuai Harapan

Valid

(34)

26 4.3.2.3.Tambah Data Surat Keluar

Tabel 4. 6 Testing Tambah Data Surat Keluar

dengan benar

nomor_sulur:

020899

kode_sulur: 02 kepada_sulur:

Kasi seksi 2 perihal_sulur:

sertifikat tanah tanggal_sulur:14- 09-2021

pengolah_sulur: 1

Berhasil Ditambah

Sesuai Harapan

Valid

(35)

27 2 Mengisi form

kode surat keluar dengan menggunakan kata

nomor_sulur: 123 kode_sulur: 23ds kepada_sulur:

betha

perihal_sulur:

surat tanah 1 tanggal_sulur:13- 09-2021

pengolah_sulur:

23

Berhasil Ditambah

Sesuai Harapan

Valid

(36)

28 4.3.2.4.Edit Data Surat Keluar

Tabel 4. 7 Edit Data Surat Keluar

kode dengan menggunakan kata

nomor_sulur:

020899 kode_sulur:

02amel@

kepada_sulur:

Kasi seksi 2 perihal_sulur:

sertifikat tanah tanggal_sulur:14- 09-2021

pengolah_sulur: 1

Berhasil Diubah

Sesuai Harapan

Valid

2 Mengisi form kode surat keluar dengan menggunakan karakter

nomor_sulur: 123 kode_sulur:

23ds@

kepada_sulur:

betha

perihal_sulur:

surat tanah 1 tanggal_sulur:13- 09-2021

pengolah_sulur:

23

Berhasil Diubah

Sesuai Harapan

Valid

(37)

29 4.3.3. Feedback Pengguna

Setelah sistem berhasil dijalankan dan di uji coba. Pihak tatausaha kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis memberikan beberapa tanggapan sebagai berikut:

1. Sistem mudah dipahami penggunaannya.

2. Sistem sesuai dengan keinginan user.

4.4. Dampak Implementasi Sistem

Dengan adanya aplikasi management arsip surat dikantor Badan Pertanahan Nasional Bengkalis ini akan lebih memudahkan pegawai tatausaha dalam mendata surat yang masuk dan surat yang akan keluar.

4.5.Kendala Implementasi

Kendala yang dihadapi pada saat kegiatan kerja praktek yaitu aplikasi yang penulis buat tidak dapat digunakan dikantor Badan Pertanahan Nasional dikarenakan semua aplikasi yang terdapat dikantor tersebut dikelola oleh pusat.

(38)

30

5. Penutup

5.1. Kesimpulan

Aplikasi management arsip surat ini dibuat untuk mempermudah pegawai tatausaha dalam menyimpan data-data surat yang telah masuk dan surat yang akan keluar dikarenakan pada saat ini proses penyimpanan data masih menggunakan cara manual. Sistem ini digunakan oleh 1 user yaitu pegawai tatausaha.

Aplikasi ini tidak dapat digunakan dikantor Badan Pertanahan Nasional Bengkalis dikarenakan seluruh aplikasi yang terdapat dikantor tersebut dikelola oleh kantor pusat. Sehingga aplikasi ini dibuat hanya untuk tugas akhir dalam menyelesaikan kerja praktek di kantor Badan Pertanahan Nasional.

5.2. Saran

Adapun saran terhadap pelaksanaan kerja praktek di kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bengkalis tidak direkomendasikan untuk mahasiswa Prodi Rekayasa Perangkat Lunak. Dikarenakan kegiatan harian yang dilaksanakan tidak

memanfaatkan bidang ilmu dari Teknik Infomatika.

(39)

31