laporan pkl perum bulog - Teknokrat Repository

(1)

KANTOR CABANG BANDAR LAMPUNG

Untuk memenuhi persyaratan mendapatkan nilai Praktik Kerja Lapangan

Disusun oleh :

1. ANTON WIJAYA SITORUS (15311096)

2. RIO ANDIKA (15311091)

3. SRIE RIANITA (15311139)

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS TEKNOKRAT INDONESIA BANDAR LAMPUNG

(2)

ii

LEMBAR PERSETUJUAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Nama : 1. Anton Wijaya Sitorus (15311096) 2. Rio Andika (15311091) 3. Srie Rianita (15311139) Program Studi : Sistem Informasi

Instansi/Perusahaan : Perum Bulog Divre Lampung Kantor Cabang Bandar Lampung Alamat Instansi/Perusahaan : Jl. Cut Mutia No. 29

Teluk Betung, Bandar Lampung

Pembimbing,

Pembimbing Laporan PKL Pembimbing Lapangan

Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer, Instansi/Perusahaan PKL,

Amarudin, S.Kom., M.Eng. Sandy Tio Pratama

NIK. 022 12 02 02 NIP. 118 81 10 52

Menyetujui,

Program Studi S1 Sistem Informasi Ketua,

Rusliyawati, S.Kom., MTI.

NIK. 031 02 08 02

(3)

iii

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN PERUM BULOG DIVRE LAMPUNG KANTOR CABANG BANDAR LAMPUNG

Dipersiapkan dan disusun oleh:

1. ANTON WIJAYA SITORUS (15311096)

2. RIO ANDIKA (15311091)

3. SRIE RIANITA (15311139) Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji

Pada tanggal 14 Juli 2018 Dewan Penguji

Pembimbing, Penguji

Amarudin, S.Kom., M.Eng. Purwono Prasetyawan, M.T.

NIK. 022 12 02 02 NIK. 022 14 03 15

Laporan ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan Untuk memperoleh nilai Praktik Kerja Lapangan Tanggal 22 Juli 2018

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Program Studi S1 Sistem Informasi

Dekan, Ketua,

Y. Agus Nurhuda, S.Si., M.Cs. Rusliyawati, S.Kom., MTI.

NIK. 021 05 02 05 NIK. 031 02 08 02

(4)

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini. Penulisan Laporan PKL ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mendapatkan nilai Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada Program Studi S1 Sistem Informasi Fakultas Teknik & Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.

Penulis menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan PKL ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Dr. HM. Nasrullah Yusuf, SE., M.B.A., selaku Rektor Universitas Teknokrat Indonesia.

2. Y. Agus Nurhuda, S.Si., M.Cs., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.

3. Rusliyawati, S.Kom., MTI., selaku ketua Program Studi S1 Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.

4. Amarudin, S.Kom., M.Eng., selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membimbing penulis menyelesaikan Laporan PKL ini.

5. Purwono Prasetyawan, M.T. selaku dosen penguji.

6. Muhammad Attar Rizal selaku Pimpinan Perum Bulog Divre Lampung yang telah mengizinkan kami melaksanakan PKL di Perum Bulog.

7. Sandy Tio Pratama selaku pembimbing di Perum Bulog Divre Lampung.

Akhir kata, penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu dan semoga Laporan PKL ini membawa manfaat.

Bandar Lampung, 27 Juli 2018 Penulis

(5)

v DAFTAR ISI

Hal.

LEMBAR PERSETUJUAN... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR SINGKATAN ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

RINGKASAN PKL ... xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PKL ... 1

1.2 Maksud Dan Tujuan PKL ... 2

1.3 Kegunaan Pkl ... 3

1.3.1 Bagi Mahasiswa ... 3

1.3.2 Bagi Akademik ... 3

1.3.3 Bagi Perusahaan ... 3

1.4 Tempat PKL... 4

1.5 Jadwal Waktu Pelaksanaan PKL ... 4

BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL 2.1 Sejarah Perusahaan ... 5

2.2 Tujuan Perum Bulog ... 7

2.3 Visi dan Misi Perum Bulog ... 7

2.4 Struktur Organisasi ... 8

2.5 Tugas Dan Tanggung Jawab ... 9

2.6 Kegiatan Umum Perusahaan... 13

2.7 Lokasi Perum Bulog ... 13

2.8Logo Perum Bulog ... 14

2.9 Makna Logo Perum Bulog ... 14

BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN 3.1 Pelaksanaan PKL, ANTON WIJAYA SITORUS15311096 ... 15

3.1.1 Bidang Kerja ... 15

3.1.2 Pelaksanaan Kerja... 16

3.1.3 Kendala Yang Dihadapi... 17

3.1.4 Cara Mengatasi Kendala ... 18

3.2 Pelaksanaan PKL, RIO ANDIKA 15311091 ... 20

3.3 Pelaksanaan PKL, SRIE RIANITA15311139 ... 25

(6)

vi

BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan ... 28

4.2 Saran ... 29

DAFTAR PUSTAKA ... 30

LAMPIRAN ... 31

(7)

vii

DAFTAR SINGKATAN

1. Perum Bulog Divre Lampung (Perusahaan Umum Badan Urusan Logistik Devisi Regional Lampung).

2. KADIVRE (Kepala Devisi Regional).

3. TU (Tata Usaha).

4. OPP (Operasional Dan Pelayanan Publik).

5. DO(Delivery Order).

6. RPK (Rumah Pangan Kita).

7. SDM (Sumber Daya Manusia).

8. RASKIN (Beras Rumah Tangga Miskin).

9. PPN (Pajak Pertambahan Nilai).

10. PPh (Pajak Penghasilan).

11. ATK (Alat Tulis Kantor).

12. SPPD (Surat Pengajuan Perjalanan Dinas).

13. P2M(Perawatan dan Penggendalian Mutu).

14. P2A (Penyediaan Pergudangan Dan Muatan).

15. BAST (Berita Acara Serah Terima).

16. DC (Distribution Center).

17. PO (Purchase Order)

18. GD1K dan GD1M (Istilah Internal Bulog yang berisi daftar beras masuk dan beras keluar, sebagai acuan benar tidaknya raskin ke desa mereka telah di distribusikan).

(8)

viii

DAFTAR GAMBAR

Hal.

Gambar 2.1 Denah Lokasi ... 4 Gambar 2.2 Struktur Organisasi ... 8 Gambar 2.3 Logo Perusahaan BULOG ... 14

(9)

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Daftar Hadir PKL

Lampiran 2 Formulir Penilaian Anton Wijaya Sitorus Lampiran 3 Formulir Penilaian Rio Andika

Lampiran 4 Formulir Penilaian Srie Rianita

Lampiran 5 Catatan Harian PKL Anton Wijaya Sitorus Lampiran 6 Catatan Harian PKL Rio Andika

Lampiran 7 Catatan Harian PKL Srie Rianita Lampiran 8 Form Kendali Bimbingan

Lampiran 9 SK Bimbingan

Lampiran 10 Contoh Buku Ekspedisi FaX Keluar Lampiran 11 Contoh Buku Penomoran NI

Lampiran 12 Contoh Buku Ekspedisi TTD Kadivre Lampiran 13 Contoh Buku Ekspidisi Nota Interen Lampiran 14 Contoh Buku Ekspedisi Fax Masuk Lampiran 15 Contoh Buku Ekspedisi Surat Masuk Lampiran 16 Contoh Buku Ekspedisi SPPD & Voucher Lampiran 17 Contoh Buku Penomoran Surat Perintah Lampiran 18 Contoh Buku Penomoran Voucher Lampiran 19 Contoh Buku Agenda Nota Interen Lampiran 20 Contoh Buku Agenda Surat Masuk Lampiran 21 Contoh Buku Agenda Fax Masuk Lampiran 22 Contoh Buku Penomoran Surat Keluar Lampiran 23 Contoh Buku Penomoran Fax Keluar Lampiran 24 Contoh Surat Keluar

Lampiran 25 Contoh Fax Keluar

Lampiran 26 Contoh Fax Masuk dan Disposisi Fax Masuk Lampiran 27 Contoh Surat Masuk dan Disposisi Surat Masuk Lampiran 28 Contoh NI Masuk

Lampiran 29 Contoh NI Keluar Lampiran 30 Contoh Pendataan ATK

(10)

x Lampiran 31 Contoh Pembuatan Kliping Koran Lampiran 32 Contoh Buku Oprasional Kendaraan Lampiran 33 Contoh Pengarsipan Surat dan Dociment

Lampiran 34 Contoh Kantor Bidang Komersial Perum BULOG Divre Lampung Lampiran 35 Contoh Distribution Center Perum BULOG Divre Lampung Lampiran 36 Contoh Pelaksanaan Penjualan Langsung

Lampiran 37 Contoh Kendaraan Pemasaran Produk BULOG Lampiran 38 Contoh Pasokan Barang di Distribution Center Lampiran 39 Contoh Pelaksanaan Bazar di beberapa perusahaan

Lampiran 40 Contoh Pelaksanaan Pasar Murah di Kabupaten Pesawaran Lampiran 41 Contoh Pelaksanaan Pasar Murah di Kabupaten Tanggamus

Lampiran 42 Contoh Contoh bukti tanda terima pengembalian kupon pasar murah Lampiran 43 Contoh Pelaksanaan Bazar di Islamic Center Pesawaran

Lampiran 44 Contoh Pelaksanaan Penghitungan uang hasil pasar murah Lampiran 45 Contoh Brosur paket RAHMAT (Ramadhan Hemat) Lampiran 46 Contoh Pengemasan Paket RAHMAT (Ramadhan Hemat) Lampiran 47 Contoh Pelaksanaan Pengarsipan dan Penyusunan Berkas Lampiran 48 Contoh Pelaksanaan Pembuatan Daftar harga pasar Murah Lampiran 49 Contoh Bukti Setor Tunai Pembayaran Pajak

Lampiran 50 Contoh Surat Perintah Angkut dan Bukti Timbang Barang Lampiran 51 Contoh Nota Intern

Lampiran 52 Contoh Surat Faksimili Dalam Negeri Lampiran 53 Contoh Surat Perintah

Lampiran 54 Contoh Rebagging Beras

Lampiran 55 Contoh Laporan Posisi Persediaan Fisik Harian Lampiran 56 Contoh Rekapitulasi GD1K

Lampiran 57 Contoh Laporan Penjualan Beras Lampiran 58 Contoh Nota Pembelian Beras

Lampiran 59 Contoh Rekapitulasi Ketersediaan Pasokan Lampiran 60 Contoh Realisasi Penyaluran Beras Rastra Lampiran 61 Contoh Buku Realisasi Penyaluran Rastra Lampiran 62 Contoh Surat Masuk Bidang OPP

(11)

xi

Lampiran 63 Contoh Laporan Pelaksanaa Movement Lampiran 64 Contoh SIM Beras Komersil Medium Lampiran 65 Contoh DO

Lampiran 66 Contoh SPBB

Lampiran 67 Contoh Pengarsipan Dokumen

(12)

xii

RINGKASAN PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Praktik kerja lapangan (PKL) merupakan sarana mengaktualisasi diri terhadap beberapa keahlian atau keterampilan baik softskill maupun hardskill yang sudah diperoleh selama perkuliahan, diterapkan di suatu perusahaan atau instansi selama beberapa bulan. Pada laporan PKL ini, disajikan beberapa kegiatan pelaksanaan kerja, temuan kendala atau masalah dan usulan solusi terhadap kendala atau masalah yang dihadapi di perusahaan Perum Bulog Divre Lampung selama kurang lebih 2 bulan yaitu pada bulan April 2018 sampai dengan bulan Juni 2018.

Penempatan PKL pada perusahaan ini dibagi di beberapa bagian dengan bidang kerja yang berbeda. Pelaksanaan kerja pada bagian Tata Usaha (TU) kegiatan yang dilakukan secara rutin adalah melakukan surat menyurat, nota intern, faksimili, membuat kliping media massa serta mengarsipkan surat. Pada bagian Komersial kegiatan yang dilakukan secara rutin adalah melakukan penjualan langsung, pengemasan paket, pemasokan barang, bazar, pasar murah dan pengarsipan. Pada bagian Operasional dan Pelayanan Publik (OPP) kegiatan yang dilakukan secara rutin adalah melakukan penyusunan Delivery Order (DO), menyusun GD1K dan penyusunan bukti setor pembayaran. Dari kegiatan yang kami lakukan adanya kendala yang dihadapi adalah sulitnya mencari dokumen (surat, nota intern, faksimili masuk dan keluar) yang diarsipkan secara cepat saat dibutuhkan karena terlalu banyak outner yang tidak tersusun dengan rapi, ketika menyusun nomor DO terkadang keliru atau terselip hingga nomor DO tidak urut, dan kurangnya SDM dalam pelaksanaan penjualan.

Pada bagian TU solusi yang diberikan adalah memanfaatkan fasilitas yang sudah disediakan oleh perusahaan seperti komputer, untuk membantu meminimalisir kesalahan dan mengurangi penggunaan Alat Tulis Kantor (ATK), dengan menambah lemari tambahan untuk menyimpan seluruh outner arsip dan dengan menambah ruangan agar supaya lebih ergonomis dalam bekerja, memisahkan nomor DO menjadi beberapa bagian agar lebih mudah untuk disusun dan menambah SDM untuk melakukan penjualan. Usulan tersebut disarankan agar memudahkan karyawan sehingga pengerjaannya lebih cepat dan efektif.

Kata Kunci : PKL, TU, KOMERSIAL, OPP.

(13)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer (FTIK) Universitas Teknokrat Indonesia sebagai institusi pendidikan yang mengedepankan kualitas mahasiswa dalam menjawab tantangan dunia kerja, menilai bahwa perlu diadakan PKL.

Objek kajian program PKL adalah penerapan ilmu pengetahuan di institusi maupun perusahaan yang menjadi mitra program PKL. Program PKL merupakan akumulasi dari kegiatan belajar yang telah ditempuh oleh mahasiswa di FTIK Universitas Teknokrat Indonesia. PKL dapat diartikan sebagai sarana pelatihan mental, sikap, penerapan ilmu, dan pembentukan awal lulusan yang kompeten pada bidangnya masing-masing. Dengan demikian PKL adalah suatu kegiatan yang terpadu dari seluruh pengalaman belajar sebelumnya ke dalam program pelatihan berupa kinerja dalam semua hal yang berhubungan dengan penerapan ilmu yang telah dipelajari. PKL diselenggarakan secara sistematis dan terjadwal di bawah bimbingan dosen pembimbing yang memenuhi syarat. PKL merupakan salah satu syarat yang harus ditempuh oleh mahasiswa untuk mengikuti kegiatan akhir perkuliahan jenjang Strata 1 (S1). FTIK Universitas Teknokrat Indonesia memandang bahwa program PKL merupakan sarana strategis dalam proses pembentukan kemampuan dan kompetensi mahasiswa sebagai tenaga profesional.

Program PKL didukung dengan perencanaan yang sistematis dan terarah.

Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di Perusahaan Umum Badan Urusan Logistik Devisi Regional Lampung (Perum Bulog Divre Lampung) yang berlokasi di Jalan Cut Meutia No. 29 Bandar Lampung untuk mengetahui tentang sistem yang berjalan pada perusahaan atau instansi tersebut. Teori-teori yang dipelajari selama masa perkuliahan dapat secara langsung dipraktekkan dikantor Perum BULOG Divre Lampung terutama yang berhubungan dengan komputer.

Dalam hal ini dapat menjadi proses perbandingan, bahwa teori yang dipelajari sama dengan yang ditemui dalam prakteknya sehingga teori tersebut dapat dilaksanakan dengan baik. (FTIK-UTI, 2017)

(14)

1.2 Maksud Dan Tujuan PKL

Program PKL yang diberikan Universitas Teknokrat Indonesia, khususnya pada Program Studi S1 Sistem Informasi FTIK sebagai upaya mahasiswa untuk beradaptasi dengan dunia kerja, serta melihat secara nyata dunia kerja yang sesungguhnya sehingga mahasiswa mampu mengasah kemampuan dan keterampilan kerja. Adapun maksud dan tujuan dalam melaksanakan PKL antara lain :

Maksud dari pelaksanaan PKL :

1. Memenuhi salah satu syarat kelulusan program studi S1 Sistem Informasi FTIK.

2. Mengaplikasikan teori yang didapat oleh mahasiswa di bangku perkuliahan, khususnya ilmu komputer.

3. Mendapatkan pengalaman kerja sebelum memasuki dunia kerja.

4. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa dalam hal bagaimana bekerja dan bersikap di dunia kerja.

5. Mahasiswa dapat mempelajari yang menjadi tugasnya pada saat pelaksanaan PKL berlangsung.

Tujuan dari pelaksanaan PKL :

1. Mengetahui bagaimana pelaksanaan kegiatan kerja yang ada di Perusahaan Perum Bulog Divre Lampung.

2. Mahasiswa mampu menerapkan ilmu yang diperoleh pada saat kuliah di Universitas Teknokrat Indonesia.

(15)

1.3 Kegunaan PKL 1.3.1 Bagi Mahasiswa

1. Memberikan manfaat dalam penerapan teori-teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktek yang nyata di dunia kerja dan masyarakat.

2. Menambah pengalaman untuk beradaptasi dengan dunia kerja yang sesungguhnya.

3. Mahasiswa dapat memahami apa yang di kerjakan dalam perusahaan/instansi tempat PKL.

4. Dengan melaksanakan PKL mahasiswa dapat menyelesaikan laporan akhir praktik kerja lapangan, karena dengan terjun langsung ke dalam dunia kerja, mahasiswa dapat mengetahui apa saja masalah-masalah yang terjadi di dalam perusahaan/instansi yang terkait.

1.3.2 Bagi Universitas

1. Praktek Kerja Lapangan ini diharapkan berguna bagi perkembangan ilmu komputer, sehingga dapat dijadikan referensi bagi mahasiswa pada saat melaksanakan PKL, dan setelah lulus dari Universitas Teknokrat Indonesia.

2. Memperluas pengenalan Universitas Teknokrat Indonesia serta mempererat kerjasama antara Universitas dengan perusahaan/instansi yang bersangkutan.

1.3.3 Bagi Perusahaan

1. Dapat memberikan masukan dan pertimbangan untuk lebih meningkatkan kualitas dan kuantitas perusahaan serta ikut memajukan pembangunan dalam bidang pendidikan.

2. Dapat membantu pekerjaan di dalam perusahaaan/instansi dimana mahasiswa melaksanakan PKL.

3. Mempererat kerjasama antara perusahaan/instansi dengan Universitas Teknokrat Indonesia.

(16)

1.4 Tempat PKL

Perum Bulog Divre Lampung berlokasi di Jalan Cut Meutia No. 29 Bandar Lampung. Dengan waktu tempuh berkisar ± 23 menit dari Universitas Teknokrat Indonesia ke Perum Bulog Divre Lampung.

Berikut adalah denah lokasi Perum Bulog Divre Lampung :

Gambar 1.1 Denah Lokasi Sumber : (Google, 2018) 1.5 Jadwal Waktu Pelaksanaan PKL

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan pada semester genap tahun 2017 – 2018 selama dua bulan, yang di mulai pada tanggal 16 April 2018 sampai dengan 09 Juni 2018. Jadwal kerja PKL dimulai dari hari Senin sampai dengan hari Jumat. Dengan Jam masuk kerja mulai pukul 07.30 WIB, waktu istirahat mulai dari pukul 12.00 - 13.00 WIB, dan waktu keluar kerja adalah pukul 16.00 WIB.

(17)

BAB II

TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL

2.1 Sejarah Perusahaan

Perusahaan Umum Badan Urusan Logistik yang sering disebut Perum BULOG telah terbentuk sejak tanggal 10 Mei 1967 yang merupakan Perusahaan Umum Milik Negara yang bergerak di bidang logistik pangan. Ruang lingkup bisnis Perum BULOG antara lain meliputi usaha logistik/pergudangan, survei dan pemberantasan hama, penyediaan karung plastik, usaha angkutan, perdagangan komoditas pangan dan usaha eceran. Sebagai perusahaan yang tetap mengemban tugas publik dari pemerintah, Perum BULOG tetap melakukan kegiatan menjaga harga dasar pembelian untuk gabah, stabilisasi khususnya harga pokok, menyalurkan beras untuk orang miskin (raskin) dan pengelolaan stok pangan.

Perjalanan Perum BULOG dimulai pada saat dibentuknya BULOG pada tanggal 10 Mei 1967 berdasarkan keputusan presidium kabinet No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan penyediaan pangan dalam rangka menegakkan eksistensi Pemerintahan baru. Selanjutnya direvisi melalui Keppres No. 39 tahun 1969 tanggal 21 Januari 1969 dengan tugas pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan kemudian direvisi kembali melalui Keppres No. 39 tahun 1987, yang dimaksudkan untuk menyongsong tugas BULOG dalam rangka mendukung pembangunan komoditas pangan yang multi komoditas. Perubahan berikutnya dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993 yang memperluas tanggung jawab BULOG mencakup koordinasi pembangunan pangan dan meningkatkan mutu gizi pangan, yaitu ketika Kepala BULOG dirangkap oleh Menteri Negara Urusan Pangan.

Pada tahun 1995, keluar Keppres No. 50, untuk menyempurnakan struktur organisasi BULOG yang pada dasarnya bertujuan untuk lebih mempertajam tugas pokok, fungsi serta peran BULOG. Oleh karena itu, tanggung jawab BULOG lebih difokuskan pada peningkatan stabilisasi dan pengelolaan persediaan bahan pokok dan pangan. Tugas pokok BULOG sesuai Keppres tersebut adalah mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu, kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya, baik secara langsung maupun tidak

(18)

langsung, dalam rangka menjaga kestabilan harga bahan pangan bagi produsen dan konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijaksanaan umum Pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan keluarnya Keppres No.

45 tahun 1997, dimana komoditas yang dikelola BULOG dikurangi dan tinggal beras dan gula. Kemudian melalui Keppres No. 19 tahun 1998 tanggal 21 Januari 1998, Pemerintah mengembalikan tugas BULOG seperti Keppres No. 39 tahun 1968. Selanjutnya melalu Keppres No. 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas yang ditangani BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang diambil oleh Pemerintah dengan pihak IMF yang tertuang dalam Letter of Intent (LoI).

Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya untuk menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang dikelola selama ini dilepaskan ke mekanisme pasar. Arah Pemerintah mendorong BULOG menuju suatu bentuk badan usaha mulai terlihat dengan terbitnya Keppres No. 29 tahun 2000, dimana didalamnya tersirat BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003) menuju organisasi yang bergerak dibidang jasa logistik di samping masih menangani tugas tradisionalnya. Pada Keppres No. 29 tahun 2000 tersebut, tugas pokok BULOG adalah melaksanakan tugas Pemerintah di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan pengendalian harga beras mempertahankan Harga Pembelian Pemerintah (HPP), serta usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Arah perubahan tesebut semakin kuat dengan keluarnya Keppres No. 166 tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000. Kemudian diubah lagi dengan Keppres No. 03 tanggal 7 Januari 2002 dimana tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan dalam Keppers No. 29 tahun 2000, tetapi dengan nomenklatur yang berbeda dan memberi waktu masa transisi sampai dengan tahun 2003.

Akhirnya dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah RI No. 7 tahun 2003 BULOG resmi beralih status menjadi Perusahaan Umum BULOG. (Bulog, 2018)

(19)

2.2 Tujuan Perum BULOG

Tujuan Perum BULOG adalan untuk turut serta membangun ekonomi nasional, khususnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan Nasional di bidang pangan, dan dapat menyelaraskan kegiatan komersial dengan tugas dan tanggung jawab publik.

2.3 Visi dan Misi Perum BULOG

Perum BULOG divre lampung mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut : 1. Visi

Menjadi Perusahaan pangan yang unggul dan terpercaya dalam mendukung terwujudnya kedaulatan pangan.

2. Misi

1. Menjalankan usaha logistik pangan pokok dengan mengutamakan 2. layanan kepada masyarakat.

3. Melaksanakan praktik manajemen unggul dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional, teknologi yang terdepan dan sistem yang terintegarasi.

4. Menerapkan prinsip tata kelola perusahaan yang baik serta senantiasa melakukan perbaikan yang berkelanjutan.

5. Menjamin ketersediaan, keterjangkauan, dan stabilitas komoditas pangan pokok.

(20)

2.4 Struktur Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sumber : (Bulog, 2018)

(21)

2.5 Tugas Dan Tanggung Jawab Masing-Masing Devisi 1. Kadivre Lampung

Mempunyai tugas pokok melaksanakan kebijakan perusahaan dan penyelenggaraan kegiatan pengadaan, operasional, pengadaan dan pelayanan publik, komersial dan pengembangan bisnis, pengelolaan Adm & Keuangan di wilayah kerja.

2. Kabid Pengadaan

Tugas pokok diatur dalam pasal 8, yaitu melaksanakan kegiatan analisis harga pasar gabah/beras, dan pengadaan pangan pokok lain.

Fungsinya diatur dalam pasal 9 yaitu merencanakan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan.

3. Pengadaan Gabah dan Beras

Bertugas melakukan penyiapan program pengadaaan gabah dan beras medium/premium serta berangkat pemeriksa kualitas dilaboratorium pemeriksaan kualitas, L/C pengadaan, biaya eksploitasi, penyiapan Adm pengadaan seperti kontrak jual beli dan dokumen lainnya.

4. Analisis Harga dan Pasar

Melakukan pengamatan dan penyimpulan data harga kondisi dan struktur pasar, tataniaga komoditas gabah, beras, dan pangan pokok lain serta melakukan market intelligence, dan penyiapan data meliputi komoditas yang dibutuhkan pasar, pasokan komoditas perencanaan jarinangan dan pengeluaran/penjualan. Serta menyediakan data statistik, penyusunan rencana kerja untuk kegiatan operasional dan komersial.

5. Pengadaan Pangan Pokok Lainnya.

1. Penyiapan program pengadaan pangan pokok lain meliputi serealia (jagung dan kedelai), hasil industri (bawang, cabe, daging ayam, daging sapi, telur, dan lain-lain).

2. Penghitungan kebutuhan yang meliputi bahan pendukung (karung pembungkus, benang kuralon, dan lain-lain).

(22)

3. L/C pengadaan, biaya eksploitasi penyiapan adm seperti kontrak jual beli dan dokumen lainnya, serta memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan pengadaan pangan pokok lain.

6. Kabid Operasional dan Pelayanan Publik Mempunyai tugas pokok sebagai berikut : 1. Pengelolaan penyaluran

2. Persediaan dan penyediaan angkutan 3. Perawatan kualitas dan pengendalian mutu

Penyaluran beras, pangan pokok dan cadangan pangan pemerintah (CPP) untuk publik. Fungsinya yaitu merencanakan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan mengevaluasi ketiga seksi yang ada dibawah OPP.

7. Seksi Penyaluran

1. Melakukan OP dan ADM penyaluran beras kepada kelompok masyarakat berpendapatan rendah, kelembagaan pemerintah, dan CPP.

2. Pengajuan kebutuhan biaya operasional, eksploitasi, sosialisasi, dan koordinasi dengan pihak lain.

8. Seksi Pengadaan, Persediaan dan Angkutan

Melakukan pengolahan gudang, biaya sewa gudang, biaya operasional dan biaya rawat ringan gudang (RwR), penerapan ISO dan K3 (keselamatan dan kesehata kerja), Adm persediaan, memantau, mengevaluasi,dan melaporkan kegiatan pengelolaan pergudangan, dan persediaan angkutan.

9. Seksi Perawatan dan Pengendalian Mutu

Melakukan operasional dan ADM perawatan, dan pengendalian mutu termasuk reproses, penyiapan sarana dan prasarana perawatan kualitas, dan standarisasi mutu gabah beras dan pangan pokok lainnya.

(23)

10. Kabid Komersial

Melaksanakan kegiatan penjualan distributor, penjualan langsung, pengembangan bisnis dan industri hulu, serta pengembangan bisnis dan Teknologi Informasi.

11. Seksi Pengembangan Bisnis dan Industri Hulu

Bertugas untuk menganalisis penyediaan dan pengelolaan budaya pertanian, pengoperasian Adm dan pemeliharaan pengolahan gabah/beras dan pangan pokok lainnya.Koordinasi dan pembinaan unit pengolahan, Pengembangan lumbung pangan, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan pengembangan bisnis dan industri hulu.

12. Seksi Pengembangan Bisnis dan Teknologi Informasi

1. Melakukan pengembangan jaringan RPK melalui kerjasama individu, kemitraan, dan pemasaran.

2. Analisis perancangan dan penyediaan produk, pengiriman, dan pengendalian produk di atau dari pusat distribusi dan jaringan pasar lainnya termasuk toko binaan.

13. Seksi Penjualan

Perencanaan analisis penjualan termasuk penyiapan komoditi/produk jual, segmentasi, target pasar, dan pengusulan harga jual penjualan langsung, analisis menejemen komoditi jaringan, operasi, dan pendistribusian.

14. Korlap Opaset

Mempunyai tugas yaitu perencanaan dan analisis penjualan termasuk penyiapan komoditi/produk jual, segmentasi, target pasar dan pengusulan hargajualpenjualan distributor, analisis manajemen komoditi dan jaringan, operasi, pendistribusian komoditi dan adm penjualan.

(24)

15. Kabid Administrasi dan Keuangan

Bertugas untuk melakukan pengelolaan SDM dan Hukum, sekrtariat dan humas, umum, keuangan, serta akuntansi, perpajakan, manajemen resiko dan kepatuhan.

16. Seksi SDM dan Hukum

Mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

1. Pengelolaan data dan sistem informasi SDM.

2. Pendataan kebutuhan dan pengembangan SDM.

3. Pengusulan rotasi, mutasi dan promosi karyawan.

4. Pengelolaan adm dan kesejahteraan karyawan.

5. Penerapan K3LH, penyususan dan penelaahan perjanjian kontrak.

6. Pelayanan konsultasi hukum, penanganan dan pemantauan penyelesaian klaim, serta memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan pengelolaan sdm dan hukum.

17. Seksi Keuangan

Melakukan administrasi dan verifikasi seluruh proses penerimaan dan pengeluaran transaksi keuangan (kegiatan operasional maupun komersial), penyelesaian tagihan/piutang usaha, pengendalian dan realisasi anggaran, serta memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan keuangan.Pengelolaan dan penerapan manajemen resiko dan kepatuhan di Divre, serta memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan akuntansi, manajemen resiko dan kepatuhan.

18. Seksi Akuntansi, Manajemen Resiko dan Kepatuhan

1. Melakukan pencatatan, pengecekan, pengoreksian, dan pengarsipanseluruh transaksi keuangan.

2. Pencatatan transaksi buku tambahan terhadap akun/kodering uang muka, piutang aset tetap,hutang, dan lain-lain.

3. Pengecekan, perhitungan, pemungutan, penyetoran, pelaporan, penyimpanan dokumen, PPN, PPH, dan pajak lainnya, serta penyusunan laporan keuangan.

(25)

19. Seksi Sekretariat Umum dan Humas

Umum bertugas untuk melakukan pengelolaan kerumahtanggaan, pemeliharaan sarana dan prasarana Divre, pengajuan usulan pengadaan sarana kantor dan sarana lainnya, replacement dan rehab, inventarisasi dan administrasi aset tetap, memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan umum.

Humas mengelola surat menyurat, ekspedisi, dokumentasi,dan arsip dokumen perusahaan, kegiatan protokoler, administrasi dan perjalanan dinas, pengelolaan berita dan informasi, menjalin komunikasi dengan media massa, masyarakat dan stacholder lainnya. Pengelolaan program kemitraan dan bina lingkungan (PKBL) guna meningkatkan citra baik perusahaan, memantau, mengevaluasi, dan melaporkan kegiatan sekretariat dan humas.

2.6 Kegiatan Umum Perusahaan

BULOG merupakan perusahaan yang tetap mengemban tugas publik dari pemerintah, BULOG tetap melakukan kegiatan menjaga Harga Dasar Pembelian untuk gabah, stabilisasi harga khususnya harga pokok, menyalurkan berasa untuk orang miskin (Raskin) dan pengelolaan stok pangan. Selain menyelenggarakn usaha logistik pangan pokok yan tertuang dalam kegiatan pelayanan Publik dan Public Service Obligation (PSO), Perum BULOG juga melaksanakan usaha-usaha lain berupa kegiatan Perencanaan dan Pengembangan Usaha (PPU). Berdasarkan cakupan kegiatannya Perencanaan dan Pengembangan Usaha dibagi menjadi 3, yaitu : Industri, Perdagangan, dan Jasa.

2.7 Lokasi Perum BULOG

Perum BULOG Divre Lampung berlokasi di : Jalan : Cut Meutia No.29 Bandar Lampung Telepon : 0721-487947 faksimili 0721-484125 E-mail : devre_lamppung@BULOG.co.id Website : http://www.BULOG.co.id

(26)

2.8 Logo dan Makna Logo Perum BULOG

Gambar 2.2 Logo Perusahaan BULOG Sumber : (Bulog, 2018)

2.9 Makna Logo Perusahaan

1. Matahari dengan gradasi warna kuning ke merah menggambarkan Perum BULOG sebagai perusahaan yang menjadi sumber dari seluruh rangkaian kehidupan bangsa Indonesia yang beraneka ragam termasuk suku dankultur didalamnya. Matahari juga mencerminkan adanya semangat perubahan dalam diri Perum BULOG, untuk menjadi perusahaan yang lebih profesional, transparan, dan sehat.

2. Huruf/tipografi BULOG berwarna biru menjadi refleksi konkrit akan besarnya peranan Perum BULOG dalam usaha mewujudkan kesejahteraan bangsa Indonesia. Sedangkan bentuk huruf/tipografi yang kokoh menggambarkan bentuk fisik Perum BULOG sebagai sebuah perusahaan yang solid dalam mengelola berbagai misinya.

3. Logo dapat disertai atau tidak disertai tagline atau slogan berupa kalimat “Bersama Mewujudkan Kedaulatan Pangan”.

(27)

BAB III

PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

3.1 PELAKSANAAN PKL

ANTON WIJAYA SITORUS, NPM 15311096

3.1.1 Bidang Kerja

Selama melakukan kegiatan PKL di Perum BULOG Divre Lampung penulis bekerja di bagian Tata Usaha (TU) dibawah bimbingan Bapak Rafki Ismael, Kasi Sekretariat, Umum & Humas. Tugas dari masing-masing kasi tersebut adalah:

1. Seksi Sekretariat, yang di pimpin oleh kepala seksi sekretariat yaitu Ibu Amalia Resi, yang bertugas untuk :

1. Mengurus dan menerima surat masuk, surat keluar, nota interen, faksimili masuk.

2. Menyusun arsip.

3. Menerima dan menyambungkan telepon.

4. Mengirim surat keluar, dan faksimili keluar.

5. Mengekspedisikan surat.

2. Seksi Umum yang dipimpin oleh kepala seksi umum yaitu Bapak Fuad Chaidir T dan Viky Harnova.

1. Bapak Fuad Chaidir T bertugas untuk:

1. Rehabilitasi pembangunan gedung serta mengurus kerusakan bangunan.

2. Mengurus pemesanan alat-alat kantor (ATK).

2. Bapak Viky Harnovai bertugas untuk:

1. Membuat Surat Perjalanan Dinas (SPPD)

2. Membayar segala jenis tagihan seperti : tagihan listrik, AC.

3. Bertanggung jawab memperbaiki keruskan yang ada dikantor dan mengurus kekurangan kebutuhan yang ada dikantor.

(28)

3. Seksi Humas yang di pimpin oleh Ibu Mutia Nurul Hasanah yang bertugas untuk:

1. Menerima dan menjemput tamu.

2. Membuat kliping media massa (Monitoring Media).

3. Mewawancarai pihak instansi luar.

4. Menjaga hubungan baik dengan media dan instansi lainnya (Stakeholder).

3.1.2 Pelaksanaan Kerja

Dibagian Tata Usaha (TU) tersebut banyak mengerjakan surat masuk dan surat keluar, namun sebelum surat di bagikan pada bagian-bagian yang bersangkutan surat masuk terlebih dahulu dibukukan kedalam agenda surat masuk untuk mendapatkan nomor yang nantinya akan di disposisikan kepada Kadivre (Kepala Divisi Regional). Setelah surat di disposisikan oleh Kadivre, surat tersebut dicek kembali untuk mengetahuibagian-bagian mana saja surat akan diberikan, lalu surat di fotokopi dengan jumlah yang di butuhkan. Sebelum surat di bagikan, di butuhkan pencatatan atau controlling yaitu ekspedisi surat, sebagai bukti bahwa surat tersebut telah dibagikan menurut bagian yang bersangkutan.

Pada bagian ini dibutuhkan ketelitian dalam proses pencatatan ekspedisi agar tidak terjadi kesalahan. Kemudian surat akan dimasukan kedalam outnernya masing-masing sesuai dengan jenis surat dan diurutkan berdasarkan nomor surat.

Tujuan diarsipkannya suratsupaya mudah jika suatu saat di butuhkan kembali.

Berikut adalah laporan kegiatan selama praktik kerja lapangan, penulis melakukan beberapa jenis kegiatan diantaranya sebagai berikut :

1. Membukukan surat masuk lalu dilanjutkan dengan disposisi pada Kadivre, setelah itu surat di fotokopi dan di ekspedisikan menurut bagian-bagian nya.

2. Menomorkan surat keluar lalu dilanjutkan dengan penandatanganan dokumen Kadivre untuk di cek dan mendapatkan persetujuan bahwasannya surat tersebut tidak terdapat kesalahan atau kekeliruan, setelah itu surat di fotokopi sebagai arsip peusahaan.

(29)

3. Membukukan faksimili masuk lalu di disposisikan pada Kadivre, setelah itu surat di fotokopi dan di ekspedisikan menurut bagian- bagian nya.

4. Menomorkan faksimili keluar lalu di lanjutkan dengan penandatanganan doukumen Kadivre untuk dicek dan mendapat peretujuan bahwasannya surat tersebut tidak terdapat kesalahan atau kekeliruan, selanjutnya surat di beri cap dan di fotokopi sebagai arsip perusahaan, dan selanjutnya faksimili keluar dikirim melalui alat pengirim faksimili.

5. Memberi nomor pada nota interen lalu di lanjutkan dengan disposisi seperti hal nya pada surat masuk, dan disposisi pada Kadivre, setelah itu nota interen di fotokopi dan di ekspedisikan menurut bagian-bagian nya.

6. Membuat kliping media massa yaitu dengan membaca koran yang berkaitan dengan jagung,beras dan gabah, lalu Koran digunting dan di tempel, setelah itu di fotokopi sebanyak 5 rangkap dan dibagikan ke bidang-bidang.

7. Menerima telepon dan menyambungkan telepon.

8. Memberi nomor pada voucher verifikasi, sebelum voucher di berikan pada bagian keuangan, terlebih dahulu voucher di fotokopi untuk dijadikan arsip.

3.1.3 Kendala YangDihadapi

Menurut (KBBI, 2018) Dokumen yaitu :

1. surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).

2. barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.

3. rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.

\

(30)

Adapun kendala yang dihadapi selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Perum BULOG Divre Lampung:

1. Terlalu banyak penumpukan dokumen yang mengakibatkan dokumen tidak dapat diarsipkan hari itu juga, sehingga mengakibatkan dokumen ada yang hilang.

2. Sulitnya mencari dokumen (surat, nota intern, faksimili masuk dan keluar) yang diarsipkan secara cepat saat dibutuhkan karena terlalu banyak outner yang tidak tersusun dengan rapi.

3. Pengerjan seluruh surat menyurat masih dilakukan secara manual sehingga dapat membutuhkan waktu yang banyak, dan mengakibatkan terjadinya banyak kesalahan dalam penulisan pada saat akan mengarsipkan surat.

4. Pengerjaan yang masih manual sehingga pada saat meminta dokumen, maksudnya penulis harus mencari prihal, sesuai yang di cari beserta tanggal pada buku agenda surat.

3.1.4 Cara Mengatasi Kendala

Menurut (Sugianto, 2017) Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sistem kearsipan elektronik berbasis komputer ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran- lembaran arsip yang dikonversikan ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll).

(31)

Terdiri dari tiga metode dalam memindahkan dokumen, yaitu:

1. Scanning

Memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer.

2. Conversion

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem computerisasi.

3. Importing

Metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen office site, grafik, audio clips, atau data video, ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronis. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.

Berikut adalah cara untuk mengatasi kendala–kendala yang dihadapi :

1. Memanfaatkan komputer, dokumen di backup kedalam penyimpanan komputer dengan melakukan scan pada surat tersebut untuk memudahkan jika suatu saat dokumen itu hilang maka kita masih memiliki backup didalam komputer.

2. Lebih Konsentrasi, teliti dan rapih dalam mengerjakan surat-surat, mulai dari penomoran surat, pembukuan surat, disposisi, hingga ekspedisi.

3. Memaksimalkan pemanfaatan komputer dokumen dapat di backup kedalam komputer sehingga memudahkan pencarian pada saat di butuhkan.

4. Outner diberi nama diluarnya agar ketika mengarsipakan data tidak terjadi kesalahan.

(32)

3.2 PELAKSANAAAN PKL:

RIO ANDIKA, NPM 15311091

Bidang ini dipimpin oleh Kabid Komersial, yaitu ibu Rachmawati, yang mempunyai tugas untuk melaksanakan kegiatan penjualan distributor dan langsung, pengembangan bisnis dan industry hulu, serta pengembangan bisnis dan teknologi informasi.

Kabid Komersial menbawahi 3 seksi bagian yaitu : 1. Seksi Pengembangan bisnis dan industry hulu

Dikepalai oleh Ibu Narwani, dan mempunyai tugas pokok melakukan analisis penyediaan dan pengelolaan budidaya pertanian (on farm), pengoperasian, administrasi dan pemeliharaan pengolahan gabah/beras dan pangan pokok lain, kordinasi dan pembinaan Unit Pengolahan dan pengembangan lumbung pangan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pengembangan bisnis dan industry hulu.

2. Seksi Penjualan

Dikepalai oleh Bapak Hafiz, dan mempunyai tugas pokok melakukan perencanaan dan analisis penjualan termasuk penyiapan komoditif/produk jual, segmentasi, target pasar dan pengusulan harga jual penjualan, pengembangan jaringan dan pemasaran penjualan, pengiriman dan pengendalian produk di/dari pusat distribusi (distribution center) serta pengendalian distribusi produk kepada pelanggan penjualan industry dan wholesale, pelanggan penjualan langsung dan outlet binaan, operasi, pendistribusian komoditi dan administrasi penjualan kepada industry dan wholesale, serta penjualan secara langsung kepada hotel, restoran dan catering, perusahaan dan kelembagaan, pasar murah, outlet binaan dan ritel, evaluasi dan pelaporan kegiatan penjualan.

(33)

3. Seksi Pengembangan Bisnis dan Teknologi Informasi

Dikepalai oleh Bapak Ridwan, dan mempunyai tugas pokok melakukan pengembangan jaringan Rumah Pangan melalui kerjasama dan pemasaran, analisis perencanaan dan penyediaan produk, pengembangan industry dan pelayanan bisnis hilir, pelayanan teknologi informasi, pemantauan ketersediaan layanan, pemeliharaan system aplikasi dan infrastruktur teknologi informasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pengembangan bisnis dan teknologi informasi.

Menurut (KBBI, 2018) Arsip yaitu dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atay bergambar (foto, film, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Adapun pelaksanaan kegiatan selama masa praktik kerja lapangan penulismelakukan beberapa jenis kegiatan diantaranya sebagai berikut :

1. Melaksanakan kegiatan penjualan langsung, yang bertempat di Perum Bulog Divre Lampung, meliputi produk Beras, Gula, Tepung, Telur, dan Minyak.

2. Melakukan pengarsipan berkas Surat Perintah Stor (SPS), Purchase Order (PO), Bukti Stor (BS).

3. Melakukan pemasokan barang seperti beras, gula, minyak, tepung dan telur kedalam Distribution Centre (DC).

4. Menyusun dan mengarsipkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) dan Pusat Distribusi Keluar (PD1K) kedalam Outner.

5. Melakukan kegiatan Operasi Pasar selama bulan Ramadhan dan bekerja sama dengan dinas Perdagangan Provinsi Lampung, yang dilaksanakan di beberapa Kabupaten yang ada di Provinsi Lampung, dengan target sasaran masyarakat kurang mampu.

(34)

6. Membantu bendahara penjualan dalam melakukan perhitungan uang, dan melakukan storan ke bank.

7. Membuat daftar harga produk yang akan dijual menggunakan Microsoft Office.

8. Melakukan pengemasan paket produk, yang berisikan beras, minyak, gula dan tepung, dengan jumlah yang cukup banyak.

9. Melakukan bazar di setiap perusahaan yang mengundang. Seperti, Dinas Perdagangan, Badan Pengawas Keuangan dan Universitas Tulang Bawang.

10. Membantu pengiriman surat kesetiap bidang yang ada di Perum Bulog Divre Lampung.

11. Melakukan pengantaran pesanan ke setiap RPK (Rumah Pangan Kita).

RPK adalah toko-toko yang mengambil barang di BULOG untuk di jual kembali.

3.2.3 Kendala Yang Dihadapi

Menurut (Frazelle, 2015) Supply Chain Management merupakan integrasi dari aktivitas memperoleh material dan jasa, merubahya menjadi barang setengah jadi dan barang jadi dan dikirim ke konsumen.

Menurut (Jellouli, 2015) Supply Chain Management menentukan penjadwalan dan mengelola seluruh aktivitas termasuk dalam sumber daya, pengadaan, merubah dan keseluruhan aktivitas logistik.

Tujuan dari Supply Chain Management menurut (Jellouli, 2015) yaitu :

1. Pengembangan tim yang fokus pada pelanggan yang menyediakan manfaat bersama dari produk dan jasa dengan bekerjasama dengan pelanggan yang signifikan.

2. Menyediakan poin dari kontak untuk semua pelanggan dengan penanganan yang efisien sesuai dengan permintaan

3. Peningkatan berkelanjutan, kompilasi, dan mengupdate permintaan pelanggan yang disesuaikan dengan pasokan yang dapat dipenuhi.

(35)

4. Mengembangkan sistem manufaktur yang fleksibel untuk respon yang cepat dari perubahan pasar.

5. Mengelola mitra pemasok untuk dapat mempercepat respon dan peningkatan berkelanjutan .

6. Memenuhi 100% pesanan dari pelanggan dengan akurat dan tepat waktu.

7. Mengelola profit dengan mengelola saluran retur.

Adapun kendala-kendala yang di hadapi penulis pada saat melakukan/mengerjakan tugasnya yaitu :

1. Terjadinya kesalahan pada saat pengarsipan berkas, terkadang tanggal tidak sesuai urutan, dikarenakan banyaknya berkas.

2. Pada saat melakukan penjualan langsung, banyak masyarakat yang komplain terkait harga yang dianggap terlalu mahal.

3. Pada saat kegiatan Operasi Pasar/Pasar Murah proses pembelian nya sangat tidak tertib dan teratur, sedangkan petugas nya hanya 3-4 orang saja, sehingga beberapa masyarakat ada yang melakukan kecurangan saat pembelian sehingga membuat kerugian pada Bulog.

4. Kekurangan sumber daya manusia pada saat pemasokan barang ke Distribution Centre (DC).

5. Belum tersedianya penjualan online, sehingga pembeli pada saat penjualan langsung di perum Bulog Divre Lampung, hanya terbatas masyarakat sekitar saja, sehingga penghasilan penjualan langsung tidak terlalu besar.

6. Stok barang habis ketika ada pemesanan masuk.

(36)

Adapun cara untuk mengatasi kendala yang ada diatas yaitu dengan cara :

1. Untuk mengatasi pengarsipan agar mudah maka pencetakan berkas di filter terlebih dahulu, sehingga lebih mudah dan cepat pada saat pengarsipan dan penyusunan kedalam outner.

2. Memberikan ketegasan kepada warga yang mengikuti pasar murah, seperti menegur jika tidak antri dan mengarahkan warga untuk mengantri dengan tertib.

3. Memberikan Label pada beras yang ada di Distribution Centre

4. Membuat daftar harga untuk produl-produk yang dijual pada pasar murah, sehingga mempermudah petugas dan warga dalam melihat jumlah harga.

(37)

3.3 PELAKSANAAN PKL :

SRIE RIANITA, NPM 15311139

Bidang ini dikepalai oleh Kabid OPP, yaitu dipimpin oleh bapakJoko Tri Septanto, yang bertugas untuk menerima dan memeriksa laporan dari Kasi lalu memparaf laporan tersebut. Di dalam bidang OPP terdapat tiga seksi bagian, yaitu Seksi P2M, Seksi P2A dan Seksi Penyaluran. Tugas dari masing-masing Kasi tersebut adalah :

1. Seksi P2M (PerawatanDan Penggendalian Mutu), yang dipimpin oleh ibu Yandriani, yang bertugas untuk :

1. Menerima laporan dari gudang seperti beras, jagung dan gula lalu membuat laporan berupa DO.

2. Menerima permintaan dari pemerintah atau rebbaging.

3. Menerima laporan tentang hama dari gudang yang merusak beras lalu memberikan alat atau obat untuk membasmi hama tersebut.

2. Seksi P2A (Penyediaan Pergudangan Dan Muatan), yang dipimpin oleh Bapak Ikhsan Nurul Hakim, yang bertugas untuk mengelola setiap tindakan yang dilakukan di gudang seperti pengeluaran dan pemasukan barang.

3. Seksi Penyaluran yang di dimpin oleh Ibu Ria Dina Maresa, yang berugas untuk:

1. Menyalurkan bantuan kewarga yang terkena bencana alam, penyaluran dari Bulog ada beras bersubsidi (raskin) diantar dari Bulog ke tempat tujuan.

2. Mengolah cadangan beras pemerintah untuk kegiatan bencana alam dan operasi pasar di wilayah masing-masing pengajuan beras melalui pemerintah daerah setempat melalui Perum Bulog.

3. Mengolah beras kelembagaan yaitu beras yang dibeli pemerintah daerah setempat melalui perjanjian jual beli sesuai anggaran ketetapan daerah yang dikeluarkan untuk kerapangan bencana alam.

(38)

Adapun pelaksanaan kegiatan selama masa praktik kerja lapangan,penulis melakukan beberapa jenis kegiatan di antaranya sebagai berikut :

1. Menyusun serta mengarsipkan DO raskin dan memisahkan DO menurut Desa,Kecamatan Dan Kabupaten.

2. Melakukan pengoreksian namayang ada di BAST lalu jika ada nama pihak 1 dan pihak 2 yang salah satunya kosong maka harus dituliskan sesuai dengan aslinya.

3. Memisahkan serta mengarsipkan bukti setor pembayaran Raskin lalu menyusunnya menurut Desa,Kecamatan dan Kabupaten.

4. Memisahkan serta mengarsipkan nota Bukti Timbang Penerimaan Barang lalu menyusunya pertanggal.

5. Memisahkan serta mengarsipkan Surat Perintah Angkut lalu menyusunnya pertanggal.

6. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar berdasar bulan dan tahun pada outner.

7. Memisahkan lalu menyusun nomor GD1K raskin menurut daerah perkabupaten

(39)

3.3.3 Kendala Yang Dihadapi

Adapun kendala-kendala yang dihadapi penulis pada saat mengerjakan tugasnya sebagai berikut :

1. Ketika menyusun nomor DO terkadang keliru atau keselip hingga nomor DO tidak urut.

2. Ketika menuliskan nama pihak 1 atau pihak 2 sering merasa kebingungan karena tulisan aslinya kurang jelas terbaca.

3. Sering terjadi kesalahan saat memasukan surat masuk atau surat keluar pada outner.

4. Sering terjadi pada saat pencarian data membutuhkan waktu yang lama karena data harus dicari didalam outner.

Menurut (Sugianto, 2017) Arsip mempunyai peran penting dalam eksistensi organisasi-organisasi pemerintah dan swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain yaitu informasi yang terkandung dalam arsip, dapat dijadikandasar dalam pengambilan keputusan, alat bukti apabila terjadi masalah, alat pertanggungjawaban manajemen, dan bahan transparansi birokasi.

Cara mengatasi kendala – kendala yang ada diatas yaitu dengan cara :

1. Memisahkan nomor DO menjadi beberapa bagian agar lebih mudah untuk diarsipkan kedalam outner.

2. Membacanya harus lebih teliti agar tidak ada kekeliruan saat menuliskan nama pihak tersebut.

3. Outner diberi nama diluarnya agar ketika mengarsipakan data tidak terjadi kesalahan.

4. Memisahkan nota bukti timbang penerimaan barang dan surat perintah angkut lalu menyusunnya pertanggal transaksi yang dilakukan lalu diarsipkan kedalam outner pebulan.

(40)

BAB IV PENUTUP

4.1 Simpulan

Berdasarkan uraian dalam pembahasan maka dapat diambil simpulan bahwa, Perum BULOG Divre Lampung adalah perusahaan yang bergerak dibidang logistik pangan, seperti survei dan pemberantasan hama, penyediaan karung plastik, usaha angkutan, perdagangan komoditas pangan dan usaha eceran.

Didalam Perum BULOG Divre Lampung penulis dapat belajar bagaimana kerja didalam perusahaan di setiap bagiannya yaitu:

1. Pada bagian TU yang penulis lakukan seperti menangani surat masuk, surat keluar, faksimili masuk, faksimili keluar, nota intern, membuat kliping media massa, mengangkat dan menerima telepon, sampai proses pengekspedisian surat menyurat.

2. Pada bagian Komersil yang penulis lakukan melaksanakan penjualan langsung di Perum Bulog Divre Lampug, mengarsipkan berkas Surat Perintah Stor (SPS), Purchase Order (PO), Bukti Stor (BS), menyusun SPPB dan PD1K kedalam Outner, Melakukan kegiatan Operasi Pasar selama bulan Ramadhan, melakukan bazar di setiap perusahaan mengundang, melakukakn pengemasan paket produk dan Melakukan pengantaran pesanan ke setiap RPK (Rumah Pangan Kita).

3. Pada bagian OPP yang penulis lakukan seperti menangani tentang penyusunan DO, menyusun GD1K, bukti setor hingga semua bisa di dokumentasikan, menyusun surat masuk dan keluar berdasar bulan dan tahun, memisahkan nota Bukti Timbang Penerimaan Barang dan Surat Perintah Angkut Barang berdasarkan tanggal.

(41)

4.2 Saran

Berdasarkan simpulan yang diuraikan diatas, penulis memberikan saran sebagai berikut :

1. Dengan menambah lemari tambahan untuk menyimpan seluruh outner arsip dan menambah ruangan agar lebih ergonomis dalam bekerja.

2. Membuat sistem pengelolaan surat dan pengarsipan untuk mempermudah pencarian surat saat dibutuhkan.

3. Membuat portal web untuk memasarkan produk Bulog.

4. Selalu update mengontrol persediaan produk yang tersedia.

5. Menambah jumlah petugas pada saat pelaksanaan pasar murah.

6. Melakukan pengadaan mesin penghitung uang.

7. Menetapkan/menjadwalkan petugas untuk memasok produk dari mobil kedalam DC (Distribution Center).

8. Menurunkan harga untuk produk - produk yang dijual langsung di halaman depan Kantor BULOG.

9. Dibutuhkan konsentrasi, ketelitian dan kerapihan pada saat pengerjaan tugas-tugasnya (menyusun DO, bukti setor, surat menyurat, nota bukti penerimaan barang dan surat perintah angkut saat akan mengarsipkan surat).

10. Membuat sistem pengarsipan DO dan surat menyurat untuk mempermudah pencarian data saat dibutuhkan.

(42)

DAFTAR PUSTAKA

Bulog, P., 2018. Perum Bulog Divre Lampung. Tersedia pada:

http.bulog.co.id (Diakses: 17 Juli 2018) Frazelle (2015) Pengertian SCM. Tersedia pada:

https://www.researchgate.net/publication/323512205_Analisis_Supply_Chai n_Management_Terhadap_Keunggulan_Bersaing_Pada_Koperasi_Produksi_

Pangan_Di_Kabupaten_Bandung_Barat (Diakses: 17 Juli 2018).

FTIK-UTI (2017) Buku Pedoman PKL. Tersedia pada: http://scele.teknokrat.ac.id/

(Diakses: 9 Juli 2018).

Google, 2018. Google Maps. Tersedia pada:

http.google.com/maps/place/Perum+BULOG+Divre+Lampung (Diakses: 17 Juli 2018)

Jellouli (2015) Pengertian SCM. Tersedia pada:

https://www.researchgate.net/publication/323512205_Analisis_Supply_Chai n_Management_Terhadap_Keunggulan_Bersaing_Pada_Koperasi_Produksi_

Pangan_Di_Kabupaten_Bandung_Barat (Diakses: 17 Juli 2018).

KBBI (2018) Pengertian Dokumen Menurut KBBI. Tersedia pada:

https://kbbi.web.id/dokumentasi (Diakses: 17 Juli 2018).

KBBI (2018) Pengertian Arsip Menurut KBBI. Tersedia pada:

https://kbbi.web.id/arsip (Diakses: 10 Juli 2018).

Sugianto & Wahyono (2017) Pengertian Sistem Arsip Elektronik. Tersedia pada:

https://www.researchgate.net/publication/313160445_Pengelolaan_Arsip_Ele ktronik_Terhadap_Efisiensi_Kerja_Karyawan_Bagian_Staf_Kantor_Pada_Pt _Abc_Di_Batam (Diakses: 17 Juli 2018).

(43)

LAMPIRAN

(44)

Lampiran 10 Contoh Buku Ekspedisi FaX Keluar

Lamp

Lampiran 11 Contoh Buku Penomoran NI

(45)

Lampiran 12 Contoh Buku Ekspedisi TTD Kadivre

Lampiran 13 Contoh Buku Ekspidisi Nota Interen

(46)

Lampiran 14 Contoh Buku Ekspedisi Fax Masuk

Lampiran 15 Contoh Buku Ekspedisi Surat Masuk

(47)

Lampiran 16 Contoh Buku Ekspedisi SPPD & Voucher

Lampiran 17 Contoh Buku Penomoran Surat Perintah

(48)

Lampiran 18 Contoh Buku Penomoran Voucher

Lampiran 19 Contoh Buku Agenda Nota Interen

(49)

Lampiran 20 Contoh Buku Agenda Surat Masuk

Lampiran 21 Contoh Buku Agenda Fax Masuk

(50)

Lampiran 22 Contoh Buku Penomoran Surat Keluar

Lampiran 23 Contoh Buku Penomoran Fax Keluar

(51)

Lampiran 24 Contoh Surat Keluar

Lampiran 25 Contoh Fax Keluar

(52)

Lampiran 26 Contoh Fax Masuk dan Disposisi Fax Masuk

Lampiran 27 Contoh Surat Masuk dan Disposisi Surat Masuk

(53)

Lampiran 28 Contoh NI Masuk

Lampiran 29 Contoh NI Keluar

(54)

Lampiran 30 Contoh Pendataan ATK

Lampiran 22 Contoh NI Kelua

Lampiran 31 Contoh Pembuatan Kliping Koran

(55)

Lampiran 32 Contoh Buku Oprasional Kendaraan

Lampiran 33 Contoh Pengarsipan Surat dan Dociment

(56)

Lampiran 34 Contoh Kantor Bidang Komersial Perum BULOG Divre Lampung

Lampiran 35 Contoh Distribution Center Perum BULOG Divre Lampung

\

(57)

Lampiran 36 Contoh Pelaksanaan Penjualan Langsung

Lampiran 37 Contoh Kendaraan Pemasaran Produk BULOG

(58)

Lampiran 38 Contoh Pasokan Barang di Distribution Center

(59)

Lampiran 39 Contoh Pelaksanaan Bazar di beberapa perusahaan

(60)

Lampiran 40 Contoh Pelaksanaan Pasar Murah di Kabupaten Pesawaran

(61)

(62)

Lampiran 41 Contoh Pelaksanaan Pasar Murah di Kabupaten Tanggamus

(63)

Lampiran 42 Contoh bukti tanda terima pengembalian kupon pasar murah

Lampiran 43 Pelaksanaan Bazar di Islamic Center Pesawaran

(64)

Lampiran 44 Contoh Pelaksanaan Penghitungan uang hasil pasar murah

(65)

Lampiran 45 Contoh Brosur paket RAHMAT (Ramadhan Hemat)

Lampiran 46 Contoh Pengemasan Paket RAHMAT (Ramadhan Hemat)

(66)

Lampiran 47 Contoh Pelaksanaan Pengarsipan dan Penyusunan Berkas

Lampiran 48 Contoh Pelaksanaan Pembuatan Daftar harga pasar Murah

(67)

Lampiran 49 Contoh Bukti Setor Tunai Pembayaran Pajak

Lampiran 2 Co

Lampiran 2 Contoh Nota SPA dan BTPB

Lampiran 50 Contoh Surat Perintah Angkut dan Bukti Timbang Barang

(68)

Lampiran 51 Contoh Nota Intern

Lampiran 52 Contoh Surat Faksimili Dalam Negeri

(69)

Lampiran 53 Contoh Surat Perintah

Lampiran 54 Contoh Rebagging Beras

(70)

Lampiran 55 Contoh Laporan Posisi Persediaan Fisik Harian

Lampiran 56 Contoh Rekapitulasi GD1K

(71)

Lampiran 57 Contoh Laporan Penjualan Beras

Lampiran 58 Contoh Nota Pembelian Beras

(72)

Lampiran 59 Contoh Rekapitulasi Ketersediaan Pasokan

Lampiran 60 Contoh Realisasi Penyaluran Beras Rastra

(73)

Lampiran 61 Contoh Buku Realisasi Penyaluran Rastra

Lampiran 62 Contoh Surat Masuk Bidang OPP

(74)

Lampiran 63 Contoh Laporan Pelaksanaa Movement

Lampiran 64 Contoh SIM Beras Komersil Medium

(75)

Lampiran 65 Contoh DO

Lampiran 66 Contoh SPBB

(76)

Lampiran 67 Contoh Pengarsipan Dokumen