BAB I PENDAHULUAN
A. Pengertian Prakerin
Pendidikan Sistem PRAKERIN adalah bentuk penyelenggaraan Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dengan Dunia Usaha/Dunia Industri (DU/DI). Program pendidikan dan pelatihan PRAKERIN memuat aspek - aspek pendidikan, meliputi:
1. Komponen Normatif, meliputi mata pelajaran : PPKN, Pendidikan Agama, Bahasa dan Sastra Indonesia, Pendidikan Jasmani dan
Kesehatan, Sejarah Nasional dan Sejarah Umum.
2. Komponen Adaptif, meliputi mata pelajaran: Matematika, Bahasa Inggris, Fisika dan Kimia.
3. Komponen Kejuruan yaitu mata pelajaran teori – teori kejuruan dalam lingkup suatu program studi tertentu.
4. Komponen praktik dasar kejuruan yang meliputi praktik penunjang dalam melakukan beberapa jenis pekerjaan yang relevan di dunia usaha/industri;
5. Komponen Praktik Industri yang meliputi praktik kerja langsung pada Dunia Usaha/Dunia Industri.
Sesuai dengan kurikulum SMK bahwa lulusan SMK diharapkan menjadi siswa yang siap pakai di masyarakat. Untuk mewujudkan program tersebut para siswa diharuskan mengikuti dan melaksanakan prakerin.
B. Tujuan Prakerin
1. Tujuan Umum
a. Menghasilkan tenaga kerja yang mempunyai keahlian yang professional (memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja)
b. Memperkokoh “Link and Match” antara sekolah dengan dunia kerja;
c. Memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman Prakerin sebagai bagian dari proses pendidikan.
2. Tujuan Khusus
a. Mendapatkan lulusan yang siap kerja di berbagai bidang pekerjaan yang membutuhkan keahlian dan keterampilan tertentu;
b. Untuk mendapatkan perpaduan yang saling mengisi dan melengkapi antara sekolah dan industri;
c. Aplikasi pengetahuan akademik;
d. Merupakan suatu usaha untuk meningkatkan keterampilan dan membentuk pribadi yang percaya diri dan mandiri memasuki lapangan kerja.
C. Manfaat Prakerin 1. Bagi Siswa
a) Siswa akan memiliki keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan pasar tenaga kerja dan up to date;
b) Siswa akan mengetahui langsung fungsi keterampilan yang dimilikinya serta penerapannya pada perusahaan;
c) Menambah kompetensi dan kepercayaan diri karena memiliki pengalaman langsung dalam mempraktekkan keterampilan yang dimiliki;
d) Membentuk sikap sportif, disiplin, tanggung jawab, inisiatif, kreatifitas, motivasi kerja, kerjasama, tingkah laku, emosi, etika dan tanggungjawab untuk dapat bekerjasama dalam sebuah team kerja.
2. Bagi Sekolah
a) Sekolah akan memperoleh image positif dari perusahaan tempat Prakerin karena siswa/siswinya mampu beradaptasi dalam pekerjaan dan lingkungan perusahaan;
b)Sekolah akan mendapatkan kepercayaan yang tinggi dari orangtua dan masyarakat karena siswa/siswinya memiliki kemampuan yang baik;
c) Sekolah akan mendapatkan masukan sehingga bahan ajaran di sekolah dapat diperluas dan diperdalam agar sesuai dengan tuntutan dunia kerja.
3. Bagi Instansi
a) Akan mengenal kualitas lulusan SMK secara luas dan mendalam, sehingga mempermudah dalam mencari calon pegawai dan pemakai lulusan SMK dapat membina calon karyawan sedini mungkin;
b)Memperoleh tenaga kerja tambahan dalam membantu pelaksanaan kegiatan dalam instansi.
D. Ruang Lingkup
Penulis melaksanakan di salah satu Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Daerah Kabupaten Karawang, tepatnya di Kantor Pengadaan Barang Dan Jasa atau yang sering disebut Barjas
BAB II
SEJARAH PEMERINTAHAN KABUPATEN KARAWANG
A. Gambaran Umum
1. Sejarah Singkat Lahirnya Kabupaten Karawang
Karawang berasal dari bahasa Sunda. Ke-rawa-an artinya tempat berawa-rawa. Nama tersebut sesuai dengan keadaan geografis Karawang yang berawa-rawa, bukti lain yang dapat memperkuat pendapat tersebut.
Selain sebagian rawa-rawa yang masih tersisa saat ini, banyak nama tempat diawali dengan kata rawa, seperti: Rawasari, Rawagede, Rawamerta, Rawagempol dan lain-lain.
Sejak dahulu kala, bila orang-orang yang bepergian akan melewati daerah-daerah rawa, untuk keamanan, mereka pergi berkafilah-kafilah dengan menggunakan hewan seperti Kuda, Sapi, Kerbau atau Keledai.
Demikian pula halnya yang mungkin terjadi pada zaman dahulu, kesatuan- kesatuan kafilah dalam bahasa Portugis disebut “CARAVAN” yang berada disekitar muara Citarum sampai menjorok agak ke pedalaman sehingga dikenal dengan sebutan “CARAVAN“ yang kemudian berubah menjadi Karawang. Dari Pakuan Pajajaran ada sebuah jalan yang dapat melalui Cileungsi atau Cibarusah, Warunggede, Tanjungpura, Karawang, Cikao, Purwakarta, Rajagaluh Talaga, Kawali, dan berpusat di kerajaan Galuh Pakuan di Ciamis dan Bojonggaluh.
Setelah Kerajaan Pajajaran runtuh pada tahun 1579 M, pada tahun 1580, berdiri Kerajaan Sumedanglarang. Tahun 1620, Kerajaan Sumedanglarang dibawah naungan Kerajaan Mataram, Tahun 1628 dan 1629 kerajaan Mataram melakukan penyerangan terhadap VOC (Belanda) di Batavia. Namun serangan ini gagal karena keadaan medan sangat berat berjangkitnya Malaria dan kekurangan persediaan makanan.
Dari kegagalan itu, Sultan Agung menetapkan daerah Karawang sebagai pusat Logistik, yang harus mempunyai pemerintahan sendiri dan langsung berada dibawah pengawasan Mataram, dan harus dipimpin oleh seorang pemimpin yang cakap dan ahli perang, mampu menggerakan masyarakat untuk membangun pesawahan, guna mendukung pengadaan logistic dalam rencana penyerangan kembali terhadap VOC (Belanda) di Batavia.
Pada tahun 1632, Sultan Agung mengutus kembali Wiraperbangsa dengan 1000 prajurit menuju Karawang dipimpin oleh Wiraperbangsa untuk membebaskan Karawang dari pengaruh Banten, mempersiapkan logistik sebagai bahan persiapan melakukan penyerangan kembali terhadap VOC (Belanda) di Batavia. Tugas yang diberikan dapat dilaksanakan dengan baik dan hasilnya dilaporkan kepada Sultan Agung atas keberhasilannya, Wiraperbangsa oleh Sultan Agung dianugerahi jabatan Wedana (setingkat Bupati ) di Karawang dan diberi gelar Adipati Kertabumi III. Beliau wafat dilanjutkan oleh putranya yang bernama
Raden Singaperbangsa dengan gelar Adipati Kertabumi IV yang memerintah pada tahun 1633-1677.
Tanggal yang tercantum dalam piagam pelat kuningan kandang sapi gede ditetapkan sebagai hari jadi Kabupaten Karawang hari jadi Kabupaten Karawang pada tanggal 10 rabi’ul awal tahun 1043 H, atau bertepatan dengan tanggal 14 September 1633 M atau Rabu tanggal 10 Mulud 1555 tahun jawa/saka.
2. Julukan Daerah Karawang
a. Sebagai Daerah Pangkal Perjuangan
Menjelang Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia, Bung Karno dan Bung Hatta bersama kelompok pemuda militan mempersiapkan diri di Rengasdengklok ( Kabupaten Karawang ) untuk memproklamirkan kemerdekaan Republik Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945. Peristiwa penting ini merupakan bukti otentik bahwa Kabupaten Karawang memiliki nilai historis yang sangat besar peranannya bagi kejayaan Nusa dan Bangsa. Sehingga tidak berlebihan kiranya apabila Karawang diberi julukan sebagai Kota Pangkal Perjuangan.
b. Sebagai Lumbung Padi Jawa Barat
Julukan tersebut erat kaitannya sejarah perjuangan pada jaman Mataram menyerang VOC, dimana salah satu tugas Rangga Gede dalam mempersiapkan daerah ini menjadi daerah pertanian dan
kemudian dikenal dengan lumbung padi. Julukan tersebut masih melekat sampai sekarang, hal ini dibuktikan dengan luasnya daerah persawahan di kabupaten Karawang, yaitu + 59% dari luas Kabupaten Karawang atau 100,484 Ha.
3. Visi Misi Kabupaten Karawang V I S I :
“Karawang yang Mandiri, Maju, Adil dan Makmur”
M I S I :
1. Mewujudkan aparatur pemerintahan daerah yang bersih dan berwibawa.
2. Mewujudkan Kabupaten Karawang yang berdaya saing.
3. Mewujudkan masyarakat demokratis berdasarkan hukum.
4. Mewujudkan Kabupaten Karawang yang asri dan lestari.
5. Membangun Kabupaten Karawang melalui penguatan desa.
Struktur Organisasi
BUPATI WAKIL BUPATI
SEKRETARIS DAERAH
ASISTEN PEMBANGUNAN
BAGIAN ADBANG BAGIAN
PEREKONOMIAN BAGIAN
BAGIAN PBJ KESRA
SUB BAG PELAYANAN PENGADAAN SUB BAG BINA
PENGEMBANGAN EKONOMI DAERAH
SUB BAG VERIFIKASI
PROGRAM
SUB BAG BINA KEAGAMAAN
SUB BAG PELELANGAN SUB BAG BINA
KEBUDAYAAN SUB BAG
PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SUB BAG BINA
BADAN USAHA DAERAH
SUB BAG BINA KETENAGA
KERJAAN SUB BAG
EVALUASI DAN LAPORAN SUB BAG BINA
SUMBER DAYA ALAM DAN LH
SUB BAG PENGADUAN DAN EVALUASI
Sekretariat Daerah Kabupaten Karawang, dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2008 yang ditetapkan pada tanggal 25 Agustus 2008 serta petunjuk pelaksanaannya diatur melalui Peraturan Bupati Karawang Nomor 29 Tahun 2008 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Karawang. Sekretariat Daerah merupakan unsur Pembantu Pimpinan Pemerintah Daerah dipimpin oleh Sekretaris Daerah yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati.
Dengan rumusan Rencana Strategis Sekretariat Daerah diharapkan dapat dijadikan landasan dalam menjawab permasalahan yang dihadapi sehingga dapat diminimalisir. Hal tersebut dapat diartikan bahwa kesenjangan berkaitan kondisi ideal organisasi Sekretariat Daerah yang diharapkan dengan kendala yang dinilai saat ini belum terpenuhi dapat diproyeksikan dengan kondisi-kondisi sebagai berikut :
1. Rumusan kebijakan yang difasilitasi penyusunannya oleh sekretariat daerah memenuhi kaidah prosedur dan mekanisme yang tepat serta mengandung aspek-aspek regulasi yang jelas, pasti dan adil serta dapat dilaksanakan melalui koordinasi yang sinergis antara unit-unit kerja pemerintah daerah secara efisien dan efektif;
2. Tersedianya kerangka gerak berupa pedoman yang terstandarisasi dalam rangka menunjang tugas dan fungsi penyelenggaraan pemerintahan dalam
bentuk kebijakan-kebijakan yang bersifat regulasi (regulation), pelayanan (service) dan pemberdayaan (empowering) dengan ditunjang oleh pelayanan administrasi pemerintahan yang baik;
3. Pelaksanaan kewenangan, baik dalam bidang pemerintahan, pembangunan dan pelayanan kepada masyarakat, dilaksanakan secara efektif dengan adanya proses penataan organisasi pemerintahan yang lebih proporsional, efektif dan efisien sesuai kebutuhan secara obyektif;
4. Kinerja aparatur pemerintah daerah mengarah pada profesionalitas diberbagai bidang yang terlihat dari peningkatan kemampuan teknis dan managerial, sehingga pelaksanaan tugas dan fungsi seluruh unit kerja akan lebih optimal dan berorientasi pada pencapaian tujuan;
5. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat secara esensial menunjang pada implementasi pelaksanaan otonomi daerah dengan membuka ruang partisipasi masyarakat yang dilandasi oleh budaya daerah silih asah, silih asih, silih asuh serta budaya kerja yang tinggi.
Proyeksi tersebut, selain memberikan ukuran dalam pencapaian tujuan sebagaimana uraian dalam penjelasan-pejelasan program dan indikasi kegiatan, juga akan memberikan landasan pada penetapan kebijakan sebagai Suatu Prosedur Operasional (standard operating procedures) untuk meningkatkan efektivitas kinerja seluruh unit kerja.
Dengan proyeksi tersebut ditekankan pula adanya sistem pengawasan yang lebih diarahkan pada pola pengawasan yang efektif dengan pendekatan preventif yang pada akhirnya akan diperoleh sistem penilaian yang membandingkan hasil
yang seharusnya dicapai dengan hasil yang nyata dalam rangka pencapaian proyeksi-proyeksi yang telah ditetapkan.
1. VISI DAN MISI ORGANISASI a) Visi Organisasi
Sejalan dengan pelaksanaan otonomi daerah maka penyelenggaraan tugas dan fungsi Sekretariat Daerah harus mampu untuk dapat mengantisipasi perkembangan tuntutan masyarakat dan kemajuan sistem informasi serta teknologi dengan menciptakan suatu pola organisasi yang efektif.
Sebagai konsekuensi kondisi tersebut dan berdasarkan ketentuan peraturan perundang undangan yang ditetapkan, Sekretariat Daerah sebagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) penyelenggara pemerintahan yang melaksanakan kebijakan pemerintah daerah perlu menyelaraskan kegiatan- kegiatannya sebagai bagian dari tahapan-tahapan guna mencapai Visi Kabupaten Karawang. Sesuai dengan fungsi organisasi pemerintah, termasuk Sekretariat Daerah sebagai organisasi yang diarahkan untuk proporsional dalam meningkatkan pelayanan dan pembinaan penyelenggaraan manajemen pemerintahan dengan adanya suatu arah atau fokus yang jelas untuk menumbuhkan komitmen yang berorientasi pada masa yang akan datang.
Mengacu kepada beberapa gagasan hasil kajian/analisis lingkungan internal dan eksternal Sekretariat Daerah serta tanggapan yang berkembang, dirumuskan VISI Sekretariat Daerah, yaitu :
“MEWUJUDKAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARAWANG SEBAGAI ORGANISASI YANG PROPORSIONAL DALAM
MENINGKATKAN PELAYANAN DAN PEMBINAAN
PENYELENGGARAAN MANAJEMEN PEMERINTAHAN”.
Visi tersebut merupakan suatu gambaran mengenai keadaan internal yang diharapkan pada masa yang akan datang serta sejalan dengan kebijakan pengembangan daerah. Rumusan visi tersebut harus tersosialisasikan dan diharapkan mendapat tanggapan berupa masukan kearah perbaikan untuk dapat diwujudkan serta dapat menumbuhkan komitmen seluruh komponen pemerintah, swasta dan masyarakat yang pada akhirnya memperlihatkan suatu keunggulan yang menyeluruh pada setiap kegiatan.
Penjelasan Visi dijabarkan sebagai berikut :
1. Organisasi yang proporsional, menjelaskan keselarasan tugas dan fungsi Sekretariat Daerah dengan beban tugasnya yang dihadapkan pada perkembangan fungsi-fungsi penyelenggaraan pemerintahan yang semakin kompleks.
2. Pelayanan, menjelaskan pelayanan di bidang administrasi umum pemerintahan, ekonomi dan pembangunan serta aparatur pemerintah daerah.
3. Pembinaan, menjelaskan pola sikap, prilaku dan perbuatan yang profesional dari aparat pada lingkup Sekretariat Daerah untuk memfasilitasi peningkatan kemampuan masyarakat dalam pengelolaan potensi yang dimiliki termasuk pengembangan sosial budaya dan kultur masyarakat, sehingga memiliki daya saing.
4. Penyelenggaraan Manajemen Pemerintahan, menjelaskan peran Sekretariat Daerah sebagai salah satu unsur Pemerintah Daerah dalam perumusan, pengendalian, pengkoordinasian kegiatan-kegiatan administratif.
c) Misi Organisasi
Guna mewujudkan Visi yang telah ditetapkan maka perlu dijabarkan dengan uraian tugas utama yang harus dilakukan organisasi Sekretariat Daerah dalam mencapai tujuan dimana diperlukan pernyataan-pernyataan yang menunjukkan dengan jelas arti penting eksistensi Sekretariat Daerah, yaitu :
1. Meningkatkan kinerja kelembagaan pemerintahan yang proporsional, transparan dan akuntabel dalam perumusan kebijakan yang efektif dan integral;
2. Meningkatkan pembinaan kesejahteraan dan perekonomian serta pengendalian kegiatan program pembangunan daerah;
3. Peningkatan kualitas pelayanan aparatur pemerintahan di bidang kepegawaian, perlengkapan dan keuangan.-
Dalam laporan ini yang dimaksud dengan :
a. Asisten adalah Asisten pada Sekretariat Daerah Kabupaten Karawang yang melaksanakan tugas sesuai dengan fungsinya masing-masing;
b. Bagian adalah Bagian yang ada pada masing-masing Asisten Sekretaris Daerah yang melaksanakan sebagian tugas Asisten sesuai dengan fungsinya masing-masing ;
c. Sub. Bagian adalah Sub. Bagian yang ada pada masing-masing Bagian yang melaksanakan sebagian tugas Bagian sesuai dengan fungsinya masing-masing.
Dengan rumusan tersebut akan berkaitan dengan apa dan bagaimana harus dilakukan untuk mencapainya serta harus memberikan dampak pada tanggapan dan partisipasi masyarakat terhadap perkembangan yang menjadi tugas pokok Sekretariat Daerah.
ASISTEN PEMBANGUNAN Asisten Pembangunan, terdiri dari : 1) Bagian Ekonomi, membawahkan :
a) Sub. Bagian Bina Pengembangan Ekonomi Daerah ; b) Sub. Bagian Bina Badan Usaha Daerah;
c) Sub. Bagian Bina Sumber Daya Alam & Lingkungan Hidup;
2) Bagian Administrasi Pembangunan, membawahkan : a) Sub. Bagian Verifikasi Program;
b) Sub. Bagian Pengendalian Pembangunan;
c) Sub. Bagian Evlap;
3) Bagian Kesra, membawahkan:
a) Sub. Bagian Bina Keagamaan;
b) Sub. Bagian Bina Kebudayaan;
c) Sub. Bagian Bina Ketenagakerjaan;
4) Bagian Barjas, membawahkan:
a) Sub. Bagian Pelayanan Pengadaan;
b) Sub. Bagian Pelelangan;
c) Sub. Bagian Pengaduan dan Evaluasi;
Asisten Pembangunan mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris Daerah dalam pelaksanaan pembinaan dan mengkoordinasikan kegiatan bidang Perekonomian, Pelayanan Sosial, Kesejahteraan Rakyat, Administrasi Pembangunan.
Penyelenggaraan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Asisten Pembangunan mempunyai fungsi :
a. Penyiapan Bahan Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
b. Pengkoordinasian dan Pembinaan di Bidang Ekonomi ; c. Pengkoordinasian dan Pembinaan di Bidang Kesra ;
d. Pengkoordinasian dan Pembinaan di Bidang Administrasi Pembangunan ;
e. Pengkoordinasian dan Pembinaan di Bidang Yansos;
Untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud Asisten Pembangunan mempunyai rincian tugas :
a. Memimpin, mengatur, membina dan mengendalikan
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di Bidang Pembangunan;
b. Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan
program kerja tahunan lingkup Asisten Pembangunan Setda;
c. Mengkoordinasikan pengelolaan meliputi; urusan Perekonomian, Kesra, Administrasi Pembangunan & Yansos;
d. Melaksanakan koordinasi dengan Yang lainnya, Bagian-Bagian lain di lingkungan Sekretariat Daerah serta Dinas/Badan/Kantor serta lembaga lainnya sesuai dengan bidang tugasnya ;
e. Melaksanakan koordinasi dan mengendalikan
pelaksanaan sebagian kewenangan daerah meliputi ; urusan Perekonomian, Kesra, Administrasi Pembangunan & Yansos;
f. Menganalisis permasalahan yang berhubungan
dengan bidang Perekonomian, Kesra, Administrasi Pembangunan & Yansos;
g. Mengevaluasi kegiatan Bagian dalam rangka perbaikan pelaksanaan tugas
h. Mewakili Sekretaris Daerah, apabila Sekretaris Daerah berhalangan dalam menjalankan tugasnya.
BAB III
KEGIATAN PRAKTIK KERJA INSTANSI
A. Penempatan Kerja Selama Prakerin
Saya ditempatkan pada Kantor Pengadaan Barang Dan Jasa di bawah Sekretaris Daerah Kabupaten Karawang
B. Uraian Tugas yang dilaksanakan a) Pengelolaan Surat Masuk
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi.
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi.
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang.
Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.
Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja.
Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi
atau lembaga. Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat. Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
1) Penyortiran
Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :
a) Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b) Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c) Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
d) Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia
(kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/
konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).
e) Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan
2) Pembukaan Sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.
b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke
arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.
c. Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.
3) Mengeluarkan Surat dari Sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing- masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya.
4) Pembacaan Surat
Surat-surat tersebut kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.
Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler.
Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.
5) Pencatatan Surat
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
6) Pembagian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan
disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat- pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi
7) Pengelolaan Surat Keluar
Seperti halnya surat masukmaka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah, memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain.
Pengelolaan surat-surat keluar dilakukan dengan prosedur seperti berikut :
8) Pengolahan Surat oleh Pejabat Teknis
Pada dasarnya surat keluar berasal dari dua sumber yaitu disposisi pimpinan misalnya karena ada kebijakan pimpinan, sebagai reaksi atas suatu aksi atau adanya konsep baru atas inisiatif dari pejabat yang menangani dan surat dari pejabat teknis yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok.
Surat-surat yang telah didisposisi oleh pimpinan, dikembalikan kepada sekretaris pimpinan untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat teknis yang menangani permasalahan yang tersebut dalam surat. Penyampaian
surat-surat kepada pejabat teknis oleh sekretaris pimpinan, harus menggunakan Buku Pengiriman Surat/Buku Ekspedisi atau lembar pengantar. Apabila menggunakan lembar pengantar, satu lembar disposisi (tembusannya) harus disimpan oleh sekretaris pimpinan sebagai sichler file. Petugas di unit pejabat teknis harus memberikan tanda tangan (paraf) pada Lembar Pengantar yang menunjukkan bahwa surat dan disposisi dari sekretaris pimpinan telah diterima. Setiap pejabat yang terlibat dalam penyusunan surat harus membubuhkan paraf pada verbal sebagai bukti surat dinas telah diteliti dan dikoordinasikan. Paraf dibubuhkan di verbal konsep surat dengan urutan mulai dari pengetik, pembaca surat (konseptor), pemeriksa (atasan konseptor). Selanjutnya oleh sekretaris pimpinan diserahkan kepada unit/petugas yang diberi tugas untuk memberikan nomor surat dan cap instansi (stempel). Setelah surat itu diberi nomor dan cap, maka selesailah proses pembuatan surat oleh pejabat teknis dan sekarang surat siap untuk diteruskan kepada bagian pengiriman untuk dikirim kepada alamat yang dituju.
9) Pengiriman Surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat keluar. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat keluar.
N0 Tanggal
Dikirim
Kepada Hal Lampiran Keterangan
Sebelum surat itu dikirim, petugas pengirim surat hendaknya melakukan pengecekan kembali dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Surat-surat itu dicek apakah sudah ditandatangani, diberi nomor,tanggal, cap instansi, dan dicek juga apakah lampirannya sudah lengkap.
b. Surat-surat yang sudah lengkap, dimasukkan ke dalam sampul surat.
c. Pada sampul surat dicantumkan alamat kepada siapa surat itu ditujukan, nomor surat, cap instansi, dan klasifikasi surat. Bila dianggap perlu, pada sampul surat dibubuhi tanda-tanda lain misalnya segera, sangat segera, surat dinas, bebas bea, dan sebagainya.
d. Untuk sampul surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas dan cap dinas.
e. Setelah surat itu lengkap, maka sekarang siap untuk dilakukan pengiriman ke alamat yang dituju. Pengiriman surat dapat dilakukan melalui pengantar surat (caraka) atau melalui pos.f.Saat mengirimkan surat kepada suatu instansi, seorang caraka hendaknya meminta tanda terima dari PNS penerima surat sebagai tanda bukti bahwa surat tersebut telah dikirimkan ke tempat tujuan
B. Masalah yang dihadapi dan Pemecahannya 1. Masalah yang dihadapi
Alat kerja yang sudah waktunya diperbaiki, misalnya Mouse yang sudah kurang responsive atau eror.
2. Pemecahan Masalah
Alat kerja tersebut harus segera diperbaiki atau diganti.
C. Hasil yang dicapai
Dengan adanya Prakerin ini Saya biasa menambah ilmu dan lebih mengerti tentang dunia kerja. Saya jadi tahu bahwa dunia kerja itu luas sehingga semua hal yang ada di dalamnya itu penting dan sangat dibutuhkan. Selain itu saya juga dilatih untuk disiplin dengan adanya apel pagi setiap harinya dan dilatih untuk hidup sehat dengan adanya senam bersama setiap hari jum’at.
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari kegiatan Praktek Kerja Industri yang dilaksanakan pada Bagian Pengadaan Barang Dan Jasa selama 2 bulan, Saya dapat menarik kesimpulan yang mana telah Saya dapatkan dalam pelaksanaan Praktek Kerja Industri (Prakerin) yaitu sebagai berikut :
1. Prakerin adalah suatu kegiatan yang baik sekali dan sangat perlu dilaksanakan karena dengan adanya Prakerin dapat memberikan pengetahuan dan pengalaman di dunia kerja khususnya bagi para siswa-siswi yang melaksanakan Prakerin;
2. Dengan adanya Prakerin ini maka Kami dapat mengetahui dunia kerja yang sebenarnya dengan menerapkan konsep pembelajaran yang diterima di sekolah dan membandingkanya dengan yang ada di dunia usaha;
3. Prakerin adalah sebuah Pembelajaran di dunia kerja yang tidak hanya membutuhkan penguasaan materi administrasi perkantoran, namun juga belajar untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan dunia kerja yang sesungguhnya;
4. Bidang pekerjaan yang dilaksanakan oleh penulis pada Kantor Asisten Pembangunan sudah cukup sesuai dengan jurusan Siswa Prakerin tersebut yaitu dalam hal Akuntansi
5. Instansi turut serta dalam menunjang program pemerintah dalam menciptakan Masyarakat yang adil dan makmur yaitu dalam hal penyerapan tenaga kerja yang berkualitas.
B. Saran
Berdasarkan pengalaman yang telah diketahui oleh Saya selama melaksanakan Praktek Kerja Industri dalam hal ini Saya ingin menyampaikan beberapa saran- saran baik terhadap pihak sekolah maupun terhadap pihak instansi dan saya berharap saran-saran ini dapat kiranya memberikan sumbangan untuk dapat menjadi bahan pertimbangan dan perhatian.
