i
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) PT GEMILANG MULIA SENTOSA
BANDAR LAMPUNG
Untuk memenuhi persyaratan mendapatkan nilai Praktik Kerja Lapangan
Disusun oleh :
1. DESI MARLINA (16311063)
2. FIRDALITA NOVTIARA PUTRI (16311037)
3. KRISMA NUR ANJUMI (16311004)
PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS TEKNOKRAT INDONESIA BANDAR LAMPUNG
2019
ii
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Nama : 1. DESI MARLINA (16311063)
2. FIRDALITA NOVTIARA PUTRI (16311037) 3. KRISMA NUR ANJUMI (16311004) Program Studi : S1 Sistem Informasi
Instansi/Perusahaan : PT Gemilang Mulia Sentosa, Bandar Lampung Alamat Instansi/Perusahaan : Jalan Nusa Indah Raya (Perum Ega No.08),
Sukarame, Bandar Lampung
Pembimbing,
Pembimbing laporan PKL Pembimbing lapangan
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Instansi/Perusahaan PKL,
Imam Ahmad, S.Kom., M.Kom. Suhermin Dwi, S.Kom
NIK. 021 15 04 01 NIP.
Menyetujui,
Program Studi S1 Sistem Informasi Ketua,
Rusliyawati, S.Kom., M.T.I.
NIK. 021 02 08 02
iii
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) PT GEMILANG MULIA SENTOSA
BANDAR LAMPUNG Dipersiapkan dan disusun oleh :
1. DESI MARLINA (16311063)
2. FIRDALITA NOVTIARA PUTRI (16311037)
3. KRISMA NUR ANJUMI (16311004)
Telah dipresentasikan di depan Dewan Penguji Pada tanggal 23 Juli 2019
Dewan Penguji
Pembimbing, Penguji,
Imam Ahmad, S.Kom., M.Kom. Donaya Pasha, M.Kom.
NIK. 021 15 04 01 NIK. 022 13 02 09
Laporan ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh nilai Praktik Kerja Lapangan
Tanggal 29 Juli 2019
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Program Studi S1 Sistem Informasi
Dekan, Ketua,
Yeni Agus Nurhuda, S.Si., M.Cs. Rusliyawati, S.Kom., M.T.I.
NIK. 021 05 02 05 NIK. 021 02 08 02
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahrnat- Nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini.
Penulisan Laporan PKL ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mendapatkan nilai Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada Program Studi S1 Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia. Penulis menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan PKL ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. H.M. Nasrullah Yusuf, S.E., M.B.A. selaku Rektor Universitas Teknokrat Indonesia.
2. Bapak Yeni Agus Nurhuda, S.Si., M.Cs., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.
3. Rusliyawati, S.Kom., M.T.I., selaku Ketua Program Studi S1 Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Teknokrat Indonesia.
4. Imam Ahmad, S.Kom., M.Kom., selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membimbing penulis menyelesaikan Laporan PKL ini.
5. Donaya Pasha, M.Kom., selaku Dosen Penguji.
6. Robert Hanesa Kiswanto, selaku kepala cabang PT Gemilang Mulia Sentosa.
7. Suhermin Dwi, S.Kom., selaku pembimbing PKL di PT Gemilang Mulia Sentosa.
Akhir kata, penulis berharap semoga Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu dan semoga Laporan PKL ini membawa manfaat.
Bandarlampung, 16 Mei 2019
Penulis,
v DAFTAR ISI
Hal
COVER ... i
LEMBAR PERSETUJUAN... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
RINGKASAN PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan PKL ... 2
1.3 Kegunaan PKL ... 2
1.4 Tempat PKL ... 3
1.5 Jadwal Waktu Pelaksanaan PKL ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 4
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 4
2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 4
2.2.1 Visi ... 4
2.2.2 Misi ... 4
2.3 Produk Semen Merah Putih ... 4
2.4 Logo PT Gemilang Mulia Sentosa ... 13
2.5 Struktur Organisasi PT Gemilang Mulia Sentosa ... 13
2.6 Alur Proses Bisnis PT Gemilang Mulia Sentosa ... 14
BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ... 19
3.1 Pelaksanaan PKL : DESI MARLINA (16311063) ... 19
3.1.1 Bidang Kerja ... 19
3.1.2 Pelaksanaan Kerja ... 19
3.1.3 Kendala Yang Dihadapi ... 23
3.1.4 Cara Mengatasi Kendala... 24
3.2 Pelaksanaan PKL : FIRDALITA NOVTIARA PUTRI (16311037) ... 25
3.2.1 Bidang Kerja ... 25
3.2.2 Pelaksanaan Kerja ... 25
3.2.3 Kendala Yang Dihadapi ... 27
3.2.4 Cara Mengatasi Kendala ... 27
3.3 Pelaksanaan PKL : KRISMA NUR ANJUMI (16311004)... 29
3.3.1 Bidang Kerja ... 29
3.3.2 Pelaksanaan Kerja ... 29
3.3.3 Kendala Yang Dihadapi ... 34
3.3.4 Cara Mengatasi Kendala... 34
vi
Hal
BAB IV PENUTUP ... 36
4.1 Simpulan ... 36
4.2 Saran ... 36
DAFTAR PUSTAKA ... 38
LAMPIRAN ... 39
vii
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 1.1 Denah dari UTI ke PT GMS ... 3
Gambar 2.1 Produk Semen Portland Komposit ... 5
Gambar 2.2 Truk Tangki Semen Curah ... 6
Gambar 2.3 Produk Mp-Ultramix ... 7
Gambar 2.4 Produk Mp-Supermix ... 8
Gambar 2.5 Produk Primamix ... 9
Gambar 2.6 Produk Durapro ... 10
Gambar 2.7 Pabrik Produk Beton ... 10
Gambar 2.8 Produk Beton Pracetak ... 11
Gambar 2.9 Produk Vipers ... 12
Gambar 2.10 Produk Qua_Drop ... 13
Gambar 2.11 Logo PT Gemilang Mulia Sentosa ... 13
Gambar 2.12 Struktur Organisasi PT Gemilang Mulia Sentosa ... 14
Gambar 3.1 Berkas Form Pelanggan Baru ... 21
Gambar 3.2 Rekapan Data Orderan ... 21
Gambar 3.3 Voucher SPP Untuk Pabrik ... 22
Gambar 3.4 SPP Untuk Gudang ... 22
Gambar 3.5 Pengarsipan SPP Untuk Gudang ... 23
Gambar 3.6 Format Pengarsipan Elektronik SPP di Excel ... 24
Gambar 3.7 Tanda Terima Pembayaran Toko ... 26
Gambar 3.8 Bukti Setor Sales/Collection ... 26
Gambar 3.9 Bukti Setor Bank ... 27
Gambar 3.10 Rekap Pembayaran ... 28
Gambar 3.11 Tampilan Sistem PT Gemilang Mulia Sentosa ... 30
Gambar 3.12 Hasil Pencetakan Invoice ... 30
Gambar 3.13 Daftar Kunjungan Sales ... 31
Gambar 3.14 Surat Jalan ... 31
Gambar 3.15 Laporan Tagihan yang dibuat Sales ... 32
Gambar 3.16 Laporan Tagihan yang dibuat oleh Bagian Billing ... 32
Gambar 3.17 Surat Tanda Terima Pembayaran ... 33
Gambar 3.18 Kartu Kunjungan ... 33
Gambar 3.19 Tanda Terima Invoice ... 34
Gambar 3.20 Pengarsipan Invoice dan Surat Jalan ... 35
viii
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 1.1 Jadwal Jam Kerja PT GMS ... 3
Tabel 2.1 Alur Proses Penjualan ... 14
Tabel 2.2 Alur Proses Billing ... 16
Tabel 2.3 Alur Proses Collection ... 17
ix
DAFTAR LAMPIRAN GAMBAR
Hal
Lampiran 1. Foto Bersama dengan Pembimbing PKL Saat Kunjungan ... 39
Lampiran 2. Foto Bersama dengan Pembimbing PKL Saat Penjemputan dan Pembimbing Ruangan PKL ... 39
Lampiran 3. Foto Bersama dengan Karyawan PT GMS ... 40
Lampiran 4. Foto Bersama dengan SPV PT GMS ... 40
Lampiran 5. Absensi Tanggal 1 April – 27 April 2019 ... 41
Lampiran 6. Absensi Tanggal 29 April - 25 Mei 2019 ... 41
Lampiran 7. Absensi Tanggal 27 Mei - 31 Mei 2019 ... 42
Lampiran 8. Catatan Harian Desi Marlina ... 43
Lampiran 9. Catatan Harian Firdalita Novtiara Putri ... 46
Lampiran 10. Catatan Harian Krisma Nur Anjumi ... 48
Lampiran 11. Formulir Penilaian Desi Marlina ... 50
Lampiran 12. Formulir Penilaian Firdalita Novtiara Putri ... 54
Lampiran 13. Formulir Penilaian Krisma Nur Anjumi ... 58
x
Praktik Kerja Lapangan merupakan sarana mengaktualisasikan diri terhadap beberapa keahlian atau ketrampilan baik softskill atau hardskill yang di dapat selama perkuliahan dan diterapkan pada suatu instansi selama beberapa bulan. Pada laporan PKL ini, disajikan beberapa kegiatan pelaksanaan kerja, temuan kendala atau masalah yang dihadapi di PT Gemilang Mulia Sentosa selama 2 bulan yaitu pada bulan April sampai dengan Mei 2019.
Penempatan PKL pada PT Gemilang Mulia Sentosa ini dibagi menjadi beberapa bagian bidang kerja yaitu bagian bidang Admin Sales, bidang Admin Billing dan bidang Admin Collection. Pada bidang Admin Sales kegiatan PKL yang dilakukan adalah membuat data orderan, membuat rekap orderan, membuat SPP, dan cetak SPP. Pada bidang Admin Billing kegiatan PKL yang dilakukan adalah mencetak invoice untuk tagihan toko, membuat daftar kunjungan sales dan mempersiapkan surat jalan, membuat hasil dari kunjungan sales, mencatat hasil tagihan, mencetak tanda terima pembayaran, mencetak kartu kunjungan, dan mencetak tanda terima invoice. Pada bidang Admin Collection kegiatan PKL yang di lakukan adalah menerima uang tangihan dan tanda terima pembayaran toko, memeriksa uang tagihan dan tanda terima pembayaran toko, membuat bukti setor sales dan memberikan ke sales untuk ditanda tangani, dan membuat rekap pembayaran invoice tagihan dan uang tagihan diserahkan ke SPV Operation.
Kata Kunci : PKL, PT Gemilang Mulia Sentosa
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer (FTIK), Universitas Teknokrat Indonesia sebagai institusi pendidikan yang mengedepankan kualitas mahasiswa dalam menjawab tantangan dunia kerja, menilai bahwa perlu diadakan Praktik Kerja Lapangan (PKL). Hal ini merupakan realisasi tuntutan Tujuan Pendidikan Nasional dan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Objek kajian program PKL adalah penerapan ilmu pengetahuan di instansi maupun perusahaan yang menjadi mitra program PKL (UTI, 2018).
Program PKL merupakan akumulasi dari kegiatan belajar yang telah ditempuh oleh mahasiswa di FTIK Universitas Teknokrat Indonesia. PKL dapat diartikan sebagai sarana pelatihan mental, sikap, penerapan ilmu, dan pembentukan awal lulusan yang kompeten pada bidangnya masing-masing.
Dengan demikian PKL adalah suatu kegiatan yang terpadu dari seluruh pengalaman belajar sebelumnya ke dalam program pelatihan berupa kinerja dalam semua hal yang berhubungan dengan penerapan ilmu yang telah dipelajari. PKL diselenggarakan secara sistematis dan terjadwal di bawah bimbingan dosen pembimbing yang memenuhi syarat. PKL merupakan salah satu syarat yang harus ditempuh oleh mahasiswa untuk mengikuti kegiatan akhir perkuliahan jenjang Strata satu (S1).
FTIK Universitas Teknokrat Indonesia memandang bahwa program PKL merupakan sarana strategis dalam proses pembentukan kemampuan dan kompetensi mahasiswa sebagai tenaga profesional. Program PKL didukung dengan perencanaan yang sistematis dan terarah (UTI, 2018).
Melatih kedisiplinan dalam melakukan kegiatan PKL seperti datang ketempat PKL dengan tempat waktu, menyelesaikan tugas sesuai dengan waktu yang ditentukan dan selalu berpakaian rapih di tempat PKL. Mengetahui pemanfaatan dan penerapan teknologi di PT Gemilang Mulia Sentosa apakah sudah berkembang. Kurangnya pengetahuan penulis tentang alur pembuatan invoice yang di berikan kepada penulis.
1.2 Tujuan PKL
Adapun maksud dan tujuan dari pelaksanaan PKL di PT GMS Kota Bandar Lampung adalah sebagai berikut:
1. Menerapkan dan mempraktikkan ilmu yang telah dipelajari di bangku kuliah salah satunya adalah ilmu pembekalan PKL yang sudah di ajarkan.
2. Untuk mengetahui lebih dalam tentang PT GMS Kota Bandar Lampung.
3. Bertujuan untuk memperoleh pengalaman dari pekerjaan nyata yang sesuai dengan teori yang diperoleh di bangku kuliah serta pengalaman dalam bersosialisasi dengan lingkungan kerja PT GMS.
1.3 Kegunaan PKL
Adapun kegunaan dari pelaksanaan kegiatan PKL ini antara lain:
1.3.1 Bagi Mahasiswa
1. Dapat mengetahui sumberdaya teknologi informasi yang digunakan PT GMS saat ini.
2. Sebagai salah satu sarana aplikasi ilmu pengetahuan dan meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan tugas – tugas yang ada di lingkungan kerja PT GMS Kota Bandar Lampung terutama dibidang teknologi informasi.
1.3.2 Bagi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer (FTIK)
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer (FTIK), Universitas Teknokrat Indonesia dapat menjalin kerjasama dengan Pihak PT GMS Kota Bandar Lampung, dengan begitu Praktek Kerja Lapangan dapat mempromosikan keberadaan Akademik di tengah-tengah dunia kerja.
1.3.3 Bagi PT Gemilang Mulia Sentosa Kota Bandar Lampung
Dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang berwawasan akademik dari PKL tersebut. Pihak PT GMS akan memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan bidangnya dan kemudian laporan praktek kerja lapangan dapat dimanfaatkan sebagai salah satu sumber informasi mengenai situasi umum instansi terkait.
1.4 Tempat PKL
Pelaksanaan kegiatan PKL ini dilakukan di instansi/perusahaan PT GMS Kota Bandar Lampung, yang beralamat di Jalan Nusa Indah Raya (Perum Ega No.
08) Sukarame, Bandar Lampung.
Denah lokasi PT GMS Bandar Lampung ditampilkan pada gambar 1.1:
Gambar 1.1 Denah dari Universitas Teknokrat Indonesia ke PT GMS (Sumber : Google Maps, 2019)
1.5 Jadwal Waktu Pelaksanaan PKL
Waktu pelaksanaan PKL dilakukan selama 2 bulan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh program studi. Dimulai tanggal 1 April 2019 sampai dengan 31 Mei 2019 dan disesuaikan dengan kebijaksanaan instansi/perusahaan mulai sebagai berikut :
Tabel 1.1 Jadwal Jam Kerja PT GMS
Hari Jam Masuk Jam Istirahat Jam Pulang Senin 09.00 WIB 12.00 – 13.00 WIB 15.00 WIB Selasa 09.00 WIB 12.00 – 13.00 WIB 15.00 WIB Rabu 09.00 WIB 12.00 – 13.00 WIB 15.00 WIB Kamis 09.00 WIB 12.00 – 13.00 WIB 15.00 WIB Jumat 09.00 WIB 12.00 – 13.00 WIB 15.00 WIB
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Cemindo Gemilang merupakan perusahaan produsen semen yang berkualitas premium. Sejak awal berdirinya di tahun 2011, dengan merek dagang Semen Merah Putih. Hingga kini pertumbuhan penjualan PT Cemindo Gemilang telah meningkat 7 kali lipat. Pertumbuhan PT Cemindo Gemilang tak hanya dengan pembangunan pabrik-pabrik berteknologi mutakhir, namun juga penetrasi distribusi dan pemasaran produk-produk PT Cemindo Gemilang yang agresif ke berbagai area di tanah air, serta pelayanan purna jual yang memuaskan bagi seluruh konsumen.
PT Cemindo Gemilang mempunyai anak perusahaan yaitu PT Gemilang Mulia Sentosa yang bergerak pada distributor semen merah putih. PT Gemilang Mulia Sentosa berdiri pada bulan 10 di tahun 2017. Dan cabang dari PT Gemilang Mulia Sentosa ada 11 di Indonesia yaitu : Bandung, Tanggerang Kota, Kabupaten Tanggerang, Jakarta, Surabaya, Palembang, Lampung, Pekan Baru, Jambi, Bali dan Kupang.
2.2 Visi dan Misi Perusahaan 2.2.1 Visi
Menjadi perusahaan global terkemuka di bidang material bangunan dengan mengedepankan solusi inovatif.
2.2.2 Misi
Menyediakan produk yang lebih diminati dan layanan terbaik dengan pengelolaan perusahaan yang handal, ramah lingkungan dan memberikan nilai tambah yang lebih untuk seluruh shareholder.
2.3 Produk Semen Merah Putih
Semen berasal dari bahasa latin caementum yang berarti bahan perekat.
Secara sederhana, definisi semen adalah bahan perekat atau lem, yang bias merekatkan bahan – bahan material lain seperti batu bata atau batu koral hingga bisa membentuk sebuah bangunan. Sedangkan dalam pengertian
secara umum semen diartikan sebagai bahan perekat yang memiliki sifat mampu mengikat bahan – bahan padat menjadi satu kesatuan yang kompak dan kuat (Bonardo Pangaribuan, 2013). Terdapat beberapa produk dari semen merah putih diantaranya semen portland komposit, produk semen curah, produk beton. Berikut penjelasan dari setiap produk :
2.3.1 Semen Portland Komposit
Semen Merah Putih merupakan semen berkualitas premium yang memberikan hasil akhir bangunan yang lebih kuat dan tahan lama. Semen Merah Putih dikembangkan untuk memenuhi persyaratan standar mutu Indonesia SNI 7064:2014. Pemenuhan pada standar tersebut untuk menjamin kualitas Semen Merah Putih mampu memenuhi kebutuhan masyarakat Indonesia akan semen berkualitas premium. Semen Merah Putih tersedia di berbagai kota besar di Indonesia dalam kemasan kantong 40 kg dan 50 kg.
Gambar Produk Semen Portland Komposit ditunjukan pada gambar 2.1 :
Gambar 2.1 Gambar Produk Semen Portland Komposit (Sumber : website semen merah putih, 2019)
2.3.2 Produk Semen Curah
PT Cemindo Gemilang juga memproduksi semen curah dalam berbagai tipe semen yang dapat digunakan untuk pembangunan konstruksi umum maupun khusus, seperti mp-ultramix, mp-supermix, mp-primamix, dan durapro. Saat ini rangkaian produk semen curah tersebut telah dipasarkan dan didistribusikan ke berbagai kota besar di Indonesia.
Gambar Truk Tangki Semen Curah ditunjukan pada gambar 2.2 :
Gambar 2.2 Gambar Truk Tangki Semen Curah (Sumber : website semen merah putih, 2019) Berikut ini tipe - tipe produk semen curah yaitu :
1. Mp-ultramix dengan kandungan Trikalsium Silikat dan Trikalsium Aluminat yang memadai untuk menghasilkan perkembangan kekuatan yang cepat dan kuat tekan awal tinggi sehingga pada proses pembuatan beton pracetak akan membantu mempercepat pembukaan cetakan dan memastikan mendapatkan kekuatan yang cukup ketika dilakukan penegangan pada proses pembuatan beton prategang. Dengan demikian penggunaan mp-ultramix akan mampu membantu meningkatkan produktivitas dalam proses produksi beton pracetak dan beton prategang. Mp-ultramix diproduksi mengacu pada EN 197-1:2000 CEM I 52.5N dan telah disertifikasi sesuai dengan SNI 2049:2015 untuk Semen Portland Tipe I.
Mp-ultramix dapat digunakan untuk pemakaian pada konstruksi umum dan tidak memerlukan persyaratan khusus seperti panas
hidrasi dan ketahanan terhadap sulfat dan klorida. perkembangan kekuatan tekan yang tinggi menjadikan mp-ultramix cocok untuk dipakai pada produksi beton pracetak dan beton prategang, industri beton siap pakai yang memproduksi beton-beton bermutu tinggi, dan industri bahan konstruksi berbasis semen lainnya yang memerlukan perkembangan kekuatan yang cepat dalam proses produksinya. Keunggulan dari mp-ultramix yaitu memiliki kekuatan tekan awal tinggi dan kapasitas pembebanan tinggi.
Gambar produk mp-ultramix ditunjukan pada gambar 2.3 :
Gambar 2.3 Gambar Produk Mp-ultramix (Sumber : website semen merah putih, 2019)
2. Mp-supermix didesain untuk menghasilkan perkembangan kekuatan tekan yang optimum dan mendapatkan kekuatan tekan akhir yang tinggi pada umur 28 hari dan menurunkan resiko retak akibat penyusutan plastis. Mp-supermix dengan tingkat workability yang baik akan membantu pada proses pemadatan beton segar sehingga menghasilkan struktur beton yang padat dan kuat. Mp- supermix diproduksi mengacu pada EN 197-1:2000 CEM II/A-S 42.5N dan telah disertifikasi sesuai dengan SNI 7064:2014.
Mp-supermix dapat digunakan untuk aplikasi umum yang tidak memerlukan persyaratan khusus. Cocok untuk digunakan pada industri beton siap pakai, industri mortar, bata ringan dan aplikasi konstruksi yang tidak memerlukan persyaratan khusus, seperti panas hidrasi, ketahanan terhadap sulfat dan klorida.
Keunggulan dari mp-supermix yaitu memiliki daya dukung tinggi, kekuatan lentur tinggi, tidak membutuhkan banyak air dan mudah diaplikasikan.
Gambar Produk mp-supermix ditunjukan pada gambar 2.4 :
Gambar 2.4 Gambar Produk Mp-supermix (Sumber : website semen merah putih, 2019)
3. Mp-primamix memiliki kombinasi yang optimal antara semen portland dan terak besi tanur tinggi untuk menghasilkan kekuatan akhir yang tinggi dan memiliki karakteristik durabilitas yang baik terhadap serangan lingkungan agresif seperti lingkungan yang mengandung sulfat. Mp-primamix diproduksi mengacu kepada standar EN 197-1:2000 CEM II/B-S dan C595/C595M-14 Type IS (25). Mp-primamix telah disertifikasi dengan SNI 7064:2014.
Beton yang diproduksi menggunakan mp-primamix akan mampu meningkatkan kekedapan air, panas hidrasi yang lebih rendah, dan menurunkan resiko retak akibat susut awal.
Mp-primamix cocok digunakan untuk konstruksi umum dan beton yang memerlukan ketahanan terhadap lingkungan agresif yang mengandung sulfat dan klorida.
Keunggulan dari mp-primamix yaitu memiliki menurunkan susut awal, fase beton segar lebih lama dan kekuatan tekan akhir tinggi.
Gambar Produk Mp-primamix ditunjukan pada gambar 2.5 :
Gambar 2.5 Gambar Produk Primamix (Sumber : website semen merah putih, 2019)
4. Durapro adalah produk ramah lingkungan dengan emisi karbondioksida rendah yang memiliki ketahanan baik terhadap karbonasi, penetrasi klorida, dan lingkungan yang mengandung sulfat. Dikembangkan berdasarkan kombinasi yang tepat antara semen portland untuk memberikan perkembangan kekuatan tekan yang memadai dan terak besi tanur tinggi yang mampu memberikan ketahanan terhadap lingkungan agresif. Durapro diproduksi mengacu ke standar Eropa EN 197-1:2000 CEM III/A dan memenuhi spesifikasi standar ASTM C595 Tipe IS. Durapro didesain untuk konstruksi yang tahan terhadap lingkungan yang mengandung sulfat dan klorida serta memiliki tingkat panas hidrasi yang rendah jika dibandingkan dengan semen portland biasa. Panas hidrasi yang rendah bermanfaat untuk menurunkan resiko akibat tegangan yang timbul karena akumulasi temperatur ketika proses pengerasan pada beton dengan volume besar. Aplikasi yang ada pada durapro yaitu beton biasa dan beton bertulang dalam volume besar, konstruksi yang berada pada lingkungan laut yang beresiko terhadap korosi pada tulangan akibat serangan klorida, konstruksi yang berada pada lingkungan yang mengandung sulfat dan engecoran beton pada cuaca panas.
Keunggulan dari durapro yaitu memiliki fase beton segar lebih panjang, panas hidrasi yang lebih rendah, resistensi terhadap lingkungan agresif dan emisi karbondioksida yang rendah selama proses produksi.
Gambar Produk Durapro ditunjukan pada gambar 2.6 :
Gambar 2.6 Gambar Produk Durapro (Sumber : website semen merah putih, 2019) 2.3.3 Produk Beton
Gambar Pabrik Produk Beton ditunjukan pada gambar 2.7 :
Gambar 2.7 Gambar Pabrik Produk Beton (Sumber : website semen merah putih, 2019) 1. Beton Pracetak
Beton Pracetak atau Precast Concrete adalah beton yang dibuat dengan berbagai ukuran dan bentuk tertentu untuk mempercepat dan mempermudah proses konstruksi gedung maupun infrastruktur. Merah Putih Beton memproduksi beragam jenis beton pracetak berkualitas premium, seperti U-Ditch, mini
pile, tangga, panel pagar, facade, dan lain-lain sesuai permintaan pelanggan. Proses produksi sampai penjualan Precast Concrete ditangani oleh tim profesional. Produksi menggunakan mesin pracetak modern dari Avermann (Jerman) dengan kapasitas produksi sekitar 150.000 m2 per tahun dapat menjamin kualitas dengan tetap mempertahankan harga kompetitif dan waktu produksi singkat.
Keunggulan Beton Pracetak dari Merah Putih Beton adalah memiliki kualitas terjamin dan konsisten karena menggunakan peralatan mutakhir yang terkomputerisasi, layanan konsultasi dengan tim berpengalaman, harga lebih kompetitif dan hasil produksi tepat waktu.
Gambar Produk Beton Pracetak ditunjukan pada gambar 2.8 :
Gambar 2.8 Gambar Produk Beton Pracetak (Sumber : website semen merah putih, 2019) 2. Beton Siap Pakai
Produk Beton Siap Pakai dari Merah Putih Beton dirancang untuk beragam aplikasi sesuai dengan permintaan konsumen.
Produk ini tersedia dalam berbagai pilihan mutu dan dapat digunakan untuk pembangunan berbagai konstruksi seperti industri, komersial, dan juga untuk infrastruktur yang mencakup pembangunan gedung bertingkat, perumahan, jalan raya, serta pembangunan lainnya.
Berikut ini jenis - jenis Beton Siap Pakai yaitu :
1. Vipers adalah solusi beton jangka cepat untuk perbaikan atau pembangunan jalan. Tidak seperti pengerjaan perbaikan jalan konvensional yang dapat memakan waktu berhari-hari, vipers hanya memerlukan waktu enam jam saja di malam hari sehingga sangat cocok diaplikasikan di berbagai kota di Indonesia untuk menghindari kemacetan selama proses perbaikan jalan. Vipers dikembangkan mengacu pada spesifikasi standar Beton Siap Pakai ASTM C-94 serta Beton Berstruktur ACI 318 dan SNI 2847:2013.
Gambar Produk Vipers ditunjukan pada gambar 2.9 :
Gambar 2.9 Produk Vipers
(Sumber : website semen merah putih, 2019)
2. Qua_Drop adalah produk beton khusus dengan kemampuan permeabilitas tinggi yang memungkinkan air dari curah hujan atau sumber air lainnya dapat melewati beton.
Kemampuan daya resap Qua_Drop mencapai 600 liter air per m2 per menit sehingga mampu mencegah terjadinya genangan air dan membuat air tanah kembali terisi ulang. Qua_Drop sangat cocok diaplikasikan untuk area lahan parkir, jalan dengan lalu lintas rendah, atau jalanan di area perumahan.
Gambar Produk Qua_Drop ditunjukan pada gambar 2.10 :
Gambar 2.10 Produk Qua_Drop (Sumber : website semen merah putih, 2019) 2.4 Logo PT Gemilang Mulia Sentosa
Arti Logo PT Gemilang Mulia Sentosa yaitu:
1. Gambar Anak Panah : Anak panah melambangkan sebuah anak perusahaan dari PT Cemindo Gemilang.
2. Nama Gemilang diambil dari nama belakang PT Cemindo Gemilang.
Logo PT Gemilang Mulia Sentosa ditunjukan pada gambar 2.11 :
Gambar 2.11 Logo PT Gemilang Mulia Sentosa (Sumber : PT GMS, 2019)
2.5 Struktur Organisasi PT Gemilang Mulia Sentosa
Nama – nama Team Sales di PT GMS Cabang Lampung yaitu Budi (Cover Dalam Kota Bandar Lampung), Palopo (Cover Dalam Kota Bandar Lampung), Alfian (Cover Daerah Lampung Selatan), Oki (Cover Daerah Lampung Timur), Sidik (Cover Daerah Lampung Tengah) dan Hilman (Cover Daerah Pesawaran & Tanggamus). Dan nama - nama Team Collection PT GMS Cabang Lampung yaitu Robin (Cover Daerah Lampung Selatan, Lampung Timur, Lampung Tengah), Harry (Cover Daerah
Pesawaran & Tanggamus) dan Rifky (Cover Dalam Kota Bandar Lampung).
Struktur Organisasi PT Gemilang Mulia Sentosa Bandar Lampung ditunjukan pada gambar 2.12 :
Gambar 2.12 Struktur Organisasi PT GMS Bandar Lampung (Sumber : PT GMS, 2019)
2.6 Alur Proses Bisnis PT Gemilang Mulia Sentosa 2.6.1 Alur Proses Orderan/Penjualan
Tabel 2.1 Alur Proses Penjualan
Toko Sales Force Admin Sales Pabrik/Gudang 1. Order
Semen Ke Sales
2.Mencari &
Menerima Orderan Dari Toko Sesuai Wilayah
Masing-Masing Sales
4.Admin Sales Menerima Data Orderan Dari Sales
11.Berdasarkan Surat Perintah Pemuatan (SPP) Pabrik Proses Pemuatan Semen Dan Menghasilkan Data Delivery Note/Surat Jalan
Lanjutan Tabel 2.1 Alur Proses Penjualan 9. Toko
Menerima Surat Perintah Pemuatan Dari Sales Untuk Pengambilan Semen Ke Pabrik
3.Memberikan Data Orderan Ke Admin Sales Via Grub Wa (Sesuai Permintaan Toko)
5.Admin Sales Input Dan Proses Orderan Ke Sistem Berdasarkan Data Dari Sales Sehingga Menghasilka n Output DO (Delivery Order)
12.Delivery Note/Surat Jalan Diberikan Ke Admin Billing PT.
GMS Sebanyak 2 Rangkap Sebagai Bukti Bahwa Toko Sudah Mengambil Semen Berdasarkan DO Dan Sebagai Bukti Untuk
Penagihan Ke Toko
10. Toko Mengambil Semen Ke Pabrik/Gudan g dengan Membawa Surat Perintah Pemuatan (SPP) dari PT. GMS Lampung
8. Sales Menerima Surat Perintah Pemuatan (Spp) Untuk Diberikan Ke Toko Untuk Pengambilan Semen Di Pabrik/Gudang
6. Membuat Rekap
Orderan Dan Surat
Perintah Pemuatan (SPP) Berdasarkan DO
(Delivery Order)
7.Cetak Surat Perintah Pemuatan (SPP) Dan Diberikan Ke Sales.
2.6.2 Alur Proses Billing
Tabel 2.2 Alur Proses Billing
Admin Billing Sales/Collection
13. Admin Billing Menerima Delivery Note/Surat Jalan Dari Pabrik/Gudang Sebanyak 2 Rangkap
19. Sales/Collection Menerima Invoice Tagihan,Tanda Terima Invoice Ke Sales 2 Rangkap Dan Tanda Terima Pembayaran Toko 3 Rangkap
14. Berdasarkan Data
Delivery Note/Surat Jalan Dari Pabrik/Gudang Admin Billing Proses Invoice Tagihan Toko
20. Sales/Collection Periksa Kesesuaian Fisik Invoice Tagihan Dan Tanda Terima Invoice Jika Sesuai Sales/Collection
Menandatangani Tanda Terima Invoice Ke Sales, Rangkap Ke 1 Diberikan Kembali Ke Admin Billing, Rangkap Ke 2 Untuk Arsip Sales/Collection
15. Setelah Proses Invoice Tagihan Toko Admin Billing Cetak Invoice 2 Rangkap
21. Sales/Collection Membawa Invoice Tagihan Dan Tanda Terima Pembayaran Toko 3 Rangkap Untuk Penagihan.
16. Menyususun Invoice Dan Delivery Note/Surat Jalan (Delivery Note Sebagai Lampiran Untuk Penagihan Ke Toko), Rangkap Ke -1 Diberikan Ke Sales/Collection Rangkap Ke-2 Untuk Arsip Admin Billing
24. Jika Toko Membayar, Sales Memberikan Tanda Terima Pembayaran Ke Toko
Sebanyak 3 Rangkap Untuk Ditandatangani Dan Di Cap Toko Rangkap Ke 1 Dan Invoice Tagihan Diberikan Ke Toko, Tanda Terima Pembayaran Toko Rangkap Ke 2 Diarsipkan Oleh Sales, Rangkap Ke 3 Beserta Uang Tagihan Diberikan Ke Admin Collection
17. Membuat Tanda Terima Invoice Ke Sales 2 Rangkap Dan Tanda Terima Pembayaran Toko 3 Rangkap
Lanjutan Tabel 2.2 Alur Proses Billing 18. Invoice Tagihan, Tanda
Terima Invoice Ke Sales 2 Rangkap Dan Tanda Terima Pembayaran Toko 3 Rangkap Diberikan Ke Sales/Collection
2.6.3 Alur Proses Admin Collection
Tabel 2.3 Alur Proses Collection
Sales/Collection Admin Collection Spv Operation 25. Sales Memberikan
Uang Tagihan Dan Tanda Terima Pembayaran Toko
26. Admin Collection Menerima Uang Tagihan Dan Tanda Terima Pembayaran Toko
31. Spv Operation Memeriksa Rekapan Pembayaran Invoice Dan Uang yang diterima
27. Memeriksa Uang Tagihan Dan Tanda Terima Pembayaran Toko
32. Setelah Diperiksa, Uang Tagihan Invoice Disetorkan Ke HO/Kantor Pusat GMS Dan Input Pembayaran Ke Sistem.
Lanjutan Tabel 2.3 Alur Proses Collection 28. Jika Uang Dan Tanda
Terima Pembayaran Toko Sesuai Admin Collection Membuat Bukti Setor Sales Sebanyak 3 Rangkap Dan Diberikan Ke Sales Untuk Ditanda Tangani, Rangkap Ke 1 Di Arsipkan Sales, Rangkap Ke 2&3 Diarsipkan Admin Collection
29. Berdasarkan uang yang diterima Admin Collection Membuat Rekap Pembayaran Invoice Tagihan.
30. Rekap Pembayaran Invoice Dan Uang Diserahkan Ke SPV Operation
BAB III
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
3.1 PELAKSANA PKL :
DESI MARLINA (16311063)
3.1.1 Bidang Kerja
Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan di PT Gemilang Mulia Sentosa, Way Dadi Kota Bandar Lampung selama 2 Bulan dari tanggal 01 April sampai 31 Mei 2019. Kegiatan demi kegiatan di kerjakan dengan tujuan untuk membantu pegawai atau karyawan di kantor, dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Selama melakukan Praktik Kerja Lapangan di PT Gemilang Mulia Sentosa, Way Dadi Kota Bandar Lampung, penulis ditempatkan pada sub bagian Admin Sales khususnya memegang orderan loko ciwandan. Dimana pada bagian admin sales itu memegang dua jenis orderan, yaitu ORDERAN LOKO CIWANDAN (toko akan mengambil barang atau semen sendiri ke gudang) dan ORDERAN FRANCO LOKO WAREHOUSE (barang di antar ke pelanggan).
Kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan PKL Sub Bagian Admin Sales diantaranya yaitu :
1. Membuat NOO (Orderan Toko Baru) 2. Membuat rekapan orderan
3. Cetak surat perintah pemuatan (SPP) 4. Mengarsipkan SPP untuk gudang
3.1.2 Pelaksanaan Kerja
Dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan ini harus memiliki kedisiplinan tinggi untuk mencapai suatu hasil yang memuaskan dalam setiap menyelesaikan tanggung jawab pekerjaan yang diberikan. Salah satunya pada PT Gemilang Mulia Sentosa.
Berikut ini penjelasan dari tiap-tiap kegiatan yang dilakukan diatas adalah sebagai berikut :
1. Membuat NOO (Orderan Toko Baru)
NOO di buat karena adanya toko baru, dimana awalnya jika ada orderan baru, bagian admin sales akan memastikan bahwa toko tersebut sudah terdaftar atau belum. Jika sudah terdaftar langsung saja membuat data orderan baru toko tersebut. Namun jika belum terdaftar, maka bagian admin sales akan membuat NOO.
Langkah - langkah untuk membuat NOO adalah sebagai berikut :
1. Admin sales akan memberikan form pelanggan baru, yang akan diberikan kepada sales dan sales akan memberikannya kepada toko untuk di isi.
2. Sales memberikan form pelanggan baru kepada toko.
3. Toko mengisi form tersebut.
4. Apabila sudah terisi dengan lengkap, form tersebut diberikan lagi kepada sales.
5. Lalu, sales akan memberikan form yang sudah terisi tersebut kepada admin sales untuk di proses.
6. Dimana admin sales nantinya akan menyerahkan form tersebut kepusat berupa foto atau scanan form tersebut yang dikirim melalui via e-mail.
7. Setelah itu, nantinya pusat akan melakukan konfirmasi ke toko tersebut, apakah benar telah melakukan pembelian semen pada PT Gemilang Mulia Sentosa.
8. Admin sales pun akan melakukan konfirmasi juga terhadap toko tersebut dengan menyebutkan apa yang ada di dalam isi form tersebut, jika benar nantinya pasti admin sales akan mendapatkan balasan e-mail dari pusat dan akan menerima DO cg dan SO cg yang nantinya dapat digunakan untuk rekap data orderan.
9. Setelah itu selesai, toko sudah terdaftar dan sudah langsung bisa melakukan orderan yang pertama.
Adapun fungsi dari berkas pelanggan baru itu sendiri adalah untuk mendaftarkan toko tersebut, dimana nanti datanya akan di serahkan ke pusat, lalu pusat memproses dan menghasilkan DO cg dan SO cg yang nantinya berguna untuk merekap data orderan.
Berkas form pelanggan baru, di tujukan pada gambar 3.1 :
Gambar 3.1 Berkas Form Pelanggan Baru 2. Membuat Rekapan Orderan
Tujuan utama dari rekapan orderan ini adalah untuk target penjualan, cetak invoice, pencocokan dengan data penagihan dan lain sebagainnya. Rekapan ini dibuat menggunakan Microsoft excel dan setiap kali ada orderan. Dimana di dalam nya penulis mengisi tentang informasi toko yang sedang melakukan order, dimulai dari tanggal order, nama toko, kabupaten, kecamatan, alamat, nama owner, nomor telepon, SO GMS, DO GMS, DO cg, SO cg, franco/loco, dan lain sebagainya. Rekapan data orderan, di tujukan pada gambar 3.2 :
Gambar 3.2 Rekapan Data Orderan
3. Cetak surat perintah pemuatan (SPP)
Disini penulis melakukan kegiatan etak surat perintah pemuatan di cetak adalah untuk toko dalam pengambilan barang dan menyerahkan SPP tersebut ke bagian gudang atau pabrik. Nantinya berdasarkan SPP, bagian pabrik atau gudang akan memproses pemuatan semen dan menghasilkan surat jalan, yang nantinya akan diberikan sales pada admin billing. Disini SPP terdiri dari dua macam, yaitu SPP untuk gudang dan SPP untuk pabrik. SPP di tujukan pada gambar 3.3 voucer SPP untuk pabrik dan 3.4 SPP untuk gudang :
Gambar 3.3 Voucher SPP Untuk Pabrik
Gambar 3.4 SPP Untuk Gudang
4. Mengarsipkan surat perintah pemuatan (SPP) untuk gudang
Penulis dalam kegiatan ini melakukan pengarsipan SPP untuk gudang pada setiap toko berdasarkan tanggal, bulan, dan tahunnya secara manual. Dengan adanya pengauditan di PT Gemilang Mulia Sentosa pada minggu lalu, berkas- berkas SPP juga tidak terurut, baik tanggal, bulan, serta tahunnya. Oleh karena itu, penulis membutuhkan sebuah ketelitian untuk menyelesaikannya.
Pengarsipan SPP untuk gudang, di tujukan pada gambar 3.5 :
Gambar 3.5 Pengarsipan SPP Untuk Gudang
3.1.3 Kendala yang Dihadapi
Selama melakukan Praktik Kerja Lapangan di PT Gemilang Mulia Sentosa, penulis mengalami kendala pada saat melakukan pengarsipan SPP untuk gudang, Pengarsipan dokumen ini di lakukan secara manual yaitu menyusun hard copy satu demi satu setiap toko di susun berdasarkan tanggal, bulan dan tahunnya. Jadi dengan demikian, menimbulkan pemborosan waktu. Hal ini pun
nantinya pasti akan membuat sulitnya saat ingin mencari dokumen yang ingin diperlukan kembali. Karena dokumen yang di arsipkan sudah menumpuk banyak.
3.1.4 Cara Mengatasi Kendala
Menurut Doni dan Agus (2013) sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat secara cepat ditemukan bilamana sewaktu-waktu diperlukan. Sedangkan menurut Wursanto (2007) sistem pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar dokumen arsip tidak hilang dan agar isi informasinya tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak.
Dari uraian kendala yang dihadapi diatas dan menurut para ahli, maka solusi yang dapat penulis sarankan adalah dengan membuat suatu arsip elektronik atau e-filling, yang di buat melalui Microsoft excel dan di simpan di drive.
Sehingga dokumen-dokumen yang diarsipkan juga akan lebih aman dan dapat meminimalisir kehilangan data. Dimana didalamnya nantinya di cantumkan secara lengkap, baik dari nama konsumen atau nama toko, alamat, tanggal, nomor spp, lalu akan di cantumkan juga link untuk download file spp berupa foto spp itu sendiri. Berikut contoh format pengarsipan elektronik surat perintah pemuatan di excel, dapat di tujukan pada Gambar 3.6 :
Gambar 3.6 Format Pengarsipan Elektronik Surat Perintah Pemuatan di Excel
3.2 PELAKSANA PKL :
FIRDALITA NOVTIARA PUTRI (16311037)
3.2.1 Bidang Kerja
Praktik kerja lapangan yang dilaksanakan di PT Gemilang Mulia Sentosa Bandar Lampung selama 2 Bulan dari tanggal 01 April 2019 sampai 31 Mei 2019.
Kegiatan demi kegiatan dilakukan bertujuan untuk membantu pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan.
Selama melakukan PKL di PT GMS Lampung, penulis ditempatkan pada sub bagian Admin Collection.
Kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan PKL Sub Bagian Admin Collection diantaranya yaitu :
1. Memeriksa tanda terima pembayaran dari toko 2. Membuat bukti setor sales
3. Mencocokan dan mengarsipkan dokumen bukti pembayaran toko
3.2.2 Pelaksanaan Kerja
Dalam melaksanakan PKL ini harus memiliki kedisiplinana tinggi untuk mencapai suatu hasil yang memuaskan dalam setiap tanggung jawab pekerjaan yang diberikan, salah satunya di PT GMS Lampung pada sub bagian admin collection.
Berikut ini penjelasan dari tiap-tiap kegiatan yang dilakukan diatas adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa tanda terima pembayaran dari toko
Berikut Tanda Terima Pembayaran Toko berisikan nama toko, alamat, tanggal pembayaran, nomor DO, nilai pembayaran, keterangan, tanda tangan dan cap toko. Dari tanda terima pembayaran toko tersebut, admin collection memeriksa kembali jumlah uang yang diterima.
Tanda terima pembayaran dari toko, di tujukan pada gambar 3.7 :
Gambar 3.7 Tanda Terima Pembayaran Toko 2. Membuat bukti setor sales
Setelah menerima tanda terima pembayaran toko dan uang admin collection membuat bukti setor sales atau collection sebanyak 3 rangkap sebagai bukti fisik bahwa sales atau collection telah menyerahkan uang pembayaran invoice toko ke bagian admin collection, berikut gambar 3.10 Bukti Setor Sales yang berisikan nama sales, tanggal setor, kode customer, nama toko, nomor DO, nomor invoice, jenis pembayaran, keterangan. Jika sudah di tanda tangani oleh spv operation, admin collection, sales atau collection rangkap ke-1 bukti setor sales diserahkan ke sales atau collection, rangkap ke-2 diserahkan ke SPV Operation beserta uang, rangkap ke-3 untuk arsip admin collection. Bukti setor sales/collection, ditujukan pada gambar 3.8 :
Gambar 3.8 Bukti Setor Sales/Collection
3. Mencocokan dan mengarsipkan dokumen bukti pembayaran toko
Bukti Setor Bank, bukti tersebut didapat dari SPV Operation setelah setor uang ke rekening kantor GMS Pusat. Setelah menerima bukti setor bank akan di cocokan dengan tanda terima pembayaran toko dan bukti setor sales, jika semua dokumen sudah sesuai, maka dokumen-dokumen tersebut akan di arsipkan. Bukti setor bank, ditujukan pada gambar 3.8:
Gambar 3.9 Bukti Setor Bank 3.2.3 Kendala yang Dihadapi
Selama melakukan PKL di PT GMS Lampung pada bagian Admin Collection, penulis mengalami kendala diantaranya pada saat pencarian data pelanggan dan dokumen bukti pembayaran toko, dikarenakan data yang belum tersusun dengan rapih dan tidak adanya lemari penyimpanan data untuk pengarsipan.
3.2.4 Cara Mengatasi Kendala
Menurut Mintoro dan Sedarmayanti (1992), rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus atau pola tertentu.
Menurut Warjiyo (2003), peran sistem pembayaran non tunai akan semakin besar dan vital bagi perkembangan perekonomian suatu negara, khususnya dengan semakin dominannya peran sistem pembayaran bernilai besar dibandingkan sistem pembayaran bernilai kecil. Keamanan dan efisiensi sistem ini tidak hanya mendukung pihak yang dilayaninya secara langsung, tetapi juga sistem keuangan nasional secara keseluruhan.
Menurut Guitian (2002) sistem pembayaran adalah suatu alat dan sarana yang diterima dalam setiap melakukan pembayaran secara umum, lembaga dan organisasi yang mengatur pembayaran tersebut (termasuk Prudential Regulation), prosedur operasi dan jaringan komunikasi yang digunakan untuk memulai dan mengirim informasi pembayaran dari pembayar ke penerima pembayaran dan menyelesaikan pembayaran.
Dari uraian kendala di atas solusi yang dapat dilakukan yaitu dengan rekap pembayaran sesuai dengan tanggal setor sales, tanggal transfer, kode customer (CU), nama toko, nomor DO, nomor invoice, jenis pembayaran, nama sales/collection. dan di arsipkan dalam satu periode beserta dokumen bukti pembayaran. Rekap Pembayaran dapat di tujukan pada gambar 3.10 :
Gambar 3.10 Rekap Pembayaran
3.3 PELAKSANA PKL :
KRISMA NUR ANJUMI (16311004)
3.3.1 Bidang Kerja
Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan pada PT Gemilang Mulia Sentosa Kota Bandar Lampung di sub bagian Admin Billing. Kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan penulis selama melaksanakan PKL Sub Bagian Admin Billing diantaranya yaitu :
1. Mencetak invoice yang digunakan untuk tagihan ke toko
2. Membuat daftar kunjungan sales dan mempersiapkan surat jalan 3. Mencatat hasil tagihan
4. Mencetak tanda terima pembayaran 5. Mencetak kartu kunjungan
6. Mencetak tanda terima invoice
3.3.2 Pelaksanaan Kerja
Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan ini harus memiliki kedisiplinan tinggi untuk mencapai suatu hasil yang memuaskan dalam setiap menyelesaikan tanggung jawab pekerjaan yang diberikan. Dari pekerjaan yang diberikan tanggung jawab kepada penulis membuat penulis mengerti dan memahami bagaimana cara sistem dalam suatu perusahaan berjalan, salah satunya adalah di PT Gemilang Mulia Sentosa.
Berikut ini penjelasan dari tiap-tiap kegiatan yang dilakukan diatas adalah sebagai berikut :
1. Pencetakan invoice yang digunakan untuk tagihan ke toko mulai dari tahun 2017 hingga sekarang. Invoice berisikan Tanggal Invoice, Sales Order, Delivery Order, Nama Toko, Nama Barang, Jumlah Barang, Harga Satuan dan Total Jumah.
Berikut ini gambar 3.11 tampilan sistem untuk mencetak invoice dan 3.12 hasil cetak invoice :
Gambar 3.11 Tampilan Sistem PT GMS
Gambar 3.12 Hasil Pencetakan Invoice
2. Membuat daftar kunjungan sales dan mempersiapkan surat jalan yang pembuatan daftar kunjungan dan surat jalan dipergunakan untuk sales dalam melakukan transaksi pada toko yang telah membeli barang pada PT Gemilang Mulia Sentosa. Dalam daftar kunjungan berisikan Nama Toko, Nomor Invoice, Tanggal Pengambilan Barang dan Tanggal Kembali / Tanggal Pembayaran.
Dan surat jalan yang berisikan Nama Toko dan Alamat Toko yang dipergunakan untuk mengantar barang pada toko yang telah memesan barang pada PT Gemilang Mulia Sentosa.
Berikut ini 3.13 gambar daftar kunjungan sales dan gambar 3.14 surat jalan :
Gambar 3.13 Daftar Kunjungan Sales
Gambar 3.14 Surat Jalan
3. Pencatatan hasil tagihan dilakukan pada saat sales melakukan transaksi dengan toko yang memesan barang pada PT Gemilang Mulia Sentosa.
Berikut ini 3.15 laporan tagihan yang dibuat sales dan 3.16 gambar laporan tagihan yang dibuat oleh bagian admin billing :
Gambar 3.15 Laporan Tagihan yang dibuat Sales
Gambar 3.16 Laporan Tagihan yang dibuat oleh Bagian Billing
4. Pencetakan tanda terima pembayaran dilakukan pada saat pembayaran jatuh tempo yang sudah ditentukan oleh PT Gemilang Mulia Sentosa.
Berikut ini 3.17 gambar surat tanda terima pembayaran :
Gambar 3.17 Surat Tanda Terima Pembayaran
5. Pencetakan kartu kunjungan digunakan sales dalam menagih pembayaran pada toko yang telah memberi barang pada PT Gemilang Mulia Sentosa.
Berikut ini 3.18 gambar kartu kunjungan sales :
Gambar 3.18 Kartu Kunjungan
6. Pencetakan tanda terima invoice digunakan jika toko sudah membayar lunas barang yang sudah dibeli toko yang telah memesan barang pada PT Gemilang Mulia Sentosa
Berikut ini 3.19 gambar tanda terima invoice :
Gambar 3.19 Tanda Terima Invoice
3.3.3 Kendala yang Dihadapi
Selama melakukan kegiatan Praktik Kerja lapangan di Bagian Billing, penulis menemukan permasalahan biasanya pada pencarian hardcopy surat jalan yang sedang dibutuhkan sulit, karena beberapa hardcopy surat jalan tersebut dikumpulkan menjadi satu dalam sebuah lemari sehingga pada saat hardcopy surat jalan tersebut dibutuhkan harus mencari satu persatu dari kumpulan banyak hardcopy tersebut.
3.3.4 Cara Mengatasi Kendala
Sistem pengarsipan adalah cara penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf atau kombinasi huruf dan nomor identitas arsip yang terkait (Amsyah, 2003).
Menurut Donni, Gamida dan Agus (2013) ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu :
1. Sistem abjad 2. Sistem nomor
3. Sistem geografis/wilayah 4. Sistem tanggal (choronologis) 5. Sistem Subjek
Dalam mengatasi kendala tersebut penulis mengelompokkan hardcopy surat jalan tersebut berdasarkan bulan dan diurutkan berdasarkan tanggal ke dalam outer sehingga pada saat pencarian hardcopy surat jalan menjadi lebih mudah dan cepat.
Berikut ini 3.20 Pengarsipan Invoice dan Surat Jalan adalah sebagai berikut :
Gambar 3.20 Pengarsipan Invoice dan Surat Jalan
BAB IV PENUTUP 4.1 Simpulan
Berdasarkan kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang penulis lakukan di PT Gemilang Mulia Sentosa maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
4.1.1 Penulis dapat menerapkan dan mempraktikkan ilmu yang telah dipelajari di bangku kuliah salah satunya adalah ilmu pembekalan PKL yang sudah di ajarkan antara lain :
1. Menerapan ilmu yang dipelajari dari mata kuliah aplikom dalam penggunaan Ms. Office, pencetakan dokumen (printing).
2. Menerapkan ilmu yang telah dipelajari dari mata kuliah kesekretarisan dalam pengarsipan dokumen.
4.1.2 Penulis dapat memahami proses yang ada di PT Gemilang Mulia Sentosa seperti pencetakan invoice melalui sistem, konfirmasi customer, pengarsipan data pelanggan, data surat jalan, dan data orderan.
4.1.3 Penulis memperoleh pengalaman dari pekerjaan nyata yang sesuai dengan teori yang diperoleh di bangku kuliah serta pengalaman dalam bersosialisasi dengan lingkungan kerja PT Gemilang Mulia Sentosa.
4.2 Saran
Sehubungan dengan hasil pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, maka penulis ingin mengemukakan beberapa saran sebagai berikut :
Saran untuk mahasiswa yang akan melaksanakan PKL
1. Kepada mahasiswa yang akan melaksanakan PKL diharapkan agar mempersiapkan diri dengan menguasai pembekalan yang akan diterapkan dalam perusahaan/instansi, agar memudahkan dalam melakukan Praktek Kerja Lapangan.
2. Kepada mahasiswa yang akan melakukan PKL disarankan untuk menjaga nama baik Universitas Teknokrat Indonesia di perusahaan yang menjadi tempat PKL.
Saran kami kepada PT Gemilang Mulia Sentosa
1. PT Gemilang Mulia Sentosa diharapkan mampu mengkritisi atau memberikan masukan secara langsung kepada mahasiswa.
2. Diharapkan PT Gemilang Mulia Sentosa dapat memperbaiki sistem yang ada agar pencarian data menjadi efektif.
3. Saran untuk penulis adalah harus lebih meningkatkan sosialisasi pada lingkungan perusahaan dan dapat meningkatkan motivasi dalam bekerja.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Bonardo, P. (2013). Semen. Jakarta, Indonesia.
Donni, J. P., & Garnida, A. (2013). Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan Profesional. Bandung: Alfabeta.
Gemilang, P. C. (t.thn.). Semen Merah Putih. Dipetik Mei 16, 2019, dari https://semenmerahputih.com/
Guitian, G. (2002). Conciliating Work and Family: a Catholic Social Teaching Perspective. Journal of Business Ethic.
Mintorogo, & Sedarmayanti. (1992). rekapitulasi. Yogyakarta.
Priansa, Juni, D., & Garnida, A. (2013). Manajemen Perkantoran. Bandung:
Alfabeta.
UTI. (2018). Pedoman Pelaksanaan dan Penyusunan Laporan PKL. Bandar Lampung.
Warjiyo, P. (2003). Non-Cash Payments and Monetary Policy Implications in Indonesia. Di dalam: Bank Indonesia. Seminar Internasional “Toward Less Cash Society in Indonesia”. Jakarta: Bank Indonesia.
Wursanto. (2007). Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius Yogyakarta.
LAMPIRAN
Lampiran 1. Foto Bersama dengan Pembimbing PKL Saat Kunjungan Ke Perusahaan di PT GMS
Lampiran 2. Foto Bersama dengan Pembimbing PKL Saat Penjemputan di PT GMS dan Pembimbing Ruangan PKL
Lampiran 3. Foto Bersama dengan Karyawan PT GMS
Lampiran 4. Foto Bersama dengan SPV PT GMS
Lampiran 5. Absensi Tanggal 1 April – 27 April 2019
Lampiran 6. Absensi Tanggal 29 April - 25 Mei 2019
Lampiran 7. Absensi Tanggal 27 Mei - 31 Mei 2019
Lampiran 5. Catatan Harian Desi Marlina
Lampiran 6. Catatan Harian Firdalita Novtiara Putri
Lampiran 7. Catatan Harian Krisma Nur Anjumi
Lampiran 8. Formulir Penilaian Desi Marlina
Lampiran 9. Formulir Penilaian Firdalita Novtiara Putri
Lampiran 10. Formulir Penilaian Krisma Nur Anjumi
