Cicilia Windiyaningsih, SMIP, SKM, M.Kes selaku Ketua Program Studi Administrasi Rumah Sakit Universitas Respati Indonesia. Pelayanan kesehatan yang diberikan rumah sakit kepada masyarakat harus tepat waktu dan terjamin mutunya. Oleh karena itu pengelolaan persediaan farmasi sangatlah penting, khususnya obat-obatan. Pelayanan kefarmasian rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang mutu pelayanan.
Peranan apotek rumah sakit sangat penting dari segi manajemen dan pelayanan serta saling berhubungan dalam sistem pelayanan terpadu di rumah sakit. Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan serangkaian kegiatan yang melibatkan fungsi manajemen yang meliputi pemilihan, pengadaan, pendistribusian, dan penggunaan obat. Instalasi Farmasi Rumah Sakit merupakan satu-satunya unit di rumah sakit yang menyelenggarakan seluruh kegiatan kerja kefarmasian yang menunjang mutu pelayanan kesehatan.
Di banyak negara berkembang, biaya obat di rumah sakit mampu menyerap sekitar 40-50% dari total biaya rumah sakit. Pengeluaran obat yang besar tersebut tentunya harus dikelola secara efektif dan efisien, hal ini perlu mengingat dana obat di rumah sakit tidak selalu dapat menutupi kebutuhan. Hal ini didukung dengan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit (SPM RS), dimana Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan salah satu jenis pelayanan yang akan diberikan di rumah sakit.
Apotek rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.
Beban Kerja
Beban kerja merupakan aspek terpenting yang menjadi dasar penghitungan kebutuhan pegawai dan ditentukan melalui program satuan kerja yang kemudian dijabarkan menjadi tujuan kerja pada setiap jabatan. Penghitungan beban personel harus dilakukan dengan menggunakan teknik atau metode yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Dengan mengetahui cara menghitung beban kerja, perencanaan jumlah dan jenis tenaga kerja diharapkan dapat dilakukan dengan lebih rasional, tergantung kebutuhan.
Untuk menentukan beban kerja perlu diketahui waktu yang dibutuhkan produk atau jasa utama yang dihasilkan oleh unit atau personel. Hasil pengukuran beban akan relatif baik bila dilakukan oleh tenaga profesional yang benar-benar mengetahui jenis dan tingkat kerumitan pekerjaan (Ilyas, 2011). Teknik ini tidak hanya akan memperoleh data mengenai beban kerja para staf, namun juga memberikan pemahaman yang baik mengenai kualitas kerja para staf.
Salah satu perbedaan antara time and motion study dan work sampling adalah teknik time and motion study adalah teknik ini dapat mengevaluasi tingkat kualitas kerja personel. Hasil analisis log harian akan menunjukkan kapan beban kerja tinggi dan aktivitas mana yang membutuhkan banyak waktu.
Metode Perhitungan Tenaga Farmasi
Kualifikasi SDM dan Distribusi Ketenagaan
Standar Fasilitas
Ruang pengeluaran sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan habis pakai terdiri atas ruang pengeluaran rawat jalan dan rawat inap. Ruang pengeluaran pelayanan rawat jalan (Ambulatory Pharmacy Satellite) terdiri atas: loket penerimaan resep, loket pengantaran obat, ruang penyiapan obat dan rak penyimpanan obat, ruang penyimpanan obat dan ruang administrasi. Ruang Distribusi Pelayanan Rumah Sakit (Satelit Farmasi Rawat Inap) terdiri atas: loket penerimaan resep, ruang penyiapan obat pada Unit Pemberian Dosis dan rak penyimpanan obat, ruang penyimpanan produk makanan, ruang penyimpanan obat narkotika dan high alert.
Ruang konsultasi/nasihat obat sebagai sarana bagi apoteker untuk memberikan konsultasi/nasihat kepada pasien dengan tujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan kepatuhan pasien. Pelayanan informasi obat dilaksanakan dalam ruangan tersendiri yang dilengkapi dengan sumber informasi dan teknologi komunikasi berupa bahan pustaka dan alat komunikasi. Sistem komputer harus tersedia dan berfungsi secara optimal untuk kegiatan kesekretariatan, pengelolaan sediaan farmasi dan bahan habis pakai untuk artikel kesehatan dan pelayanan farmasi klinik.
Penerapan Patient Safety
Pelajari dan bagikan pengalaman keselamatan pasien dengan mendorong staf melakukan analisis akar permasalahan untuk mempelajari bagaimana dan mengapa insiden tersebut terjadi. Menerapkan solusi pencegahan cedera melalui penerapan sistem keselamatan pasien dengan menggunakan informasi yang ada tentang kejadian/masalah untuk melakukan perubahan pada sistem pelayanan.
Upaya Peningkatan Mutu Layanan
Pencapaian Indikator Mutu Unit Farmasi
Kegiatan di Unit Farmasi RS Kanker Dharmais secara umum memenuhi standar walaupun masih terdapat permasalahan. Langkah selanjutnya adalah merumuskan permasalahan yang terdapat pada Unit Farmasi yaitu mendefinisikan dan mengidentifikasi permasalahan secara sistematik sehingga proses penyelesaian permasalahan menjadi mudah. Pada pembahasan kali ini kita akan mencari faktor-faktor penyebab permasalahan pada fungsi manajemen yaitu Man (manusia/SDM), Material (bahan yang digunakan), Machine (peralatan dan perlengkapan), Method (metode, metode, SOP). ) dan Uang (uang).
Berdasarkan gambaran di atas maka faktor-faktor yang berperan dalam menentukan pentingnya pelayanan Unit Farmasi adalah sebagai berikut. Sumber Daya Manusia harus mempunyai kompetensi yang sesuai dengan standar dan jumlah sumber daya manusia yang terukur atau sesuai dengan standar kebutuhan, atau disesuaikan dengan beban kerja, sehingga pelayanan menjadi lebih baik.
PEMBAHASAN
- Analisa Prioritas Masalah
- Analisa Penyebab dan Akar Masalah
- Kesimpulan
- Saran
Dari penelusuran prioritas masalah diperoleh hasil prioritas masalah tertinggi yaitu pendistribusian obat-obatan di unit Rajal dan Ranap. Analisis sebab dan akibat (tulang ikan) berikut digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab permasalahan ini. Alternatif pemecahan masalah terdiri dari beberapa rumusan yang dapat digunakan sebagai solusi terhadap permasalahan yang muncul. Pemecahan masalah alternatif sering disebut solusi alternatif.
Melakukan review SOP yang ada dan melibatkan tim farmasi serta unit terkait dalam proses revisi SOP untuk memperkuat pemahaman dan keterlibatan staf unit terkait. Hubungi dispenser obat dan jelaskan pentingnya mendengarkan jika obat yang dipesan tidak tersedia dan tanyakan apakah ada pilihan pengganti atau kapan obat yang dipesan akan tersedia. Berdasarkan kegiatan residensi yang penulis lakukan di Unit Farmasi Rumah Sakit Kanker Dharmais, dapat disimpulkan sebagai berikut.
Di unit farmasi perencanaan sudah berjalan dengan baik, namun ada beberapa poin penting khususnya di unit terkait mengenai SOP dan manajemen waktu. Setelah menyelesaikan residensi, berikut beberapa saran yang dapat penulis berikan sebagai kontribusi bagi Rumah Sakit Kanker Dharmais. Jika Anda mengevaluasi kembali kerja sama dengan distributor obat yang sering kali tidak memberikan informasi ketika obat tidak tersedia, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk berpindah distributor obat.
Menggunakan metode economic order quantity dan reorder point untuk meningkatkan efisiensi stok obat konvensional di apotek rumah sakit. Prosedur Operasi Standar Permintaan Obat antara Farmasi Rumah Sakit Satelit dan Farmasi Satelit Rawat Jalan RS Dharmais.
