LPJ DIVISI AKOMODASI DAN MEDIA

LPJ DIVISI AKOMODASI DAN MEDIA 1. Pendahuluan

Bismillahirrahmanirrahim, Segala puji dan syukur kepada Allah Tuhan yang maha esa, yang selalu memudahkan urusan setiap hamba-Nya di dunia. Alhamdulillah, telah terlaksana kegiatan Seminar Legislatif Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Negeri Jakarta Tahun 2022 dengan tema “Polemik Penghapusan Tunjangan Profesi Guru (TPG) dalam RUU Sisdiknas”. Dengan penuh rasa hormat, izinkan saya Shabrina Najwa selaku koordinator Divisi Akomodasi dan Media untuk menyampaikan evaluasi terhadap kegiatan dan kinerja dari SEMLEG FMIPA UNJ 2022.

Divisi Akomodasi dan Media atau yang biasa disingkat dengan Akmed merupakan salah satu bagian dalam susunan kepanitiaan SEMLEG FMIPA UNJ 2022 yang bertugas untuk menyiapkan perlengkapan acara dan bertanggung jawab dalam menyebarkan informasi terkait kegiatan SEMLEG FMIPA UNJ 2022. Tugas dari Divisi Akmed ini secara garis besar dibagi menjadi 4, yaitu tim desain, tim video, tim admin, dan tim akomodasi. Berikut ini merupakan penjelasan dari masing-masing tugas yang telah disebutkan:

a. Tim Desain

Tim Desain bertugas untuk menyiapkan segala bentuk desain media digital dalam keperluan kegiatan. Tugas dari tim desain secara rinci adalah sebagai berikut:

• Membuat desain media digital mengenai informasi kegiatan, diantaranya: poster coming soon kegiatan, poster kegiatan, countdown acara (pembukaan pendaftaran dan hari pelaksanaan), live report selama kegiatan, press release, publikasi kegiatan, dan bentuk informasi lainnya.

• Membuat desain media digital untuk keperluan perlengkapan kegiatan, diantaranya:

virtual background, sertifikat, dan desain souvenir.

b. Tim Video

Tim Video bertugas untuk membuat video seputar kegiatan untuk memeriahkan kegiatan, video yang dibuat diantaranya: video teaser dan video after movie (untuk detelah kegiatan).

c. Tim Admin

Tim Admin bertanggung jawab pada keperluan penyebaran informasi dan keperluan digital lainnya. Tugas-tugas tersebut diantaranya:

• Membuat Google Form online pendaftaran peserta

• Membuat broadcast message terkait informasi kegiatan yang perlu disampaikan kepada publik

• Mengelola WhatsApp Group peserta sebagai media penyebaran informasi bagi peserta

• Memilih dan menetapkan narahubung d. Tim Akomodasi

Tim Akomodasi memiliki tanggung jawab dalam seluruh kegiatan membeli segala souvenir yang nantinya akan diberikan kepada peserta, moderator, dan pembicara. Beberapa barang yang dibeli diantaranya: plakat pembicara, totebag, tumblr, kipas mini portable, headset, sertif, bingkai, box, dll.

Selain tugas-tugas di atas, Divisi Akmed juga memiliki beberapa tugas lainnya yang dilaksanakan pada hari H kegiatan, diantaranya:

a) Menyiapkan dan mengoperasikan platform Zoom Cloud Meetings yang akan digunakan sebagai tempat pelaksanaan kegiatan

b) Sebagai operator yang bertugas menampilkan beberapa keperluan agenda saat pelaksanaan (sharescreen)

c) Membuat live report kegiatan

d) Mendokumentasikan rangkaian agenda selama kegiatan

Berikut ini merupakan daftar nama dari Staff Divisi Akmed yang terdiri dari delapan orang. Staff Divisi Akmed tersebut diantaranya:

 Shabrina Najwa (Pendidikan Kimia 2020)

 Danelle Thessalonica (Pendidikan Kimia 2021)

 Almira Nindya Putri (Statistika 2021)

 Muhammad Alfian (Pendidikan Fisika 2020)

 Miko Aulia Buma (Pendidikan Fisika 2021)

 Desi Puspita Sari (Pendidikan Kimia 2021)

 Radiansyah Sukma Aji (Pendidikan Biologi 2019)

 Sabrina Nawal (Kimia 2020) 2. Evaluasi Staff

Pertama-tama saya ingin memberikan apresiasi terlebih dahulu kepada para staff yang telah bekerja sampai akhir acara. Staff Akmed merupakan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap tugas yang dimilikinya. Masing-masing staff sudah professional, bertanggung jawab, dan memberikan yang terbaik dalam menjalankan tugasnya. Pekerjaan dilakukan secara bersamaan dan saling membantu satu sama lain ketika ada tim yang merasa kesulitan.

Koordinasi antar staf berjalan cukup baik dan permasalahan yang dihadapi dapat diselesaikan dengan baik. Akan tetapi, ada beberapa hal yang harus ditingkatkan lagi, seperti perlu

ditingkatkannya keaktifan para staff dalam memberi tanggapan atau pendapat. Selain itu, perlu ditingkatkan lagi rasa kesadaran masing-masing staff akan tugas yang telah dimiliki, lalu

sebaiknya tugas-tugas dikerjakan lebih awal agar pekerjaan selesai sesuai dengan timeline yang telah ditetapkan.

3. Evaluasi Kerja Bidang a. Pra-kegiatan

Perencanaan awal yang dilakukan adalah membagi menjadi 4 tim, yaitu tim desain, tim admin, tim video, dan tim akomodasi. Tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab Divisi Akmed dirincikan terlebih dahulu berdasarkan timeline kebutuhan, kemudian membagi tugas tersebut kepada setiap tim. Pembagian tugas berdasarkan timeline tersebut diantaranya:

• Membuat desain mengenai kegiatan (poster, countdown, feed media sosial Instagram, dan broadcast message).

• Membuat video teaser untuk promosi acara.

• Menyiapkan kebutuhan pendaftaran peserta, yaitu form pendaftaran dan WhatsApp Group peserta.

• Menyiapkan platform pelaksanaan acara, yaitu Zoom Cloud Meetings.

• Membuat desain media digital untuk keperluan selama pelaksanaan acara, yaitu virtual background dan live report.

• Menyiapkan daftar souvenir yang harus dibeli untuk pembicara, moderator, dan peserta.

Dari tugas-tugas di atas, ada beberapa evaluasi yang harus dijadikan motivasi agar menjadi lebih baik pada event selanjutnya, yaitu pada pembuatan desain lebih baik dilaksanakan dari jauh-jauh hari pada tanggal publikasi supaya tidak terjadi keterlambatan penyebaran informasi. Selain itu, dalam pembuatan video teaser lebih baik dibuat dari jauh-jauh hari juga supaya dapat dipublikasi dengan lebih cepat. Lalu, untuk publikasi sebaiknya dilakukan pada jam kerja (siang hari atau sore hari) agar banyak orang yang melihat dan tertarik untuk mengikuti kegiatan. Semua keterlambatan ini dapat terjadi karena kurangnya pengingat pada tugas dan timeline, sehingga waktu pengerjaannya selalu mendekati tenggat waktu

publikasi. Selain itu ada faktor eksternal, yaitu media partner yang terus bertambah sehingga haru dilakukan revisi terhadap poster yang sudah dibuat.

b. Pelaksanaan

Pada saat pelaksanaan, terdapat beberapa tugas yang harus dilaksanakan, diantaranya:

• Menjadi host dan co-host pada Zoom Cloud Meetings

• Menampilkan lagu Indonesia Raya, curriculum vitae moderator dan pembicara, game quiz, dan memutar musik.

• Mempublikasikan setiap rangkaian agenda yang sedang berjalan secara langsung melalui live report, dengan membuat pamflet berisi screenshot dan keterangan agenda beserta pesan broadcast, kemudian menyebarkannya melalui WhatsApp dan Instagram.

• Mendokumentasikan setiap agenda selama acara.

Dari tugas-tuga di atas, kendala yang dialami adalah keterlambatan dalam mengirim live report kegiatan ke media sosial. Hal ini karena pergantian waktu rundown yang sangat cepat, sehingga para staff kesulitan untuk mengirim live report dengan cepat. Selain kendala ini, terdapat kendala dalam sharing sound ketika akhir kegiatan yang membuat suasana dalam ruangan menjadi sunyi. Namun, kendala ini dapat diselesaikan dengan baik. Untuk

sharescreen dapat berjalan dengan baik dan tepat tanpa ada kendala yang mengganggu.

c. Pasca-kegiatan

Setelah kegiatan dilaksanakan, ada beberapa tugas yang harus diselesaikan, diantaranya:

• Mempublikasikan acara yang telah berjalan melalui rilis kegiatan.

• Membuat video after movie.

• Menyiapkan sertifikat untuk moderator, peserta, dan panitia.

• Membuat memesan dan mengirim souvenir.

Kendala yang dialami adalah dalam hal pembelian dan pengiriman souvenir, yaitu masih kurangnya dana untuk membeli souvenir sehingga pemesanan souvenir harus ditunda sampai jangka waktu yang lama. Namun, kendala ini juga sudah teratasi dengan baik. Untuk kedepannya, lebih baik membeli souvenir yang paling penting terlebih dahulu, sehingga souvenir dapat terbeli walaupun baru sedikit.

4. Faktor Pendukung dan Faktor Penghambat a. Faktor Pendukung

 Karunia dari Tuhan Yang Maha Esa

 Kesehatan para staff Divisi Akmed

 Kerja sama dan sikap saling membantu antar staff Divisi Akmed yang baik.

 Rasa tanggung jawab yang dimiliki oleh setiap anggota staff.

 Sarana dan prasarana yang memadai (seperti laptop, kuota internet, dan koneksi internet).

 Pembagian tugas secara merata dan terstruktur antar staff.

 Skill yang dimiliki oleh masing-masing staff.

 Koordinasi yang cukup baik dengan staff Divisi Akmed maupun staff divisi lainnya.

b. Faktor Penghambat

• Kondisi pandemi Covid-19 yang mengharuskan kegiatan dilaksanakan secara daring dengan berbagai keterbatasan.

• Kesibukan masing-masing staff di luar kepanitiaan.

• Dekatnya tengat waktu yang diberikan.

5. Rekomendasi

 Lakukan persiapan yang matang dari jauh-jauh hari sebelum acara dengan melihat seluruh rangkaian kegiatan dan merincikan hal-hal yang dibutuhkan.

 Konsisten dan komitmen dengan timeline yang telah disepakati.

 Persiapkan platform yang dibutuhkan maksimal 3 hari sebelum hari H kegiatan.

 Hilangkan sikap menunda-nunda pekerjaan dan lebih sadar dengan tengat waktu yang telah diberikan.

 Tingkatkan koordinasi, komunikasi, dan kerja sama baik dalam internal Divisi maupun eksternal dengan Divisi lain dari jauh-jauh hari sebelum hari H acara, sehingga bisa saling mengingatkan, saling mengoreksi, dan saling membantu.

 Lakukan koordinasi untuk segala hal yang diperlukan ketika acara agar tidak terjadi miskom.

 Penyelesaian tugas pasca-event dilakukan secepat mungkin, terutama dalam hal pengiriman sertifikat dan souvenir.