LPJ DIVISI ACARA 1. Pendahuluan
Bismillahirrahmanirrahim, Segala puji dan syukur kepada Allah Swt, yang selalu memudahkan urusan setiap hamba-Nya di dunia. Alhamdulillah, telah terlaksana kegiatan Kuliah Kerja Lapangan Prodi Matematika, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Negeri Jakarta Tahun 2024 dengan tema ”Exploring Google Colab For Quick and Effective Coding”. Dengan penuh rasa hormat, izinkan saya Poetry Priliantika selaku koordinator Divisi Acara untuk menyampaikan evaluasi terhadap kegiatan dan kinerja dari Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan 2024. Divisi Acara merupakan salah satu bagian penting dalam susunan kepanitiaan Kuliah Kerja Lapangan 2024 yang bertugas untuk menyiapkan susunan acara dan bertanggung jawab dalam menyebarkan informasi terkait kegiatan Kuliah Kerja Lapangan 2024.
Berikut ini merupakan daftar nama dari Staff Divisi Acara yang terdiri dari delapan orang. Staff Divisi Acara tersebut diantaranya:
Dini Zainati (Matematika 2020)
Fakhry Asad Agusfrianto (Matematika 2020)
Febrina Nur Istiqamah (Matematika 2020)
Helen Angelita (Matematika 2020)
Marito Sinaga (Matematika 2020)
Regina Hanna Prameswari (Matematika 2020)
Rizki Saputra (Matematika 2020)
Sarah Nasya Regita (Matematika 2020)
2. Evaluasi Staff
Divisi/Sie Acara terdiri dari 9 anggota, 1 wakil koordinator, dan 1 koordinator utama.
Saya ingin mengapresiasi kerja keras seluruh staf yang telah berkomitmen sampai akhir acara. Mereka adalah individu yang bertanggung jawab penuh atas tugas-tugasnya, menunjukkan profesionalisme, tanggung jawab, dan dedikasi yang tinggi. Kolaborasi dan saling bantu-membantu di antara staf sangat terlihat, dan koordinasi berjalan dengan baik, dengan kemampuan menyelesaikan permasalahan dengan efisien. Meskipun demikian, ada beberapa aspek yang perlu ditingkatkan, seperti peningkatan partisipasi dalam memberikan tanggapan atau pendapat, dan peningkatan kesadaran akan waktu dalam menyelesaikan tugas sesuai dengan timeline yang telah ditetapkan.
3. Evaluasi Kerja Bidang a. Pra-kegiatan
Perencanaan awal melibatkan pembagian tugas ke dalam 3 tim: tim Rundown, tim Juklak, dan tim Narahubung Pelatihan. Tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab Divisi Acara dirincikan terlebih dahulu berdasarkan timeline kebutuhan, kemudian membagi tugas tersebut kepada setiap tim. Pembagian tugas berdasarkan timeline tersebut diantaranya:
Membuat susunan rundown dan juklak
Menghubungi pelatihan bersertifikat
Pada pelaksanaan, terjadi pergantian jobdesk tugas karena kurangnya komunikasi antar anggota, yang menjadi kendala. Evaluasi lain dari kegiatan mencakup pembuatan rundown dan juklak perlu memperhatikan waktu dan susunan acara untuk peningkatan di masa mendatang.
b. Pelaksanaan
Selama pelaksanaan, kami mengalami kesulitan dalam kerjasama dengan pelatihan yang sebelumnya sudah diatur, hal tersebut dikarenakan beberapa dokumen yang tidak dapat dipenuhi oleh pelatihan, sehingga terjadi pergantian pelatihan dan penundaan jadwal kegiatan pelatihan beberapa kali. Namun, dengan kerja keras dan koordinasi dari seluruh rekan, akhirnya kami dapat menjalin kerjasama dengan pelatihan yang mampu memenuhi persyaratan dokumen. kami juga menghadapi masalah terkait pembuatan surat izin, yang baru dikeluarkan pada hari pelaksanaan. Meskipun demikian, kendala tersebut segera ditangani dengan cepat sehingga kegiatan pelatihan berjalan dengan lancar dan sesuai rencana. Kendala terakhir yang kami alami adalah mengenai percepatan waktu dimulainya acara yang tidak sesuai dengan rundown.
c. Pasca-kegiatan
Pasca-kegiatan kendala yang dialami adalah mengenai pengisian presensi yang dibuat oleh pelatihan, beberapa mahasiswa mengalami kendala pada penerimaan sertifikat akibat tidak mengisi presensi tersebut akibat kurangnya informasi yang dibagikan.
4. Faktor Pendukung dan Faktor Penghambat a. Faktor Pendukung
Karunia dari Tuhan Yang Maha Esa
Kesehatan para staff Divisi Acara
Kerja sama dan sikap saling membantu antar staff Divisi Acara yang baik.
Rasa tanggung jawab yang dimiliki oleh setiap anggota staff.
Sarana dan prasarana yang memadai (seperti laptop, kuota internet, dan koneksi internet).
Pembagian tugas secara merata dan terstruktur antar staff.
Skill yang dimiliki oleh masing-masing staff.
Koordinasi yang cukup baik dengan staff Divisi Acara maupun staff divisi lainnya.
b. Faktor Penghambat
Kesibukan masing-masing staff di luar kepanitiaan.
Dekatnya tengat waktu yang diberikan.
5. Rekomendasi
Lakukan persiapan yang matang dari jauh-jauh hari sebelum acara dengan melihat seluruh rangkaian kegiatan dan merincikan hal-hal yang dibutuhkan.
Konsisten dan komitmen dengan timeline yang telah disepakati.
Hilangkan sikap menunda-nunda pekerjaan dan lebih sadar dengan tengat waktu yang telah diberikan.
Tingkatkan koordinasi, komunikasi, dan kerja sama baik dalam internal Divisi maupun eksternal dengan Divisi lain dari jauh-jauh hari sebelum hari H acara, sehingga bisa saling mengingatkan, saling mengoreksi, dan saling membantu.
Lakukan koordinasi untuk segala hal yang diperlukan ketika acara agar tidak terjadi miskom.
