MAKALAH
OTK SARANA DAN PRASARANA
SISTEM PENCATATAN BARANG INVENTARIS
Disusun untuk memenuhi tugas Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana Kelas XII
Disusun oleh:
MUHAMAD NAJRUL PALAH NIS. 2021.10.250
PEMERINTAHAN PROVINSI BANTEN DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIT PELAKSANA TEKNIS DAERAH SMK NEGERI 6 KABUPATEN TANGERANG
Perum Bumi Puspitek Asri sektor III Kec. Pagedangan – Kab. Tangerang
Telp. (021) 22226733 2022
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah “Sistem Pencatatan Barang Inventaris Kantor” tepat pada waktunya.
Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Ibu Rudy Iswandari, M. Pd, pada Juruan Otomatisasi Tata Kelola dan Perkantoran dibidang studi Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang “Sistem Pencatatan Barang Inventaris Kantor” bagi para pembaca dan juga bagi penyusun
Saya mengucapkan terima kasih kepada Ibu Rudy Iswandari, M. Pd, selaku Guru pada Juruan Otomatisasi Tata Kelola dan Perkantoran dibidang studi Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana, yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang saya tekuni.
Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi sebagian pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini.
Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi kesempurnaan makalah ini.
Tangerang, 30 November 2022
Penyusun
iii
DAFTAR ISI
COVER ...i
KATA PENGANTAR ...ii
DAFTAR ISI...iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ...1
1.2 Rumusan Masalah ...1
1.3 Tujuan Masalah ...1
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Proses Barang Masuk Inventaris ...2
2.2 Proses Barang Sumbangan Masuk Inventaris ...2
2.3 Proses Pemeriksaan Pemakaian Barang Habis Pakai ...3
2.4 Proses Pemeriksaan Perawatan Barang IT ...3
2.5 Proses Pemeriksaan dan Penghapusan Barang IT ...4
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ...5
DAFTAR PUSTAKA
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sebelum mempelajari materi pada bab ini, sudahkah Anda mengetahui pengetahuan dasar mengenai inventarisasi sarana dan prasarana kantor? Bentuk nyata kegiatan dalam inventarisasi sarana dan prasarana kantor, yaitu melakukan penghitungan, pengurusan, penyelenggaraan peraturan, pencatatan data, dan pelaporan barang milik kantor dalam unit pemakaian.
Inventarisasi sarana dan prasarana yang berupa barang tidak habis pakai merupakan pencatatan terhadap barang tidak habis pakai dalam suatu kantor. Pencatatan ini berkaitan dengan daftar barang yang sudah diterima. Inventarisasi digunakan untuk penyempurnaan, pengurusan, dan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang serta memberikan masukan bagi efektivitas pengelolaan sarana dan prasarana, seperti perencanaan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana Sistem Pencatatan Barang Masuk?
2. Bagaimana Proses Pemeriksaan Barang Inventaris?
3. Seperti apa Proses Penghapusan Barang Inventaris
1.3 Tujuan Masalah
1. Memahami Sistem Pencatatan Barang Masuk atau Barang Sumbangan Masuk.
2. Memahami Proses Pemeriksaan Barang Habis Pakai.
3. Memahami Proses Pemeriksaan Barang IT.
4. Memahami Proses Penghapusan Barang IT.
2
BAB II PEMBAHASAN
Proses barang masuk inventaris meliputi beberapa hal, yaitu proses atau barang sumbangan masuk inventaris, proses pemeriksaan pemakaian barang habis pakai, proses pemeriksaan perawatan barang IT, serta proses pemeriksaan dan penghapusan barang IT.
2.1 Proses Barang Masuk Inventaris
Adapun sistem inventaris sarana dan prasarana kantor untuk proses pencatatan barag masuk inventaris kantor diantaranya sebagai berikut.
2.1.1 Pegawai inventaris melakukan pencatatan tentang barang-barang apa saja yang diperlukan kantor untuk menunjang kegiatan yang ada di kantor.
2.1.2 Setelah mengetahui apa saja yang diperlukan, pegawai inventaris akan melaporkan kepada pimpinan untuk mengetahui disetujui atau tidaknya pembelian barang inventaris di kantor.
2.1.3 Setelah disetujui oleh pimpinan, pegawai akan membeli barang-barang inventaris yang diperlukan di kantor.
2.1.4 Langkah berikutnya, yaitu barang-barang yang sudah dibeli akan dicocokkan dengan kuitansi pembelian yang ada. Selanjutnya, akan dibuatkan kuitansi kantor untuk disetujui atau ditandatangani oleh bendahara bidang.
2.1.5 Langkah berakhir, yaitu kuitansi yang telah dibuat akan direkap menurut tanggal, bulan, dan tahun pada buku besar untuk memudahkan pencarian.
Perlu dipahami bahwa beberapa langkah di atas tersebut dilakukan pada setiap pembelian barang inventaris.
2.2 Proses Barang Sumbangan Masuk Inventaris
Ada beberapa langkah atau tahapan yang harus dilakukan dalam proses barang sumbangan masuk inventaris, yaitu sebagai berikut.
2.2.1 Pegawai inventaris menerima sumbangan berupa barang IT dari kantor Badan Informasi Geospasial (BIG).
2.2.2 Pegawai inventaris melaporkan kepada pimpinan untuk mengetahui diperlukan atau tidak penerimaan barang inventaris dari BIG tersebut.
3
2.2.3 Setelah disetujui oleh pimpinan, pegawai akan menempatkan barang IT ke ruangan yang sesuai di bidang UPTD.
2.2.4 Langkah berikutnya, pegawai mencatat tentang adanya penambahan inventaris barang yang berasal dari sumbangan di buku inventaris. Selanjutnya, barang tersebut ditempatkan di ruang yang sudah ditentukan.
2.3 Proses Pemeriksaan Barang Habis Pakai
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam proses pemeriksaan pemakaian barang habis pakai dalam inventarisasi sarana dan prasarana perkantoran, yaitu sebagai berikut.
2.3.1 Dalam proses pemeriksaan pemakaian barang habis pakai, pegawai mengecek harang mana saja yang sudah berkurang atau habis terpakai.
2.3.2 Pegawai inventaris mencatat barang inventaris apa saja yang telah digunakan ke dalam buku besar.
2.3.3 Pada proses pemakaian barang inventaris ini, akan dicatat kode pemakaian, kode barang, jumlah, dan tanggal pemakaian, serta mencatat kondisi barang dengan kondisi barang habis atau sisa.
2.3.4 Setelah semua dicatat maka catatan tersebut akan dilaporkan ke pimpinan.
2.4 Proses Pemeriksaan Perawatan Barang IT
Barang IT merupakan barang-barang canggih atau modern kantor seperti komputer, handphone, dan sebagainya. Proses pemeriksaan perawatan barang IT dalam inventarisasi sarana dan prasarana perkantoran dilakukan melalui beberapa langkah, yaitu sebagai berikut.
Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) adalah unsur pelaksana teknis operasional dan penunjang Dinas di Lapangan. Unit Pelaksana Teknis Dinas mempunyai beberapa tugas, yaitu sebagai berikut
1. Melaksanakan tugas dinas sesuai bidang operasionalnya di lapangan.
2. Melaksanakan urusan administrasi teknis operasional 3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.
Sumber: http://disperindag.blitarkab.go.id/?page_id=89
Info
4
2.4.1 Pegawai inventaris mengecek barang IT tiap ruang.
2.4.2 Pegawai inventaris mencatat barang IT mana saja yang perlu diajukan perawatan.
2.4.3 Pada proses perawatan barang IT inventaris, akan dicatat nomor perawatan, kode barang, nama perawatan, status, dan keterangan kondisi barang IT yang diperiksa.
2.4.4 Apabila telah selesai dicatat maka catatan tersebut akan dilaporkan ke pimpinan.
2.5 Proses Pemeriksaan dan Penghapusan Barang IT
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam proses pemeriksaan dan penghapusan barang IT dalam kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana perkantoran, yaitu sebagai berikut.
2.5.1 Pegawai inventaris mengecek barang IT tiap ruang dan melakukan perawatan terlebih dahulu. Jika barang tersebut rusak berat dan tidak dapat diperbaiki maka pegawai inventaris mencatat barang IT tersebut ke dalam pengajuan penghapusan barang inventaris.
2.5.2 Pada proses penghapusan barang IT inventaris, akan dicatat nomor penghapusan, kode barang, nama penghapusan, tanggal, jumlah, dan keterangan kondisi barang IT tersebut.
2.5.3 Setelah semua dicatat maka catatan tersebut akan dilaporkan ke pimpinan.
5
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Proses barang inventaris terbagi menjadi banyak dan terdapat langkah-langkahnya pada setiap proses, maka dari itu setiap barang inventaris tidak dapat langsung diinventarisasikan, dirawat, ataupun dihapus harus ada tahap-tahapnya terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.
6
DAFTAR PUSTAKA
Bumi Aksara PT. 2017. “Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana (C3) Kurikulum 2013 Edisi Revisi” dalam Bab III Inventarisasi Sarana dan Prasarana. Jakarta:
Remaja Rosdakarya.
Palah, Muhamad Najrul. 2022. “Cover Depan, Daftar Isi, dan Daftar Pustaka” dalam Laporan Praktek Kerja Industri. Tangerang: SMK Negeri 6 Kabupaten Tangerang.
Palah, Muhamad Najrul. 2021. “Kata Pengantar” dalam Makalah Sejarah Pengembangan Mesin Komunikasi Kantor. Tangerang: SMK Negeri 6 Kabupaten Tangerang.
