PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN
INVENTARIS BARANG PADA BAGIAN SARANA DAN PRASARANA
(STUDI KASUS SMK MEDIKACOM)
1Diqy Fakhrun Shiddieq S.T., M.Kom , 2Resa Fairuz Chairyah
1Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA
2Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta 456 Bandung 40266, Telp +62 22 75642823, Fax +62 22 7564282 Email : diqy@lpkia.ac.id
Abstrak
Inventaris merupakan daftar barang yang dimiliki kantor atau sebuah perusahaan , serta kegiatan pencatatan atau pendaftaran barang-barang dengan menggunakan instrumen-instrumen administrasi untuk pencatatan seluruh barang yang dimiliki. Dalam pelaksanaannya sangat di butuhkan teknologi yang dapat membantu pencatatan hingga pendaftaran barang-barang tersebut. Perancangan sistem informasi pengelolaan ini
adalah membahastentang pengelolaan dalam inventaris barang di SMK Medikacom, dimana dari mulai pencatatan
invetaris oleh staff sarana, permintaan barang dari staff biasa ke staff sarana, hingga pelaporan data inventaris oleh staff sarana. Dari perancangan ini dibentuk pencatatan yang sesuai dengan data dan kondisi fisik yang ada, pencarian data yang mudah serta rakapitulasi data inventaris yang cepat. Perancangan Sistem Informasi ini di bangun dengan metodologi waterfall yang di bangun dalam bahasa pemrograman PHP dimana untuk memproses program ini menggunakan YII Framework, dan PHPMyAdmin sebagai Database. Aplikasi ini bekerja untuk mengelola data inventaris barang yang berada di SMK Medikacom
Kata Kunci : Pengelolaan, Inventaris Barang, Sarana Dan Prasarana , YII
1. Pendahuluan
Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) sekarang ini merupakan sarana yang sangat baik untuk memenangkan persaingan dalam dunia bisnis, membantu organisasi dalam mencapai tujuan, yaitu efisiensi proses kerja, peningkatan kualitas layanan, peningkatan SI, memperluas usaha dan memperkenalkan kepada masyarakat.
Seperti institusi pendidikan SMK
MedikaCom yang telah berdiri sejak tahun 2007 dan sekarang memiliki 7 jurusan yaitu, rekayasa perangkat lunak, farmasi, teknik komputer jaringan, teknik kendaraan ringan, akuntansi dan permesinan yang semuanya telah ter-akreditasi “A” kecuali permesinan yang masih dalam proses.
Sistem informasi yang berada di SMK MedikaCom tergolong maju dengan begitu akan sangat membantu sekolah dalam meningkatkan kualitas serta kinerja staff dan guru. Sistem informasi sarana dan prasarana adalah suatu sistem yang sudah di buat oleh sekolah untuk mengetahui inventaris barang yang ada di sekolah. Dalam pelaksanaannya sulit untuk mengetahui jumlah barang
keseluruhan yang sebenarnya karena
terkadang berbeda dengan data yang dimiliki,
begitu juga keberadaan barang yang sudah terdistribusikan ke setiap ruangan terkadang berbeda dengan data yang dimiliki. Serta staff sarana dan prasarana mengalami kesulitan dalam mengetahui jumlah inventaris yang di miliki, seperti ketika ada bagian lain
mengajukan permohonan peminjaman
barang staff sarana dan prasaran tidak mengetahui jumlah inventaris barang yang
sudah ada sehingga harus kembali
menghitung barang tersebut dari ruangan satu ke ruangan lainnya.
Dengan adanya perancangan sistem dalam sarana dan prasarana ini diharapkan adanya pengelolaan data yang baik dalam inventaris barang sehingga staff sarana dan prasarana dapat bekerja dengan maksimal dan tidak bekerja dua kali dalam pendataan invntarisasi barang.
Berdasarkan latar belakang di atas dapat di simpulkan identifikasi masalah sebagai berikut :
1. Adanya perbedaan jumlah pencatatan
data dengan kondisi fisik .
2. Penyimpanan data inventaris barang
belum tertata dengan baik, sehingga menyulitkan untuk pencarian data.
3. Kesulitan dalam rekapitulasi data
inventaris barang sehingga
memperlambat pembuatan laporan.
Dari permasalahan yang disebutkan di atas, maka batasan-batasan masalah sebagai berikut :
1. Pengelolaan inventaris yang di bahas adalah barang alat kantor dan keperluan kelas.
2. Proses bisnis yang dibahas adalah
tentang pengolahan data inventaris dari permintaan, penyimpanan dan pelaporan data inventaris.
Adapun tujuan dari rumusan masalah di atas sebagai berikut :
1. Untuk meminimalisir perbedaan
jumlah data barang inventaris.
2. Dengan pendataan yang terstruktur
diharapkan akan mudah dalam mencari data.
3. Membantu mempermudah
rakapitulasi data inventaris 1.1 Landasan Teori
Metode pengembangan yang digunakan adalah metode Waterfall atau disebut juga
dengan clasic life cycle. Metode ini
membutuhkan pendekatan sistematis dan sekuensial dalam pengembangan perangkat lunak , dimulai dari tingkat sistem dan
kemajuan mulai analisis, pengkodean,
pengetesan dan pemeliharaan 2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1 Aliran Proses
2.1.1 Usecase Diagram
Usecase diagram menggambarkan siapa saja aktor yang melakukan prosedur dalam sistem serta fungsi-fungsi (proses) yang terlibat dalam transformasi pada sistem tersebut.
Gambar 1 Usecase Diagram Pengelolaan Inventaris
Tabel 1 Usecase Skenario Kelola Data Invnetaris
No UC-02
Brief Description
Melakukan kelola data inventaris barang yang masuk Primary
Actor Staff Sarana Trigger -
Pre-Condition Staff Sarana berhasil login
Post-Condition Data inventaris tersimpan
Aksi Aktor Reaksi Sistem Skenario Normal 1 : Staff Sarana berhasil menyimpan data inventaris (Berhasil login) SC-02-01 1 Menampilka n halaman utama 2 Memilih menu Tambah barang invetaris 3 Menampilka n form barang inventaris 4 Mengisi data inventaris
5 Klik tombol simpan
6
Menyimpan ke database Skenario Alternatif 1 : Update data inventaris SC-02-02
1sama seperti scenario normal 1 2
Memilih List data inventaris 3 Menampilka n list inventaris yang ada 4
Memilih data yang akan di update
5 Klik ikon update
6
Menampilka
n form
update
7 Mengisi data update
9
Tersimpan ke database Skenario Alternatif 2 : Delete data inventaris SC-02-03
1 sampai 3 sama seperti skenario alternatif 1 4
Memilih data yang akan di hapus
5 Klik ikon delete
6
Menampilka n pesan konfirmasi hapus
7 Klik tombol hapus
8 Data terhapus dari database Skenario Alternatif 3: Cancel Delete data inventaris SC-02-04
1 sampai 3 sama seperti skenario alternatif 3
7 Klik tombol cancel
8
Data tidak terhapus
2.2 Activity Diagram
Gambar 2 Activity Kelola Data Inventaris
Gambar 3 Activity Kelola Pengadaaan Inventaris
2.3 Class Diagram
Gambar 4 Class Diagram 2.4 Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka ini bertujuan memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak.
Gambar 5 Antarmuka Menu Utama
Gambar 6 Antarmuka Pengadaan Inventaris 3. Implemetasi
Menjelaskan tentang langkah-langkah jadwal implementasi yang di gambarkan oleh metode Waterfall
Setalah melakukan analisis serta perancangan maka di sampailah pada tahap
implementasi sebagai berikut:
1.Communication,
Dalam tahap ini adalah menemui costumer
untuk berbicara tentang program
yang dibutuhkan serta analisis data, diamana costumer dalam program kelola inventaris adalah staff sarana .
2.Planning,
Setelah melakukan komunikasi maka di buat rencana yang akan di lakukan untuk membuat sebuah aplikasi.
3.Modeling,
Menerjemahkan syarat kebutuhan kepada rancangan software sebelum coding, dalam kasus ini maka di buat rancangan berdasarkan UML
4.Construction,
pengkodean yang dilakukan menggunakan
bahasa pemograman php dengan
framework YII. 5.Deployment,
penerapan program serta perawatan
berkala
Gambar 7 Gantt Chart
3.1 Lingkup Dan Batasan Masalah Lingkup dan batasan masalah aplikasi perancangan inventaris sebagai berikut :
1. Pengujian aplikasi dilakukan di
lingkungan yang bertempat di SMK MedikaCom Bandung
2. Pengujian dilakukan oleh Staff Sarana dan Prasaranan dan Staff biasa lainnya. 3.2 Implementasi Antarmuka
Gambar 8 Form Kelola Inventaris Cara Penggunaan :
a. Isi field tabel inventaris lalu klik tombol maka akan muncul seperti Gambar IV.20
b. Lalu data inventaris akan tersimpan
Gambar 9 Form Kelola Pengadaan Inventaris Cara Penggunaan :
a. Pilih action yang akan di gunakan
seperti diterima, pending atau ditolak
b. Jika action maka status
pengajuan tersebut di terima
c. Jika action maka status
pengajuan tersebut di pending
d. Jika action maka status
pengajuan tersebut di tolak
e. Setelah memilih action tersebut
tampilan akan kembali seperti Gambar IV.28 dengan data yang sudah di perbaharui.
f.
Tabel ini bertujuan untuk menemtukanaction yang dipilih atas adanya
pengajuan yang dilakukan 1. Hasil Pengujian
Berdasarkan dari hasil pengujianvyang telah dilakukan di SMK MedikaCom dapat di tarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan adanya aplikasi
pengelolaan inventaris jumlah data pencatatan maupun fisik sama besarnya
2. Adanya aplikasi pengelolaan
inventaris dapat proses
pencarian data lebih cepat
3. Dalam rakapitulasi laporan
menjadi lebih mudah
DAFTAR PUSTAKA Adi, A., & Riyanto. (2013). Pemanfaatan
Web Service Sebagai Integrasi Data Farmasi di RSU Banyumas (Web Service Useness as a Pharmacy Data Integration in RSU Banyumas. JUrnal InformaTikA.
Arifin, M., & Barnawi. (2012). Manajemen Sarana dan Prasarana sekolah. Jakarta: Ar-Ruz Media.
Arikunto, S. (2006). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta.
Bafadal, I. (2008). Manajemen
Perlengkapan Sekolah Teori dan Aplikasinya. Jakarta: Bumi Aksara. Budiono. (2005). Pengertian Inventarisasi
Perlengkapan. Jakarta: Gramedia. Fatkhudin, A. (2016). Sistem Administrasi
Kependudukan dan Inventarisasi Desa Kulu Kabupaten Pekalongan Menggunakan Borland Delphi 7.0. Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, Vol. 2, No. 1,(ISSN 2442 – 4512), 11. Gunawan, I. (2013). Metode Penelitian
Kualitatif: teori Dan Praktek. Jakarta: Bumi Aksara. Kristanto, & Andi. (2008).
PerancanganSistem Informasi dan Aplikasinya Edisi Revisi Cet 1 . Yogyakarta: Gava Media.
Kusrini. (2007). Strategi Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Laudon, K., & Laudon, J. P. (2012).
Management System:Managing the Digital Firm Twelfth Edition. New Jersey: Prentice Hall.
Mulyasa. (2003). Manajemen Berbasis
Sekolah. Bandung: Remaja
Rosdakarya.
Nugroho, A. (2010). Rekayasa Perangkat
Lunak Berorientasi Objek dengan
Metode USDP. Yogyakarta: Andi.
Oetomo, & Dharma, B. S. (2002). Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Pressman, R. S. (2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach McGraw-Hill higher education McGraw-Hill series in computer science. University of California: McGraw-Hill Education.
Purwanto. (2009). Evaluasi Hasil Belajar. Yogyakarta: Pustaka Belajar. Puspasari, S., Novita, D., & Ramadhan, M.
(2015). Rancang Bangun Aplikasi Berbasis Web untuk Inventarisasi Benda Seni Budaya Palembang. Jatisi, Vol. 2 No. 1(ISSN : 2407-4322), 15.
Rosa, A. S., & Salahuddin, M. (2011). Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula.
Rosa, A. S., & Salahuddin, M. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. Rosa, A. S., & Shalahudin, M. (2015).
Rekayasa Perangkat Lunak. bandung: Informatika Bandung. Salim, P., & Salim, Y. (2002). Kamus
Bahasa Indonesia Kontemporer. Jakarta: Modern English Press. Sholikhin, A., & Riasti, B. K. (2013).
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI SEKOLAH PADA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN REMBANG BERBASIS WEB. Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS)(ISSN: 2302-5700), 8.
Stewart, C. J. (2000). Interviewing: Principles and Practices. . USA: McGraw Hill Company.
Sudjana, N. (2011). Dasar- Dasar Proses Belajar Mengajar. bandung: Sinar baru.
Sugiono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Warsito, A. B., & Yusup, M. (2014). Kajian Yii Framework dalam
Pengembangan Website Perguruan
Tinggi. CCIT Journal 3 (STMIK
RAHARJA), 440.
Xue, Q. (2008). YII Framework. Dipetik 04 18, 2017, dari
www.yiiframework.com
Zainal, A. (2011). Evaluasi Pembelajaran
Prinsip Teknik Prosedur. Bandung:
