MAKALAH PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM MEDIS PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN SARANA PRASARANA YANG
DIBUTUHKAN DIRUANGAN FILLING
DOSEN PENGAMPU :
TONA DOLI SILITONGA,A.Md.PK,SKM,M.KM KELOMPOK 3
AULIA PUTRI (21021132) BUNGA DHINA PUSPITA (21021010) FANI CHINDY FHATIKA (21021142) KRISNA BAYU PAMUKTI (21021115) MELANI PUTRIA DEWITA (21021039) NANA ADILLA ZIKRIANA (21021042)
PROGRAM STUDI D III REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESE- HATAN UNIVERSITAS HANG TUAH PEKANBARU
T.A 2022/2023
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rah- mat, berkah, dan hidayah-Nya sehingga dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN SARANA PRASARANA YANG DIBUTUHKAN DIRUANGAN FILLING”.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Pak Tona Doli Silitonga,A.Md.PK,SKM,M.KM selaku dosen pengampu Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis, Teman – teman dan pihak-pihak yang sumbernya berupa artikel dan tulisan telah penulis jadikan referensi guna penyusunan makalah ini, semoga dapat terus berkarya guna menghasilkan tulisan-tulisan yang mengacu terwujud- nya generasi masa depan yang lebih baik. Penulis berharap, semoga informasi yang ada dalam makalah ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.Penulis menyadari bahwa makalah yang dibuat saat ini jauh dari kata sempurna dari segi penyusunan, bahasa, maupun penulisannya.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun dari para pembaca atau pendengar sangat diharapkan agar dapat digunakan sebagai acuan dalam membuat makalah lain yang lebih baik. Penulis berharap semoga makalah ini dapat dijadikan sebagai media penambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi kita semua. Sekali lagi mohon maaf apabila dalam penyusunan dan penulisan makalah ini tidak seperti yang diharapkan. Penulis ucapkan terima kasih.
PEKANBARU, 30 MEI 2023
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...2
DAFTAR ISI...3
BAB I PENDAHULUAN...4
A. Latar Belakang...4
B. Tujuan...6
C. Manfaat...6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA...7
A. Pengertian...7
B. Jenis – jenis pengelolaan rekam medis...8
C. Sarana di Ruangan Filling...11
D. Uraian Tugas/Tupoksi dari Pengelolaan Unit Kerja Rekam Medis di Rumah Sakit………16
BAB III PENUTUP...16
A. Kesimpulan...16
B. SARAN...16
DAFTAR PUSTAKA...17
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah Sakit adalah intitusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan rawat darurat (UU No.40 Tahun 2009). Dalam pelaksanaannya setiap rumah sakit selalu berupaya memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik kepada pasien. Untuk mencapai hal tesebut, rumah sakit harus senantiasa meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan harapan pemakai jasa pelayanan kesehatan. Pelayanan yang bermutu bukan hanya pada pelayanan medis saja, tetapi juga pada pelayanan penunjang seperti penanganan rekam medis (RM) di rumah sakit yang menjadi salah satu indikator mutu pelayanan rumah sakit yang dapat diketahui melalui kelengkapan pengisian rekam medis. Salah satu parameter untuk menentukan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit adalah data atau informasi dari rekam medis yang baik dan lengkap. Benjamin (1980) menyebutkan bahwa pelayanan kesehatan yang baik secara umum berarti memiliki rekam medis yang baik pula.
Menurut Permenkes No.269/MenKes/Per/III/2008 tentang rekam medis, adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien. Rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memuat semua informasi yang di butuhkan, baik yang di peroleh dari pasien, pemikiran dokter,
pemeriksaan dan tindakan dokter, komunikasi antar tenaga medis/kesehatan (Sampurna DKK, 2005 ). Oleh sebab itu dalam mengelolan rekam medis, setiap rumah sakit selalu mengacu kepada pedoman atau petunjuk teknis pengelolaan rekam medis yang dibuat oleh rumah sakit yang bersangkutan. Pengelolaan rekam medis di rumah sakit adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya mencapai tujuan rumah sakit, yaitu peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Dalam pengelolaan rekam medis untuk menunjang mutu pelayanan bagi rumah sakit, pengelolaan rekam medis harus efektif dan efisien. Unit rekam medis memiliki peranan untuk mengumpulkan,menyimpan, mengolah dan menyajikan data seperti Filling, Assembling, Coding, Indexing, dan atau pelaporan (Ferdianto et al., 2021).
Pemeliharaan sistem penyimpanan dokumen rekam medis merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk melindungi dari kerusakan fisik dan hal-hal yang terdapat di dalam rekam medis tersebut. Rekam medis adalah dokumen penting yang dimiliki rumah sakit. Oleh karena itu, melindungi dokumen rekam medis pasien dapat dilakukan dengan cara pemeliharaan. Salah satu penunjang untuk menjaga dokumen rekam medis dalam subsistem filing adalah ruang filing . Pemeliharaan ruang filing dapat dilakukan seperti memastikan keamanan ruang filing agar terhindar dari pencurian dokumen rekam medis, menyediakan rak filing , menyediakan peralatan filing yang dapat mencegah dari kerusakan fisik, kimiawi dan biologis, menghindari kebocoran air saat terjadi hujan di ruang filing , menyediakan alat pemadam kebakaran dan kebersihan di dalam ruang filing.
Berdasarkan latar belakang, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai “PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN SARANA PRASARANA YANG DIBUTUHKAN DIRUANGAN FILLING ”.
B. Tujuan
1. Mengetahui pengelolaan rekam medis di rumah sakit
2. Mengetahui sarana yang dibutuhkan di ruang penyimpanan rekam medis di rumah sakit
3. Mengetahui tugas dari pengelolaan unit kerja rekam medis di rumah sakit C. Manfaat
1. Bagi Penulis
a. Penulis dapat meningkatkan pengetahuan khususnya tentang sarana yang dibutuhkan di ruang penyimpanan rekam medis di rumah sakit
b. Penulis dapat memahami sistem pengelolaan rekam medis di rumah sakit
c. Sebagai sarana untuk menerapkan dan membagi ilmu yang dipelajari di perkuliahan untuk kepentingan bersama perihal tugas/tupoksi dari pengelolaan unit kerja rekam medis di rumah sakit
2. Bagi Institusi Pendidikan
a. Dapat dijadikan sumber informasi lainnya atau referensi bagi Mahasiswa Rekam Medis
b. Medis Dan Informasi Kesehatan Dalam Menyusun Artikel.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian
Rumah Sakit adalah intitusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan rawat darurat (UU No.40 Tahun 2009). Dalam pelaksanaannya setiap rumah sakit selalu berupaya memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik kepada pasien. Untuk mencapai hal tesebut, rumah sakit harus senantiasa meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan harapan pemakai jasa pelayanan kesehatan. Pelayanan yang bermutu bukan hanya pada pelayanan medis saja, tetapi juga pada pelayanan penunjang seperti penanganan rekam medis (RM) di rumah sakit yang menjadi salah satu indikator mutu pelayanan rumah sa- kit yang dapat diketahui melalui kelengkapan pengisian rekam medis. Salah satu parameter untuk menentukan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit adalah da- ta atau informasi dari rekam medis yang baik dan lengkap. Benjamin (1980) me- nyebutkan bahwa pelayanan kesehatan yang baik secara umum berarti memiliki rekam medis yang baik pula.
Menurut Permenkes No.269/MenKes/Per/III/2008 tentang rekam medis, adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien. Rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memuat semua informasi yang di butuhkan, baik yang di peroleh dari pasien, pemikiran dokter, pemeriksaan dan tindakan dokter, komunikasi antar tenaga medis/kesehatan (Sampurna DKK, 2005 ). Oleh sebab itu dalam mengelolan rekam medis, setiap rumah sakit selalu mengacu kepada pedoman atau petunjuk teknis pengelolaan rekam medis yang dibuat oleh rumah sakit yang bersangkutan. Pengelolaan rekam medis di rumah sakit adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya mencapai tujuan rumah sakit, yaitu peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Dalam pengelolaan rekam medis untuk menunjang mutu pelayanan bagi rumah sakit, pengelolaan rekam medis harus
efektif dan efisien. Unit rekam medis memiliki peranan untuk mengumpulkan,menyimpan, mengolah dan menyajikan data seperti Filling, Assembling, Coding, Indexing, dan atau pelaporan (Ferdianto et al., 2021).
B. Jenis – jenis pengelolaan rekam medis 1. ASSEMBLING
Assemblingg yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang berfungsi sebagai peneliti kelengkapan dan perakitan dokumen rekam medis sebelum disimpan. Dokumen-dokumen rekam medis yang telah diisi oleh unit pencatatan data rekam medis yaitu Unit dokumen rekam medis yang telah diisi oleh unit pencatatan data rekam medis yaitu Unit Rawat Jalan (URJ) Unit Gawat Darurat (UGD),Unit Rawat Inap (URI) da Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP) akan dikirim ke fungsi Assembling bersama-sama sensus harian setiap hari. Lembar formulir dalam dokumen rekam medis diatur kembali sesuai urutan riwayat penyakit pasien dan diteliti kelengkapan isi dokumen rekam medis. Bila belum lengkap akan dikembalikan ke unit yang bertanggung jawab. Untuk mengendalikan dokumen rekam medis yang belum lengkap, digunakan formulir Lembar Kekurangan biasa disebut Kartu Kendali (KK). Fungsi dan peranan Assembling dalam pelayanan rekam medis adalah sebagi perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali dokumen rekam medis tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis.
2. KODING
Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data. Fungsi pengkode rekam medis bertanggung jawab terhadap penemuan dan penulisan kode penyakit, dan operasi yang tertulis pada dokumen rekam medis berdasarkan kode yang telah ditetapkan pada ICD-X dan ICOPIM atau ICD 9 CM.
Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization) bertujuan untuk meyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera, gejala dan faktor yang mempengaruhi kesehatan. Penetapan diagnosis seorang pasien merupakan kewajiban, hak dan tanggung jawab dokter (tenaga medis) yang terkait tidak boleh diubah,oleh karena ituharus di diagnosis sesuai dengan yang ada didalam rekam medis.
3. INDEKS
Indexing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke dalam indeks- indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisasi).
Didalam kartu indeks tidak boleh mencantumkan nama pasien. Jenis indeks biasa dibuat yaitu :
a. Indeks penyakit (diagnosis) adalah suatu kartu katalog yang berisi kode penyakit yang berobat di rumah sakit.
b. Indeks operasi atau tindakan adalah suatu kartu katalog yang berisi kode operasi yang berobat di rumah sakit.
c. Indeks Dokter adalah suatu kartu katalog yang berisikan nama dokter yang memberikan pelayanan medik kepada pasien. Kegunaan untuk menilai pekerjaan dokter dan bukti pengadilan.
d. Indeks kematian yaitu suatu informasi yang berisikan Informasi-informasi mengenai pasien yang meninggal. Informasi yang tetap dalam indeks kematian yaitu:
1) Nama penderita 2) Nomor rekam medis 3) Jenis kelamin 4) Umur
5) Kematian : kurang dari sejam post operasi 6) Dokter yang merawat
7) Hari perawatan 8) Wilayah
Indeks digunakan untuk membuat laporan kinerja penunjang medis yang meliputi angka morbiditas, angka mortalitas, dan angka sebab kematian. Indeks dan koding juga digunakan untuk keputusan manajemen yaitu audit kematian dan audit medis.
4. Analising dan Reporting
Analising dan Reporting merupakan Unit Rekam Medis (URM) yang berfungsi sebagai penganalisis dan pelapor dalam sistem pelayanan rekam medis, sebagai penganalisis semua data rekam medis yang masuk ke Unit Rekam Medis (URM) untuk diolah menjadi informasi yang disajikan dalam laporan guna pengambilan keputusan manajemen dirumah sakit.
5. FILLING
Filing merupakan suatu ruangan di unit rekam medis yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis. Selain itu filing juga menyediakan dokumen rekam medis yang telah lengkap isinya sehingga dapat memudahkan penggunaan mencari informasi sewaktu-waktu.
Kegiatan penyimpanan dan pengembalian berkas bertujuan untuk memberikan kemudahan petugas kesehatan untuk :
a. melindungi dokumen dari bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologis.
b. mempermudah dan mempercepat ditemukannya kembali dokumen yang telah disimpan dalam rak filing .
c. Mempermudah saat menyimpan dan mengembalikan.
Pemeliharaan sistem penyimpanan dokumen rekam medis merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk melindungi dari kerusakan fisik dan hal-hal yang terdapat di dalam rekam medis tersebut. Rekam medis adalah dokumen penting yang dimiliki rumah sakit. Oleh karena itu, melindungi dokumen rekam medis pasien dapat dilakukan dengan cara pemeliharaan.
C. Sarana di Ruangan Filling
Salah satu penunjang untuk menjaga dokumen rekam medis dalam subsistem filing adalah ruang filing . Pemeliharaan ruang filing dapat dilakukan seperti memastikan keamanan ruang filing agar terhindar dari pencurian dokumen rekam medis, menyediakan rak filing , menyediakan peralatan filing yang dapat mencegah dari kerusakan fisik, kimiawi dan biologis, menghindari kebocoran air saat terjadi hujan di ruang filing , menyediakan alat pemadam kebakaran dan kebersihan di dalam ruang filing.
1. Kebutuhan Rak Rekam Medis
Ada beberapa model rak penyimpanan berkas rekam medis yaiu:
a. Rak terbuka (open self unit)
Gambar 1.Rak terbuka
b. Lemari lima laci (five-drawer file cabinet)
Gambar 2.Lemarilima laci c. Roll O’Pack
Gambar 3. Roll O’Pack
d. Lemari Arsip
Gambar 4.Lemari arsip
2. Perlengkapan Penyimpanan (Filling Supplies) Beberapa alat penyimpanan antara lain:
a. Penyekat b. Map (folder) c. Penunjuk (guide) d. Kata tangkap (caption) e. Alat bantu kearsipan
f. Tangga dengan alas karet pada kaki
Gambar 5. Penyekat Gambar 6. Map
Gambar 7. Tracer Gambar 8.Tangga
3. Alat Disribusi
Distribusi adalah pengiriman rekam medis untuk memenuhi permintaan rekam medis dalam pelayanan rawat jalan dan rawat inap dengan berbagai alat transportasi seperti:
1. trolly barang 2. lift barang
3. sepeda berkeranjang
4. pneumatic tube system (PTS) 5. lift dokumen
Gambar 9. Trolly Gambar 10. Lift Rekam medis/Dumb waiter
Gambar 11.Pneumotube 4. Alat Kamanan di Ruangan Filling
Alat keamanan diruangan fillng bisa berupa tulisan yang ada pada pintu ruangan filling “Dilarang Masuk Bagi Selain Petugas Filling”.
D. Uraian Tugas/Tupoksi Dari Pengelolaan Unit Kerja Rekam Medis Di Rumah Sakit
Dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2013, secara garis besar men- jelaskan mengenai tupoksi petugas rekam medis meliputi:
Membuat basis data rekam medis, termasuk kartu riwayat pemerik- saan pasien
Mengelola basis data sehingga dapat diberikan secara cepat saat dibu- tuhkan
Memproses informasi basis data
Merangkum statistik medis dan penyakit pasien
Menyediakan rangkuman data kepada ahli medis untuk penelitian
Bertanggung jawab menjaga dan mengorganisasi kerahasiaan rekam medis (Permenpan, 2013).
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Pengelolaan rekam medis dirumah sakit adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya mencapai tujuan rumah sakit, yaitu peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Pelaksanaan pengelolaan rekam medis harus diatur sesuai dengan pedoman yang ada agar menghasilkan rekam medis yang akurat, segera tersedia ,dapat digunakan mudah dielusuri kembali dan lengkap informasi sehingga menciptakan informasi yang bermutu.
2. Salah satu penunjang untuk menjaga dokumen rekam medis dalam subsistem filing adalah ruang filing . Pemeliharaan ruang filing dapat dilakukan seperti memastikan keamanan ruang filing agar terhindar dari pencurian dokumen rekam medis, menyediakan rak filing , menyediakan peralatan filing yang dapat mencegah dari kerusakan fisik maupun non fisik
B. SARAN
Ada beberapa saran yang bisa digunakan agar pengelolaan rekam medis dan sarana yang ada diruangan filling dapat berjalan dengan baik .
1. Perlu dilakukannya monitoring evaluasi terhadap pengelolaan rekam medis dirumah sakit.
2. Perlu peningkatan sarana yang ada diruangan filling agar memudahkan petugas dalam menjalankan tugasnya.
DAFTAR PUSTAKA
Nurwina Sandri. 2021. Pengelolaan Rekam Medis. Institut Kesehatan Helvetia Medan.
Kementrian Kesehatan. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269/Menkes/Per/II/2008. Tentang Rekam Medis. Jakarta: Kemenkes RI.
Rustiyanto, E, Rahayu, WA. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
Utomo, L.(2015) Pengelolaan Rekam Medis Dan Informasi Kesehatandi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sardjito Yogyakarta. URL:
https://www.academia.edu/30987481/Tinjauan_Terhadap_Sistem_dan_Su b_Sistem_Rekam_Medis.
Sholeh, Sona Satika. 2019. Analisa Sarana Prasarana Ruang Rekam Medis Di Rumah Sakit Onkologi Surabaya. Stikes Yayasan RS Dr. Soetomo.
Departemen Kesehatan RI. 2006. Pedoman penyelenggaraan dan prosedur Rekam Medis. Depkes RI.Jakarta
Frenti Giyana. 2012. Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Ru mah Sakit Umum Daerah Kota Semarang. Jurnal Kesehatan Masyarakat.
Vol. 1, No. 2:48-61.
Permenpan. (2013). Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 tahun 2013. Jabatan Fungsional Perekam Medis Dan Angka Kreditnya, 2008, 83.
https://jdih.menpan.go.id/ data_puu/PERMEN 30 2013 final.pdf
