Mekanisme Tata Kerja Dalam Pelaksanaan Tugas dan Pengaruhnya Terhadap Peningkatan Pelayanan Pada PT. Telematrixindo

MEKANISME TATA KER)A DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN PENGARUHNYA TERH ADAP

P E N I NGKA T AN PEL A Y AN AN PADA PT. TELEMATRIXINDO

Oleh:

MBERA ANTONIUS TARIGAN No. Stb : 9 4 8300 0 81

NIRM : 9411086000077

JURUS AN MAN AJEMEN FAKUL T A S EKONOMI UNIVERSITAS MEDAN AREA

2000

Judul Skripsi

Nama Mahasiswa

No.

_Stambuk

NIRM Jurusan

I

MBERA ANTONIUS TARIGAN

94 830 0081 9411085000077

Manajemen Fakultas Ekonomi

Menyetujui Komisi Pembimbing

M

_S

i)

Mengetahui :

kis Nasution

_SE

MBA) (Ors. Rasdianto

_MS,Ak)

RINGKASAN SKRIPSI

a rn a Mbera Antonius Tariga1i

.Judul Skripsi MEKANISME TATA KERJA DALAM PELAKSANAAN TUCAS

DAN PENGARlJl-INY A TERHADAP PENIN(if-.:.i\ I .t\N PELA YANAN Pi\I),\ PT. TELEMATRIXINDO

J)ihawah bimbingan Bapak Drs . .lhon I lardy sebagai pe111bi111bing I clan !bu Dra. \\ii11;1111i.

Sp :-;cbagai Pe 111birnbi11g II.

Sccara un111rn. lujuan uta1na hcrdirinya suatu peru:-;;1haan adalah Llllluk 111L·11uri keunrungan dan untuk 111e111peroleh tingk;1l pengembalian 111oclal yang "ajar tbn kL·la11ju1;111 usaha. Tu_juan ini akan dapat dicapai ;1p;1bila se111ua bagian yang saling hc1'1uhu11ga11 didalam perusahaan dapat beke1ja sama antara yang satu dengan yang lain. pcnal;1;111 tug;1:-;

yang baik dan mekanisme ke1ja yangjelas.

Kita ketahui bersama bahwa dalam menjalankan suatu usaha tanpa acla 111ckanisme ke1ja dan penataan yang baik dan jelas maka kita tidak akan mengetahui arah clan tujuan perusahaan tersebut.

Mekanisme dan tata ke1ja adalah salah satu unsur-unsur yang penting dalarn pelaksanaan tu gas dalam meajalankan kegiatan suatu perusahaan karena mebn i.smc da11 tata ke1:ja merupakan bagian dari sistem di cl;1la111 kegiatan setiap perusahaan.

PT. TELEMA TRIXINDO adalah suatu perusahaan yang bergerak clibidang j;1s;1 komunikasi atau radio panggil Clan yang lebih umumnya clikenal sebagai pager. Perusalwa1¹ ini 111e111berikan kemudahaan bagi setiap orang atau pelanggannya untuk hcrhuhungan ci:tl:1111 hal berko111unikasi antara yang satu dcngan yang lainya clengan pcra111araan ^oper^:1tl^lr pcrusah;ian PT T-ELEl'v!ATRIXINDO.

Dalam aktivitasnya sehari-hari. 111d;anis111e clan tata kerja ^clalarn perus^{; i}l1^;1^;1 11 ini d;1pa1 dilihat clari hubungan ke1ja antara satu hagian clengan bagian lain yang saling hcriluhu11�:111.

Pcnerapan ini dapat dilihat saat seseor;111g yang ingin rnenjadi pelanggan (custo111er) :1tau anggota pengguna jasa komunikasi �ang ditawarkan oleh PT. TELEl'v!AlRIXINDO.

Customer langsung datang ke custonll'r service kernuclian mendata yang diperlui-:an sesu;1i

sales marketing kemudian kepada validator atau validasi untuk

tersebut kedalam komputer agar customer clapat menggunakan fasilitas yang dit

mv

arkan oleh ^.p

e

rusahaan. Dari validator data d:1U1 tadi dilanjutkan ke hagian linance dan tbri finance kebagian technik. dari tehnik dil

:

111^_jutkan ke bagian Message l-Ja11dli11t! a

u

1u dikc11:1I cle11g:111 uperator. dengan demikian cu

s

t^{!l 1}11

cr

ta

d

i telah dapat menggunakan 1:1siliws la\anan : :lllg dita\varkan oleh perusahaan tcrsebut.

Dengan penernpan ke1ja cliatas J:1^pat

d

ilihat hubungan rnekanisrrn: �L111 t:1t:1 kcrj:1 yang saling berhubungan didalam kegint:111 pc

ru

sahaan ini. Namun clalam kegi:1ta11 1111 :ang dik

c

nal dengan aktivasi pelayanan kL·pacla customer masih terdapat bebcrapa kL'IHlala internal yang belurn rnendukung.

11:11 ini clisebabkan:

transaksi :ang d

i

la

k

ukan di c:1h:111g harus dilaporkan kc pu

s

a^. lLTllL111L1 l.qH>1:111 tentang valiclasi.

2. Khususnya pada hari besar atau lihur ^. bagi customer akan

111

engala

1

11i h:1111h:1t:111 karena pada hari besar atau Ii bur. Karyawan yang bertugas j

u

ga Ii bur.

3. customer belum dapat menggunakan jasa layanan yang ditawarkan j)LTth:1li:1:111 kerena adanya data-data yang kurang lengkap sehingga ha

rus

rnck11gkapi kekurangan data tersebut.

Dem ikian beberapa kelemahan yang dapat cl itemukan pad a perusahaan i 11 i. -..vi ¹¹¹¹ gg:1 pacla bagian akhir tulisan ini ·penulis memberikan beberapa sumbangan pih.irJ11 ^... ,·b.te!.11 b

a

han pertimbangan guna penyempurnaan dimasa mendatang:

I. Sebaiknya kantor pusat memberikan wewenang kepada cabang untuk rnc111bu;1t l:1po

ra

n

n

y

ac

kngan sistem priode jadi. sehingga kantor cabang cukup mclapP1b1r li:il pcnting sa

j

a.

13agi

k

a

r

y

aw

an yang di Pusat maupun yang di Cabang khususnya bagian valis�1:--i henclaknya mempunyai pembagian tugas yang baik pacla saat hari besar atau hari lihur.

II

3. Bila terdapat kekurangan kelengkapan data atau transaksi lainnya. Sebaiknya kary<1wa11 rnenghubungi langsung customer tersebut sehingga pelanggan tidak merasa dirugika11.

4. Sebaiknya sistem birokrasi yang acla clipcrkecil atau clikurangi mengingat birokrasi yang acla cukup luas clan panjang.

Scrnoga saran clan rnasukkan ini clapat hcrguna clan menjacli tolak ukur sehingga pcrusahaa11 ini khih baik clan lehih rnaju.

Ill

KATAPENGANTAR

Penulisan skripsi ini, merupakan salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Sarjrn1a Ekonomi pada Fakultas Universitas Medan Area.

Oalam rnenyelesaikan ·skripsi ini. tentunya tidak bisa selesai begitu saja tan pa acla11,·;1 bantuan, bimbingan dan pengarahan-pengarahan yang sangat berguna. Pada kescmpatan in i penulis dengan kerendahan hati mengucapkan ribuan terima kasih yang tak terhingga kepada:

I. Bapak Ors. Rasdianto MS, Ak .. sclaku Oekan Fakultas Ekonomi Univcrsitas Medan Arca

2. lbu Ora. Hj. Ratna Balkis Nasutiun SL MBA^. selaku Kctua Jurusan Manajerncn clan lbu Ora. lsnainiah. selaku Sekretaris .lurusan Manajemen.

3. lbu Ora. Hj.Sonia hatrni. selaku kctua clan Bapak Drs. Zainal Abidin scl:1ku sekretaris panitian ujian Sa1:ja11a Ekonomi, Fakultas Ekonomi Univcrsitas l\!kdan Area.

4. Bapak Drs. H. Jhon Hardy scl:1ku pcmbimbing I dan lbu Dra.Winarni.

pembimbing II yang telah memhcr·ikan pengarahan, bimbingan maupun sM:111--.,ar:111 sehingga tulisan ini tersusun.

5. Kedua orang tua, Almarhum Bapak dan Ibunda tercinta serta kakak dan adik-adik tersayang yang penuh pengertian dan kasih sayang mengasuh. 111c1Hl()ro11g mendoakan, dan rnengasihi ananda dengan tu I us. Bila ada kata-kata uc:1p:111 ':111�

lebih dari rasa terimakasih akan ananda haturkan.

IV

6. Bapak Drs.Zainuddin selaku Branch

Cabang Medan. Yang telah menerima penulis dalam melaksanakan riset.

7. Seluruh karyaYvan dan karyawati PT TELEMATRIXINDO Cabang Medan yang

telah memberikan pengarahan dan petunjuk serta informasi yang sangat hcrgu11;1 dalam penulisan skripsi ini.

8. Teman serta rekan-rekan mahasiswa. yang telah memberikan bantuan, dorongan dan kritik yang sehat kepada penulis.

9. Karyawan dan karyawati serta staf pengajar di lingkungan Universitas Medan Area yang telah membantu pe;1ulis dalam menyelesaikan studi.

Akhir kata penulis menghaturkan mnhon maaf atas kekurangan-kekura11g;111 dicblam penulisan skripsi ini. baik clari dari scgi bahasa maupun penyusunannya. Sc1110g;1 skripsi yang masih jauh dari kesernpurnaan ini dapat bennanfaat bagi kita scmua ^{. .}

Medan, Mei 2000.

Pe n u l i s

(Mbera Antonius

T)

v

RINGKASAN

KATA PENGANTAR DAFTAR ISi

DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL

BAB

BAB II

BAB TTT

DAFTAR ISi

I !alam:rn

IV VI

\ 111 I.\

PENDAHULUAN

A. Alasan Pemilihan Judul B. Perumusan Masalah C. Hipotesis

D. Luas dan Tujuan Penelitan ... . ... . . . .. . . ... .. 4 E. Metode Penelitian dan Tehnik Pengumpulan Data. 5

F. Metode Analisis

LANDAS/\l\; TEORITIS

A. Pengcrtan Organisasi dan I ;tt:1 l\.cria

B. Wewenang, Tanggung Jawab Jan Penanggung Jawab'an

C. Peranan Koordinasi dalam Melaksanakan Kegiatan Tata Kerja

D. Hambatan-hambatan yang mungkin timbul dalarn

7

18

22

Menciptakan Organisasi dan Tata Kerja . . . 23

PT. TELEMA TRIXINDO

A. Gambaran Umum Perusahaan 29

B. Susunan Organisasi dan Tata Kerja 32

VI

· BAB IV

n ^.. \n· \'

DAFTAR PLJST.A.KA

C. Pembagian Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab . 34 D. Koordinasi yang diterapkan . . . .. . . . 4 7 E. Harnbatan dalam Penerapan Organisasi, Tata Ke1ja

Cara Mengatasinya -+9

ANALIS!S DAN EVALUAS! 5 1

KESIMPULAN DAN SARAN

·\. Kesimpulan 58

B. Saran 60

VII

,

GAMBAR

Garnbar I.

Garnbar 2.

Garnbar 3.

Garnbar 4.

Gambar 5.

Gambar 6.

DAFT AR GAMBAR

Halarnan

8cntuk Struktur Organisasi Garis ^{... ... .} lkntuk Struktur Organisasi rungsional

13cntuk Struktur Organisasi Garis dan Staff ... ^. Bentuk Struktur Organisasi Fungsional dan Staff. . .. . .. . . .... . .. . . ^. Bentuk Bagan Pengambilan Keputusan I . . . .

Bentuk Bagan Pengambilan Keputusan II ... ... ^.

\'ti I

12 1 4 15 17 25 28

DAFTAR TABEL

MONTH YEAR

1996 1997 1998

January 101 134 92

February 74 140 27

March 100 62 127

April 103 206 127

May 114 246 107

. .

June 92 300 197

July 84 171

August 87 195

September 123 243

October 121 129

November 224 103 ^:

Oesember 177 109

Target 1997-1998

Month I Year Unit

July '97 127 units

Aug '97 150 Units

Sep'97 150 Units

Oct '97 180 Units

Nov '97 210 Units

Des '97 170 Units

Jan'98 60 Units

Feb'98 210 Units

Mar '98 220 Units

Apr '98 230 Units

May '98 230 Units

Jun'98 233 Units

ix

BABJ PENDAHULUAN

A. Alasan Pemilihan Judul

Didalam sebuah Perusahaan Aktivitas ataupun Kegiatan yang dilakukan l>egitu kompleks dan membutuhkan penanganan dan ke1ja sama yang baik antar semua pihak agar Perusahaan tersebut dapat be1jalan dan berkembang lebih baik.

Untuk mencapai tujuan tersebut tentunya dilaksanakan berbagai kegiatan dengan rnenggunakan sumber daya yang ada di dalam Perusahaan tersebut dan Sumber daya utama dalam Perusahaan adalah Pegawai/Karyawan.

PT. Telematrixindo Cabang Medan adalah sebuah perusahaan badan usaha yang bergerak dibidang jasa komunikasi. Perusahaan ini juga tidak terlepas dari persaingan bisnis dengan mitranya untuk dapat berkembang lebih baik walaupun saat ini situasi perekonomian mengalami kemerosotan akibat tingkat nilai rupiah lebih rendah dari Dollar Amerika

Untuk mengantisipasi kemerosotan dan keterpurukan perekonomian yang berdampak langsung kepada modal badan usaha maka perlu dicari jalan keluarnya, misalnya :

1. Menyusun mekanisme tata kerja yang lebih baik, efisien dan efektif agar sumber daya yang ada dapat digunakan dengan tepat

2. Memanfaatkan nilai guna dari peralatan inventaris yang masih dapat dipergunakan.

1

3. Mengkoordinasikan semua tugas-tugas dan pekerjaan dengan baik agar kelangsungan perusahaan dapat berjalan dan berkembang.

· Didalam kegiatannya. pegawai-pegawai perusahaan mempunyai berbagai

tugas yang berbeda antara satu kesatuan dengan kesatuan yang lain, tetapi keseluruhan tygas tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan antara satu dengan yang lain galam usaha mencapai tujuan Perusahaan.

Dalam hal ini, hubungan kerja dalam suatu perusfihaan merupakan sistem yang saling berhubungan. hubungan tersebut ditata sedcmikan rupa agar masing­

masing kerja tidak tumpang tindih dan simpang siur, maka hubungan tersebut diatur dalam suatu sistem yaitu mekanisme tata kerja agar tugas-tugas yang di jalankan oleh·

keryawat perusahaan tersebut mempunyai arah dan tujuan sesuai dengan yang diharapkan dari perusahaan itu sendiri.

Dengan bta lain antara Departemen yang satu dengan clepartemen lain tidak clapat clipisahkan clengan jalinan pengertian antara tugas dan tanggung jawab :111tara clcpartcmen yang satu dengan departemen yang !Jin. hal ini berpengaruh tt:rhadap peningkatan rt:layanan kcpada pelanggan Perusahaan tersebut nantinva st:pcrti yang tcl:lh ditl'.larkan nkh Pcrusahaan.

Ticlak terlepas dari apa yang sudah diutarakan diatas bahwa Mekanisme tata kerja adalah suatu bagian bidang kerja yang sangat penting dalam kegiatan kantor , menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan.

kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.

2

DAFT AR PUSTAKA

Alex. S. Nitisemito, Mana

j

emen Personalia, Cetakan Ke!ima, Glia!ia Indon

e

sia, Jakarta

,

1991

l(arti11i Ka1

t

o

no

,

Pen1i111pin

dan

Kepen1i111pinan,

Pers, Jakaita, 1990.

Cetakan ^[) .l.'-.tLj r.l;f".JHTl'3f� ^{« VV Ull}

M

.

M

anullang, Organisasi dan r. ... 1ancj

e

n1e

_n

^, Ceta.kan I<edua, Liberty, Y

ogyakarta,

1990

M

oc

kija

t

, 1\dn1inistrasi l(antor, .ti.·1andar

!\.1aiu,

Cctakan .l(etujuh, Jakarta, 1997

lv'lohd. A11 'ad, Kepemimp

i

nan Efektif Dala

m

Pen,isahaan, Edisi Ketiga, Liberty^, Y ogyakarta, 1990

S

on

d

a

ng P. Siagian, Administrasi Pe111bangynan, Gunung Agung, Jakaiia, 1984.

Ibid, Filsafat Admini

s

t

r

a

s

i, Gunung Agung, Jakarta, 1984, hal. 7

Sutarto, Dasar�dasar Administrasi, Gajah Mada University Press, Y ogya, 1984.

T. Hani Handoko^, Mane

j

emen, Cetakan Sentana, 13PFE, Edisi Ketig

a

^,

Y ogyakarta, 1991

Wijaya A W, Perencanaan Sebagai F

un

gsi Manajemen, Cetakan Kedua, Bina Aksara, 1991

Winarno Surakhmad, Pengantar Penelitian Ilmiah, Ed

is

i IX, T

a

rsito, Ban

d

u

ng

, 1992

S. Nasution dan M. Thomas, Buku Penunlun Membuat Skripsi. Tesis, Disertasi, dan Makalah, Bumi Aksara, Jaka11a, 1995