MENYIAPKAN DAN MENYAJIKAN INFORMASI WISATA
(PAR.PW02.006.01)
MENYIAPKAN DAN MENYAJIKAN INFORMASI WISATA
(PAR.PW02.006.01)
Di Presentasikan oleh:
Revalino Tobing Ketua HPI DPD DKI
Jakarta
Menyiapkan Informasi
untuk
Disampaikan kepada
wisatawan
Menyajikan Informasi
kepada wisatawan
Berinteraksi dengan wisatawan
Tujuan Pemanduan Wisata
(langkah kerja)
1 1 2 2
3 3
Peserta memiliki
kemampuan untuk:
Peserta memiliki
kemampuan
untuk:
Langkah Kerja 1:
Menyiapkan Informasi untuk
Disampaikan kepada wisatawan
1.1 Informasi diseleksi dan disiapkan untuk memenuhi kebutuhan wisatawan berdasarkan:
1.1.1 Negara Asal
1.1.2 Latar belakang sejarah dan budaya 1.1.3 Usia
1.1.4 Tingkat Pendidikan 1.1.5 Minat Khusus
1.1.6 Cakupan yang diminta
1.2 Informasi yang dipilih dan dikelola sesuai dengan rute dan jadwal perjalanan
1.3 Informasi yang akan diberikan selama perjalanan wisata yang diperpanjang waktunya, temanya harus konsisten dan tidak berupa pengulangan
1.4 Informasi disusun mengikuti prosedur yang berlaku untuk memudahkan penyampaian serta waktu yang tepat untuk pemberian informasi.
1. Menyiapkan Informasi untuk Disampaikan kepada Wisatawan
1.1 Informasi diseleksi dan disiapkan untuk memenuhi kebutuhan wisatawan
Negara asal
Latar belakang sejarah dan budaya
Usia
Tingkat pendidikan
Minat khusus
Cakupan yang diminta
Dan lain-lain
1. Menyiapkan Informasi untuk Disampaikan kepada Wisatawan
Jenis Informasi komentar akan berhubungan langsung dengan alam, tujuan dan subjek tur, seperti:
• sejarah dan warisan • kesenian • lingkungan alam • lingkungan buatan
• hewan dan alam liar • flora dan fauna • dan lain-lain
1.2 Informasi dipilih dan dikelola sesuai dengan rute dan jadwal perjalanan
1. Menyiapkan Informasi untuk Disampaikan kepada Wisatawan
Melakukan riset untuk memilih informasi dilakukan dengan cara:
Membaca di situs elektronik
Berbicara dan mendengarkan narasumber yang relevan, termasuk mengunjungi komunitas dan berinteraksi dengan komunitas/masyarakat lokal yang dianggap aplikatif dan memungkinkan.
Mengorganisaksikan informasi dari pengalaman pribadi dan ingatan masa lalu.
Menonton, membaca dan mendengarkan media, termasuk media massa atau program radio yang sesuai topik yang diperlukan.
Membaca buku dan sumber referensi lain
Melakukan riset di internet
Mengunjungi museum dan pusat kebudayaan,
termasuk berdiskusi dengan kurator/narasumber.
1. Menyiapkan Informasi untuk Disampaikan kepada Wisatawan
Contoh Itinerary: Batavia Old City Tour (FULL DAY)
Jam Deskripsi Kegiatan
08.30 – 11.30 Nikmati cerahnya pagi hari di kota Jakarta dengan menjelajah kembali sejarah kota tua BATAVIA beserta seluk beluk bangunannya. Anda akan mengelilingi Fatahillah Square, yang diantaranya terdapat Museum Sejarah Jakarta dan Museum Wayang.
11.30 – 12.30 Tak hanya itu, perjalanan anda akan dilanjutkan menuju Pelabuhan Sunda Kelapa. Pusat aktivitas perdagangan dan ekonomi masyarakat Jakarta zaman dahulu sangatlah kental kenangannya di pelabuhan ini.
12.30 – 13.30 Semakin seru perjalanan anda dengan mengunjungi Pasar Ikan dan melihat aktivitas jual beli dari nelayan dan masyarakat sekitar.
13.30 – 15.45 Santap siang anda akan lengkap dan semakin nikmat dengan suguhan kuliner khas Resto Raja Kuring.
15.45 – 17.00 Perjalanan anda akan lengkap hari ini dengan menjelajah sejarah kota Jakarta dan mengunjungi Vihara Petak 9, salah satu bukti kejayaan masa lampau yang masih terjaga keasliannya, juga merupakan tempat sakral bagi umat Kong Hu Chu untuk beribadah.
Perlu diperhatikan:
Identifikasi informasi kebutuhan wisatawan
Karakteristik unik dari tur yang
berlangsung
Pengaruh
musiman sekitar (peak/low)
Waktu dan durasi tur
Hal-hal terkait lainnya
1.3 Informasi yang akan diberikan selama perjalanan wisata yang
diperpanjang waktunya, temanya harus konsisten dan tidak
berupa pengulangan
1. Menyiapkan Informasi untuk Disampaikan kepada
Wisatawan 1.4 Informasi disusun mengikuti prosedur yang berlaku untuk memudahkan penyampaian serta waktu yang tepat untuk pemberian informasi.
Memastikan akurasi dan konversi mata uang yang berlaku.
Memastikan informasi yang komprehensif dan relevan, termasuk keamanan yang diperlukan dan informasi keamanan yang relevan dengan tur, waktu hari, kondisi tur, dll.
Informasi yang disampaikan sesuai dengan logika dan tidak mengada- ada.
Mempersiapkan kedalaman dan luasnya informasi secara tepat.
Mengidentifikasi gaya penyampaian, pencocokan kata, frasa dan terminologi untuk kebutuhan yang teridentifikasi dari wisatawan.
Menjelaskan hal asing, singkatan dan akronim dan tata bahasa terkait.
Memastikan bahwa bahasa yang digunakan tidak memberikan pelanggaran, termasuk pelanggaran yang tidak diinginkan dalam kaitannya dengan gender, budaya, ras, usia atau karakteristik pribadi
Pencocokan panjang naskah untuk durasi aktivitas, atau tur dengan jarak yang panjang.
Menyediakan campuran informasi yang tepat dari informasi statistik dan secara kualitatif.
Memastikan kemampuan dari
menjelaskan dan menerjemahkan
karakteristik, signifikansi dan fitur
dari tur
Langkah Kerja 2:
Menyajikan informasi kepada wisatawan
2.1 Informasi yang diberikan adalah informasi yang mutakhir, akurat dan relevan
2.2 Kedalaman dan keluasan informasi yang disajikan harus sesuai dengan kebutuhan wisatawan
2.3 Penyajian informasi harus menyiratkan kepekaan sosial budaya.
2.4 Penyajian informasi dilakukan dengan menggabungkan pendekatan yang menghibur dan pendekatan pembelajaran.
2.5 Bahasa yang digunakan dapat dimengerti oleh rombongan wisatawan
2.6 Teknik Presentasi digunakan untuk meningkatkan kepuasan wisatawan, antara lain:
2.6.1 Humor
2.6.2 Bahasa Tubuh 2.6.3 Teknik Bersuara
2.6.4 Bercerita dan menggunakan anekdot
2.7 Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dengan tepat selama presentasi
2. Menyajikan informasi kepada wisatawan
Menyajikan naskah informasi seperti yang tertulis
Menyampaikan seluruh komentar
Menambahkan komentar pribadi untuk memberikan gaya individu tanpa mengubah akurasi dan materi isi naskah
Menyampaikan komentar bertepatan dengan kegiatan, atau situs yang dikunjungi
Mengintegrasikan
tanggapan terhadap pertanyaan dari wisatawan ke dalam sajian informasi
Menggunakan suara yang
tepat, termasuk
pertimbangan volume, nada, pitch, kejelasan, diksi dan pengucapan
Untuk memahami lebih jauh teknik memberikan informasi dari semua jenis pemanduan yang biasa dilakukan oleh seorang guide, anda dapat mengembangkan dasar pola pemanduan dengan berpegang pada ketentuan bentuk sebuah pemanduaan, yaitu:
1. Opening (Informasi pembuka) 2. Commentary (Isi Pemanduan)
3. Closing (Informasi Penutup Pemanduan)
Untuk memahami lebih jauh teknik memberikan informasi dari semua jenis pemanduan yang biasa dilakukan oleh seorang guide, anda dapat mengembangkan dasar pola pemanduan dengan berpegang pada ketentuan bentuk sebuah pemanduaan, yaitu:
1. Opening (Informasi pembuka) 2. Commentary (Isi Pemanduan)
3. Closing (Informasi Penutup Pemanduan)
2. Menyajikan informasi kepada wisatawan
Teknik interpretasi yang tepat mungkin berhubungan dengan:
Melibatkan peserta melalui cara di mana komentar disajikan
Menghubungkan makna lokal dan budaya ke situs, pemandangan dan kegiatan
Memfasilitasi pembelajaran, pemahaman dan kesadaran
Mengontekstualisasikan tur / kegiatan dalam kerangka lokal dan rasa
Menghasilkan rasa hormat dan penghargaan untuk adat istiadat, sejarah dan orang-orang setempat
Memprovokasi rasa ingin tahu, pemikiran dan mendorong refleksi pribadi
Membawa tur untuk hidup dengan
memberikan kesempatan untuk peserta belajar dan berpartisipasi
Membangun hubungan antara kelompok wisatawan
2. Menyajikan informasi kepada wisatawan
2.7 Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dengan tepat selama presentasi
Peralatan dan teknologi mudah dibawa dan digunakan mungkin termasuk:
Mikrofon
Megafon
pointer laser untuk mengarahkan perhatian pada fokus komentar
sistem suara
Podium
sistem audio visual terintegrasi
Microphone Microphone Megaphone
Megaphone
Contoh Penyampaian informasi kepada wisatawan
Contoh Penyampaian informasi kepada
wisatawan
Contoh Pemanduan Saat di Bis:
Selamat datang di dalam Bis ... Travel (nama Travel Anda/Bis Anda).
Perkenankan saya memperkenalkan Driver kita pada pagi hari ini Bapak ... (nama sopir kita) dan saya sendiri ... (nama tour guide) atau biasa dipanggil ...(nama panggilan jika ada) akan menemani anda selama perjalanan anda.
Kita akan mulai dengan DOA terlebih dahulu.
Baik, sebelum kita melakukan tour pada pagi hari ini saya akan menyampaikan rute kita pagi ini.
Kita akan mengelilingi kota ... dan melihat sejumlah tempat menarik dan pusat keramaian kota ini. Dalam perjalanan pagi ini kita akan berhenti di dua obyek yang sangat terkenal di kota ini yaitu ...
dan ... Di masing-masing obyek saya memberikan anda waktu 30 menit untuk melihat lebih dekat obyek tersebut. Bapak driver, mari kita mulai perjalanan.
Bapak-Ibu sekalian sekarang kita sudah meninggalkan hotel. Kita akan berbelok ke kiri di Jl. ... (nama jalan). Jalan ini berasal dari nama ... (ceritakan keunikan dan asal nama jalan tersebut).
... (lanjutkan dengan menjelaskan spot yang ada).
Contoh Pemanduan Saat di Lokasi wisata:
Bapak-Ibu sekalian, kita sudah sampai di obyek wisata kita yang pertama pada pagi hari ini. Silahkan anda turun dari bis dan langsung menuju pintu gerbang.
Saya akan menyusul dan mengurus ijin masuk anda.
Selamat datang di ... (sebutkan nama obyek). Bapak- Ibu silahkan masuk, Anda akan ditemani oleh Local Guide kita Bapak ... (nama local guide). Bapak-Ibu sebelum masuk saya perlu mengingatkan bahwa kita berkumpul kembali di bis 30 menit ke depan yaitu pukul 10.00. Terima kasih.
Silahkan menikmati tour anda di tempat ini.
(suasana di dalm bis setelah mengunjungi obyek wisata pertama) Baik Bapak- Ibu, apakah semua sudah lengkap?. Tolong mengecek masing-masing rekan kita. Terima kasih
Bagaimana perasaan anda setelah mengunjungi obyek wisata ... (nama obyek wisata). Saya berharap anda menikmati dan memberikan kesan kepada Anda, obyek ini sangat terkenal dengan ... (berikan info sebagai kesimpulan dari semua info yang telah di dapat wisatawan dari pemandu lokal).
Sekarang kita akan melanjutkan perjalanan ke obyek kunjungan kita
berikutnya ... (nama obyek wisata berikutnya).
Contoh Pemanduan Saat pengantaran kembali ke hotel:
Baik, Bapak-Ibu, kita sudah sampai kembali di hotel.
Saya berharap perjalanan kita pagi ini berkesan dan memberikan pengalaman baru bagi Anda.
Atas nama ... (nama Travel) mengucapkan terima kasih telah mempercayakan kami untuk memandu dan menemani perjalanan Anda.
kami tetap menanti kedatangan anda selanjutnya dengan keluarga dan rekan-rekan untuk menikmati suasana di kota ini
Terima kasih dan selamat beristirahat.
Contoh Pemanduan Saat penjemputan:
Selamat pagi Bapak/Ibu Sekalian,
Selamat datang di
Kota ... (nama kota atau wilayah pelaksanaan tour).
Bagaimana kondisi Anda pada pagi hari ini? Saya berharap semua dalam kondisi sehat dan siap untuk menikmati dan menjelajahi wilayah Kota ... yang indah ini.
Baik Bapak/Ibu Sekalian, sebelum kita meninggalkan hotel kita ini, saya persilahkan untuk mengecek kelengkapan yang Anda ingin bawa selama pelaksanaan city tour kita pagi ini.
Baik, jika semua sudah lengkap
mari kita menuju Bis.
Memulai pemanduan (isi)
Bapak-Ibu sekarang kita berada di depan ... (nama spot yang anda pergunakan sebagai intro pemanduan anda). Perkenankan saya memperkenalkan diri, saya ... (nama local guide) atau biasa dipanggil ...(nama panggilan jika ada) akan menemani anda selama tour di tempat ini.
Mohon dalam tour ini tetap dalam kelompok dan mengambil selalu jalur kiri agar tidak terganggun oleh kelompok lain.
Bapak-Ibu sekalian obyek ini dibangun pada ... (sampaikan sekelumit sejarah obyek).
Obyek ini sangat terkenal dengan ... (ceritakan keunikan dari obyek tersebut).
... (lanjutkan dengan menjelaskan spot yang ada).
Pembukaan (saat tamu tiba di lokasi wisata)
Selamat pagi Bapak/Ibu Sekalian, Selamat datang di ... (nama obyek pelaksanaan tour).
Bagaimana kondisi Anda pada siang hari ini? Saya berharap semua dalam kondisi sehat dan siap untuk menikmati dan menjelajahi obyek wisata ini.
Baik Bapak/Ibu Sekalian, sebelum kita keliling di tempat ini saya persilahkan untuk mengecek kelengkapan yang Anda ingin bawa selama pelaksanaan tour kita siang ini.
Baik, jika semua sudah lengkap mari kita masuk.
Layanan Pemanduan On-Site (sebagai
pemandu lokal)
Layanan Pemanduan On-Site (sebagai pemandu lokal)
Penutup (sambil mengantar peserta kembali ke bus)
Bapak-Ibu sekalian, kita sudah sampai di spot terakhir obyek ini, namanya Pintu Selamat Jalan. Pintu ini khusus dibuat dengan desain tradisional dan unik untuk memberikan kesan terakhir bagi wisatawan yang mengunjungi tempat ini.
Atas nama
pengelola ...
(sebutkan nama manajemen pengelola obyek) mengucapkan terima kasih atas kunjungan anda dan kami tetap menanti kedatangan anda selanjutnya dengan keluarga dan rekan- rekan untuk menikmati suasana di tempat ini.
Terima kasih dan selamat jalan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan saat memandu wisatawan
1. Kenalilah budaya mereka, dan sesuaikan situasi dengan culture rata-rata/ terbanyak
2. Pelayanan informasi diatas bus, dengan posisi berdiri dengan sikap kaki yang tepat, tergantung goyangan bus bisa dengan jarak 20-30 cm antara dua kaki kedepan atau ke samping, dan boleh bersandar tapi tetap dalam sikap tegak, tidak terkesan malas.
3. Jangan menjelaskan suatu objek yang sudah tertinggal atau masih sangat jauh, adakan kerjasama dengan driver supaya kecepatan dikurangi bila ada hal-hal yang menarik dan memerlukan informasi secara lebih rinci.
4. Tanggap akan kondisi wisatawan, jenuh, lelah atau mengantuk.
5. Cepat mawas diri apakah penyebabnya dan segera alihkan strategi anda untuk mengantisipasi keadaan.
6. Bila rata-rata benar-benar mengantuk, persilakan istirahat dan berhentilah bicara kemudian putarlah lagu instrumen yang tenang. Bila terlihat tanda kebosanan cobalah untuk membuat games/permainan yang melibatkan wisatawan - jangan hanya anda yang aktif, tapi buatlah mereka aktif dan bergerak.
7. Bila anda menangani walking tour, posisikan dimana anda berdiri agar semua wisatawan dapat melihat dan mendengar anda dengan jelas. Dalam keadaan berjalan bersama rombongan, anda harus selalu berada pada posisi kritis, seperti tikungan, jembatan, pintu masuk, sehingga anda mudah memimpin mereka dan ingatkan kalau ada tempat2 yang licin atau tangga naik/turun.
8. Dalam kondisi berjalan berpencar, harus dikumpulkan lebih dahulu dan berikan informasi lokasi (toilet, tiket sales, souvenir, kedai snack,dll) dimana meeting point, samakan waktu dan tentukan jam berapa harus berkumpul sebagai pos dan anda tetap siap di pos untuk menjaga hal-hal yang emergency. Berikan informasi tentang larangan-larangan, tanda bahaya dan aturan yang berlaku.
9. Ajaklah wisatawan untuk bersama-sama menghargai kesepakatan waktu dengan memberikan pengertian tanpa mengurangi kenyamanan dan kesenangan, terpaksa harus kembali untuk meneruskan perjalanan bila saatnya telah tiba.
Hal-hal yang perlu diperhatikan saat memandu wisatawan
10.Mendahulukan wisatawan yang tua dan lemah, tanpa meremehkan kemampuan dan menyinggung perasaannya, ingat bahwa culture berbeda (cross-culture understanding)
11.Cobalah untuk memotivasi adanya rasa kebersamaan antar wisatawan
12.Dalam keadaan darurat, cobalah untuk menawarkan alternative pemecahan yang sama-sama menguntungkan, walaupun dalam hal ini mungkin terjadi tentangan keras dari seseorang, namun tetap hindari adu argumentasi/berdebat.
13.Ingatkan ada wisatawan akan barang bawaannya ,setiapkali anda akan berpindah lokasi dan selalu cek jumlah wisatawan. Bila terjadi kecelakaan atau ada yang sakit, berikan pertolongan pertama, hubungi dokter/rumah sakit terdekat dan kantor anda, bila diperlukan.
14.Pada saat berhenti untuk makan bersama, hubungi kembali (reconfirm) restaurant untuk memastikan kesiapan, dan jumlah seat.
15.Beri informasi apa menunya dan ketentuan lain seperti makanan/minuman tambahan yang tidak termasuk dalam paket serta waktu yang disediakan. Pastikan mereka sudah mulai makan dan berkelilinglah meneliti mutu makanan dan pelayanan restauran, baru anda menyusul untuk kemudian jangan biarkan mereka menunggu anda yang sedang makan. Ambil meja khusus untuk crew, sehingga anda dapat mengamati situasi makan.
16.Ingatkan sebelum meneruskan perjalanan, tentang toilet, barang bawaan dan ucapan terima kasih atas tertib dan sampaikan permintaan maaf bila ada kekurangan.
17.Bila ada pemandu lokal pada salah satu objek wisata, perkenalkan guide lokal pada wisatawan dan hargailah rekan pemandu anda.
Langkah Kerja 3:
Berinteraksi dengan Wisatawan
3.1 Partisipasi wisatawan dibangkitkan
3.2 Pertanyaan dan umpan balik diminta dari wisatawan
3.3 Pertanyaan dijawab dengan sopan dan benar, dan jika perlu, semua anggota rombongan dilibatkan dengan mengulang pertanyaan dan menyampaikan jawabannya, sehingga dapat didengar semua.
3.4 Jika jawaban atas suatu pertanyaan tidak diketahui, ditawarkan jawabannya akan diberikan pada kesempatan berikutnya atau wisatawan diarahkan kepada sumber informasi lainnya.
3. Berinteraksi dengan Wisatawan
3.1 Partisipasi wisatawan dibangkitkan
3.2 Pertanyaan dan umpan balik diminta dari wisatawan
Meminta pelanggan untuk mengajukan pertanyaan
Menunjukkan kesediaan untuk
menjawab pertanyaan dengan cara mereka
Berterima kasih kepada mereka yang sudah mengajukan pertanyaan
Melibatkan wisatawan lain saat masuk di pertanyaan / jawaban
Mengundang tindak lanjut dan pertanyaan tambahan
Mendorong pemandu wisata untuk mengajukan pertanyaan dari anggota kelompok tur, termasuk penggunaan humor, mana yang dianggap sesuai
Menggunakan bahasa tubuh yang tepat untuk mendukung pesan lisan
mengenai dorongan dari pertanyaan
3. Memberikan respon pada setiap pertanyaan
wisatawan 3.3 Pertanyaan dijawab dengan sopan dan benar, dan jika perlu, semua anggota rombongan dilibatkan dengan mengulang pertanyaan dan menyampaikan jawabannya, sehingga dapat didengar semua.
Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat, termasuk penggunaan humor, mana yang sesuai
Menyediakan jawaban yang lengkap dan jujur, termasuk tidak adanya fabrikasi jawaban
Memastikan bahwa pendapat pribadi dalam jawaban secara khusus diidentifikasi dan tidak ditawarkan sebagai fakta
Menyajikan jawaban individu dan / atau kelompok
Memeriksa respon wisatawan apakah sudah merasa puas atau tidak.
3.4 Jika jawaban atas suatu pertanyaan tidak diketahui, ditawarkan jawabannya akan diberikan pada kesempatan berikutnya atau wisatawan diarahkan kepada sumber informasi lainnya.
Memberikan referensi untuk sumber yang dapat memberikan informasi yang relevan pada akhir tur
Menanyakan apakah anggota kelompok tur lainnya dapat menyediakan jawabannya
Membuat pengaturan untuk riset pertanyaan dan menyebarkannya di lain
waktu / setelah tur
Mengakhiri Pemanduan Wisatawan
1. Akhir pemanduan merupakan kesan menyenangkan pada akhir dari tour dan membuat wisatawan merasa hilang kelelahannya.
2. Pilihlah suatu tempat/lokasi yang strategis, aman, menarik dan nyaman untuk mengakhiri pemanduan sebelum kembali ke bus 3. Kumpulkan seluruh peserta tour, ambil posisi dimana anda harus
berdiri agar semua peserta tour dapat melihat dan mendengar anda dengan jelas.
4. Sampaikan bahwa tour akan segera berakhir dan berilah rangkuman informasi dari apa yang telah mereka kunjungi.
5. Beri kesempatan untuk bertanya dan jawablah dengan singkat dan jelas
6. Bila perusahaan/kantor anda menyediakan souvenir inilah saat paling tepat untuk memberikannya.
7. Sampaikan rasa terima kasih perusahaan, driver/crew dan anda sendiri atas kesediaan mereka karena telah bergabung dengan tour ini.
8. Ingatkan barang bawaan jangan ada yang tertinggal dalam kendaraan
9. Katakan bahwa anda juga terkesan dengan mereka dan berikan salam perpisahan disertai harapan akan jumpa lagi dilain kesempatan.
