M M ANUAL ANUAL
A A PLIKASI PLIKASI SIPMA SIPMA U U NIVERSITAS NIVERSITAS I I NDONESIA NDONESIA
U U NTUK NTUK K K APRODI APRODI
HTTP HTTP :// :// SIPMA SIPMA . . UI UI . . AC AC . . ID ID / /
MARET
MARET 2014 2014
Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) UI yang berbasis Web bagi pengguna sebagai Pengelola Program Studi. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi SIPMA beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi yang
berlaku di Universitas Indonesia.
D AFTAR I SI
DAFTAR ISI... 1
DAFTAR GAMBAR... 1
KATA PENGANTAR... 2
SEKILAS PANDANG... 3
PROSES LOGIN... 5
MENU HOME... 7
Berita...8
FAQ...8
Kalender...9
Download...10
MENU ISIAN BORANG... 11
MENU HASIL ISIAN... 14
MENU ANALISIS... 16
MENU USER... 17
MENU PROFILE... 18
MENU LOGOUT... 19
D AFTAR G AMBAR
Gambar 1. Halaman Utama SIPMA...6
Gambar 2. Login SSO...6
Gambar 3. Menu Utama SIPMA...6
Gambar 4. Klik Berita...8
Gambar 5. Halaman List Berita...8
Gambar 6. Halaman Berita...8
Gambar 7. Halaman FAQ...8
Gambar 8. Klik Kalender...9
Gambar 9. Halaman Kalender Evisem...9
Gambar 10. Evisem Update...10
Gambar 11. Klik Download...10
Gambar 12. Halaman Download Borang...10
Gambar 13. Pop Up Pilihan Penyimpanan...11
Gambar 14. Klik Isian Borang...12
Gambar 15. Notifikasi Waktu Pengisian Borang Evisem Telah Habis...12
Gambar 16. Halaman Isian Borang...12
Gambar 17. Notifikasi Pengisian Borang...13
Gambar 18. Pop Up Pengisian Borang...13
Gambar 19. Notifikasi Borang Berhasil Diisi...13
Gambar15. Klik Hasil Isian...14
Gambar 21. Halaman Hasil Isian Evaluasi Internal Semester...15
Gambar 22. Klik Analisis...16
Gambar 23. Halaman Analisis Hasil Isian Evaluasi Internal Semester...17
Gambar 24. Klik User...17
Gambar 25. Halaman User...18
Gambar 26. Klik Pengaturan...18
Gambar 27. Notifikasi Peringatan Akses...18
Gambar 28. Klik Profile...19
Gambar 29. Halaman Profile...19
Gambar 30. Menu Logout...19
Gambar 31. Notifikasi Logout Sukses...20
K ATA P ENGANTAR
SIPMA UI dibangun untuk member kemudahan dalam penelusuran informasi seputar Penjaminan Mutu Akademik, baik informasi yang dikeluarkan oleh internal maupun eksternal UI. Selain itu SIPMA UI dikembangkan untuk mempermudah proses evaluasi internal program studi secara online melalui Evaluasi Internal Semesteran (EVISEM) dan Evaluasi Internal Tahunan (EVITAH) yang secara bersama-sama diisi oleh seluruh program studi sesuai kurun waktu yang telah ditentukan.
Harapan kami seluruh informasi dan aktivitas dalam SIPMA UI dapat memudahkan dan meningkatkan pengembangan proses penjaminan mutu akademik di Universitas Indonesia. Kritik/
masukan/ saran dan informasi terkait penjaminan mutu akademik dari sivitas akademika UI sangat kami harapkan. Kritik/ masukan/ saran dan informasi dapat disampaikan kepada kami melalui e-mail: [email protected]/fax 021-78849066. Untuk mengenal BPMA UI, Anda dapat mengunjungi Web BPMA di http://bpma.ui.ac.id.
Depok, Maret 2014 BPMAUI
1
S EKILAS P ANDANG
Evaluasi Internal Semester merupakan kegiatan Kontrol Mutu (Quality Control) dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Indonesia. Instrumen EVIN semester dirancang berdasarkan kebutuhan UI dalam melihat ketercapaian mutu penyeleggaraan program studi dalam kurun waktu satu semester berdasarkan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan. Indikator yang digunakan merujuk kepada Standar Nasional Pendidikan, Komponen Mutu untuk Akreditasi Program Studi oleh BAN PT serta Kriteria Mutu yang dikeluarkan oleh Asean University Network-Quality Assurance (AUN QA). Tentunya tidak semua komponen mutu disajikan dalam EVIN semester ini, tetapi dipilih komponen mutu yang cenderung selalu berubah setiap semester dan dianalisis perkembangannya serta dapat dijadikan masukan untuk perbaikan kegiatan semester berikutnya.
Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) adalah aplikasi berbasiskan web yang digunakan untuk menunjang pemantauan terhadap pencapaian mutu penyeleggaraan program studi pada tiap semesternya. Aplikasi ini bersifat online dan dapat diakses oleh pengguna yang terhubung ke jaringan Internet dari mana saja.
Sistem ini akan menjadi sistem pengisian data evaluasi internal semesteran program studi (semua jenjang dan kelas) dan merupakan perbaikan mayor dari sistem SIPMA versi 1.0.
SIPMA memiliki 4 katagori pengguna, yaitu : 1. BPMA (login menggunakan User SSO)
2. Dekan (user yang digunakan adalah SSO Dekan)
3. Program Studi (user yang digunakan adalah user sesuai nama program studi masing - masing, biasanya yang mengisi adalah ketua program Studi atau staff prodi yang ditunjuk)
4. UPMA (user yang digunakan adalah user SSO dari UPMA)
Fungsi SIPMA Untuk Pengelola Program Studi
Dokumen ini khusus membahas mengenai petunjuk pemakaian untuk pengguna sebagai pengelola program studi, yaitu:
Proses evaluasi internal untuk setiap semester dapat dilakukan secara online.
Manfaat SIPMA Untuk Pengelola Program Studi
Fungsi diatas memiliki manfaat langsung terhadap pengguna, yaitu :
Memudahkan dalam proses evalusi.
Memudahkan dalam pemantauan terhadap perolehan hasil evaluasi, sehingga dapat diketahui mutu penyeleggaraan program studi pada tiap semesternya.
SIPMA UI memuat dokumen mutu UI dan Evaluasi Internal Semester (EVISEM) secara online yang dilaksanakan pada bulan April. Ujicoba EVISEM sudah mulai dilaksanakan bulan Februari 2014 untuk program studi jenjang S1 dan S2. Simulasi akan dilaksanakan pada bulan Maret tahun 2014.
Dokumen ini berisi hasil dari fase proses bisnis, functional dan non functional requirement, dan use case list sistem dari masa pengembangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik yang dikembangkan oleh Universitas Indonesia di bawah naungan Pengembangan dan Pelayanan Sistem Informasi.
2
P ROSES L OGIN
Halaman utama dari SIPMA adalah halaman yang memberikan informasi mengenai jadwal dan berita yang terkait dengan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik. Untuk menampilkan halaman utama SIPMA, pengguna dapat mengakses URL http://sipma.ui.ac.id/ seperti Gambar 1.
Gambar 1. Halaman Utama SIPMA
Untuk mengakses sistem SIPMA, klik login seperti yang ditunjukkan panah pada Gambar 1.
Setelah itu sistem akan diarahkan ke halaman SSO (Single Sign On) UI. Pada halaman SSO, masukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua sesuai dengan account
LDAP (account UI), kemudian tekan button untuk proses otentifikasi seperti pada Gambar 2.
Gambar 2. Login SSO
Jika otentifikasi telah berhasil, akan ditampilkan menu utama bagi pengguna seperti Gambar 3.
Gambar 3. Menu Utama SIPMA
Pastikan anda login sesuai dengan user yang anda gunakan dengan melakukan cek pada nama akun yang ditunjukkan oleh tanda panah. Pada halaman ini ada 5 menu utama. 5 menu utama tersebut adalah menu Home, Isian Borang, Hasil Isian, Analisis dan menu User.
3
M ENU H OME
Menu Home adalah menu yang digunakan untuk melihat pengumuman maupun berita mengenai SIPMA. Pada menu ini terdapat 4 menu utama, yaitu menu Berita, menu FAQ, Kalender dan Download.
Berita
Halaman berita merupakan halaman yang memberikan informasi mengenai hal yang berkaitan dengan Evisem. Untuk melihat berita, klik menu berita pada menu Home diatas. Lihat Gambar 4.
Gambar 4. Klik Berita
Setelah melakukan klik menu berita, maka sistem akan menampilkan halaman berita terbaru seperti Gambar 5.
Gambar 5. Halaman List Berita
Untuk melihat berita yang dinginkan klik judul berita seperti pada Gambar 5 yang dilingkari dan sistem akan akan menampilkan halaman berita seperti Gambar 6.
Gambar 6. Halaman Berita
FAQ
Halaman FAQ merupakan halaman yang berisikan pertanyaan dan jawaban yang berkaitan dengan Evisem. Untuk melihat menu FAQ, klik menu FAQ pada menu Home diatas. Lihat Gambar 7
Gambar 7. Halaman FAQ
Halaman FAQ ini merupakan halaman informasi mengenai Evisem dan sistem SIPMA. Untuk melihat informasi, klik pada judul informasi dan sistem akan menampilkan informasi di halaman yang sama dengan hanya melakukan slide down dan slide up.
Kalender
Menu lain yang dapat ditampilkan pada halaman utama SIPMA adalah menu Kalender. Untuk mengakses jadwal pengisian evisem dapat dilihat pada menu Kalender seperti pada Gambar 8 dan sistem akan menampilkan halaman kalender evisem seperti Gambar 9.
Gambar 8. Klik Kalender
Gambar 9. Halaman Kalender Evisem
Untuk melihat update pengisian dan tanggal submit pengisian dari program studi, lihat Evisem Update pada sebelah kanan halaman utama SIPMA. Lihat Gambar 10.
Gambar 10. Evisem Update
Download
Halaman Download ini merupakan halaman yang berisikan file downlod borang. File borang tersebut digunakan untuk pengisian manual sebelum melakukan pengisian online Evisem. Untuk mendownload file borang, klik menu Download. Lihat Gambar 11.
Gambar 11. Klik Download
Setelah melakukan klik download, sistem akan menampilkan halaman download borang. Lihat Gambar 12.
Gambar 12. Halaman Download Borang
Pada halaman ini pengguna dapat melakukan download file dengan melakukan klik pada jenjang yang dipilih. Setelah melakukan klik, sistem akan menampilkan pop up penyimpanan. Lakukan klik save as untuk menyimpan borang yang di download. Lihat Gambar 13.
Gambar 13. Pop Up Pilihan Penyimpanan
4
M ENU I SIAN B ORANG
Menu Isian Borang adalah menu yang digunakan untuk mengisi borang Evisem oleh Program Studi. Untuk melihat status pengisian, klik menu Isian Borang pada menu diatas. Lihat Gambar 14.
Gambar 14. Klik Isian Borang
Apabila jadwal pengisian borang telah habis, sistem akan memberikan notifikasi pada halaman isian borang seperti yang ditunjukkan tanda panah pada Gambar 15.
Gambar 15. Notifikasi Waktu Pengisian Borang Evisem Telah Habis
Setelah klik menu isian borang, sistem akan menampilkan halaman hasil isian evaluasi internal semester seperti Gambar 16.
Gambar 16. Halaman Isian Borang
Untuk melakukan proses penyimpanan, isian borang harus diisikan secara lengkap. Bila pengisian belum selesai dan pengguna melakukan klik proses, maka sistem akan menampilkan notifikasi dalam bentuk pop up pada kolom isian yang masih kosong. Lihat Gambar 17.
Gambar 17. Notifikasi Pengisian Borang
Setelah melengkapi pengisian, klik untuk menyimpan isian. Pengguna akan dapat melakukan penyimpanan isian secara temporary tanpa harus melakukan klik proses. Ketika pengguna membuka kembali halaman pengisian borang maka sistem akan menampilkan data yang sebelumnya sudah diisikan meskipun belum lengkap.
Setelah melakukan klik proses, sistem akan menmapilkan pop up. Lihat Gambar 18.
Gambar 18. Pop Up Pengisian Borang
Pop up tersebut dimunculkan untuk memastikan borang yang diisikan sudah dilengkapi dan pemberitahuan pengisian 0 untuk jawaban yang belum diisikan karena tidak memiliki data. Klik ok untuk melanjutkan penyimpanan dan sistem akan menampilkan notifikasi pengisian berhasil pada halaman utama SIPMA. Lihat Gambar 19.
Gambar 19. Notifikasi Borang Berhasil Diisi
5
M ENU H ASIL I SIAN
Menu Hasil Isian adalah menu yang digunakan untuk melihat hasil dan status pengisian Evisem oleh Program Studi. Untuk melihat status pengisian, klik menu Hasil Isian pada menu diatas.
Lihat Gambar 20.
Gambar20. Klik Hasil Isian
Setelah melakukan klik hasil isian, sistem akan menampilkan halaman hasil isian evaluasi internal semester. Lihat Gambar 21.
Gambar 21. Halaman Hasil Isian Evaluasi Internal Semester
Halaman hasil isian ini merupakan hasil perhitungan dari isian borang oleh Kaprodi. Hasil perhitungan ditunjukkan pada kolom isian dan nilai hasil isian pada kolom nilai.
6
M ENU A NALISIS
Menu Analisis adalah menu yang menampilkan halaman analisis atau rekomendasi untuk setiap jenjang program studi oleh UPMA dan Dekan. Untuk mengakses, pilih menu Analisis seperti Gambar 22.
Gambar 22. Klik Analisis
Setelah melakukan klik Analisis, sistem akan menampilkan halaman analisis hasil isian evaluasi internal semester. Lihat Gambar 23.
Gambar 23. Halaman Analisis Hasil Isian Evaluasi Internal Semester
Pada halaman ini, sistem menampilkan hasil rangkuman dan rekomendasi UPMA dan hasil Rekomendasi Dekan berdasarkan input, proses dan output dari isian borang program studi.
7
M ENU U SER
Menu User adalah menu yang menampilkan daftar user yang dapat mengakses sistem SIPMA.
Pada role Kaprodi, tidak dapat menambahkan user. Untuk mengakses daftar user, klik menu User.
Lihat Gambar 24.
Gambar 24. Klik User
Setelah melakukan klik user, sistem akan menampilkan halaman user. Lihat Gambar 25
Gambar 25. Halaman User
Pada halaman user, pengguna dapat melihat jumlah user yang telah di assign oleh UPMA untuk dapat mengakses SIPMA. Untuk melakukan perubahan, klik pengaturan pada kolom pengaturan (untuk UPMA dan BPMA). Lihat Gambar 26.
Gambar 26. Klik Pengaturan
Setelah melakukan klik pengaturan, sistem akan menampilkan halaman seperti Gambar 27.
Gambar 27. Notifikasi Peringatan Akses
Untuk role Kaprodi, halaman user hanya dapat dilihat dan tidak dapat melakukan perubahan.
Ketika pengguna melakukan pengaturan pada user, maka sistem akan menampilkan notifikasi peringatan bahwa pengguna tidak dapat mengakses pengaturan user.
8
M ENU P ROFILE
Menu Profile adalah menu yang memberikan informasi mengenai akun dari pengguna yang mengakses SIPMA pada saat itu. Menu ini merupakan menu yang terdapat pada akun pengguna sebelah kanan atas tampilan SIPMA. Untuk mengakses profile, klik pada panah sebelah kanan nama user. Lihat Gambar 28.
Gambar 28. Klik Profile
Setelah melakukan klik profile, sistem akan menampilkan halaman profile pengguna. Lihat Gambar 29.
Gambar 29. Halaman Profile
Data atau informasi pengguna yang didapat merupakan data yang ditarik dari http://sipeg.ui.ac.id/
sehingga pada sistem sipma pengguna tidak dapat melakukan perubahan.
9
M ENU L OGOUT
Menu Logout adalah menu yang digunakan oleh pengguna untuk keluar dari akses sistem. Untuk mengakses menu logout, klik panah pada kanan nama pengguna dan klik logout. Lihat Gambar 30.
Gambar 30. Menu Logout
Setelah melakukan klik logout sistem akan menampilkan notifikasi logout sukses seperti pada Gambar 31 dan akan kembali pada menu login SSO UI seperti Gambar 2.
Gambar 31. Notifikasi Logout Sukses
