Yang telah memberikan rahmat dan bimbingan-Nya sehingga modul Enterprise Resource Planning ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Enterprise Resource Planning atau sering disingkat ERP merupakan software yang sudah ada sejak lama dan sangat membantu pengelolaan proses bisnis pada organisasi dan instansi agar menjadi lebih efektif dan efisien. ERP adalah istilah yang diciptakan oleh analis industri yaitu Gartner Group pada tahun 1990-an untuk menggambarkan solusi bisnis baru yang memungkinkan seluruh departemen dalam suatu perusahaan memproses seluruh transaksinya melalui sistem yang sama yaitu sistem ERP.
Perusahaan yang menggunakan sistem ERP harus mempunyai landasan yang kuat agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan pada perusahaan. Hal terpenting jika kita berencana menggunakan sistem ERP adalah infrastruktur termasuk manusia, teknologi, proses. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan singkatan dari tiga unsur kata Enterprise (Perusahaan/Organisasi), Resource (Sumber Daya), Planning (Perencanaan).
Jadi, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah konsep perencanaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program yang terintegrasi dan multi-modul yang dirancang untuk mengoperasikan dan mendukung berbagai fungsi perusahaan (to operating and support multi business function). ), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien, efektif dan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen, yang pada akhirnya dapat menciptakan nilai tambah dan memberikan keuntungan yang sebesar-besarnya bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stakeholder) perusahaan. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi yang mengintegrasikan informasi dan proses berbasis informasi di dalam dan di seluruh area fungsional suatu organisasi.
MODUL ERP
Tujuan Pembelajaran
Teori
Kemudian, manajemen penjualan memeriksa persediaan di gudang untuk memasok barang-barang yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan penjualan. Apabila barang telah tersedia maka dilakukan proses pengiriman yaitu kegiatan pengiriman barang ke lokasi pelanggan dengan membuat Bill of Lading (SJ) dan Delivery Order (DO). Kemudian dilanjutkan dengan kegiatan invoice yaitu proses pembuatan invoice komersial, invoice pajak, kwitansi yang dikirimkan ke pelanggan untuk proses invoice.
Berdasarkan tagihan tersebut pelanggan melakukan pembayaran.Dilihat dari sisi perusahaan akan dilakukan proses penerimaan atas nilai piutang pelanggan (debitur). Laporan penjualan dan distribusi.. a) Laporan penjualan kontrak dan kontrak penjualan yang belum dibayar b) Laporan pesanan penjualan dan pesanan penjualan yang belum dibayar c) Laporan penjualan. Buku besar merupakan jantungnya sistem informasi akuntansi karena laporan keuangan akan dihasilkan untuk mengetahui kondisi keuangan suatu perusahaan, seperti neraca, laporan laba rugi, laporan analisis rasio, dan laporan keuangan lainnya. a) Fasilitas multi mata uang untuk kode perkiraan memiliki mata uang yang sesuai dalam mata uang asing.
Melalui model persediaan, persediaan barang bagi perusahaan dapat dikendalikan sehingga dapat meminimalkan tingkat persediaan, yang akan berdampak pada penggunaan modal kerja yang dapat digunakan untuk mengumpulkan jumlah persediaan yang lebih rendah tanpa harus mengganggu kelancaran proses produksi. Hal ini juga dapat mengurangi tingkat kerugian atas persediaan yang sudah tidak terpakai (obsolescence), rusak (damage) dan persediaan yang sudah kadaluwarsa (expiration date). Merupakan bahan dasar suatu industri yang digunakan untuk menghasilkan barang yang siap dijual kepada pelanggan.
Namun tergantung dari jenis perusahaannya, dimana bahan baku yang ada di perusahaan tersebut dapat dijadikan barang jadi dari perusahaan lain. Merupakan persediaan yang telah diolah menjadi barang jadi yang masih setengah jadi (dalam proses jadi). Dalam bidang manufaktur, barang jadi adalah barang hasil proses akhir yang disimpan di gudang siap untuk dijual kepada pelanggan.
MODUL ERP (Lanjutan)
CRM adalah strategi yang digunakan untuk mempelajari kebutuhan dan perilaku pelanggan untuk membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan. CRM merupakan suatu pendekatan untuk memahami dan mempengaruhi perilaku pelanggan, yang dapat dilakukan melalui keterampilan komunikasi untuk meningkatkan layanan permintaan pesanan pelanggan. Program CRM merupakan suatu proses interaksi pelanggan dengan sistem, dimana pelanggan dapat memperoleh informasi berguna seperti: status pesanan, contact person di gudang, fungsi penjualan, yang pada akhirnya bertujuan untuk meningkatkan hubungan baik dengan pelanggan.
Manfaat CRM dapat berupa penyederhanaan proses bisnis, peningkatan kualitas dan . keakuratan data, memungkinkan pengguna atau unit bisnis mengakses sumber daya yang sama a) Memberikan layanan pelanggan yang lebih baik b) Menciptakan keseluruhan yang lebih efisien. Fungsi manajemen SDM meliputi rekrutmen, penempatan, evaluasi, penghargaan dan pengembangan pegawai dari suatu organisasi. Sistem SDM dirancang untuk mendukung perencanaan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia perusahaan, mengembangkan potensi karyawan dan mengendalikan seluruh kebijakan dan program sumber daya manusia.
PENERAPAN ERP
Penerapan ERP berbasis pemanfaatan teknologi memerlukan perubahan yang harus dilakukan oleh karyawan, termasuk kesadaran dalam penggunaan perangkat lunak (misalnya: selalu memperbarui data). a) Kendala datang dari dalam/luar departemen TI b) Karyawan TI merasa pekerjaannya akan hilang. Langkah awal dalam implementasi adalah pembentukan steering committe yang bertugas mengidentifikasi maksud dan tujuan utama proyek sistem ERP untuk menentukan Project Leader dan anggota tim dalam membangun sistem. Buat rencana dan anggaran proyek dengan mempertimbangkan studi kelayakan dan laporkan setiap temuan penting kepada komite manajemen secara tertulis dan lisan.
Komite pengarah telah menyetujui untuk melaksanakan proyek implementasi sistem ERP dan telah menentukan pendekatan yang akan diambil. Konsultan eksternal hanya dapat dilibatkan untuk membantu kelompok kerja dalam melaksanakan kegiatan analisis ini. Setelah itu, perwakilan vendor dan konsultan dapat dilibatkan dalam proses analisis, dimana steering committe dan tim proyek akan diberikan pelatihan intensif tentang konsep dan pengoperasian sistem oleh konsultan. Tahap terakhir adalah menghasilkan prototype sistem. ERP dalam fungsi organisasi yang berbeda untuk melakukan simulasi dan menunjukkan integrasi, antara modul pengguna dan identifikasi sesuai kebutuhan.
Terakhir, tim proyek akan menyiapkan laporan rekomendasi kepada direktur untuk proses persetujuan dan verifikasi kelanjutan proyek. Tingkat desain tergantung pada pendekatan sistem ERP, jika Anda memilih satu paket, maka sebagian besar antarmuka sudah ditentukan dan . Kustomisasi biasanya hanya dilakukan pada bagian yang lebih kecil. Meskipun seluruh pengguna telah mendapatkan pelatihan insentif, namun personel dukungan teknis tetap diperlukan, terutama untuk perubahan sistem yang drastis dan ekstensif, misalnya memperbaiki kesalahan program yang ditemukan pengguna saat menjalankan sistem baru.
Jika terjadi kesalahan program, diperlukan respon cepat dari konsultan atau manajer proyek untuk menjaga kepercayaan pengguna terhadap sistem baru dan mendukung kelancaran dan efektifitas kerja. Demikian pula audit sistem dapat dilakukan secara berkala untuk menentukan apakah tujuan sistem ERP telah tercapai sesuai yang diharapkan. e) Tahapan implementasi. Setelah perusahaan menentukan paket perangkat lunak pilihan yang akan digunakan dan penyesuaian telah dilakukan, tahap selanjutnya adalah konstruksi.
Pada tahap implementasi seluruh rencana desain ulang proses bisnis dilaksanakan karena seluruh perangkat keras, perangkat lunak, data dan jaringan sudah diimplementasikan, sehingga hanya dua hal yang perlu dipelajari yaitu manusia dan prosedur.
IMPLEMENTASI ERP
- User Focus Vs Technology Focus
- Tata Kelola Dan Alokasi SDM
- Dukungan Vendor Dan Konsultan
- Pelatihan
Strategi konversi ini menggabungkan dua jenis pendekatan pertama dengan mengurangi risiko sebanyak mungkin. Fokus teknologi: Implementasi ERP dengan teknologi terkini atau proses yang lebih kompleks, memungkinkan perubahan pada proses bisnis pengguna. Sebaiknya sistem ERP fokus pada kebutuhan pengguna, fokus teknologi dapat dipertimbangkan setelah fokus pengguna selesai.
Tim yang terlibat dalam implementasi ERP haruslah orang-orang yang berpengalaman di bidangnya masing-masing dan mempunyai pengaruh. Tim yang ideal mencakup pengguna, spesialis IT perusahaan, orang-orang yang dapat bekerja lintas departemen, orang-orang yang memahami proses bisnis dengan baik. Menyelesaikan permasalahan dengan menggunakan sistem yang lama tanpa mencari solusi dengan menggunakan sistem yang baru.
Beberapa vendor telah memberikan strategi yang diharapkan untuk mencapai tujuan ERP yang ideal (meningkatkan proses integrasi internal ke konektivitas eksternal). Kurangnya pelatihan pada tahap implementasi akan menimbulkan permasalahan bagi pengguna yang justru akan memperlambat proses bisnis.
Evaluasi Dan Pengukuran Kinerja ERP Kinerja ERP
Merupakan situasi di mana hanya perusahaan (pelanggan) yang merasa mendapat banyak manfaat dari keterlibatan SDM dalam pengelolaan proyek TI. Sementara itu, konsultan merasa tidak mendapatkan manfaat yang signifikan dari keberadaan proyek-proyek TI tersebut, sehingga konsultan cenderung tidak terlibat secara intensif dalam proyek-proyek TI. Fenomena ini terkadang menyebabkan perusahaan menuntut lebih banyak dari yang seharusnya (over-demanding).
Meskipun pada awalnya risiko kegagalan proyek TI cukup rendah, namun jika keadaannya berkepanjangan (jika proyek TI relatif berjangka panjang), risiko kegagalan proyek TI semakin meningkat. Yakni konsultan akan melakukan pekerjaan lain di luar proyek sehingga akan menurunkan kualitas jasa konsultan. Ini adalah situasi yang berlawanan dengan kuadran dua, dimana konsultan yakin dia mendapat manfaat dari proyek TI.
Sedangkan bagi perusahaan, SDM cenderung menjadi beban sehingga perusahaan akan menyerahkannya kepada konsultan untuk mengerjakan proyek IT. Keadaan ini akan menyebabkan sumber daya manusia perusahaan akan memberikan berbagai kritik sebagai wujud ketidaksetujuan terhadap berbagai hasil pekerjaan yang dilakukan oleh konsultan. Keadaan ini akan menimbulkan resiko kegagalan proyek yang tinggi, terlepas dari kualitas atau tidaknya produksi yang dihasilkan. diproduksi oleh TI. proyek. Dan ada banyak situasi dimana perusahaan menjadi acuh tak acuh terhadap hasil pekerjaan yang dilakukan oleh konsultan.
Dalam situasi ini konsultan akan mendapatkan keuntungan karena dapat digunakan sebagai sarana pelatihan TI, penelitian dan pengembangan bagi konsultan selain untuk memperoleh jasa konsultasi. Kedua belah pihak karena alasan dan kondisi yang berbeda tidak mendapatkan keuntungan apapun dari proyek IT tersebut, sehingga kedua belah pihak biasanya sama-sama menginginkan proyek tersebut selesai dengan cepat dan kualitas yang minimal. Menyelesaikan aktivitas pemeliharaan sistem ERP sebagai respons terhadap peningkatan aplikasi perangkat lunak dan aktivitas pemeliharaan preventif untuk aktivitas administratif rutin.
Peningkatan penggunaan sistem ERP pada perusahaan menengah, dengan teknologi yang lebih stabil dan waktu implementasi yang relatif cepat serta biaya instalasi yang lebih mudah.
APLIKASI PROGRAM ERP
Tugas
Buat akun perorangan di salah satu sistem ERP open source yang ada (misalnya menggunakan Odoo).
MEMBUAT MODUL PADA ODOO
Buatlah Usecase Diagram dari tugas sebelumnya dan gambarlah Activity Diagram dari Modul Proses Bisnis.
